EU-UDBUD. Tjenesteydelser Offentligt udbud. På levering af et udbudssystem til KomUdbud. [Juni 2018]

Transkript

1 EU-UDBUD Tjenesteydelser Offentligt udbud På levering af et udbudssystem til KomUdbud [Juni 2018]

2 Indholdsfortegnelse Udbudsbetingelser Indledning Ordregiver Udbudsansvarlig Udbuddets omfang Volumen Tidsplan Spørgsmål Spørgsmål og svar Udelukkelse og egnethed Tilbudsgivers personlige forhold Teknisk og/eller faglig formåen Vejledning til udfyldelse af ESPD i forbindelse med dette udbud: Konsortier Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen Indhentning af dokumentation Aftalevilkår Tilbud Flere tilbud Alternative tilbud Tildelingskriterium og underkriterier Afgivelse af tilbud Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Tilbuddets indhold Tilbuddets indhold Sprog Ejendomsret og betaling for tilbud Forbehold Tilbudsevaluering Tildelingskriterium og underkriterier Vurdering af pris Vurdering af kvalitet Orientering om resultatet af udbuddet Aktindsigt Side 1 af 14

3 Udbudsbetingelser 1. Indledning Udbuddet vedrører levering af et fælles udbudssystem til medlemskommuner af KomUdbud (herefter benævnt ordregiver), således som disse er oplistet både i udbudsbekendtgørelsens afsnit I.1) og nedenfor i afsnit 3.1. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, jf. Udbudsloven (LOV nr af ) hvilket betyder, at enhver har ret til at afgive tilbud. Udbudsmaterialet består af: Udbudsbekendtgørelse Udbudsbetingelser, med ESPD (fælles europæisk udbudsdokument) Kontraktudkast Kontraktbilag 1-7 o Bilag 1: Implementering o Bilag 2: Kravspecifikation o Bilag 3: Vederlag og betalingsplan o Bilag 3A: Tilbudsskema o Bilag 4: Drift, support og vedligeholdelsesydelser o Bilag 5: Prøver o Bilag 6: Servicemål o Bilag 7: Databehandleraftale Aftale med den vindende tilbudsgiver indgås på baggrund af udkastet til kontrakt. Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer af udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette, herunder ændringer af kravspecifikationen og udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet via nedenstående link. Udbudsmaterialet er offentliggjort på/via: 2. Ordregiver "KomUdbud" er et samarbejde mellem en række jyske og fynske kommuner. De enkelte medlemskommuner foretager på skift en række EU-udbud på vegne af udbudsfællesskabets medlemmer. Side 2 af 14

4 Oplysninger om medlemmerne af KomUdbud fremgår af Udbudsansvarlig KomUdbud ved Vejle, Århus og Odense Kommune, er ansvarlige for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. Indtil underskrivelse af kontrakten varetages al kommunikation vedrørende udbuddet således af: KomUdbud v/vejle Kommune Skolegade Vejle Spørgsmål til udbuddet skal ske i henhold til pkt Udbuddets omfang Udbuddet vedrører indkøb af brugsretten til et udbudssystem med tilknyttede ydelser. Udbudssystemet skal kunne anvendes til de fælles udbud i KomUdbud samt til de enkelte kommuners egne udbud. For nærmere beskrivelse af de udbudte ydelser, herunder de mindstekrav ydelserne skal opfylde, henvises til kontraktbilag 1-7. Det forventede antal brugere og udbud for hver kommune er estimeret på baggrund af nuværende behov som dækker både behov i KomUdbud-regi og i de enkelte kommuner. Det faktiske antal brugere og udbud kan således variere over kontraktens løbetid. Med brugere menes personer, der gennemfører udbud i udbudssystemet. Kontrakten udbydes til et fast årligt licensabonnement, der faktureres KomUdbud samlet. Hertil kommer tilknyttede ydelser, jf. bilag 3. Det årlige licensabonnement er uafhængig af det faktiske antal af brugere og udbud i kontraktens løbetid. Kontrakten er ikke eksklusiv, jf. kontraktens pkt Alle kommunerne skal anvende systemet til udbud, der gennemføres som fællesudbud i regi af KomUdbud. Ønsker den enkelte kommune at anvende et konkurrerende system til egne udbud skal dette være muligt igennem hele kontraktens løbetid. Side 3 af 14

