Sagsbehandling i felten Mobile løsninger til både ejendomsmægleren, tolkeleverandøren og sagsbehandleren

Transkript

1 2. udgave efteråret 2011 Sagsbehandling i felten Mobile løsninger til både ejendomsmægleren, tolkeleverandøren og sagsbehandleren side INTELLIGENT MØDEHÅNDTERING Mødet bliver smartere Læs mere side % DIGITALISERING I VEJLE KOMMUNE Byggeklodser giver ejerskab Læs hele artiklen på side 7 Involverende Sagsbehandling Sagsbehandlingen bør være et fælles projekt Se mere på side 6

2 FREMTIDENS MOBILLØSNING Sagsbehandling i felten En mobil løsning gør det muligt for medarbejdere at sagsbehandle på stedet nemt, bekvemt og ikke mindst tidsbesparende. Flere års erfaring har givet ditmer de bedste forudsætninger for at lave mobile løsninger, der fungerer med eksisterende systemer. Der er ingen tvivl om, at smartphones og tablets som f.eks. ipad er kommet for at blive, og de kan med fordel bruges på arbejdspladsen: En sagsbehandler på miljøtilsyn er for eksempel i stand til at afslutte sin sag i felten og slipper for ekstra tastearbejde hjemme på kontoret. Medarbejderne er altid online, og kan uafhængigt af tid og sted løse opgaver, der ellers var forbeholdt en hjemmearbejdsplads. Vil du vide meget mere om vores mobile løsninger eller har du en idé du gerne vil vende, så kontakt: Morten Ditmer info@ditmer.dk Telefon: CITAT Tablets og smartphones er ved at ændre måden, vi udvikler på. De gør det muligt at udvikle langt mere brugervenlige og intuitive løsninger end de lidt ingeniørprægede systemer, der hidtil har været standarden. Men det stiller samtidigt krav til os, som udvikler løsningen. Med de nye mobile platforme skal vi i højere grad tænke enkle løsninger, der kan udvikles over tid, i stedet for løsninger, der skal kunne alt fra dag ét. Morten Ditmer CASE // Tolkeportalen Tolkebistanden klares på en smartphone Når Den Nationale Tolkemyndighed skal formidle tolkebistand, tilbydes opgaven tolkeleverandørerne via Tolkeportalen, og aftaler om tolkebistand indgås på stedet med automatisk afregning til økonomisystemet. Tolkeleverandørerne har også mulighed for at håndtere aftalerne via en app på deres smartphone, uanset hvilken model, de bruger. Det er til fordel for alle parter: Vores mobile løsning har vist sig gavnlig på både den korte og lange bane: Leverandørerne er glade for at få lettet deres arbejde, og vi som myndighed kan udnytte vores ressourcer bedre. Bo Kragelund Leder af Den Nationale Tolkemyndighed 02

3 CASE // home Mæglere kan spare tid med integreret mobilløsning Ejendomsmæglerne i home får nu tovejs adgang til sager og aktivitetsoversigter direkte på deres smartphone og kommer til at kunne løse opgaver, som tidligere krævede adgang til pc en på kontoret. Den mobile løsning er integreret med mæglersystemet home Portal, som er blevet til i samarbejde mellem home a/s og ditmer. KONCEPT // GeoTask Mange har brug for registrering af oplysninger på bestemte geografiske placeringer. Brandvæsenet holder styr på alarmanlæg og brandhaner. Familieafdelingen tager på hjemmebesøg. Forsyningsselskaberne inspicerer rør og installationer. Der er mange muligheder for kvalitetsløft og effektivisering ved at samle data ind direkte til fagsystem eller sagsbehandle på stedet. Konceptet giver mulighed for centralt at tilrette og strukturere oplysninger om både tilsyn og arbejdsgange, ligesom man centralt kan tildele opgaver til medarbejdere i marken. Ditmer arbejder med konceptet GeoTask, som en generel platform til den type løsninger. GeoTask udvikles til tablets i første omgang til ipad. Features Elementer/oplysninger af forskellige typer på bestemte placeringer Rutevalg og valg af nærmeste objekt vha. GPS Registrering/opdatering af metadata på et element/oplysning Afvikling af arbejdsgange på stedet (f.eks. sagsbehandling) Synkronisering med eller live adgang til fagsystem eller anden database 03

