Anette Sand. Bogen om bogføring med e-conomic. 2. udgave

Transkript

1 Anette Sand Bogen om bogføring med e-conomic 2. udgave

2 Bogen om bogføring med e-conomic af Anette Sand Regnskabsskolen A/S 2015 Udgivet af Regnskabsskolen Wesselsgade København N Tlf Forsideillustration: Anatoli Styf/iStock Layout: Emil Grønkær Svendsen og Christian Munk Petersen Tryk: Scandinavian Book A/S 2. udgave, 1. oplag Denne bog er udgivet som trykt bog og som e-bog. ISBN (trykt): ISBN (e-bog): Gengivelse af denne bog eller dele heraf er ikke tilladt uden skriftlig tilladelse fra Regnskabsskolen A/S ifølge gældende dansk lov om ophavsret.bogen er udtryk for forfatterens fortolkning af gældende love og praksis. Der tages forbehold for fejl, mangler og udeladelser. Det understreges, at bogen er ment som inspiration til erhvervsdrivende og ikke kan sidestilles med konkret rådgivning udført af revisorer eller andre rådgivere. Forfatter og/eller udgiver kan på ingen måde gøres erstatningsansvarlig for de informationer, som findes i bogen uanset om disse informationer mod forventning skulle være ukorrekte. Forfatter og/ eller udgiver kan derfor ikke pålægges ansvar for skader eller tab, der direkte eller indirekte er pådraget på grundlag af de informationer, som findes heri. 2

3 Indhold 0. Alt det, du ved Hvorfor skal vi bogføre? Bogholderiets begreber...11 Kontoplan og kontonumre Resultatopgørelse Balance Aktiver Passiver Finans, reskontro, debitorer og kreditorer Bilag og bilagsnumre Kontering Kontospecifikation/kontokort Kassekladde Bogføring Postering...20 Afstemning...20 Drift og status...20 Bogføringskreds Økonomisystem Det dobbelte bogholderis fortryllende principper Konteringsopgaver...29 Løsninger på konteringsopgaverne Kontoplanen...33 Inden du starter en bogføringskreds Kontering med og uden moms...38 Bogføring med almindelige momskoder...38 Andre momskoder til brug for indenlandske køb i e-conomic Individuelle momskoder splitmoms Handel med udlandet: Særlige momskoder Start af et regnskab i e-conomic

4 7. Kassekladden og bogføring af finansbilag...51 Type Finansbilag Leverandørfaktura (Lev.faktura) Leverandørbetaling (Lev.betaling) Kundeindbetaling Manuel kundefaktura Bilag...53 Dato...53 Kontonummer (Kontonr.) Moms Debet/Kredit...54 Beløb...55 Valuta...55 Modkonto Moms, modkonto...55 Fordeling...57 Tekst...58 Sortering af bilag i kassekladden...58 Brug af flere kassekladder...58 Rapporter før materialet er bogført Åbningsbalance og efterposteringer Åbningsbalance...60 Ingen åbningsbalance...60 Enkel åbningsbalance Åbningsbalance med debitor- og kreditorkartotek...65 Åbningsbalance midt i et regnskabsår...66 Øredifferencer...68 Efterposteringer Hele bogholderiet som finansbogføring Brug af debitor- og kreditorkartoteker (reskontro)...74 Fakturering til kunder Varer eller ydelser...78 Kunder (debitorer)...80 Faktura Fakturering Kreditnota...83 Kreditorfaktura/leverandørfaktura...84 Registrering af betalinger

5 11. Overvejelser i bogholderiet og eksempler på bogføring Flerbenede posteringer...90 Varekøb/vareforbrug Elregninger...93 Lønsedler...96 Byttehandel Mellemregninger Personligt ejede virksomheder Selskaber Ukendte poster/analysekonto Rettelse og ompostering Momsafregning Den lette vej Den grundige vej Bogføring med nulstilling af momskonti Kvalitet i bogholderiet Bruttoprincippet Konteringsvejledning Bilagenes beskaffenhed Detaljeringsgraden Afstemning af likvide konti Rapporter Kontokort Saldobalance Momsopgørelse Afsluttende bemærkninger Bilag 1: Kontoplan/Standardkontoplan for enkeltmandsvirksomhed med løn Bilag 2: Uddrag af Bekendtgørelse om merværdiafgift

6 0. Alt det, du ved 0. Alt det, du ved Hvis du har købt denne bog, fordi du skal bogføre for allerførste gang, kan opgaven måske virke lidt overvældende. For når vi taler om bogføring med det dobbelte bogholderi, er der en række handlinger, som er nye, også i forhold til de ting, man gør, når man arbejder med økonomi for eksempel budgetter i et regneark. Der er en helt ny terminologi, du vil komme til at bruge. Og dog er du alligevel godt forberedt. Alene det, at du har taget i fat i en bog om emnet viser, at du er på rette spor: Selvom økonomisystemerne, og ikke mindst e-conomic, som vi bruger som eksempel i denne bog, gør, hvad de kan for at forklare arbejdsgange og features, er forståelsen af de grundlæggende principper i det dobbelte bogholderi vigtig for at kunne overskue bogføringen. Formålet med denne bog er, at 6 forklare, hvad det dobbelte bogholderi går ud på give en introduktion til de begreber, som bruges i bogføringen og kommunikationen omkring bogføringen vise eksempler på, hvordan konkrete bilag bliver bogført pege på rutiner og handlinger, som kan medvirke til at sikre kvaliteten i bogføringen og forhåbentlig vise, at det ikke er så svært endda. Udgangspunktet er godt. Du ved, at du har nogle bilag, der skal bogføres og du har måske oven i købet bilagene foran dig. Du ved, om bilagene vedrører en indtægt eller en omkostning for virksomheden.

7 Muligvis kender du virksomheden godt og har en fornemmelse af, hvor megen tid, arbejdet vil tage. Du ved altså meget allerede. Og du har måske også fået dig et login til e-conomic. Ellers kan du gøre det via et link på bogens hjemmeside: Her kan du også finde anden relevant information så kik forbi, og se, hvad der ligger klar til dig. 7

8 1. Hvorfor skal vi bogføre? 1. Hvorfor skal vi bogføre? Alle erhvervsdrivende virksomheder skal bogføre. Det står i bogføringsloven. Men selvom det ikke stod nogen steder, ville alle eller næsten alle virksomheder nok alligevel føre en eller anden form for regnskab, for at holde øje med beholdningerne, indtjeningen og overskuddet. At bogføre vil sige at registrere virksomhedens økonomiske transaktioner, sådan at man kan holde rede på indtægter og omkostninger, beholdninger, tilgodehavender og gæld. Der er frit valg for så vidt angår, hvordan man vil bogføre: Det kan foregå med papir og kuglepen eller i et økonomisystem på computeren. Dog skal bogføringen opfylde nogle krav om, at der skal være et kontrol- og et transaktionsspor så hvert tal i regnskabet kan spores tilbage til det oprindelige bilag. Herudover må man ikke rette i materialet, uden at rettelsen tydeligt fremgår. Der er sådan set ikke noget krav om, at vi bruger det dobbelte bogholderi, som er langt det mest udbredte bogføringssystem, og som også er emnet i denne bog. Men det dobbelte bogholderi er det bedste system, fordi der er en række indbyggede kontrolforanstaltninger, som hjælper bogholderen med at holde styr på alle beholdningerne uden at skulle bruge det halve af tiden på at tjekke sig selv. At materialet ikke må korrigeres, uden at rettelsen tydeligt fremgår, betyder at alle it-baserede bogføringsprogrammer er bygget sådan op, at der ikke er en slettefunktion: Når først en registrering er bogført, kan den ikke fjernes igen og erstattes af en anden. Rettelser vil derfor altid være synlige. Du kan i kapitel 11 læse mere om rettelser i bogføringen. Pointen er her, at det er et krav, at rettelsen registreres men at den oprindelige indtastning ikke bliver slettet. Derfor er i hvert fald simple regneark, som for eksempel hjemmegjorte bogførings- 8

9 systemer i Excel, ikke velegnede. De giver ingen form for sikkerhed for, at der ikke er foretaget udokumenterede rettelser i materialet. Selvom der er helt specifikke krav til bogføringen, for at den kan leve op til kravene i bogføringsloven, er der også mange beslutninger, som overlades til hver enkelt virksomhed. For eksempel hvor detaljeret bogføringen skal være: Hvis du har en virksomhed, som køber og sælger varer i Danmark, er det frit op til dig at bestemme, om du vil have en enkelt konto altså linje i regnskabet som viser varekøbet, eller om du vil have mange, sådan at du kan dele dine varekøb op i forskellige grupper. Bogføringslovgivningen lægger op til, at hver virksomhed selv skal tilrettelægge de daglige rutiner under hensyn til virksomhedens art og omfang, hvilket blandt andet vil sige, at der er forskellige krav til forskellige virksomheder. Nogle af disse krav kan du læse mere om i de kommende kapitler, og ellers kan information findes i bogføringsloven, som du kan finde på retsinformation.dk. Når der nu skal bogføres alligevel, er det vigtigt for virksomhederne, at arbejdet bliver tilrettelagt sådan, at det giver mest muligt udbytte for virksomheden også. Det er ikke kun for at leve op til forskellige lovkrav, arbejdet bliver udført. Fornuftigt tilrettelagt, kan bogføringen give virksomheden korrekte tal til momsangivelsen periodiske rapporter om virksomhedens resultat og status overblik over, hvilke kunder der skylder virksomheden penge, og hvor mange kreditorer virksomheden har - altså værdifuld information til likviditetsberegningerne 9

10 1. Hvorfor skal vi bogføre? et godt grundlag for udarbejdelse af årsregnskab/årsrapport Selvom bogholderifunktionen hovedsageligt handler om at beskrive ting, som allerede er foregået, er det dog en central funktion i mange virksomheder. Ikke sjældent er det bogholderen, som først bliver opmærksom på krisesignaler eller udviklingstendenser, som virksomhedens ledelse bør rette sit fokus mod. At regnskabet er retvisende ikke bare ved årsafslutningen, men også i løbet af året er derfor både vigtigt og nødvendigt for de virksomheder, som ønsker den bedst mulige information at styre økonomi og aktiviteter ud fra. 10

11 2. Bogholderiets begreber Når du taler med andre om bogholderi og regnskab, vil du støde ind i nogle ord og udtryk, som er en del af det almene fagsprog i arbejdet med bogføring, uden at der egentlig er tale om beskrivelse af bogføring og det dobbelte bogholderi. Jeg bruger de ord også her i bogen, og de mest almindelige bliver præsenteret her i kapitlet. Udtrykkene debet og kredit, som er meget centrale og væsentlige, når man bogfører, er ikke med i dette kapitel. Til gengæld handler kapitel 3 om det dobbelte bogholderis principper, herunder især debet og kredit. Kontoplan og kontonumre Kontoplanen er en liste over de linjer (konti), man kan registrere sine omkostninger, indtægter og andre økonomiske bevægelser på i bogføringen. Kontoplanen er som regel opbygget sådan, at hver konto har et kontonummer, og det er dette kontonummer, der bruges, når man taster i sit økonomisystem. Kontoplanerne i Danmark er bygget sådan op, at vi har indtægterne øverst, herefter omkostningerne. Nedenunder kommer så virksomhedens aktiver og passiver, altså balancen. Læs mere om balancen i afsnit 2.3 ff. Lad os forestille os en lille bitte personligt ejet virksomhed, som ikke laver andet end at købe og sælge bananer. Hvis vi lige i øjeblikket ser bort fra momsen, kunne kontoplanen se sådan ud: Kontonummer: Kontonavn: 1 Salg af bananer 2 Køb af bananer 3 Andre omkostninger 4 Kontantkasse 5 Egenkapital 11

12 2. Bogholderiets begreber Det vil altså sige, at der er 5 konti i denne kontoplan. Hver konto har et kontonummer. Hvis bananhandleren har solgt bananer for 15 kr., vil det altså være konto 1, han skal registrere salget på. Hvis pengene er lagt i kassen, skal beløbet også registreres på konto 4. I rigtige virksomheder kan man dog ikke klare sig med 5 konti. Der skal mange flere til, og kontonumrene er som regel mere end et enkelt ciffer, men det kommer jeg nærmere ind på senere. Der er meget vide rammer for, hvordan man må bygge sin kontoplan op i Danmark. Og det vil sige, at stort set hvert eneste økonomisystem og mange af revisorerne har deres helt egen standardkontoplan, som de foretrækker at bruge. Herudover vil de fleste virksomheder lave ændringer og tilpasninger i kontoplanen, sådan at den matcher virksomhedens behov. Det, som er vigtigt, er rækkefølgen i kontiene, og at man har alle de konti med, som er relevante for den pågældende virksomhed. Du kan læse mere i kapitel 4 om den kontoplan, vi bruger her i bogen. Resultatopgørelse I hovedtræk kan man sige, at et virksomhedsregnskab er bygget op i to halvdele: Resultatopgørelsen og balancen. Resultatopgørelsen opgør, som ordet mere end antyder, regnskabets resultat. Det betyder, at alt, som påvirker virksomhedens resultat (=bundlinje, overskud/ underskud), skal med i resultatopgørelsen. Hvis vi tager eksemplet med bananhandleren fra før, så vil konto 1, 2 og 3 være en del af resultatopgørelsen: Det er salget og de omkostninger, der er forbundet med at drive virksomheden, altså varekøbet og øvrige omkostninger, der sammentalt giver resultatet. Mens kassebeholdningen og egenkapitalen ikke i sig selv fortæller noget om, hvorvidt virksomheden giver overskud eller underskud. De er derfor ikke en del af resultatopgørelsen. 12

