Bornholms Regionskommune 8. marts 2012 Bornholms Rådhus Udbud af totalrådgivning

Transkript

1 Bornholms Regionskommune 8. marts 2012 Bornholms Rådhus Udbud af totalrådgivning Rettelsesblad nr. 2 Rettelse 13 Revideret Ydelsesbeskrivelse/afkrydsningsskema dateret og vedhæftet rettelsesbladet. Rettelse 14 Aftale om totalrådgivning pkt. 7.1 Rådgiveren er ikke berettiget til tidsfristforlængelse som følge af omprojektering, jf. ovenstående. Suppleres med: Dog er rådgiveren berettiget til tidsfristforlængelse som følge af omprojektering efter licitation. Rettelse 15 Aftale om Totalrådgivning, pkt. 9. Udbetaling af honorar inkl. udlæg ændres som følger: - Færdiggørelse/revision af byggeprogram 2,5 % - Dispositionsforslag samt fastlæggelse af renoveringsomfang 15 % - Projektforslag 12,5 % - Forprojekt/myndighedsprojekt inkl. myndighedsgodkendelser 15 % - Hovedprojekt 20 % - Udbud, licitation og kontrakt 2,5 % - Projektopfølgning, byggeledelse og fagtilsyn 25 % - Aflevering, mangeludbedring, som udført, KS og DV-mapper 5 % - Byggeregnskab 1 % - 1-års eftersyn og mangelafhjælpning 1 % - 5-års eftersyn ½ % Spørgsmål Udbudsbetingelserne 1.1. Skiverådgivning Det fremgår, at ordregiver forbeholder sig ret til at igangsætte ydelserne successivt som skiverådgivning. Skiverådgivning er karakteriseret ved, at kontrakten/ydelserne opdeles i skiver. Herefter skal de enkelte dele betragtes isoleret. Ordregiver kan f.eks. undlade at fortsætte med rådgiveren i næste skive, og lade arbejdet fortsætte i totalentreprise. I princippet vil rådgiver ikke kunne gøre krav gældende overfor ordregiver i denne situation, herunder for mistet fortjeneste. Alligevel forudsætter kontrakten en fuld projekteringsydelse fra rådgivers side. Såfremt dette er korrekt, vil ordregiver altså kun forpligte sig til de enkelte skiver isoleret set, mens rådgiver skal forpligte sig til at levere en samlet ydelse. Totalrådgiveren interesser prisgives, idet denne ikke vil kunne indrette sig i tillid til kontraktens bestående men det kan udbyder! - Vil ordregiver bekræfte, at rådgiver skal levere en faseopdelt ydelse, hvorved kravet om skiverådgivning udgår? Svar 40 Det er politisk besluttet, at opgaven skal udbydes i hovedentreprise og ikke totalentreprise. Kravet om skiverådgivning fastholdes. Side 1 af 6

