Organisationsstruktur i Skoleforvaltning

Transkript

1 Click here to enter text. Organisationsstruktur - Skoleforvaltning Til Kopi til Fra HovedMED Indtast Kopi til Direktør, Erik Ravn 20. marts 2013 Init.: ER Sagsnr./Dok.nr / Organisationsstruktur i Skoleforvaltning Nærværende notat beskriver forslag til organisationsstrukturen i den nye Skoleforvaltning. Den nye organisering indebærer helt overordnet, at direktørstillingen og skolechefstillingen i den nuværende Skole- og Kulturforvaltning sammenlægges. Direktøren for den nye forvaltning får ansvaret for at sikre helheden i Skoleforvaltningen. Forvaltningsledelsen bliver omdrejningspunktet for den overordnede udvikling af Skoleforvaltningen. Der er vedtaget en række principper, der ligger til grund for den nye organisation. Principperne er følgende (ikke prioriteret): - Åbenhed -> overfor samarbejdspartnere og interessenter - Helhed -> i forvaltning og i kommunen - Enkelthed og synlighed -> overskuelig organisation med markant profil - Politisk styring -> organisation understøtter politiske prioriteringer - Økonomisk styring -> overholde budget og skabe råderum for prioritering - Høj kvalitet -> i såvel kerneopgaver som administrative støttefunktioner - God service -> god kundeforståelse i organisationen - Effektiv og fleksibel opgaveløsning -> fokus på ressourceanvendelse og samarbejde - Attraktiv arbejdsplads -> for både medarbejdere og ledere - Lærende organisation -> opfølgning og evaluering Derudover er der identificeret en række organisatoriske elementer, der er centrale i den nye organisation. De centrale organisatoriske elementer er følgende: - Styrket sekretariatsbetjening af rådmand og udvalg - Synlig satsning på strategi, udvikling og innovation - Forvaltningsområder bringes tættere på den politiske proces - Fleksible matrixorganisationer, der kan løfte tværfaglige opgaver med mange interessenter - Ledelsesstruktur i balance imellem få lag og nærvær - Organisationsmodel der rummer en kommende folkeskolereform - Stærk økonomisk styring og prioritering - Samling af kompetencer/opgaver, hvor kritisk masse giver større effektivitet / højere kvalitet Sekretariat og Udvikling Godthåbsgade Nørresundby

2 - Incitamentsstrukturer, der fremmer politisk og ledelsesmæssig prioritering - Fortsat digitalisering og nye arbejdsgange På baggrund af den gennemførte proces, afvejningen af de fremsendte høringssvar og input, samt ovenstående bærende principper og centrale organisatoriske elementer, indstiller Direktøren, at den nye struktur i Skoleforvaltningen etableres som nedenstående: Organisationsdiagram for Skoleforvaltningen Opgave- og ansvarsfordeling i den nye organisation Nedenfor beskrives opgaver og ansvar for de enkelte enheder, samt matrixorganisationen og koncernsamarbejdet. Organiseringen i skoleforvaltningen vil fordre et tæt samarbejde imellem de forskellige enheder i den nye organisation, da alle enheder arbejder med det samme (store) fagområde: skoler og alle de relaterede opgaver og funktioner. Dele af samarbejdsfladerne beskrives nedenfor, men ikke det daglige samarbejde imellem de enkelte afdelinger, som vil være en forudsætning for en velfungerende helhed. Skoler Afdelingen har ansvaret for kommunens 50 folkeskoler inkl. DUS og 6 specialskoler. Afdelingen har det overordnede ansvar for skolernes opgavevaretagelse og udvikling. Skoleafdelingen har desuden et særligt ansvar for at løfte det tværfaglige samarbejde i matrixorganisationen. Baggrunden for etablering af en ny og fokuseret afdeling for skoler er et ønske om at samle og opprioritere ledelsesopgaven for skolerne og samtidig give området mere entydigt fokus. Det vurderes, at der med denne organisering kan skabes en tættere dialog imellem de politiske mål og prioriteringer og udmøntningen og resultaterne, der skabes på skolerne. Samtidig vurderes det, at en smallere og mere fokuseret afdeling vil understøtte, at den nye 2/6