13 Når et regnskab er bogført, kan man få vist en resultatopgørelse. Den gælder for en periode. For eksempel kan vi få en resultatopgørelse, som viser resultatet for januar måned, 1. kvartal eller hele regnskabsåret, alt efter, hvad vi skal bruge resultatopgørelsen til. Hvis vi har hentet en resultatopgørelse for 1. kvartal, viser den vores indtægter og omkostninger for 1. kvartal, så vi kan se, om der er et foreløbigt underskud eller overskud, og så vi kan aflæse omsætningens størrelse og hvilke omkostninger, vi har haft. Balance Balancen er den del af regnskabet, som beskriver, hvad virksomheden ejer (aktiver), og hvordan virksomheden er finansieret (passiver). Læs mere om aktiver og passiver i de kommende to afsnit i dette kapitel. I bananhandlerens lille kontoplan fra afsnit 2.1 er konto 4 og 5 balancekonti: De handler ikke om, hvad virksomheden har af indtægter og omkostninger, men om, hvad virksomheden ejer (kassebeholdningen), og hvordan virksomheden er finansieret (egenkapital). Balancen giver et øjebliksbillede på en bestemt dato. Det vil sige, at en balance udskrives pr. en bestemt dato, for eksempel xx. I balancen kan man så læse, hvad virksomheden ejer pr. denne dato, og til hvilken værdi det er med i regnskabet, på den ene side (aktiver). På den anden side kan vi se, hvordan virksomhedens aktiver er finansieret (passiver). Aktiverne og passiverne er altid lige store, når man ser på et afsluttet regnskab. Hvis du sidder med et regnskab lige nu og ikke kan se, at aktiverne og passiverne er lige store, så skyldes det formentlig, at resultatet (bundlinjen fra resultatopgørelsen) ikke er kommet med ned i passiverne, som det skal. Læg resultatet til egenkapitalen så skulle aktiver og passiver gerne være lige store. 13

14 2. Bogholderiets begreber Aktiver Aktiver er virksomhedens værdier. I bilag 1 til årsregnskabsloven er aktiverne defineret som Ressourcer, som er under virksomhedens kontrol som et resultat af tidligere begivenheder, og hvorfra fremtidige økonomiske fordele forventes at tilflyde virksomheden. Det vil sige, at aktiver er noget, virksomheden ejer eller kan disponere over, og som man forventer at kunne tjene penge på. Rent praktisk taler vi om aktiver i forskellige grupper, hvoraf de fleste virksomheder har: Anlægsaktiver, både immaterielle og materielle. F.eks. kan immaterielle aktiver være goodwill, patenter og rettigheder, mens materielle anlægsaktiver kan være bygninger, biler, maskiner og lokaleindretning. Omsætningsaktiver, som kan være varelager, tilgodehavender og likvide konti, for eksempel bankkonti og kontantkasse. I bogholderiet er aktiverne listet op i en bestemt rækkefølge, som (mere eller mindre præcist) følger de skemaer, som følger med årsregnskabslovens bilag 2. Aktiver er derimod ikke småting, som bliver købt og forbrugt løbende: Kuglepenne, papir og printerpatroner til kontorets eget brug, og som købes ind efter behov, er ikke aktiver, men hører til som løbende omkostninger i resultatopgørelsen. De samlede aktiver viser noget om, hvor mange penge, der er investeret for at drive den pågældende virksomhed. 14

15 Passiver Passiverne er virksomhedens gæld til enten ejeren/ejerne eller andre. En virksomheds aktiver kan være finansieret på forskellige måder, og hvordan virksomheden er finansieret, fortæller noget om, hvor solid virksomheden er. Passiverne kan deles op i to hovedgrupper: Egenkapital (ejernes eget indskud plus virksomhedens resultat minus hævninger) Fremmedkapital (gæld til andre end ejerne, f.eks. bankgæld, kreditorer og skyldig moms) Finans, reskontro, debitorer og kreditorer Udtrykket reskontro dækker over den bog, hvori en virksomhed styrer de økonomiske mellemværender med sine forretningsforbindelser. Siden bogholderiet er flyttet fra faktiske bøger til computere, er ordet stort set afskaffet, men reskontroen er det samme som virksomhedens samlede debitor- og kreditorkartotek. Debitorer er dem, virksomheden har penge til gode hos. Der er i de fleste tilfælde tale om kunder, som har fået en vare eller ydelse leveret og modtaget en faktura. I den periode, der går, fra fakturaen er udstedt, til kunden betaler, er kunden en del af virksomhedens debitormasse. Kreditorer er dem, virksomheden skylder penge. Leverandører af varer og ydelser, som ikke får kontant betaling, men sender en faktura med et betalingstidspunkt, som ligger efter faktureringsdatoen, er en del af virksomhedens kreditormasse. Alt, hvad der ikke bogføres som reskontro, er en del af finansbogføringen. Finansbogføring foregår ved, at man bogfører på de konti, der er i kontoplanen. Det vil sige, at registrering af en kundes indbe- 15

16 2. Bogholderiets begreber taling ikke er finansbogføring, hvis virksomheden har et debitorkartotek, hvor hver kunde har en konto. Nogle virksomheder vælger at holde al deres bogføring i finansen, for eksempel hvis der er tale om en butik med kontantkøb og -salg, og der derfor ikke er nogen fordel ved at have en reskontro. Bilag og bilagsnumre For at regnskabet kan leve op til bogføringslovens krav, skal der foreligge bilagsmateriale bag hver bogføringslinje. Bilag er skriftlig dokumentation for, hvorfor vi har bogført et beløb i bogholderiet. Når det gælder bilagsmateriale, skal du altid bruge det bedst mulige materiale, du kan skaffe. Og det vil som hovedregel sige originalfakturaer. Der er nogle transaktioner, hvor man ikke får en egentlig faktura, det kan f.eks. være renter på bankkontoen. Da bruges bankens kontoudtog som bilag. Eksterne bilag er bedre end interne bilag. Altså bilag, du har fået fra den, du har handlet med, vægter tungere end bilag, som virksomheden selv har produceret. Men hvis der foretages en handling, som ikke medfører, at du får udleveret et eksternt bilag, skal der laves et internt bilag, så der ikke senere bliver tvivl om, hvad bogføringen egentlig vedrører. Eksempler på interne bilag kan være: Opgørelse af varer, som ejeren udtager til privatforbrug, og varer, som skal registreres, fordi de er blevet for gamle, og smides ud (og derfor ikke længere er på lager). Du skal være opmærksom på, at hvis virksomheden er momsregistreret, må man ikke afløfte (fradrage) momsen, hvis den ikke fremgår af bilaget. Derfor er kontoudtog fra en leverandør ikke tilstrækkeligt momsbeløbet fremgår nemlig ikke. Der skal rigtige fakturaer til. 16

17 Bilagene skal nummereres, og nummeret skal fremgå både af bogføringen i økonomisystemet og af selve bilaget. Bilagsnumre skrives på bilagene, som regel i øverste højre hjørne, og det samme nummer skrives under Bilag, når man bogfører. På den måde kan man altid finde tilbage til det relevante bilag. Bilagene skal opbevares i nummerorden, og det må gerne ske elektronisk, så længe der ikke bliver problemer med udskrivning i klartekst, og du er sikker på at have så mange backups, at materialet ikke forsvinder. De fleste vælger dog at opbevare bilagene i ringbind, hvor bilagsnummeret står på bilaget, og hvor bilagene ligger i nummerrækkefølge med det laveste nummer bagerst i mappen. Kontering At kontere et bilag vil sige, at man beslutter, på hvilken af kontiene i kontoplanen, omkostningen eller indtægten skal placeres. I større bogholderier er det almindeligt, at konteringen og bogføringen er delt op mellem flere personer, sådan at det ikke er den person, som bogfører bilagene, der også konterer dem. I så fald er det almindeligt at skrive kontonummeret på bilaget. Nogle har endda et konteringsstempel til formålet. Hvis man ikke har et stempel, kan man skrive kontonummeret med D foran, hvis der er tale om en postering i debet, og K foran, hvis det er noget, der skal stå i kredit. I små bogholderier er det ofte den samme person, som konterer og bogfører bilagene. Det er ikke alle, som skriver konteringen på bilaget nogle gør, andre springer over. Der er ikke egentlig noget forkert i ikke at skrive konteringen på bilaget, men hvis man gør det, giver det et ekstra overblik, når man (eller måske revisoren) senere bladrer i materialet. 17

18 2. Bogholderiets begreber Kontospecifikation/kontokort En kontospecifikation eller et kontokort er en visning af, hvilke beløb, der er bogført på en konto i en bestemt periode. Hvis vi ser på bananhandleren fra afsnit 2.1 i marts måned, har han bogført omkostninger på konto 2 køb af bananer, altså brugt penge på køb af varer til videresalg. Det kan for eksempel se sådan ud (og vi ignorerer stadig momsen): Dato Bilag Tekst Omkostning/Debet Indtægt/Kredit Saldo xx Overført xx 25 Bananer fra Leverandør xx 29 Bananer fra Leverandør xx 32 Bananer fra Leverandør xx 33 Retur Leverandør xx 36 Bananer fra Leverandør xx 37 Bananer fra Leverandør På kontokortet kan vi se, at indtil den 1. marts 20xx havde bananhandleren i alt brugt kr. på køb af bananer. Den 1.3. har han købt for yderligere kr. Det kan vi se på bilag 25, hvis vi slår op i bilagsmappen. Hermed har den samlede omkostning til og med 1.3. været det fremgår af saldoen yderst til højre på kontokortet. Den 9.3. er der bogført et beløb i indtægtssiden på 200 kr. Det er penge, bananhandleren har fået retur fra sin leverandør. Enten har han afleveret bananer tilbage, eller også har han fået pengene retur, fordi bananerne ikke levede op til forventningerne. Så falder saldoen tilsvarende med 200 kr. Kontokortene eller kontospecifikationerne er altså detaljerede oversigter over, hvad der er bogført på hver enkelt konto i regnskabet i en bestemt periode. Det er kontiene i bogføringen, som danner grundlag for alle rapporter og udtræk. 18

19 Kassekladde Kassekladden er et sted, hvor man taster sine bilag ind. Alle relevante oplysninger om bilaget skrives her. Det kan for eksempel være dato, bilagsnummer, tekst, beløbets størrelse, samt hvilken konto det skal stå på, og hvis der er tale om en betaling hvor pengene er taget fra, altså om det er en udbetaling fra banken eller kassen. Som det fremgår af navnet, er der tale om en kladde: Så længe bilaget kan ses i kassekladden, er det ikke rigtig bogført, og det vil sige, at man kan rette i tekst eller tal, eller man kan helt slette bilaget. Vi kommer til at beskæftige os meget med kassekladden i denne bog. Bogføring Udtrykket bogføring bruges i daglig tale meget bredt om at arbejde med bogholderiet. Så når folk siger, at de bogfører, kan det godt være, at de i virkeligheden konterer eller afstemmer. Hvis vi skal være helt præcise, kan man sige, at bogføring er, når man omdanner noget fra en kladde (for eksempel i kassekladden) til en linje i bogholderiet, som så ikke længere kan slettes. Når først et bilag er bogført, kan det ikke fjernes igen uden spor. I gamle dage, altså dengang bogføring rent faktisk betød at føre noget ind i bøger, foregik der en hel del mellemregninger i kladdebøger, og først når alting stemte, og bogholderen var sikker på, at det var korrekt, blev det ført ind i for eksempel hovedbogen. Nu kan man sige, at alting er kladder, indtil vi trykker på bogfør, men ligesom for de gamle bogholdere gælder det, at vi ikke trykker på bogfør, før vi er sikre på, at det, vi er ved at bogføre, er korrekt, netop fordi det ikke kan fjernes igen. Laver vi en fejl, skal den rettes ved at bogføre flere linjer, som ophæver fejlen. Det kan du læse mere om i kapitel 11, hvor fejlrettelser har fået et afsnit for sig selv. 19

