Leverandørmøde. Introduktion til projekt Min Digitale Byggesag - MDB

Transkript

1 Leverandørmøde Introduktion til projekt Min Digitale Byggesag - MDB

2 Velkomst og dagsorden for mødet Velkomst v. Markedsdirektør Thomas Rysgaard Christiansen Dagsorden Introduktion til projekt Min Digitale Byggesag" v. PL Dorthe Andersen Funktionalitet v. PL Sanne Mi Poulsen Arkitektur v. It-arkitekt Lars Kronborg Berth Leverandør inddragelse v. Leverandørchef Jesper Bo Seidler Fremadrettet proces v. PL Dorthe Andersen 2 Leverandørmøde - MDB

3 Introduktion til projekt Min Digitale Byggesag I 2011 fik KOMBIT i opdrag fra KL at etablere et ansøgningssystem til håndtering af byggesager til brug for 98 kommuner (frivilligt) Politisk pres i forhold til hurtigere, billig og ensartet sagsbehandling Projektet er en del af Den fælleskommunale digitale strategi 2015: 80 kommuner 2015: 70% af ansøgningerne sker digitalt Min Digitale Byggesag skulle basere sig på erfaringerne fra Projekt Digitalisering af Offentlig Byggesagsbehandling (DOB- SOWS), som er gennemført af EBST i samarbejde med KL og seks kommuner. 3

4 Pilotprojekt De seks DOB kommuner er inddraget i projektet (Vejle, Gladsaxe, Gentofte, Rudersdal, Århus og Lyngby-Taarbæk) Matrice med dokumentationskrav (ca. 330 sagstyper) En gennemgang af matricen og processer viste stor sammenhæng ml. byggeri og miljø forsøg med at inddrage 7 miljøsager Efteråret 2011 Rapport fra Devoteam Stort potentiale ved løsningen Gevinsterne ikke høstet af kommunerne Uhensigtsmæssig brugerinterface 4

5 Gevinster ved DOB-SOWS projektet Gennemgang med DOB kommunerne hvorfor blev gevinsterne ikke høstet? Nyt Gevinstnotat afdækning af hvor gevinsterne er og omfanget af dem Før måling BC til kommunerne Interaktionsdesign behov hos forskellige brugere samt opsamling på deres erfaring ved brug af DOB-løsningen 5

6 Formål med projektet Formålet med projektet er, på baggrund af de indhøstede erfaringer i pilotprojektet: - at udvikle og udbyde én digital ansøgningsløsning, som alle kommuner anvender (frivilligt), - at dække alle sagstyper i lighed med, hvad der kendetegner pilotprojektet. Projektet skal gennemføre udbud, sikre udvikling af løsningen og understøtte udbredelse til samtlige kommuner. 6

7 Projektorganisering Stor kommunal involvering referencegruppe med 20 kommuner (inkl. de 6 DOB kommuner) Styregruppen består af kommunale direktører, KL og KOMBIT Teknisk Direktør Philip Hartman, Gladsaxe er formand Afholdt en lang række workshops med referencegruppen omkring processer, use-cases, gevinster mv. Afdækket nye muligheder med matricen 7

8 Byggeri i fredede ejendomme Kulturstyrelsen har ønsket at være en del af projektet. Ansøgning om byggeri i fredede ejendomme vil være indeholdt i løsningen. Ansøgninger, der vedrører fredede bygninger kanaliseres til Kulturstyrelsen, og efterfølgende skal sagen via løsningen overføres til kommunen, så dokumentation kan genbruges på tværs af myndighedsskel. 8

9 Mål med Løsningen Gennem digitalisering at sikre mere ensartet, effektiv og hurtigere byggeansøgning og sagsbehandling. Digital selvbetjening, der hjælper ansøgeren og aflaster sagsbehandleren. Høj kvalitet i ansøgningsprocessen Høj kvalitet i ansøgninger Mindre tidsforbrug pr. sag Hurtigere gennemløb af sagen i kommunen At hjælpe kommunerne med at leve op til KL og kommunernes digitaliseringsplan for 2015 om at 80 kommuner gør brug af digitale ansøgningssystem samt en 70% kanalisering af byggeansøgningerne ind i en digital løsning.

