Principper for kontraktstyringsmodellen for specialinstitutionerne i Center for Børn og Forebyggelse, Børn og Unge

Transkript

1 BØRN OG UNGE Dato: 1. november 2013 Center for Børn og Forebyggelse Principper for kontraktstyringsmodellen for specialinstitutionerne i Center for Børn og Forebyggelse, Børn og Unge Principperne har til formål både at beskrive kontraktstyringsmodellen for institutionerne i Center for Børn og Forebyggelse og fungere som vejledning ved udarbejdelse af kontrakterne og kvalitetsrapporten og gennemførelsen af kontraktstyringsmodellen i praksis. Den første udgave af kontraktstyringsmodellen blev vedtaget i Denne justerede udgave er udarbejdet efteråret Formålet med kontraktstyringsmodellen for specialinstitutionerne i Center for Børn og Forebyggelse Det primære formål med kontraktstyringsmodellen for institutionerne i Center for Børn og Forebyggelse er: at styrke den løbende udvikling af den enkelte institutions ydelser i overensstemmelse med institutionens, brugernes og politikernes intentioner. Denne udvikling sker i en dialog. Kontraktstyringsmodellen og selve kontrakten skal derfor samtidigt skabe et forbedret grundlag for dialogen mellem den enkelte specialinstitution, brugerne, forvaltningen og politikerne om de fremtidige mål for og den fremadrettede udvikling af specialinstitutionernes virksomhed. Kontraktstyringsmodellen for specialinstitutionerne i Center for Børn og Forebyggelse, Børn og Unge indgår som en del af Herning Kommunes overordnede mål- og rammestyringsmodel. Det betyder, at kontrakterne er underlagt de mål og rammer, som Herning Byråd vedtager for kommunens samlede virksomhed. Det betyder også, at kontrakterne skal have sammenhæng til de politiske målsætninger for Børn og Unge og for Center for Børn og Forebyggelse. Kontraktstyringsmodellen har følgende karakteristika: En værdibaseret model En dialogmodel En model med fokus på udvikling En model med fokus på mål og evaluering af målene En værdibaseret model Kontraktstyringsmodellen tager afsæt i Herning Kommunes værdier: Udfoldelsesfrihed, Økonomisk sans, Professionalisme og God dømmekraft - og det fælles værdigrundlag for specialinstitutionerne, hvor de fire værdier er udfoldet. En dialogmodel Kontrakten og kvalitetsrapporten er grundlaget for dialogen mellem politikere, administration, institutioner og brugere om udviklingen af institutionernes virksomhed

2 Dialogen er kendetegnet ved tillid og respekt og foregår i alle led, så både medarbejdere, ledere og det politiske niveau involveres. Dialogen foregår tidsmæssigt sådan, at dialogens resultater kan indgå i budgetlægningsprocessen. Samtidig skal indholdet af kontrakten og kvalitetsrapporten kunne drøftes af medarbejdere og brugere. Dialogen er beskrevet ved årshjulet, der angiver hvornår, der er dialog - mellem hvem - og om hvad. Dialogfora: Eksisterende dialogfora udnyttes for at undgå unødigt ekstra tidsforbrug: Lokale MEDudvalg. Administrative dialogmøder med specialtilbuddene dialog mellem Center for Børn og Forebyggelse (administrationen) og den enkelte institution (medarbejderrepræsentanter og ledelse). Samrådsmøder for specialtilbuddene dialog mellem institutionen (ledere og medarbejderrepræsentanter), Børne- og Familieudvalget, brugerrepræsentanter og Center for Børn og Forebyggelse. Det er Byrådet og det politiske fagudvalg, der har det overordnede ansvar og den overordnede beslutningsret i forhold til udviklingen af institutionerne. Den løbende dialog om kontrakten og kvalitetsrapporten foregår i Samrådet og mellem Center for Børn og Forebyggelse og den enkelte institution. Center for Børn og Forebyggelse kan tage initiativ til en direkte dialog mellem fagudvalget og den enkelte institution på baggrund af konkret opståede problemstillinger. Gennem kvalitetsrapporten gives en årlig afrapportering til fagudvalget vedrørende kontrakternes målopfyldelse og institutionernes tilstand og udvikling. Der er tale om et vejledende eksempel på tidsplan for dialogprocessen, hvor året er Dialogprocessen skal hvert år koordineres med budgetprocessen. Årshjulet: Årshjulet beskriver tidsplanen for dialogen gennem et år og sammenhængen til budgetlægningsprocessen. Tidspunkt Hvem Hvad Januarfebruar Lokale MEDudvalg Bestyrelsen/brugere Opfølgning på mål i kontrakten for 2013 afrapportering af målenes evaluering indsendes til administrationen/center for Børn og Forebyggelse. Første drøftelse af mål for institutionens kontrakt for 2015 og de politiske indsatsområder og målsætninger for Februar Administrativ dialog mellem Center for Skriftlig dialog på baggrund af afrapporteringen vedr. mål for

