Projektarbejdet, en særlig arbejdsform og spilleregler. Projektledelse. Projektets grundelementer (5x5modellen) Projekt karakteristika.

Transkript

1 Projektledelse Projekter og Projektarbejdsformen Projektets grundelementer opgaven, interessenter, omgivelser, ressourcer, ledelse Projektorganisationen ansvarlig chef, beslutningsgruppe, projektgruppe Projektleder ledelsesopgaver, valg af Projektmedarbejdere arbejdsfelter, kvalifikationer Interessenter identifikation, analyse 1 Projektarbejdet, en særlig arbejdsform og spilleregler Projektarbejdsformen = Projektorganisation med formel ansvar og autoritetsplacering + Projektstyringssystemer - sikre kvalitet, fremdrift og ressourcer + Projektkultur - medarbejdernes indstilling til opgaven og hinanden - medarbejdernes indstilling til virksomheden og projektarbejdsformen - medarbejdernes evne til at arbejde under projektets betingelser: - overlappende autoritet, usikkerhed, tidspres, afhængighed 4 Projekter Projektets grundelementer (5x5modellen) Den projektorienterede arbejdsform: Supplement til basisorganisationen Får overdraget ansvar og beføjelser til at løse en bestemt opgave Projektgruppen opløses når opgaven er færdig Projektopgaven Interessenter Projektledelse Omgivelser Ressourcer 2 5 Projekt karakteristika Opgaver der især er velegnede til projektarbejde: Komplicerede: vanskelige uoverskuelige/samspil mennesker + teknik Har udviklingskarakter: nye løsninger, prøve nye veje Kræver tværfaglig indsats Kræver tværorganisatorisk indsats eller interesse: flere afdelinger/specialer Betydeligt omfang: arbejdsindsats, udgifter Store konsekvenser Projektopgaven Behov og formål: hvorfor skal projektet gennemføres? Hvordan indgår det i virksomhedens strategi, hvilken virkning og nytte? Idegrundlag: en attraktiv mulighed, en vision om løsningen, særlige egenskaber ved løsningen (projektets produkt) Projektets produkter: kravene til produktet (løsningen), udviklingen evt. konstruktion og drift (anvendelse) Ramme: tidstermin, ressourceramme, budget Dokumentation af produktet og af projektet: plan og forløb 3 6 1

2 Interessenter Anvendelse og ejerskab: accept og brug af projektets produkt Vilje og drivkraft: støtte projektet med engagement, bane vejen, prioritere projektet Ressourceydelser: levere viden, kunnen og arbejdsindsats Formel godkendelse: beslutninger om projektets gennemførelse og dets produkt, formelle godkendelser Social accept: forholde sig til projektets og produktets afledte virkninger på lokalt plan eller i videre perspektiv 7 Projektledelse - 1 Formulering af projektet (kontraktudformning) og aftale om mål og rammer Tilrettelægning af fremgangsmåde og plan: strukturering og afgrænsning valg af angrebsmåde herunder beslutningsproces planlægning af projektforløb (faser) hovedaktiviteter og milepæle i hver fase Opbygning af en kompetent projektorganisation med veldefineret ansvars- og autoritetsfordeling: etablering af kompetent projektledelse tilrettelæggelse af interessenters inddragelse skabe engagement, samarbejde, kommunikation, hensigtsmæssig projektkultur og deltageradfærd sikre sammenhæng, kvalitet og effektivitet 10 Omgivelser Projektledelse - 2 Markedsmæssige muligheder og begrænsninger: efterspørgsel, konkurrence, konjukturforhold, politiske vilkår Teknologiske muligheder og begrænsninger Omgivende systemer: dels som produktet skal fungere sammen med, dels nødvendige hjælpesystemer Fysisk miljø: plads, lokaler, temperaturforskelle m.v. Regelsæt: normer, standarder m.v. for projektarbejdet og for produktet 8 Udpegning og håndtering af projektets opmærksomhedsområder: som fordrer særlig omhu, indsats eller overvågning som er afgørende for kvalitet og succes som er usikre eller risikable som rummer muligheder som evt bør udnyttes Styring af kursen, ved opbygning af hensigtsmæssige styringssystemer: kvaliteten fremdriften indsatsen engagementet økonomien 11 Ressourcer Grundmodel af projektorganisation Viden og kunnen Personer Materiel, udstyr Materialer Penge