5 3.1 Volumen Kommune: Forventet antal brugere ved driftsstart: Esbjerg 8 25 Fredericia 3 18 Herning 4 40 Holstebro 2 10 Ikast-Brande 3 10 Kolding 4 10 Lemvig 0 0 Middelfart 3 10 Odense Randers Silkeborg 4 30 Svendborg 4 15 Sønderborg 5 15 Vejle Aarhus Forventet antal udbud (årligt): Indmeldt antal brugere i alt: 112 Indmeldt antal udbud i alt: 343 Side 4 af 14

6 4. Tidsplan Offentliggørelse: 29. juni 2018 Spørgefrist: 23. august 2018 Svarfrist: 29. august 2018 Tilbudsfrist: 5. september 2018 kl. 12. Underretning om resultatet af udbuddet: Uge Derefter afholdes 10 dages standstill-periode, hvorefter aftalen kan underskrives. Kontraktstart: Oktober 2018 Idriftsættelse 1. februar Spørgsmål 5.1 Spørgsmål og svar Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i kontrakten eller udbudsmaterialet i øvrigt. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, på dansk og rettes til: Michael Barny, micba@vejle.dk. Spørgsmål skal stilles inden udløb af den i tidsplanen oplyste spørgefrist. Spørgsmål, der modtages efter udløb af spørgefristen, besvares kun i det omfang, det er muligt inden udløbet af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Ordregiver vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort samme sted som udbudsmaterialet, dvs. via Side 5 af 14

7 6. Udelukkelse og egnethed Den nedenfor angivne dokumentation danner grundlag for ordregivers vurdering af, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave. Tilbudsgiver skal vedlægge de i pkt. 6.1 og 6.2 krævede oplysninger til sit tilbud. Oplysninger skal gives ved at udfylde ESPD og vedlægge dette dokument til tilbuddet. 6.1 Tilbudsgivers personlige forhold Tilbudsgiver skal bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135, stk. 1 til 3 og 136. Der vil ske udelukkelse af tilbudsgiveren, såfremt tilbudsgiveren ved endelig dom er dømt eller har vedtaget bødeforlæg for forhold, som fremgår af Udbudslovens 135, stk. 1 til 3 og 136, herunder at der kan påvises en interessekonflikt, en konkurrencefordrejning som følge af forudgående inddragelse, eller at der er afgivet groft urigtige oplysninger, tilbageholdelse af oplysninger eller at tilbudsgiveren ikke er i stand til at fremsende supplerende dokumenter vedrørende udelukkelsesgrundene. Tilbudsgiver skal derudover bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens 135, stk. 4 og 5 og 137: Tilbudsgiveren har tilsidesat gældende forpligtelser inden for det miljø-, social- eller arbejdsretlige område, jf. udbudslovens 137, stk. 1, nr. 1 Tilbudsgiveren er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling eller lignende, jf. udbudslovens 137, stk. 1, nr. 2 Tilbudsgiveren i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv kan påvises at have begået alvorlige forsømmelser, der sår tvivl om tilbudsgiverens integritet, jf. udbudslovens 137, stk. 1, nr. 3 Tilbudsgiveren har indgået en aftale med henblik på konkurrencefordrejning, jf. udbudslovens 137, stk. 1, nr. 4 Tilbudsgiveren væsentligt har misligholdt en tidligere offentlig kontrakt og misligholdelsen har medført kontraktens ophævelse eller lignende sanktion, jf. udbudslovens 137, stk. 1, nr. 5 Tilbudsgiveren påviseligt og uretmæssigt har forsøgt at påvirke ordregiverens beslutningsproces, har fået fortrolige oplysninger, der kan give tilbudsgiver uretmæssige fordele eller groft uagtsomt har givet vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på beslutninger vedrørende udelukkelse, vurdering af minimumskravene til egnethed, udvælgelse eller tildeling af kontrakt, jf. udbudslovens 137, stk. 1, nr. 6 eller. 6.2 Teknisk og/eller faglig formåen Tilbudsgiver skal angive 3 gennemførte udbudsprocesser i det tilbudte udbudssystem. Det er et mindstekrav, at tilbudsgiveren kan dokumentere, at der inden for de seneste 3 år er gennemført mindst 3 EU-udbud via det tilbudte system herunder 2 forskellige udbudsformer. Med EUudbud menes gennemførelsen af enten et offentligt udbud, et begrænset udbud eller et udbud med Side 6 af 14

