Køge Sygehus. Sikkert Patientflow Storyboard LS marts Patient Flow. Sikkert

Transkript

1 Køge Sygehus flow Storyboard LS marts 2015

2 Hvem er vi fra Køge, der deltager på Læringsseminar 3 Jane Lerke, Projektleder, Kvalitetsenheden jasl@regionsjaelland.dk - tlf Susanne Lønborg Friis, Vicedirektør slf@regionsjaelland.dk Poul Mossin, Ledende oversygeplejerske, Akutafdelingen pmoi@regionsjaelland.dk Bettina Andersen, Afdelingssygeplejerske, Akutafdelingen bekan@regionsjaelland.dk Maj-Britt Skovdal, Souschef, sygeplejerske, Akutafdelingen soe@regionsjaelland.dk Søren Madsen, Overlæge, Medicinsk Afdeling smma@regionsjaelland.dk Sanne Dam-Larsen, Overlæge, Medicinsk Afdeling sanda@regionsjaelland.dk Patricia Vallebo Lindhardt, Afdelingssygeplejerske, Medicinsk Afdeling patl@regionsjaelland.dk Carsten Varney, Ledende Overradiograf, Billeddiagnostisk Afdeling cjv@regionsjaelland.dk 2

3 Vores flaskehalse Vi valgte at fokusere på følgende: Boardingtime fra Akutafdelingen til Medicinsk sengeafsnit Ventetid på tilsyn i Medicinsk sengeafsnit konferencer unødig ventetid i sengeafsnit Flaskehalse er blevet identificeret ved dataindsamling og observationer - se diagram på efterfølgende slide Næste flaskehals vi vil arbejde med: I hvilket omfang Billeddiagnostik er en flaskehals. 3

4 flow identificering af mulige flaskehalse OBS afsnit i Akutafd. Hvad venter Pt. på i OBS en Boarding time til Med. Afd. LØST! med løbende udvis. også fra OBSafsnit Akutafdelingen Hvad venter Pt. på i Akutafdelingen Røntgen, Bl.pr. svar, Røntgen med i projektet Mål: flow Medicinsk Afdeling 4 Medicinske Afsnit Tavlemøder dagligt Alle medicinske afsnit Forventet udskr-dato på tavlen i alle Medicinske sengeafsnit Hvad venter Pt. på i Med.afd. Visitationskonferencer dgl. kl 8.55, og Tilsyn fra andre afd. Endoskopi Udskrivelse LØST! Ny retningslinje konference Lokale arbejdsgange Forudsigelighed af udskrivelse projekt i gang i Med. Afd. Måling: Observationer Datatræk Røntgen / billeddiagnostisk afd. Kirurgisk Afdeling (næste?) Kapacitets udfordringer i Røntgen? Spidsbelastninger over døgnet? Subakutte tider hos Kirurgisk afdeling? Tilsyn? LØST! Subakutte tider i Medicinsk afd. Specialambulatorier Prøveordning afprøvet okt-dec14 kun anvendt en gang. Ordningen nedlagt, men kan genoptages ved behov. 15 skridt i afdelingen gennemført med lille udbytte

5 Målsætning Vi har valgt at fokusere på tre ting: 1. Boardingtime fra Akutafdelingen til sengeafsnit 2. Reducere ventetid på tilsyn til < 1 døgn pr 1/ konferencer kan daglige konferencer reducere unødig ventetid for indlagte patienter?

6 1. Boarding time Visitationsret afhjælper boardingproblemer! Siden 2009 har Akutafdelingen haft visitationsretten, dvs. vi indlægger i sengeafsnit, når patienten er klar til det. Boardingtime fra Akut afdelingen til sengeafsnit: Maj 2014; 30 minutter (median) Marts 2015; 18 minutter (median) Løsning: Klar ansvarsfordeling Akutafdelingen har ansvaret for at modtage patienter ude fra. Stamafdelingerne har ansvaret for at modtage fra Akutafdelingen. Vi havde dog tidligere den undtagelse at ptt. der skulle indlægges fra OBS afsnit skulle vente til over middag. Denne ordning har vi i forbindelse med flow afskaffet, så nu indlægges patienterne også fra OBS afsnittet så snart VI (patienten) er klar. 6

7 Boardingtime fra Akutafdeling til Medicinsk Afdeling maj 2014 Tid i minutter Boardingtime: Maj 2014 Fra "Meldt fra Akutten" til "Ankommet til sengeafsnit" - Mediantid 30 minutter