3 Marts/April Marts/April Juni August September Børn og Forebyggelse og den enkelte institution Ledermøde Børne- og Familieudvalget Børne- og Familieudvalget Administrativt dialogmøde mellem Center for Børn og Forebyggelse og den enkelte institution Udkast til kvalitetsrapport for Center for Børn og Forebyggelse drøftes på ledermøde. Kvalitetsrapport forelægges Børneog Familieudvalget. Forslag til politiske indsatsområder og målsætninger til budgetdokumentet for Forslag til de politiske indsatsområder og målsætninger i Fremsendes til budgetbehandlingen. Midtvejsmøde for institutionens kontrakt for 2014: Opfølgning på mål i kontrakten for Drøftelse af kontraktmål for Midt oktober Byrådet Budgettet vedtages. December Institutionsledermøde Kontrakterne godkendes. Der udarbejdes skabeloner for dagsorden og proces for de enkelte dialogmøder, så der er klarhed over formål og indhold for alle parter. Kontraktens parter: Kontrakten indgås mellem Børn og Unge på vegne af det politiske fagudvalg og institutionen for at understrege, at der er fokus på institutionens udvikling og sammenhængen til de overordnede politiske målsætninger for Børn og Unge og for Center for Børn og Forebyggelse. Kontrakten blev første gang indgået med formelle underskrifter, men udvikler sig derefter løbende gennem dialogprocessen i årshjulet. For kommunale institutioner gælder det, at der ved uenighed ikke er andre sanktioner end de sanktioner, der kan gives gennem det formelle ledelseshierarki. For selvejende institutioner gælder bestemmelserne i afsnittet om Særlige forhold for de selvejende institutioner. En model med fokus på udvikling Modellen skal medvirke til at drive udviklingen af institutionernes virksomhed. Målene skal derfor primært være udviklingsmål og omhandle fremtidige ønsker for institutio

4 nens arbejde. Der skal dog være opmærksomhed på, at udvikling har sammenhæng til den daglige drift. En model med fokus på mål og evaluering af målene Kontrakterne indeholder de væsentligste mål for institutionens virksomhed. Målene er en udmøntning af fagudvalgets/byrådets politiske målsætninger for Børn og Unge og Center for Børn og Forebyggelse. Derudover kan der aftales målsætninger, der tager udgangspunkt i lokale forhold. Målene formuleres med afsæt i Herning Kommunes strategi for klare mål, hvor ROYE-modellen er et hjælperedskab. ROYE står for Resurser, Organisation, Ydelser og Effekt og er et analytisk hjælperedskab, der blandt andet hjælper til at klarlægge, hvilke typer af mål, der er tale om. Samtidig med at målene formuleres, opstilles succeskriterier og det angives, hvordan og hvornår målene evalueres. Der skal i videst muligt omfang fokuseres på mål, der i forhold til ROYE-modellen beskriver forventede effekter og ydelser for borgerne/brugerne. Det tilstræbes, at målene er få, men til gengæld væsentlige og gennemarbejdede med hensyn til overvejelser om evaluering. Målene kan have forskellige tidshorisonter for at sikre fokus på reelle resultater og effekter af indsatserne. Det bliver derfor særlig vigtigt at fokusere på evalueringsdelen, samtidig med at målene opstilles og helt tydeligt beskrive, hvilke resultater der forventes at være for eventuelle forskellige tidsperspektiver. Kontrakterne kan derved både være institutionernes eget arbejdsredskab og udgøre grundlaget for dialogen om, hvorvidt institutionerne er på rette vej. Afrapportering af målene foretages i et nærmere aftalt samarbejde mellem institutionen og administrationen. Center for Børn og Forebyggelse samler afrapporteringen til dialogen med det politiske fagudvalg i kvalitetsrapporten. Kvalitetsrapporten dækker hele Center for Børn og Forebyggelse, både specialinstitutioner og øvrige afdelinger, og beskriver: Overordnede rammer for Center for Børn og Forebyggelse samt rammer for hver afdeling/institution Opfølgning på mål og præsentation af nye mål Dokumentation, evidens og effekt Brugeroplevet kvalitet og brugerindflydelse Medarbejdertal i forhold til sygefravær og personaleomsætning, uddannelsesniveau og kompetenceudvikling Evaluering af kontraktstyringsmodellen Den justerede kontraktstyringsmodellen skal senest i 2015 evalueres med henblik på at vurdere, om modellen lever op til formålet. Selve kontraktstyringsmodellen vil dog både i 2014 og 2015 indgå som en del af dagsordenen på de administrative dialogmøder og på ledermøder i Center for Børn og Forebyggelse

5 Der lægges ved evaluering vægt på, at målgruppen/de involverede dialogparter oplever: 1. At modellen er overskuelig og enkel 2. At kontrakterne og kvalitetsrapporten er et brugbart dialogredskab 3. At kontraktstyringsmodellen styrker den løbende udvikling af institutionens ydelser ifølge institutionens egne, brugernes og politikernes intentioner. 4. At kontraktstyringsmodellen skaber et godt grundlag for dialogen mellem den enkelte specialinstitution, brugere, forvaltningen og politikerne om de fremtidige mål og den fremadrettede udvikling af specialinstitutionen. Evalueringen gennemføres af administrationen i Center for Børn og Forebyggelse og forelægges og drøftes på ledermøder i Center for Børn og Forebyggelse og behandles i fagudvalget

6 BILAG 1: Årshjul Kontraktstyring for specialinstitutionerne i Center for Børn og Forebyggelse Børn og Unge December Kontrakterne godkendes af forvaltningen Dialog om kvalitetsrapport Januar-februar Opfølgning og afrapportring på mål i foregående års kontrakt Dialog om kvalitetsrapport Oktober-november Budgettet vedtages Kontrakterne udformes Marts-april Samenskrivning af kvalitetsrapport, som forelægges udvalget Forslag til mål for næste år forelægges udvalget September Dialogmøder: opfølgning på årets mål og drøftelse af næste års mål Juni Justerede forslag til mål for næste år fremsendes til budgetforhandlingerne August - 6 -

7 BILAG 2: ROYE-modellen Et analyseredskab ved formulering af mål. ROYE-modellen er valgt som grundlaget for et fælles sprog om mål i Herning Kommunes målog rammestyringsmodel. ROYE-modellen sætter fokus på forskellige typer af mål: resursemål, organisatoriske mål, ydelsesmål, effektmål og sammenhængen i mellem dem