Akademiet for talentfulde unge v. Michael Bager

Transkript

1 Velkommen Akademiet for talentfulde unge v. Michael Bager

2 Hvad skal vi arbejde med? Definition på et projekt Projektfaser Idégenerering Projektbeskrivelse 2

3 Definition af projekt

4 Projekt hvad betyder ordet? Projektil, projektør, projektion er samme familie At projektere: At planlægge At projektere et billede på væggen Overføre en ide, et billede, et materiale til at andet sted 4

5 Definition på et projekt Et projekt er løsningen af en opgave inden for en given tidsramme ved hjælp af tildelte ressourcer og ved brugen af rette værktøjer. Samtidig udtrykker et projekt ønsket om forandring og inddragelse af mennesker 5

6 Kendetegn ved projekter Klassisk forståelse af projekter: opgaven har en vis størrelse opgaven er afgrænset (typisk engangs-opgave) opgaven er tidsbegrænset der kræves en tværfaglig indsats når opgaven er afsluttet, opløses projektet 6

7 Introduktion Projekttyper og projektlederroller Forhandlingsprojekt - formand Teknisk projekt - koordinator Udviklingsprojekt projektleder I denne sammenhæng bruges betegnelsen projektleder 7

8 Eksempler på projekter Eksempler Du laver mad hver dag. Men hvis du skal holde rund fødselsdag og lave mad til 50 personer så er det et projekt. Din virksomhed anvender et Produktionsstyringssystem. Men køb + indføring af et nyt Produktionsstyringssystem er et projekt. Du skal have bygget en carport. Andre eksempler Bygge en metro Holde julefrokost i virksomheden Introducere et nyt produkt Udvikle et nyt produkt Bygge en Femern bro 8

9 Introduktion Dilemma / Usikkerhed og viden Stor Usikkerhed Viden Usikkerhed Projektinitiering 9

10 Introduktion Dilemma / Usikkerhed, frihed og viden Stor Usikkerhed Frihedsgrad Viden Usikkerhed Projektinitiering 10

11 Hvilke faser består et projekt af? Aktiviteten kan deles op i 5 faser: Initiering Analyse & Plan Gennemførelse Evaluering Opfølgning

12 Initieringsproces Planlægningsproces Styringsproces Udførelsesproces Afslutningsproces Projektledelsesprocesser 12

13 Usikkerhed Organisering og samarbejdsprocesser Aktivitets niveau Viden Læringsprocesser Initiering Analyse/plan Gennemførelse Evaluering Opfølgning Arbejdsindsatsen

14 Initiering Analyse & Plan Udførelse Evaluering Opfølgning 14

15 Initiering Analyse & Plan Udførelse Evaluering Opfølgning 15

16 Projektlederens rolle Projektleder bør: o være bevidst om de metoder og værktøjer, der hjælper med at udvælge de rigtige ideer (inden de bliver til projekter) o løbende overvåger de projekter der er sat i gang ud fra en forretningsmæssig optik. o Projektlederen også et ordforråd og en tankegang, der gør det nemmere at gøre sine hoser grønne over for såvel ledelsen i forretningssprog som for projektdeltageren i motivationssprog i forhold til projektet. Kilde: 16

17 To dimensioner Projektstyring Er håndværk Projektledelse Er strategi Projektstyring er et overliggende begreb, og er de redskaber som man skal anvende for at styre et projekt rummer: fra idé til realisering og evaluering Projektledelse er et element i projektstyringen og er den måde man leder projektets deltagere og hele strategien omkring projektet rummer: den ledelsesmæssige rolle med indsatser og holdninger dvs. den måde, hvorpå først og fremmest projektlederen griber opgaven an 17

18 Idégenerering 18

19 Den kreative platform Udviklet på Aalborg Universitet En pædagogisk metode der gør det let for deltagerne at anvende deres viden og erfaring i en skabende proces, hvor de føler sig værdsat gennem den fælles oplevelse det er at skabe.

20 Den kreative platform God til aktivitetsudvikling God til teambuilding Energiboost

21 Den kreative platform

22 4 principper Parallel tænkning betyder at alle deltagere har fokus på samme sted på samme tid. En opgave af gangen Fokus på opgaven betyder at fokus ALTID er på opgaven og ALDRIG på deltagerne Ingen bedømmelse betyder at du (og de andre) aldrig synes eller mener noget om det der foregår. Der er ingen vurdering, evaluering eller analyse af det der sker. På Den Kreative Platform bliver det lettere at være sig selv fordi man ikke behøver at forsvare sig selv eller leve op til noget. Man deltager som den man er, med det man kan. Derigennem vokser man. Videns mangfoldighed På Den Kreative Platform tager vi udgangspunkt i at deltagerne, tilsammen, har en viden og erfaring der er tilstrækkelig til at indgå i den skabende proces.

