Uanmeldt tilsynsrapport 2013 Katrinehaven Syd & Aktivitetscenter Katrinehaven Viborg

Transkript

1 Disposition Konklusion, anbefalinger og påbud, side 1 Formalia, side 2 Indledning, side 3 Den generelle faglige indsats, side 3 o Kerneydelse, Skriftlig dokumentation, IT sikkerhed, Magtanvendelse og håndtering af klager, Beboeren, Beboerøkonomi, Samarbejde eksternt og Pårørendeinterview. De fysiske og sundhedsmæssige rammer, side 7 o Hygiejne og sikkerhed, Medicinadministration, Kost/motion og Rygning, alkohol og stofmisbrug. Organisation og medarbejderforhold, side 8 o Organisation, Ledelsesstruktur, Medarbejdersammensætning, Faglig udvikling, Arbejdsmiljø og samarbejde internt. Tilbudsportalen, side 11 Opfølgning på opmærksomhedspunkter fra sidste tilsyn, side 11 Konklusion, anbefalinger og påbud Tilsynsenheden i Job & Velfærd, Viborg Kommune anvender fem graduerede vurderingsterminologier i den samlede bedømmelse af tilbuddene. De fem graduerede vurderingsterminologier er: Meget tilfredsstillende, Tilfredsstillende, Neutralt, Mindre tilfredsstillende og Ikke tilfredsstillende. Det samlede indtryk af det uanmeldte tilsyn på var neutralt. Denne tilsynsrapport er en konklusion på interviewene, indtrykkene under besøget samt gennemgang af det skriftlige dokumentationsmateriale. Tilsynsrapporten giver et øjebliksbillede af tilbuddet i det tidsrum, hvor den tilsynsførende effektuerede tilsynet. Tilsynets samlede indtryk af det pædagogiske og omsorgsmæssige arbejde og den generelle faglige indsats er, at Katrinehaven set i lyset af tilbuddets korte levetid er et velfungerende bo- og aktivitetstilbud. Tilbuddet er kommet meget langt i etableringen og opbygningen af tilbuddet, men der er behov for forbedringer på konkrete områder særligt vedrørende de overordnede rammer for medarbejdernes udførelse af arbejdet. Det var tilsynets indtryk, at botilbuddet efterlever de oplysninger der står om Katrinehaven på Tilbudsportalen, på Viborg Kommunes hjemmeside samt i tilbuddets servicedeklaration. Dog er der enkelte mangler i forhold til Tilbudsportalen, og enkelte tiltag der endnu ikke er iværksat jf. servicedeklarationen. Der var klarhed over målet med beboernes modtagelse af ydelsen og værdier i indsatsen over for målgruppen. Medarbejderne var etisk og fagligt velfunderede og havde indsigt i målgruppen, dennes behov samt faglige tilgange i arbejdet med målgruppen. Beboernes modtagelse af ydelser tilrettelægges individuelt for den enkelte beboer med udgangspunkt i beboernes 141 handleplaner og delhandleplaner. Den skriftlige dokumentation af det pædagogiske arbejde var i orden. Det var tilsynets indtryk, at beboerne blev inddraget og havde indflydelse i den udstrækning den enkelte beboer magtede det, at der var et godt pårørendesamarbejde og et godt samarbejde med eksterne samarbejdspartnere. Ingen beboere var repræsenteret i bruger- og pårørenderådet. Arbejdsplanen var i orden. De fysiske og sundhedsmæssige rammer var i orden. Botilbuddet administrerer beboernes medicin. Tilbuddets dokumentation og opbevaring af medicinen havde enkelte mindre mangler. Tilbuddet anvender sikker mail i mailkorrespondancen med eksterne samarbejdspartnere. Medarbejdernes skabskontorer sikrede ikke tilstrækkelig forsvarlig opbevaring af personfølsomme oplysninger. Beboerne var ikke i stand til at give informeret samtykke, og mange beboere havde ikke værgemål. Tilbuddet administrerer alle beboernes økonomi i varierende omfang, og følger Økonomisk Forvaltnings retningslinjer desangående. Medarbejderne havde delvis kendskab til tavshedspligten, og var bevidste om, at der af hensyn til at sikre et godt pårørendesamarbejde nogle gange blev givet flere informationer til pårørende end tavshedspligten Side 1 af 11