8 forhandling. Et miniudbud anses således ikke for en reference. Tilbudsgiver bedes kort beskrive udbuddets form, genstand og tidsforløb, og referencen skal indeholde oplysning om udbudsbekendtgørelsens nummer samt kontraktindgåelsesbekendtgørelsens nummer (dvs. 2016/S - xxx xxx xxx) 6.3 Vejledning til udfyldelse af ESPD i forbindelse med dette udbud: ESPD en skal downloades fra Vejle Kommunes hjemmeside og gemmes på tilbudsgivers computer. Bemærk, at filen ikke skal åbnes. Herefter åbnes følgende hjemmeside: På hjemmesiden skal tilbudsgiver følge nedenstående fremgangsmåde for at kunne åbne og udfylde ESPD et: Dansk Jeg er økonomisk aktør Importere ESPD Tryk herefter på knappen Gennemse Find filplaceringen på egen computer ESPD og tryk Åben Vælg land og tryk Næste Filen indlæses derefter i Europa-Kommissionens elektroniske ESPD-system på internetadressen: Når det ønskede sprog er valgt i systemet, vælges Jeg er en økonomisk aktør og Importere ESPD. I en korrekt indlæst fil vil felterne under Indkøberens identitet og Oplysninger om udbudsproceduren være udfyldt af ordregiver. Herefter åbner filen, og tilbudsgiver kan udfylde de relevante informationer. Når alle informationer er afgivet, trykkes på Exporter, og bilaget gemmes som en fil på tilbudsgivers egen computer. Denne fil, skal uploades sammen med det endelige tilbud. For ordregiver er det at foretrække, at filen sendes i pdf-format, men det er dog ikke et krav. Der er ikke krav til at pdf en skal underskrives. For uddybende vejledning i hvordan ESPD et udfyldes, henvises f.eks. til følgende side, udarbejdet af Konkurrence og forbrugerstyrelsen: Opmærksomheden skal henledes på, at det til enhver tid er tilbudsgivers eget ansvar, at ESPD et er udfyldt med de relevante oplysninger, og derfor er det vigtigt, at tilbudsgiver anvender ovenstående vejledning. 6.4 Konsortier Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger under pkt. 6.1 og 6.2 afgives for hver deltager i konsortiet. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (pkt. 6.1 og 6.2) dog være Side 7 af 14

9 konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle konsortiedeltagere, er tilbuddet ikke nødvendigvis ukonditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. Desuden skal de enkelte deltagere i konsortiets ydelser/roller angives. Der skal ikke udfyldes nogen konsortieerklæring, men alle deltagere i konsortiet skal udfylde og medsende en udfyldt ESPD ved tilbudsafgivelse, ligesom deltagerne skal krydse af, at der deltages sammen med andre i ESPD ets del II A. 6.5 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen Hvis tilbudsgiver under henvisning til Udbudsloves 144, stk. 1 - i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal tilbudsgiver allerede sammen med tilbuddet indsende en erklæring fra den anden enhed - eller de andre enheder - om at stille den pågældende kapacitet til rådighed for tilbudsgiver. Dette godtgør, at tilbudsgiver uden begrænsning i hele aftaleperioden råder over den ressource, hvorpå tilbudsgiver baserer sit tilbud, og at den anden enhed forpligtiger sig i forhold til ordregiver. Tilbudsgiver skal samtidig vedlægge ESPD med de relevante oplysninger nævnt under pkt. 6.1 og 6.2 for den anden enhed (eller de andre enheder). Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle virksomheder i tilbudsgiverteamet, er tilbuddet ikke nødvendigvis ukonditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. Desuden skal de enkelte deltagere i tilbudsgiverteamet ydelser/roller angives. Baserer tilbudsgiver sig for tjenesteydelsen vedrørende teknisk/faglig formåen på kapacitet fra en anden enhed, skal den anden enhed udføre tjenesteydelsen, jf. udbudslovens 144, stk Indhentning af dokumentation Før beslutning om tildeling af kontrakten skal dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD, formentlig i form af serviceattest, fremlægges inden for en passende tidsfrist. Ordregiver er desuden berettiget til, inden for en passende tidsfrist, at indhente dokumentation under udbudsproceduren, når dette er nødvendigt for, at proceduren gennemføres korrekt. Ordregiver understreger, at 'erklæringen' som nævnt ovenfor omkring tilbudsafgivelse baseret på andre enheders formåen ikke udgør dokumentation, og i øvrigt er anmodet vedlagt i forbindelse med tilbudsafgivelsen, jf. i det hele afsnit Aftalevilkår Den udbudte aftale indgås på de vilkår, der fremgår af det vedlagte udkast til kontrakt. Side 8 af 14

