Referat af afdelingsmøde i Flexibo Onsdag den 13. april 2016 kl i fælleshuset

Transkript

1 30. maj 2016 Referat af afdelingsmøde i Flexibo Onsdag den 13. april 2016 kl i fælleshuset Der var fremmødt 18 husstande svarende til 36 stemmer. Fra KAB deltog servicemedarbejder Ove Jensen, driftschef Jette Sanggaard (KAB), økonomimedarbejder Jakob Nielsen (KAB)og teamsekretær Anette Lærkesen (KAB) Ad 1 Velkomst og valg af dirigent Formanden bød velkommen og foreslog driftschef Jette Sanggaard fra KAB som dirigent. Jette blev valg til dirigent. Jette Sanggaard takkede for valget, og konstaterede, at mødet var lovligt indkaldt og dermed beslutningsdygtigt. Forsamlingen godkendte i den forbindelse at følge den reviderede dagsorden som var udsendt mindre end en ugen før mødet. Ad 2 Valg af stemmeudvalg og referent Stemmeudvalg: Yngve (nr. 52) og Jytte (nr. 58) blev valgt Referent: Anette Lærkesen (KAB) blev valgt Ad 3 Godkendelse af driftsbudget (rammebudget) for 1. august 2016 til 31. juli 2017 herunder fremlæggelse af den reviderede handleplan. Jakob gennemgik de væsentligste poster på budgettet og oplyse, at huslejestigningen vil stige med 2%. Spm: Hvordan kan det være at lønninger ikke er gået mere ned når der kun er én medarbejder i afdelingen som ikke er der hver dag. Svar: Driftsfællesskabet med Livornoparken og Kastrupvejens ungdomsboliger gør, at lønudgiften nu består af et gennemsnit, hvor Flexibo før betalte for en fuld driftslederløn. I stedet for en driftsleder er opgaverne nu fordelt på en driftsleder, en assistent og en servicemedarbejder som deler opgaverne alt efter deres kompetenceområde. Ove er således i afdelingen 3 dage om ugen og primært ansvarlig for de grønne områder, Henriette varetager beboerservice en gang om ugen, Claus er overordnet ansvarlig og varetager administration og syn.

2 Spm: Hvorfor er posten Tab på fraflyttere på kr.? Svar: Posten dækker huslejetab, hvis folk flytter uden at have betalt deres husleje. Derudover er det udgifter til istandsættelse, hvis fraflytter har misligholdt boligen. Selvom beløbet bogføres som et tab for afdelingen så ligger sagerne hos advokat med henblik på inddrivelse af gælden. Spm: Udgift til en byggeskadesag på kr. Hvad er det? Svar: Det er et lån til en gavlrenovering i 90 erne, som afdelingen stadig betaler af på. Jette Sanggaard gennemgik herefter handleplanen, hvilket affødte følgende spørgsmål. Spm: Giver Landsbyggefonden støtte til fx udbedring af de mange ting, der skal laves i afdelingen, fx facader og vinduer er piv utætte, til energirenovering eller til at gøre skillevæggene faste i stedet for at anvende de fleksible vægge og kan man få støtte grundet risiko for skimmelproblematik når det regner ind bag facadeelementer. Svar: Hvis opgaverne har karakter af almindelige vedligeholdelse og fornyelse så kan man som udgangspunkt ikke få støtte. Det forventes, at afdelinger selv kan/skal spare sammen hertil. Landsbyggefonden giver tilskud, hvis man opfylder nogle specifikke krav som fx en helhedsplan - med lejlighedssammenlægninger, lettere adgang til boligerne m.v. Disse ændringer er dog ikke aktuelle for Flexibo. En anden mulighed er hvis afdelingen er svært ramt af skimmelsvamp. Krybekældrene er derfor undersøgt, men det har ikke vist sig at være tilfældet. Rent byggeteknisk er der flere uheldige og fordyrende ting ved den måde Flexibo er opført på. Fx er vinduerne indbygget i det samlede facadeelement og en udskiftning er derfor ret bekostelig. Uisolerede krybekældre er ligeledes en dårlig løsning med stort energitab. Derfor er det nødvendigt, at skabe et samlet overblik over afdelingens problemer og udfordringer og hvordan de bedst kan prioriteres og finansieres. I den forbindelse vil de på mødet nævnte problemer med vandindtrængning bag facadeelementer, blive undersøgt nærmere. Spm: Alle har en indvendig vedligeholdelseskonto. Må man ikke anvende den til maling af facader? Svar: Nej. Den indvendige vedligeholdelseskonto er udelukkende til vedligeholdelse af indvendige flader og lofter. Der er lovgivet meget præcist omkring anvendelsen af denne konto. Spm: Den udvendige vedligeholdelse, skal den også dække renovering af legepladser. Svar: Ja den dækker al vedligeholdelse af bygninger og udearealer. Spm: Kan man ikke rive Flexibo ned og bygge noget nyt? Svar: Det er tidligere undersøgt om det var muligt, og det er en meget omstændig proces at få lov til at rive alment byggeri ned og som sjældent forekommer. Når den prioriterede liste er færdig, kan det vurderes igen. Budgettet blev herefter sat til afstemning og blev enstemmigt godkendt. 2

