Team Booking. Booking systemet med fokus på samhandel. Denne beskrivelse skal hjælpe interesserede ved deres første møde med programmet Team Booking.

Transkript

1 Team Booking. Booking systemet med fokus på samhandel. Denne beskrivelse skal hjælpe interesserede ved deres første møde med programmet Team Booking. Henrik Jacobsen

2 Indhold Generelt om Team Booking Hvorfor nu endnu et booking program?... 3 Hvem ejer og driver Team Booking?... 3 Hvem benytter systemet?... 3 Platform Basis moduler Tilkøbs moduler Modulbeskrivelser... 4 Generelle funktioner... 4 Branche specifikke menuer... 5 Daglige funktioner... 5 Check-ind/ud... 5 Finansdelen... 6 Statistik... 7 Internt booking system til overnatningssteder... 8 Internt booking system til oplevelser og banetider Færgebooking moduler Internt booking system til færgebooking Pladsreservationssystem med reservationsplaner Færgereservationer Stregkodeskanning Færgereservationer Kundens side Grupperabat modulet til færge rabatter Automatisk mail med lastelisten og / eller reservationsoversigten Internt booking system til behandlings centre Fælles portal til salg af pakkerejser Portal til salg af aktørens egne ydelser Havne booking med Google map overlay Havne guiden til registrering af ankomster Ipad program til kontrol af gæste registreringer + registrering af nye Rejse arrangør funktionerne Afrunding... 22

3 Generelt om Team Booking. Hvorfor nu endnu et booking program? Team Booking er ikke blot endnu et program i rækken af Booking programmer på markedet i dag. Systemet adskiller sig på flere områder fra andre systemer. Specielt er samarbejde mellem forskellige aktører i systemet prioriteret højt. Team Booking er delt op i hovedsystemer hvor aktører i det samme hovedsystem har mulighed for alle former for samarbejde/samhandel. Hvem ejer og driver Team Booking? Team Booking er udviklet af Team Jacobsen i samarbejde med Læsø Pakkerejser Aps og Færgeselskabet Læsø. Team Booking er i dag 100% ejet af Team Jacobsen som også er ansvarlig for driften. Hvem benytter systemet? Over 90% af overnatningsstederne og næsten alle arrangører af oplevelses ture, Turistbureauet og Færgeselskabet på Læsø bruger i dag systemet som deres daglige værktøj. Vi har også haft den store glæde at sælge systemet til Samsø hvor hotellerne nu også her dagligt bruger systemet som deres interne system. Her udnyttes systemet også af en lokal rejsearrangør til ekstern booking hos overnatningsstederne og Samsø Færgerne. I efteråret 2012 blev der desuden skrevet kontrakt med Ærø portalen om brug og videresalg af systemet. Senest har også Ærøfærgerne skiftet deres reservationssystem ud med Team Booking systemet. Platform. Team Booking er 100% on-line baseret og kan umiddelbart anvendes af alle PC er forbundet til Internettet. Programmet opdateres løbende på en hosted Server og opdateringen er normalt uden gener for brugerne. Teknisk arbejder systemet på nyeste Microsoft platforme hvor motoren er en Microsoft SQL database. Basis moduler. Team Booking kan efterhånden tilbyde følgende funktionalitet i basissystemet Internt booking system til overnatningssteder med mulighed for arrangementer. Internt booking til arrangører af oplevelser. (Sejlture, koncerter, Rideture, Endags kombinationsture m.m.) Internt booking system til idrætsanlæg, f.eks. Tennis baner. Internt booking system til behandlings centre med arbejdsplan styring m.v. Fælles Portal til salg af pakkerejser Aktørens egen portal til direkte salg og med betaling til egen gateway. Rejse arrangør funktioner med komplet afregningssystem. Tilkøbs moduler. Internt booking system til færgereservationer Færgereservationer Gæstens side Færge pladsreservations system. Havnebooking med Google map overlay. POS system med bordreservation