2 Spørgsmål Delkriteriet pris Det fremgår, at der fastsættes et minimum honorarprocent på 10 procent, som udløser karakteren 10 på en skala fra Det fremgår dog ikke, hvordan spredning i karaktergivningen er for tilbud, som ligger over 10 procent i honorar. Dette kan naturligvis have ganske stor betydning for bedømmelsen og dermed udfaldet af konkurrencen. Der henvises nærmere til Klagenævnet for Udbuds afgørelse af 12. februar 2010, Nøhr & Sigsgaard Arkitektfirma mod Direktoratet for Kriminalforsorgen. Her fastslog klagenævnet, at en pointmodel vedrørende underkriteriet pris efter en skala fra 2 til 5 var i strid med principperne om ligebehandling og gennemsigtighed, idet vurderingen ikke afspejlede prisforskellene mellem tilbuddene. I øvrigt henledes opmærksomheden på publikationen Kvalitet som tildelingskriterium, som er udarbejdet af Værdibyg under deltagelse af byggeriets organisationer, herunder Bygherreforeningen. Publikationen kan læses på - Vil ordregive oplyse den nærmere spredning af point i forhold til tilbud, som ligger over 10 procent? Svar 41 Pointmodel fastlægges efter modtagelse af tilbud. Spørgsmål Kvadratmeterpris Den fastsatte kvadratmeterpris synes urealistisk selv for et marked som det aktuelle. - Vil ordregiver nærmere begrunde, hvorledes det skulle være muligt at opføre det ønskede byggeri til den anførte kvadratmeterpris? Svar 42 Der er kun angivet kvadratmeterpris på renoveringen. Der henvises til spørgsmål og svar 9. Spørgsmål Kontrakten Ad. pkt. 4 Rådgivers ydelser skiverådgivning. Det fremgår på trods af vilkåret om skiverådgivning jf. pkt. 1 ovenfor-, at totalrådgiver skal levere samtlige nødvendige ydelser til fuldt færdigt byggeri. - Ordregiver bedes nærmere præcisere hvad der skal forstås ved fuld færdigt byggeri? Svar 43 Totalrådgivningsydelsen vurderes at være fuldt præciseret i det samlede udbudsmateriale. Spørgsmål 44 Ad. pkt.5. Klientens ydelser juridiske forhold Klienten fremskaffer i følge kontrakten de juridiske dokumenter. - Vil ordregive bekræfte, at dette skal forstås således, at den juridiske kvalitetssikring, herunder ansvaret for opgavens juridiske forhold, er hos klienten jf. også ABR 89 pkt ? Svar 44 Ja. Spørgsmål 45 Ad. pkt. 6. Tidsfrister - tidsplan Tidsplanen synes fortsat nærmest urealistisk og rådgiver vil vel vanskeligt kunne undgå dagbod ikke mindst i lyset af manglende ret til tidsfristforlængelse ved omprojektering. - Vil ordregiver udarbejde en mere holdbar tidsplan, som tager højde for karakteren af den udbudte opgave? Svar 45 Se rettelse 14. Side 2 af 6

3 Spørgsmål 46 Ad pkt Dagbod Dagbod er vanskeligt forenelig med den proces, som afspejler projekteringsarbejdet, hvor bygherrens ønsker og beslutninger naturligvis også inddrages med risiko for forlængelse. Det ses også klart forudsat i kontraktens pkt Dagbod er derfor meget usædvanligt indenfor teknisk rådgivning og der foreligger så vidt vides - heller ingen retspraksis, hvor en ordregiver har fået medhold i dagbod overfor rådgiver. - Vil udbyder lade kravet om dagbod udgå? Svar 46 Nej. Se dog rettelse 9 samt spørgsmål og svar 45. Spørgsmål 47 Ad. pkt. 7. Økonomisk grundlag for opgavens løsning. Det fremgår, at rådgiver er forpligtet til at foretage omprojektering vederlagsfrit og uden begrænsning selvom årsagen ikke kan henføres til rådgivers forhold. Rådgiver er endvidere ikke berettiget til tidsfristforlængelse ved omprojektering. - Vil udbyder anføre, at omprojektering sker efter pkt i ydelsesbeskrivelsen for Byggeri og Planlægning? - Vil udbyder anføre, at tidsfristforlængelse kan kræves af begge parter i overensstemmelse med ABR 89? Svar 47 A Det styrende budget for håndværkerudgifterne er kr. 130 Mio. og er fastlagt på licitationstidspunktet. Svar 47 B Se rettelse 14. Spørgsmål 48 Ad.pkt.8 Udbetaling af honorar Udbyders fastholdelse af skiverådgivning bringer rådgiver i en særlig udsatposition, idet udbyder ikke har nogen kontraktmæssig forpligtigelse til at fortsætte samarbejdet. Derfor er det også meget centralt, at hver fase/skive afspejler det arbejde som rådgiver skal præstere. Dette ses ikke i pkt. 9. F.eks. vægter dispositionsforslag og projektforslag kun med 12,5 henholdsvis 10 procent. Projektopfølgning mm. er sat til hele 40 procentpoint! - Vil udbyder fastsætte en fordeling, som afspejler de ydelser, som rådgiver skal præstere i de enkelte skiver, som gennemskærer kontrakten? Svar 48 Se rettelses 15. Spørgsmål 49 Ad. pkt. 10 Ansvar og pkt. 11 Forsikring. Det er noteret, at ordregiver accepterer en projektforsikring. Forsikringen bør under alle omstændigheder afspejle den risiko som bygherren har i forbindelse med den pågældende sag. Derfor er det også glædeligt, at ordregiver allerede har oplyst, at DANSKE ARK og FRIs standardforbehold accepteres. Her fremgår det, at ansvaret er begrænset til forsikringssummerne. - Vil ordregiver bekræfte, at ansvaret er begrænset til forsikringssummerne jf. også FRI og DANSKE ARKs standardforbehold, som ordregiver allerede har oplyst i udbudsbetingelserne at ville acceptere? Svar 49 Såfremt totalrådgiver tegner projektforsikring er rådgiverens professionelle ansvar begrænset til dækningssummerne. Side 3 af 6

