MS Excel 2013 Videregående DK

Transkript

1 MS Excel 2013 Videregående DK

2 I n d h o l d s f o r t e g n e l s e Introduktion... 1 Kursusmaterialet... 1 Funktioner... 2 Syntaks (Grammatik)... 2 Guiden Funktion... 4 Formelhjælp...6 Flere funktioner... 7 FV Fremtidsværdi (Future Value)...7 Absolutte referencer Navngivning af celler Etiketter Navne Oprettelse af navne Navneoversigt Opgave Opgave Formler Formatering af tal Beskyttelse Lås celler op indtastningsceller Beskyt regnearket Opgave Kopiere Ark Navngivning af Ark Formler på konsolideringsarket Opgave Oprettelse af "Stamdata" regneark Oprettelse af bonusmodel Sammenkædning af regnearksfiler Opdatering af kæder Navngivning af celler Indsætning af formler Hvis betingelser i formler Opgave Markering af data til graf Størrelse og placering Hvordan læser Excel data Target Gruppen marts 2014 i

3 I n d h o l d s f o r t e g n e l s e Redigering af grafen Overskrifter Tilføjelse af ny dataserie Opgave Dato-formler Tilføje nye varenumre Gem som skabelon Målsøgning Scenariestyring Scenarieresumerapporter Kommentarer Betinget formatering Datavalidering Filtre og sortering Sortering Subtotaler Gruppering Forbered data til at blive grupperet Automatisk eller manuel disposition Vis og skjul flere niveauer Pivottabeller Anbefalede pivottabeller Hurtig analyse Opret pivottabel Indstillinger til pivottabeller Datafelter og celler Beregningsmetoder Udsnitsværktøjet Hvad er en makro? Makroer: Automatisering af regelmæssige opgaver Afspille en makro i Microsoft Excel Afspille en makro ved hjælp af en tastaturgenvej Importer data fra tekstfil Integration med MS Office og Internet PowerPoint og diagrammer Konsolidering Fremgangsmåde Fremgangsmåde Brødfabrikken Target Gruppen marts 2014 ii

4 I n d h o l d s f o r t e g n e l s e Lav en tipskupon Tæl.Hvis og Sum.Hvis Udregn partistøtten Opgave i Solver Tekstfunktioner Eksperimenter med talformater Tillæg til Excel Funktionsoversigt Almindelige aritmetiske funktioner =Sum(område1;område2; ) =Middel(område1;område2; ) =Maks(område1;område2; ) =Min(område1;område2; ) =Tæl(område1;område2; ) =Hyppigst(område1;område2; ) =Median(område1;område2; ) =Afrund(område;antal decimaler) =Afkort(område;antal decimaler) =Heltal(område) =Abs(område) =Slump(tal) Logiske funktioner =Hvis(betingelse;sand;falsk) =Og(betingelse1;betingelse2;.) =Eller(betingelse1;betingelse2;.) =Tæl.hvis(område;kriterium) =Sum.hvis(område;kriterium;evt. sumområde) Datofunktioner =Idag() =Nu() =Dato(år;måned;dag) =Sekund(tal eller område) =Minut(tal eller område) =Time(tal eller område) =Dag(tal eller område) =Ugedag(tal eller område) =Måned(tal eller område) =År(tal eller område) =Datoværdi(tekst) Target Gruppen marts 2014 iii

5 I n d h o l d s f o r t e g n e l s e =Tidsværdi(tekst) Opslagsformler =Lopslag(opslagscelle;opslagsområde;kolonnenr.;evt. falsk) =Vopslag(opslagscelle;opslagsområde;rækkenr.;evt. falsk) =Slå.op(opslagscelle;opslagsværdi;resultatværdi) Finansielle funktioner =Ydelse(rente;nper;nv) =FV(rente;nper;nv) Information =Er.tekst(område) =Er.ikke.tekst(område) =Er.tal(område) =Er.tom(område) =Er.fejl(område) Tekstfunktioner =Sammenkædning(tekst1;tekst2;tekst3; ) =Store.bogstaver(tekst/celle) =Små.bogstaver(tekst/celle) =Stort.forbogstav(tekst/celle) =Venstre(tekst(celle;antal tegn) =Højre(tekst(celle;antal tegn) =Midt(tekst/celle;start ved;antal tegn) =Værdi(tekst/celle) =Tekst(Tal/celle;format) Liste over genvejstaster Target Gruppen marts 2014 iv