2 hjemler. Det var tilsynets indtryk, at tilbuddet havde kendskab til og efterlevede lovgivningen vedrørende magtanvendelser. Medarbejderne modtog supervision og havde gode muligheder for faglig udvikling. Tilbuddet havde afviklet TUS og mini-mus. De faste medarbejderes uddannelsesmæssige baggrunde var i orden. Tilbuddet anvendte mange vikarer, og mange vikarer var ufaglærte. Der havde været et stort flow på 8-10 medarbejdere, der var rejst. Medarbejderne udtrykte tilfredshed med samarbejdet med kollegerne og med afdelingslederne, men oplevede store belastninger i arbejdsmiljøet. Belastningerne omhandlede vold samt manglende tid og rum til at drage omsorg for hinanden, manglende tid og rum til skriftlighed, sparring med og videregivelse af oplysninger til kolleger, manglende medarbejderfaciliteter og dårlige muligheder for pauser. Tilbuddet havde udarbejdet fysisk og psykisk APV, og der var som følge heraf er ledelsen i gang med at udarbejde handleplan for tiltag der skal forbedre arbejdsmiljøet. Tilbuddet er endvidere med i to projekter, hvoraf det ene har et målrettet sigte at bedre arbejdsmiljøet i form af forebyggelse af vold og trusler, og det andet at udvikle indsatsen over for udadreagerende og selvskadende adfærd i et tværfagligt samarbejde. Tilsynet oplevede en behagelig og afslappet stemning i botilbuddet, og medarbejderne var imødekommende og omsorgsfulde over for beboerne. Tilsynet har følgende anbefalinger og påbud i forhold til videreudvikling af tilbuddet: Tilsynet påbyder, at personfølsomme oplysninger sikres opbevaret forsvarligt. Formalia Tilsynet anbefaler, at bruger- og pårørenderådet er opmærksomme på at inddrage beboernes holdninger til konkrete ting. Dette ved f.eks. at medarbejderne drøfter konkrete og afgrænsede emner med beboerne, og videregiver beboernes holdninger til rådet. Tilsynet anbefaler, at behovet for værgemål drøftes med juristen på det sociale område, og at medarbejderne undervises om værgens opgaver, samt de oplysninger om beboeren som værgen kan kræve udleveret. Endvidere at der sættes fokus på tavshedspligten i samarbejdet med de pårørende. Tilsynet anbefaler, at det sikres at medarbejderne får taget førstehjælpskursus. Tilsynet påbyder, at botilbuddet sikrer at der er udarbejdet bemyndigelseslister i hver klynge, og at alle pilleglas og doseringsæsker er mærket med beboers navn. Endvidere at det i alle klynger sikres at der anvendes ét fælles registreringsskema over den udleverede faste medicin. Tilsynet anbefaler, at der kigges grundigt på brugen af vikarer, og at det tilstræbes at konvertere vikarstillinger til faste stillinger. Dette med henblik på at sikre større kontinuitet for både beboere og medarbejdere, færre medarbejdere omkring beboerne, en højere faglighed og angiveligt også et bedre arbejdsmiljø. Tilsynet anbefaler, at tilbuddet fortsætter de planlagte tiltag med at forbedre medarbejdernes vilkår. Herunder at der kigges grundigt på medarbejderfaciliteter, rum og tid til skriftlighed og sparring samt pauser. Tilsynet påbyder, at oplysningerne om tilbuddets målgruppe og takst er fyldestgørende indberettet, at ledige pladser i tilbuddet indberettes og at metodebeskrivelsen udfyldes/beskrives på Tilbudsportalen. Deltagere i tilsynet: Ledelsen: Afdelingsledere Tove Gejl og konstitueret afdelingsleder Birthe Ambrosius deltog. Medarbejderrepræsentanter: 3 medarbejdere (én fra hver klynge) deltog. Tilsynet er udført af: Tilsynsenheden i Job & Velfærd, Viborg Kommune ved konsulent Lonni Stadsbjerg Egtved. Side 2 af 11

3 Program for uanmeldt tilsyn den 9. december 2013: Kl Rundvisning på botilbuddet Kl Interview med afdelingsleder og konstitueret afdelingsleder Kl Interview med medarbejdere Kl Gennemgang af skriftlig dokumentation Indledning Det uanmeldte tilsyn blev effektueret mandag den 9. december Ved tilsynsbesøget blev medarbejdere, afdelingsleder og konstitueret afdelingsleder interviewet. Deltagerne i tilsynet blev informeret om formålet med tilsynet og offentliggørelsen af tilsynsrapporten. Tilsynet besigtigede fællesarealerne, og lavede mindre observationer på samspillet mellem beboere og medarbejdere. Denne tilsynsrapport er en konklusion på interviewene, indtrykkene under besøget, det skriftlige materiale der forelå inden besøget, samt materialer