4 Spørgsmål 50 Ad. pkt Manglende betaling for brugsretten. Dette punkt forekommer ganske urimeligt. Ordregiver anfører skiverådgivning og opnår samtidigt en gratis fremadrettet brugsret til det af rådgiveren udarbejdede materiale, fx hvor rådgiveren fratages færdigprojekteringen, som overgår til en totalentreprenør. - Vil ordregiver i overensstemmelse med ABR 89 pkt. 7.1 anføre, at der tilkommer rådgiver en kompensation for anvendelsen af det af rådgiver udarbejdede projektmateriale? Svar 50 Det er politisk besluttet, at opgaven udbydes i hovedentreprise og ikke totalentreprise. Betaling for anvendelse skal være indeholdt i det tilbudte honorar. Spørgsmål Ydelsesbeskrivelsen 3.1 Særydelser (det er forudsat at der menes pkt. 8) Ordregiver har i vidt omfang medtaget særydelser jf. ydelsesbeskrivelsens pkt. 8. Desværre har ordregiver ikke foretaget den nærmere afgrænsning og præcisering af ydelserne, som ellers klart er forudsat i ydelsesbeskrivelsens pkt. 8 indledningsvis. Hermed fremgår rådgivers ydelsesomfang uklart, hvilket i sig selv er udbudsretligt problematisk jf. gennemsigtighedsprincippet. - Vil ordregiver præcisere pkt. 8 ydelserne således, at konkurrencegrundlaget fremstår klart for de bydende? Svar 51 Ja. Se rettelse 13 Spørgsmål Tilbudsskema 4.1 Fast pris Det fremgår, at rådgiver skal afgive en fast pris, som skal gælde indenfor en sum af +/- 20 % af håndværkerudgifterne. Honoraret er ikke sat i forhold til et styrende budget og kommer dermed reelt til at virke som en mulighed for ordregiver til at pålægge rådgiver yderligere ydelser uden selvstændigt vederlag. - Vil ordregiver bekræfte, at rådgivers projektering skal baseres på et styrende budget svarende til de forventede håndværkerudgifter? Svar 52 Ja. Spørgsmål 53 Ad Forsikring Såvel i Tilbudsskema som i Aftale om teknisk rådgivning og bistand er angivet, at dokumentation for forsikring skal fremsendes senest 8 hverdage efter meddelelse om tildelingen. Da krav til tingskade er høj (10 mio. kr.) må påregnes, at der skal tegnes projektforsikring. En projektforsikring kan ikke tegnes på så kort tid, hvorfor vi anmoder udbyder om at forlænge fristen for fremsendelse af dokumentation således, at man kan nå at tegne en projektforsikring. Svar 53 Såfremt der tegnes en projektansvarsforsikring ændres fristen til 14 hverdage. Spørgsmål 54 Ad håndværkerudgifter 1) Indekseres håndværkerudgifterne? I givet fald ønskes oplyst, hvilket indeks de 130 mio. kr. er i. 2) Indeholder beløbet også udgifter til udstyr? Svar 54 Håndværkerudgifterne på kr. 130 Mio. er fastlagt på licitationstidspunktet. Efterfølgende indekseres i henhold til fastpriscirkulæret. Ja, udstyr er indeholdt i beløbet. Side 4 af 6

