Hvor længe har du været ansat i en daginstitution i Næstved Kommune?

Transkript

1 Administrativt personale Alle områder Hvilket område hører den enhed til, som du er ansat i? Hvor længe har du været ansat i en daginstitution i Næstved Kommune? Hvordan oplever du, at strukturændringen har haft betydning for dine muligheder for at varetage opgaver, du særligt interesserer dig for eller har kompetencer i? Hvordan oplever du, at strukturændringen har haft betydning for dine muligheder for at varetage opgaver, du særligt interesserer dig for eller har kompetencer i? - Uddyb gerne dit svar Meget større professionalisme. Positivt at have en leder fremfor x antal fra flere virksomheder. Med mere specialisering så giver det bedre mulighed for fordybelse, hvilke er rigtig godt, men det betyder jo også en mindre alsidighed som for nogle vil være en fordel og for andre måske lidt ærgerligt. Grunden til at jeg ikke har valgt at svare "væsentligt bedre muligheder" skyldes, at der med specialisering også følger færre til at specialisere sig i en bestemt opgave og hvis alle ønsker at sidde med opgaven, så må nogle jo vige pladsen og så vil det pludselig være "dårlige muligheder". Det har jeg dog ikke været ramt af. Mine kompetencer bliver udnyttet til fulde efter områdeledelse, super. Dog har jeg flere interesseområder, men da vi jo nu har opgaveopdelt arbejdsområder, har jeg ikke længere mulighed for for at varetage alle de opgaver der har særlig interesse for mig Nu refererer jeg til en leder ikke 6-8 ledere. Den administrative del er nu ikke kun et nødvendigt onde. Det er nemmere at få det faglige miljø til at fungere og få folk til at følge de nødvendige regler og procedurer. eksempel. Jeg hører jævnligt en kommentar fra nogle daglige ledere om at det er blevet så besværligt med alle de blanketter der skal udfyldes - "det har da aldrig været sådan før" og jo det har altid været sådan atder skulle udfyldes en blanket når man ansætter og der er

2 ikke sket nogen ændring i de oplysninger der skal gives - ændringen ligger nu i at der nu er en område leder der kan hjælpe os administrative med at fortælle at de skal udfylde blanketten med alle oplysninger. det havde vi ikke før. Vi har nu en område leder der prioriterer det administrative arbejde vi udfører og som ser en værdi i det. Var ikke ansat før områdeledelse Dette er en antagelse ud fra hvad jeg har hørt fra kollegaer som har været her ved strukturændringen. Den har givet mig "andre muligheder". Vi har fordelt opgaver imellem os, så vi sidder med hvert vores hovedområde. I hvilken grad bruger du og dine administrative kolleger hinanden til hjælp, sparring, rådgivning mv.? I hvilken grad bruger du og dine administrative kolleger hinanden til hjælp, sparring, rådgivning mv.? - Skriv gerne eksempler på ting/opgaver, I som kolleger sparrer, rådgiver og hjælper hinanden med. Budgetopfølgning, personalesager, indkøb. Især nu hvor der er led i opgaveløsningen man ikke beskæftiger sig med, er vi også blevet endnu mere afhængige af at få kommunikeret vigtige detaljer/info videre til de rette nøglepersoner. Det kan være i forbindelse med en medarbejder der stopper. Der er en der sidder med selve papirarbejdet omkring ophøret, men en anden skal være særlig opmærksom på at få indberetningen af evt. restferie i systemet og en tredje skal udregne konsekvens/udgift ved stop og medregne det i økonomien. Så alle er vigtige i arbejdsgangene og rigtig mange arbejdsopgaver lapper over opgavefordelingerne. Prisme, sbsys, børneintra, Indkøb. Efter vi er flyttet sammen med Dagtilbud Syd sparrer jeg rigtigt meget med hende, der har de samme opgaver, som mig, lige som vi har et ugentligt møde sammen med Nord og Vest. Det møde og den sparring vi har på de møder er guld værd På Øst kontoret bruger vi hinanden hele tiden, når der er brug for det vi har nedsat en økonomigruppe på tværs af områderne og det fungerer super godt. Derudover bruger vi stadig hinanden som vi altid har gjort. Fakturaer kontra budget. Fordeling af budget. samtale om, hvor tingene skal bogføres henne. Oplever du, at kontorfællesskabet og de evt. nye opgaver har medført, at der er sket en specialisering blandt jer administrative opgaver?