forevist tilsynet på tilsynsbesøget. Tilsynsrapporten har været i høring i botilbuddet og eventuelle faktuelle fejl er blevet tilrettet. Tilsynsrapporten offentliggøres på Tilbudsportalen samt på Viborg Kommunes hjemmeside. Katrinehaven Syd og Aktivitet er beliggende i Viborgs vestlige bydel på adressen, 8800 Viborg. Katrinehaven er et nyt tilbud der åbnede i januar Botilbuddet har en pladsnormering på 30 fordelt på 3 klynger med hver 10 lejligheder, og på tilsynstidspunktet var der 6 ledige pladser. Aktivitetstilbuddet har en pladsnormering på 26, og på tilsynstidspunktet var der 6 ledige pladser. En af de indskrevne borgere i aktivitetstilbuddet bor ikke på Katrinehaven. 4 beboere i botilbuddet modtager aktivitetstilbud i andre tilbud. Katrinehaven Syd og Aktivitet er et integreret og døgndækket bo- og aktivitetstilbud for voksne med varigt nedsat psykisk (og evt. fysisk) funktionsevne, indenfor Autisme Spektret og med sammenlignelige behov, der har behov for betydelig hjælp og støtte til praktiske gøremål og hjælp/støtte til at vedligeholde og udvikle fysiske, psykiske og sociale færdigheder. Tilbuddet drives efter Lov om almene boliger 105, stk. 2 og Servicelovens 85 og 104. I samme bygning ligger Katrinehaven Nord, der har en anden målgruppe og en anden ledelse. Katrinehaven Nord er ikke omfattet af nærværende tilsyn. Tilbuddets ledelse består af en afdelingsleder for klynge 6 og Aktivitet, en konstitueret afdelingsleder for klynge 4 og 5 og en leder. Den generelle faglige indsats Kerneydelse Medarbejdere og ledelse oplyste, at det overordnede mål med indsatsen i tilbuddet er, at beboerne får et værdifuldt liv og har det godt, at beboerne støttes i at blive så selvhjulpne som muligt, at beboerne i videst mulig udstrækning har medbestemmelse på valg og eget liv, samt modtager et individuelt tilbud. Endvidere er et overordnet mål at Katrinehaven er et godt sted at bo og arbejde i et integreret bo- og aktivitetstilbud under ét tag. Der tages udgangspunkt i den enkelte beboers forudsætninger, ønsker og behov, og der arbejdes efter de opstillede mål i beboernes 141 handleplaner og delhandleplaner. De værdier der efterleves i indsatsen over for målgruppen udover Viborg Kommunes værdisæt mangfoldighed, ordentlighed, dygtighed og mod er: at møde beboerne med anerkendelse, at der fokuseres på ressourcer og udvikling, at beboerne tilbydes meningsfulde aktiviteter, at der tages udgangspunkt i den enkelte, og at indsatsen tilrettelægges individuelt, at beboerne har så meget medbestemmelse og indflydelse som den enkelte magter, at beboerne får succesoplevelser, og at beboerne skal gøre de ting, beboerne selv kan gøre. Medarbejdere og ledelse oplyste, at tilbuddets primære metodiske tilgang i arbejdet med beboerne er en anerkendende og systematisk pædagogik med udgangspunkt i Plan98, og de redskaber der anvendes i Plan98, som f.eks. videoanalyse af det pædagogiske arbejde, beskrivelse af indsatsområder m.m. Endvidere anvendes redskaber som autismeprofiler og strukturplaner m.m. fra autismepilotuddannelsen, ressourceblomster og neuropædagogiske profiler. Medarbejdere har i 2013 været på kursus i Plan98 og på autismepilotuddannelse. Side 3 af 11

4 Ledelsen oplyste, at indflytningen og det at få alle landet har været den primære indsats i en stor del af Ledelsen oplyste, at tilbuddet er ved at være landet, beboerne er faldet godt til og strukturerne og systematikken fungerer, hvilket har betydet at udviklingsarbejdet i større grad har fået plads i den daglige indsats. I starten af 2014 skal tilbuddet være med i et udviklingsprojekt omkring tværfaglighed, hvor ergoterapeuters, social- og sundhedsassistenters og pædagogers faglige kompetencer i samarbejde skal bringes i spil med henblik på at udvikle indsatsen over for udadreagerende og selvskadende adfærd med fokus på bl.a. sansestimulation og stressfaktorer. Beboerne modtager støtte, motivation, påmindelse, guidning og hjælp til bl.a. mad, medicin, personlig hygiejne, rengøring, tøjvask, transport, post, ledsagelse