Bilag 1 Opgavebeskrivelse. Rammeaftale om huskonsulentrådgivning på det tekniske område

Transkript

1 Bilag 1 Opgavebeskrivelse Rammeaftale om huskonsulentrådgivning på det tekniske område

2 Indholdsfortegnelse 1. INDLEDNING BAGGRUNDSVIDEN Nærmere om Femern A/S organisation Nærmere om den hidtidige anvendelse af konsulenter i Femern A/S Tekniske Division OPGAVEBESKRIVELSE Generelle krav til Rådgivers bistand Forventede ydelser under Rammeaftalen In-house bistand Særlige krav for in-house bistand Særlig ydelse 2: Review af rapporter, notater m.v Særlige krav for Rådgiverens udførelse af review/vurderinger... 8

3 1. Indledning Siden 2009 har Femern A/S været i gang med at projektere en fast forbindelse over Femern Bælt mellem Rødbyhavn og Puttgarden. Projektet er nu ved at overgå fra forberedelsesfasen til anlægsfasen i forbindelse med, at de fire store design and build anlægskontrakter for forbindelsen (Tunnel North, Tunnel South, Tunnel Portal and Ramps og Tunnel Dredging and Reclamation (herefter tilsammen benævnt Tunnelkontrakterne )) blev underskrevet den 30. maj Det bemærkes, at Tunnelkontrakterne er betinget af, at den tyske myndighedsgodkendelse resulterer i en godkendelse på vilkår, der gør det muligt for Femern A/S at iværksætte entreprenørerne på grundlag af de fastlagte vilkår. Igangsætning af byggeaktiviteterne i medfør af Tunnelkontrakterne kan således først ske, når den endelige godkendelse er givet af de tyske myndigheder. Denne tilladelse forventes ikke givet før udgangen af 2017, hvorfor tidligst mulige opstart af aktiviteterne iht. Tunnelkontrakterne er den 1. januar Bliver godkendelsen anket i det tyske retssystem, kan en opstart af aktiviteterne dog udskydes yderligere nogle år. I denne periode vil Femern A/S skulle arbejde på afklaring af diverse spørgsmål, som fremkommer i forbindelse med den tyske godkendelsesproces samt indledende forberedelse til anlægsaktiviteter. Fremadrettet skal Femern A/S indgå en række yderligere entreprisekontrakter for de resterende arbejder i forbindelse med etableringen af den faste forbindelse over Femern Bælt. Disse kontrakter vil primært omfatte installationsarbejderne i tunnelen, dvs. udførelsen af elektriske og mekaniske installationer i og i tilslutning til tunnelen samt jernbanetekniske installationer. Hertil kommer, at der skal indgås en række mindre kontrakter for at komplettere forbindelsen, herunder bl.a. til brug for færdiggørelsen af landskabet på de inddæmmede arealer ud for Lollands og Fehmarns kyster. Disse kontrakter forventes at skulle indgås både før og efter igangsætningen af byggeaktiviteterne i medfør af Tunnelkontrakterne, jf. herom umiddelbart ovenfor. Forbindelsen udføres som en sænketunnel med en firesporet motorvej og en tosporet jernbane. Dette dokument beskriver ydelsen: Rammeaftale om huskonsulentrådgivning på det tekniske område. Rammeaftalen vil dække huskonsulentrådgivning på det tekniske område til etableringen af den faste forbindelse over Femern Bælt. Rådgivers ydelser kan ikke beskrives endeligt, eftersom rådgivningen bl.a. afhænger af de forskellige entreprenørers ageren. Rammeaftalen forventes dog helt overordnet at bestå i at stille konsulenter til rådighed for Femern A/S Tekniske Division som ressourcepersoner, der kan fungere som divisionens egne øvrige medarbejdere i kortere eller længere perioder (også benævnt in-house bistand) samt kvalitetssikring af ydelser, som er leveret af andre konsulenter engageret af Femern A/S på det tekniske område. Ydelserne forventes, at skulle påbegyndes i primo 2017 og fortsætte indtil rammeaftalen udløber efter 4 år. I det følgende beskrives ydelserne for Rammeaftale om huskonsulentrådgivning på det tekniske område nærmere. Side 3/9