10 Kvalitative gevinster Fuldt belyst sag ved ansøgningstidspunktet Konflikthåndteringen er sket (helt/delvist) inden sagsbehandleren modtager sagen Bedre borger- og virksomhedsservice 10

11 Funktionalitet 11

12 Løsningen generelt MDB er en webbaseret løsning til ansøgning om byggetilladelser, visse miljøsager og byggeri i fredede ejendomme. Ansøgere vil være privatpersoner, virksomheder, rådgivere, autoriserede håndværkere m.fl. Modtagere af ansøgninger vil være myndigheder (kommunale bygge- og miljøsagsbehandlere samt sagsbehandlere for byggeri ved fredede ejendomme). 12

13 Eksempel på forløb Trin 1 Ansøger (borger/virksomhed) har et byggeprojekt og tilgår MDB via internettet. Trin 2 Ansøger kan finde information og vejledning omkring Bygge- og miljøsager f.eks. i form af video.

14 Eksempel på forløb Trin 3 Ansøger søger efter sted via adresse i et kort og vælger, hvad projektet omhandler. Adresse Matrikel Ejendomsnummer opførelse tilbygning ombygning nedrivning Enfamiliehus Sø Lejlighed Trin 4 På baggrund af det valgte projekt bliver krav til dokumentation vist. Eksempelvis GIS rådighedsindskrænkninger for stedet.

15 Trin 5 Ansøger beslutter at gemme sit MDB projekt og logger ind via NemId eller Virksomheds/medarbejdersignatur Trin 6 Ansøger kan dele MDB projektmappe eller indhente godkendelser fra 3. parter via fuldmagt. MDB sag Rådgiver Andelsforening Håndværker

16 Trin 7 MDB guider ansøger til opfyldelse af dokumentationskrav for det pågældende projekt Trin 8 Når al dokumentation er indsamlet, sender ansøger ansøgning til myndighed.

17 Eksempel på forløb Trin 9 Myndighed modtager struktureret ansøgning og visiteringsgrundlag. Trin 10 Myndighed sender løbende statusmeddelelser og afgørelser til MDB.

18 MDB system og aktører Privat Ansøger NemId MDB Virksomheds signatur Virksomhed Ansøger Fuldmagt Web tilgang f.eks. Fuldmagt Borger.dk, virk.dk, Rådgiver myndigheds hjemmeside (fx bygherre, arkitekt) Autoriseret håndværker mv. Byggesag Miljøsag Fredning sag guidning Sagsmappe Sagsstatus Dokumentationskrav snitflade Afgørelser status Ansøgning Visiteringsgrundlag Integration ESDH Fagsystem Byggesagsbehandler N&M sagsbehandler Fredede ejendomme sagsbehandler Fællesoffentlige data Byggesagsdata (OIS, plansystem.dk Tingbog m.fl.) Natur & miljø data Fællesoffentlige (DMP m.fl.) GIS data Fredede og bevaringsværdige bygninger

19 Usability og sprogbrug Kunden lægger vægt på at løsningen bliver brugervenlig. Og vil have særligt fokus på brugerinvolvering, interaktionsdesign og usability. Løsningen skal tilbyde relevant vejledning og forklaringer i alle ansøgningens facetter, og levere det i et sprogbrug der er rettet mod ansøgeren. Kunden vil anvende kommunikations eksperter. 19

20 Sag og dokument -MDB bliver dokument container for alle MDB-sagsdata. -Omfatter bl.a. Versionerede dokumenter og samlinger af strukturerede data samt breve/beskeder fra myndighed til ansøger -Der skal være sammenhæng mellem myndighedens journal nr. i ESDH og MDB-sagen. -Journaliseringspligten ligger hos myndigheden. 20

21 Regler Løsningen skal holde styr på sagstyper (aktiviteter/objekter/anvendelse) og dokumentationskrav. Dokumentationskrav kan blive udløst dels af sagstypen og dels af GIS-lag (fundet ved konfliktsøgning). Det er væsentligt at løsningen bliver fleksibel i forhold til at kunne ændre og tilføje regler/sagstyper. 21

22 Beskeder fra myndighed og notifikationer MDB kan modtage og udstille beskeder fra myndighed. Det foregår via MDB og/eller gennem alternative kanaler eksempler på beskeder kan være: - Mangelskrivelse. Der er manglende dokumentation. - Sagen har skiftet status (mange varianter) - Tilladelse givet og kan hentes i byggemappen. - Påmindelse om at igangsætte byggeri (det kan sættes op automatisk fra MDB) Ansøger kan abonnere på notifikationer, når der er sket en hændelse i en MDB sag. 22