3 Administrativt personale Alle områder Oplever du, at kontorfællesskabet og de evt. nye opgaver har medført, at der er sket en specialisering blandt jer administrative opgaver? - Uddyb gerne og kom evt. med eksempler på opgaver mv. hvor det er sket Stor specialisering. Meget større professionalisme. Ja selvom de fleste af os har siddet med alle opgaverne i nogen grad, så er der allerede meget man ikke længere er opdateret på i de andres opgaveløsninger og i fremtiden bliver det mere markant, efterhånden som vi bliver udskiftet og ikke længere har tiden som "flyvende HK ere" med i rygsækken. Vi har fordelt opgaverne ud fra hvad vi helst vil arbejde med, det er rigtigt godt og jeg har indtryk af at alle er meget tilfredse. Ja, før sad jeg og lavede det hele og vidste, hvad der skete. Min opgave nu er afhængig af det, de andre på kontoret laver, så for mig handler det nu meget om, at få/indhente de oplysninger, jeg skal bruge for at lave min opgave. ja - vi har i vores område opdelt efter interesser og kompetencer. Dette er igen antagelse ud fra hvad jeg har fornemmelsen af ud fra kollega. Netop fordi, vi sidder med hvert vores hovedopgaver. I hvor høj grad oplever du, at kontorfællesskabet giver fordele/muligheder eller ulemper/begrænsninger? Hvilke fordele/muligheder og ulemper/begrænsninger oplever du, at kontorfællesskabet giver? - Fordele/muligheder hjælper hinanden har tid til at sætte sig ind i sit arbejdsområde og blive bedre Professionalisme, høj faglighed Større viden og fordybelse om et eller få områder, tæt kontakt/sparring til kollegaer, Vi har et større kendskab til de enkelte arbejdsopgaver Sparring, fællesskab, kollegaer. Helt klart den faglige sparring med de andre administrative bedre sparring, det administrative led prioriteres mere Bedre og mere effektiv opgaveløsning., Sparring, hovedopgaver Hvilke fordele/muligheder og ulemper/begrænsninger oplever du, at kontorfællesskabet giver? - Ulemper/begrænsninger støj (verbalt) svært at afløse ved fravær Mere begrænset bred viden, risiko for at sidde med opgaver som ikke er eget valg, flere opgaver som bliver kedelige og rutinepræget. Vi bliver for meget specialister og kan få svært ved at dække hinanden ind Ingen Kontakten til institutionerne og personalet, man har ikke den samme føling med, hvad der rører sig i institutionerne, det afstedkommer mere kommunikation frem og tilbage i fht før, hvor man ligesom levede med i institutionen Skal muligvis have rystet hjernen lidt, hvis èn af os ligger os langtidssyge, så vi skal overtage hinandens opgaver, men det er absolut ikke kun en ulempe