10 8. Tilbud 8.1 Flere tilbud Der kan ikke afgives mere end et tilbud 8.2 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 9. Tildelingskriterium og underkriterier Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud i form af bedste forhold mellem pris og kvalitet. Der anvendes følgende underkriterier: Underkriterier Vægtning Pris 40 % Kvalitet 60 % Underkriterierne og evalueringsmetoden er uddybende beskrevet nedenfor i afsnit Afgivelse af tilbud 10.1 Tilbudsfrist Tilbuddet skal afleveres i et eksemplar på USB-stik til Vejle Kommune Skolegade Vejle Att.: Michael Barny, lokale 2222 inden den i tidsplanen angivne tilbudsfrist. Tilbud skal mærkes Udbudssystem til KomUdbud og Tilbuddet må kun åbnes af Konkurrenceudsættelse. Forsendelsen skal være lukket Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver indtil 6 måneder efter udløb af tilbudsfristen. Side 9 af 14

11 11. Tilbuddets indhold 11.1 Tilbuddets indhold Tilbuddet skal indeholde følgende: Udfyldt ESPD, herunder også for eventuelle andre konsortiedeltager eller andre enheder, som tilbudsgiver baserer sin økonomiske eller tekniske formåen på, jf. pkt. 6, samt eventuel erklæring om at tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, jf. pkt. 6. Besvarelse af kontraktbilag 2 i form af videopræsentationer og evt. supplerende kommentarer. Udfyldt bilag 3A Tilbudsskema. Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er ordregiver berettiget til at afvise tilbuddet Sprog Tilbuddet skal være på dansk Ejendomsret og betaling for tilbud Tilbud og tilhørende bilagsmateriale er ordregivers ejendom, og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud Forbehold Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet medfører, at ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører grundlæggende elementer i udbudsbetingelserne, har ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet. Alternativt kan forbehold, der ikke vedrører grundlæggende elementer, søges prissat af ordregiver, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold ikke kan prissættes, har ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet. 12. Tilbudsevaluering Efter tilbudsfristens udløb, evalueres de rettidigt modtagne tilbud på følgende punkter: 12.1 Tildelingskriterium og underkriterier Tilbud vurderes på baggrund af tildelingskriteriet, jf. pkt. 9, og på denne baggrund træffes beslutning om tildeling af kontrakten. Ved vurderingen af tilbuddene anvender ordregiver følgende evalueringsmodel: Vurdering af pris Pris vægtes med 40 % Den samlede tekniske pris beregnes som summen af systemvederlaget, fire års licensabonnement og prisen på introduktionskurset ganget med det i tilbudslisten anslåede antal kurser over fire år. Side 10 af 14

12 Det anslået antal introduktionskurser er ikke forpligtende for KomUdbud. I det følgende beskrives tre prisevalueringsmodeller, som KomUdbud har fastlagt ud fra dels forventningerne til prisspredningen i det kommende udbud, dels ud fra KomUdbuds generelle markedskendskab. Primær evalueringsmodel Den samlede tekniske pris vil blive omregnet til point i en lineær model, hvor laveste pris får 8 point, og hvor laveste pris plus 50 procent får 0 point. Omregningen vil ske ved følgende formel: Point = 8 ((8-0)/50 procent) * (tilbuddets pris laveste pris) / laveste pris Point = maksimumpoint ((maksimumpoint minimumpoint)/50 procent) * (pris laveste pris) / laveste pris Point fra omregningen af priser ganges med 40 procent, som er vægtningen af pris. Sekundær evalueringsmodel Såfremt der er større spredning i priserne i de indkomne tilbud end spændet i den primære model ovenfor tillader dvs. hvis prisen i tilbuddet med højeste pris er mere end 50 procent højere end prisen i tilbuddet med laveste pris avendes følgende model: Den samlede tekniske pris vil blive omregnet til point i en lineær model, hvor laveste pris får 8 point, og hvor laveste pris plus 75 procent. får 0 point. Omregningen vil ske ved følgende formel: Point = 8 ((8-0)/75 procent) * (tilbuddets pris laveste pris) / laveste pris Point = maksimumpoint ((maksimumpoint minimumpoint)/75 procent) * (pris laveste pris) / laveste pris Point fra omregningen af priser ganges med 40 procent, som er vægtningen af pris. Tertiær evalueringsmodel Såfremt der er større spredning i priserne i de indkomne tilbud end spændet i den primære og den sekundære model tillader dvs. hvis prisen i tilbuddet med højeste pris er mere end 75 procent højere end prisen i tilbuddet med laveste pris avendes følgende model: Side 11 af 14

