UDBUD AF VEDLIGEHOLD AF AARHUS LETBANES INFRASTRUKTUR. 7. oktober 2015 PRÆKVALIFIKATIONSMATERIALE. Udbud med forhandling

Transkript

1 UDBUD AF VEDLIGEHOLD AF AARHUS LETBANES INFRASTRUKTUR 7. oktober 2015 PRÆKVALIFIKATIONSMATERIALE Udbud med forhandling 1

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Indledning Ordregiver Rammerne for udbudsforretningen Generelle form- og procedurekrav til prækvalifikationsansøgningen Udelukkelsesgrunde Udvælgelseskriterier Udvælgelse af deltagere Tildelingskriterium Spørgsmål Ansøgningens opbygning Praktiske forhold Tidsplan

3 1. Indledning Prækvalifikationsmaterialet gælder for ordregivers udbud af vedligehold af Aarhus Letbanes infrastruktur i henhold til udbudsbekendtgørelse fremsendt til offentliggørelse i EU-tidende den 7. oktober Udbudsforretningen gennemføres efter reglerne om udbud med forhandling i henhold til Forsyningsvirksomhedsdirektivet (EU-direktiv 2004/17/EF, jf. bekendtgørelse nr. 936 af 16. september 2004). Prækvalifikationsmaterialet samt bilag er offentliggjort på Aarhus Letbane I/S hjemmeside Dette prækvalifikationsmateriale er udarbejdet som en hjælp til de virksomheder, der ønsker at ansøge om prækvalifikation til at afgive tilbud på den udbudte opgave. Det er ikke et krav, at virksomheden anvender prækvalifikationsmaterialet i forbindelse med ansøgning om prækvalifikation. Udfyldes felterne i bilagene til prækvalifikationsmaterialet og vedlægges de dokumenter, der henvises til, vil prækvalifikationsansøgningen således opfylde kravene i udbudsbekendtgørelsen. 2. Ordregiver Ordregiver under denne udbudsforretning er Aarhus Letbane I/S ejet af Region Midtjylland og Aarhus Kommune. Banedanmark vil blive medordregiver afhængigt af hvilken løsning, der vælges. Se nærmere beskrivelse herom under pkt Aarhus Letbane I/S er ansvarlig for udbudsforretningens tilrettelæggelse og gennemførelse, og kontrakten skal indgås med Aarhus Letbane I/S. 2.1 Ordregivers kontaktperson Alle henvendelser til ordregiver forud for ansøgningen skal ske via og skal rettes til: Aarhus Letbane I/S Søren Frichs Vej 38A, 2. sal 8230 Åbyhøj Att.: Marianne Dauding infrastruktur@aarhusletbane.dk 3. Rammerne for udbudsforretningen Nedenfor beskrives de forventede rammer for den udbudte opgave. Der kan forekomme ændringer i udbudsmaterialet, der udsendes til de prækvalificerede ansøgere. 3

4 3.1 Baggrund for udbuddet Baggrund for Aarhus Letbane Folketinget, Region Midtjylland og Aarhus Kommune har i fællesskab besluttet at anlægge 1. etape af en letbane i Aarhus. Lov om Aarhus Letbane 1 blev vedtaget i Folketinget den 8. maj Anlægsselskabet Aarhus Letbane I/S med deltagelse af Region Midtjylland og Aarhus Kommune forestår anlæg af infrastruktur, herunder etablering af signalsystem, kommunikations- og informationssystem, kørestrømanlæg, kontorfaciliteter, værksted og klargøringshal m.m. Staten, der tidligere var medejer af anlægsselskabet, har ydet tilskud til anlægget af letbanen. Anlægsselskabet Aarhus Letbane I/S har indkøbt letbanekøretøjer samt vedligeholdelse af disse i første kontraktperiode på 6 driftsår og med en eventuel forlængelse af kontraktperioden i op til 3 år. Kontrakten angående disse leverancer samt anlægget af letbanen er indgået i juli 2014 med ASAL Consortium. Der er indgået kontrakt med det selskab, der skal være operatør for letbanen (Keolis Aarhus Letbane A/S). Vedligeholdelse af infrastrukturanlægget udbydes i nærværende udbud Opgavens omfang og kontraktperiode Dette udbud vedrører vedligehold af infrastrukturen på Aarhus Letbane (1. etape) og dennes delsystemer. Desuden indeholder udbuddet en option på vedligehold af infrastrukturen af 2. etape. Aarhus Letbane (1. etape), som består af en ca. 112 km lang letbanestrækning, forvandler to eksisterende jernbaner Odderbanen og Grenaabanen til en eldrevet letbane og forbinder banerne med en ny letbanestrækning fra Lystrup via Lisbjerg til Skejby, Randersvej, de bynære havnearealer og til Aarhus Hovedbanegård. De ca. 112 km letbanebanestrækning svarer til ca. 127 km spor. Baneanlæggene skal vedligeholdes efter de i udbudsmaterialet angivne banenormer, vedligeholdelsesmanualer og øvrige beskrevne krav og retningslinjer. Der er tale om vedligehold af følgende delsystemer (ikke-udtømmende): Spor Dæmningsanlæg og afvanding Broer og støttekonstruktioner Kørestrømsanlæg, Sikringsanlæg, Forst, Tele/IT, Overkørsler 1 Lov nr. 432 af , som senere ændret ved lov nr. 155 af

