Bestemmelser om udbud og tilbud

Transkript

1 Bestemmelser om udbud og tilbud Side 1 af 7 Bestemmelser om udbud og tilbud INDHOLDSFORTEGNELSE Side Orientering... 2 Bestemmelser om udbud og tilbud... 3 Udelukkelse... 3 Konsortier/ underentreprenører... 3 Egnethed... 4 Dokumentation... 5 Tildeling... 5 Alternative tilbud... 6 Tilbudsfasen... 6 Tilbudsafgivelsen... 6 Efter tilbudsafgivelsen... 7

2 Bestemmelser om udbud og tilbud Side 2 af 7 Orientering Med disse bestemmelser udbyder Odense Kommune en rammeaftale for skovarbejde og træpleje i kommunens bevoksninger og grønne områder, for perioden Udbuddet omfatter følgende opgaver: Træfældning og bevoksningspleje i bynære bevoksninger. Specialopgaver med pleje og beskæring af bytræer. Stormberedskab / fældning og oparbejdning af træer væltet i storm. Bekæmpelse af bjørneklo. Naturpleje og mindre hegnsopgaver ved græsningsarealer. Diverse mindre ad hoc serviceopgaver i de grønne områder, udløst af f.eks. borgerhenvendelser. Salg af flis, brænde og kævler mv. Rammeaftalens arbejder består dels af opgaver der kan planlægges i samarbejde mellem ordregiver og tjenesteyder, dels af opgaver der skal løses inden for få dage, og dels af opgaver der skal udføres omgående. Rammeaftalen forudsætter derfor, at tjenesteyder har personale placeret i umiddelbar nærhed af Odense Kommune. Ordregiver har i 2016 et budget til opgaven på 6,0 mio. kr. Antal enheder i tilbudslisten er ordregivers forventning og svarer ikke nødvendigvis til dette budget. Rammeaftalen indgås med én tjenesteyder, men er ikke eksklusiv, idet flere af opgaverne også vil kunne blive løst af kommunens park-entreprenører, der forestår gartnerisk vedligehold af parker mv. Sideløbende med denne opgave vil Odense Kommune i kontraktperioden gennemføre mindre entrepriser omfattende udtynding i bevoksninger. Disse arbejder er således ikke en del af denne rammeaftale, men tjenesteyder vil blive opfordret til, sammen med andre entreprenører at afgive tilbud. Odense Kommune vil ligeledes i et selvstændigt udbud indhente tilbud på sikkerhedsvurdering af træer. Ordregiver er: Odense Kommune Drift og Anlæg By- og Kulturforvaltningen

3 Bestemmelser om udbud og tilbud Side 3 af 7 Bestemmelser om udbud og tilbud Arbejdet udbydes i offentligt udbud ved bekendtgørelse nr. 2016/S i den Europæiske Unions Tidende (TED), fremsendt til offentliggørelse den 13. oktober 2016 Udbuddet er omfattet af den vejledende forhåndsmeddelelse i TED, nr. 2016/S , offentliggjort den 14. september Udbuddet afholdes iht. Udbudsloven", Lov nr af 15. december Udbuddet vil være bekendtgjort i EU-Tidende, samt på Odense Kommunes køberprofil hvor udbudsmateriale vil være gjort tilgængeligt, og hvor efterfølgende meddelelser fra Odense Kommune til tilbudsgiverne vil blive offentliggjort. Opgaven er ikke opdelt i delkontrakter ud fra markedsmæssige og økonomiske hensyn, herunder omkostninger til udbud og kontraktadministration. Udelukkelse Odense Kommune skal udelukke tilbudsgivere, der er omfattet af udbudslovens 135 stk. 1, 2 og 3 og 136, med de undladelsesmuligheder der er anført under 135 stk. 4 og 5, jf. dog 138. Odense Kommune vil udelukke tilbudsgivere, der er omfattet af udbudslovens 137 stk. 1 nr. 1-6, jf. dog 138. Odense Kommune vil udelukke tilbudsgivere iht. udbudslovens 137 stk. 7, såfremt tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld på over kr. til offentlige myndigheder, med de undladelsesmuligheder, der er anført i udbudslovens 135 stk. 4. Som foreløbigt bevis for at tilbudsgiver opfylder ovennævnte krav jf. 135 stk.1 og 3 hhv. 136 og 137 stk.1 nr.2 og nr. 7, udfylder tilbudsgiver det vedlagte fælles europæiske udbudsdokument (ESPD). ESPD er vedlagt som en html-fil, som læses ved hjælp af hjemmesiden iht. Konkurrence og Forbrugerstyrelsens vejledning Det elektroniske ESPD Sådan virker det. Konsortier/ underentreprenører Hvor flere i forening afgiver tilbud, skal dette anføres i ESPD'et, og der udfyldes et ESPD for hver af parterne, og det anføres i ESPD et hvem der med bindende virkning er bemyndiget til at repræsentere tilbudsgiverne. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet for at opfylde egnethedskravene, skal der udfyldes et ESPD for hver af disse enheder.