3 Ad 4 Supplerende valg af bestyrelsesmedlem Bestyrelsen præsenterede sig og fortalte at man bl.a. arbejder på projekter, som styrker det gode naboskab, overvejer hvilke aktiviteter der skal sættes i gang og at man meget gerne vil have input fra de øvrige beboere. Bestyrelsen holder møde den første tirsdag i hver måned og øvrige beboere, der har noget de vil tale med bestyrelsen om, et altid velkommen til at komme forbi mellem kl og kl Der blev nævnt, at afdelingens eksisterende webside driller, og det blev hertil oplyst, at det er en nuværende boende beboer, der har udarbejdet siden og derfor kan hjælpe hermed. Det forventes at siden snart er oppe at køre igen. Der bliver udarbejdet et referat af hvert bestyrelsesmøde. Referaterne bliver hængt op i skabet ved bestyrelseslokalet og man er velkommen til at komme forbi og hente et eksemplar, hvis man ønsker det. Referatet omdeles ikke. Følgende blev valgt til bestyrelsen: Kate Mikkelsen nr. 96, bestyrelsesmedlem Yngve Munch-Lindbom nr. 52, suppleant Casper Lyngby nr. 130, suppleant Bestyrelsen består herefter af: Formand Susanne Sahlgreen (nr. 84), Bahman Alaei (nr. 66), Søren Henriksen (nr. 62) Tareq Fazal (nr. 70), Kate Mikkelsen (nr. 96), samt sup. Yngve Munch-Lindbom (nr. 52) og Casper Lyngby (nr. 130) Ad 5 Behandling af indkomne forslag Forslag 1 - Et ordinært møde om året i stedet for to. Stillet af afdelingsbestyrelsen. Baggrund: Der dukker meget få beboere op til efterårets møder. Er der brug for møder i løbet af året om det der i øvrigt sker i afdelingen kan man stadig indkalde efter behov. Forslaget blev enstemmigt vedtaget. Forslag 2 Ændring af pris ved leje af fælleslokalet. Stillet af bestyrelsen. Baggrund: Ønsket om depositum er, at man desværre har haft flere episoder, hvor folk ikke har gjort ordentligt rent efter sig, og at det derfor har hængt på bestyrelsen at sørge for det. Depositummet bør være stort nok til, at man kan bestille ekstern rengøring. Forslaget gav anledning til en længere snak og bemærkninger om både pris, hvem der kunne deltage i hvilke arrangementer, vedligeholdelse, socialt medansvar, solidaritet m.v. 3

4 Omkring spørgsmålet om hvem der har fortrinsret til lokalet en børnefødselsdag eller en åben beboeraktivitet, blev man enige om, at bestyrelsen overvejer en løsning, hvis det bliver aktuelt. Bestyrelsen oplyste, at alle beboere i Flexibo betaler til fælleshuset via deres husleje og påmindende også om, at administration af udlejningen samt kontrol af fælleshuset efter udlejninger (herunder optælling af service) udføres af frivillige. Det skal derfor være overkommeligt, at administrere og alle løfte ansvaret for at passe godt på huset. Afstemningsresultater: Depositummet størrelse: Skal der betales kr. i depositum uanset hvornår man lejer fælleshuse og til hvad. Forslaget blev vedtaget med 32 stemmer for og 4 imod Skal børnefødselsdage, som afholdes man-tors, uden brug af service og med en varighed af 3-4 timer være gratis (depositum betales dog, jf. forslaget ovenfor). Forslaget blev vedtaget med 32 stemmer for og 4 imod Skal aktiviteter, der er åbne for alle beboere i Flexibo være gratis og uden depositum? Forslaget blev vedtaget med 22 stemmer for, ud af 34 stemmer (en beboer havde forladt mødet). Skal private arrangementer, der er lukkede for beboerne i Flexibo, koste 200 kr. i leje og kr. i depositum? Forslaget blev vedtaget med 24 stemmer ud af 34 stemmer (en beboer havde forladt mødet). Lejens størrelse: Skal der betales 700 kr. i leje for en weekend (fredag til søndag) eller kr.? Forslaget om 700 kr. fik 18 stemmer for og 3 blanke Forslaget om kr. fik 12 stemmer for og 3 blanke Forslaget om 700 kr. blev vedtaget Forslag 3 Hvordan får man et nyt køkken. Stillet af bestyrelsen. Baggrund: Der er mange beboer der har ønske om et nyt køkken. Flyttes til pkt. 6 eventuelt Forslag 4 a) Kan man få støtte fra Landsbyggefonden til renovering af afdelingen. Stillet af Jytte Markner nr. 58 Baggrund: Anført i forslaget Jette Sanggaard oplyste at Landsbyggefonden ikke giver støtte til vedligeholdelsesarbejder, og henviste til det svar der er givet i forbindelse med gennemgang af handleplanen, dagsordenens pkt. 3. 4

5 b) Forslag om kun at male i en enkelt farve i stedet for de 4 der pt er tilladt. Baggrund: Det giver et mere elegant udtryk, hvis der kun er en farve. Forslaget blev nedstemt med 14 stemmer for, 18 imod og 2 blanke (en beboer havde forladt mødet). Forslag 5 Renovering af legepladser. Stillet af Michael Tsoskungoglu nr. 100 Baggrund: Anført i forslaget, herunder at aktiviteter bør spredes i afdelingen. Forslaget affødte en lang snak og mange holdninger omkring afdelingens legepladser, placeringen og renoveringen af disse m.v. Jette Sanggaard oplyste, at der er afsat penge til renovering af legepladserne og til udbedring af de nedslidte legeelementer som kan udgøre en fare. Der blev nedsat et udvalg, som arbejder på et samlet udspil omkring afdelingens legepladser. Følgende meldte sig til legepladsudvalget: Michael nr. 100 Casper nr. 130 Annemette nr. 52 Ebrina nr. 56 Søren nr. 62 Anja nr. 106 Hvis man har ønsker vedrørende legepladserne eller gerne vil indgå i legepladsudvalget kan man henvende sig til Michael. Man blev enige om, at den indkøbte basketkurv opsættes i boldburet. Jette lovede at den kommer op i løbet af meget kort tid. Ad 6 Eventuelt Spm.: Har læst i SAB-bladet, at man kan tilmelde sig en ordning, hvor det er muligt at sætte et køkken på til og betale det over huslejen med 389 kr./md. Hvorfor har man ikke tillmeldt sig denne ordning i Flexibo? Svar: Det er ikke en ordning man kan tilmelde sig. Den skal stilles som forslag til afdelingsmødet, hvorefter det skal godkendes i SAB og i kommunen. Der skal derefter være tilstrækkelig mange der tilmelder sig, til at der kan optages et samlet lån til brug for køkkenrenovering. Et alternativ er at man selv lægger ud for køkkenet og får en forholdsmæssig andel tilbage ved fraflytning, hvis man flytter indenfor 20 år. 5

6 Spm.: Hvad er effekten af den aftale om samdriftsaftale der er indgået med Livornoparken og Kastrupvejens Ungdomsboliger? Svar: Det kan mærkes på den måde, at kvaliteten i arbejdet er øget. Syn af ind- og udflytninger er blevet mere professionelle da de varetages af medarbejder med større erfaring og flere løbende syn end den skiftende enkeltpersons bemanding har givet mulighed for. Ove er i fuld gang med at tage gartnerkurser og arbejder hårdt på at højne standarden i afdelingen men det kræver tålmodighed da der desværre er et meget højt ukrudtstryk, som det vil tage tid at komme til livs. Han er pt. i afdelingen mandag, tirsdag og fredag. Henriette som har en håndværksmæssig baggrund tager sig af beboeropgaver, og der er ligeledes her et højre fagligt niveau, til gavn for afdelingen pt. om tirsdagen. Ordningen trådte i kraft i eftersommeren sidste år og der kommer stadig nye udfordringer. På forespørgsel tilføjede Ove, at plankeværkerne for enden af bebyggelsen bliver malet i foråret, og at det er planen at gennemgå de øvrige plankeværker også. Spm.: Der blev spurgt til om den tidligere aftenåbning af ejendomskontoret kan genetableres. Svar: Forud for samdriften registrerede ejendomskontoret i 3 måneder, hvor mange henvendelser der kom i åbningstiden om aftenen. Resultatet var stort set ingen, og man besluttede derfor at nedlægge kontoret fremfor, at have en person siddende på overtid. Derudover er en samdrift sædvanligvis baseret på et fælles ejendomskontor, som kan ligge i stor afstand til afdelingen, men hvor mails også er en væsentlig del af kommunikationsformen. Hvis man skal have fat i ejendomskontoret er åbningstider og kontaktinfo: Ejendomskontoret Livornoparken Livornovej København S Kontortid: Mandag, onsdag og fredag kl T M ek-livornoparken@kab-bolig.dk Spm.: Hvornår har man udryddet rotterne? Svar: Det er svært at sige, men husk altid at ringe til Købehavns Kommunes Teknik- og Miljøafdeling og anmeld forholdet. Det er ikke ejendomskontoret der står for udrydningen. Bestyrelsen takkede for en god aften og mødet blev herefter hævet. 6