20 2. Bogholderiets begreber Postering Når vi taler om en postering, mener vi en bogført linje. Der er altså tale om enhver registrering på en konto i regnskabet. Et bogholderis størrelse kan måles i antal posteringer som en mere præcis beskrivelse end antal bilag. Afstemning Afstemning er en arbejdsopgave i bogholderiet, som går ud på at kontrollere, at alt er bogført korrekt. Der er nogle konti, som afstemmes hyppigere end andre, og hvor meget tid der går med afstemning, afhænger af, hvor hensigtsmæssigt bogholderiet er tilrettelagt og hvor stort regnskabet er. Afstemning af kassen, bankkontoen og andre likvide konti er fast rutine i alle regnskaber. Det vil sige, at når vi er færdige med at bogføre for en periode, for eksempel april måned, kontrolleres bogholderiet, og vi sikrer os, at det beløb, der ligger som kontanter i kassen, er det samme beløb, som det, vi kan aflæse i bogføringen. Hvis det ikke er tilfældet, skal det hele nærlæses og fejlen findes. I kapitel 13 kan du læse mere om bankafstemning. Drift og status De to udtryk, jeg tidligere har beskrevet: resultatopgørelse og balance, dækker over de to dele af virksomhedens regnskab. De viser dels hvilke indtægter og omkostninger, virksomheden har (resultatopgørelsen), dels hvilke aktiver, virksomheden har, og hvordan de er finansieret, altså passiverne. Aktiverne og passiverne udgør balancen. I bogholderiet taler vi om bogføring i henholdsvis drift og status. Driften er de konti, som vedrører virksomhedens resultat. Så når vi siger, at et bilag skal bogføres i driften, mener vi som hovedregel, at det skal bogføres på en konto i resultatopgørelsen. Når vi derimod taler om, at noget skal bogføres i status, er der tale om balancen. 20

21 I kontoplanen bliver hver konto markeret som enten en driftskonto eller en statuskonto, når den bliver oprettet. Man kan godt lave en driftskonto og placere den i balancen. Det får ingen betydning i det daglige, men til gengæld kan det give vrøvl ved årsafslutningen af regnskabet, hvis man ikke er opmærksom på det, så der skal være en rigtig god forklaring, hvis man opretter driftskonti i balancen eller en statuskonto oppe i den del af kontoplanen, som viser virksomhedens drift eller resultatopgørelse. Bogføringskreds En bogføringskreds er en komplet kontoplan, der kan bogføres i, og hvor der er balance. Udtrykket bogføringskreds bruges, når man for eksempel taler om et regnskab, som er sammensat af flere måske et koncernregnskab. Hvis koncernregnskabet består af et moderselskab og 3 dattervirksomheder, er det almindeligt, at man har fire bogføringskredse: En for hver af dattervirksomhederne og en for moderselskabet, som samtidig også er dér, hvor man samler hele koncernregnskabet ved årsafslutningen. Når vi taler om et større projekt i en eksisterende organisation, kan vi diskutere, om projektet skal have sin egen bogføringskreds eller integreres i den større organisations regnskab. Som hovedregel har små og mellemstore virksomheder kun en enkelt bogføringskreds. Økonomisystem Et økonomisystem er et stykke software, som man kan bruge til at bogføre i. Alt efter hvilket økonomisystem, der er tale om, kan man også udføre andre opgaver, som vedrører virksomhedens økonomi, for eksempel fakturering, budgettering og udskrivning af økonomiske rapporter i økonomisystemet. I denne bog bruger vi e-conomic til at vise, hvordan bogføringsopgaverne kan løses. Andre almindeligt brugte ord for økonomisystem er bogføringsprogram og regnskabsprogram. 21

22 3. Det dobbelte bogholderis fortryllende principper 3. Det dobbelte bogholderis fortryllende principper Det dobbelte bogholderi er en gammel opgørelsesmetode, men den har kun været brugt sporadisk i virksomhederne i Danmark indtil godt op i det 20. århundrede. Imidlertid er der rigtig mange fordele ved at føre sit regnskab i det dobbelte bogholderi, og med it ens indførsel er arbejdet også gjort så tilgængeligt, at alle eller næsten alle nu bogfører med det dobbelte bogholderi. Enhver konto har en debetside og en kreditside. Det vil sige, at når vi bogfører en postering på en konto, sker det enten i debet eller i kredit. Debet: Vi øger beholdningen. Kredit: Vi mindsker beholdningen. Samtidig er det et krav i det dobbelte bogholderi, at der altid er balance. Det vil sige, at hver gang vi debiterer noget et sted i regnskabet, skal vi kreditere et tilsvarende beløb samtidig. Alle økonomisystemer er bygget sådan op, at der laves en balancekontrol altså om der er lige meget i debet og kredit for eksempel når man bogfører i kassekladden. Hvis der ikke er lige meget i debet- og kreditsiden, nægter systemet at udføre ordren bogfør. Der er altså to sider af samme sag: En debetside og en kreditside. Det tager vi lige et par eksempler på. Vi bruger bananhandleren fra kapitel 2 igen. Bananhandlerens kontoplan kan du se i kapitel

23 Eksempel: Bananhandleren køber for kr. bananer. For at kunne bogføre bilaget, skal der være følgende oplysninger til stede: 1. Der skal være et bilag, hvor vi kan se datoen for transaktionen (dette er kun nødvendigt, fordi vi arbejder ud fra den tankegang, at det også skal være et lovligt og dermed dokumenteret bogholderi. Rent praktisk kan man godt bogføre uden at se på bilaget). 2. Vi skal vide, hvad der er købt (i dette tilfælde bananer). 3. Vi skal vide, hvordan bananerne er betalt: Er det med penge fra kassen, er det fra firmaets bankkonto (sådan en har bananhandleren ikke), har ejeren selv lagt ud? Eller er bananerne måske slet ikke betalt, så vi skylder pengene til leverandøren? I dette tilfælde siger vi, at bananerne er købt den xx. Det er bananhandleren selv, der har været ude for at hente bananerne, og han har betalt med kontanter fra kassen. For at finde ud af, hvad der skal i debet og kredit, skal vi spørge os selv: Hvad bliver der mere af? Det, som der bliver mere af, skal stå i debet. Og hvad bliver der mindre af? Det skal stå i kredit. Når bananhandleren køber bananer, ejer virksomheden flere bananer. Derfor skal konto 2 Køb af bananer debiteres. 23

24 3. Det dobbelte bogholderis fortryllende principper Samtidig bliver der færre kontanter i kassen. Når kassebeholdningen mindskes skal den krediteres. Bogføring pr xx: Kontonummer Kontonavn Debet Kredit 2 Køb af bananer Og samtidig skal vi registrere, hvor pengene kom fra: Kontonummer Kontonavn Debet Kredit 4 Kontantkasse Da vi her bogfører på papir, må vi selv lave kontrollen: Vi tæller sammen, hvor meget der er i debet- og kreditkolonnen: Der er kr. i begge, og derfor er det en gyldig postering, som kan bogføres. For at kunne bogføre med det dobbelte bogholderi skal der altid være balance. Det vil sige, at der skal posteres lige meget i debetsiden og kreditsiden. Hvis man bogfører i hånden, kan der ske en fejl, men ved bogføring i e-conomic eller et andet økonomisystem vil der være hjælp at hente, da e-conomic nægter at bogføre en kassekladde, hvor der ikke er balance mellem debet og kredit. Nu har bananhandleren købt for kr. bananer. Dem vil han gerne sælge. Stadig med kontoplanen fra kapitel 2.1 og stadig uden at vi tager hensyn til momsen: 24

25 Eksempel: Bananhandleren sælger bananer for kr. For at kunne bogføre salget skal der være følgende oplysninger til stede: 1. Der skal være et bilag, hvor vi kan se datoen for salget, og der kan være tale om en kasseopgørelse, sådan at beløbet faktisk består af flere små salg, som tælles sammen sidst på dagen. 2. Vi skal vide, hvad der er solgt (i dette tilfælde bananer). 3. Vi skal vide, hvordan bananerne er betalt: Har kunderne betalt kontant til kassen? Eller har de fået en faktura til senere betaling? Eller har kunderne betalt kontant og ejeren taget pengene med hjem til privatforbrug? I dette tilfælde siger vi, at bananerne er solgt den xx. Bananhandleren har solgt bananerne og lagt pengene i kassen. For at finde ud af, hvad der skal i debet og kredit, skal vi spørge os selv: Hvad bliver der mere af? Det, som der bliver mere af, skal stå i debet. Og hvad bliver der mindre af? Det skal stå i kredit. Når bananhandleren sælger bananer, ejer virksomheden færre bananer, end de gjorde før. Derfor skal konto 1 Salg af bananer krediteres. Samtidig bliver der flere kontanter i kassen. Når kassebeholdningen øges skal den debiteres. 25

26 3. Det dobbelte bogholderis fortryllende principper Bogføring pr xx: Kontonummer Kontonavn Debet Kredit 1 Salg af bananer Og samtidig skal vi registrere, hvor pengene landede: Kontonummer Kontonavn Debet Kredit 4 Kontantkasse Ligesom i eksemplet før tæller vi sammen: Der er lige meget i debet og kredit, så posteringerne balancerer, og vi kan bogføre salget. For logisk tænkende mennesker kan det virke urimeligt, at salget skal i kredit. For der bliver jo netop ikke mindre af det samlede salg, når vi sælger noget mere. Men i det dobbelte bogholderi interesserer vi os mere for beholdninger end penge, og derfor skal vi tænke sådan: Når vi sælger bananer, stiger vores beholdning af penge, og samtidig falder vores beholdning af varer. Altså skal bankkontoen eller kassen debiteres (beholdningen øges) mens vores salgskonto skal krediteres (beholdningen af varer mindskes). Tilsvarende, hvis vi lever af at sælge tid: Hver gang vi sælger en times arbejde, har vi en time mindre at disponere over selv, så vores tid-til-salg-konto (altså salgskontoen vedrørende timearbejde) krediteres. Hvis vi ser på det samlede regnskab, altså både resultatopgørelsen og balancen, kan man opstille et skema: Debet: Omkostninger Kredit: Indtægter 26

27 Debet: Aktiver Kredit: Passiver Hovedreglen er altså, at omkostninger (udgifter) og aktiver posteres i debet mens indtægter og passiver posteres i kredit. Så hvis vi har en bananhandler, som har solgt varer for kr., og han har købt varerne for kr., alt sammen gennem kontanthandel, ser hans samlede regnskab for de to transaktioner sådan ud: Debet Køb af bananer kr. Aktiver Kontantkasse kr. Kredit Salg af bananer kr. Passiver Der er altså lige meget i debet og kredit, så regnskabet stemmer. På konto 1 og 2, altså salg og køb af bananer, er der kun en enkelt postering, men på kontantkassen, konto 4, er der to posteringer, som tilsammen giver saldoen kr. Hvis vi ser på kontoen Kontantkasse, ser den sådan ud, hvis der lå kr. i kassen fra starten: Dato Bilag Tekst Omkostning/Debet Indtægt/Kredit Saldo xx Overført xx xx Kontantkøb af bananer xx xx Salg af bananer Bogføring for en virksomhed med det dobbelte bogholderi handler altså om at identificere økonomiske transaktioner, virksomheden har foretaget, og få dem placeret på de rigtige konti og i den 27

28 3. Det dobbelte bogholderis fortryllende principper rigtige side det vil sige i debet eller kredit - med det formål at kunne dokumentere og redegøre for virksomhedens resultat, og hvordan man er kommet frem til det, samt virksomhedens status eller balance: Hvilke aktiver virksomheden ejer, og hvordan aktiverne er finansieret altså passiverne. Det fine er, at siden man slet ikke kan komme til at bogføre uden at have lige meget posteret i debet- og kreditsiden, vil der altid være en balance i bogholderiet som helhed. Eller sagt på en anden måde: Der kan ikke forsvinde værdier, uden at vi kan redegøre for, hvor de er forsvundet hen. Der er styr på beholdningerne. Det vanskelige er at få placeret de forskellige posteringer korrekt i debet og kredit. Så her kommer bananhandlerens kontoplan igen, og siden der kun er 5 konti at vælge imellem, bliver det ikke valg af konto, som er det svære, men debet-kredit-gymnastikken, vi koncentrerer os om i de nedenstående eksempler. Bananhandlerens kontoplan: Kontonummer: Kontonavn: 1 Salg af bananer 2 Køb af bananer 3 Andre omkostninger 4 Kontantkasse 5 Egenkapital 28