4 Bestemmelser om udbud og tilbud Side 4 af 7 Såfremt tilbudsgiver anvender underentreprenører til helt eller delvist at gennemføre arbejdsopgaverne, skal dette anføres i ESPD'et. Der skal ikke udarbejdes et ESPD for hver af disse underentreprenører. Egnethed Den juridiske virksomheds personlige forhold For at kunne deltage i tildelingen af rammeaftalen skal tilbudsgiver i forbindelse med tilbudsafgivelsen dokumentere sin virksomhed samt dennes økonomiske og tekniske formåen ved følgende oplysninger/dokumenter. Såfremt en tilbudsgiver ikke har eksisteret i mindst et år, kan ordregiver dog acceptere anden form for dokumentation, der sikrer at tilstrækkelig økonomisk og teknisk formåen er til stede hos tjenesteyder. Denne dokumentation kan være oplysninger fra indeværende regnskabsår. Som foreløbigt bevis for at tilbudsgiver opfylder efterfølgende minimumskrav til egnethed, udfylder tilbudsgiver det vedlagte fælles europæiske udbudsdokument (ESPD). Økonomiske og finansielle formåen: Regnskabsoplysninger for det seneste regnskabsår, omfattende: o samlet årsomsætning o specifik årsomsætning inden for relevante arbejdsområder o resultat og balance. Ved udvælgelsen vil det være et minimumskrav at omsætningen inden for de relevante arbejdsområder udgør mindst 100 % af tilbudssummen. Ved relevante arbejdsområder forstås arbejder i skov og park med manuel og motormanuel træfældning og træpleje mv. Hvor oplysningerne ikke dokumenteres ved årsregnskab, skal disse dokumenteres ved en revisorerklæring. Teknisk og faglig formåen: Liste over de betydeligste sammenlignelige opgaver udført inden for de seneste 3 år med angivelse af kontraktsum, tidspunkt og ordregiver. Ved udvælgelsen vil det være et minimumskrav, at tjenesteyder har udført sammenlignelige opgaver i skove, parker og byområder i et regnskabsår i et omfang, svarende til mindst 40 % af tilbudssummen. I ESPD anføres de 3 største referencer. Dokumentation for salg af skovede effekter. Ved udvælgelsen vil det være et minimumskrav at tjenesteyder gennem de seneste tre år har gennemført salg af mindst 300 rm skovede effekter som kævler, brænde og flis til CVR-registrerede modtagere, dokumenteret

5 Bestemmelser om udbud og tilbud Side 5 af 7 ved en fortegnelse over omfang og modtagere (salgskanaler). I ESPD anføres de 2 største salgskanaler. Uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer: Virksomhedens faglige leder, (dokumenteres ved CV eller lignende) Ved udvælgelsen vil det være et minimumskrav at den faglige leder har en relevant uddannelse og erfaring. Ved virksomhedens faglige leder forstås den person, der fastlægger virksomhedens faglige standarder, og har ansvaret for at de efterleves. Ved relevant uddannelse forstås uddannelse som forstkandidat, skov- og landskabsingeniør, skovtekniker, skov- og naturtekniker eller tillært skovarbejder med gennemførte enkeltkurser svarende til skov- og naturteknikeruddannelsen. I ESPD anføres navn og uddannelse. Certificeret træplejer Ved udvælgelsen vil det være et minimumskrav, at tjenesteyder i egen virksomhed eller hos underentreprenør, råder over en medarbejder med gyldigt ETW-certificering. I ESPD anføres navn, ansættelsessted og certifikat. Skovarbejdere Ved udvælgelsen vil det være et minimumskrav, at tjenesteyder i egen virksomhed eller hos underentreprenør, råder over mindst 4 medarbejdere med uddannelse som Skov- og naturtekniker, skovog naturassistent, faglært/tillært skovarbejder eller lignende. I ESPD anføres antal og uddannelse. Dokumentation Den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten, skal senest 21 kalenderdage efter anmodning herom fremsende dokumentation til ordregiver for krav i forhold til udelukkelse samt for overholdelse af krav til egnethed, til bekræftelse af de oplysninger, der er angivet i ESPD'et. Denne dokumentation omfatter bl.a. en "ny serviceattest" med oplysning om bl.a. straffeforhold, eller en tilsvarende udenlandsk dokumentation/attest. Tilbudsgiverne anbefales omhyggeligt at undersøge på hvorledes denne attest bestilles, samt at forberede sin bestilling så tidsfristen kan overholdes. Tildeling Odense Kommune vil vælge tilbuddet med den laveste pris.

