Dagsorden til HAMiU-møde onsdag d. 7. december 2016 kl. 13:00 til 15:00

Transkript

1 Lars Brodersen 28. november 2016 Dagsorden til HAMiU-møde d. 7. december 2016 Dagsorden til HAMiU-møde onsdag d. 7. december 2016 kl. 13:00 til 15:00 Sted: HR's store mødelokale F3-42, Fredrik Bajers Vej 7F og virtuelt møderum "Virtual Room AAU ". 1. Godkendelse af dagsorden 13:00 2. Afstemningerne ved AAU s arbejdsmiljøkonference i relation til Vision :05 Ved AAU's arbejdsmiljøkonference var stort set hele AAU's arbejdsmiljøorganisation og flere tillidsrepræsentanter til stede. Der blev gennemført en afstemning med tre spørgsmål i relation til Vision 2020 for det psykiske arbejdsmiljø ved AAU. Afstemningsresultaterne må med det store fremmøde siges at være nogenlunde repræsentative for arbejdsmiljøorganisationens synspunkt vedr. Vision 2020 og bør derfor måske inddrages i arbejdet med arbejdsmiljøpolitik mv. Orientering (Lars Brodersen). Bilag 1. Afstemningsresultaterne vedr. Vision De store linjer i arbejdsmiljøarbejdet i 2017; HAMiU og AMS 13:10 Status og drøftelse af opmærksomhedspunkter eller sigtelinjer for arbejdet i 2017 i HAMiU samt 2017-handleplaner for arbejdsmiljøsektionen. Arbejdet med at få oprettet en funktionsduelig arbejdsmiljøorganisation, herunder oprettelse af arbejdsmiljøsektionen, og implementering af vores nye APV-koncept har fyldt en god del af det hidtidige HAMiU-arbejde og det samme for arbejdsmiljøsektionens vedkommende. Nu er disse elementer kommet godt i vej, og derfor er det tid til at kigge dybere på selve indholdet i arbejdsmiljøarbejdet; hvilke emner skal vi gøre hvad ved og på hvilket ambitionsniveau. Drøftelse (HAMiU-oplæg v. Lars Brodersen, AMS-handleplaner v. Trine Bovbjerg (psykisk og strategisk) og Andreas Rasmussen (fysisk og kemisk-biologisk)). Bilag 2a: udkast til emner til HAMiU's arbejde i 2017 og Bilag 2b: handleplaner for arbejdsmiljøsektionen i Personalereduktioner og psykisk arbejdsmiljø 13:50 De aktuelle personalereduktioner i FS og PLAN har skabt usikkerhed og ligefrem frygt blandt en del medarbejdere og haft en dårlig indflydelse på arbejdsmiljøet. Manglende transparens i de modeller, der styrer ressourceallokeringen mellem de enkelte de-

2 Lars Brodersen 28. november 2016 Dagsorden til HAMiU-møde d. 7. december 2016 le af virksomheden, som heller ikke er gennemskuelige for medarbejderrepræsentanter i samarbejdsudvalg mv., øger usikkerheden og skaber en udbredt følelse af vilkårlighed i ledelsens beslutninger. Hvordan kan en større grad af ansvarlighed og ordentlighed i personalepolitikken fremmes, således at medarbejderne trods alt oplever retfærdighed i de trufne beslutninger? Drøftelse (Ole Busck). Ingen bilag. 5. Psykisk arbejdsmiljø i A.C. Meyers Vænge 15 (Arbejdstilsynssagen) 14:05 Hvis vi ved noget nyt. 6. Fysisk arbejdsmiljø i A.C. Meyers Vænge 15 14:15 Opfølgning på HAMiU-møde d. 24. maj Campusrådet i Campus København fremlægger en redegørelse om emnet på HAMiU's møde i december Orientering (Thorkild Ærø). Bilag 3. Erfaringer med lokaleanvendelse i A.C. Meyers Vænge Status for implementering af AAU's beredskabsplan 14:25 Orientering og eventuel drøftelse (Svend Ole H. Poulsen, Campus Service). Bilag 4. Status for implementering af beredskabsplanen. 8. Sammenlægninger af SU og AMiU i Fælles Service 14:45 Orientering (Henrik H. Søndergaard). 9. Eventuelt 14:50