3 organisation vil kunne rumme en kommende folkeskolereform, hvis indhold endnu ikke kendes. Afdelingen har ansvar for følgende specifikke opgaver: Skolepolitik og indsatsområder Skoleplansarbejde, runde, opfølgning generelt og lokalt Tilsyn med skoler Kvalitetsrapport Skolebestyrelser, valg Ansættelsesprocesser - ledere Lederudviklingssamtaler, teamudviklingssamtaler Ledersparring Videndeling og sparring imellem skoler/netværksdannelse Nyeste viden inden for afdelingens fagområde i ind- og udland Indgå i relevante nationale og internationale netværk Afdelingen ledes af afdelingschef, samt to sektorledere. Afdelingschefen får personaleledelsen overfor skolelederne. Områdechefstillingerne er nedlagt i forslag til ny organisering. I den kommende proces skal det afklares, hvordan man bedst sikrer en effektiv og dynamisk fordeling af ledelsesopgaver mellem afdelingschefen og sektorlederne. I denne proces vil skolelederne naturligt blive inddraget. Strukturforslaget indebærer, som udgangspunkt, en mulig fastholdelse af områdestrukturen. Pædagogik og Skoletilbud Pædagogik og Skoletilbud har ansvaret for PPR, UU Aalborg, Aalborg Ungdomsskole og Aalborg Kulturskole. Afdelingen har det overordnede ansvar for det pædagogiske og specialpædagogiske udviklingsarbejde i det samlede skoleområde i Aalborg Kommune. Herunder hører også Ungdomsskolens, Kulturskolens og UU Aalborgs opgaver og integration i skoleområdet. Pædagogisk Afdeling har desuden et særligt ansvar for at løfte det tværfaglige samarbejde i matrixorganisationen. Baggrunden for etablering af Pædagogik og Skoletilbud er et ønske om at bringe en række af forvaltningens vigtige opgaver tættere på den politiske og strategiske ledelse. Det er samtidig vurderingen, at disse områder med styrket ledelsesmæssigt fokus i højere grad kan tænkes ind som en del af forvaltningens kerneydelse. Samtidig samles PPR og pædagogisk udvikling i samme afdeling med henblik på at styrke samarbejdet og udnyttelse af ressourcer. To-sprogsområdets placering i afdelingen skal undersøges nærmere. Afdelingen har ansvar for følgende specifikke opgaver: Almen- og specialpædagogik Trivselsarbejde, inklusionsprojekt Ungestrategi SSP og forebyggelse To-sprogsområdet Skoletjeneste Samarbejde med regionen om specialtilbud Videndeling og netværk med skoler Nyeste viden inden for afdelingens fagområde i ind- og udland Indgå i relevante nationale og internationale netværk 3/6

4 Afdelingen ledes af afdelingschef, samt en chefpsykolog, centerleder for UU, ungdomsskoleleder og kulturskoleleder. Økonomi, IT og Administration Afdelingen har det overordnede ansvar for forvaltningens budget og regnskab samt en række administrative opgaver og IT. Økonomi, IT og Administration har et særligt ansvar for at deltage i og understøtte koncernsamarbejdet i Aalborg Kommune. Baggrunden for etablering af Økonomi, IT og Administration er et ønske om at opprioritere økonomisk styring og muligheder for prioritering. Desuden er det forventningen, at samling af opgaver og kompetencer kan medføre øget effektivitet. Administrativ og pædagogisk IT lægges sammen i den nye struktur for at etablere en enstrenget ledelse af IT-området. Afdelingen har ansvar for følgende specifikke opgaver: Budgetlægning for forvaltning som helhed Bevilling og timetildeling til skoler Anlægsøkonomi Løbende budgetopfølgning herunder systematisk opfølgning med afdelinger og enheder Ledelsesinformation økonomi Regnskab Administrative opgaver: elevadministration, DUS, kørsel IT: drift af skolernes it-systemer, it-support, pædagogisk IT, IT-strategiudvikling Afdelingen ledes af afdelingschef, samt en leder af IT-afsnittet. Desuden vil det være nødvendigt at afklare potentiale for samling af administrationsopgaver fra andre dele af forvaltningen under Økonomi, IT og Administration. Sekretariat, HR og Udvikling Stabsfunktionen har ansvaret for sekretariatsbetjening af rådmand og direktør samt HR og personale og juridisk rådgivning. Derudover skal stabsfunktionen understøtte strategisk udvikling i forvaltningen, samt være ressource for såvel forvaltningsledelsen, som afdelingerne. Strategi, udvikling og dokumentation er et særligt fokusområde. Sekretariat, HR og Udvikling har et særligt ansvar for at deltage i og understøtte koncernsamarbejdet i Aalborg Kommune. Der er et ønske om at styrke sekretariatsbetjeningen af rådmand, udvalg og direktør samt forvaltningens strategiske ledelse (forvaltningsledelse og ledergrupper). Desuden samles en række funktioner vedrørende personale, som tidligere har været spredt på flere enheder. HR og personaleopgaver samledes i Sekretariat, HR og Udvikling for at samle kompetencer og styring af området. Endelig opprioriteres den juridiske rådgivning af ledelsen. Stabsfunktionen har ansvar for følgende specifikke opgaver: Sekretariat for rådmand, direktør, forvaltningsledelse og FMU Udvalgsbetjening (sekretariatsfunktion, oplæg til udvalget, svar på spørgsmål mv.) Udvikling af metoder til evaluering og dokumentation Fundraising og nationale projekter Kommunikation og digitalisering Udviklings- og analyseopgaver Personale: ansættelser, forhandlinger, kontakt til organisationer HR: personaleudvikling, lederudvikling, uddannelse 4/6