til læge m.fl., økonomi, netværk og pårørende, aktiviteter, konflikthåndtering, sociale relationer, sundhed og meningsfulde aktiviteter. Endvidere modtager beboerne støtte til at strukturere en overskuelig, forudsigelig, genkendelig og tryg hverdag, strukturere tanker, kommunikation, samt via skærmning og afgrænsning give frihed og overskuelige valgmuligheder. Der er fokus på udvikling og selvstændiggørelse med udgangspunkt i den enkelte beboers forudsætninger og ressourcer. Der er en stram og fast struktur og systematik i det daglige arbejde. Alle beboere har en strukturplan der afhængig af den enkelte beboers behov, detaljeret beskriver strukturen med ned til 5 minutters intervaller i beboerens vågne timer. Beboerne har faste kontaktpersoner og teams, der er tovholdere på konkrete opgaver. Flere beboere har 1-1 kontakt med medarbejder i alle døgnets vågne timer. Flere beboere har tilknyttet en fast gruppe medarbejdere på 3-4 personer der udelukkende arbejder omkring den enkelte beboer, og dermed kender den enkelte beboers detaljerede struktur, kommunikation, adfærdsmønstre m.m. Ledelsen oplyste, at kommunikationen med beboerne er individuelt tilpasset, at der tales i korte og bydende sætninger, og at der er kongruens mellem medarbejdernes kropssprog og talesprog, så medarbejderne fremstår autentiske i deres verbale og nonverbale udtryk. På konflikthåndteringskursus er medarbejderne blevet undervist i vigtigheden heraf. Ledelsen oplyste, at kommunikationen er et stort fokuspunkt, og der laves videoanalyser af medarbejdernes kommunikation med beboerne. Ledelsen oplyste, at der bliver handlet prompte, hvis medarbejdere har en uhensigtsmæssig kommunikation med beboerne. Flere beboere har ikke talesprog. Kommunikationen med beboere uden talesprog understøttes med tegn til tale, billeder, piktogrammer, konkreter m.v. tilpasset den enkeltes formåen og behov. Medarbejderne støtter beboerne i at begå sig i det sociale rum i botilbuddet. Der har været 5-6 episoder, hvor beboere har været voldelige over for andre beboere (uden alvorlige fysiske skader til følge). Når det finder sted bliver hændelsen beskrevet og gennemgået på klyngemøde, og der er fokus på læring, forebyggelse og om der skal ændres i arbejdsgange. Beboerne tilhører målgruppen i botilbuddet. Skriftlig dokumentation Ledelsen oplyste, at beboernes tidligere botilbud ultimo 2012 lavede delhandleplaner på indflytningsprocessen og indsatsområderne for de enkelte beboere. Beboere der ikke kommer fra botilbuddene Hedevænget, Kildevænget, Neptunvej og Merkurvej har ingen delhandleplaner, men der er blevet afholdt statusmøde med sagsbehandler 3 måneder efter indflytning. Alle beboere, på nær 3 fra andre kommuner end Viborg, har 141 handleplaner. Disse bliver tilsendt i nær fremtid. Katrinehaven har arbejdet efter delhandleplaner og/eller 141 handleplanerne frem til d.d. Ledelsen oplyste, at der i november 2013 er blevet afviklet statusmøder med beboernes sagsbehandlere, og at tilbuddet forventer at modtage reviderede 141 handleplaner fra sagsbehandlerne i nær fremtid. Ledelsen oplyste, at der straks efter modtagelsen af de reviderede 141 handleplaner, vil blive påbegyndt udarbejdelse af delhandleplaner for samtlige beboere. Tilsynet gjorde ledelsen opmærksom på, at det fra 1. januar 2014 er et lovkrav, at visiterende kommune skal udlevere 141 handleplan til tilbuddet. Alle beboere har fået udarbejdet en strukturplan, der afhængig af den enkelte beboers behov, detaljeret beskriver strukturen med ned til 5 minutters intervaller. Tilbuddets skriftlige dokumentation omfatter derudover diverse pædagogiske redskaber som autismeprofiler, evalueringsbeskrivelser, indsatsområder m.m. kalender, statusrapporter, referater af møder, samt stamoplysninger, rapportnotater og dagens Side 4 af 11