4 Modulbeskrivelser Modulbeskrivelserne beskriver de enkelte funktioner i meget kort form. Der vil selvfølgelig være masser af mindre funktioner som ikke er medtaget i denne beskrivelse. Ring eller mail hvis vi mangler noget. Generelle funktioner Nedenstående funktioner er generelle og er derfor gældende for alle moduler. Funktioner som kun er tilgængelige for enkelte moduler beskrives under den enkelte modul beskrivelse. Alle moduler i systemet tilbyder: Sæsonstyring af priser. Kopifunktion mellem Sæsoner for nem opstart af nyt år. Tekster på Dansk, Tysk og Engelsk Salg af egne ydelser gennem andre aktører i samme system. At agere rejsearrangør ved at sælge andres ydelser. Salg af tillægskøb knyttet til den enkelte Ydelse. Gruppe rabat med rabat ved køb af ydelser på tværs af aktørerne. Avanceret Finans system med afstemnings procedurer og individuel kontoplan. Mulighed for eksport af månedens tal til standard Økonomisystem. Elektronisk import af advis fra PBS til afstemning af posteringer. Styring af kortgebyrer på Danske og udenlandske kort Provisions styring ved ekstern booking med styring af afregnet provision. Rykker lister til udestående debitorer. Statistik modul med grafisk visning af salg fordelt på Måneder / Ydelser / Nationaliteter / Salgssteder m.m. Afrejse og ankomst lister. Afsendelse af mail bekræftelser med eget Logo og vedhæftet pdf med info fra aktøren.

5 Branche specifikke menuer Menuerne er tilrettet de enkelte brancheløsninger. Administrator Færgesystemet Wellness Overnatning Daglige funktioner Fælles for alle reservationer er at detaljer på reservationen kan ses og rettes i reservationsdetalje vinduet. Fra vinduet kan udskrives, mailes, udvides med flere reservationer, oprettes tillægskøb, flyttes dato, aflæses historik og finansposteringer, annulleres, registrere betalinger og meget mere. Check-ind/ud Hold styr på ankomster og afrejser fra Check-ind/ud funktionen.

6 Finansdelen Systemet har en meget stærk finans del. Hver aktør har sin egen kontoplan som kan udbygges med individuelle konti. Følgende skærmbilleder viser kun et lille udsnit af funktionerne i finans. Herover et eksempel på finans balance i en meget stille periode. De to nederste linjer er posteriger tilhørende kontoen markeret med grønt i perioden. Transaktionsoversigt med opsummering på de enkelte konti. Systemet er udbygget med advis import fra PBS og Teller.

7 Statistik Systemet tilbyder en bred vifte af statistik. Statistik tal er altid opdaterede. De er ikke baseret på forældede kørsler men altid real time udtræk. Herover vises statistik på solgte reservationer på i forhold til hvad der var solgt sidste år på samme tidspunkt. Den viser altså om aktøren er foran eller bagud i forhold til sidste sæson. Statistikken viser kun solgte overnatninger men samme statistik kan trækkes for færgereservationer, oplevelser og behandlinger. Solgt gennem i 2011 / 2010 Solgt til udlændinge gennem fordelt på nationalitetet i Statistikkerne kan danne grundlag for lovpligtig indberetning af overnatninger. Team Booking har over 15 forskellige statistik udtræk.

8 Internt booking system til overnatningssteder. Det daglige redskab for overnatningsstederne er reservationsoversigten. Herover et eksempel fra det virkelige liv. Datoer skiftes hurtigt på øverste række knapper. Nederst vælges andre oversigter som kan være ydelser hos samarbejdspartnere. Herover et eksempel på tilrettelagte arrangementer for et overnatningssted. Navne på arrangementer er klippet fra af hensyn til anonymitet. Ved klik på de grønne bokse vises reservationer på arrangementet. Farve skifter til gul hvis der kun er en plads tilbage og rød hvis arrangementet er optaget. Arrangementerne kan defineres således at de automatisk medtager værelser efter hvor mange personer deltager. Programmet indeholder en avanceret funktion til fordeling af større grupper på ønskede værelser. Specielle funktioner for overnatningsstederne er blandt andre: Ankomst, rengørings og afrejse lister. Køkkenlister. Fordeling af grupper på værelser.

9 Internt booking system til oplevelser og banetider. Det daglige redskab for arrangører af oplevelser er reservationsoversigten. På ovenstående eksempel vises nogle af de tilbud der tilbydes til gæster som ønsker at besøge Læsø på en endags tur. I eksemplet ses busture med kun en ledig plads. Flere ture kan beregne ledighed på samme pladser ved hjælp af et indbygget pulje system som effektivt forhindrer overbooking Systemet holder ved hjælp af et fordelings princip styr på afregning til de underliggende aktører. Eksempelvis udløser salg af en endags cykeltur et beløb til Cykeludlejning, Færgen, Restauranten og Turistbureauet. Alle disse posteringer genereres i Finans modulet og afregnes månedsvis. De underliggende aktører kan følge med i reservationerne efterhånden som de bekræftes.