5 Juridisk rådgivning og klagesager Arbejdsmiljø og MED-organisation Intern service (portner, rengøring og kantine) Stabsfunktionen ledes af sekretariatschef, samt kontorchef for personalekontoret. Det vil være nødvendigt nærmere at beskrive opgaverne i Sekretariat, HR og Udvikling for at afklare til-/afgang af opgaver i forhold til andre enheder. Matrixorganisation Et vigtigt element i den nye organisationsmodel er opgavebestemte matrixorganisationer. Det er et væsentlig politisk ønske, at politisk prioriterede emner kan løftes og understøttes af den nye organisation, ligesom der bredt i organisationen er ønske om åbenhed og helhedstænkning, ikke kun ud fra et organisatorisk, men også fra et fagligt - dvs. børnenes - perspektiv. Formålet med de opgavebestemte matrixorganisationer er at imødekomme disse ønsker. Emnerne for matrixorganisationerne fastlægges som udgangspunkt af skoleforvaltningens ledelse. Forslag til emner kan komme både fra det politiske system, fra andre forvaltninger, fra eksterne partnere og fra organisationen selv. Emnerne skal være karakteriserede ved, at de vedrører forvaltningens kerneopgaver, kun kan løftes tværfagligt og i samarbejde imellem en række partnere i og udenfor skoleforvaltningen. Sammensætning af matrixorganisationerne vil være forskellig afhængig af emne. De bærende enheder i skoleforvaltningen for matrixorganisationen vil være Skoler og Pædagogik og Skoletilbud. Der udarbejdes altid en projektbeskrivelse for en matrixorganisation, som godkendes i forvaltningsledelsen. Projektbeskrivelsen indebærer en beskrivelse af mål, indsats, resultater og evaluering samt tidsplan, bemanding og økonomi. Matrixorganisationer er tidsbegrænsede. Der er altid udpeget en ledelsesreference i Skoleforvaltningen for en matrixorganisation, hvor Skoleforvaltningen deltager. Projektledelsen for den enkelte opgave kan imidlertid godt ligge i anden forvaltning eller hos anden partner. På baggrund af allerede besluttede tværfaglige indsatsområder i den nuværende Skole- og Kulturforvaltning kan der på forhånd identificeres en række selvskrevne emner til matrixorganisationen: - Skolepolitik - Inklusionsindsatsen - Ungestrategi - Udviklingsprojekt i Aalborg Øst Koncernsamarbejde Skoleforvaltningen er en vigtig del af Aalborg Kommunes samlede organisation. Skoleforvaltningen deltager i Aalborg Kommunes koncernledelse via Magistraten, direktørgruppe, toplederforum og de tværkommunale grupper (Økonomi- og Planlægningsgruppe, IT-gruppe, Plan- og Koordineringsgruppe, Personale- og ledelsesgruppen, Porteføljeledelse vedr. digitalisering, kommunikationsgruppe mv.). De bærende enheder i Skoleforvaltningen for koncernsamarbejdet er Sekretariat, HR og Udvikling og Økonomi, IT og Administration. 5/6

6 Ny strategiplan I 2014 udarbejdes ny flerårig strategiplan for den nye skoleforvaltning. Ledelsesstruktur i den nye forvaltning Ledelsesstrukturen i den kommende forvaltning er et vigtigt element i den nye organisationsmodel. Den nye ledelsesstruktur skal på samme tid have så få lag som mulig og fortsat give mulighed for ledelsesmæssigt nærvær til den enkelte leder i det daglige arbejde. Forvaltningsledelsen består af: rådmand, direktør, afdelingschef for Skoler, afdelingschef for Pædagogisk afdeling, afdelingschef for Økonomi, IT og Administration og sekretariatschef. Sidstnævnte fungerer endvidere som sekretær. Det skal i det videre arbejde undersøges, hvordan mødefora i Skoleforvaltningen fremover skal sammensættes. Det vil ligeledes fremadrettet, på alle ledelsesniveauer, være et fokusområde at sikre et velfungerende samarbejde på tværs af Skoleforvaltningens afdelinger og stabsfunktion. Lederoller (Leadership pipeline) Ledelsesmodellen Leadership Pipeline fastlægger krav til lederroller for hvert ledelsesniveau i en organisation. Aalborg Kommune har medvirket i et landsdækkende projekt om udvikling og tilpasning af modellen til den offentlige sektor. Modellen anvendes nu aktivt i F&B og tages i anvendelse i Æ&H i Modellen indebærer, at der for hvert ledelsesniveau identificeres de mest centrale ansvarsområder, opgavemæssige prioriteter og ledelsesmæssige færdigheder og værdier. Som en del af videreudviklingen af en ny ledelsemodel for den kommende skoleforvaltning kunne det være relevant at arbejde konkret og mere detaljeret med modellen. Et sådant arbejde kunne bidrage til afklaring af kompetencer og værdier for ledere på forskellige niveauer i den nye forvaltning. 6/6