5 Banevendte dele på kontrol- og vedligeholdelsescenteret (CMC) Opgaverne vedrørende vedligehold af infrastrukturen består dels af tilstandsbaserede og normbaserede opgaver samt fejlretningsopgaver. Fornyelser og reparationer på infrastrukturen kan forekomme. Rammerne herfor beskrives nærmere i udbudsmaterialet. Infrastrukturvedligeholderen skal have et døgnberedskab, der sikrer hurtig og effektiv udbedring. Banedanmark ejer fortsat Grenaabanen, hvilket betyder, at ansvaret og vedligeholdelsesforpligtelsen for så vidt angår den del af Aarhus Letbane, som svarer til den eksisterende Grenaabane, i udgangspunktet ligger hos Banedanmark, dvs. ikke kørestrøm, signalsystem og overkørsler, som Aarhus Letbane I/S har ansvaret for. Aarhus Letbane I/S har på den baggrund aftalt med Banedanmark at undersøge muligheden for at indgå en fælles aftale om vedligehold af letbanens samlede infrastruktur. Derfor udbydes opgaven som to sideordnede bud: Sideordnede bud A B Kort beskrivelse Vedligehold af hele Aarhus Letbanes infrastruktur, dvs. Odderbanen, den nye strækning og Grenaabanen samt enkelte banevendte infrastrukturdele på værksted- og kontrolcenteret (CMC). Vedligehold af Aarhus Letbanes infrastruktur, dvs. Odderbanen, den nye strækning samt enkelte banevendte infrastrukturdele på værksted- og kontrolcenteret (CMC). På Grenaabanen alene nyetablerede delkomponenter, herunder kørestrøm, signalsystem og overkørsler. Aarhus Letbane I/S vil vælge enten den ene eller den anden løsning. Banedanmark vurderer ved modtagelse af tilbuddene, hvorvidt Banedanmark ønsker at indgå en fælles aftale om vedligehold af letbanens samlede infrastruktur. Tilbudsgiver skal afgive tilbud på begge de sideordnede bud. Kontrakten ønskes indgået for en tidsubegrænset vedligeholdelsesperiode regnet fra opstart af kommerciel letbanedrift (kørsel med passagerer). Opstart af kommerciel letbanedrift forventes foreløbigt påbegyndt 1. maj 2017 på en del af strækningen (driftsstartsfase) og fulddrift forventes foreløbigt at ske fra oktober Forud for vedligeholdelsesperioden vil der være en forberedelsesfase. Vedligehold af infrastrukturen påbegyndes under forudsætning af, at anlægsprojektet ikke bliver forsinket. Det må forventes, at der kan ske ændringer i tidsplanen. 5

6 Kontrakten er uopsigelig i forberedelses- og driftsstartsfasen for begge parters vedkommende. Kontrakten er uopsigelig i de første 5 år af fuldriftsfasen for ordregivers vedkommende. Kontrakten er uopsigelig de første 7 år af fulddriftsfasen for infrastrukturvedligeholderens vedkommende. I kontraktforholdet indføres sociale og uddannelsesmæssige klausuler. Nærmere beskrivelse af opgavens omfang og infrastrukturvedligeholderens forpligtelser vil fremgå af udbudsmaterialet Letbanestrækninger, der skal vedligeholdes Infrastrukturvedligeholderen skal vedligeholde Aarhus Letbane. Letbanestrækningen (1. etape) er illustreret i figur 1. Banens samlede længde er ca. 112 km, hvoraf strækningen fra Aarhus H Nørreport, Skejby, Lisbjerg, Elev til Lystrup er dobbeltsporet. Resten af strækningen er enkeltsporet. På dele af strækningen mellem Østbanetorvet og Grenaa planlægges en hastighed på op til 100 km/t. Den maksimale hastighed på den øvrige del af banen forventes at blive km/t. Figur. 1. Aarhus Letbane 1. etape 6