3 Lars Brodersen Bilag 1, HAMiU-møde 7/ november 2016 Afstemningsresultater ved AAU's arbejdsmiljøkonference 2016 vedr. Vision 2020 for det psykiske arbejdsmiljø

6

7 Lars Brodersen Bilag 2a, HAMiU-møde 7/ november 2016 U D K A S T Emner til HAMiU's arbejde i 2017 og 2018 Emner til HAMiU's arbejde i 2017 og 2018 Arbejdsmiljøpolitikken beskriver ambitionsniveau og overordnede rammer. - arbejdsmiljøpolitikken skal revideres inden udgangen af afledte retningslinjer mv. RAVL retningslinjer for arbejdsmiljøansvar og sikkerhed ved feltarbejde APV-konceptet - opsagte "HSU-politikker": skærmpolitik stresspolitik rygepolitik (er ikke opsagt, men bliver fjernet fra "politikker") - forholdet til AAU's personalepolitik? Arbejdsmiljøets tilstand ved AAU; ved vi tilstrækkeligt om arbejdsmiljøets tilstand? For tiden kan vi tilbyde: - sygefraværsstatistik - arbejdsulykkestatistik - statistik over Arbejdstilsynets besøg - orientering om brugen af den psykologiske rådgivning - kvalitativ opsamling fra APV-arbejdet Opstilling af mål for det psykiske arbejdsmiljø jf. Vision 2020 (opfølgning og videreudvikling). APV for hele AAU opfølgning, mål og ambitioner. Beredskabet for AAU opfølgning, mål og ambitioner. Mål og ambitioner for uddannelse af arbejdsmiljøorganisationen. Opfølgning på de generelle træk i arbejdsulykker og Arbejdstilsynssager.

8 Lars Brodersen Bilag 2a, HAMiU-møde 7/ november 2016 U D K A S T Emner til HAMiU's arbejde i 2017 og 2018 Formålsbeskrivelsen for HAMiU er givet i forretningsordenen: 1. Formål Hovedarbejdsmiljøudvalget (HAMiU) fastlægger politikker, rammer og strategier for arbejdsmiljøarbejdet for Aalborg Universitet (AAU). 3. HAMiU varetager: det årlige arbejdsmiljøregnskab og evaluering af samme i en arbejdsmiljødrøftelse for hele AAU årlig evaluering og eventuelt revision af - AAU's arbejdsmiljøpolitik - arbejdsmiljøuddannelsen på AAU - arbejdsmiljøorganisationen på AAU inkl. informationsstrukturen den overordnede tilrettelæggelse og planlægning af arbejdet med AAU's arbejdspladsvurdering (APV) i samarbejde med HSU. politikker inden for HAMiU s ansvarsområde et årligt arbejdsmiljøseminar for hele AAU's arbejdsmiljøorganisation.

9 Bilag 2b, HAMiU-møde 7/ Lars Brodersen 28. november 2016 Handleplan for AMS' arbejde med det strategiske arbejdsmiljøarbejde 2017 Handleplan for AMS' arbejde med det strategiske arbejdsmiljøarbejde 2017 Sekretær for HAMiU o herunder få HAMiU's indsatsområder forberedt og fulgt op på. o især med fokus på en revideret arbejdsmiljøpolitik (for perioden ). o arbejdsmiljøregnskab for AAU. Rådgive og bistå universitets øverste ledelse (bestyrelse, rektor og direktion). Uddannelse af virksomhedsledere, arbejdsledere og arbejdsmiljørepræsentanter o Forestå AAU's uddannelsesudbud i arbejdsmiljø herunder udvikling af program og kursusbeskrivelser. o Samarbejde med ekstern leverandør om den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse på AAU. o Afholde kurset "Den arbejdsmiljøansvarlige leder". o Uddannelsespakke for arbejdsmiljø ved AAU. AAU-uddannelsesprogrampakke færdiggøres. kurserne i pakken skal udbydes. APV-projektledelse (overordnet for hele AAU). Vejledning og bistand til AAU's AMO mht. arbejdsmiljøorganisation og love og regler i denne sammenhæng mv. Holde AAU's AMO ajourført med HAMiU's beslutninger, med ændringer i lovgivning og følgebestemmelser på arbejdsmiljøområdet og anden relevant information. Udsende "Nyhedsbrev om arbejdsmiljø ved AAU" cirka en gang om måneden. DUA-samarbejdet (danske universiteters arbejdsmiljøsamarbejde).