23 GIS GIS vil have en central rolle i løsningen. -Finde lokalitet. -Fundne emner kan begrænse omfanget af ansøgningsmuligheder. -Tegne- og placeringsmulighed af objekter og udstilling som WFS for myndighed. -Orientere ansøger om mulige vanskeligheder. -Fundne emner kan udløse dokumentationskrav til ansøgningen. -Orientering af kommunen om, hvilke emner der (ikke) skal med i sagsbehandlingen. -Løsningen vil trække på GIS data fra diverse fællesoffentlige datakilder f.eks. DAI og FOT. 23

24 Fælleskommunal rammearkitektur Den fælleskommunale rammearkitektur skal gøre det enklere for kommunerne at bevare sammenhængen mellem de kommunale itløsninger, selvom de drives af forskellige leverandører. Samtidig skal rammearkitekturen hjælpe leverandørerne med at udvikle til det fælleskommunale ved at etablere et fælles fundament i form af standarder, fælles tjenester/komponenter og fælles regler. Rammearkitekturen er et vigtigt initiativ i den fælleskommunale digitaliserings-strategi, og er i Økonomiaftalen for 2012 stadfæstet som en strategisk forudsætning for kommunernes og UDK s udbud på monopolområdet. 24

25 Fælleskommunal rammearkitektur Standarder og arkitekturmønstre Integrationsmønstre Sikkerhedsmodel Testmodel Brugergrænseflader Drift Håndtering af central/decentrale platforme Udfasning af monopolløsninger Revision af OIO Sag og Dokument-standarderne. 25

26 Fælleskommunal rammearkitektur Nye tværgående løsninger, implementering af : Beskedfordeler Serviceplatform Klassifikation Organisation, Grunddata Sag- og Dokument-repositories, M.v. 26

27 MDB og Rammearkitekturen MDB udstiller data overfor kommunerne via to snitflader: 1) Webservice, som kommunerne kan integrere deres fagsystemer /ESDH op imod. 2) Simpelt alternativ til webservice (fx webklient), der kan bruges, indtil kommunerne får integration til fagsystemer/esdh op at køre. Begge snitflader skal understøtte statusbeskeder til ansøgeren. - MDB overholder de retningslinjer, der er udstukket af Rammearkitekturen. - MDB er udviklet af løst koblede services. Således vil komponenter kunne udskiftes med Rammearkitektur-komponenter, når de måtte blive realiseret. 27

28 Adgangsstyring Adgangsstyring sker via NemID, eller Digital Virksomhedssignatur (medarbejdersignatur). Ansøger kan via digital fuldmagt give en eller flere rådgivere adgang til at udfylde ansøgningen på sine vegne. Ligeledes skal man kunne anmode om fuldmagt, hvis dette er nødvendigt. Som ikke registreret bruger, skal man kunne søge på alle ejendomme og sagstyper, hvilket kan give overblik over muligheder og begrænsninger samt kompleksitet. Man kan ikke gemme en MDB sag før man er logget ind. 28

29 KOMBITs forretningsgrundlag og leverandørdialog v/ Jesper Bo Seidler, leverandørchef

30 KOMBITs forretningsmodel 1. KOMBIT samler kommuner om fællesudbud på it-løsninger. Kommunerne indgår tilslutningsaftaler, med KOMBIT. Opgaver er typisk fælles offentlige eller fælles kommunale 2. KOMBIT er en hvile-i-sig-selv- organisation, som lægger penge ud for kommunerne, indtil løsningen kan implementeres. Derefter tilbagebetaler kommunerne KOMBITs udgifter tillagt renter typisk over 4-5 år 3. KOMBIT tilrettelægger altid udbud efter dialog med leverandørmarkedet. Målet er at sikre den bedste konkurrencesituation både under og efter udbuddet 4. KOMBIT tilstræber i videst muligt omfang, at ejerskabet til udbudte løsninger forbliver hos leverandøren. Hvor der er tale om rammearkitektur (centrale komponenter), som er forudsætningen for, at mange leverandører kan byde, vil KOMBIT forvalte ejerskabet på kommunernes vegne 5. KOMBIT søger i sin porteføljeplan at sikre en afbalancering mellem hensynet til leverandørernes investeringssikkerhed og hensynet til ikke at skabe stop-go for kommunernes investeringer på området Møde med ITEK

