Forandringskommunikation i en kommunesammenlægning

Transkript

1 Forandringskommunikation i en kommunesammenlægning Den Kommunale Højskole 26. marts

2 Agenda Den nye Silkeborg Kommune Hvordan har vi organiseret kommunikationen? Hvordan kommunikerer vi med borgerne? Hvordan kommunikerer vi med medarbejderne? Hvad er mellemledernes rolle (forandringsagenterne)? Hvilke kommunikationsprojekter har vi i 2006? 2 2

3 Danmarks 11. største kommune Indbyggere: Befolkningstilvækst: 1000/år Arbejdspladser: Areal (1½ x Bornholm): 864 km 2 Byrådsmedlemmer: 31 Daginstitutioner: 68 Skoler: 35 Plejehjem: 26 Amtsinstitutioner: 25 Medarbejdere: Lønsum ex. amter 2,0 mia. kr. Skattefinans. drift 3,4 mia. kr. Kjellerup Gjern Silkeborg Them 3 3

4 4 4 Indbyggere Silkeborg Kommune Kjellerup Kommune Gjern Kommune Them Kommune Den nye kommune januar 2006 Silkeborg m.fl Kjellerup Them Ans Bryrup Fårvang Gjern Land januar 2004

5 Den nye Silkeborg Kommune Værdibaseret ledelse Lærende organisation Ny organisation lang proces med stor involvering Faglig bæredygtighed og faglige miljøer Fleksibilitet og effektivitet Status Administrativ hovedstruktur på plads Niveau 1 og 2 på plads Organisering af afdelinger og stabe sat i gang 5 5

6 Politisk udvalgsstruktur

7 Administrativ hovedstruktur 2007 Kommunikationsfunktionen er placeret i Fællessekretariatet, dvs. på niveau 3 7 7

8 Kommunikationssektionen Kommunikationschef Administration og Information Information Web Grafisk design Informationsmedarbejder Daglig koordinator og stedfortræder Webmaster Grafiker Informationsmedarbejder Personaleblad, SK 2007 Koordinator/Webredaktør Silkeborg Kommune 2007 Grafiker, 30 t. Praktikant, HHA Grafiker? Silkeborg Kommune

9 Hovedopgaver i Kommunikationssektionen 2006 God kommunikation i Silkeborg Kommune Intern kommunikation Borgerkontakt Presse/Mediekontakt Tværgående opgaver Intranet Hjemmeside og byportal Pressekontakt og -rådgivning Kommunikationsrådgivning Nyheder Nyhedsbrev/Intranet Informationsside i MA Pressenetværk Kommunikationspolitik Personaleblad Anden annoncering Medieovervågning Kommunikationsstrategi Kommunikationskurser Servicemeddelelser i RS Issues Management Pressepolitik Projekter Brochurer og publikationer Kriseberedskab Branding Silkeborg Taler Pressekurser Annoncestrategi Arrangementer Visuel identitet Projekter Projekt Strukturreform Måling Andre projekter 9 9

10 De politiske pejlemærker Stor grad af politisk harmoni 10 politiske pejlemærker, vores dåbsattest og visionerne i Det dialogbaserede demokrati = de fyrtårnene, vi navigerer efter Den politiske aftale:...højt informationsniveau og Medarbejderindflydelse prioriteres højt... Fælles kommunikationsstrategi 10 10

11 Interessentanalyse Erhvervslivet Borgerne Samarbejdspartnere Leverandører Interesseorganisationer Faglige organisationer Byrådet Ny Silkeborg Kommune Medarbejdere Politikere nationalt Nationale medier Lokalpressen Medarbejdere fra amtet MED/SUudvalg 11 11

12 Interessentanalyse Indflydelse Stor HSU Den givne sag Reform Sammenlægning Jobcentre Sundhedscentre Holdning Positiv Bylægeforeningen LO Negativ SFs byrådsgruppe Lille 12 12

13 Interessentanalyse - medievalg/kommunikationskanaler Events og seminarer Hjemmeside Intranet Annoncer MED/HSU organisationen Faglige organisationer Møder Interessent Nyhedsbrev Ledelsessystemet Medietræning Lokalpressen Spørgeskema og debatfora Blade og foldere 13 13

14 14 14

15 Organisering af kommunikationen De interne ressourcer Kommunikationsafdelingen Den tværkommunale kommunikationsgruppe Tæt samarbejde med Borgmester, direktion og afdelingschefer Sammenlægningssekretariat Personaleafdeling Ekstern sparring Intern sparringsgruppe Netværk i Region Midtjylland 15 15