3 Projektansvarlig chef Den projektansvarlige chef skal bane vejen for projektet. Han varetager følgende opgaver: Projektgruppens organisation Beslutning om projektets igangsætning, afslutning og mål: rammer og prioritet Økonomiske bevillinger: rammebudget og tillægsbevillinger Politiske og principielle beslutninger udover projektledelsens beføjelser Sikring af projektets prioritet hos virksomhedsledelsen og samordning med andre chefer Information til samt høring hos basisorganisationens samarbejdsorganer Projektorganisation - omgivelserne Projektgruppeorganisationen - krav Tænk på organisationsformens styrker og svagheder med hensyn til: Målforståelse Helhed Innovationsgrad Koordination Kvalitet Sammenhænge Terminsoverholdelse Initiativ Forpligtelse Beslutningsgruppen Beslutningsgruppen har til opgave: Pause At sikre en overordnet styring af projektet både fagligt, tidsmæssigt og økonomisk, herunder at fastholde projektets prioritet At sikre tilstrækkelig loyalitet omkring projektet At være forum for løsning af interessekonflikter omkring projektet At sikre projektet ressourcer og penge

4 Projektlederens 4 ledelsesopgaver Projektmedarbejdere - kvalifikationer Har viden om brugerforhold driftsbehov/-krav, driftsøkonomi, mv. Har viden om nye løsninger Har viden om konstruktion og gennemførelse af nye systemer Har viden om projektstyring og arbejdsmetodik Har samarbejdskunnen såvel indadtil som udadtil overfor interessenter skal være gode til at kommunikere og holde kontakt til kolleger skal være åbne og objektive over for nye ideer Projektlederen valg af Projektlederen skal være drivkraft i arbejdet, derfor skal der lægges vægt på: Viden om projektets helhed og om brugsverdenen for projektets produkt Forståelse for de fagdiscipliner, som skal samvirke i projektet og indblik i deres metoder og kvalitetssikring Åbenhed og kreativitet med hensyn til løsninger Udadvendthed og kontaktflader til chefer/interessenter, samt forståelse for opgaven Evne til at formidle et samarbejde i projektgruppen, på tværs af faglige skel og funktionsområder Projektgruppens samlede kvalifikationer Vigtige kvalifikationer for en projektgruppe som helhed: Inspiratoren ser nye ideer og muligheder Spejderen søger og tilfører nye oplysninger Fortaleren gør projektet synligt Entreprenøren skaber aktivitet Koordinatoren holder opgaven på sporet og sikrer helhed Miljøskaberen opretholder en sund arbejdskultur Producenten producerer resultater Projektmedarbejdere Projektorganisation - principper Projektmedarbejderen kan have flere arbejdsfelter: Arbejde med selve projektopgaven skabe løsning/produkt og implementere Deltage i koordinering og styring af arbejdet Samvirke indad med de øvrige i projektgruppen koordinere fagligt/løsningsmæssigt med andre Samvirke udadtil tilføre projektet informationer, viden og bidrag fra egen basisorganisation påvirke egen basisorganisation til forståelse og accept af projektets løsninger aftale med egen chef om arbejdsydelser og ansvarsforhold overfor projektet

5 Inddragelse af interessenter Det faglige aspekt: fordi vi mener, at interessenten kan bidrage fagligt til løsning af projektets forskellige opgaver Det pragmatiske aspekt: fordi vi mener, at interessenten kan medvirke til at sikre projektets gennemførelse og indførelse af dets resultater Det politiske aspekt: fordi interessenten selv ønsker det Det etiske aspekt: fordi vi mener, at det er rigtigt Det formelle aspekt: fordi interessenten har krav på at blive hørt, på at kontrollere eller på at godkende 25 Interessentanalyse Interessentanalysen omfatter tre ting: Identifikation af interessenterne Positionsanalyse. Analyse af interessenternes forhold til projektet og hinanden Analyse af interessekonflikter og -sammenfald 26 Eksempel på andre interesser 27 5