5 beskeder i BB journal. Medarbejderne oplyste, at mapperne med evalueringer, autismeprofiler m.m. står på administrationskontor langt fra klyngerne, og at det udfordrer brugen af redskaberne i dagligdagen. Tilsynet gennemgik strukturplaner og dokumentationen i BB Journal. Den skriftlige dokumentation, var i orden. IT sikkerhed Ledelsen oplyste, at medarbejderne er vejledt i brugen af sikker mail, og at sikker mail anvendes i mailkorrespondancen med eksterne samarbejdspartnere, når mailen indeholder personfølsomme oplysninger. I hver klynge havde medarbejderne et skabskontor på gangarealet, hvor beboere, pårørende og besøgende færdes. I skabskontoret der jævnligt efterlades stående åben og uaflåst, forefindes personfølsomme oplysninger om beboerne, hvormed personfølsomme oplysninger ikke opbevares forsvarligt. Magtanvendelse og håndtering af klager Tilsynet kunne inden tilsynet konstatere, at tilbuddet havde haft 65 magtanvendelser jf. Servicelovens 126, stk. 1, og en magtanvendelse inden for henholdsvis servicelovens 126, a og 127. Tilbuddet havde tre tilladelser efter servicelovens 125, stk. 1 og en efter 128. Tilbuddet har i en tidsafgrænset periode fået en tilladelse efter servicelovens 125, stk. 1 ved en beboer i pædagogisk træningsøjemed. Der forelå afgørelse om at 4 af de akutte magtanvendelser efter servicelovens 126, stk. 1 var ulovlige, og på 19 magtanvendelser havde tilsynet ikke adgang til at se afgørelsen, da afgørelsen var truffet af andre kommuner end Viborg. De akutte magtanvendelser havde primært fundet sted ved tre konkrete beboere. De øvrige magtanvendelser var vurderet værende lovlige. Ved gennemgang af magtanvendelserne tilføjede ledelsen, at der udover ovenstående anvendes epialarmer ved to beboere diagnosticeret med epilepsi, at tilbuddet har en godkendelse til at anvende døralarm, og at tilbuddet afventer afgørelse på en ansøgning om en døralarm. Ledelsen oplyste, at tilbuddet er i gang med at kode dørene om, så kodningen af dørene fungerer korrekt. Ledelsen oplyste, at alle magtanvendelser bliver drøftet på klyngemøder, og at der bliver lavet planer for, hvordan indsatsen, strukturen og kommunikationen kan optimeres og dermed nedbringe magtanvendelser. Ledelsen oplyste, at der generelt er fokus på at motivere og finde alternative løsninger. Ledelsen oplyste, at der angiveligt har været tale om, at en beboer har været udadreagerende på grund af smerter ved sygdom, hvilket har affødt magtanvendelser. Tilsynet vejledte ledelsen om Socialstyrelsens smerteskemaer og smerteprofiler til brug i arbejdet med borgere der ikke selv kan sætte ord på smerten. Tilsynet sendte materialet til ledelsen efter tilsynet. Endvidere drøftede tilsynet brugen af VISO med ledelsen, der oplyste at VISO har været inddraget i forbindelse med en indflytning, og at ledelsen overvejer kontakt til VISO i en konkret sag. Medarbejderne var bekendt med lovgivningen om magtanvendelser herunder indberetningspligten. Vikarerne i tilbuddet er i efteråret blevet undervist i lovgivningen om magtanvendelser. Alle nyansatte får udleveret og skal læse lovgivningen om magtanvendelser. Lovgivningen er at finde på H:drevet. Ledelsen oplyste, at medarbejderne har været på kursus i konflikthåndtering, hvor der særligt var fokus på at forebygge vold og magtanvendelser, ved at skærpe opmærksomheden på kropssprog, attitude, påklædning, placering i rummet m.m. Ledelsen oplyste, at antallet af magtanvendelser er nedadgående. Ledelsen oplyste, at tilbuddet ikke har modtaget egentlige klager, men at tilbuddet har været i tæt dialog med pårørende, der har stillet mange spørgsmål. Ledelsen oplyste, at alle henvendelser fra pårørende med en undren over indsatsen opprioriteres og tages hånd om, med henblik på at få skabt forståelse for hvordan tingene hænger sammen, og hvorfor tingene gøres som de gøres. Beboeren Medarbejderne og ledelsen oplyste, at beboerne har så meget selvbestemmelse over eget liv som muligt, i den udstrækning beboerne magter selvbestemmelsen. Beboerne stilles valgmuligheder ud fra hvad Side 5 af 11