7 Der arbejdes på en etape 2 af Aarhus Letbane. Strækningen mod Brabrand (etape 2a) forventes at blive ca. 9,2 km lang. Strækningen mod Hinnerup (etape 2b) forventes at blive ca. 8,2 km lang. Som nævnt ovenfor indeholder udbuddet en option på vedligehold af infrastrukturen af etape 2. Aarhus Letbane vil alene blive befærdet af letbanekøretøjer. Der kan dog eventuelt blive tale om, at der efter aftale og tilladelse køres godstog uden for letbanens driftsperiode Vedligeholdelseskøretøjer Til vedligehold af letbanen er der indkøbt 3 vedligeholdelseskøretøjer, som infrastrukturvedligeholderen skal anvende efter nærmere aftale med Aarhus Letbane I/S. Nødvendige vedligeholdelseskøretøjer herudover skal infrastrukturvedligeholderen sørge for Lager- og opbevaringsfaciliteter På arealer på Aarhus H bygges et værksted- og kontrolcenter (CMC) til brug for Aarhus Letbane I/S og letbanekøretøjleverandøren, der skal forestå vedligeholdelsen af letbanekøretøjerne. Infrastrukturvedligeholderen skal være ansvarlig for lager- og logistikstyring af reservedele til infrastrukturen. Der er indkøbt en mindre beholdning af reservedele til infrastrukturen, som infrastrukturvedligeholderen skal være ansvarlig for styringen af Bemanding Infrastrukturvedligeholderen skal stille fornøden og uddannet bemanding til rådighed for opfyldelse af kontrakten. Der vil blive virksomhedsoverdraget personale i forbindelse med den udbudte kontrakt, forventeligt 4 banetekniske medarbejdere fra Midtjyske Jernbaner A/S, som i dag medvirker til vedligeholdelse af Odderbanen Sikkerhedsledelse De af infrastrukturvedligeholderen udførte tilsyns- og vedligeholdelsesopgaver skal dokumenteres i Aarhus Letbane I/S' asset management system, som er det system, hvor styring, overvågning og dokumentation for anlæggets tilstand håndteres. Infrastrukturvedligeholderens anvendelse af asset management systemet, er en central aktivitet i styringen og udførelsen af infrastrukturvedligeholdet. Infrastrukturvedligeholderen skal bidrage til, at Aarhus Letbane I/S som infrastrukturforvalter kan efterleve sine forpligtelser i henhold til gældende regler mv. på jernbanesikkerhedsområdet, herunder bekendtgørelse nr. 13 af 4. januar 2007 om sikkerhedsgodkendelse af infrastrukturforvaltere (med senere ændringer) Samarbejde med letbanens øvrige aktører 7

8 Som nævnt ovenfor har Aarhus Letbane I/S indgået kontrakt om anlæggelse af letbanesystemet, herunder leverance af tog med ASAL Consortium. I denne kontrakt er vedligehold af letbanekøretøjerne inkluderet i en periode på op til 9 år fra påbegyndelse af kommerciel drift. Derudover er der indgået kontrakt med Keolis Aarhus Letbane A/S, som skal være operatør for letbanen. Infrastrukturvedligeholderen forpligter sig til at samarbejde med leverandøren/vedligeholderen af letbanesystemet/letbanekøretøjerne og operatøren, herunder indgå nødvendige samarbejdsaftaler. Infrastrukturvedligeholderen skal endelig være forberedt på at samarbejde med Banedanmarks entreprenør, såfremt vedligehold af den eksisterende Grenaabane ikke tilkøbes. Derudover er infrastrukturvedligeholderen forpligtet til at samarbejde med øvrige parter, der er i berøring med letbanen Betalingsmodel Infrastrukturvedligeholderen bliver honoreret for udførte opgaver. Derudover modtager infrastrukturvedligeholderen betaling for at stå til rådighed. Infrastrukturvedligeholderen skal stille relevant driftsgaranti samt tegne relevant forsikringsdækning. Nærmere betingelser herfor vil fremgå af udbudsmaterialet Yderligere oplysninger om Aarhus Letbane Yderligere oplysninger om Aarhus Letbane findes på ordregivers hjemmeside: Oplysninger herpå er ikke bindende for ordregiver. 4. Generelle form- og procedurekrav til prækvalifikationsansøgningen 4.1 Overholdelse af EU-udbudsreglerne Udbudsforretningen er omfattet af EU s udbudsregler. Det medfører, at ordregiver er forpligtiget til at følge en række formelle regler og procedurer i forbindelse med tildeling af kontrakt. I den forbindelse ønsker ordregiver at henlede ansøgerens opmærksomhed på, at at ordregiver er berettiget til og kan være forpligtet til at se bort fra en ansøgning, der ikke overholder forskrifterne i disse udbudsbetingelser, eller hvis den indeholder væsentlige uklarheder, ordregiver ikke tillader at ansøgeren fremkommer med materielle ændringer til ansøgning om prækvalifikation efter ansøgningsfristens udløb. Ordregiver gør endvidere opmærksom på, at ansøger i sin ansøgning om prækvalifikation bør anvende bilagene til prækvalifikationsmaterialet, jf. pkt. 10, med henblik på at 8