6 Bestemmelser om udbud og tilbud Side 6 af 7 Alternative tilbud Tilbudsfasen Odense Kommune modtager ikke alternative tilbud. Tilbudsmaterialet er gjort tilgængeligt for tilbudsgivere på Odense Kommunes køberprofil, hvor efterfølgende meddelelser fra Odense Kommune til de bydende ligeledes vil blive offentliggjort. Det forudsættes at de bydende inden tilbudsafgivelsen har gjort sig bekendt med forholdene på stedet for arbejdets udførelse. Såfremt noget i udbudsmaterialet er uklart for tilbudsgiver, skal han senest 8 dage inden tilbudsfristens udløb indhente oplysning herom hos: PRAHL Rådgivende Ingeniører A/S Bøttekildevej Næstved prahl@prahl.dk Tilbudsafgivelsen Tilbudsgiver skal ved afgivelse af tilbud udfylde hele tilbudslisten samt ESPD et. Der accepteres ikke forbehold mod den udbudte prisregulering. Der accepteres ikke forbehold vedr. betaling for vinterforanstaltninger, alternativt for tidsfristforlængelse og godtgørelse, ud over hvad der indgår i Tilbuds- og afregningsgrundlaget (TAG). Organisationernes standardforbehold vil derfor ikke kunne tages i forbindelse med tilbudsgivningen. Tilbudsgiverne anmodes om at søge alle usikkerheder og forudsætninger for tilbudsafgivelsen afklaret i tilbudsfasen inden tilbudsafgivelsen. Tilbudslister udleveres såvel som pdf-filer som på Excel-regneark. Odense Kommune har indarbejdet regnefunktioner i regnearket, men påtager sig ikke ansvaret for disse funktioner. Evt. fejl i Odense Kommunes regnefunktioner vil blive korrigeret inden tilbuddene vurderes. Tilbuddet bedes afleveret i en original papirudgave og en elektronisk udgave. Den elektroniske udgave afleveres på CD-rom, DVD eller USBstik. Den originale papirudgave er gældende i tilfælde af forskelle. ESPD et kræves ikke fremsendt som papirudgave. Den medfølgende tilbudslabel bedes benyttet. Tilbud mærket Skovservice 2017 modtages indtil mandag den 31. oktober 2016 kl. 9:00 på følgende adresse:

7 Bestemmelser om udbud og tilbud Side 7 af 7 Odense Kommune Drift og Anlæg By- og Kulturforvaltningen Odense Slot Indgang P Nørregade Odense C Tilbuddet modtages ligeledes på licitationsstedet umiddelbart før licitationen afholdes. Licitationen afholdes mandag den 31. oktober 2016 kl. 9:00 på følgende adresse: Odense Kommune Drift og Anlæg By- og Kulturforvaltningen Odense Slot Mødelokale 1.05 Nørregade Odense C Der vil være mødested i den indre slotsgård. Ved tilbudsfristens udløb åbnes tilbuddene under overværelse af de bydende eller deres repræsentanter, der er til stede. Tilbudssummer samt eventuelle forbehold vil blive læst op. Tilbudsgivere skal vedstå sit tilbud i 40 dage efter tilbuddets åbning. Efter tilbudsafgivelsen Ordregiver vil snarest muligt underrette tilbudsgiverne om hvilken afgørelse der er truffet. I henhold til Lov nr. 593 af 2. juni 2016 kan der ikke indgås bindende aftaler før tidligst 11 dage efter en sådan underretning. Odense Kommune forbeholder sig ret til at annullere det gennemførte udbud, såfremt en sådan annullation er sagligt begrundet. Hvis der konstateres fejl i tildelingen efter meddelelse af Odense Kommunes tildelingsbeslutning men før kontrahering vil Odense Kommune kunne annullere, som anført ovenfor, eller træffe en ny tildelingsbeslutning. Odense kommune udbetaler ikke godtgørelse for afholdte omkostninger til afgivelse af tilbud.