6 beboerne magter. Flere beboere er ikke i stand til at give verbalt udtryk for deres ønsker eller ved brug af piktogrammer, tegn til tale og lignende. Der anvendes observationer af hvad den enkelte har glæde af til at afdække dette, lige som pårørende og tidligere kontaktpersoner (med ansættelse på Katrinehaven) er blevet spurgt om, hvad beboerne holder af. Det tilstræbes at imødekomme beboernes ønsker. Medarbejderne oplyste, at der kan være en økonomisk begrænsning (medarbejderressourcer) i forhold til at opfylde beboernes ønsker, men at der er fokus på at ansøge om ledsagerordning til beboerne, for at imødekomme beboernes ønsker. Enkelte beboere har ledsageordning. Ledelsen oplyste, at der er fokus på at beboerne oplever så stor selvstændighed som mulig, og at medarbejderne er gode til at tænke i alternative løsninger der understøtter dette. F.eks. kan en beboer spise uden støtte fra medarbejderne, hvis beboeren spiser med fingrene. Der afvikles ikke husmøder med beboerne. Beboerne gives løbende relevante informationer individuelt. Beboerne guides efter behov i sociale situationer i fællesarealerne. Enkelte beboere benytter kun fællesarealerne ganske lidt. En pårørende fra hver klynge er repræsenteret i Katrinehavens bruger- og pårørenderåd, hvor afdelingsledelsen og en medarbejder fra nord og syd også deltager. Ledelsen har besluttet at der ikke skal være beboere i rådet. Fire beboere modtager eksternt tilbud i dagtimerne. De øvrige beboere er i det integrerede aktivitetstilbud på Katrinehaven i dagtimerne i hverdagene. Aktiviteten tilbyder gåture, aktiviteter i skoven, save brænde, fjerne affald i naturen, snoezel, vandrum, musik, pc, køkkenaktiviteter, affaldssortering og genbrugsstation, udlevering af post, trampolin, cykler, motionsrum m.m. Derudover inddrages beboerne i klyngerne i almindelige daglige gøremål som tøjvask, hente madvogn, tømme opvaskemaskine, feje gulve, dække bord og servere mad m.m. Enkelte spiser sammen, og enkelte deltager i Klubtilbuddet Kahytten i Nord og i arrangementer i Caféen. Medarbejderne er både i Aktiviteten og i klyngerne, - tre medarbejdere (aktivitetskoordinatorerne) er dog overvejende i Aktiviteten. Nogle beboere går til svømning, ridning og på aftenskole, er med ude og handle og har deltaget i Sølund og Rosenvænget festivalerne samt julegudstjeneste. Medarbejderne ledsager nogle beboere på hjemmebesøg ved pårørende. I Aktiviteten maler beboerne billeder til væggene, og der er lavet aftale med Lysbroskolen om udstilling af malerier i gangene. Der er fokus på at pyntegenstande kan skabe uhensigtsmæssig forstyrrelse for beboerne, hvorfor nogle områder ikke har megen udsmykning. Ledelsen oplyste, at der er fokus på at beboernes lejligheder indrettes efter beboernes ønsker og behov. Spritdispensere og handsker er fjernet fra de badeværelser, hvor der ikke er behov for disse. Ledelsen oplyste at flytningen er gået forbavsende godt, selvom det har været rigtig svært for nogle beboere. Ledelsen oplevede/vurderede, at trivslen blandt beboerne er høj, og at medarbejderne nu har rum til at fokusere på udvikling og ikke kun at skabe ro. Tilsynet observerede enkelte samspilssituationer mellem beboere og medarbejdere. Medarbejderne var imødekommende og omsorgsfulde over for beboerne. Beboerøkonomi Botilbuddet administrerer alle beboernes økonomi i forskelligt omfang, og i samarbejde med beboernes økonomiske værger. Ledelsen oplyste, at det ikke er alle beboere der har økonomiske værger, og at det på de nyligt afholdte statusmøder er blevet drøftet, om beboere skal have økonomisk værgemål. Ledelsen oplyste, at tilbuddet følger Økonomisk Forvaltnings retningslinjer for den økonomiske administration og dokumentation. Tilbuddet har endnu ikke haft tilsyn fra Økonomisk Forvaltning. Samarbejdsrelationer eksternt Medarbejderne og ledelsen oplyste, at tilbuddet har et godt samarbejde med beboernes sagsbehandlere, praktiserende læger, Oligofreniklinikken, tandlæger, fodterapeuter, fysioterapeuter og massører. På de nyligt Side 6 af 11