4 2. Baggrundsviden 2.1. Nærmere om Femern A/S organisation Femern A/S er overordnet organiseret i Teknisk, Finans og Plan Approval divisioner/afdelinger. Under anlægsfasen og i forbindelse med styringen af Tunnelkontrakterne er Teknisk Division styrende og det eneste kontaktpunkt for entreprenørerne under Tunnelkontrakterne. For hver af de 4 Tunnelkontrakter har Femern A/S Tekniske Division organiseret sig med en kontraktdirektør. Under hver kontraktdirektør sidder Design og Construction managers, som er i daglig kontakt med entreprenørerne under Tunnelkontrakterne. Nævnte Design og Construction managers supporteres af centrale støttefunktioner i relation til fx miljø, HSE, risiko og myndighedsgodkendelser. Rådgivers ydelser skal udføres i et tæt samarbejde med Femern A/S Tekniske Division, jf. nærmere herom under pkt. 3.1 og 3.2, og Rådgiverens kontaktpunkt for det daglige arbejde vil være ovennævnte Design og Construction managers Nærmere om den hidtidige anvendelse af konsulenter i Femern A/S Tekniske Division Femern A/S Tekniske Division har i projekteringsfasen primært indkøbt konsulentbistand til projekteringen af sænketunnelen under den såkaldte Tunnel Design kontrakt fra Hertil kommer at selskabet særskilt har indkøbt bistand til designet af tunnelens elektriske og mekaniske systemer gennem den såkaldte Tunnel Design Services, Electrical & Mechanical Systems kontrakt. Endelig har den Tekniske Division eller har haft en række mindre rådgivningskontrakter indenfor f.eks.: Navigationsstudier Betonlaboratorier Geotekniske studier Jernbanedesign Jernbane 3. Opgavebeskrivelse Opgaven består overordnet i at levere huskonsulentrådgivning på det tekniske område til etableringen af den faste forbindelse over Femern Bælt. Punkt 3.1 herunder indeholder en række oplysninger om, hvordan bistand fra Rådgiveren forventes udført. Det nærmere omfang af Rådgiverens bistand fastlægges dog i konkrete bestillinger (ATR). Punkt 3.2 herunder giver en beskrivelse af de særlige ydelsesområder, som forventes varetaget af Rådgiveren. Denne beskrivelse er ikke udtømmende, og Femern A/S kan således bestille rådgivning og assistance inden for andre områder end de under pkt. 3.2 nævnte særlige ydelsesområder, dog forudsat at disse ydelser har en naturlig tilknytning til Side 4/9

5 huskonsulentrådgivning på det tekniske område i forbindelse med etableringen af den faste forbindelse over Femern Bælt Generelle krav til Rådgivers bistand Rådgivers ydelser vil blive udført i et tæt samarbejde med Femern A/S Tekniske Division. Rådgiverens medarbejdere skal inden for den i mobiliseringsvarslet angivne frist i kortere eller længere perioder kunne udføre arbejdet på Femern A/S domicil, Vester Søgade 10, DK-1601 København V, eller i projektområdet (Femern Bælt, ved Rødbyhavn og ved Puttgarden). Rådgiveren vil varetage projektledelse af egne ydelser under Rammeaftalen, herunder (ikke udtømmende): a. Udarbejdelse og opdatering af egenkontrolprocedure for de tilfælde, hvor Rådgiver arbejder fra egen organisation, jf. således Rammeaftalens punkt b. Detaljeret styring af tidsforbrug c. Løbende estimat af tidsforbrug d. Afholdelse af fremdriftsmøder efter behov Rådgiverens skal kunne udarbejde oplæg, notater samt rapporter på dansk, tysk og engelsk. Rådgiver er forpligtet til at stille med et samlet primært team. Det primære team skal bestå af nedennævnte antal af følgende ingeniørtyper, som Femern A/S forventer at anvende under rammeaftalen: Ingeniørtype Antal a) Ingeniører (inden for anlægs- og marine-konstruktioner 6 samt byggeri) b) Bygningsingeniører 2 c) VVS ingeniører 1 d) Elektroingeniører 1 e) Elingeniører 1 f) Ventilationsingeniører 1 g) Miljøingeniører 2 h) Jernbaneingeniører 2 i) Planlæggere 1 j) Geoteknikere 2 k) Udbudsspecialist 1 Side 5/9