10 Bilag 2b, HAMiU-møde 7/ Tanja Busk Slot, Jeanet Klindoch, Lars Brodersen, Trine Bovbjerg 28. november 2016 Handleplan for AMS' arbejde med det psykiske arbejdsmiljø 2017 Handleplan for arbejdsmiljøsektionen (AMS) for arbejdet med psykisk arbejdsmiljø 2017 I det følgende beskrives handleplan for arbejdsmiljøsektionens indsats for at løfte det psykiske arbejdsmiljø på AAU i Indsatsområderne er prioriteret ud fra de erfaringer og observationer, som arbejdsmiljøsektionen har gjort sig i forbindelse med gennemførelse af APV-årshjulet 2015/2016, drøftelser i HAMiU og HSU, samt resultatet af afstemninger gennemført på AAU s interne arbejdsmiljøkonference 27. september Udover dette har HR-afdelingen valgt at søge midler til opstart af et pilotprojekt (2017), hvor universitetets sygefraværsindsats kobles med arbejdsmiljøarbejdet med det formål at skabe synergi og en sammenhængende indsats. De fire indsatsområder for psykisk arbejdsmiljø i 2017: 1. Vision 2020 for det psykiske arbejdsmiljø ved AAU 2. Aktører og relationer i psykisk arbejdsmiljø 3. Sygefravær og psykisk arbejdsmiljø en samlet indsats 4. Konceptualisering af psykisk arbejdsmiljø Indsatsområde 1: Vision 2020 for det psykiske arbejdsmiljø ved AAU AAU s to hovedudvalg, HSU og HAMiU, udarbejdede og vedtog i foråret 2016 en vision 2020 for det psykiske arbejdsmiljø ved AAU. Visionen beskriver ikke konkrete mål eller indsatsområder, men gengiver et billede af, hvad det så nogenlunde er, de to hovedudvalg kunne ønske sig at se på forsiden af fx et tidskrift om arbejdsmiljø i Visionen blev offentliggjort på AAU s arbejdsmiljøkonference i september Arbejdet fremad for visionen består i, at arbejdsmiljøorganisationen med støtte fra arbejdsmiljøsektionen sætter mål og drøfter midler (handlinger) til at nå de mål. Arbejdsmiljøsektionen tager i 2017 initiativer til, at de lokale arbejdsmiljøorganisationer får igangsat dette arbejde med mål og midler for det psykiske arbejdsmiljø i 2020 f.eks. via de årlige arbejdsmiljødrøftelser. Det handler i vid udstrækning om at sætte arbejdsmiljøorganisationen i gang med også at snakke om fremtiden, frem for kun at forhold sig til løsning af fortidens og nutidens problemstillinger. I Vision 2020 er der også beskrevet to mere instrumentelle forhold i relation til det psykiske arbejdsmiljø. For det første at vores APV-koncept også i 2020 er et bærende element i vores arbejde med det psykiske arbejdsmiljø. Det kræver fortsat vedligeholdelse og udvikling af APV-konceptet, suppleret af vejledninger m.m., hvilket arbejdsmiljøsektionen står for. For det andet at vi i 2020 har taget VVA i brug (vurdering af virkninger på arbejdsmiljøet). Arbejdsmiljøsektionen har indledt arbejdet med at udvikle et VVA-koncept og forvente i løbet af 2017 at kunne formidle en VVA-prototype til drøftelse i AAU s arbejdsmiljøorganisation. 1

11 Bilag 2b, HAMiU-møde 7/ Tanja Busk Slot, Jeanet Klindoch, Lars Brodersen, Trine Bovbjerg 28. november 2016 Handleplan for AMS' arbejde med det psykiske arbejdsmiljø 2017 Indsatsområde 2: Aktører og relationer i arbejdsmiljøarbejdet Et godt samarbejde i AMO er et grundelement i god trivsel og et godt psykisk arbejdsmiljø. Grundstenen i det gode samarbejde er klarhed om rollefordeling, rammer og regler. Arbejdsmiljøsektionen kan konstatere, at der er en udbredt oplevet uklarhed i grænseflader, ansvar og handlerum. Indsatsen for aktører og relationer i psykisk arbejdsmiljø vil bestå af beskrivende materiale, konsulentindsatser og små kurser, som bidrager til klarere forståelse af følgende lokalt: (1) Hvilke aktører der er relevante i det psykiske arbejdsmiljø (ledelse, AMR, TR, AMiU, AMG, SU, arbejdsmiljøsektionen, HR-sygefraværsteamet, Psykologisk Rådgivning m.fl.) (2) Regler og ansvar, pligter og opgaver for de enkelte aktører ift. psykisk arbejdsmiljøarbejde (3) Potentialet i at kende til grænse- og samarbejdsflader blandt aktørerne for at skabe synergi. Arbejdsmiljøsektionen vil derfor i sine kurser tilstræbe, at disse målgrupper deltager sammen i konstellationer, hvor de har mulighed for at tale om deres særlige ansvar og definere deres handlerum. Informationsflow og relationer mellem udvalg med udvalgssekretæren som bindeled Der blev i november 2016 oprettet et netværk for SU- og AMiU-sekretærer med det formål at vidensdele, erfaringsudveksle og kompetenceudvikle udvalgssekretærer. Netværket har også til formål at skabe relationer og rammerne om bedre informationsflow og samarbejde på tværs af udvalg på AAU. Indsatsområde 3: Konceptualisering af psykisk arbejdsmiljø Som en viderebygning på hjemmesiden og de guides AMS har udviklet i 2016, planlægges at lave en værktøjskasse bestående af koncepter for arbejdet med psykisk arbejdsmiljø, med bud på hvordan tematiske rammer om rundering oversættes til handlinger. Koncepterne som er helhedsorienterede i den forstand, at de beskriver en teoretisk ramme og operationaliserer det til en proces som fører til handling. Formålet er at lave let tilgængelige og oversættelige hyldevarer, som uden konsulenthjælp kan anvendes lokalt. TTA(Tilbage Til Arbejdet) og aktørlandskabet Et eksempel på et sådant koncept kan være TTA. Et TTA værktøj er i denne forbindelse udviklet til brug i de lokale SA/SU/AMiU/AMG. Disse værktøjer vil i starten af 2017 indgå som en del af de værktøjer AMO via AAU s arbejdsmiljø hjemmeside kan rekvirere. En væsentlig del af dette arbejde er at afdække aktørlandskabet og prioritere og vurdere, hvem der gør hvad i hvilke faser i sygefraværsforløb. Første kursus i håndtering af TTA er for første gang afholdt i november/december

12 Bilag 2b, HAMiU-møde 7/ Tanja Busk Slot, Jeanet Klindoch, Lars Brodersen, Trine Bovbjerg 28. november 2016 Handleplan for AMS' arbejde med det psykiske arbejdsmiljø 2017 Indsatsområde 4: Sygefravær og psykisk arbejdsmiljø en samlet indsats Arbejdsmiljøsektionen har i samarbejde med HR-afdelingens sygefraværsteam ansøgt om midler til at gennemføre et pilotprojekt på tre udvalgte enheder, for at tage første skridt i retning af en mere systematisk og sammenhængende indsats for at fremme nærvær og gode arbejdsmiljøer. Baggrunden for initiativet skal bl.a. ses i relation til den overordnede personale og arbejdsmiljøpolitik, retningslinjer og i den danske lovgivning. Visioner om at nedbringe langtidssygefravær og øge andelen af langtidsfriske med 20 % indgik som nogle overskrifter i Vision 2020 for det psykiske arbejdsmiljø ved AAU. Beregninger viser, at kunne sygefraværet sænkes bare 10 % ville besparelsen i lønomkostninger udgøre en årlig besparelse på 4,6 mio. i direkte omkostninger. Men hvordan kan de enkelte politikker, visioner og retningslinjer have praktisk værdi og samtænkes i meningsfuld sammenhæng? Umiddelbart mangler AAU s håndtering af sygefravær og arbejdsmiljødrøftelser fortsat forankring og systematik. Arbejdsmiljøsektionen vurderer, at vi med et nyt helhedsorienteret koncept kan skabe systematik, forankring og bedre dialog ved at klæde vores ledere og lokale samarbejds- og arbejdsmiljøorganer på til at gøre det endnu bedre. Pilotprojektet med forventet efterfølgende implementering sender således et vigtigt signal om ambitionerne for det fremadrettede arbejde med fravær, nærvær og arbejdsmiljø. En del af arbejdsmiljødrøftelserne Pilotprojektet forventes at løbe fra 1. december december I marts indledes projektet ved at enhederne introduceres til konceptet. I ugerne herefter følger en screeningsfase, hvor enhederne, i tilknytning til arbejdsmiljødrøftelsen screener og identificerer hvilke elementer det vil være værdifuldt for dem at arbejde med, herefter arbejder enhederne i samarbejde med HR-afdelingen/AMS med at handle på deres viden. Et katalog med eksisterende tilbud og inspiration udarbejdes i denne forbindelse. Undervejs følges fraværet for at e om indsatsen har den ønskede effekt. 3

13 Bilag 2b, HAMiU-møde 7/ Andreas Rasmussen 28. november 2016 AAU CAS/AMS Handleplan for AMS' arbejde med det fysiske, kemiske og biologiske arbejdsmiljøarbejde 2017 Handleplan for indsats på det fysiske, kemiske og biologiske arbejdsmiljø i 2017 Baggrund I det følgende beskrives handleplanen for Arbejdsmiljøsektionens indsats for at løfte det fysiske, kemiske og biologiske arbejdsmiljø på AAU i Dette involverer både det generelle fysiske arbejdsmiljø i forhold til kontorarbejde og forholdene i værksteder og laboratorier. Da flere af indsatserne går på tværs af disse områder, er handleplanen delt op i hhv. den proaktive indsats i form af rådgivning og undervisning og den reagerende i form af at sikre håndtering af konstaterede arbejdsmiljømæssige udfordringer. Rådgivning og undervisning Indsatsområde Opførelse af og flytning til nye bygninger Undervisning af studerende Implementering af nyt Kemibrug Handlingspunkt Tæt involvering i projekteringsfasen i forbindelse med opførelse af og flytning til nye bygninger (bl.a. SUND-projekt, Fysisk & Nano, NOVI 9 mv.) for at sikre en indretning af særligt laboratorier, som overholder arbejdsmiljølovgivning. Hvert efterår gennemføres en omfattende undervisning af alle de nye studerende på alle campusområder, som skal arbejde i laboratorier eller værksteder. Undervisningen er adgangskrav for den studerendes arbejde. I begyndelsen af 2017 implementeres en ny version af Kemibrug og den tilknyttede CLP-beregner, som er et helt centralt værktøj for både de ansatte og studerendes arbejde med kemikalier både i laboratorier og værksteder men også i ex rengøringen. Der skal gennemføres undervisning for både ansatte og studerende i brugen af det nye. Sideløbende vil Arbejdsmiljøsektionen arbejde for, at relevante institutter og afdelinger får øget deres lovpligtige registrering af arbejdspladsbrugsanvisninger på benyttede kemikalier. Supplerende arbejdsmiljøuddannelser I første halvår af 2017 skal der etableres supplerende arbejdsmiljøuddannelser for hhv. kemisk og biologisk arbejdsmiljø, værkstedsarbejdsmiljø samt sundhed og ergonomi. De første to vil gennemføres med interne ressourcer. (fortsættes næste side)

14 Bilag 2b, HAMiU-møde 7/ Andreas Rasmussen 28. november 2016 AAU CAS/AMS Handleplan for AMS' arbejde med det fysiske, kemiske og biologiske arbejdsmiljøarbejde 2017 Sikre håndtering af konstaterede arbejdsmiljømæssige udfordringer Indsatsområde Overholdelse af lovgivning ift. eftersyn af tekniske hjælpemidler Handlingspunkt Det er konstateret, at AAU i højere grad bør sikre et struktureret eftersyn af tekniske hjælpemidler i værksteder og laboratorier for at sikre overholdelse af lovgivningskrav herom. AMS vil derfor i 2017 rådgive relevante institutter om lovgivningskrav ift. eftersyn af tekniske hjælpemidler på det kemiske og biologiske område (ex stinkskabe og centrifuger) og på det generelle værkstedsområde (ex trucks, palleløftere, pallestablere og stiger). AMS vil i den forbindelse foretage en kortlægning og et review af vedligeholdelsesaftaler på disse typer udstyr med henblik på optimering af kontraktportefølje og sikre det lovpligtige strukturerede eftersyn. Udover ovenstående er der konstateret et behov for en indsats på flere andre områder for at sikre overholdelse af lovgivning ex registrering af ansatte, som er udsatte for visse farlige eller biologiske stoffer, klassifikation af eksplosionsfarlige stoffer, tilladelser til besiddelse og anvendelse af biologiske stoffer og fremføringsmidler. AMS vil i 2017 udarbejde en handlingsplan for håndtering af disse. Overholdelse af lovgivning ift. spildevand Opsamling på arbejdspladsvurderinger (APV) Løbende håndtering af arbejdsmiljøsager Anmeldelse af arbejdsskader Der er konstateret, at AAU har en mangelfuld registrering af det udledte spildevand. Derfor vil CAS i 2017 skabe et overblik over den mangelfulde registrering og facilitere udarbejdelse af spildevandsredegørelser mhp. at have de påkrævede spildevandstilladelser. CAS vil derudover arbejde for at sikre en fremadrettet løbende opdatering samt indarbejdelse af spildevandsredegørelser i nybyggeprocesser og renoveringer. I APV-proces er alle medarbejdere i AMS involveret som kontaktpersoner for et antal institutter og afdelinger for at være mere styrende ift. proces og tidsplan. På værksteds- og laboratorietunge institutter vil AMS have en tættere involvering i runderingsfasen. Som opfølgning på institutternes opfølgning på runderingerne vil CAS invitere til dialogmøder med de enkelte institutter og afdelinger, hvor der samles op på de konstaterede udfordringer relateret til det fysiske arbejdsmiljø. Herefter prioriterer CAS, giver tilbagemelding og eksekverer på de prioriterede udfordringer. Denne proces vil CAS arbejde for at optimere ift. processen i AMS får løbende forespørgsler fra institutter og afdelinger på rådgivning eller håndtering af konkrete arbejdsmiljøudfordringer, hvor AMS går i dialog om hvorledes disse rent praktisk kan løses. AMS indberetter alle arbejdsskader på AAU. I 2017 vil AMS udarbejde en justeret anmeldelsesskabelon som skal gøre indberetningen mere smidig samt sikre opdatering af AAU s p-nummerstruktur.

15 Fælles Service CPH A. C Meyers Vænge København SV Sagsbehandler: Simon Holmen Reventlow Clemmensen src@adm.aau.dk Dato: 28. november 2016 J.nr Erfaringer med lokaleanvendelse i kontormiljøer på AAU CPH Da AAU CPH blev etableret i Sydhavnen i 2012, overtog universitetet et bygningskompleks, der var indrettet i storrum for at facilitere samarbejde mellem ingeniørerne og designerne i Nokia s udviklingsafdeling. Direktionen besluttede i den forbindelse, at de faglige miljøer i mindst det første år efter indflytningen skulle tage bygningerne i brug mere eller mindre, som de var, og ikke bygge mindre cellekontorer. Beslutningen blev truffet dels for at facilitere samarbejde og videndeling mellem forskerne (samt de studerende og de samlokaliserede virksomheder), dels for at anvende bygningen, som den var tænkt. Efterfølgende har flere fagmiljøer dog foretaget større eller mindre ombygninger i deres miljøer, enten som følge af medarbejdererfaringer eller i forbindelse med omflytninger på campus. På baggrund af HAMiU s henvendelse og anmodning om en orientering om erfaringerne med lokaleanvendelse i kontormiljøerne på AAU CPH har Campusrådet indhentet input fra de faglige miljøer, AUB og Fælles Service CPH. I undersøgelsen har der været lagt vægt på at indhente de lokale ledelsesrepræsentanters overvejelser, erfaringer og vurderinger i tilgift til faktuelle oplysninger om de enkelte miljøers portefølje af lokaler. I dette notat afrapporterer Campusrådet de væsentligste erfaringer og vurderinger, som Campusrådet vurderer har arbejdsmiljømæssig betydning. Campusrådet har primært lagt vægt på erfaringerne med indretning og anvendelse af kontorarealerne i bygning A (A. C. Meyers Vænge 15), hvor fagmiljøerne dels bor tættest sammen, dels hvor der er foretaget flest ombygninger i campus levetid. I nedenstående matrice gives et overblik over, hvilke faglige enheder, der i dag har til huse i bygning A, dels om de har fået foretaget ombygninger og i så fald hvilke. Enhed Foretaget væsentlige ombygninger? Ombygningernes art Arkitektur og Medieteknologi Ja Etablering af enkeltmandskontorer og kontorer til et mindre antal medarbejdere Aalborg Universitetsbibliotek Nej Center for Industriel Produktion Ja Etablering af kontorer til 1 eller 2-4 medarbejdere Fælles Service CPH Nej Etablering af lederkontor Kemi og Biovidenskab Ja Etablering af kontorer til 1 eller 2-4 medarbejdere Kommunikation Ja Etablering af kontorer til 1 eller 2-4 medarbejdere Kultur og Globale Studier Ja Etablering af kontorer til 1 eller 2-4 medarbejdere Læring og Filosofi Ja Etablering af enkeltmandskontorer og kontorer til et mindre antal medarbejdere Mekanik og Produktion Nej Planlægning Nej Statens Byggeforskningsinstitut Nej Etablering af et lederkontor

16 Sammenfatning af erfaringer Overordnet har tendensen været, at enhederne har bygget om fra større til mindre kontorer, og medarbejderne har gennemgående tilkendegivet at ønske enten enkeltmandskontorer eller kontorer med plads til 2-4 medarbejdere. SBi, Institut for Planlægning og Fælles Service har haft (og fastholdt) storrumskontorer siden indflytningen i Sydhavnen. Institut for Planlægning har indrettet sig med ¾-høje støjabsorberende vægge og har etableret en enkelt væg for at skærme mellem de to fælleslokaler, hvor flest samtaler foregår. I begge de øvrige enheder er der etableret et enkelt mindre lederkontor for at begrænse støj fra telefonsamtaler og muliggøre fortrolige samtaler. Udfordringer ift. støj og behov for kollegiale samtaler er søgt løst ved at etablere mindre mødelokaler i enhedernes områder. De øvrige institutter har bygget om, sådan at de oprindelige storrumskontorer i vid udstrækning (men dog i varierende grad) er blevet erstattet af en blanding af enkeltmandskontorer, kontorer til 2-4 medarbejdere og (i mindre grad) kontorer til 5-10 medarbejdere. De primære hensyn bag ombygningerne har været at begrænse den støj og de generelle forstyrrelser, medarbejderne bliver udsat for i hverdagen. I mindre grad har der også været taget hensyn til medarbejdernes behov for at kunne opbevare nødvendigt materiale (bøger etc.) ved deres arbejdspladser. Ledelsens refleksioner over, hvad der har givet en succesfuld gennemførelse af indretning og ombygning af de enkelte enheders arealer, fremhæver entydigt, at jo mere energi, der bruges på at inddrage medarbejderne tidligt i processen, jo bedre fungerer hverdagen efterfølgende. Blandt de enheder, der ikke har foretaget væsentlige ombygninger, nævner lederne desuden, at det har en stor effekt på arbejdsmiljøet, at der dels etableres mindre lokaler, medarbejderne kan trække sig tilbage til ifm. telefonsamtaler og spontane møder, dels at ledelsen tydeligt tilkendegiver vilje til at finde løsninger, hvis konkrete medarbejdere oplever ubehag ved at skulle arbejde i et storrumskontor.

17 Svend Ole H. Poulsen Bilag 4, HAMiU-møde 7/ november 2016 CampusService/AMS Orientering om status på beredskabsarbejdet ved AAU Implementering af "AAU Generel Beredskabsplan" Status pr. 25. november 2016 Arbejdet foregår i 2 spor: Etablering og udvikling af krisestyringsorganisation Udvikle, samordne og synliggøre beredskabsmæssige ressourcer 1. Krisestyring Udpegning af krisevagter o er sket o oversigt optaget som bilag til beredskabsplan o krisevagter har været samlet for indledende information (dog endnu ikke i AAU CPH) Nødtelefonnumre o er etableret, test vil ske i januar 2017 i forbindelse med kursus. Uddannelse af krisevagter o AAU AAL og AAU ESB: kursus v. Falck aftalt til jan o AAU CPH: kursus v. Hovedstadens Beredskab endnu ikke aftalt. Beredskabstaske o indhold i og format for beredskabstaske til krisevagter er endnu ikke afklaret o behandles i forbindelse med kursus i jan Øvelser (for krisevagter) o øvelsesplanlægning er endnu ikke iværksat. 2. Beredskabsmæssige ressourcer RBG14 er under beredskabsmæssige opgradering og vil som den første AAU-bygning komme på det ønskede niveau i forhold til beredskabsmæssige ressourcer: o Supplerende slukningsmateriel (håndildslukkere) er opsat skiltning efter DS/EN 7010 er udarbejdet og bestilt, men endnu ikke opsat o Evakueringsudstyr opsætning forventes afsluttet primo december instruktioner til evakueringsleder hhv. samlepladsleder til evakueringsudstyr er udarbejdet o Flugtvejsplaner er udarbejdet forventes opsat ultimo november

18 Svend Ole H. Poulsen Bilag 4, HAMiU-møde 7/ november 2016 CampusService/AMS Orientering om status på beredskabsarbejdet ved AAU o o o o Alarmeringsinstrukser Er opsat Dog endnu ikke ved flugtvejsplanerne SafetyPoint-skabe Specialdesignet skab er droppet p.g.a. pris Billigere skab forventes købt ved Falck Teknik- 2 stk. til RBG14 Førstehjælpsudstyr Købsaftale med Dansk Brandteknik forventes indgået primo december 10 stk. store FH-kufferter (placeres på betjentkontorer på AAU), heraf 1 stk. i RBG14 50 stk. små FH-kasser (placeres på SafetyPoints), heraf 2 stk. i RBG14 50 (evt. 100) yderligere stk. refill U/B til fordeling til institutter og afdelinger, som har egne FH-kasser. Muligvis kan evt. lokale abonnementer derfor opsiges. 10 stk. hjertestartere købes til supplering af totalbeholdning, 2 stk. findes allerede i RBG14. Bygningsbrugerinstruktioner 3 stk. brugermøder til ansatte i bygningen er gennemført (også på engelsk) ultimo november stk. brugermøder til studerende er udbudt, desværre mødte ingen op. Forventes gentaget om 1 år. Andre bygninger, hvor beredskabs opgradering er undervejs eller under forberedelse o PON107 undervejs o TMV23 (B&A) under forberedelse o PON111 under forberedelse o FIB5 under forberedelse (afventer dog ombygning primo 2017)