10 Færgebooking moduler Internt booking system til færgebooking Det daglige redskab til behandling af færgereservationer er et nyt specialudviklet system. Specielle funktioner for færge reservationssystemet er blandt andre: Afsendelse af reservationsnumre via mail eller SMS Refusion af annullerede reservationer til gæsten via API til betalings gateway Behandling af notat fra gæster med afmærkning af behandlede. Massereservationer. Reservationslister med sammentælling af enheder fordelt på last enheds typer. Søgning i passager kartotek på reservtionsnumre, navn, telefon eller bil registrering. Sammenkædning af artskoder og billetter så 1 artskode kan tilvælge flere billetter. Mulighed for lovlig overbooking. I forbindelse med at Ærøfærgerne tog systemet i brug er den interne brugerflade blevet optimeret på mange punkter. Pladsreservationssystem med reservationsplaner. Færge reservations systemet beregner restpladser på færgerne ved hjælp af et nyudviklet plads reservations system. Plads reservations systemet arbejder med flere forskellige reservations planer pr. færge hvilket gør indsætning af reservefærge hurtigt og problemfrit. Pladsreservationssystemet indeholder: Opdeling af køretøjer i valgfrit antal kategorier, eksempelvis 3 forskellige højder. Mulighed for breddefaktor til pladsberegning. Begrænsning af samlet last i Tons. Begrænsning af Førerløse biler. Begrænsning af Personer, Farlig gods afgange. Hurtig skifte mellem reservationsplaner ved anvendelse af hængedæk.

11 Færgereservationer Stregkodeskanning. Registrering af reservationer og betalinger kan ske ved stregkodeskanning på fast monterede standard skannere eller på håndskannere. Efter skanning får operatøren klar besked på alle ønskede detaljer om reservationen For at kunne give operatøren effektive meddelelser ved skanning skal den korrekte afgang skannes. Denne afgang bruges som reference ved skanning. Afgangen skannes på A4 som vist til venstre. Dette gælder kun håndskannerne. Til højre vises et par eksempler på meddelelser til skanner operatøren. Her er yderligere et par eksempler på meddelelser: Billetten er ikke fuldt betalt. Forkert sejlretning. Forkert tidspunkt. Reservationen er ikke på en færgeafgang. Reservationen blev allerede for 2 sekunder siden registreret som ankommet! Hvis afgang er forkert farves afgangens navn gul. Hvis dato er forkert farves dato gul. Hvis tid er forkert farves tidspunkt gul som i ovenstående eksempel.

12 Færgereservationer Kundens side. Foruden ændring af reservationer via det interne system har gæsten mulighed for selv at flytte, kopiere,betale, annullere reservationer via et medsendt link på bekræftelsen. Desuden kan betalte og annullerede billetter automatisk refunderes. Kunden linkes ind til en slags personlig side. Nedenstående ses et par billeder af disse funktioner. Oversigt over gæstens reservationerne. Valgmuligheder på denne side afhænger af reservationens status. Reserverede kan flyttes, kopieres eller annulleres. Betalte kan flyttes, kopieres, annulleres og refunderes. Annullerede kan udelukkende kopieres. Ved flytning kan der vælges ny dato, overfart og afgang.

13 Grupperabat modulet til færge rabatter Et af systemets helt stærke sider er gruppe rabat modulet. Modulet kan anvendes på tværs af aktører så en rabat kan være betinget af om der eksempelvis er både en færgebillet og en overnatning på samme ordre. Grupperabatten anvendes også af færgemodulerne til at håndtere de omfattende kriterier der ofte kan være grundlag for rabatgivning. Der er gjort meget for at gøre rabatgivning så enkel som mulig, eksempelvis samles billettyper i grupperinger hvor selve rabatten retter sig efter gruppen. Modulet kan i sin nuværende udformning håndtere: Rabat på returbilletter. Rabat med speciel rabatsats på hjemtur. Rabat på samkøb af udvalgte billetter. Rabat på udvalgte ugedage Rabat på udvalgte overfarter. Rabat på grupper af varierende størrelse Rabatgivning på beløb med eller uden moms. Prioritering af rabatgrupper hvor der er flere muligheder. Periodeafgrænsning af rabatter. Automatisk mail med lastelisten og / eller reservationsoversigten. Færgerne har 2 muligheder for at modtage information om reserverede enheder. Systemet kan opsættes så der automatisk afsendes en mail lige efter booking på afgangen er lukket. Alternativt kan besætningen selv logge ind og se eller udskrive lastelisterne hvis der blot er en PC med internet på skibet.