7 afholdte statusmøder har Katrinehaven fået positive tilkendegivelser for arbejdet med målgruppen fra sagsbehandlere og pårørende. Medarbejderne og ledelsen oplyste, at samarbejdet med de pårørende fungerer godt, og at der er en god dialog. Medarbejderne oplyste, at ledsagelse til hjemmebesøg er skåret ned, hvilket medarbejderne fandt svært at forsvare over for de pårørende, når pårørendesamarbejdet er en af tilbuddets værdier. Ledelsen oplyste, at der afvikles møder med de pårørende efter behov, og at de pårørende inviteres til julearrangement og sommerfest. Ledelsen oplevede, at de pårørende generelt er tilfredse med tilbuddet. Ledelsen oplyste, at der er opmærksomhed på behovet for værgemål. Nogen beboere har kun økonomisk værgemål og andre har fuldt værgemål. Tilbuddet har samarbejde med værgerne, hvoraf tre er professionelle og de øvrige er pårørende. Ingen beboere er i stand til at give et informeret samtykke, og har derfor ikke kunnet give samtykke til at medarbejderne udleverer oplysninger om beboerne. Medarbejderne oplyste, at alle oplysninger om beboerne videregives til de pårørende, der er værger for beboerne. Det afvejes hvilke oplysninger de pårørende i øvrigt skal have om beboerne, men medarbejderne oplevede, at det har store konsekvenser for samarbejdet med de pårørende, hvis de pårørende ikke får de oplysninger, som de pårørende ønsker, og derfor gives der flere oplysninger end de pårørende har krav på. De fysiske og sundhedsmæssige rammer Katrinehaven er et nybygget tilbud beliggende i Viborgs vestlige bydel med ca. 3 km. til centrum. Klynge 4, 5, 6 og Aktiviteten består af fire selvstændige bygninger, der er forbundet med et gangareal. I hver klynge er der 10 lejligheder og fællesarealer med køkken, stue og wellnessrum i alt ca. 300 m² i hver klynge. Medarbejderne har personalefaciliteter i hver klynge i form af et skabskontor på gangen. Beboernes lejligheder er 45 m² og er indrettet med thekøkken, soverum og badeværelse samt terrasse. Udearealerne er indrettet med forskellige aktivitetsredskaber, fodboldbane, overdækket pavillon, bålhytte, terrasser og grønne arealer. Aktiviteten indeholder ca. 10 grupperum målrettet konkrete aktiviteter, samt fire toiletter/bad. Derudover er der fælles vaskeri, stort produktionskøkken, mødelokaler, administrationskontorer m.v. Ledelsen udtrykte tilfredshed med de fysiske rammer. Dog fandt såvel ledelse og medarbejdere det ønskværdigt med et lille personalekontor i hver klynge i stedet for skabskontorerne på gangene. Medarbejderne udtrykte stor frustration over de manglende kontorfaciliteter og oplyste, at manglen herpå har negativ indvirkning på arbejdsmiljøet. Se afsnit vedr. arbejdsmiljø. Hygiejne og sikkerhed Tilbuddet er registreret ved Fødevareregionen og har fået en glad smiley i produktionskøkkenet. Der gøres rent i alle fællesarealer dagligt ved privat rengøringsfirma. Der var pænt og rent i de fællesarealer tilsynet besigtigede. Der er opsat spritdispensere og handsker, hvor der er brug for det, og der er opmærksomhed på håndhygiejne i køkkener, og håndtering af vasketøj. Medarbejderne i produktionskøkkenet forestår rengøringen af køkkenerne i klyngerne. Botilbuddet har et eksternt brandvarslingsanlæg og har løbende brandtilsyn. Brandvæsenet har for nylig haft gennemgang af brandinstruksen med alle medarbejdere. Ledelsen oplyste, at der er åbent tilbud om at tage førstehjælpskursus, og at medarbejderne er blevet opfordret til at tage kurset. Medicinadministration Botilbuddet administrerer medicinen for alle de beboere der får medicin. De beboere der kan få deres medicinen dosispakket får dette. Tilsynet gennemgik medicinopbevaringen ved to beboere og fandt enkelte pilleæsker med håndkøbsmedicin og doseringsæsker, hvor der ikke var anført beboerens navn. Tilsynet kunne ikke få adgang til det store medicinskab, hvor den receptpligtige medicin opbevares, da der ikke var nogen medicinansvarlige medarbejdere på arbejde. De medicinansvarlige medarbejdere (én i hver klynge) bestiller og doserer medicinen, og lægger medicin til en uge af gangen, samt pn-medicin i aflåst skab i beboernes lejligheder. Tilsynet gennemgik tilbuddets dokumentation af medicinadministrationen ved to beboere, hvilken var i orden. I en klynge blev der lavet dobbelt registrering på at medicinen var udleveret - på et skema ved den enkelte Side 7 af 11