13 Priser vil blive omregnet til point i en lineær model, hvor laveste pris får 8 point, og hvor laveste pris plus 100 procent får 0 point omregningen vil ske ved nedenstående formel. Priser der er højere end laveste pris plus 100 procent får ligeledes 0 point. Point = 8 ((8-0)/100 procent) * (tilbuddets pris laveste pris) / laveste pris Point = maksimumpoint ((maksimumpoint minimumpoint)/100 procent) * (pris laveste pris) / laveste pris Point fra omregningen af priser ganges med 40 procent, som er vægtningen af pris Vurdering af kvalitet Kvalitet vægtes med 60 % Vurderingen af dette underkriterium foretages på baggrund af tilbudsbesvarelserne af konkurrencekravene i kontraktbilag 2 i form af videopræsentationer samt eventuelle kommentarer der supplerer videopræsentationen. Ved vurdering af hvert konkurrencekrav (oplistet i nedenstående tabel) vil KomUdbud tage udgangspunkt i en helhedsvurdering af de enkelte videoer. Under hvert konkurrencekrav vil nedenstående seks delkriterier blive inddraget. I vurderingen vil det blive vurderet positivt, at systemet er brugervenligt. Herved forstås at: systemet er enkelt at anvende og understøtter den givne arbejdsproces, brugeren let kan danne sig et overblik, benævnelserne i systemet er intuitive og entydige, data genbruges så vidt muligt, systemet let angiver vejen til næste skridt i processen, dog uden at gøre det umuligt at springe frem og tilbage mellem forskellige funktioner/arbejdsgange, systemet godt og effektivt understøtter brugerens givne arbejdsproces, herunder så sandsynligheden for fejl minimeres. Side 12 af 14

14 Afsnit i bilag 2 Konkurrencekrav Vægtning Offentligt udbud 20 % Begrænset udbud med delaftaler 20 % Udbud med forhandling 10 % Udbud med forhandling uden forudgående 5 % bekendtgørelse Dynamisk indkøbssystem 5 % Elektroniske auktioner 5 % 2.10 Kommunikation 10 % 3.2 Deltagelse i begrænset udbud med delaftaler 25 % Pointskala Hvert konkurrencekrav tildeles point efter nedenstående skala. Beskrivelse af trin Point Bedst mulige opfyldelse af kriteriet 8 Glimrende/fortrinlig opfyldelse af kriteriet 7 God/meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 6 Over middel i opfyldelse af kriteriet 5 Middel/tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 4 Under middel i opfyldelse af kriteriet 3 Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 2 Utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet 1 Ingen opfyldelse af kriteriet (men konditionsmæssigt tilbud) 0 Ordregiver vurderer udelukkende tilbuddene på baggrund af de fremsendte videopræsentationer og evt. kommentarer der supplerer videopræsentationerne. Samlet vurdering Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, hvis tilbud samlet set, jf. ovenstående, vurderes at være det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra forholdet mellem pris og kvalitet. De tildelte point for hvert underkriterium ganges med den anførte vægtning, hvorefter pointene summeres. Den tilbudsgiver, der har opnået flest point, samlet set, er den tilbudsgiver, der får tildelt kontrakten. Side 13 af 14

15 13. Orientering om resultatet af udbuddet Alle tilbudsgivere vil pr. mail blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen, jf. Lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (lov nr. 492 af 12/ med senere ændringer). Udbuddet er ikke afsluttet, før kontrakten er underskrevet af begge parter efter standstill-periodens udløb. 14. Aktindsigt Ordregiver er forpligtet til at overholde offentlighedslovens og forvaltningslovens regler om aktindsigt, hvilket betyder, at ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbudsgivers tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt. Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt. Det er dog altid alene ordregiver der endeligt afgør hvad der udleveres ved en anmodning om aktindsigt. Side 14 af 14