16 Borgerne (er også medarbejdere!) Medierne Tlf. kontakt til Midtjyllands Avis m.fl. Pmd. til medierne hver 14. dag i snit* Sponsorat af ligahåndbold + et tog Fem helsidesannoncer i MA-særtillæg i 2006 Borgermøder** og deltagelse på messe Nærdemokratiprojektet > 50 møder Husstandsomdelt information (foreløbig 2x) Fælles hjemmeside om sammenlægningen Beslutninger og Overblik Nyheder om aktiviteter, projekter, milepæle Baggrund, organisering, fakta Politisk beslutningskalender Åbne dagsordner, referater og bilag Politisk styregruppe/ Sammenlægningsudvalg Administrativ styregruppe/ ny direktion Samarbejdsudvalget MTHU Den store udfordring i 2006: Budget/serviceharmonisering * (2005:32, 2006:4) ** (2004:11) 16 16

17 En nyhed hver anden dag nyheder i nyheder i 2006 (til 23. marts) 17 17

18 En nyhed hver anden dag nyheder i nyheder i

19 Kommunikation, information og medarbejderinvolvering. Hvorfor? Uvidenhed Viden Usikkerhed Sikkerhed Myter Virkelighed Modstand Forandring 19 19

20 Vision Mission Mål 20 20

21 21 21 Medarbejderne bølge 600 Berøres i høj grad: Arbejdsopgaver, kolleger og arbejdssted. Det administrative område (rådhusene og amtsgårdene), det tekniske område og forsyningsområdet + ledere 2. bølge Berøres i nogen grad: Arbejdsopgaver, ikke i særlig grad nye kolleger, samme arbejdssted F.eks. sundhedsplejen, tandplejen, bibliotekerne og institutionsmedarbejdere fra amterne 3. bølge Berøres kun i ringe grad: Arbejdsopgaver, få nye kolleger, samme arbejdssted F.eks. ældreområdet 4. bølge Berøres stort set ikke. Ingen indgriben i arbejdsområder, ingen nye kolleger, samme arbejdssted F.eks. skolerne og daginstitutionerne * Tallene i bølge er anslået i meget runde tal

22 Fra dialog og indflydelse til involvering Dialog mellem leder og medarbejdere og mellem kolleger på morgenmøder, ugemøder, afdelingsmøder, personalemøder og alle de uformelle møder i organisationen Tre MED-udvalg og fem HSU er MTHU Det midlertidige, tværgående hovedsamarbejdsudvalg samt flere andre MED-udvalg på enkeltområder Fællesmøder for ledere og tillidsrepræsentanter Medarbejderrepræsentation i alle faglige styregrupper Medarbejderrepræsentation i alle ansættelsesudvalg 22 22

23 Projektorganisationen 2005 Ca. 280 direkte involverede ledere og medarbejdere i faglige styregrupper og arbejdsgrupper Internetbaseret projektstyringssystem som arbejdsredskab til videndeling: Afrapporteringer Baggrundsmaterialer Arkiv Nyheder 23 23

24 Højt informationsniveau Din egen chef Fælles, samtidige nyheder på fire intranet og opsamling i nyhedsbrev Fælles hjemmeside (autokommunikation) Fælles personaleblad på vej Medierne (autokommunikation) Projektstyringssystemet Overblik: Beslutninger Overblik: 10 spørgsmål og svar 24 24

25 En nyhed hver anden dag nyheder i (!) nyheder i 2006 (til 23. marts) 25 25

26 Topledelsen Mellemlederne Medarbejderne Retningsviser Forandringsagenter Ambassadører Fornyer Kommunikator Kulturbærer * De vigtigste lederkompetencer hos fremtidens topledere defineret af en række førende ledelseseksperter. Ugebrevet Mandag Morgen nr. 23, 20. juni

27 Mellemledernes rolle: Skabe mening og retning Vise vejen, skabe dialog, skabe tryghed, skabe engagement i en usikker tid Skabe mening Kommunikere de fyrtårne, der skal navigeres efter Oversætte beslutninger til: Hvad betyder det for os? Besvare spørgsmål...også når de ikke kan besvares Træffe beslutninger 27 27

28 Lederne som forandringsagenter Niveau 1- og 2-ledere: Lederforum Ca mellemledere og tillidsrepræsentanter samlet foreløbig tre gange til fælles status og information om det videre arbejde. Indbudt af direktionen/ borgmesteren/ administrativ styregruppe Værktøjer til lederne Kollegial sparring Netværk og erfagrupper Inspirationsseminarer Kurser projektledelse og kommunikation Kogebogen : Organisationsudvikling i dannelsen af den nye Silkeborg Kommune Pjece om at kommunikere forandringer 28 28

29 Kommunikationsprojekter 2006 Ny kommunikationspolitik og strategi Ny pressepolitik Ny visuel identitet/byvåben Ny hjemmeside Nyt personaleblad Nyt intranet Ny annoncestrategi Borgerkommunikation Kriseberedskab Gode dagsordner Kommunikationskurser Sponsorstrategi Pressekurser 29 29

30 Åh, hvem der bare skulle lave fusion á la erhvervslivet! Kort proces: Den lammende besked, fokus på det nye, afsked med det gamle og et par gyldne håndtryk. Kommunikationschef Teddy Østerlin Koch Københavns Amt 30 30

31 Yderligere information: Byportal: Kommunen: Kommunesammenlægning: Download denne præsentation: