Skema til udfyldelse Mulige emner til konkurrenceudsættelse

Transkript

1 Skema til udfyldelse Mulige emner til konkurrenceudsættelse Økonomiudvalget har i mødet den 9. marts 2015 besluttet at følgende områder skal nærmere beskrives med henblik på at beslutte om de skal konkurrenceudsættes. Til brug for Direktionens og Økonomiudvalget nærmere behandling, skal nedenstående skema udfyldes. Tidsplan for udfyldelse fremgår af dok. nr. Der udfyldes et skema for hvert område. Område: IT-Drift Kort beskrivelse af de opgaver der kan udbydes indenfor området: Omfang: Her anføres antallet af medarbejdere der i dag udføres opgaverne. Samt kommunens omkostninger ved at løse opgaven i dag estimeres. Risiko: Her anføres de risici man skal være særligt opmærksom på hvis området konkurrenceudsættes, herunder risiko i forhold til et evt. samfundsansvar. Drift og vedligeholdelse af netværksplatformen herunder opsætning og konfiguration af routere, switche og Access punkter. Overvågning og vedligeholdelse af netværket samt fejlsøgning/fejludbedring. Installationen omfatter: 700 switche og routere Access punkter Teknisk drift og vedligehold af serverinfrastrukturen (hardware, virtualisering, operativsystem og management). Af afdelingens samlede personale anvendes 10 stillinger til de beskrevne opgaver lønsum ca. 4,3 mio. kr. Mhp. hurtig afhjælpning af diverse fejlscenarier er der indgået beredskabsaftaler med en række leverandører. De samme leverandører yder også konsulentbistand og den samlede portefølje er estimeret til ca kr. årligt. Kolding kommunes organisation er præget af konstante it-relaterede ændringer, hvilket medfører opgaver til IT og Digitalisering. Det er i form af personalerokader, ændrede anvendelsesmetoder, nye projekter, udbudssager, nyudvikling osv. IT og Digitalisering er i dag opdelt i fagspecifikke områder. Opgaverne er kendetegnet ved at de alene kan løses af specialister, hvorfor det er nødvendigt at arbejde i specialiserede grupper. De opgaver, som

2 Installationen omfatter: Ca. 400 virtuelle servere Klargøring af klientmaskiner (Pc ere, Ipads, mobiltlf. og lignende), opsætning hos slutbrugere. Vedligeholdelse af images, installation af programmer og patch management. Udbedre driftsfejl on-site på den enkelte lokation. Betjening af personligt fremmøde i IT. Håndtering af garanti reparationer. Kommunens installation omfatter ca.: pc ere Ipads mobil telefoner 700 printere pc ere skoleområdet fordelt på ca. 250 adresser. Brugerstøtte, -support leveres både ved personlige henvendelser i IT og on-site hos brugeren. IT supporterer d.d. ca IT-brugere. påtænkes konkurrenceudsat, udføres i dag af flg. grupper: Serveradministration 5 personer Netværksadministration 3 personer Klientopsætning og brugersupport udføres delvis af ovenstående grupper samt teknikgruppen på 7 personer. Hvis konkurrenceudsættelsen realiseres vil serveradministrationsgruppen reduceres til 3 personer, netværksadministrationen 2 personer og ingen personer vil være tilbage i teknikgruppen. Det vil have flg. konsekvenser: Kursusaktiviteter, ferieafholdelse, uplanlagt fravær og fratrædelser vil få negativ indflydelse på udførelsen af daglige opgaver. Der vil være opgaver, som ganske enkelt ikke kan udføres ved fravær i grupperne. En reduktion i medarbejderstaben vil generelt medføre forsinkelser i leverancer til organisationen. Brugerstøtten omfatter hjælp til tekniske problemer på pc ere, mobiltelefoner, Ipads og print, anvendelse af kontorprogrammer, Ad hoc og uplanlagte opgaver som ex. et valg vil ikke kunne gennem-

3 password administration samt udarbejdelse af vejledninger. føres med den reducerede bemanding. Der løses mange ad hoc opgaver, ex. når medarbejdere flytter arbejdsplads, eller der foretages test af geografisk mobil dækning, håndtering af 3. parts udstyr (skannere, kasseapparater) m.m. Den form for opgaveløsning kan ikke udføres med en reduceret bemanding. Der vil ikke kunne ydes ad hoc support til kommunens medarbejdere. Vagtordningen, der i dag håndteres af 5 personer i systemgruppen, vil ved en reduktion i antallet af medarbejdere ikke kunne opretholdes. Systemgruppen varetager ligeledes opgaver, som alene udføres i servicevinduer 2 lørdage i hver måneden. Den opgave vil en reduceret systemgruppe ikke kunne håndtere. Kontraktstyring Opfølgning af servicemål, skarpere snitflader ift. brugerbehov, ændringer i installationen skal afklares

4 kontraktligt. Det vil kræve øget behov for koordinering mellem flere parter, hvorfor der skal afsættes ressourcer til disse nye opgaver. Erfaringer fra andre kommuner: Hvis der er kendskab til erfaringer (positive som negative) anføres de her med angivelse af kommune navn. Konsulentfirmaet Marslev & Kruse har foretaget en benchmarking af IT-afdelingens ressourceforbrug sammenlignet med andre kommuner Rapporten er fra december Rapportens konklusionen er indsat sidst i dette dokument under yderligere bemærkninger. Høje Taastrup Kommune kendt som kommunen, der har outsourcet store dele af driften, hjemtager atter IT-opgaven. Artiklen er gengivet sidst i dokumentet. Bindinger: Såfremt der er kontraktuelle eller andre bindinger der først skal opsige anføres dette her: Overholdelse af personaleretlige regler ifm. evt. virksomhedsoverdragelse. Vagtordningen hvis denne ikke kan opretholdes, kan aftalen opsiges med 4 ugers varsel. Indgåede leverandøraftaler kan opsiges med 3 måneders varsel til udløb Tidsplaner: I store træk anføres følgende: Tidligste tidspunkt en konkurrenceudsættelse kan iværksættes. Periode til udarbejdelse af udbudsmateriale. Tidligste tidspunkt for kontraktstart: Udarbejdelse af udbudsmateriale. Der skal indregnes økonomi i form af konsulentbistand til udfærdigelse af udbudsmaterialet m.m Udbudsperiode Kontraktstart Opgaver der allerede er udliciteret i form af købte ydelser hos leverandører: Netværk: Firewall opgraderinger Antivirus - Implementering af nye versioner Opsætning af Access punkter (trådløs netværk) Avancerede ydelser i form af ex. IPv6, Quality of Service og lignende.

5 Netscaler sikkerhedsprodukt sikrer adgang til interne tjenester ex. mail, politikerweb Driftsstøtteaftaler Serveradministration: Opsætning og konfiguration af hardware (Storage og servere) Opgradering af VM-Ware (Platform til håndtering af virtuelle servere) Opgradering af telefonplatform (Cisco, Lync og Zylinc) Implementering af nye tiltag: Ex. Opgradering af Active Directory, Certifikat infrastruktur, Mobile Device Management, Microsoft Systemcenter. Drift og overvågning af backup Drift og overvågning af NetApp (Storage) Drift og support af Mobile Device Management Udvikling af installationspakker til Microsoft System Center Klienthåndtering: Opbygning af referencespejl på Microsoft System Center Certificering af ny hardware Reparation af mobile enheder Opgaver, som ikke kan udliciteres: Netværk: Konsulent-/rådgivningsydelser der leveres rådgivning til samtlige kommunale områder (forvaltninger, afdelinger, skoler, institutioner). Rådgivning ydes hver gang der skal foretages ændringer i den bestående installation eller nye områder skal ibrugtages, herunder også i samtlige udbudssager. IT-arkitektur (Tage stilling til og forholde sig til nye teknologier udarbejdelse af implementeringsplaner m.m.) Serveradministration: Konsulent-/rådgivningsydelser der leveres rådgivning til samtlige kommunale områder (forvaltninger, afdelinger, skoler, institutioner). Rådgivning ydes hver gang der skal foretages ændringer i den bestående installation eller nye områder skal ibrugtages, herunder også i samtlige udbudssager. Drift af fagprogrammer (installation af nye versioner af server- og klientprogrammel)

6 IT-arkitektur (Tage stilling til og forholde sig til nye teknologier udarbejdelse af implementeringsplaner m.m.) Vagtordningen IT-servicevinduer 2 lørdage i måneden. Klienthåndtering: Valg IT håndterer det tekniske set-up ift. valghandlinger (klargøring af maskiner, netværk og programmel). Stand by på opgaver både før og under og efter valghandlingen herunder support på samtlige valgsteder. Yderligere bemærkninger Konsulentfirmaet Marslev & Kruse har udarbejdet en rapport (afleveret december 2013) på Kolding kommunes ITs ressourceanvendelse sammenlignet med andre kommuner. Rapporten vedlægges. Rapporten konkluderer citat: Benchmarkings af kommunale it-afdelinger må og kan aldrig fortolkes som givende absolutte resultater. Der vil altid være lokale variationer og særlige forhold, som spiller ind. Endvidere vil forskellige opfattelser af, hvordan forskellige aktiviteter og udgifter skal rubriceres og opgøres, også påvirke resultaterne. Samme forbehold kan også rettes mod denne rapport om benchmark af Kolding Kommunes it-afdeling. Når alt dette er sagt, så er det primære udkomme af sammenligningen, at der er en påfaldende lighed mellem Kolding Kommunes it-afdeling og sammenligningskommunen på de målepunkter, som vi gør brug af. Som nævnt har vi sammenlignet med en kommune, hvor vi har materiale i den fornødne detaljeringsgrad for et spænd af opgaver, som dækker de opgaveområder, som har været anvendt i analysen. Vi har materiale fra øvrige kommuner for udvalgte opgaver og har for flere af disse kunnet konstatere lighedstræk med sammenligningskommunen, hvorfor vi anser denne kommune som anvendelig og repræsentativ som sammenligningskommune. Uanset, at det er interessant i denne type sammenligning at lede efter forskelle, så er ligheden det mest fremtrædende træk. Der er nærmest overraskende få og små afvigelser. Oplysningerne fra sammenligningskommunen (og flere af de øvrige kommuner) stammer fra en analyse af mulige gevinster ved en hel eller delvis outsourcing, hvor også en undersøgelse af brugernes og forvaltningernes tilfredshed med itafdelingens ydelser har indgået. Resultatet var her, at der ikke kunne identificeres gevinster ved outsourcing ved en sammenligning med markedets tilbud. Vi kan herudfra komme frem til en lignende konklusion for Kolding Kommune, at kommunens it-afdeling ud fra en udgiftsbetragtning fremstår som konkurrencedygtig. Som nævnt i indledningen er det kvalitative aspekt udbytte, serviceniveau, brugertilfredshed mv.- ikke i fokus for benchmarken og dermed heller ikke omfattet af konklusionen.