9 sikre, at ansøgningen indeholder de efterspurgte oplysninger og dokumentation. Bilagene er ikke obligatoriske, men ordregiver henstiller til, at ansøger benytter disse bilag. 4.2 Ansøgers kontaktperson Ansøger bedes angive en kontaktperson i ansøgningen om prækvalifikation (Bilag A - Ansøgningsblanket). Ordregiver vil sende alle meddelelser under udbudsforretningen til den person, der er angivet som kontaktperson. 4.3 Ansøgningsfrist Ansøgninger om prækvalifikation skal senest være modtaget mandag den 16. november 2015 kl. 12: Indleveringsadresse Ansøgninger skal indleveres på følgende adresse: Aarhus Letbane I/S Søren Frichs Vej 38A, 2. sal 8230 Åbyhøj Att. Marianne Dauding Ansøgeren kan efter anmodning få udleveret en kvittering med dato og klokkeslæt for afleveringen. 4.5 Aflevering af ansøgning Ansøgninger afleveres i: 1 underskrevet original 3 kopier af originalen mærket kopi USB-nøgle med en kopi af ansøgningen i elektronisk form. De elektroniske versioner skal være i PDF eller MS Office format. Det samlede ansøgningsmateriale indleveres i lukket emballage mærket Udbud af vedligehold af Aarhus Letbanes infrastruktur må ikke åbnes. 4.6 Sprog Ansøgning om prækvalifikation skal afleveres på dansk. Det betyder at Bilag A og Bilag B til prækvalifikationsmaterialet skal afleveres på dansk. Øvrige bilag og dokumentation til ansøgningen kan afleveres på dansk eller engelsk eller i en kombination heraf. 4.7 Honorar 9

10 Ansøger modtager intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning. 4.8 Ejendomsret til modtagne ansøgninger Alle dokumenter samt USB-nøgle, som fremsendes af ansøger, betragtes som ordregivers ejendom. 5. Udelukkelsesgrunde 5.1 Ansøgers generelle forhold Følgende forhold medfører udelukkelse fra udbudsproceduren: a) Der er afsagt endelig dom over ansøger vedrørende deltagelse i en kriminel organisation eller bestikkelse eller svig eller hvidvaskning af penge. b) Ansøgere, hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet deres erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning. c) Ansøgere, hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning. d) Ansøgere, som ved en retskraftig dom er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed. e) Ansøgere, som i forbindelse med udøvelsen af deres erhverv har begået en alvorlig fejl, som ordregiver beviseligt har konstateret. f) Ansøgere, som ikke har opfyldt deres forpligtelser med hensyn til betaling af ydelser til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i Danmark. g) Ansøgere, som ikke har opfyldt deres betalingsforpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i Danmark. h) Ansøgere, som svigagtigt har fremsat urigtige oplysninger i forbindelse med meddelelse af oplysninger i henhold til de nævnte udelukkelsesgrunde. For at godtgøre at en eller flere af ovennævnte udelukkelsesgrunde ikke er til stede, skal ansøgeren afgive en erklæring på tro og love. Tro og love-erklæringen kan afgives ved at udfylde bilag B til prækvalifikationsmaterialet. 10