29 Konteringsopgaver (løsningerne kommer nedenfor) Vi tager en række af Bananhandlerens bilag. For hvert bilag skal du beslutte, hvilke to konti det vedrører, og hvordan der skal konteres i debet og kredit. Spørg dig selv: Hvad bliver der mere af (debet), og hvad bliver der mindre af (kredit)? Opgave 1 Der er købt bananer for kr. Bananhandleren havde ikke kassen med og lagde ud ved at betale med sit private Dankort. Opgave 2 Bananhandleren køber kontorartikler for 300 kr. Pengene tages fra kassen. Opgave 3 Der sælges bananer for kr. Beløbet lægges i kassen. Opgave 4 Bananhandleren tager kr. i kassen til privatforbrug. Opgave 5 Bananhandleren leverer for 200 kr. af de købte kontorartikler tilbage, fordi det var et fejlkøb. Han får 200 kr. kontant, som han bruger til private indkøb. 29

30 3. Det dobbelte bogholderis fortryllende principper Løsninger på konteringsopgaverne Løsning 1 Vi starter med, hvad der bliver mere af: Bananer. Det vil sige banankøbet skal i debet. Bagefter ser vi på, hvad der bliver mindre af. Der bliver mindre af egenkapitalen. Hvis pengene var taget af kontantkassen, var den den, der var blevet mindre af. Men nu er beløbet lagt ud af ejeren privat, og så er det egenkapitalen, der bliver påvirket. Debet: Konto 2, køb af bananer Kredit: Konto 5, egenkapital Løsning 2 Kontorartiklerne på Bananhandlerens kontoplan rubriceres som Andre omkostninger. Derfor skal konto 3 debiteres: Der bliver mere af andre ting end bananer. Samtidig bliver der en lavere beholdning i kontantkassen. Debet: Konto 3, andre omkostninger Kredit: Konto 4, kontantkasse Løsning 3 Som vi så tidligere i dette kapitel, skal indtægter krediteres, fordi der bliver færre af den vare, som er til salg, når vi får solgt noget. Samtidig bliver der flere kontanter i kassen. Debet: Konto 4, kontantkasse Kredit: Konto 1, salg af bananer Løsning 4 Denne transaktion er interessant, fordi der ikke er tale om køb eller salg. Det er en transaktion, som kun påvirker balancen, ikke resultatopgørelsen. Når ejeren tager kontanter i kassen, bliver kontantbeholdningen mindre, så kontantkassen skal krediteres. Debiteringen skal 30

31 ske på den konto, som vedrører ejerens private hævninger, i dette tilfælde egenkapitalen. Debet: Konto 5, egenkapital Kredit: Konto 4, kontantkasse Løsning 5 Returvarer skal bogføres præcis som alle andre transaktioner: Der skal ske en beskrivelse af, hvad der er sket. I dette tilfælde er der blevet færre kontorartikler i virksomheden så andre omkostninger skal krediteres. Til gengæld er der ikke kommet flere penge i kassen, fordi ejeren har taget dem ud til privatforbrug. Så det er egenkapitalen, der skal debiteres. Debet: Konto 5, egenkapital Kredit: konto 3, andre omkostninger Den samlede bogføring af disse fem transaktioner, kan se sådan ud: Dato Bilag Tekst Konto Debet Kredit xx.xx.xxxx x1 Køb af bananer xx.xx.xxxx x1 Køb af bananer xx.xx.xxxx x2 Kontorartikler xx.xx.xxxx x2 Kontorartikler xx.xx.xxxx x3 Salg af bananer xx.xx.xxxx x3 Salg af bananer xx.xx.xxxx x4 Hævet til privatforbrug xx.xx.xxxx x4 Hævet til privatforbrug xx.xx.xxxx x5 Kontorartikler retur xx.xx.xxxx x5 Kontorartikler retur Kontrol

32 3. Det dobbelte bogholderis fortryllende principper Som det fremgår, er der 10 bogføringslinjer, men kun 5 bilagsnumre. Det skyldes, at vi skal forholde os til virkeligheden: Et bilag = et bilagsnummer men to posteringer. I e-conomic er det praktiske arbejde reduceret, sådan at de to linjer pr. bilag ikke skal skrives to gange, ved hjælp af en modkonto - og det kommer vi meget mere ind på i kapitel 7. Det dobbelte bogholderi kræver at der findes en kontoplan, som beskriver virksomhedens indtægter, omkostninger, aktiver og passiver der posteres både i debet og kredit for hvert bilag der er balance i bogføringen mellem beløb i debet- og kreditsiden pr. dato og pr. bilag Med det dobbelte bogholderi får vi høj sikkerhed for, at der er styr på beholdningerne mulighed for at spore alle transaktioner tilbage til den relevante dokumentation rapporter til brug for økonomistyringen, herunder momsangivelsen og udarbejdelse af årsregnskab/årsrapport I de kommende kapitler skal vi se på, hvordan det ser ud i en rigtig virksomhed. For bananhandlerens kontoplan holder desværre ikke i praksis: Der skal mere til i den virkelige verden. 32

33 4. Kontoplanen Kontoplanen er virksomhedens skelet, som man bygger al bogføringen op på. Men i modsætning til et virkeligt skelet, kan kontoplanen knopskyde. Det er almindeligt, at man starter med en relativt beskeden kontoplan, og efterhånden som virksomheden udvikler sig, og/eller der bliver behov for at måle på særlige aktiviteter, vil kontoplanen vokse. Det vil sige, at selvom mange virksomheder starter med den samme standardkontoplan, vil de i løbet af nogen tid have ændret og tilpasset kontoplanen, sådan at den afspejler virksomhedens aktiviteter og behov. Grundlæggende er (stort set) alle danske kontoplaner bygget ens op. Kontoplanerne indeholder virksomhedens resultatopgørelse (indtægter og omkostninger) og balance (aktiver og passiver) i denne rækkefølge: Resultatopgørelse: Indtægter Omkostninger Balance: Aktiver Passiver Selvom grundopbygningen er ens, er der alligevel forskelle. Dels er det som nævnt almindeligt, at virksomheden udbygger eller omformer kontoplanen, dels er der forskel på, hvilke konti man har brug for i et selskab (for eksempel IVS, ApS eller A/S) eller en personligt ejet virksomhed, altså et enkeltmandsfirma eller et interessentskab (I/S). 33

34 4. Kontoplanen Den største forskel på kontoplanerne er, at hvis der er tale om en personligt ejet virksomhed, vil eventuelle mellemregninger med ejeren være en del af gruppen egenkapital. Det vil sige, når ejeren hæver løn til sig selv, betaler B-skat, lægger ud for virksomheden eller bruger virksomhedens midler til at betale for private regninger, påvirkes virksomhedens egenkapital. I et selskab er det ikke tilfældet: Da ligger mellemregninger med ejerene uden for egenkapitalen. Typisk vil ejeren få størstedelen af sine udbetalinger som almindelig løn, hvor der afregnes A-skat mv., og eventuelt også årligt et udbytte af anparter eller aktier. Men det foregår efter en vedtagelse på generalforsamlingen, ikke som løbende hævninger. Når du starter et regnskab i e-conomic, skal du som en del af opstarten vælge en kontoplan at gå ud fra, hvis du da ikke vil indtaste eller importere din helt egen. Her i bogen bruger vi kontoplanen for personligt ejede virksomheder med ansatte, Enkeltmandsvirksomhed med løn, men der er flere standardkontoplaner at vælge imellem. Konkrete anvisninger på, hvordan du skal gøre, kan du finde i kapitel 6. Kontoplanen, som vi bruger i resten af bogen, kan du finde som bilag 1 sidst i bogen. Du kan også hente den på bob/e-conomic. Inden du starter en bogføringskreds Når du har valgt bogføringssystem, er den første opgave at gennemgå kontoplanen, du har valgt, for at se, om den lever op til dine krav, eller om den skal rettes til. Hvis du har valgt den rigtige virksomhedsform, altså en selskabskontoplan til selskaber eller en personligt-ejet-virksomhedskontoplan til en enkeltmandsvirksomhed, kan du gå ud fra, at alle de formelle krav er opfyldt. Det, du skal koncentrere dig om, er, om kontoplanen opfylder virksomhedens behov for information, hverken mere eller mindre. 34

35 Det handler om detaljeringsgraden, og hvor detaljeret kontoplanen skal være, afhænger helt af virksomhedstype og -størrelse samt ledelsens behov. For eksempel kan man forestille sig, at man i en lille virksomhed har en enkelt konto i kontoplanen, som vedrører telefoni. Mens man i en større virksomhed har brug for at få målt på, hvor stor en omkostning medarbejdernes mobiltelefoner udgør, hvor meget der går til omstillingsanlæg og fastnettelefoni, og hvor meget virksomhedens egne mobiltelefoner koster. De fleste virksomheder måler deres økonomiske resultat op mod et budget. Derfor er det en hensigtsmæssig måde at gå til kontoplanen på: Hvis kontoplanen ser ud, som den gør nu, kan vi så lave en budgetopfølgning uden at skulle helt ned på bilagsniveau eller skal vi først lave en masse ekstra beregninger? Hvis vi tager e-conomics standardkontoplan, ser den sådan ud vedrørende indtægterne, som jo står øverst i kontoplanen: Vi kan se, at der er brugt ni kontonumre i intervallet Men kun de seks af dem kan man bogføre på, nemlig konto De resterende er overskrifter og sammentællinger. Vi kan også se, at kolonnen Moms går helt amok med mærkværdige forkortelser, og 35

36 4. Kontoplanen det er ikke for at gøre livet surt for bogholderen. men for at gøre det let: Momskoderne bruges til at styre den samlede momsangivelse, og brugen af momskoder og hvordan de virker, kan du læse mere om i kapitel Eksempel: Forestil dig en håndværkervirksomhed, som har tre teams. Hvert team har sit eget område, f.eks. Storkøbenhavn, Sjælland og Fyn. Virksomheden sælger både varer og arbejdstimer til private og offentlige kunder og har både store kontrakter og løbende små opgaver. Hvordan skal indtægtskontiene så se ud? Hvor ligger fokus fra ledelsens side? Hvis spørgsmålet er, hvor godt de tre teams klarer sig, skal indtægterne måske fordeles sådan: 1010 Salg af timer, Storkøbenhavn 1012 Salg af timer, Sjælland 1014 Salg af timer, Fyn 1018 Salg af materialer/varer Det kan også være, at hvert team skal have sin egen konto for varesalg? Eller kan man forestille sig, at ledelsen har fuldstændig styr på, hvor meget hvert team omsætter for i de forskellige områder, men man er mere interesseret i hurtigt at få et overblik over kunderne? I så fald kunne kontoplanen se sådan ud: 1010 Salg af timer, offentlige institutioner 1012 Salg af timer, offentlige institutioner kontrakter 1014 Salg af timer, private 1018 Salg af materialer/varer Der er ingen rigtig eller forkert måde at gøre det på. Eller rettere: For hver virksomhed skal vi tage stilling til, hvilke målepunkter,

37 der er så væsentlige, at de skal afspejle sig i selve regnskabets skelet, nemlig kontoplanen. Det er muligt at slette konti, tilføje nye konti eller ændre i eksisterende konti i kontoplanen. Hvis du vælger det sidste, skal du være opmærksom på, at hvis du ændrer teksten og dermed giver kontoen en anden anvendelse end i standardkontoplanen, skal du muligvis også ændre momskoden læs mere om momskoder i kapitel 5. Når du laver nye konti, så sørg for at lave luft mellem dem. I det ovenstående eksempel har jeg givet salgskontiene numrene 1010, 1012, 1014 og Så vil vi senere kunne tilføje f.eks. et nyt team (1016 Salg af timer, Midtjylland, for eksempel) eller en ny aktivitet, uden at hele kontoplanen skal laves om. De linjer i kontoplanen, som bruges til overskrifter og sammentællinger, kan man som nævnt ikke bogføre på. Men de er gode at have, fordi de skaber overblik, så det er let at finde rundt i kontoplanen i den daglige bogføring, og de er med til at sørge for nogle gode, overskuelige rapporter, som er lette at arbejde videre med i økonomistyringen. Når du tilretter kontoplanen, skal du huske, at kontoplanen skal afspejle virksomhedens budget, så der kan foretages en budgetopfølgning en høj detaljeringsgrad giver mulighed for specifikke målinger, men besværliggør den daglige bogføring konti kan tilføjes på et senere tidspunkt, men man kan ikke slette en konto, der allerede er bogført på heller ikke selvom saldoen er 0. 37