8 Boardingtime fra Akutafdeling til Medicinsk Afdeling marts patienter modtaget i Medicinsk afdeling 21/3-23/ Boarding time 100 Minutter Median boarding time = 18 minutter Middel boarding time = 24 minutter Maksimal boarding time = 90 minutter Minimal boarding time = 2 minutter Gennemsnitlig boarding time = 24 minutter Meldt fra Akutafdelingen Ankommet til Medicinsk sengeafsnit Fredag Fredag Fredag Fredag Fredag Fredag Fredag Lørdag Lørdag Lørdag Lørdag Lørdag Lørdag Lørdag Lørdag Lørdag Søndag Søndag Søndag Søndag Søndag Søndag

9 2. Reducere ventetid på tilsyn til < 1 døgn pr 1/ Ventetid ved projektets start; median 1,6 døgn Ventetid januar; median 0,95 døgn Løsninger: Ny fælles retningslinje på sygehusniveau for akutte og ikke-akutte tilsyn Ledelsesfokus og opbakning konferencer der viste, at der også skulle tilrettes arbejdsgange lokalt i afdelinger i fht. bestillingen af tilsynet

10 April, maj juni 2014 Ventetid på tilsyn fra "anden afdeling" Døgn Median ventetid (alle) 1,6 Median ventetid (**outliers frataget) 1,2 Middel ventetid (alle) 3,3 Middel ventetid (**outliers frataget) 1,9 Gennemsnit 3,3 Gennemsnit (**outliers frataget) 1,8

11 November, december 2014, januar 2015 Ventetid i Medicinsk afdeling på TILSYN FRA ANDEN AFDELING Median ventetid (alle) 0,95 døgn Middel ventetid (alle) 1,48 døgn Gennemsnit 1,48 døgn

12 Oktober 2014

13 3. konferencer kan daglige konferencer reducere unødig ventetid for indlagte patienter? Afprøvning af daglige konferencer ( ) Daglig tilpasning af skemaet til brug for konferencen Deltagelse fra alle sengeafsnit (- Geriatri) Afsnit medbragte aktuelle cases på indlagte patienter, der ventede på noget Se opgørelse over hvor mange cases og hvad patienterne ventede på efterfølgende slides Løsning: Gennem dialogen på konferencen blev vi opmærksomme på egne lokale arbejdsgange i afsnit (f.eks. i fht. selve bestillingen af tilsynet) Dialogen hjalp også til at finde nye og/eller genopfriske allerede eksisterende aftaler omkring de ting patienterne ventede på. Mange problemer kan ikke løses på en konference, men skal løftes op på højere ledelsesniveau (Afdelingslederniveau, Sygehusledelse) Efter de første 14. dage var der stort set ikke længere patientcases, hvorfor vi stoppede konferencerne. Vi har drøftet at genoptage dem med passende mellemrum.

14 konferencer Køge Sygehus Antal cases på daglig FLOWkonference Køge Sygehus Ikke-tilfældig variation; Skift i data Median = 1 0

15 konferencer Køge Sygehus Antal patienter som venter på en ydelse, der kan forsinke udskrivelse/overflytning (undersøgelse, behandling, andet) Dato Antal cases på daglig FLOWkonference Køge Sygehus Ultralyd 18. december Rescopering 5. januar januar januar januar Beskrivelse på MR/CT Røntgen MR / CT Skopi Tilsyn Aflastnings-plads Ekko Kommentar Udfordringer/ problemer / barrierer 9. januar mgl svar på Cdprøve(Mikrobiologer) 12. januar januar januar januar mgl svar på MR/CT 16. januar Beskrivelse på MR/CT 19. januar januar januar januar januar januar januar januar januar januar februar februar februar februar februar februar februar februar Sum pt.cases Sum

16 Driver diagram FLOWkonferencer Køge Sygehus Primær Indhold i FLOWkonference beskrives Sekundær Formålet og indhold skal beskrives, så afdelingerne ved, hvad de skal deltage i og hvorfor Hvilke data skal afdelingerne medbringe til flowkonferencerne, data skal være definerede Sengeafdelinger deltager Afdelingsledelser inviteres og udpeger deltagere fra hvert sengeafsnit Mål Der afholdes daglige FLOWkonferencer på Køge Sygehus Måling: Der anvendes et Excelark dagligt til flowkonferencen. Hvis dette er udfyldt, er det = at flowkonferencen er afholdt. Mødested for afholdelse Data/dagens tal indsamles dagligt Evalueringer undervejs Forankring Egnet lokale skal findes og bookes IT udstyr testes forud, udfordring med forskellige udgaver af Officepakken Finde medie, hvor alle taster data ind forud for den daglige flowkonference Daglig tilpasning af skema på baggrund af de afprøvninger vi aftaler Der tilpasses dagligt i form og indhold, så det giver mening for afdelingerne at deltage Der evalueres hver 14. dag I fht. om der skal fortsættes konferencerne skal kunne køre dagligt uden projektleder er tilstede dagligt Afdelingsledelser og Sygehusledelse bakker op

17 Afprøvninger Vi var ikke gode nok i starten til at få nedskrevet de mange PDSA er der blev lavet i forbindelse med at identificere flaskehalse og lave dataindsamlinger. PDSA en for første afprøvning af konferencen ses på næste slides.