11 Opmærksomheden henledes på, at tro og love-erklæringen skal udfyldes ved afkrydsning og underskrives. Den tilbudsgiver, som ordregiver agter at indgå kontrakt med, er forpligtet til at fremskaffe dokumentation for, at en eller flere af ovenstående udelukkelsesgrunde ikke er til stede, såfremt ordregiver anmoder herom. 5.2 Ansøgers personlige forhold Ansøgeren skal afgive en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang ansøgeren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor ansøgeren er etableret, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv. Som dokumentation skal ansøgeren afgive en erklæring på tro og love. Tro og love-erklæringen kan afgives ved at udfylde bilag B til prækvalifikationsmaterialet. Såfremt ansøgeren prækvalificeres til at afgive tilbud, skal ansøgeren tillige sammen med sit tilbud afgive en ny erklæring på tro og love, som er vedlagt Udbudsmaterialet. 6. Udvælgelseskriterier 6.1 Finansiel og økonomisk formåen Ordregiver vil kun indgå kontrakt med økonomisk solide virksomheder, da det har væsentlig betydning, at ansøgers virksomhed består under hele kontraktperioden. Ansøgeren skal derfor indlevere følgende dokumentation sammen med ansøgningen om prækvalifikation a) Ansøgerens årsrapporter for de seneste tre afsluttede regnskabsår. Ansøgere, der ikke har udarbejdet årsrapporter for de seneste tre regnskabsår, og som ikke har været forpligtiget til i henhold til lovgivning eller administrative forskrifter, skal i stedet vedlægge en revisorattesteret erklæring med oplysning om ansøgers økonomiske nøgletal for de seneste tre afsluttede regnskabsår omfattende omsætning, resultat efter skat, balance og egenkapital. Erklæringen skal være udstedt specifikt til denne udbudsprocedure, og den må således ikke være dateret tidligere end datoen for offentliggørelsen af udbudsproceduren. b) Erklæring om, i hvilken grad der er sket væsentlige ændringer i ansøgerens finansielle/økonomiske situation siden det senest afsluttede regnskabsår. Denne erklæring skal være udstedt af ansøgerens revisor, ansøgerens administrerende direktør eller økonomichef under strafansvar efter straffelovens 11

12 163. Erklæringen skal forholde sig til ansøgerens finansielle forhold i perioden fra det senest afsluttede regnskabsår og frem til datoen for udstedelsen af erklæringen. Erklæringen skal være udstedt specifikt til dette udbud og skal derfor være dateret efter datoen for udbuddets offentliggørelse. For børsnoterede selskaber kan det accepteres, at erklæringen om, i hvilket omfang der siden seneste regnskabsår er indtrådt væsentlige ændringer i virksomhedens økonomiske situation, erstattes af en erklæring afgivet af virksomhedens administrerende direktør eller økonomichef, hvoraf det fremgår, at virksomheden er et børsnoteret selskab med en forpligtelse til at overholde de børsetiske regler, hvorfor erklæringen ikke kan udarbejdes. Erklæringen skal i givet fald vedlægges seneste kvartalsmeddelelse til Fondsbørsen underskrevet at selskabets bestyrelse og skal være afgivet under strafansvar efter straffelovens 163. Erklæringen skal være udstedt specifikt til dette udbud og skal derfor være dateret efter datoen for udbuddets offentliggørelse. Det forventes, at virksomheder, der kan prækvalificeres, har en omsætning på et beløb, der mindst svarer til 50 mio. kr. Ovennævnte erklæringer skal afgives, selv om der ikke er sket væsentlige ændringer i ansøgerens finansielle/økonomiske situation siden det senest afsluttede regnskabsår. 6.2 Teknisk og faglig formåen Det er af afgørende betydning for ordregiver, at ansøgeren har den fornødne tekniske og faglige formåen til udførelse af opgaven. Ansøgeren skal sammen med ansøgningen om prækvalifikation aflevere følgende dokumentation: a) Referenceliste over ansøgerens udførelse af opgaver inden for de seneste 8 år der i størrelse og kompleksitet kan sammenlignes med nærværende opgave, dvs. dokumentation for vedligehold af jernbaneinfrastruktur og/eller erfaring med vedligehold af letbaneinfrastruktur svarende til Aarhus Letbane. I referencelisten ønskes indeholdt oplysninger om opgavernes omfang (årlig kontraktsum), beskrivelse af de udførte opgaver/ydelser, kundens navn og kontaktperson. Ordregiver forbeholder sig ret til at få bekræftet validiteten af de angivne oplysninger samt til at kontakte enhver af de anførte referencer. b) Uddybende beskrivelse af minimum 2 og maks. 5 af de anførte opgaver på referencelisten, som ansøgeren finder særligt relevante i forhold til den udbudte opgave. De uddybende beskrivelser bør indeholde en udførlig beskrivelse af, hvordan ansøgeren har løst opgaven, hvilke udfordringer der var/er i forhold til opstarts- og vedligeholdelsesfasen, samt en beskrivelse af, hvordan ansøgeren har håndteret 12