38 5. Kontering med og uden moms 5. Kontering med og uden moms I det daglige er en af de største fordele ved at bogføre i et økonomisystem, at vi løbende har styr på, hvor meget vi skylder i moms: Når et bilag bliver korrekt registreret i e-conomic, er momsdelen samtidig på plads, så når dagen for momsangivelse og -afregning kommer, er det bare at hive en rapport ud. Langt størstedelen af virksomhederne i Danmark er registreret for moms, men nogle er momsfritagede, og de skal som hovedregel betale lønsumsafgift i stedet. Hvis du arbejder med en momsfritaget virksomhed, er det vigtigt at alle konti i kontoplanen får fjernet momskoderne, ellers bliver dit resultat forkert. Bogføring med almindelige momskoder Vi ved, at der altid er en debet- og en kreditside i enhver postering. Som vi tidligere har set, skal der bogføres lige meget i debet og kredit, når vi arbejder i det dobbelte bogholderi. I e-conomic er koden for salgsmoms eller udgående moms: U25. Koden for købsmoms eller indgående moms er I25. Når der står I25 i kontoplanen, betyder det, at beløb, der bliver bogført på denne konto, vil der blive beregnet almindelig 25 % moms af, og beløbet vil blive afsat på en momskonto nederst i passiverne, hvor det vil stå og vente på den kommende momsafregning. Under normale omstændigheder er det sådan, at man taster beløb ind inklusive moms i kassekladden. Men når vi opretter fakturaer til kunder og kreditorbilag fra vores leverandører, indtaster vi uden moms. Men det vil blive gennemgået i de relevante kommende kapitler, når vi kommer til kassebilag, fakturering til kunder og så videre. Herunder arbejder vi med kladdeposteringer, det vil sige, at et køb eller salg indtastes med det fulde beløb, der er betalt. 38

39 Hvis vi tager en simpel transaktion, som for eksempel Køb af kuglepenne for 100 kr., hvor pengene er taget kontant, vil bogføringen i en momsfri virksomhed se sådan ud (når vi bruger standardkontoplanen, se bilag 1): Konto Kontonummer Debet Kredit Kassebeholdning Kontorartikler (Fordi beholdningen af kontorartikler øges, det vil sige, at konto 3600 skal debiteres, og kassebeholdningen mindskes, og derfor skal konto 5810 krediteres.) Er der til gengæld tale om et køb, hvor købsmomsen kan afløftes, er indtastningen den samme, men fordi der er momskode på kontoen, vil den faktiske bogføring se sådan ud: Konto Kontonummer Debet Kredit Kassebeholdning Kontorartikler og tryksager Indgående (køb) moms Det vil sige, at vi rent faktisk har købt kuglepenne for 80 kr. mens de 20 kr. (svarende til 25 % af 80 kr.) er indgående moms, som vi vil få retur i forbindelse med den næste momsafregning. De 20 kr. bliver posteret på indgående moms, og det er en af de konti, der skal bruges i forbindelse med momsangivelsen. Der er en tilsvarende konto til salgsmoms, udgående moms i kontoplanen. Den bliver brugt, når vi foretager et salg og skal afregne moms. 39

40 5. Kontering med og uden moms Vi har et almindeligt momset salg på kr. Pengene er betalt kontant i kassen. Virksomheden har dermed ikke tjent kr., for i beløbet er indeholdt 25 % salgsmoms, eller udgående moms. Momsen udgør 240 kr., og resten, de 960 kr., lander i virksomhedens resultatopgørelse som en indtægt. Momsbeløbet skal hensættes i status på kontoen udgående moms og afregnes til SKAT ved en kommende momsafregning. Det ser sådan ud: Konto Kontonummer Debet Kredit Salg af varer/ydelser m/moms Udgående (salg) moms Kassebeholdning Fordelen ved at bogføre i et økonomisystem løbende og ikke kun i forbindelse med virksomhedens årsrapport eller skattemæssige regnskab, er, at hele momsberegningen bliver ordnet automatisk: I kassekladden taster vi bare beløbet ind, som er indbetalt eller hævet, og når vi så vælger en konto med den korrekte momskode på, vil momsen automatisk bliver udregnet og hensat på de momskonti, der er oprettet til formålet. Da de to momskonti for udgående og indgående moms er knyttet til alle de konti i bogføringskredsen, som har knyttet momskoderne U25 eller I25 til sig, vil der være rigtig mange posteringer på netop disse konti, men sjældent (eller aldrig) nogle, som er lavet ved, at den, som bogfører, faktisk har tastet kontonummeret ind i kassekladden. Men hver eneste gang, der bliver bogført et momset køb eller salg, vil der komme en postering på en af momskontiene helt automatisk. 40

41 Andre momskoder til brug for indenlandske køb i e-conomic For de virksomheder, som køber og sælger varer eller ydelser i Danmark, er der stort set kun brug for de to momskoder U25 og I25. Herudover vil der være en række konti i regnskabet, som ikke har nogen momskode på, fordi det enten er omkostninger, hvor der ikke er moms at løfte af, for eksempel lønninger, forsikringer og porto. Eller fordi der måske nok er moms på et køb, men det kan ikke afløftes i momsafregningen, for eksempel bespisning af og gaver til personalet. Der er dog nogle enkelte omkostninger, som er momsbelagte, men hvor momsen kun delvist kan medtages i momsafregningen. Det drejer sig om hotelovernatninger og repræsentation. På hotelovernatninger er reglen (fra ), at 75% af momsen må afløftes, altså 18,75 %. På den måde, som klassekladden regner momsen ud, medfører det, at vi skal bruge en momskode på 17,65 %. Dog kun, hvis hotelopholdets ydelser er specificeret, sådan at man kan se, præcis hvor stor en del af regningen der vedrører overnatning, og hvor stor en del der vedrører andre ydelser, for eksempel morgenmaden. Tilsvarende er det tilladt af tage en fjerdedel, altså 6,25 % af momsen på restaurantregninger, og omregnet bliver det til en momskode på 5,26 %. Individuelle momskoder splitmoms Nogle virksomheder har både momsede og momsfritagede aktiviteter. Det kan for eksempel være en (momsfritaget) fysioterapeut, som også sælger produkter eller en it-konsulent som også sælger foredrag. For den type virksomheder gælder, at de omkostninger, som er forbundet med de momsede aktiviteter, kan man løfte momsen af på helt almindelige vilkår. De omkostninger, som er forbundet med de momsfritagede aktiviteter, kan man ikke løfte momsen af. Men de 41

42 5. Kontering med og uden moms omkostninger, som ikke er knyttet specifikt til enten den momsede eller momsfritagede del af forretningen, kan man delvis løfte momsen af. Hvis vi forestiller os en virksomhed, hvor halvdelen af omsætningen er momspligtig, og den anden halvdel er momsfritaget, skal der vedrørende alle fællesudgifterne, for eksempel administration, telefon og måske husleje, laves en særlig momskode, som afspejler forholdet mellem de to typer aktiviteter. I dette tilfælde vil halvdelen af momsen kunne løftes af. På grund af den måde, kassekladden og de beregninger, som ligger bagved er opbygget på, skal man, ligesom i afsnittet ovenfor om hotelmoms og repræsentationsmoms, omregne den momsprocent, der må trækkes fra, til en momskode, der virker, når man taster direkte i kassekladden. e-conomic har en beregningsvejledning i deres e-copedia (det opslagsværk, som er grundstammen i hjælpefunktionen), men for de, som ikke har så god tålmodighed med ligninger og procentregninger, er der også en splitmomsberegner på www. regnskabsskolen.dk/bob/e-conomic. Her kan du taste den aktuelle momsprocent ind og få den momskode, du skal bruge, retur. Handel med udlandet: Særlige momskoder I det omfang, virksomheden handler med udlandet, er der nogle gange og andre gange ikke en moms, der skal afregnes. Men under alle omstændigheder kræver SKAT, at handelen bliver indberettet, og det kan vi også bruge momssystemet i e-conomic til. De regler, som udløser alle disse momskoder, er komplicerede og går ud over denne bogs emne. På kan du finde henvisninger til steder, hvor du kan læse mere om moms ved handel med udlandet, og herunder opridses de momskoder, som er relevante og derfor med i e-conomics standardopsætning. 42

43 Grundlæggende skal alt køb og salg uden for Danmark have en særlig momskode, så det er bare at finde ud af hvilken: ABR:Koden for salg til øvrig udland - alt andet end EU B25:Koden for moms ved byggearbejder o.l. i udlandet Som hovedregel skal udført bygningsarbejde momses i det land, hvor arbejdet er udført. Skal din virksomhed for første gang udføre byggeri i udlandet, skal du søge nærmere information om emnet, blandt andet fordi momssatsen ikke er den samme i alle EU-lande. Der skal ske en indberetning af salg af byggearbejder på momsangivelsen, derfor har den sin særlige momskode. IV25:Koden for indgående varer fra andre EU-lande Når virksomheden køber varer vedrørende momspligtige aktiviteter i andre EU-lande, er der omvendt betalingspligt. Det vil sige, at køberen skal afregne den danske moms på vegne af sælgeren, og samtidig får fradrag for denne moms. Det beregner økonomisystemet automatisk så længe du har den rigtige momskode på posteringen. Bemærk, at der er forskel på varer og ydelser. IY25:Koden for indgående ydelser fra andre EU-lande Se ovenfor: Det er de samme regler, der er gældende, men ydelser og varer skal adskilles fra hinanden i momsafregningen. UEUV:Koden for varer solgt til andre EU-lande Denne momskode gælder for varer, som er solgt til momsregistrerede virksomheder i andre EU-lande. Sælger du til private, skal der afregnes dansk moms medmindre dit samlede salg overstiger et samlet beløb på enten eller Euro afhængigt af landet hvorefter du skal afregne momsen i det pågældende land. Posteringer med denne momskode kommer med i opgørelse af EU-handel uden moms (den tidligere listeangivelse). EU BESTÅR AF: Belgien Bulgarien Cypern Danmark Estland Finland Frankrig Grækenland Irland Italien Kroatien Letland Litauen Luxembourg Malta Nederlandene Polen Portugal Rumænien Slovakiet Slovenien Spanien Storbritannien Sverige Tjekkiet Tyskland Ungarn Østrig (Primo 2015) 43

44 5. Kontering med og uden moms UEUY: Koden for ydelser solgt til andre EU-lande De fleste ydelser (men ikke alle, f.eks. er der særlige regler for byggeydelser og andre ydelser, som leveres i det pågældende land), som sælges til en virksomhed med momsnummer i EU, sælges momsfrit, og da bruges denne kode. Kontakt SKAT, hvis du er i tvivl om en ydelse, virksomheden leverer. Posteringer med denne momskode kommer med i opgørelse af EU-handel uden moms (den tidligere listeangivelse). OBPK: Moms på køb med omvendt betalingspligt Omvendt betalingspligt er en ordning, hvor køber - og ikke sælger - skal afregne momsen af et køb af varer eller ydelser. Fakturaen udstedes uden moms, hvorefter køber beregner og afregner momsen. Køber skal momsregistreres - uanset beløbets størrelse. Det gælder ved køb af mobiltelefoner, integrerede kredsløbsanordninger (mikrochips mv.), spillekonsoller, tablets og bærbare pc er. Hvis du køber et af disse produkter hos en forhandler, som er omfattet af reglerne, så er det dit eget ansvar at kontrollere, at sælger har behandlet salget korrekt. Desuden skal du momsregistreres fra første krone, hvis du ikke allerede er det der er altså ingen minimumsbeløbsgrænse. Hvis du ikke i forvejen er momsregistreret, er det værd at overveje, om du vil momsregistreres alene for at kunne købe med omvendt betalingspligt eller om du bare skal handle i en almindelig butik. Du kan eventuelt kontakte din bogholder eller revisor, hvis du er i tvivl om, hvordan du skal forholde dig. OBPS: Moms på salg med omvendt betalingspligt Som i momskoden OBPK gælder det også her, at det er køber, der skal afregne momsen af et køb af varer eller ydelser. Fakturaen udstedes uden moms, og køber beregner og afregner herefter momsen. Som sælger skal du finde ud af, om du er omfattet af de nye regler. Det afhænger af, hvor meget af dit salg af følgende produkter, der går til andre erhvervsdrivende: Mobiltelefoner, integrerede 44

45 kredsløbsanordninger (mikrochips mv.), spillekonsoller, tablets eller bærbare pc er. Hvis dit salg af ovennævnte produkter til erhvervsdrivende udgør mere end 50%, så er du omfattet af de nye regler, og så skal du ikke opkræve moms ved salget. Når du sælger varer, der er omfattet af de nye regler om omvendt betalingspligt, til både private og erhverv, er du nødt til at oprette varen to gange i e-conomic for at få en korrekt momsregistrering: Da det er varegruppen, der bestemmer hvilken omsætningskonto en faktura bogføres på, og dermed også hvilken momskode der bliver anvendt, er det nødvendigt at sælge varen med to forskellige momskoder (U25 til private og OBPS til erhverv). Sælger du mere end 50% af produkterne til private, så er du ikke omfattet af reglerne, og du skal opkræve momsen, som du har gjort indtil nu. Du skal huske at gøre opmærksom på, at der er omvendt betalingspligt på den faktura, du sender til din kunde, og du skal have din kundes momsnummer (CVR-nummer) registreret. De standardmomskoder, der er at vælge imellem i e-conomic, ser sådan ud: 45