31 KOMBIT s generelle forudsætninger for at skabe relationer til leverandørerne på det kommunale itmarked 1. Informer åbent om projekter på vej giv leverandørerne mulighed for internt at prioritere ressourcer til kommende projekter ved i god tid at informere offentligt om, at de er på vej 2. Garanter en efterspørgsel til leverandørens investering skaf tilstrækkelig marked og volume til at leverandøren vil investere. 3. Kravspecificér så leverandøren ikke behøver at være kommunespecialist - arbejdsgange, begreber, grænseflader, regler, jf. lovgivning og fælles kommunale behov 4. Tal med leverandørerne før det egentlige udbud etabler offentlige interessentfora med leverandører, hvor de kan påpege uklarheder og konsekvenser ved udbudsplaner 5. Sørg for at omgivende grænseflader er frikøbt og standardiseret træf aftaler om standardisering og frikøb med ejere af grænseflader til data og funktionalitet på omgivende it-løsninger, som den udbudte løsning skal bruge 6. Stil krav om gennemsigtige ydelses- og prismodeller anvend fælles kommunale standardkontrakter, så ydelser og priser kan sammenlignes og ikke blokerer konkurrencen 7. Gør projekter og løsninger mindre jo mere overskueligt et projekt eller en løsning, jo flere leverandører kan levere, og jo mindre en risikopræmie skal kommunerne betale

32 Leverandørerne får mulighed for at komme med ideer og forslag Vi har en åben dialog med potentielle leverandører Dialogen begynder via KOMBIT s leverandørchef KOMBIT udarbejder specifikke business cases på de enkelte områder og systemer Vi har mulighed for en åben dialog indtil udbud går igang men med respekt for krav om ligebehandling derfor vil der være åbenhed og gennemsigtighed i dialogen KOMBIT / <Projektnavn>

33 KOMBIT inviterer til teknisk afklarings dialog - Samme spørgsmål til alle. KOMBIT sender dagsorden ud, -Mock up eller demo samt præsentation af løsninger fra leverandøren gerne men kun 15 minutter - Interesserede leverandører skal henvende sig til jsi@kombit.dk inden 30. maj Mødet forventes gennemført juni. Husk at dialogen, vil blive udstillet på KOMBITs hjemmeside Morgenmøde

34 Den fremadrettede proces

35 Udbudsmodel og metode Begrænset udbud med prækvalifikation af 5 Løsningen faseopdeles Leverandører indbydes til møder: One on one møder hvis leverandører ønsker det (juni 2012) Leverandørmøder for de prækvalificerede orientering og introduktion til udbudsmaterialet (september/oktober 2012) Præsentation af tilbud for KOMBIT (oktober/november 2012) Derudover er der mulighed for spørgsmål/svar (august-oktober 2012) KOMBIT kommunikerer i udbudsforløbet kun skriftligt via EU- Supply 35

36 Tidsplan for krav og kontraktfasen, 2012 Kontrakt & Udbud Kravspecifikation Udbudsmateriale Tilbud Kommunikation og interessenthåndtering Kommunal tilslutningsproces Leverandører Ferie Februar Marts April Maj Juni Juli August September Oktober November December 36

37 Fokus områder Den nye løsning skal have øget fokus på: Brugergrænsefladen ansøgningsforløbet: Kvaliteten af ansøgningsprocessen, herunder brugergrænseflade der intuitivt understøtter ansøgerens selvbetjening via et guidet forløb indeholdende vejledende tekster rettet mod brugerne, skal være i top. GIS-løsningen GIS vil spiller en central rolle i løsningen. Næppe en standard GIS løsning mere avanceret og nytænkende Den endelige løsning skal fremstå som brugervenlig, intuitiv og med et moderne og visionært design. 37

38 Kommunal tilslutning Dialogmøder 5 steder rundt om i landet. Højne kommunernes opmærksomhed på backoffice og det arbejde der ligger der herunder integrationer. DOB kommune repræsentanter deltager på dialogmøderne med erfaringer mv. Afsat blokmidler til løsningen. Fra august til november indhentelse af tilsagn om deltagelse fra kommuner. Hvis tilslutning ikke stor nok indgås der ikke kontrakt. 38

39 Tak for i dag! Husk løbende at holde øje med vores hjemmeside. Vi vil lægge materiale ud fra mødet i dag samt invitation til one-on-one møder. Kontaktperson: Leverandørchef Jesper Seidler jsi@kombit.dk 39