13 dokumentation for et anlægs tilstand, herunder styring og overvågning samt hvorledes ansøgeren har sikret, at vedligeholdet har overholdt gældende regler og forskrifter på området med angivelse af eventuelle særlige udfordringer hermed. Referencelisten samt de uddybende beskrivelser forventes at synliggøre ansøgers kompetencer i forhold til vedligehold af letbaneinfrastruktur eller tilsvarende/lignende system. Ligeledes forventes referencelisten og de uddybende beskrivelser at underbygge ansøgers kompetencer i forhold til at sikre at anlæggets tilstand lever op til de til enhver tid gældende regler og normer omkring vedligeholdelse af letbaneinfrastruktur eller tilsvarende/lignende systemer og i den forbindelse ansøgers evne til at udføre vedligehold af letbaneinfrastruktur og/eller andre tilsvarende/lignende systemer. Ordregiver forbeholder sig ret til at bekræfte validiteten af de afgivne oplysninger samt til at kontakte kunderne omfattet af de uddybende beskrivelser. Hver opgavebeskrivelse anbefales maks. at fylde 5 A4-sider. Kravet kan opfyldes ved at vedlægge en uddybende beskrivelse af opgaver, som konsortiedeltagerne eller underleverandører, som ansøgeren råder over, har udført. Der skal således ikke vedlægges en uddybende beskrivelse af 2-5 opgaver for hver konsortiedeltager eller underleverandør. c) Ansøger bedes endeligt beskrive, hvorledes ansøger i forhold til at løse de ovenfor beskrevne opgaver, har været organiseret. Beskrivelsen anbefales maks. at fylde 5 A4-sider. 6.3 Brug af underleverandører og henvisning til andre virksomheders formåen Såfremt ansøgeren agter at benytte underleverandører til udførelse af væsentlige dele af opgaverne omfattet af kontrakten og/eller ønsker, at underleverandørers eller andre virksomheders kompetencer medtages i forbindelse med vurderingen af prækvalifikationsansøgningen, skal ansøgningen indeholde en beskrivelse af sådanne underleverandører eller andre virksomheder. Denne beskrivelse kan enten angives direkte i ansøgningen om prækvalifikation (Bilag A) eller vedlægges som et bilag. For at der kan lægges vægt på underleverandørers/andre virksomheders kompetencer ved vurderingen af prækvalifikationsansøgningen, skal ansøgningen desuden vedlægges en erklæring fra underleverandøren/virksomheden om, at underleverandøren/virksomheden stiller sine kompetencer til rådighed for ansøgeren. Erklæringen skal være udstedt specifikt til dette udbud og skal derfor være dateret efter datoen for udbuddets offentliggørelse. Ønsker ansøgeren at basere sin tekniske formåen på underleverandørers kompetencer, vil en sådan erklæring eksempelvis kunne formuleres som følger: 13