6 Introduktion Target Gruppens Excel 2013 videregående kursus tager sigte på at lære deltagere med nogen forhåndsviden (evt. svarende til grundkurset), hvorledes man ved hjælp af regnefunktioner og makroprogrammering anvender programmet mere effektivt. Nogle af øvelserne er gengangere fra grundkurset. Det betyder, at du dels får repeteret de mere grundlæggende begreber, dels at du lærer, hvorledes du kan optimere modellerne. Der vil ligeledes på kurset blive lagt vægt på, hvorledes du bruger hjælpesystemet til at komme videre med regnefunktioner og makrooptagelse/ programmering. Kursusmaterialet Kursusmaterialet er udarbejdet dels til at blive benyttet under kurset, samt som "opslagsværk" efter kurset. Kommer instruktøren på kurset ind på emner, som ikke er beskrevet i materialet, bliver der gjort opmærksom på dette, så deltagerne eventuelt kan tage notater. Target Gruppen marts 2014 Side 1

7 Absolutte referencer Det er som sagt ikke altid, at den almindelige kopiering i Excel virker efter hensigten. Når der kopieres normalt, så ændres henvisninger til kolonner og rækker sig på den måde, det blev beskrevet ovenfor. Men det er bestemt ikke altid en fordel. For hvad nu hvis den originale henvisning til en celle skal gælde overalt, hvor formlen kopieres til? Hvis en række celler skal ganges med en bestemt procentsats det være sig en momssats eller en rabatsats så skal man jo til stadighed holde fast i henvisningen til netop denne sats. Og det kommer man ud for rigtig mange gange. Nogle gange skal henvisningen til en celle holdes fast. Andre gange skal man kun bruge tallene i en kolonne eller en række, hvorfor det er disse, der skal holdes fast. Når man vil holde henvisningen til en celle, en kolonne eller en række fast, sætter man i formlen et dollartegn ($) for henvisningen det der også kaldes referencen. Og der er tre forskellige placeringsmuligheder: Cellen - der sættes dollartegn foran både kolonne og rækkeangivelse som i =$A$1+A2. Uanset hvor denne celle kopieres hen på arket, vil den stadig henvise til cellen A1. Altså uanset om den kopieres til højre eller venstre eller om den kopieres op eller ned. Kolonnen - der sættes kun dollartegn foran kolonneangivelsen som i =$A1+A2. Dette dollartegn virker til at holde det fast, der står i kolonne A, når der kopieres vandret - altså mod højre og venstre. Kopieres der nedad, bruges det næste tal i kolonnen. Rækken - omvendt sættes der her kun dollartegn foran rækkeangivelsen som i =A$1+A2. Dette dollartegn virker til at holde det fast, der står i række 1, når der kopieres lodret - altså op og ned. Kopieres der vandret, bruges det næste tal i rækken. Hvordan gør man nu i praksis? Ja, man kunne jo bare skrive dollartegnet, hver gang der er brug for det. Med kombinationen Alt Gr + 4 skriver du et $. Men der er en nemmere metode og det er at bruge genvejstasten F4. Target Gruppen marts 2014 Side 11

8 Det virker på denne måde: Stil dig i cellen, hvor formlen skal stå og sæt et lighedstegn. Du markerer celler til formlen som normalt ved at pege på dem Men når en celle, kolonne eller række skal fastholdes, trykker du F4 Henvisningen til hele cellen er nu absolut Tryk F4 igen for kun at sætte rækken absolut og Endnu et tryk på F4 gør i stedet kolonnen absolut På denne måde kan du med F4 bladre mellem mulighederne. NB! Væn dig til at bruge absolutte referencer. Du sparer en masse tid, da du med dem stadig kan kopiere en masse. Alternativet er jo at lave en masse forskellige formler. Og selv om det virker indviklet i starten, så skal det nok snart sidde, hvis du konsekvent tænker dem med i dit arbejde! Target Gruppen marts 2014 Side 12

