Dæ kopbevaring i Lotus notes

Transkript

1 Introduktion Semler IT har udviklet en database til håndtering af informationer om kunder og deres dæk. Indhold Emne Se side Sådan åbner du databasen 2 Oversigter 3 Handlingsknapper i oversigterne 4 Formularen Opbevaring 5 Handlingsknapper på en Opbevaring 6 Opret Opbevaring 7 Udskriv data fra en Opbevaring 8 Setupdokumenter 9 Rediger setupdokumenter 10 Afslutning 11 Side 1 af 11

2 Åbn databasen Klik på databaseikonet på dit arbejdsområde i Lotus Notes. Databasen åbner herefter en oversigt, der indeholder samtlige opbevaringer i databasen. Skærmbillede Herunder vises et skærmbillede over oversigten Alle sager. Side 2 af 11

3 Oversigter I databasen findes der fem forskellige oversigter, som alle viser opbevaringer på hver deres måde. Alle opbevaringer: Viser en oversigt med alle opbevaringer i, uanset hvad der er valgt i feltet På lageret nu på formularen Opbevaring. Sommerdæk Viser en oversigt med alle opbevaringer, hvor Sommerdæk er valgt i feltet På lageret nu. Vinterdæk Viser en oversigt med alle opbevaringer, hvor Vinterdæk er valgt i feltet På lageret nu. Helårsdæk Viser en oversigt med alle opbevaringer, hvor Helårsdæk er valgt i feltet På lageret nu. Lokation Viser en oversigt, sorteret på lokation, med alle opbevaringer i, uanset hvad der er valgt i feltet På lageret nu. Dæ kopbevaring i Lotus notes Handlingsknapper i oversigterne Alle oversigter i databasen indeholder følgende handlingsknapper: Ny Opbevaring: Opretter et nyt dokument til opbevaring. Direct mail: Opretter en ny , indeholdende den mailadresse, som står på det markerede dokument. Der kan sendes til flere kunder på samme tid, hvis bare disse er markeret i oversigten. Handlinger: Hjælp o Udskriv dokumenter: Udskriver de markerede dokumenter. o Om databasen Åbner dokumentet Om denne database o Brug af denne database Åbner dokumentet Brug af denne database Side 3 af 11

4 Skærmbillede Herunder vises et skærmbillede over handlingsknapper. Side 4 af 11

5 Formularen Opbevaring En Opbevaring er det eneste, der kan oprettes i databasen. Når opbevaringen oprettes, er så meget information som muligt, med til at gøre opbevaringen mere brugbar. Skærmbillede Herunder vises et skærmbillede af en oprettet opbevaring. Fortsættes på næste side Side 5 af 11

6 Handlingsknapper på en Opbevaring Formularen Opbevaring indeholder følgende handlingsknapper: Ny Opbevaring: Opretter et nyt dokument til opbevaring. Gem & Luk: Gemmer og lukker det aktuelle/åbne dokument. Fortryd: Afslutter, uden at gemme, det aktuelle dokument. Handlinger: Udskriv: Hjælp: o Print: Udskriver hele dokumentet. o Kvittering: Udskriver en kvittering til kunden. o Udlevering: Udskriver en udleveringsseddel til kunden. o Arbejdsseddel: Udskriver en arbejdsseddel til montøren. o Labels: Udskriver labels til montering på dæk. o Om databasen: Åbner dokumentet Om denne database o Brug af denne database: Åbner dokumentet Brug af denne database Skærmbillede Herunder vises et skærmbillede over handlingsknapper. Side 6 af 11

7 Procedure Følg nedenstående procedure for at oprette en Opbevaring: Trin Handling 1 Klik på knappen Ny Opbevaring. 2 Udfyld felterne på formen med følgende data: Ordrenr. Kundenr. Navn, Adresse, Postnr., By, Telefon, Bruges til registrering af kundedata. Kundekategori Bruges til opdeling af kunder. Navn, Adresse, Postnr., By Bruges til en evt. faktureringsadresse, hvis denne er anderledes end kundens bopæl. Reg.nr. på bil Mærke på bil Model på bil Bemærkninger Typer På lageret nu Angiv hvilken type dæk, der ligger på lager nu. Dækmærke Mønster på henholdsvis VF, HF, VB, HB, RES Flueben ved henholdsvis VF, HF, VB, HB, RES Disse flueben indikerer, hvilke hjul der udskrives labels til, ved valg af knappen Udskriv -> Labels Dimension på dæk Fælgtype Medfølger Lokation Afhentning 3 Klik på knappen Gem & Afslut, hvorefter opbevaringen er oprettet. Side 7 af 11

8 Procedure Når en opbevaring er oprettet skal du følge nedenstående procedure for at udskrive data fra en Opbevaring: Trin Handling 1 I en hvilken som helst oversigt i databasen, kan du klikke på en opbevaring og åbne den i læsetilstand. 2 Der kan udskrives følgende ud fra en opbevaring: Kvittering Udlevering Arbejdsseddel Labels De data, som kommer med på udskriften, afhænger af, hvad der er valgt i feltet På lageret nu. Hvis der f.eks. skal skrives labels ud til Sommerdæk, skal der være en markering for Sommerdæk i feltet På lageret nu. Side 8 af 12

9 Setupdokumenter Er man Superbruger af databasen, har man adgang til databasens setupdokumenter. Disse dokumenter er vigtige i forhold til oprettelsen af opbevaringer. For at se databasens setupdokumenter, klikkes der på Administration/Super User Keywords i navigatoren på venstre side af skærmen. Skærmbillede Herunder vises et skærmbillede over oversigten Super User Keywords. Dæ kopbevaring i Lotus notes Procedure Følg nedenstående procedure for at redigere i et setupdokument: Trin Handling 1 I oversigten Super User Keywords dobbeltklikkes der på det pågældende dokument, hvorefter det kan redigeres og der kan tilføjes data til dokumentet. Der er i databasen ikke behov for at oprette nye setupdokumenter. Side 9 af 11

10 2 Der er følgende typer af setupdokumenter: Customer: Bruges til kundekategori. Location: Bruges til listen af lokationer på dæklageret. Hvis der f.eks. tilføjes en ekstra reol eller lignende på lageret, er det her der skal tilføjes lokationer. Setup: Bruges til firmaoplysninger, som kommer med ud på printet. Tire: Bruges til oplysninger omkring de dæk, som skal opbevares. Side 10 af 11

11 Ved hjælp af denne brugervejledning skulle man nemt kunne bruge løsningen Dækopbevaring fra Semler IT. Hvis der er spørgsmål, som ikke kan besvares ved hjælp af denne brugervejledning, er man velkommen til at kontakte vores Callcenter på telefon eller Thomas Hansen på telefon Side 11 af 11