5 Spørgsmål 55 Ad Ydelsesbeskrivelse 1) I pkt. 4.1 og 8.18 er angivet, at Totalrådgiver skal forestå udarbejdelse af energimærke. Da energimærkning skal foregå ved en uafhængig energikonsulent (og dermed ikke en person under totalrådgiveren) forudsættes, at udgiften til den uafhængige energikonsulent afholdes af bygherren, mens administrationen forestås af totalrådgiveren, er det korrekt forstået? Svar 55 Ja. Spørgsmål 56 2) Pkt Opfyldelse af særlige myndighedskrav. Hvilke ud over de i ydelsesbeskrivelsen angivne bedes oplyst, således at omfanget kan prissættes. 3) Pkt Skærpet kvalitetssikring. Iht. ydelsesbeskrivelsen er det efter klientens særlige specifikationer. Disse bedes oplyst således at omfanget kan prissættes. 4) Pkt og 8.44 Særlig mødevirksomhed. Her er angivet Deltagelse i brugermøder mv. Hvad dækker m.v.? Ydelsen skal kunne prissættes. Svar 56 Se rettelse 13. Spørgsmål 57 Ad Aftale om teknisk rådgivning og bistand (totalrådgivning) Pkt. 7.1 sidste afsnit. Såfremt der skal foretages en omprojektering fx efter afholdt licitation, vi dette nødvendigvis medføre en tidsfristforlængelse, da ingen projektering kan foretages uden en tilhørende tidsperiode. Afsnittes bedes forklaret alternativt at udgå. Svar 57 Se rettelse 14 Spørgsmål 58 I pkt. 9 er angivet en betalingsfrist på 30 arbejdsdage. Vi foreslår denne ændret til 30 kalenderdage iht. bestemmelsen vedtaget i EU Parlamentet. Svar 58 Betalingsfristen ændres til 30 kalenderdage. Spørgsmål 59 Ad Oplæg til tidsplan 1) Der er afsat 25 arbejdsdage til henholdsvis dispositions- og projektforslag, men 45 arbejdsdage til forprojekt. Dette synes ikke rimeligt, hverken ydelsesmæssigt eller henset til udbyders forslag til udbetaling. Er det muligt efterfølgende at korrigere herfor under forudsætning af, at byggeandragende indsendes rettidigt? Id 15 er vel ikke afhængig af afsluttet godkendelse af projektforslag? 2) Der er angivet en binding fra afslutning af godkendelse af projektforslag til start af hovedprojekt, kan udbyder forklare, hvad denne binding består i? Svar 59 Bygherren er villig til at drøfte projekteringstidsplanen, blot fastholdes datoerne for indsendelse af byggeandragende samt færdigt hovedprojekt og budopfordring.???? Spørgsmål 60 3) ID 31 Udførelse synes umiddelbart meget stram, idet ID 30 Mobilisering forudsættes at skulle overholde Fastpriscirkulæret og dermed være på 20 arbejdsdage. Er en forlængelse af udførelsestiden en mulighed? Svar 60 Nej, en forlængelse af udførelsestiden er ikke muligt. Side 5 af 6

6 Spørgsmål 61 Ad Sideantal Der står i udbudsbetingelserne at ordregiver gerne ser, man ikke overskrider med 3 A4 sider. Betyder det, at man må skrive på begge sider af et A4-ark eller er det kun på den ene side af arket? Svar 61 Nej, kun på den ene side. Spørgsmål 62 Vi har et spørgsmål mht. byggelederrollen på Bornholm Rådhus. Da vi lavede prækvalifikationen, vidste vi ikke at det vil være et krav at indsende CV en til en byggeleder. Set i bakspejlet vil det give mest mening at tilknytte en byggeleder med base på Bornholm. Er det derfor muligt/tilladt i forhold til udbudsreglerne at tilknytte en ekstern konsulent som byggeleder eller SKAL byggelederen være fra BIG eller Grontmj? Svar 62 Vi kan ikke svare på om det er muligt/tilladt i forhold til udbudsreglerne. Men i givet fald vi lade tilbuddet blive juridisk vurderet i relation til konditionsmæssighed. Side 6 af 6