9 Opgave 6 Opgave 6 er en øvelse i mange forskellige Excel faciliteter. Hovedformålet med øvelsen er at opbygge en faktureringsmodel, som vha. regne-funktioner finder varenavne og priser i et varekartotek på regnearket. Opbyg varekartoteket som vist nedenfor (Navngiv Ark1, så det hedder Varekartotek): A B C D 1 VAREKARTOTEK 2 3 Vare nr. Navn Pris 4 1 Cykellygte lille 12,80 Kr. 5 2 Cykellygte stor 35,00 Kr. 6 3 Ringeklokke deluxe 56,00 Kr. 7 4 Båthorn 49,85 Kr. 8 5 Støtteben 22,00 Kr. 9 6 Bagagebærer 17,50 Kr Sadel 85,80 Kr Sadel læder 315,75 Kr Cykellås 75,45 Kr Kodelås 87,00 Kr Kodelås galvaniseret 112,00 Kr Cykeltyverialarm 875,00 Kr Fjernstyret lås 118,00 Kr Pedalet 65,00 Kr Pedalsæt rytter 212,00 Kr. 19 Target Gruppen marts 2014 Side 42

10 Opbyg Faktura-modellen som vist nedenfor på Ark 2 (Navngiv Ark2, så det hedder Faktura): A B C D E F 1 FAKTURA FRA 2 EvermoeS & CO 3 4 Dato: 5 Faktura nr.: Antal Varenr. Varenavn. A pris Total I alt excl. moms: % moms: I alt incl. moms: Betal senest den: Du har nu opbygget varekartotek og fakturamodel på regnearket, og er klar til at indtaste formler. Target Gruppen marts 2014 Side 43

11 Dato-formler Vi forudsætter at, du fakturerer tidstro og placerer datoen i celle F4 vha. funktionen: =IDAG() - og formaterer datoen til et ønsket præsentationsformat. Da vi altid giver 45 dages kredit, placeres Betal senest den: formlen i celle D27 vha. formlen: =IDAG()+45 - og formateres ligeledes til et ønsket præsentationsformat. Varenavn og Varepris formler: I celle-området D10 til E20 skal vi have hentet informationer fra varekartoteket, som befinder sig i celle-området A4 til D18 på Varekartotek arket. Til dette benyttes OPSLAG funktionen. Da opslaget skal foretages vertikalt(lodret) i varekartotekets Varenr. kolonne, skal vi bruge =lopslag funktionen. Indtast formlen: =LOPSLAG($B10;Varekartotek!$A$4:$D$18;3;FALSK) i celle D10. De absolutte cellereferencer skyldes, at formlen skal kunne kopieres til celleområdet D11 til D20, uden at tabel-området forskydes. Ligeledes kan formlen kopieres til kolonne E, blot med den ændring, at 3 tallet(kolonner til højre) skal ændres til et 4 tal, altså: =LOPSLAG($B10;Varekartotek!$A$4:$D$18;4;FALSK) Afslutningen FALSK eller bare 0 betyder, at man er ude efter en nøjagtig værdi og ikke bare en værdi indenfor et interval. Hvis man bruger FALSK her, behøver man ikke nødvendigvis sortere den første kolonne i opslagsområdet, da Excel bliver ved, indtil den eksakte værdi findes. I modsat fald returneres #I/T-meddelelsen jf. nedenfor. Target Gruppen marts 2014 Side 44