46 5. Kontering med og uden moms For de fleste virksomheder er det heldigvis ikke så kompliceret. Det er sjældent at møde nogen, som har alle momskoderne aktiveret. Når du går i gang med at bogføre for en momsregistreret virksomhed, skal du være opmærksom på, at hvis du ændrer en kontos anvendelse i kontoplanen, skal du tjekke, om det stadig er den korrekte momskode, der er knyttet til kontoen der kan være flere konti til den samme type indkøb, hvis der købes ind både i Danmark og i andre lande du indtaster i kassekladden med moms, mens fakturaer tastes uden moms så bliver momsen tillagt automatisk. 46

47 6. Start af et regnskab i e-conomic Det er på ingen måde svært at komme i gang med at bogføre sit regnskab i e-conomic. På bogens hjemmeside bob/e-conomic, kan du finde et direkte link til der, hvor man starter et regnskab i e-conomic. Når du har startet dit regnskab, skal du gøre mindst to ting, før du kan gå i gang med at bogføre: 1. Tjekke om virksomhedens stamoplysninger er korrekte (valgfrit men nødvendigt, hvis du skal bruge programmet til at fakturere virksomhedens kunder med). 2. Vælge en kontoplan eller standardopsætning, som det hedder i e-conomic 3. Tjekke, at du har det korrekte regnskabsår Det tager kun 10 minutter, og så er du køreklar. Al opsætning foregår i den del af e-conomic, du kommer til ved at klikke på tandhjulsikonet (markeret med cirkel i billedet herunder): 47

48 6. Start af et regnskab i e-conomic Så kommer du ind i opsætningen, altså det sted i programmet, hvor alle indstillinger, som gælder for hele regnskabet, laves. I e-conomic er det sådan, at topbaren med logo og ikonerne for Hjem, Salg, Regnskab og Rapporter samt eventuelle tilvalgsmoduler er fast og gennemgående, mens venstremenuen er kontekstafhængig og skifter, alt efter hvor du er i programmet. Når du har klikket på opsætnings-ikonet, lander du i opsætningen under virksomhedens stamoplysninger. Dem kan du jo rette til, hvis du vil, ved at klikke på blyanten her: Når stamoplysningerne er på plads, vælger du i venstremenuen: REGNSKAB, og kommer derefter ind til Standardopsætning, som er det sted, hvor kontoplanen vælges. 48

49 Der er otte kontoplaner at vælge imellem, og du skal finde den, som passer din virksomhed bedst. Du kan se, hvilke konti der er med i kontoplanen, ved at trykke på ikonet, der har et lille forstørrelsesglas, og som findes næsten yderst til højre ud for hver mulig standardopsætning. Her i bogen arbejder vi med kontoplanen for enkeltmandsvirksomheder med løn, og kontoplanen bliver valgt her ved at klikke på ikonet med det lille plus: 49

50 6. Start af et regnskab i e-conomic Når du vælger standardopsætningen, spørger e-conomic, om du samtidig vil anvende layoutskabelonerne fra denne standardopsætning. Medmindre du har en god grund til ikke at gøre det, er det mest praktisk at sige ja tak, fordi du så let kan bruge fakturaskabeloner mv. og arbejde videre med dem, hvis du skal bruge programmet til at fakturere med. Så det er bare at sige OK her: Så mangler vi bare at tjekke regnskabsåret. e-conomic opretter som standard et regnskabsår, som svarer til indeværende kalenderår, men måske skal du enten bogføre i et tidligere år eller for et selskab, som har et regnskabsår, som ikke svarer til kalenderåret. I nye selskaber kan man komme ud for, at det første regnskabsår er på op til 18 måneder, og det giver ingen problemer i e-conomic. Stadig i samme venstremenu vælges Regnskabsår, og regnskabsåret vælges eller ændres i dette billede. Det er også her, der skal vælges et nyt regnskabsår, når vi kommer så langt. Så er vi klar til at bogføre. 50

51 7. Kassekladden og bogføring af finansbilag Kassekladden finder du under Regnskab i topmenuen. Når du klikker der, kommer du ind til den del af e-conomic, hvor al bogføring ud over fakturering til kunder foregår. Der er i venstremenuen nogle kassekladder, og man kan lave flere efter behov. Vi bruger Daglig herunder. For at komme til at taste en linje, skal du trykke på Ny postering, og herefter kommer der et mindre skærmbillede frem. Det er i det, indtastningen skal foregå. Det ser sådan ud: Der er mange felter, men det går hurtigt at flytte mellem dem. De felter, der tastes i, er: Type Her vælger du den type bilag, som du vil registrere: Vær opmærksom på, at de øvrige felter ændrer sig efter, hvilken type du vælger. 51

52 7. Kassekladden og bogføring af finansbilag Typerne er: Finansbilag Alle bilag, som ikke vedrører fakturaer til kunder (debitorer) eller fra leverandører (kreditorer), altså reskontroen. Det er for eksempel kassebilag, bankposteringer som renter, gebyrer og overførsler og lønbilag. Nogle vælger at lave alle deres posteringer som finansbilag, og den overvejelse kan du læse mere om i kapitel 9. Leverandørfaktura (Lev.faktura) Her er tale om en faktura fra en leverandør en kreditor. Som regel med en betalingsfrist som ikke er den samme som fakturadatoen, men ikke altid. Leverandørbetaling (Lev.betaling) Dette skærmbillede bruger vi til at indtaste betalingen af en faktura fra en kreditor, når fakturaen allerede er registreret som leverandørfaktura. Kundeindbetaling Vi vælger typen Kundeindbetaling, når der er tale om en betaling fra en kunde, altså debitor, som allerede har fået en faktura udstedt gennem e-conomic. Manuel kundefaktura Her kan man indtaste fakturaer til debitorer, som af den ene eller anden årsag er udstedt uden om e-conomic. Det kan være noget gammelt, som skal med ind i systemet for eksempel i forbindelse med et skift fra et andet økonomisystem til e-conomic. I dette kapitel og de to følgende er der tale om finansposteringer, det vil sige, at vi vælger typen Finansbilag og det er også den, e-cono- 52

53 mic foreslår som standard. Det er derfor også felterne i opsætningen til bogføring af finansbilag, vi gennemgår herunder. Bilag Bilag skal nummereres. Og det er ikke et felt, du kan springe over for et af de grundlæggende krav i bogføringsloven er, at man skal kunne følge sporet helt tilbage fra det oprindelige bilag, gennem bogføringen og helt hen til årsregnskab eller årsrapport. Her spiller bilagsnummeret en vigtig rolle. e-conomic foreslår selv det næste bilagsnummer i bilagsrækkefølgen, men du kan overskrive nummeret med et andet, hvis du har grund til det. Bilagsserier altså hvilket nummer, e-conomic skal foreslå, fastlægger du i indstillingerne for kassekladden, hvis det bliver aktuelt at ændre. Alle finansbilag bliver som hovedregel bogført i en enkelt bilagsserie. Så hvis du starter med 1 og fortsætter med 2, så skal der ikke ændres i bilagsserien hele året. Hvis du vælger at have mere end en bilagsserie til finansbilagene, skal du for det første have en god og fornuftig grund, for det andet have en beskrivelse af, hvilke bilag der hører til hvilken serie. For det tredje skal du være stringent omkring anvendelsen. Dato Datofeltet udfyldes med bilagsdatoen: Det vil sige den dato, transaktionen er gennemført. Hvis der er tale om et kontantkøb, vil det være den dato, der står på kvitteringen/fakturaen/kassestrimlen. Eller den dato, banken har hævet renterne på bankkontoen. Eller den dag, lønningerne er til udbetaling. At datoen er korrekt, betyder noget, når vi senere skal tjekke, at alle posteringer på virksomhedens bankkonto er bogført, og datoen er også meget vigtig i forhold til at få omkost- 53

54 7. Kassekladden og bogføring af finansbilag ninger og indtægter med i den rigtige periode i forhold til momsangivelsen og ikke mindst årsregnskabet. Kontonummer (Kontonr.) Moms Debet/Kredit De tre felter hænger sammen på den måde, at i Kontonr. indtastes det kontonummer, som bilaget skal bogføres på. Herefter vil e-conomic selv udfylde de to følgende felter: Feltet Moms bliver udfyldt med den momskode, der er knyttet til kontoen i kontoplanen. Nogle gange vil feltet derfor være blankt: Det er langt fra alle konti i kontoplanen, der har en momskode tilknyttet. Se i bilag 1 bagerst i bogen, hvilke konti der har en momskode tilknyttet som standard. Feltet Debet/Kredit bliver også automatisk udfyldt enten med Debet, hvis kontoen mest bliver anvendt til debetposteringer, eller med Kredit i det modsatte tilfælde. For eksempel er salgskontiene sat op til at foreslå Kredit, fordi vi krediterer salget, mens de konti, som vedrører omkostninger, er sat op til at foreslå Debet. Det er en fordel, fordi vi så ikke skal ind og vælge debet eller kredit hver gang her i e-conomic, hvor der ikke er to beløbsfelter. I andre økonomisystemer har man et felt til debetsiden og et andet felt til kreditsiden. De automatiske valg i Moms og Debet/Kredit betyder, at du sparer tastetryk, men også, at det er en god idé lige at tjekke, hvad der bliver skrevet, indtil du kender programmet og din kontoplan så godt, at du kan det udenad. I visse tilfælde skal man ændre manuelt, og det er heller ikke noget problem. Det kan for eksempel være i forbindelse med, at man har fået en tilbagebetaling efter at have reklameret over noget købt udstyr. Så vil der skulle ske en postering som er modsat i forhold til, hvad vi plejer. Læs om dette i kapitel 11 under Rettelse og ompostering. 54

55 Vedrørende udfyldelse af feltet Kontonr. kan du med fordel prøve dig frem: Du kan taste nummeret, og så vil du nedenfor få oplyst, hvilken konto du har valgt, så du kan tjekke, om det er korrekt. Eller du kan indtaste en del af kontoens navn, og så vil der komme en liste frem, hvor du kan vælge det kontonummer, du leder efter. Beløb Her tastes det beløb, der skal posteres. Beløbet tastes inklusive moms, så hvis vi taler om at købe for 100 kr. kontorartikler, skal der skrives 100 kr., hvis det er, hvad den samlede regning inklusive moms lød på. At vi så som standard får fradrag for momsdelen, og der derfor kun bliver bogført 80 kr. på kontoen for kontorartikler, er en anden sag. Valuta Standardindstillingen er her DKK = danske kroner, så i mange tilfælde skal dette felt slet ikke røres. Hvis der er tale om en betaling i en anden valuta, men hvor beløbet er hævet i danske kroner på virksomhedens bankkonto, er det som regel lettest at bogføre betalingen i danske kroner og med det beløb, der faktisk er hævet, for at undgå at skulle regulere for valutakursdifferencer. (Derimod er feltet super relevant, hvis man har debitor- eller kreditorfakturaer altså fakturaer til kunder eller fra leverandører som tidligere er tastet ind i en fremmed valuta, og som skal udlignes.) Modkonto Moms, modkonto Så kommer vi til det rigtig smarte! Modkontoen er en konto, hvor der bliver bogført nøjagtig det samme beløb på en konto, vi vælger, men i modsat side. Det betyder, at vi kun skal taste halvt så mange linjer i kassekladden, og derfor er det vigtigt at lære at bruge modkontoen. Hvis vi tager vores bilag fra tidligere, hvor der blev købt for 100 kr. kontorartikler, udløste det tre posteringslinjer: 55

56 7. Kassekladden og bogføring af finansbilag Konto Kontonummer Debet Kredit Kassebeholdning Kontorartikler og tryksager Indgående (køb) moms De tre linjer beskriver, at der er hævet 100 kr. i kassen, og de er brugt på køb af kontorartikler. Siden kontorartikler i dette regnskab er en omkostning, vi kan løfte momsen af, bliver der kun bogført 80 kr. på kontoen for kontorartikler, mens de resterende 20 kr. er moms, som bliver gemt på en momskonto, så vi kan få pengene retur i den kommende momsafregning. Når dette skal tastes i e-conomic, kan vi klare alle tre posteringslinjer i en omgang: Når vi trykker på Gem, lander bilaget i kassekladden, hvor vi stadig kan rette det. Trykker vi på Gem og ny, bliver bilaget lagt i kassekladden, men vi får gjort klar til at taste et nyt bilag med det samme. 56