4 INTELLIGENT MØDEHÅNDTERING Mødet bliver smartere Afskaf papirdagsordenen, spar ressourcer på mødebooking eller få en enkel dagsordenproduktion. ditmer edagsorden Fakta Det papirløse møde Interessen har været overvældende for ditmer edagsorden, og mere end 20 organisationer er i 2011 gået over til papirløse møder. Både regioner, kommuner og private virksomheder har taget løsningen til sig og holder møder uden at skulle slæbe tunge mapper med papir med sig. Investeringen i ditmer edagsorden kan for de papirbårne byråd hentes hjem alene på første års besparelser på print og distribution. Samtidig kan arbejdet med at publicere og genpublicere møder indrettes mere enkelt og fleksibelt i sekretariaterne, og mødeafviklingen forbedres, fordi der er umiddelbar adgang til dagsorden og bilag. ditmer edagsorden får publicerede dagsordener og bilag fra ESDH- eller dagsordensystem eller de oprettes direkte i ditmer edagsorden. Mødedeltagere kan læse dagsordenpunkter og bilag, kommentere og dele kommentarer med andre eller søge i indhold via tablet eller web. Brugerstyring og sikkerhed sikrer, at kun de ønskede mødedeltagere kan se lukkede dagsordenpunkter og interne notater fra møderne. Læs mere på Der Nordschleswiger 10. februar 2011: Det er ganske enkelt genialt. Dagsordener og bilag kan ses og samtidig tilføjes kommentarer og med det samme deles med andre politikere. Jeg kunne under et møde uden problemer fortælle mine partikolleger, hvilken holdning jeg synes der var den rigtige. KIT magasinet 2. april 2011: Og så har det selvfølgelig gjort udbredelsen lettere, at ipad og edagsorden udgør en virkelig god løsning. Det er meget lettere og hurtigere at få adgang til relevant materiale på ipad en end det er, hvis man bruger papir [ ] 04 Borgmester Tove Larsen Åbenrå Kommune Sekretariatsleder Nicolai Vedsted Guldborgsund Kommune

5 Vil du vide mere om ditmers mødesystemer? Stig Barrett Telefon: CASE: Effektiv mødelogistik i Danske Regioner Danske Regioner anvender en løsning til lokalebooking og håndtering af mødelogistik fra ditmer. Fordi al logistik er samlet i én løsning, har vi langt større overblik over mødeudgifter end tidligere og det letter administrationen. Løsningen er enkel, hvilket har gjort den nem at implementere og anvende i praksis for både servicepersonale og administration. Søren Sørensen Administrationschef i Danske Regioner Lokalebooking og automatisk afregning Med ditmer Mødelogistik samles al logistik i ét system. Møder og forplejning afregnes automatisk til økonomisystemet efter indtastning af forbrug på en tablet, hvilket giver store besparelser på servicepersonalets tidsforbrug. Som i et traditionelt mødesystem kan man også booke lokaler, ressourcer og forplejning. Med besparelsen på tidsforbruget til afregning og service vil man ofte kunne opnå en besparelse på den samlede løsning, hvor en traditionel lokalebookingløsning ofte vil være en ren omkostning. Bestilling / Administration (Webbrowser) Håndholdt (Eks. Mobiltelefon) Infoskærm (Eks. i Reception) Læs mere på Økonomisystem Exchange Outlook Enkel dagsordenproduktion i højsædet ditmer har i samarbejde med ScanJour udviklet ditmer Agenda Management, et dagsordenproduktionssystem der understøtter alle arbejdsgange med produktion og publicering af dagsordener og referater. Skabeloner sikrer, at man kan implementere sine egne retningslinjer for indhold og rækkefølge. Løsningen kan integreres med myndighedens ESDH-system, således at sagsfremstilling, bilag og beslutning dokumenteres i ESDH-systemet. Dagsordener og referater kan publiceres via webservices til egen hjemmeside eller til f.eks. ditmer edagsorden. Dagsordenproduktion er et kompliceret domæne, men i ditmer Agenda Management har vi fokuseret på at skabe en enkel og overskuelig brugeroplevelse. Læs mere på Sten Fibæk-Jensen Dagsordenproduktion behøver ikke være tung. En overskuelig brugergrænseflade gør arbejdet enklere. 05