12 I varelisten findes ikke en vare med varenummer 0. Dette bevirker, at LOPSLAG ikke virker helt efter hensigten, hvis der ikke er angivet noget varenummer i kolonne B - husk at værdien af en tom celle er nul. Problemet skyldes simpelthen, at LOPSLAG ikke kan finde en vare med nummeret nul, og svarer med en fejlmeddelelse #I/T. For at imødegå dette problem, vil vi kun foretage et opslag, hvis der både er angivet et varenummer og et antal. Dette gør du vha. HVIS-funktionen. I celle D10 ændres formlen til: =HVIS(OG($A10>0;$B10>0);LOPSLAG($B10;Varekartotek!$A$4:$D$18;3;FALSK); ) Formlen siger, at hvis der ikke er indtastet både et varenummer og et antal, skal den returnere den tomme tekst ( ) i cellen, ellers skal den foretage opslag i varekartoteket. Alternativt til at indsætte den tomme tekst, kan man naturligvis også vælge at indsætte værdien nul (0). I så fald skal du, hvis du ikke ønsker at se/udskrive nullerne, aktivere nulundertrykkelse. Dette gøres ved at vælge menupunkterne: Alternativt til at indsætte den tomme tekst, kan man naturligvis også vælge at indsætte værdien nul (0). I så fald skal du, hvis du ikke ønsker at se/udskrive nullerne, aktivere nulundertrykkelse. Dette gøres ved at vælge menupunkterne: Dette gøres ved at vælge Indstillinger på Filer-menuen under Avanceret og Visningsindstillinger for dette regneark, Vis et nul i celler, der har nulværdi. Target Gruppen marts 2014 Side 45

13 Men altså kun, hvis du indsætter et nul i stedet for den tomme tekst. Det er vigtigt at være opmærksom på, at LOPSLAG-funktionen forudsætter at den kolonne, opslaget foretages i, er sorteret i stigende orden med mindre man bruger FALSE. Er dette ikke tilfældet, kan dette gøres med følgende knap/menu på Hjem: Færdiggør fakturaen med de resterende formler til beregning af I alt ekskl. moms osv. Ikke eksisterende varenumre Som nævnt ovenfor er det vigtigt, at varekartoteket er sorteret i stigende orden efter varenummer. Desuden er det vigtigt, at varelisten ikke indeholder huller, dvs. varerne skal være nummererede fortløbende, f.eks. fra 1 til 15 som i denne opgave. I virkelige anvendelser er det naturligvis ikke muligt at opfylde dette krav - hvad gør man så? I det ovenstående har vi løst problemet ved at indsætte FALSK bagerst i vores LOPSLAG. Det virker fint, da man jo klart kan se i cellen, at der er noget galt, da cellen kommer til at indeholde #I/T. Men her er en mere elegant løsning, som du kan prøve at lave, hvis du har tid og lyst til det. Det kræver dog, at indstillingen FALSK fjernes fra alle formler. Target Gruppen marts 2014 Side 46

14 Prøv først at skabe et par huller i listen ved at slette varenummer 4, 7 og 8. Det er vigtigt, at du sletter hele rækker, og ikke blot indholdet af de berørte celler! Du har nu slettet 3 rækker fra varekartoteket - men hvad så med formlerne i fakturaen? Et hurtigt check burde overbevise dig om, at Excel faktisk ikke er helt dum: de formler der benytter LOPSLAG er automatisk blevet ændret, så de nu afspejler det faktum, at der er blevet fjernet 3 rækker fra tabelområdet. Smart! Prøv nu på fakturaen at lave opslag på en af de varer, du netop har fjernet fra kartoteket. Nu bliver det klart, hvorfor varelisten ikke må indeholde huller. Hvis et varenummer ikke eksisterer, finder LOPSLAG i stedet det varenummer i rækken, der står umiddelbart foran det varenummer, der altså ikke findes - altså det sidste varenummer før hullet. Det samme gør sig naturligvis gældende, hvis du søger et varenummer, der er større end det største varenummer i tabellen. Prøv f. eks. at søge vare nummer 20. Det problem, der påpeges ovenfor, kan løses ved at benytte sig af den tomme kolonne, der er på fakturaen mellem varenr. og Varenavn. Her indsættes en formel, som ved hjælp af LOPSLAG finder varenummeret på den vare, der rent faktisk blev fundet af LOPSLAG i tabellen. Nu kan man, ved at sammenligne det varenummer der blev bedt om og det faktiske varenummer, afgøre om varen eksisterer. Indtast formlen =HVIS(OG(A10>0;B10>0);LOPSLAG(B10;Varekartotek!$A$4:$D$18;1); ) i celle C10, og kopiér den til de underliggende celler. Prøv nu at søge efter en af de varer, der ikke findes. Bemærk, at det nu er tegn på problemer, hvis indholdet af kolonne C er forskelligt fra indholdet af kolonne B. Formlen, der finder varenavnet, skal nu ændres til: =HVIS($B10=$C10;HVIS(OG($A10>0;$B10>0); LOPSLAG($B10;Varekartotek!$A$4:$D$18;3); ); Varen findes ikke! ) Formlen kan læses som: Hvis indholdet af cellerne B10 og C10 er identiske, slås op som før. Hvis ikke, meddeles dette med teksten Varen findes ikke! Target Gruppen marts 2014 Side 47