7 Citat slut. Høje Taastrup dropper ekstern it-support: Vi kan selv gøre det billigere Høje Taastrup kommune artikel i Version2-bladet 30. november 2012: Høje Taastrup Kommune tager nu it-supporten hjem efter at have outsourcet den i en årrække. Det er billigere, og medarbejderne kan hjælpe til med digitaliseringen i kommunen. Med næsten 10 års erfaring med outsourcing har Høje Taastrup Kommune efterhånden opnået et godt indblik i, hvad der bedst kan betale sig for kommunen. Derfor valgte kommunen også en lidt anden aftale, da det var tid til at forny den gamle kontrakt.»vi har outsourcet siden 2003, og hver gang overvejer vi, hvordan vi skal tilrettelægge vores drift. Det er vedtaget politisk, at itdrift ikke er en kernekompetence, fordi vi ikke har en kritisk masse eller kompetencerne til det,«forklarer it- og digitaliseringschef Jean Rygaard fra Høje Taastrup Kommune til Version2. Kommunen har i denne omgang indgået en fireårig kontrakt med KMD om driften af it-systemerne.»vi kunne måske nok gøre det billigere selv, men vi vil nok ligge på niveau. Det her er måske en fem procent højere pris. Det er en strategisk beslutning, at vi ikke vil have it-driften in-house, men vi vil heller ikke lægge det ud for enhver pris, så derfor går vi ud og spørger markedet,«siger Jean Rygaard. Hver gang det er tid til at forny kontrakten, ser it-afdelingen og politikerne også på, hvilke ydelser der skal outsources. Tidligere har kommunen haft outsourcet it-supporten, men den bliver nu flyttet tilbage til kommunen. Det drejer sig om reparationer af pc'er og telefoner, som kommunen har vurderet til ikke at være for tunge opgaver til selv at kunne løfte.»vi har set på, hvad det vil koste at lægge det ud, og har vurderet, at det vil være for dyrt, så det har vi valgt at hjemtage. Vi kan gøre det billigt, og vi er mere fleksible,«siger Jean Rygaard. Han understreger, at det især har været fleksibiliteten, der har været vigtig denne gang, for han vurderer ikke, at kommunen kan gøre det bedre, end da opgaven var outsourcet. Kommunen har da også været tilfredse med at have opgaven outsourcet. Fleksibiliteten kommer også til udtryk i, at kommunen har brug for it-folkene til mere end blot at udskifte defekte pc'er på rådhuset og institutionerne.»vi kan styre vores egne ressourcer, så vi også kan levere digitaliseringskompetencer. Hvorfor skulle vi ikke bruge vores dygtige folk, som ved noget om it, til at bære forretningsdelen hjem? Vi kan krydre de lidt trivielle opgaver ved at skabe mere jobindhold,«forklarer Jean Rygaard.

8 Ligesom landets øvrige kommuner står Høje Taastrup over for den næste bølge af digitalisering, hvor der skal implementeres og udbredes en række selvbetjeningsløsninger. It-folkene vil således kunne komme til at bruge eksempelvis 70 procent af deres tid på almindelig it-support og de resterende 30 procent på digitaliseringsprojekter.»det er ikke noget, vi kan gøre fra dag ét, for kompetencerne skal også udvikles,«siger Jean Rygaard. Mens arbejdet med digitalisering i høj grad er en kerneopgave for kommunens egne folk, så er driften af it-systemer ikke noget, kommunen selv vil håndtere på nuværende tidspunkt. Men modellen med outsourcing til en ekstern leverandør er heller ikke hugget i sten, men kan meget vel blive udfordret, når kontrakten skal fornys næste gang.»det er svært at fungere som kommune uden it-drift. Derfor skal man være kritisk og nuancere sine serviceaftaler og kvalitetsniveauer, når man outsourcer. Det er ikke ukendt land for os,«siger Jean Rygaard.