23 Hvad blokerer os Frygten for at lave fejl Frygten for at det ikke vil virke Frygten for at træffe forkerte valg Frygten for at virke dum Frygten for at miste kontrollen Frygten får os til at vælge det sikre NEJ Eller det afvisende JA MEN

24

25 Mønstertænkning

26 Mønstertænkning Kan forstås ved at forestille sig et menneskes viden som det danske landkort. I så tilfælde findes noget viden i Århus, noget viden i København, noget i Esbjerg, i Thy, i Gjerlev, i Spentrup der er altså viden over hele landkortet. Byrge & Hansen Kreativitetslaboratoriet, AAU 2007 (Working Paper ) 26

27 Mønstertænkning Mønstertænkningen er dannet via uddannelse, arbejde, fritid og lignende. Dette kan ses i form af jernbanenettet på landkortet. De områder, der er i direkte kontakt med jernbanenettet er lette at anvende viden fra og bliver derfor den foretrukne viden for denne person (Vertikal Tænkning). Viden, der ikke er i direkte kontakt med jernbanenettet, er svært at anvende og bliver derfor sjældent anvendt. Jernbanenettet er den begrænsning, der skaber mønstertænkning, da man kun kan komme ud til visse områder på landkortet og er afgrænset fra alle andre område. Horisontal Tænkning vil være at tage en taxi ud til det vidensområde, som man gerne vil anvende viden fra. Ved Vertikal Tænkning vil man have begrænset sin viden til en brøkdel af sit potentiale. Ved at gøre brug af hele sit landkort bibliotek, kan man opnå uhæmmet adgang til alle sektioner af sin viden. 27

28 Hjernen som bibliotek Fodbold El-master Tandbørstning Bjørne Dans Lommeknive Helikoptere

29 Horisontal tænkning Fremmer kreativ tænkning gennem måden at arbejde og være sammen på Træning i horisontal tænkning, som betyder at gå på tværs af faglige, sociale og kulturelle grænser i sin anvendelse af viden.

30 Radikal nytænkning (innovation)

31 Definition på Radikal Nytænkning Radikal Nytænkning er at anvende principper fra en sektion i biblioteket til at løse et problem, der er relateret til en anden sektion i biblioteket. Et eksempel herpå er opfindelsen af kuvøsen til at holde nyfødte babyer i live. Ideen til kuvøsen kom fra Franskmanden Stephane Tarnier, da han observerede, hvordan datidens rugemaskiner til hønseæg fungerede. Han opdagede, at princippet for rugemaskinen kunne anvendes til at afhjælpe det stigende problem med barnedød kort efter fødslen. Manden, der opfandt rugemaskinen til hønseæg blev sat til at udvikle kuvøsen til babyer. Det lyder ret simpelt, og det er det også. Radikal Nytænkning går basalt set ud på at stjæle principper fra en sektion i biblioteket til at løse sit problem i en anden sektion. I dette eksempel finder man et problem i den del af biblioteket, der har med hospitaler at høre. Man finder løsningen til dette problem ved at lede efter principper i den del af biblioteket, der har med landbrug at gøre. (Byrge & Hansen) 31

32 Principper Fjerne ure, mobiler, borde og skabe god plads til at lege på (stole i halvcirkel) Ingen præsentation af deltagerne Præsentation af tema for ideudviklingen Op på den røde løber mod den kreative platform Diverse lege blandet med brainstorm Flere lege blandet med konkretisering af opgaver Præsentation af ideer Den blå løber

33

34 Ideer har vi uendeligt mange af, det handler bare om at se dem. Det skal vi træne nu

35 Ideer til summer camp

36 En ide pr post it En ide er et ord, en sætning eller en tegning

37 Tøm hovedet for idéer..

38 Hvilke ideer får du om summer camp, når du tænker på Kaj og Andrea?

39 Hvilke ideer har myrerne om summer camp?

40 Hvad er summer camp for disse deltagere?

41 Hvilke ideer har denne bil om summer camp?

42 Hvilke ideer har hun om summer camp?

43 Hvilke ideer har besætningen på skibet om summer camp?

44 Hvilke ideer får Team Easy-On om summer camp?

45 Alle jeres idéer sættes op

46 Det handler nu om at sige ja til andres ideer og sammen få ideerne til at vokse Det skal vi træne nu

47

48 I må gerne sætte jer ned

49 Det var en øvelse I at sige JA til ALT Sig aldrig NEJ Sig aldrig JA MEN Sig altid JA OG Tag imod de tilbud du får og brug dem

50 NYT BUD Vi leder nysgerrigt efter andre muligheder og alternativer Gå ud til jeres mange idéer hvad bliver I optaget af?