14 Internt booking system til behandlings centre. Der er udviklet et internt redskab til styring af reservationer, arbejdsplaner, behandlere og lokaler beregnet til eksempelvis behandlingscentre. Systemet anvendes i dag af 2 behandlingscentre på Læsø. Beskrivelse af de enkelte funktioner er omfattende og vi nøjes derfor med et par skærmbilleder. Herover oversigt over mulige behandlingstider. Initialer i de hvide felter viser hvilke behandlere der er sat på opgaven. Arbejdsplan. Navne er streget over af hensyn til anonymitet. Af specielle funktioner for behandlingssystemet kan nævnes: Komplet styring af behandlernes arbejdstider. Prioriteret anvendelse af behandlere på forskellige behandlinger. Prioriteret anvendelse af lokaler til forskellige behandlinger

15 Fælles portal til salg af pakkerejser Der er udviklet en portal beregnet til salg af ydelser fra alle aktører tilmeldt et system. Formålet med portalen er at give gæsterne mulighed for selv at sammensætte en pakkerejse efter ønske og behov. valg af leverandør Valg af tilbuds pakke Indhold i kurv. Færge booking modul på portalen Til administration af portalen tilbydes: Komplet afregningssystem til håndtering af provision og tilgodehavende. Administrator modul til Portal tilbud som arbejder sammen med gruppe rabat modulet. Administrator sider til udskiftning af billeder, menu tekster, betingelser m.v. Aktørerne kan frit vælge hvilke ydelser de ønsker at sælge via den fælles portalen Der er mulighed for at tvinge gæsten til at afgive forskellige oplysninger specielt for den enkelte aktør. Som eksempel ønsker nogle aktører information om ankomst tidspunkt til hotellet.

16 Portal til salg af aktørens egne ydelser Alle aktører har mulighed for at sælge egne ydelser på deres egen unikke portal. Ovenstående viser et eksempel på salg af ydelser på egen portal. Ved egen portal gælder at: Aktøren kan frit vælge hvilke ydelser der skal sættes til salg. Der beregnes ikke provision ved salg over egen portal. Alle billeder kan udskiftes og gøres personlige. Betaling kan håndteres hvis aktøren har egen betalings gateway. Der er mulighed for indtastning af egne betingelser til godkendelse af gæsten.

17 Havne booking med Google map overlay. Havnebooking systemet er seneste skud på stammen og er stadig under udvikling. Modulet er specielt designet til at kunne håndtere IKKE faste pladser fordi mange havne netop ikke kan deles op i fast opmålte bådepladser. Bådpladserne skal ikke kunne reserveres men kunne betales ved ankomst. Betaling skal ske enten på havnens hjemmeside eller på en speciel betalingsautomat med Touch skærm. Foreløbigt skærmdump af Touch skærmen. Når gæsterne registrerer deres ankomst ledes de igennem en guide med afsluttende betaling. Ovenstående velkomstbillede er baseret på Google map kort suppleret med Symboler, knapper, arealer og skibe som hentes direkte ud fra databasen. Formålet med denne fremgangsmåde er at administrator nemt kan tilføje symboler uden af have hjælp af en grafiker. Siden er derfor meget fleksibel og dynamisk. Eksempelvis vil den til enhver tid vise belægning af både.

18 Havne guiden til registrering af ankomster. Nedenstående billedserie viser et eksempel på en registrering.

19 Efter Betaling udskrives en speciel udformet label beregnet for montering på søgelænder.

20 Ipad program til kontrol af gæste registreringer + registrering af nye. Der er udviklet et program til Ipad beregnet til at medtage på have rundtur. Ipad programmet har følgende funktioner: Der kan søge på reservationsnumre, navne og telefonnumre. Både kan flytte på plads og roteres. Der kan udsættes mærker med notat. Der kan foretages nye registreringer med tilhørende indbetalinger. Der kan indtastes notat eller kendemærker på både. Betalinger og ankomst/afrejsedato kan tjekkes. Sms log kan tjekkes (Har gæsten modtaget Sms)

21 Rejse arrangør funktionerne. Rejse arrangør funktionerne er egentlig funktioner der kan anvendes af alle aktører i systemerne. Følgende skærmdump er taget fra Læsø Turistbureau for at vise en profil hvor mange muligheder anvendes. Ovenstående viser en oversigt over ledige overnatningssteder. Her får Turistbureauet det hurtige overblik og kan direkte booke på ledige værelser. Oversigtssider fra de forskellige aktører ligger som knapper i bunden og kan åbnes på skift. En pakke kan nemt udvides med reservationer fra en aktør til den næste. Her er så foretaget en booking af turistbureauet. Vær opmærksom på at navne kun vises på reservationer som turistbureauet selv har booket. (Pink reservation) Systemet holder styr på optjent og afregnet provision og skyldige og afregnede aconto indbetalinger. Til sidst et tjek på ledige tennis tider. Det er vist ikke sæson lige i øjeblikket

22 Afrunding Denne beskrivelse skal kun ses som en hurtig gennemgang af de vigtigste funktioner i Team Booking. Vi står gerne til rådighed med yderligere information. Med venlig hilsen Henrik Jacobsen