8 beboer samt et fælles skema i skabskontoret. I en anden klynge blev der ført et skema over den udleverede medicin ved den enkelte beboer, og ikke noget fælles skema. I en klynge kunne medarbejdere ikke fremvise bemyndigelseslisten, men oplyste at den var udarbejdet. Tilsynet så bemyndigelseslisten i en anden klynge. Tilbuddet havde de i Viborg Kommune vedtagne og af Embedslægen godkendte skriftlige procedurebeskrivelser for medicinhåndteringen, og medarbejderne oplyste at være blevet introduceret til disse. Medarbejderen oplyste, at utilsigtede hændelser rapporteres i DPSD. Enkelte medarbejdere har sundhedsfaglig uddannelse. Medarbejderne oplyste, at det ikke er alle medarbejdere med en ikkesundhedsfaglig uddannelse der har været på medicinhåndteringskursus, men at det er planlagt at alle skal på kursus. Medarbejderne videregiver observationer af den medicinske behandling til de ordinerende læger. Medarbejderne fandt det ønskværdigt at praktiserende læger, sygehuset og Oligofreniklinikken kunne snakke sammen om den medicinske behandling, med henblik på at minimere risikoen for fejl. Medarbejderne oplyste, at de forskellige læger ikke ved, hvilken medicin de andre læger har ordineret, og at det er Katrinehaven der orienterer de forskellige læger om øvrige ordinationer. Kost/motion Produktionskøkkenet fremstiller maden til beboerne. Ledelsen oplyste, at der er fokus på om det vil give mening for enkelte beboere, at køkkenet fremstiller delvis færdig fabrikeret mad, som tilberedes færdig sammen med beboerne i fælleskøkkenet i klyngen. Der er gode muligheder for motion i Aktiviteten, og ledelsen oplyste, at mange beboere får rigtig meget motion i form af gå ture og ved at save brænde m.m. Rygning, alkohol- og stofmisbrug Beboerne må ryge i deres lejlighed og udenfor. Pårørende henstilles til at ryge udenfor. Beboerne kan nyde en øl til maden, og beboere der på grund af medicin ikke kan tåle alkohol, kan få alkoholfri vin/øl. Tilbuddet har ingen problemer med misbrug af alkohol eller stoffer. Organisation og medarbejderforhold Organisation Handicapområdet havde på tilsynstidspunktet gennemgået organisatoriske ændringer. Dette har medført, at Katrinehavens tidligere strategiske leder for Handicap Specialiserede, er blevet leder for hele Handicapområdet. Tilbuddet har i maj 2013 fået en konstitueret afdelingsleder som en opnormering. Der var ikke truffet beslutning, om konstitueringen skal ophøre eller om stillingen skal være permanent. Handicapområdet er i gang med at udvikle en ny struktur for LMU og fagmed, og der er nedsat et overgangs-med. Tilbuddet har fået retvisende budgetter, der er udarbejdet ud fra Viborg Kommunes politisk vedtagende serviceniveau/ressourcetildelingsmodel. Beboerne er blevet funktionsevnevurderet og er derefter blevet tildelt én af de 6 niveauer i ydelseskataloget. De fleste beboere er på niveau 5, og de øvrige er på niveau 6 (niveau 5 + mellem 6 og 85 ekstra timer om ugen). Ledelsen oplyste, at der har været et stort merforbrug af personaleressourcer sammenholdt med budget/indtægter, hvilket har affødt et stort underskud. Ledelsen oplyste, at dette har fundet sted efter aftale med forvaltningen. Ledelsen oplyste, at medarbejderressourcerne nu er blevet tilpasset indtægterne, at medarbejdernormeringen er forsvarlig og at tilbuddet kan efterleve 141 handleplanerne med de nuværende medarbejderressourcer. Medarbejderne oplyste, at kunne efterleve 141 handleplanerne, men oplevede at være tidspressede i forhold til skriftligt arbejde og vidensdeling/sparring med kolleger, og oplevede også reduktioner i serviceniveauet f.eks. nedskæringer i ledsagelse til hjemmebesøg. Ledelsen oplyste, at medarbejdernes vilkår på tilsynstidspunktet er det der fylder mest og arbejdes målrettet med at forbedre. Side 8 af 11