4 Har du fået flere/nye opgaver fra de daglige ledere? Har du fået flere/nye opgaver fra de daglige ledere? - Uddyb gerne hvilke Ja. I marts 2015 blev stort set alle administrative opgaver "taget ind" til kontorfællesskabet, og det har været en succes. Der var udmeldt en plan og den er i meget store træk blevet fulgt. Ogaverne har ændret sig, men en del af dem skyldes at der er andre arbejdsgange omkring opgaverne. Jeg oplever mest, at det ekstra er kommet som et led i områdeledelsen og fra områdelederen og andre måder at løse opgaverne på. Jeg kan ikke lige pege på noget specifikt ekstra der er kommet til fra de daglige ledere. Samlet på kontoret vil der dog være ting vi hver især ikke gjorde før eller løste anderledes. Ekstraordinært ansatte - virksomhedspraktik og løntilskud som skal laves i Vitas. Systemoprettelser ifm Ihlp-sager Indkøb af varer til alle institutioner. Bestilling af IT-udstyr (mobiler-ipad-pc) Den ene af mine opgaver er blevet min primære opgave og den fylder meget af min tid. jeg har fået nogle opgaver men mine kolleger har fået flere. Jeg synes der er mange ting som er kommet over til os administrative som de daglige ledere tog sig af før. Der er et par enkelte som er gået den anden vej men det har været efter krav fra ex. revisionen at vi var nødt til at flytte opgaven med at varemodtage over til en i hver inst. (daglig ledere) (vi forsøget at få godkendt et forsøgsprojekt med at den administrative kunne varemodtage regninger under et vist beløb uden bilag men fik nej fra revisionen. indberetning til RI er en opgave hos os men vi var nødt til at ensrette måden det blev gjort på og at det skulle ske ugentligt og det betød at de daglige ledere fik en opgave med at sende disse indberetninger afsted hver uge - og det var ikke alle der havde denne opgav før. Vi effektivisere hele tiden og det kan medfører at opgaveløsningen ligger bedre hos os. I stedet for 1 institution, er der nu institutioner at holde styr på inden for ens hovedopgaver. Oplever du, at der er en klar opgave- og ansvarsfordeling mellem dig og ledelsen? Oplever du, at der er en klar opgave- og ansvarsfordeling mellem dig og ledelsen? - Uddyb gerne dit svar Klarlagt fra starten. Ja umiddelbart, men ting tager tid og alt har ikke fundet sit leje. Der er stadig ting/detaljer som skal justeres og opgaver man bliver i tvivl om fordi de ikke er defineret. Der er mange gråzoner hvor tingene lapper over hinanden og et godt argument kan bestemme om det er den ene eller andens opgave. Men i det store hele ja. Er aldrig i tvivl om hvad opgaverne er også ansvaret.