51

52 I må gerne sætte jer ned

53 Den Blå Løber (6) Den Blå løber forbereder deltagerne på igen at blive bedømt Den Blå Løber giver mulighed for at tage en (beskyttende) maske på bestående af ens faglige, sociale og kulturelle identitet

54 Idéer til at bruge det Hvor og hvordan i projektet kan du anvende Den Kreative Platform? Hvor i din dagligdag kan du anvende Den Kreative Platform? En ide pr post it

55

56 Opstart af projekt At danne et overblik

57 Baggrund for projekt: projektidé Baggrunden er ofte et behov eller en idé organisationen har vokset sig så stor, at der er behov for omstrukturering behov for ændringer i en afdeling Nogen har fået en god idé som de brænder for affødt af fx et fremtidsseminar eller brainstorming 57

58 Jo klarere målsætning jo tydeligere uenighed Udfordringen kan være at definere en klar målsætning blandt uenige interessenter, der er aktuel i en omskiftelig verden 58

59 Målsætning For at sikre, at målsætningen kan anvendes som projektstyringsværktøj opdeles den i tre typer mål Formål Hvorfor dette projekt? Leverancer Hvordan skal vi levere? Succeskriterier Den ønskede effekt Det vil sige: et formål der indeholder visionen og det ønskede udbytte leverance der indeholder hvilket produkt vi skal komme med succeskriterier der kan sig noget om ønskede effekt 59

60 Formål - hvorfor Eksempelvis at markere at vi er blevet gift at vi morer os at familierne mødes 60

61 Leverancer - hvordan Leverancen skal være så konkret som muligt Hvad man skal stå med i hånden, når projektet er færdigt. Output/leverancer fra projektet Billedet af det ønskede resultat 61

62 Succeskriterier Her forholder du dig til, hvad der skal til for at projektet får succes her skal du forholde dig til: Hvilke projektmål skal være opfyldt for at projektet er en succes = du laver projektmål om til succeskriterier Hvilke interessenters succeskriterier skal indfries for at du vil betegne projektet som en succes Er der hensigtsmæssigt at have succeskriterier på kort og lang sigt? 62

63 Succeskriterier Succeskriterierne skal være SMART (SMARTER) Specifikt Målbart Accepteret af væsentlige interessenter Realistisk men ambitiøst og udfordrende Tidsfastsat Evaluer Re think 63

64 Målformulering kvalitative mål hjælper dig ikke meget til at få klare mål bedre omsætning gladere kunder større arbejdsglæde Især udviklingsprojekter kan være vanskelige at opstille klare, entydige og målbare mål for hvorfor? 64

65 Målformulerings niveauer Projektets formål: Større indtjening i DSB-kiosker Give kunderne en bedre betjening og service Leverancer: Dec. Kundeanalyse gennemført Feb: Ledere trænet i nyt koncept Marts: Afholdt medarbejderseminar Succeskriterier: Indtjening steget med 10 % Kundetilfredshed opnår score på 4,2 maj 65

66 Projektbeskrivelse

67 Trekanten som forhandling Kan bruges til at aftale/forhandle projektets indhold: hvilke ressourcer bliver stillet til rådighed hvad skal leveres af projektgruppen hvad er tidspunktet for levering ressourcer Sker mellem styregruppen og projektgruppen Projekt trekanten leverancer 67 tid

68 Projekttrekanten Kontrakten mellem styregruppe og projektet Projektejers ansvar Ressourcer Leverancer Projektgruppens ansvar (tid og leverancer) Tid Man kan ikke trække i et hjørne uden at det får betydning for mindst et andet hjørne! + når du ændrer på trekanten aftales dette med projektejer 68

69 Trekanten og implementering Med en strategisk tilgang til projekter, er der med en projekttrekant også et konkret værktøj til at implementere projektet i projektet Implementeringen sker løbende i projektets levetid og ved afslutningen af projektet hvor det skal implementeres i driften (sidstnævnte del kommer vi ikke nærmere ind på) 69