15 Teksten i Kolonne C kan skjules, enten ved at skjule selve kolonnen (højre-klik på selve kolonnen og vælg Skjul), eller ved at vælge samme farve til teksten som den, der er brugt til baggrunden (typisk hvid). Tilføje nye varenumre Du har nu modificeret fakturaen, så det er muligt at slette varer fra varekartoteket. Den næste naturlige udvidelse må naturligvis være at kunne tilføje varer! Proceduren er som følger: Marker den sidste varelinje i kartoteket. Vælg Indsæt, Indsæt arkrækker fra Startside-fanebladet - eller tryk Ctrl-+. Indtast den nye vare i den nye række. Gentag dette for her ny vare. Marker alle varelinjer i kartoteket, og sorter efter kolonne A, op i stigende rækkefølge. Fordelen ved at indsætte en ny række for hver vare der tilføjes, er at formlerne i fakturaen automatisk ændres til at omfatte et varenummer mere, for hver gang der tilføjes en række. Det samme gjorde sig i øvrigt gældende, da du slettede rækker tidligere i opgaven. Beskyt modellen for at forhindre ødelæggelse af de usynlige formler. Gem som skabelon Nu skal vi have færdiggjort fakturaen, således at den kan tjene som skabelon. For at den kan dette, skal følgende gøres: Arket med varekartoteket skal skjules og ubrugte ark slettes Formlerne i arket skal skjules, når der indtastes i det. Der skal valideres ved indtastning, at der rent faktisk kun bliver indtastet hele tal, der er mindre eller lig med tallet 20 idet vi åbner for et par nye varer. Områderne Antal og Varenummer skal låses op og arket skal beskyttes Endelig skal projektmappen beskyttes, så det skjulte varekartotek ikke kan hentes frem igen. Target Gruppen marts 2014 Side 48

16 Prøv selv at gøre dette dog med følgende tips: Ark skjules ved at højreklikke på arket med Skjul Formler skjules i samme dialogboks, hvor du senere skal låse celler op Datavalidering ligger på fanebladet Data se mere om datavalidering nedenfor. Beskyttelse af projektmappen ligger på Gennemse under Beskyt projektmappe. Slut med at gemme fakturaen som en skabelon. Target Gruppen marts 2014 Side 49

17 Subtotaler Excel er rig på funktioner, der gør dig i stand til at opsummere store datamængder. Funktioner som sortering, AutoFilter, pivottabeller og konsolidering er blot nogle af dem. Brug af subtotaler er en anden. Her kan man i et sorteret dataområde hurtigt få Excel til at indsætte totaler for hver ændring i en bestemt på forhånd sorteret kolonne. Disse totaler er som standard sum-formler, men man kan også oprette totaler af en anden karakter som f.eks. gennemsnitsformler. Således virker funktionen: Åbn en projektmappe med en struktur som en database dvs. således at kolonneoverskrifterne dækker over ensartede tekster og tal, som du vil have summeret op. Her åbner vi filen Pivodata. Marker området det er ofte nok blot at stille sig i området. Sorter området - først på kolonnen Kunde (stigende), dernæst på Afd. (stigende) og slutteligt på pris (faldende). Nu er vi klar til at sætte subtotaler ind for hver kunde. Vælg Data, Subtotal. Target Gruppen marts 2014 Side 67