5 Administrativt personale Alle områder Sådan var det også før områdeledelsen ja på de fleste områder. Hvilke fordele og ulemper ser du generelt, der er i forhold til dit arbejdsområde ved den valgte struktur på dagtilbudsområdet med områdeledelse? - Fordele man kan blive bedre på sit område. Meget større professionalisme og højere faglighed. Tæt på områdeleder. Stor fordel at samle økonomien under et. Meget positivt kun at have en leder og ikke ledere. - Der bliver en større ensartethed i opgaveløsningen. Der bliver færre forskellige måder at gribe opgaver an på. - Det bliver nemmere at skabe overblik over institutionerne i et område - f.eks energiforbrug og udvikling i det. Overblik over hvad der bruges på møder, forplejning mm. Vi har jo ikke sammenlignet institutionerne førhen på den måde eller holdt dem op mod hinanden. Det er lidt interessant. - Større krav til kompetencer giver også muligheder for at erhverve nye eller bedre kompetencer indenfor nogle områder og evt. efteruddannelse for at opnå disse kvalifikationer. specialisering af arbejdsopgaver Jeg skal kun "forholde" mig til 1 leder og ikke 4-5 ledere som var tilfældet inden områdeledelse. Mange nye kollegaer, meget tættere samarbejde, nye opgaver, nye udfordringer. Sparringen med de andre, efterhånden en god rutine i min primære opgave og de redskaber, vi bruger, jeg kan gøre brug af min viden på området. Jeg tror også, at det klart er en fordel, at vi før har siddet i institutionerne, så vi kender dem og de kender os, det fremmer forståelsen, når der tikker opgaver ind til os. mit faglige område er opprioriteret Opgaverne bliver løst på samme måde og efter korrekt procedure/lovgivning. Opgaverne kan løses mere effektivt Det synes jeg er svært at uddybe når jeg ikke har været ansat i strukturændringen. Som administrativ medarbejder er det klart en fordel med 1 leder, som man skal henvende sig til og kun 1. Og ved at man er blevet samlet i 4 områder, har man nu automatisk HK kollegaer inden for samme felt. Sparringsmuligheder. Og så vil jeg god slå et slag for, at man absolut ikke behøver at sidde lårene af hinanden, at være samlet. Jeg ser der faktisk som en fordel, at vi netop ikke er samlet i en stor flok! Hvilke fordele og ulemper ser du generelt, der er i forhold til dit arbejdsområde ved den valgte struktur på dagtilbudsområdet med områdeledelse? - Ulemper de daglige leder løser stadigvæk selv nogle administrative opgaver. - Risikoen for at sidde med opgaver som bliver kedelige og fylder for meget. Vi sidder alle med opgaver som er mindre sjove, men hvis de pludseligt fylder en stor del af ens arbejdstid, så bliver de kedelige. - Vi kan ikke længere give den individuelle opgaveløsning som vi tidligere har kunne i forhold til lederens kompetencer og egne. Det stiller større krav til ledernes og mine egne kompetencer. specialisering af arbejdsopgaver Vi har ikke følingen med den enkelte institution, og der kan være ting som ikke bliver fanget, når man ikke kommer i institutionerne længere. Lige pt, kan jeg ikke få øje på nogle ulember. Med den arbejdsopgave jeg har, skal jeg stadig være inde i de andre opgaver som ikke er mine mere og kunne bruge alle programmerne, vi har til rådighed, fordi jeg skal bruge dem, for at kunne udføre min opgave. Så mit arbejdsområdet er ikke blevet enklere af, at vores arbejdsområde er opgaveopdelt. Igen - vi er ikke mere helt "dus" med institutionerne mere, vi kan ikke "fange" opgaver, der kunne lette arbejdet for institutionspersonalet. Det synes jeg er svært at uddybe når jeg ikke har været ansat i strukturændringen. Man mister den daglige kontakt med daginstitutionen.

6 Har du ideer til, hvordan det administrative arbejde i teamet kan effektiviseres/gøres bedre i dit område? mangler at kunne spare med de 3 andre områder, så det kunne være fint hvis vi alle kunne sidde i "samme" hus. hvis vi får alle opgaverne ind fra de daglige ledere, ville det være nemmere at ensrette opgaverne. Vi har brug for arbejdsro. Vi bliver forstyrret af både personale og børn. Jeg synes generelt at der mangler tid. Det er hårdt når der hele tiden er ting der bliver nedprioriteret og ikke nås men jeg ved også, at det er de vilkår vi alle står overfor. Det er svært når serviceniveauet ikke kan være som jeg ville ønske det, så når jeg lærer at sætte barren en smule lavere, så kan det vel frigive lidt ro i sindet. Ja på længere sigt, kan jeg godt have nogle tanker om hvordan/hvor vi skal videre herfra, men må indrømme at jeg pt. tænker mere i nogle jordnære forhold som at lande i de beslutninger, der er taget omkring opgaveløsningen her og nu. Måske bedre vidensdeling områderne imellem, der er nogle tiltag på nogle områder, men ikke på indkøb, børneintra, som jeg ser det her fra dagtilbudsområde Nord. Jeg synes, vi i forvejen har lavet mange tiltag, så har ikke lig pt. nogen ideer. Vi har for vane at tage dem op, når ideerne opstår og så gøre noget ved det. at vi alle var samlet i det samme hus. man arbejdede stadig for sit eget område men det ville være nemmere at sparre hvis alle sad i det samme hus. Set ud fra mit synspunkt, som bl.a. sidder og bogfører for samtlige daginstitutioner i Nord, skulle man have udvidet bogføring/varemodtagelse endnu mere og ikke kun til de 500 kr. Nord foreslog faktisk det, vi nu skal i gang med for over et år siden, men fik et klart nej fra Controllerafdelingen. Samlet status