70 Grundelementer i projekter 5x5 modellen Projektopgaven Behov og nyttemål Omfang og indhold Mål og produkter Forandringen Tidsramme Interessenterne Anvendelse og ejerskab Vilje og drivkraft Ressourceydelser Formel godkendelse Social accept Projektledelse Lede og styre projekt Fremgangsmåde og plan Organisationen Opmærksomhedsområder Læring Ressourcerne Omgivelserne Marked Teknologi Omgivende systemer Fysiske miljø Regelsæt og normer Viden, erfaring og kunnen Personer Materiel, udstyr Materialer Penge Efter Riis & Mikkelsen s projektmodel 5x5 emneområder for projektledelse 70

71 Opmærksomhedspunkter i projekter Opmærksomhedspunkter er et udtryk for de særlige områder eller delelementer, som du skal tage højde for og være særligt opmærksom i et projekt. Riis & Mikkelsen s projektmodel, eller 5x5 modellen er en model, der består af fem elementer, som ethvert projekt vil være opbygget af, og som er nødvendige for, at en opgave kan løses som et projekt. Du kan tænke modellen som en krop: Kroppen - alt det der lever Hovedet - ideer, planer og viden Benene ressourcerne Venstre arm - fokus på interessenterne Højre arm - fokus på omgivelserne Det er en model, som du kan bruge igen og igen i alle faser af dit projekt, både til styring og ledelse af dit projekt, f.eks. planlægning, analyser, kommunikation, ledelse, risikostyring, opfølgning, læring og evaluering. 71

72 Kendetegn 5x5 I alle projekter er det muligt at identificere fem elementer, som ethvert projekt vil være bygget op af og som er nødvendige for at en opgave kan løses som et projekt Bruges i den indledende planlægning af et projekt og i efterfølgende replanlægning Modellen bruges spiralformet (der arbejdes på skift med et element og der arbejdes på kryds af elementerne = en gradvis konkretisering) 72

73 5x5 modellen oversigt Elementet Projektopgaven Omgivelser Interessenter Indhold Hvad er meningen med projektet Giver betingelser og vigtige sammenhænge Skaber det ejermæssige fundament for projektet Ressourcer Hvad har vi til rådighed af kompetencer (viden og kunnen + teknik og penge) Projektledelse Planlægge hvordan projektet skal gennemføres 73

74 Målsætningsproces forskellig Opgaveusikkerhed Målsætningsproces Målsætningsproces Politisk udredning skabes som kompromis ml. interessenterne Organisatorisk forandring medarbejdere involveres ofte løsninger opstår sent i processen Målsætningsproces Produktudviklingsprojekt produktudviklingsprojekter gennemføres ofte i forhold til en beskrevet projektmodel med bestemte faser Målsæt Bygge- og leveringsprojekt målsætningsfasen er stort set slut, når projektgruppen kommer til 74

75 Målbeskrivelse kaldes også Kommissorium Projektbeskrivelse Kontrakt Projektmandat = den del, der kommer som udspil fra ledelsen/projektejeren til projektgruppen (og som udarbejdes i overensstemmelse med kundens behov/bestilling). 75

76 Kommissorium/projektbeskrivelse (målbeskrivelse projektmandat) Rammerne for projektet Konkretisering af opgaverne Udarbejdes når styregruppe, projektleder og projektgruppe er udpeget Kommer ofte som udspil fra ledelsen/projektejeren 76

77 Kommissorium indhold bud 1 1. Formål 2. Målsætning, leverancer, succeskriterier 3. Rapportering 4. Interessentanalyse 6. Risikoanalyse 7. Styregruppen 8. Projektgruppen 9. Projektgruppens arbejdsform 10. Hovedtidsplan med milepæle 11. Ressourceforbrug 77

78 Projektbeskrivelse: bud 2 Indeholder ofte: 1. Projektnavn 2. Baggrund og projektidé 3. Formål 4. Projektmål og resultater 5. Projektaktiviteter projektfaser/delmål/leverancer 6. Projektorganisering 7. Projektøkonomi ressourcer og budget 8. Succes- og evalueringskriterier, interessent- og risikoanalyse 9. Evaluering og læring (produkt og proces) Andet? 78

79 Afslutning 79

80 Evaluering Hvordan har det været at være dig? Hvad tager du med dig herfra? 80