18 I første rulleliste vælges hvilken kolonne, der skal danne grundlag for subtotalerne for hver ændring i kolonnen Kunde skal Excel indsætte en subtotal. Dernæst skal Excel have at vide, hvilken regnearksfunktion, der skal benyttes. Her er valgt Sum andre valg er Middel, Antal, Maks, Min mm. Endelig skal du markere den eller de kolonner, der skal summeres op i dette tilfælde kolonnen Pris. Bemærk at du kan lave side Sideskift mellem grupper altså for hver ændring i kolonnen Kunde. Herefter bliver resultatet en gruppering af data, således at man kan vælge, hvor meget eller hvor lidt, man vil overskue: Bemærk at der til venstre for regnearket er indsat en bjælke med numre øverst og knapper med plusser eller minusser alt efter om tallene bag en subtotal er folde ud eller ej. Ved at klikke på 1-tallet vises kun den samlede total. Med totallet ses også subtotalerne for hver kunde, og ved klik på 3-tallet foldes hele listen ud. Target Gruppen marts 2014 Side 68

19 Ved at klikke på plusser og minusser kan du folde listerne for de enkelte kunder ud enkeltvis. Nu vil vi lave endnu en subtotal denne gang for afdelingerne. Men det skal ikke kun være for afdelingerne. Vi vil beholde de subtotaler, vi har i forvejen, således at det bliver et fjerde niveau med afdelingerne under kunderne. Bemærk denne gang i Data, Subtotal, at du skal fjerne fluebenet i Erstat aktuelle subtotaler, da du ellers kun får oprettet subtotaler for afdelingerne. Når du undersøger resultatet, vil du se, at grupperingen har fået endnu en niveau, da der nu er fire tal øverst til venstre sælgertotalerne er nu tredje niveau. Der er også to hovedtotaler en for hver gruppe subtotaler. Hvis du synes, kan du sagtens slette den ene. Men du kan også betragte det som en slags kontrol de to totaler skulle gerne give det samme. Gruppering Excel kan oprette en disposition for dine data og gi dig mulighed for at åbne og lukke for visningen af data i flere niveauer. Man kan klikke på dispositionssymbolerne 1,2,3, + og - for at vise kun de rækker og kolonner som giver summeringen eller overskriften for sektioner af regnearket, eller for at se mere detaljeret information for en enkelt summering eller overskrift. Target Gruppen marts 2014 Side 69

20 Forbered data til at blive grupperet. Detaljedata som man gerne vil oprette en disposition for skal være i form af en liste hvor hver kolonne har en overskrift i øverste række og ikke indeholder blanke rækker. Inden man opretter dispositionen, skal man sorterer sine data, så rækkerne, som skal grupperes, er sammen. I illustrationen herover er listen sorteret efter Land, Sælger og Ordre dato. Indsæt derefter sum rækker. I illustrationen er der en I alt række under hver sælger. Hvis man opretter dispositioner for kolonner i stedet for rækker, sørg for at listen indeholder en etikette (overskrift) i første kolonne og at summerings kolonnerne enten er til højre eller venstre for de detaljerede data. Automatisk eller manuel disposition Automatisk disposition. Hvis man anvender automatiske subtotaler i en liste organiseret i rækker, vil Excel automatisk gruppere regnearket samtidig. Se foregående emne - Automatiske subtotaler. Manuel disposition. Hvis data ikke er organiseret, så Excel kan oprette en disposition automatisk, kan man disposition manuelt. F.eks. bliver man nødt til manuelt at oprette sin disposition, hvis summeringsrækkerne eller -kolonnerne indeholder værdier eller beskrivende tekst i stedet for formler. Markér de data, som skal grupperes, og vælg Data, Gruppér og Opdel gruppe. Dette gentages for hvert af de områder, som skal grupperes. Target Gruppen marts 2014 Side 70

21 Vis og skjul flere niveauer En disposition kan have op til otte niveauer, hvor hvert indre niveau indeholder data detaljerne for det ydre niveau. I illustrationen indeholder Hovedtotal summen af alle rækker, det er niveau 1. Rækkerne som indeholder summen for hvert af landene, UK Total, USA Total, er niveau 2, og rækkerne, som viser de enkelte sælgeres totaler, er niveau 3 og niveau 4, hvor man ser de enkelte ordrer. Man kan klikke på de enkelte niveauers numre for at få vist et niveau og + og for at vis eller skjulte detaljer under hvert niveau. Target Gruppen marts 2014 Side 71