14 Undertegnede erklærer hermed, at [underleverandørens virksomhed] vil bistå [ansøgerens virksomhed] med [beskrivelse af ydelser], såfremt [ansøgerens virksomhed] får tildelt kontrakten. Ønsker ansøgeren at basere sin økonomiske formåen på underleverandørers eller andre virksomheders økonomiske formåen, vil en sådan erklæring eksempelvis kunne formuleres som følger: Undertegnede erklærer hermed, at [underleverandørens virksomhed] vil bistå [ansøgerens virksomhed] med økonomiske ressourcer [eventuelt op til et givet beløb], såfremt [ansøgerens virksomhed] får tildelt kontrakten, og at [underleverandørens virksomhed] således indestår solidarisk for [ansøgerens virksomhed]s opfyldelse af samtlige sine forpligtelser [eventuelt op til et konkret beløb] i henhold til den indgåede kontrakt. For at ordregiver kan lægge vægt på underleverandørers/andre virksomheders økonomiske og tekniske kapacitet ved vurderingen af prækvalifikationsansøgningen, bør ansøgeren endeligt vedlægge alle de i punkterne krævede oplysninger for underleverandørers/andre virksomheders vedkommende. Dette gøres lettest ved, at der for hver underleverandør/anden virksomhed udfyldes en ansøgningsblanket, jf. Bilag A. Vedlægges oplysningerne ikke eller ikke fuldt ud for alle underleverandører/andre virksomheder, vil ansøgningen ikke være ukonditionsmæssig, men den manglende vedlæggelse af oplysninger kan have indflydelse på prækvalifikationsvurderingen. 6.4 Konsortium Hvis ansøgningen om prækvalifikation indgives af et konsortium (sammenslutning af virksomheder), skal ansøgningen vedlægges en erklæring om direkte, ubegrænset og solidarisk hæftelse mellem alle deltagere i konsortiet, samt en bemyndigelse til en af deltagerne i konsortiet til ubegrænset at kunne forpligte de øvrige medlemmer af konsortiet ved sin underskrift. Erklæringen skal være udstedt specifikt til denne udbudsprocedure, og den må således ikke være dateret tidligere end datoen for offentliggørelsen af udbudsproceduren. Erklæringen, der skal underskrives af alle medlemmer af konsortiet, vil eksempelvis kunne formuleres som følger: Undertegnede virksomheder erklærer hermed, at vi direkte, ubegrænset og solidarisk vil hæfte for det af konsortiet afgivne tilbud samt i tilfælde af en tildeling for opfyldelsen af aftalen. Samtidig bemyndiger vi [indsæt navn] til at indgå bindende aftaler på konsortiets vegne i forbindelse med afgivelse af tilbud. Samtlige de i punkterne krævede oplysninger bør vedlægges for alle konsortiedeltagere. Dette gøres lettest ved, at der for hver konsortiedeltager udfyldes en ansøgningsblanket, jf. Bilag A. 14

15 Vedlægges oplysningerne ikke eller ikke fuldt ud for alle konsortiedeltagere, vil ansøgningen ikke være ukonditionsmæssig, men den manglende vedlæggelse af oplysninger vil medføre, at den pågældende konsortiedeltagers kompetencer ikke vil indgå i prækvalifikationsvurderingen. Ovennævnte krav til konsortier gælder kun, hvor flere virksomheder i fællesskab ansøger om prækvalifikation og omfatter således ikke virksomheder, der skal fungere som underleverandør til en ansøger, jf. pkt Udvælgelse af deltagere 7.1 Vurdering af konditionsmæssighed Ordregiver gør opmærksom på, at såfremt en ansøgning ikke er vedlagt de krævede oplysninger og dokumenter, vil ordregiver være berettiget til og i de tilfælde, hvor manglende oplysninger ikke lovligt kan indhentes efterfølgende, forpligtet til at afvise ansøgningen i sin helhed. Det er derfor vigtigt, at ansøgeren udfylder hele Bilag A, og at alle dokumenter der henvises til, vedlægges ansøgningen. Ansøgningen indeholder dokumentation for, at ingen udelukkelsesgrunde er til stede, jf. pkt. 5 Ansøgningen indeholder al nødvendig dokumentation, jf. pkt. 6 og pkt Antallet af deltagere Ordregiver vil prækvalificere 3-4 virksomheder, der efterfølgende vil blive inviteret til at afgive tilbud på de betingelser, der i øvrigt følger af udbudsmaterialet. 7.3 Proceduren for udvælgelse Såfremt, der er flere egnede ansøgere end ordregiver har angivet at ville prækvalificere, vil ordregiver på baggrund af en saglig og objektiv vurdering af de modtagne ansøgeres egnethed udvælge de ansøgere, der vil blive inviteret til at afgive tilbud. Udvælgelsen sker på baggrund af de oplysninger, ansøgerne har afgivet i medfør af pkt. 6.1 og 6.2, og udvælgelsen vil således ske på baggrund af følgende: Kvaliteten af referencerne for udførelsen af opgaver inden for de seneste 8 år der i størrelse og kompleksitet kan sammenlignes med nærværende opgave. Hovedvægten lægges på de uddybende beskrivelser af de udvalgte referencer. Kvaliteten af hvorledes ansøgeren i forhold til at løse de ovenfor beskrevne opgaver, har været organiseret. Ansøgerens finansielle og økonomiske kapacitet. 8. Tildelingskriterium 15