6 Al bistand fra Rådgiveren skal udføres af medarbejdere, som har faglig uddannelse og erfaring samt de fornødne sprogkundskaber, der er relevante i forhold til de pågældende konkrete opgaver, jf. også Udbudsbetingelsernes pkt og Mindst én af ovennævnte ingeniører skal have et indgående kendskab til og erfaring med tyske standarder, og mindst én af ovennævnte ingeniører skal have et indgående kendskab til og erfaring med danske standarder. Rådgiveren må påregne at Femern A/S under projektet vil kunne have behov for, at insource ressourcepersoner med særlige ekspertkompetencer inden for et snævert område, f.eks. geoteknik, risikohåndtering, arbejdsmiljø, CAD/BIM eller lignende. Det er ikke noget krav, at Rådgiveren skal kunne tilbyde eksperter inden for alle områder, der er relevante i forhold til den Tekniske Division. Rådgiveren skal dog kunne bistå Femern A/S med om nødvendigt at finde sådanne eksperter og stille dem til rådighed for Femern A/S som underrådgivere. Femern A/S kan i forlængelse af ovennævnte få behov for kompetencer på ekspertniveau i forhold til følgende udfordringer: Design og udførelse af en 18 km lang sænketunnel af 217 m. lange præfabrikerede betonelementer produceret under industrielle forhold (ref. Øresund Link) Udgravning af en 18 km lang tunnel-rende til en dybde på op til 40 m. Etablering af nye landområder med brug af udgravet materiale fra havbunden In-situ støbte Portaler, Cut-and-covertunnel og tilfartsramper Komplicerede jordbundsforhold inkl. palæogen ler hvor entreprenøren i design og udførelse skal sikre at funderingen af tunnelen opfylder strenge krav til sætninger. Rådgiveren skal herunder bistå med hensyn til rådgivning af omfang og vurdering af behov for udførelse af eventuelle supplerende undersøgelser. Tekniske krav i henhold til danske nationale tillæg til europæiske normer men med indslag af tyske regler Kvalitetssikring af indarbejdelse af krav fra jernbanemyndigheder, vejmyndigheder, miljømyndigheder, installationskontrakter og andre interessenter i entreprenørernes forslag Design og build kontrakter hvor der kræves meget stor erfaring med konstruktionsløsningernes påvirkning på udførelsesmetoder og omvendt for at vurdere entreprenørernes forslag Projektstyring hvor budget, tid, kvalitet, HSE og miljø er succeskriterier og hvor risikostyring herunder ORA (Operational Risk Assessment) er et centralt værktøj Forventede ydelser under Rammeaftalen Følgende særlige ydelser forventes at skulle løses af Rådgiveren; 1) Særlig ydelse 1: In-house bistand. Side 6/9

7 2) Særlig ydelse 2: Review af rapporter, notater mv In-house bistand Hovedparten af Rådgiverens ydelser under rammeaftalen vil være at stille ressourcepersoner til rådighed for Femern A/S, når der er behov herfor. Grundet Femern Bælt projektets nuværende stade og Tunnelkontrakternes status som betingede kontrakter, er det ikke muligt for Femern A/S fuldt ud at fastlægge, hvilke typer af ressourcepersoner selskabet vil få behov for under Rammeaftalens løbetid. Femern A/S forventer dog umiddelbart at have brug for at kunne insource følgende typer af ressourcepersoner: - Ingeniører inden for anlægs- og marine-konstruktioner - Ingeniører indenfor byggeri - Bygningsingeniører - VVS-ingeniører - Elektroingeniører - El ingeniører - Ventilationsingeniører - Miljøingeniører - Planlæggere - Geoteknikere - Jernbaneingeniører Det forventes, at ressourcepersonerne vil skulle bistå Femern A/S inden for følgende typer af opgaver: - Udarbejdelse af diverse oplæg, notater og rapporter mv. på dansk, tysk eller engelsk. - Bistand til Femern A/S Tekniske Division, herunder projektovervågningsteam, på Tunnelkontrakterne efter behov og alt efter, hvornår aktiviteterne på disse kontrakter opstarter, herunder fx i forbindelse med: o Gennemlæsning og kvalitetssikring af materiale i forbindelse med entreprenørernes Basic Design og Detailed Design. o Kommentere på entreprenørernes beregninger, tegninger og beskrivelser. o Monitorering af entreprenørens managementsystem, fremdrift og kvalitet. o Behandlingen af ændringer foreslået af entreprenørerne. o Kommentering af entreprenørernes planlægning. o Kommentering af entreprenørernes dokumentation af egne arbejder udført i henhold til entreprenørernes ledelsessystemer. o Overvågning af entreprenørernes kontrol af egne arbejder. - Udarbejdelse af projektanalyser. - Bistand i forbindelse med diverse udbud (fx for kontrakter for elektriske og mekaniske arbejder, arbejder i forbindelse med etablering af jernbane samt arbejder knyttet til færdiggørelsen af landskabet på inddæmmende arealer), herunder fx i forbindelse med: o Udarbejdelse af udbudsmateriale eller dele heraf samt om nødvendigt bistand i forbindelse med projekteringen, der ligger til grund for sådanne udbud. o Bistand i forbindelse med vurderingen og udvælgelsen af ansøgere til diverse udbud. o Bistand i forbindelse med evalueringen af tilbudsmateriale og udvælgelsen af tilbudsgivere mm. Side 7/9