57 Når bilaget er bogført, kan man (i Søgning og lister ) finde bilaget og se, at den ene postering, vi har lavet, giver tre linjer, netop fordi vi har brugt Modkonto : Både i kassekladden og i Find bilag, viser beløb i kredit sig som minusbeløb. Det vil sige, at du skal vænne dig til, at indtægter har minus foran sig. Det gør sig også gældende i nogle af rapporterne. I Regnskabsskolen arbejder vi på den måde, at Konto bruges til fordeling af forskellige omkostninger og indtægter, mens Modkonto typisk bruges til kasse eller bank, og det er også sådan, jeg har valgt at bruge kassekladden i resten af bogen. Der er ingenting i Moms, modkonto, hvilket skyldes, at der ikke er momskode på kassekontoen. Fordeling Det lille ikon, som findes under Fordeling, bruges, når et bilag indeholder flere posteringer end en eller to for eksempel når der på samme bilag er købt ting, som skal fordeles på forskellige omkostningskonti. Der er flere eksempler på bilag, som er tastet med fordelingsnøgle, i kapitel

58 7. Kassekladden og bogføring af finansbilag Tekst Tekstfeltet giver mere eller mindre sig selv. Her skal du skrive, hvad posteringen vedrører. Ikke en roman, men tydelig og klar information. Nogle vælger at skrive forretningens navn, andre kun, hvad det drejer sig om. Tekstfeltet kan som alle andre dele af posteringerne ikke rettes, når først kassekladden er bogført, så vigtig information, du vil gemme om bilaget, kan skrives her. Hvis du bogfører med modkonto, vil teksten blive det samme både på kontoen og modkontoen. Sortering af bilag i kassekladden Efterhånden som der kommer flere bilag i kassekladden, kan du vælge at få dem vist på forskellige måder: De kan blive sorteret efter dato, bilagsnummer, kontonummer eller beløb alt efter, hvad du har mest brug for. Almindeligvis er bilagsnummer det rareste, men i de tilfælde, hvor mange posteringslinjer har det samme bilagsnummer, kan det være praktisk at ændre sorteringen. I næste kapitel om åbningsbalancer kan du se en kassekladde med 11 linjer, som er sorteret efter kontonummer. Brug af flere kassekladder Der er mulighed for at lave flere kassekladder i e-conomic. Som standard er der et par stykker, blandt andet en til løn, hvis man har valgt en standardopsætning, hvor der indgår løn i kontoplanen. Men lønnen kan sagtens bogføres i kontoplanen Daglig - det er ikke nødvendigt at bruge mere end en enkelt kassekladde. Dog kan det være praktisk at have mere end en enkelt kladde, hvis der for eksempel er tale om, at en medarbejder fører kontantkasseregnskabet, og en anden styrer banken, Så kan man have hver sin, sådan at en eventuel kassedifference, som bogholderen er i gang med at udrede, ikke spærrer for bogføring af alt det øvrige. 58

59 Rapporter før materialet er bogført Som du kan læse mere om i kapitel 14, kan du få e-conomic til at udskrive rapporter, som medtager de linjer, som ligger i kassekladden, selvom de ikke er rigtig bogført endnu. Det betyder, at man kan bruge rapporterne, som hjælp til at tjekke, at det, man har tænkt sig at bogføre, er korrekt. Og i en nødsituation kan man udskrive en momsangivelse eller en saldobalance, selvom bogføringen ikke er foretaget, fordi der stadig ligger posteringer, som ikke er bogført, i kassekladden. Men arbejdet i bogholderiet kan ikke betragtes som færdigt, før alt er kontrolleret, og der er trykket på Bogfør. Så de bogholdere, som har for vane at oprette rigtig mange forskellige kassekladder og lægge forskellige mere eller mindre afstemte posteringer deri, springer over, hvor gærdet er lavest: Det er meget svært for andre, for eksempel en leder, controller eller revisor, at gennemgå et regnskab, hvor en betydelig del af posteringerne ikke er bogført, men ligger fordelt over en række forskellige kladder. Dårlig stil. Derimod er der mange selvstændige, som bogfører selv, og som har en aftale med en bogholder, revisor eller Regnskabsskolen om at få set kassekladderne igennem, inden der bliver trykket på bogfør i det mindste de første par kvartaler. Det er en helt anden situation, og hvis ikke aftalen blokerer for den daglige brug af regnskabet, herunder afstemning i forhold til kunder og leverandører, er det god stil. 59

60 8. Åbningsbalance og efterposteringer 8. Åbningsbalance og efterposteringer Åbningsbalance er saldi, som skal ind i regnskabet, når vi starter en bogføringskreds, for at bogholderiet er gjort klar til den løbende bogføring. Den opgave skal kun løses en enkelt gang pr. virksomhed, medmindre der skiftes økonomisystem undervejs. Efterposteringer er reguleringer i et færdigbogført regnskab, typisk korrektioner, man får fra en revisor, som har revideret regnskabet og har nogle tilføjelser eller ændringer. For nogle virksomheder er bogføring af efterposteringer en årligt tilbagevendende arbejdsopgave. Både åbningsbalancen og efterposteringerne ligger lidt ved siden af eller uden for den almindelige, løbende bogføring, men er alligevel med her, fordi det om ikke andet er praktisk at kende til begreberne. Åbningsbalance Udtrykket åbningsbalance dækker over de posteringer, vi skal foretage for at beskrive balancen ved virksomhedens etablering. Udtrykket bruges blandt bogholdere også om den balance, som skal indtastes ved etablering af en ny bogføringskreds, for eksempel ved skift af økonomisystem. Dette kapitel handler derfor om den bogføring, som ligger tidsmæssigt og strukturelt før den daglige, løbende bogføring, og som har til formål at skaffe et korrekt udgangspunkt for bogholderiet. Ingen åbningsbalance I nogle helt nye virksomheder er der slet ingen åbningsbalance. Det vil typisk være en enkeltmandsvirksomhed, et interessentskab eller en forening, hvor aktiviteterne starter, uden at der er nogen værdier (aktiver), og derfor heller ingen egenkapital eller gæld (passiver). I så fald kan man forestille sig, at bogholderiet alene startes op ved, at de første driftsbilag bogføres. Måske faktureres en kunde, og/ 60

61 eller ejeren lægger penge ud for indkøb af varer, kontorartikler eller tilsvarende. Enkel åbningsbalance I forbindelse med start af et selskab, hvor der er en anparts- eller aktiekapital, vil der altid være en åbningsbalance. Ofte består den blot af registrering af selskabets kapital (passiverne, kredit), og hvor pengene er placeret, for eksempel selskabets bankkonto (aktiverne, debet). Så kommer der typisk nogle andre posteringer, som ligger samtidig eller stort set samtidig: honorar til hjælp med stiftelse af selskabet. Men den slags er ikke en del af åbningsbalancen - det er en efterfølgende postering. Er der tale om åbning af en bogføringskreds for en virksomhed, som allerede er i drift, sker det ofte, men ikke altid, i forbindelse med åbning af et nyt regnskabsår. I så fald består åbningsbalancen af det afsluttede regnskabs balance, fordi det danner grundlaget for bogføring i det kommende regnskabsår. 61

62 8. Åbningsbalance og efterposteringer Det kan for eksempel se sådan ud: Åbningsbalance primo 20xx Konto Debet Kredit Indretning af lejede lokaler Driftsmidler, anlæg Deposita lejede lokaler Varelager Paypal Bank Kasse 500 Egenkapital primo Overskud 20xx Skyldig revisor Skyldig moms Balancesum Bemærk, at der er en kolonne til kontonummeret. Her skriver vi det nye kontonummer fra den nye kontoplan det er nemlig sjældent, at de forskellige poster står i præcis den samme rækkefølge som i den gamle kontoplan, og endnu mere usandsynligt, at kontiene har det samme nummer, så der skal bruges lidt tid på at oversætte kontonumrene fra den gamle til den nye kontoplan. Der vil også ofte være konti fra den gamle kontoplan, som ikke findes i den nye. I dette eksempel har virksomheden en konto hos Paypal, hvilket ikke er en af e-conomics standardkonti. Derfor skal der oprettes en ny konto til formålet. Den skal ligge sammen med de øvrige omsætningsaktiver - jeg vil foreslå konto Sammentællingen i bunden er blot med for at vise, at der er lige meget i debet og kredit og at bilaget derfor kan bogføres. 62

63 Hermed kommer vores bilag til åbningsbalancen til at se sådan ud: Åbningsbalance primo 20xx Konto Debet Kredit Indretning af lejede lokaler Driftmidler, anlæg Deposita lejede lokaler Varelager Paypal Bank Kasse Egenkapital primo Overskud 20xx Skyldig revisor Skyldig moms Balancesum Bemærk, at Egenkapital primo og Overskud 20xx er kommet på den samme konto. Det skyldes, at den del af overskuddet fra tidligere år, som ikke er hævet, bliver en del af egenkapitalen. Det er lidt forskelligt fra økonomisystem til økonomisystem, hvordan man som standard har valgt at organisere egenkapitalen, og der er naturligvis også forskel på, hvordan det ser ud i et selskab og i en personligt ejet virksomhed. Der er ikke noget til hinder for, at du vælger at have flere konti i gruppen for egenkapital, og dermed kan udspecificere beløbene mere. 63

64 8. Åbningsbalance og efterposteringer Når åbningsbalancen tastes ind i kassekladden i e-conomic, skal der ikke bruges nogen modkonto. Når alle linjerne er tastet, ser det sådan ud: Cirklen markerer, at linjerne i kassekladden bliver sorteret stigende efter kontonummer. Hvis du hellere vil have dine bilag sorteret efter bilagsnummer eller beløb, klikker du bare på de pågældende ord øverst i kassekladden. Så længe åbningsbalancen ligger her i kassekladden, er den som tidligere nævnt ikke bogført, og vi kan stadig rette i den. Jeg har valgt den samme tekst til alle linjer, nemlig Åbningsbalance pr xx. Jeg kunne også have valgt at skrive, hvad hver linje handler om, men dels er det tidsbesparende at bruge den samme tekst til alle linjer i samme bilag (fordi e-conomic som standard kopierer teksten så længe bilaget ikke balancerer), dels vil det, at posteringen stammer fra åbningsbalancen være den mest relevante tekst senere, når regnskabet skal undersøges eller revideres. 64

65 Inden vi trykker på Bogfør, skal kassekladden skimmes igennem. I det ovennævnte eksempel er der ikke momskoder på nogen af kontiene men bogfører vi for eksempel på en konto for depositum med moms, og momskoden derfor viser sig i kassekladden, skal den fjernes, ellers får vi lavet en stor momsfejl, idet momsen bliver beregnet og bogført en ekstra gang. Åbningsbalance med debitor- og kreditorkartotek Når der er tale om en åbningsbalance for en virksomhed, som har handel med andre, altså har kunder og leverandører eller i bogholderisprog debitorer og kreditorer - vil der som regel være nogle af disse, virksomheden har penge til gode hos eller skylder penge. Hvis der i åbningsbalancen er beløb på kontoen for debitorer (i e-conomic har den kontonummer 5600 og hedder Kunder) eller kreditorer (som i e-conomic hedder Leverandører og har kontonummer 6800 som standard), skal de udspecificeres. Lad os sige, at vi har en åbningsbalance, hvor der i omsætningsaktiverne står en saldo ud for debitorer/kunder på kr ,75. Det vil så være nærliggende at taste dette beløb ind på konto 5600 på præcis samme måde, som vi indtaster de øvrige linjer fra åbningsbalancen, som du kan se i eksemplet på de foregående sider. Men det er bare ikke nok: Hvis bogføringen skal være korrekt og afstemmelig, skal vi redegøre for præcis, hvad de ,75 kr. består af. Altså en specificeret liste over, hvorfor det netop er det tal, vi taster ind i vores åbningsbalance. 65

66 8. Åbningsbalance og efterposteringer Det kan give god mening at oprette kunderne i e-conomic og få bogført saldoen på deres debitorkonto med det samme, og du kan læse mere om, hvordan dette gøres, i kapitel 10. Men specifikationen i forbindelse med åbningsbalancen kan for eksempel se sådan ud: Til gode hos kunder, debitorer: Konto ,75 Specifikation: Institutionene Gulerødderne ,00 Tegnestuen 9.375,00 Vanløse Bio ,75 Her er der i åbningsbalancen gjort klar til, at der kan skrives et kontonummer ud for hver enkelt kunde, som skylder virksomheden penge. En tilsvarende øvelse skal udføres for leverandørerne: Har virksomheden en saldo vedrørende gæld til kreditorer, skal den som regel udspecificeres. Både for debitorer og kreditorer kan der være enkelte undtagelser, hvor man ikke udspecificerer gælden til leverandørerne og tilgodehavenderne fra kunderne. I meget små virksomheder, hvor der er ganske få regninger og fakturaer, som ikke er betalt, kan der være truffet beslutning om ikke at bruge debitor- og kreditorkartotek, altså at undlade at bogføre reskontroen, men kun have en finansbogføring. Åbningsbalance midt i et regnskabsår Når vi åbner en bogføringskreds midt i et regnskabsår, er det som regel, fordi det er blevet besluttet at skifte fra et økonomisystem til et 66