6 SYNSPUNKT: Nu er det tid til involverende sagsbehandling Sagsbehandlingen bør være et fælles projekt mellem myndighed og borger af Knud Jensen, Vil du vide mere om involverende sagbehandling og tankerne bag, så kontakt: Knud Jensen Telefon: De seneste år har danskerne oplevet en automatisering af sagsbehandlingen f.eks. hos Borgerservice. Nye begreber som elektroniske blanketter og digital signatur er blevet en del af hverdagen. Alligevel oplever mange, at der stadig er brug for tidskrævende henvendelser via telefon, mail eller brev. Det er på tide, at vi tænker processen anderledes, hvis vi vil udløse det fulde potentiale af selvbetjeningsløsninger. ditmers bud på udfordringen hedder involverende sagsbehandling. Både myndighed og borger har en interesse i at få sagen afgjort hurtigt og effektivt. Når det drejer sig om sagsbehandling, har både myndighed og borger interesse i at få sagen afgjort hurtigt og effektivt. Skal det lykkes, handler det om at gøre den enkelte sag til et fælles projekt mellem myndighed og borger. Det er her, at begrebet om involverende sagsbehandling kommer ind i billedet. Borgeren bliver sagsdeltager Med involverende sagsbehandling gør vi borgeren til sagsdeltager. Borgeren opretter sin sag i en brugervenlig selvbetjeningsløsning, der automatisk sender sag og data til myndighedens ESDH- eller fagsystem. Myndigheden og lovgivningen har opstillet rammen for sagsbehandlingsforløbet, og sagen beriges og følges derefter af alle parter i et fælles virtuelt rum. Når det bliver synligt for sagsforløbets deltagere, hvad der er sket, skal ske og evt. mangler i den enkelte sag, bliver det nemmere at tage medansvar og levere de nødvendige oplysninger, der skal til for at gennemføre sagen. Det giver sagsbehandleren mulighed for at bruge sin energi på den faglige sagsbehandling, i stedet for at sende skrivelser frem og tilbage. Så vidt muligt skal vi bruge selvbetjening. I mange tilfælde kan borgeren betjene sig selv, men når sagsbehandleren skal ind over, skal borgeren involveres i et fælles, virtuelt rum. Involverende sagsbehandling giver sagsbehandleren mulighed for at bruge sin energi på faglig sagsbehandling frem for at administrere sagsprocessen og sende skrivelser frem og tilbage. Gevinsten ved involverende sagsbehandling er stor. Myndighederne frigiver ressourcer, der tidligere blev brugt på administration, til reel sagsbehandling. Og borgerne oplever en langt mere effektiv offentlig sektor, hvor servicen er i top. 06 Sagsbehandler / Kommune ESDH Fagsystem SAG Historik Status Oplysninger i sagen 1. Sagen startes op af Borger / Virksomhed og oprettes automatisk i ESDH / fagsystem 2. Sagsbehandler styrer sagsforløbet gennem ESDH- og/eller fagsystem 3. Sagen beriges af Myndighed, Tredjepart og/eller Borger / Virksomhed 4. Sagen afgøres CASE: Ny portal til borgerne i Aarhus Kommune I Aarhus Kommunes Kulturforvaltning er en digital ansøgningsportal pt. under udarbejdelse. Portalen, der går i luften pr. 1. januar 2012, bliver til i samarbejde mellem ditmer og Kulturforvaltningens sagsbehandlere, og skal dække alle forvaltningens tilskudsordninger. Aarhus Kommune har en forpligtelse til at leve op til de øgede krav om digitalisering, men vi ser det ikke som et nødvendigt onde. Det er en spændende mulighed for at gen-overveje sagsbehandling af nogle af vores driftsopgaver, og vi forventer en væsentlig reduktion af sagsbehandlingstiden med den nye portal. Vi håber at gøre vores brugere glade, og forventer at kunne give borgerne en serviceforbedring ved f.eks. ikke at skulle aflevere fysiske papiransøgninger med tilhørende bilag. Ulla Scharling Aarhus Kommunes Kulturforvaltning Borger / Virksomhed Evt. Tredjepart / Rådgiver mv.