18 PDSA konferencer 1. side

19 PDSA konferencer 2. side Study Dataanalyse gennemføres, og resultatet sammenlignes med hypotesen. Udfyldt efter 1. afprøvning Vi mødtes i Med. Afd. Konferencerum kl Vicedirektør Susanne indledte ganske kort om baggrunden for afprøvning. Der var repr. fra Med., Kir, Ortopædkir, Akutafd. og billeddiagnostisk afd. tilstede. Overlæge Søren Madsen fra Med. afd. styrede flowkonferencen. Vi viste Holbæks skema på projekteren og udfyldte undervejs. Der var enighed om at FLOWkonferencer kan give god mening og at de naturligvis skal tilpasses og justeres men det er netop formålet med de små afprøvninger! Ud over at drøfte de 5 konkrete patientcases, så faldt snakken naturligvis også på kapaciteter og styringer i fht. forventede indlæggelser over døgnet. Der var enighed om, at flowkonferencen IKKE måtte få den uønskede effekt, at man så gemmer små dagligdags udfordringer til næste dags flowkonference, men at man så stadig ringer rundt til hinanden som man plejer. Der var enighed om, at afprøve flere konferencer og det måske allerede nu kunne være relevant at invitere Intensiv med fordi, afdelingerne har svært ved at forudsige, hvor mange af deres pt. de vil få det kommende døgn fra Intensiv. Act Hvilke handlinger skal sættes i værk på baggrund af analysen? Besluttet efter 1. afprøvning der er afsat 15 min ekstra til den første afprøvning i fht evaluering og så er der Styregruppemøde dagen efter, hvor dette punkt er på dagsordenen. Der var enighed om at fortsætte! Der laves evaluering på Styregruppemødet i morgen fredag i fht næste afprøvning. Holbæks skema skal tilpasse vores behov i fht. FLOW på tværs af afdelingerne og mindre til Kapacitetsberegninger. Jane laver en ny tilpasning som afprøves næste gang. Ting vi skal have fundet ud af; Hvor skal vores FLOWskema ligge, så det kan hentes forud for hver flowkonference Hvor skal de udfyldte gemmes lige nu på Kvalitetsenhedens drev

20 Eksempel på skema side 1

21 Eksempel på skema side 2

22 Hvad har vi lært om, hvad der skal til for at skabe et sikkert patientflow? Fokus på at se på flow på tværs af hele sygehuset Afprøve tingene hurtigere og i småskala Data til at understøtte og dokumentere: har vi reelt et problem eller er det noget vi tror går det den rigtige vej Validere vores arbejdsgange Kommunikation og samarbejde på tværs Ledelsesfokus og opbakning; særligt når det er større ting, der skal besluttes

23 Vores forbedringsdata Se øvrige slides ovenfor

24 Hvad har overrasket os? (1/2) Den bedste læring Vi skal holde fast i visitationsretten fra Akutafdelingen til sengeafsnit Afprøvninger i småskala Samarbejde og relationer på tværs af afdelinger Får set hinanden i øjnene og ansigt på hinanden som gør det (endnu) nemmere at kontakte hinanden om andre (flow)ting

25 Hvad har overrasket os? (2/2) Hvad gik ikke som forventet De 15 skridt i afdelingen gav ikke det større udbytte i fht. flow på tværs af sygehuset Det væsentligste, der kom ud af det var, at der blev lavet bedre skiltning. Det kan vi til gengæld bringe med os videre, når vi går i gang med sygehusbyggeriet, og vi kommer til at flytte lidt rundt på tingene, bla. flyttes sygehusets hovedindgang. Så bliver korrekt skiltning en vigtig faktor for patienten.

26 De tre vigtigste spørgsmål vi kommer til LS3 for at få svar på: Hvad kan Køge Sygehus bidrage med til projektet? Vi har løst boardingproblemet fra Akutafdelingen til sengeafsnit ved visitationsretten Hvad får de andre sygehuse ud af Kapacitetskonferencerne? Hvilken inspiration og tiltag kan vi høste til vores fortsatte arbejde med flow på vores sygehus, nu hvor vi har besluttet ikke at afholde kapacitetskonferencer?