8 - Øvrig Ad hoc rådgivning Særlige krav for in-house bistand Særligt for så vidt angår ressourcepersoner, der indgår i Femern A/S projektovervågnings-team, understreges det, at sådanne personer ikke uden forudgående tilladelse må involvere sig direkte i entreprenørernes udførelse af arbejderne under Tunnelkontrakterne. Dette skyldes, at Femern A/S ønsker at sikre, at entreprenørerne bevarer ledelsen af og ansvaret for sine arbejder iht. Tunnelkontrakterne og dermed selv sikrer den korrekte kvalitet i sine ydelser/arbejder. Kun hvis det måtte vise sig umuligt at etablere en tilfredsstillende tillid til en eller flere entreprenørers udførelse af arbejder, forventer Femern A/S, at der kan blive behov for en mere direkte involvering af entreprenørernes arbejdsprocesser Særlig ydelse 2: Review af rapporter, notater m.v. Femern A/S forventes i visse tilfælde at ville anmode Rådgiveren om direkte at bistå Femern A/S med konkrete vurderinger af andre rådgiveres og entreprenørernes ydelser. Med mindre andet er aftalt mellem Femern A/S og Rådgiveren udføres sådanne vurderinger/reviews direkte af Rådgiveren som almindelige konsulentydelser. Dette indebærer tilsvarende, at Rådgiveren bærer et sædvanligt fagligt ansvar for de ydelser som leveres af Rådgiveren, og at Femern A/S tilsvarende ikke vil have en direkte instruktionsbeføjelse over de medarbejdere som udfører arbejdet. Femern A/S forventer at kunne få behov for følgende typer af review/kvalitetssikring fra Rådgiveren: - Review og kvalitetssikring af andre konsulenters leverancer til Femern A/S (herunder leverancer fra Femern A/S Bygherrerådgiver). Leverancerne kan eksempelvis bestå af diverse notater, beregninger, vurderinger, rapporter mv. - For arbejder, hvor der allerede er udført indledende analyser til forberedelse af udbud af Femern A/S selv eller af Femern A/S øvrige konsulenter, herunder også Bygherrerådgiveren, skal Rådgiveren efter behov bistå Femern A/S med, at: o Granske det eksisterende designgrundlag og koncepter samt skaffe forståelse for det eksisterende sikkerhedsgrundlag herfor. o Skaffe overblik over såvel interne som eksterne grænseflader til opgaven herunder medvirke til kvalitetssikring af afgrænsning af disse. o Granske videreudviklingen af designgrundlaget o Granske udbudsgrundlag o Kvalitetssikre udbudsprocessen o Kvalitetssikre granskningen af den vindende entreprenørs design og udførelse af arbejderne. o Kvalitetssikre ydelser i forbindelse med test(s) og idriftsættelse Særlige krav for Rådgiverens udførelse af review/vurderinger Rådgiverens review ydelser skal være i overensstemmelse med en højeste faglige standard for den pågældende type af ydelser og i øvrigt være leveret i overensstemmelse med de af Rådgiveren tilsikrede kvalitetsstandarder, kravene stillet i Rammeaftalen samt i nærværende Opgavebeskrivelse. Herudover skal rådgiverens ydelser til enhver tid: Side 8/9

9 1) Afspejle en håndtering af de problemstillinger, som der er anmodet om, herunder: a) At det er sikret, at der er en sammenhæng med tidligere leverede notater, der behandler relaterede problemstillinger, således at Femern A/S altid modtager en samstemt fremstilling af en given opgave b) At usikkerheder i løsning af en given opgave fremgår eksplicit, så det er muligt for Femern A/S at foretage en risikovurdering 2) Rådgiver skal klart og tydeligt i forbindelse med udarbejdelse af leverancen identificere behovet for yderligere oplysninger af f.eks. teknisk eller miljømæssig karakter 3) Alle rapporter skal udarbejdes i overensstemmelse med et standardformat, som vil blive fastlagt af Femern A/S 4) Alle data og resultaterne skal være tilgængelige i formater, der kan redigeres og viderebehandles uden tab af data Side 9/9