7 DIGITAL SAGSBEHANDLING Byggeklodser giver ejerskab Digitaliseringsløsninger kræver involvering af tekniske leverandører, når løsningerne skal udvikles, drives og vedligeholdes. Men én ting er det tekniske, noget andet er at sikre og fastholde engagementet hos fagpersonerne, så projekterne forankres i organisationen. Husk ejerskabet Det er myndighedernes sagsbehandlere, der i sidste ende skal bruge og drive de digitale projekter. Derfor er det essentielt, at de oplever ejerskab over den digitale løsning det skal være deres løsning! Hvis projektet drukner i store armbevægelser og tekniske besværligheder, øges risikoen for, at de mister overblikket og grebet om løsningen. Og så er projektet, der skulle gøre livet lettere for alle parter, pludselig det stik modsatte. Hos ditmer har vi gennem arbejdet med vores kunder lært, at engagement og hårdt arbejde er afgørende for en succesfuld digitalisering. Og at det handler om mennesker og ikke blot tekniske specifikationer. Digitaliseringen af sagsbehandlingen bør tænkes i enkle og overskuelige skridt, der både sikrer hurtige succeser og baner vejen for at tænke dybere og mere omfattende løsninger og altid med brugerne i centrum. Det giver mulighed for at høste udbyttet af de små skridt, mens der undervejs kan eksperimenteres med nye arbejdsprocesser. CASE: 100% digitalisering i Vejle Kommune Det kan være en udfordring at få borgere og virksomheder til at bruge de digitale løsninger, men hos Teknik & Miljø i Vejle Kommune har man ad frivillighedens vej opnået 100% digitalisering inden for matrikulære sager. Vi er meget positive over for den forankring, vi har oplevet i organisationen. Med de erfaringer vi indtil videre har gjort os, forventer vi helt klart at kunne bruge løsningen inden for andre sagsområder også. Enkle byggeklodser Vi kan ikke ændre på, at integrationer og avancerede workflows vil være teknisk krævende og involvere samarbejde med leverandører de næste mange år. Hos ditmer arbejder vi med et sæt enkle byggeklodser til indberetning og efterfølgende sagsdialog, som fagpersonerne selv kan justere og arbejde med inden for løsningens rammer. De overskuelige byggeklodser giver mulighed for at eksperimentere og justere undervejs. Det giver mulighed for f.eks. at arbejde med Leanprincipper for løbende forbedring af sagsarbejdet. Det er myndighedernes sagsbehandlere, der i sidste ende skal bruge og drive de digitale projekter. Derfor er det essentielt, at de oplever ejerskab over den digitale løsning det skal være deres løsning! Bjarne Falk Teknik & Miljø Digital i Vejle Kommune Digitaliseringen af sagsbehandlingen bør tænkes i enkle og overskuelige skridt, der både sikrer hurtige succeser og baner vejen for at tænke dybere og mere omfattende løsninger og altid med brugerne i centrum. 07

8 Alle os i, Juli 2011 Ditmer har mere end 10 års erfaring med at drive agile digitaliseringsprojekter som involverer brugerne og sætter mennesket i centrum. Vi inspireres af værdierne i det agile manifest fra 2001, der prioriterer en række forhold, som skal til for at lave gode softwareprojekter: Mennesker og interaktion højere end processer og værktøjer Kørende software højere end detaljeret dokumentation Samarbejde højere end kontraktforhandling At reagere på forandringer højere end at følge en plan Ditmer var første danske virksomhedsmedlem af Agile Alliance Se mere på Ditmer er Microsoft Partner med en gold competency Ditmer er godkendt leverandør på SKI Rammeaftale Udvalgte kunder Trindsøvej 9 DK-8000 Aarhus C