16 Tilbud fra prækvalificerede ansøgere vil blive evalueret på baggrund af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Der henvises til udbudsmaterialet, der udsendes til de ansøgere, der prækvalificeres. 9. Spørgsmål Spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet skal fremsættes senest den 2. november 2015 klokken 12:00. Såfremt ansøger har spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet, skal disse stilles på dansk eller engelsk og via til ordregivers kontaktperson, som angivet i pkt Alle spørgsmål besvares på dansk. s indeholdende spørgsmål ønskes mærket Udbud af vedligehold af Aarhus Letbanes infrastruktur. Alle spørgsmål skal starte med en entydig reference til, hvilket eller hvilke steder i prækvalifikationsmaterialet og/eller udbudsbekendtgørelsen spørgsmålet vedrører. Alle spørgsmål og svar vil kunne ses af alle ansøgere i en anonymiseret form senest den 9. november 2015 og vil være tilgængelige på ordregivers hjemmeside: Det er ansøgers eget ansvar at sørge for at holde sig opdateret med eventuelle supplerende oplysninger, som vil blive offentliggjort som svar på spørgsmål. Alle ansøgere opfordres til, ikke at stille spørgsmål om forhold, der allerede er besvaret i disse udbudsbetingelser for prækvalifikation. 10. Ansøgningens opbygning 10.1 Dokumenter til brug for ansøgning Ansøgeren bør udfylde og vedlægge Bilag A Ansøgningsblanket. Ansøger skal bekræfte, at der ikke er nogen udelukkelsesgrunde til stede og bør vedlægge Bilag B i udfyldt stand Yderligere dokumentation Anden dokumentation, end den der er anført under pkt. 10.1, kan fremsendes. Dokumentation, der fremsendes i henhold til dette punkt, bør vedlægges i en særskilt mappe/folder. Det bør tydeligt fremgå, at der er tale om supplerende materiale. 16

17 10.3 Ønsket opbygning Ordregiver ønsker, at ansøgningen indleveres i en mappe med faneblade opdelt i følgende faner: Indholdsfortegnelse Ansøgningsblanket (Bilag A) Tro og love erklæring (Bilag B) Eventuel yderligere dokumentation 11. Praktiske forhold 11.1 Åbning af ansøgninger Ansøgninger vil først blive åbnet efter udløbet af fristen for afgivelse af ansøgning om deltagelse. Der er ikke adgang til at overvære åbning af ansøgningerne eller i øvrigt til at modtage oplysninger om indholdet Meddelelse af resultatet Alle ansøgere vil samtidig og skriftligt via mail blive orienteret om resultatet af prækvalifikationen. De prækvalificerede ansøgere vil efterfølgende modtage udbudsmaterialet, der danner baggrund for tilbudsafgivelsen Fortrolighed Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i ansøgningerne, som angår ansøgeres fortrolige forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige, i den udstrækning hvor lovgivningen forpligter ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. I den udstrækning hvor ansøger selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeres i ansøgningen ud for de pågældende oplysninger, hvorefter ordregiver vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives Ubetinget tavshed for ansøger Ansøgere samt deres personale, underleverandører og rådgivere skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til enhver oplysning om ordregiver, der kommer til deres kendskab i forbindelse med udbuddet. 17

18 12. Tidsplan Nedenstående foreløbige tidsplan omfatter udbuddets væsentligste milepæle. Tabel 1: Tidsplan for udbudsforretningen Dato Milepæl 7. oktober 2015 Fremsendelse af udbudsbekendtgørelse til EU-Tidende 7. oktober 2015 Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse og adgang til prækvalifikationsmaterialet 2. november 2015 Sidste frist for at afgive skriftlige spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet. Senest 9. november 2015 Svar på spørgsmål fra alle ansøgerne offentliggøres på ordregiver hjemmeside 16. november 2015 Sidste frist for modtagelse af ansøgninger om deltagelse 9. december 2015 Der gives meddelelse til ansøgerne om prækvalifikationens udfald. Den angivne dato er vejledende. Nedenstående milepæle gælder kun for prækvalificerede ansøgere. Alle datoer er vejledende og kan blive ændret i udbudsmaterialet. 16. december 2015 Udbudsmaterialet udsendes 9. marts 2016 Frist for at afgive 1. tilbud Ultimo september 2016 Oktober 2016 Maj 2017 Kontraktunderskrift Opstart forberedelsesfase Opstart infrastrukturvedligehold for en del af strækningen 18