67 andet. Hvis der er tale om, at vi åbner en bogføringskreds, fordi der aldrig har været bogført før, så er der tale om en almindelig åbning og opdatering af bogføringen frem til dags dato, og da vil der som regel være tale om en almindelig åbning med balanceposterne, som du har kunnet læse om tidligere i dette kapitel. Ved skift af økonomisystem midt i et regnskabsår, er det ikke tilstrækkeligt med en åbningsbalance, som omfatter virksomhedens aktiver og passiver. Vi skal også have driftskontiene eller resultatopgørelsen med. Ellers kan det ikke lade sig gøre at aflæse virksomhedens økonomiske resultater, herunder samlet omsætning og resultat, uden at skulle ind i både det gamle og det nye økonomisystem. Hvis skiftet oven i købet sker midt i en momsperiode, vil også momsafregningen blive lettere, hvis åbningsbalancen kommer ordentligt på plads med både drift og status (resultatopgørelse og balance). Der er altså tale om en større operation og bogholderen gør bedst i at tjekke og dobbelttjekke, at alt stemmer så godt som muligt før, under og efter indtastningen. Hvis skiftet sker sådan, at vi for eksempel skal bruge det nye økonomisystem pr. 1. oktober, vil det være fornuftigt at indtaste åbningsbalancen for perioden frem til da pr. 30. september, sådan at åbningsbalancen har sin helt egen dato som ligger forud for den egentlige bogføringsperiode. Er man bagud i bogholderiet, og åbningsbalancen ikke er klar den dag, hvor skiftet skal foregå, kan det godt lade sig gøre at bogføre almindelige driftsbilag, for eksempel at udstede fakturaer og bogføre omkostninger, inden åbningsbalancen er på plads. Det kræver bare noget mere afstemningsarbejde senere. For eksempel hvis en kunde indbetaler et skyldigt beløb, og det skyldige beløb ikke findes i 67

68 8. Åbningsbalance og efterposteringer e-conomic endnu: Så må man lave en midlertidig løsning og huske på at udligne senere. Det kan ikke anbefales, men det er muligt. Det er vigtigt at huske at undertrykke alle momskoder i kassekladden, når alle saldiene fra resultatopgørelsen indtastes som åbningsbalance. Ellers vil momsen blive meget forkert, fordi der jo allerede er beregnet moms, da de oprindelige bilag blev ført. Øredifferencer Hvis åbningsbalancen bliver leveret fra en revisor, eller hvis du selv har dannet den ud fra et afsluttet årsregnskab eller en årsrapport, er der en stor sandsynlighed for, at der opstår øredifferencer: I årsrapporterne (og hos SKAT) regner man i hele kroner, og det vil sige, at du måske har tastet en saldo på banken ind, som er afrundet til nærmeste hele krone. Men når du kommer til den daglige bogføring viser det sig, at bankbeholdningen faktisk ikke er i hele kroner, men at der også er et ørebeløb. Det kan godt svare sig at regulere banksaldoen, så den stemmer på øre: Så bliver den lettere at holde øje med og afstemme i den løbende bogføring. En eventuel øredifference kan føres på en differencekonto, for eksempel Kassedifferencer m.v., som i bogens kontoplan har nummer Efterposteringer I nogle regnskaber møder vi aldrig efterposteringer. Det kan være regnskaber i personligt ejede virksomheder, hvor virksomheden selv står for bogføring, momsregning og selvangivelse, og hvor der laves et korrekt skattemæssigt resultat i bogføringen internt. Eller det kan være i selskaber, hvor den som bogfører, virkelig har tjek på tingene og blandt andet er inde i alle reglerne om selskabsskat. Men i rigtig mange virksomheder foregår den endelige årsafslutning hos revisoren. 68

69 Hvis vi taler om en virksomhed med et regnskabsår, som følger kalenderåret, afleverer bogholderiet typisk det bogførte materiale til revisoren i løbet af januar, hvorefter revisoren går i gang med sit arbejde, som kan være revision, regnskabsmæssig gennemgang eller forskellige typer assistance efter aftale. Når revisoren er færdig med regnskabet, vil der typisk være et antal posteringer, som skal bogføres ind i regnskabet. Det kan være korrektioner, hvis der for eksempel i løbet af året er lavet en fejl, som påvirker det skattemæssige resultat eller momsangivelsen. Eller det kan være afskrivninger eller hensættelser, som revisoren har aftalt med ledelsen. Materialet er et ark, som er udfyldt med tekst kontonummer beløb i debet beløb i kredit altså et bogføringsbilag, som er klar til at taste. Datoen for indtastningen vil normalt være den sidste dag i regnskabsåret, for eksempel for en virksomhed, hvor regnskabsåret følger kalenderåret også selvom bogføringen måske først sker i februar eller marts året efter. Det er ikke altid, at revisorens tekstlinjer i efterposteringerne er pædagogiske og selvforklarende. Men hvis du har ansvaret for et bogholderi, bør du ikke taste linjer ind i regnskabet, som du ikke kan 69

70 8. Åbningsbalance og efterposteringer forstå. Det er helt rimeligt at ringe til revisoren og få gennemgået linjernes indhold i telefonen, hvis du ikke kan gennemskue, hvad det drejer sig om, hvorfor de er med, eller hvad konsekvensen er. Især i det første og andet regnskabsår er det almindeligt, at der skal oprettes nye konti i kontoplanen i forbindelse med indtastning af efterposteringer: Det kan være konti til skyldig selskabsskat eller et skatteaktiv. Og som regel er der også en post, hvor revisoren afsætter et skyldigt honorar til ham (hende) selv, så omkostningen er medtaget i det regnskab, arbejdet vedrører, selvom regningen fra revisoren først lander i regnskabet nogle måneder henne i året efter. 70

71 9. Hele bogholderiet som finansbogføring Bogføring i en virksomheds regnskab kan deles op: Enten er det reskontro- eller også er det finansbogføring. Reskontroen er den del af bogføringen, som drejer sig om virksomhedens handelsforbindelser og styring af mellemværender med kunder og leverandører, det vil sige køb og salg debitorer og kreditorer. Finansbogføringen er alt det andet. Dog kan man beslutte at foretage al bogføringen i finansen. Men ikke omvendt. Når man laver finansbogføring, er der tale om bogføring af posteringer på de konti, der er i kontoplanen. Det gør man ved at taste i kassekladden. I e-conomic vil man derfor aldrig skulle tage stilling til Type i kassekladden, men fast køre med Finansbilag. De virksomheder, som kan vælge at holde hele bogholderiet i finansdelen, er virksomheder som på indtægtssiden f.eks. sælger på internettet, hvor webshoppen genererer en faktura til kunden, og der bliver betalt med kort eller bankoverførsel sælger kontant, f.eks. ved kort- og kontantbetaling i en butik laver deres salgsfakturaer på en anden måde og ikke har problemer med at holde styr på, om de er betalt eller ej og som på omkostningssiden ikke har behov for, at økonomisystemet leverer et overblik over leverandørernes status, måske fordi der er tale om enkle kreditorer. 71

72 9. Hele bogholderiet som finansbogføring Fordelen ved at holde det hele i finansbogholderiet er, at det er hurtigt og effektivt at arbejde på den måde. Ulempen er, at man går glip af en del information, som økonomisystemet ville kunne give, hvis der var bogført med hele kartoteksapparatet: 1. Overblik over, hvor meget saldiene er på de forskellige kunders og leverandørers konti altså styring af debitorer og kreditorer 2. Nem korrekt placering af omkostninger og indtægter i den korrekte periode, selvom betalingsdatoen ligger før eller efter fakturadato Ren finansbogføring ser vi derfor oftest i små virksomheder, hvor det daglige eller ugentlige bogholderi ikke er en integreret del af virksomhedens økonomistyring. Det findes ofte i virksomheder, hvor bogføringen sendes ud til revisor/bogholder en gang i kvartalet eller sjældnere. En lille, nystartet virksomhed, hvor ejeren selv bogfører og måske har en bogholder, revisor eller Regnskabsskolen på sidelinjen, vil ofte finde, at det er tilstrækkeligt med finansbogføring i starten. Det er der intet problem i, og man kan til enhver tid vælge at skifte eller udbygge bogholderiet. I e-conomic er kunde- og leverandørkartoteket, altså reskontroen, med i prisen: Det bliver ikke dyrere at udvide med den funktion. NB: Har virksomheden handel med udlandet, herunder lejlighedsvis køb af varer eller ydelser fra andre EU-lande, skal man være særlig opmærksom på, om momsen kommer rigtig på plads: e-conomics rapport Momsopgørelse bliver korrekt i den del, der viser tallene til angivelse, hvis man bogfører direkte i kassekladden (og sørger 72

73 for at have valgt de korrekte momskoder), både for indtægter og omkostninger. Men de oplysninger, som skal indberettes i rubrik A vedrørende køb af varer og ydelser i andre EU-lande, og rapporten Salg til EU-lande bliver ikke korrekte, medmindre der bogføres via kunde- og leverandørkartoteket. Hvis du skal i gang med din bogføring og har valgt at holde bogføringen så simpel som muligt, kan du derfor springe det næste kapitel over, for det handler netop om kunder og leverandører. Det, du skal fokusere på er, at få skaffet det nødvendige materiale og komme i gang ved at åbne et regnskab og finde kassekladden. Se i kapitel 15 de afsluttende bemærkninger er gode at have med, inden du trykker på Bogfør første gang. 73

74 10. Brug af debitor- og kreditorkartoteker (reskontro) 10. Brug af debitor- og kreditorkartoteker (reskontro) Historisk set har reskontroen, altså det at holde styr på virksomhedens handelsforbindelser, været den fremtrædende del af bogføringen, mens opgørelse af virksomhedens resultat har været sekundært. Bogføringen skete i en række bøger, og for leverandørernes og kunders vedkommende sådan, at de havde hver en side i leverandør- eller især kundebogen, hvor køb, salg og betalinger blev noteret. Nogle gange havde kunden en kopi et ark, som blev udfyldt, når der for eksempel skete en betaling. Det kaldes en kontrabog, noget de ældre af os kan huske: I gamle dage havde man en bankbog, hvor bankens noteringer om ens indestående blev skrevet op, hver gang man havde været i banken for at hæve eller indsætte et beløb på kontoen. Også for mange virksomheder nu er det en vigtig del, og i større virksomheder har vi derfor medarbejdere, som alene er beskæftiget i debitor- eller kreditorbogholderiet. Faktureringen sker oftest via et økonomisystem, som samtidig er i stand til at beregne renter ved for sen betaling, udskrive rykkere med rykkergebyrer og spytte kontoudtog ud i en lind strøm. Som nævnt i kapitel 9, kan nogle virksomheder vælge ikke at organisere overblikket over deres kunder og leverandører i økonomisystemet. Men de virksomheder, som skriver fakturaer til deres kunder og ikke modtager kontantbetaling direkte ved udstedelsen, men har en kortere eller længere kredittid, vil meget hurtigt finde ud af, at det er super let at styre med e-conomic: Arbejdsgangen er tidsbesparende i forhold til at lave fakturaerne uden et kontosystem, og især er rykkerproceduren meget enkel. 74

75 Princippet er, at vi har et kartotek, hvor alle kunderne (eller leverandørerne) er registreret med de oplysninger, vi skal bruge, for eksempel kontaktoplysninger og betalingsbetingelser. Man kan vælge en kunde i kartoteket og udstede en faktura eller kreditnota til kunden. Senere, når kunden har betalt, kan man bogføre, at pengene er gået ind, og hvilken faktura pengene dækker. Hver gang der faktureres eller betales vedrørende en kunde eller leverandør, vil det blive registreret på kundens eller leverandørens kontokort. Summen af alle konti er samlet på en enkelt linje altså konto i finansregnskabet. Det er i e-conomic konto 5600 for kunderne og konto 6800 for leverandørerne. Disse konti kaldes samlekonti. Det vil sige, at udstedelsen af en faktura til en kunde viser sig følgende steder: 1. En faktura, som kan printes eller sendes til kunden. 2. En postering på kundens kontokort om, hvilket beløb kunden har købt for. 3. En bogført regulering af samlekontoen i finansregnskabet, så vi nu ved, at vores samlede tilgodehavender hos kunderne er steget med det beløb, kunden skylder os. 4. En bogført registrering af salget på salgskontoen og momskontoen i finansregnskabet. Tilsvarende for en kreditor, altså en leverandørregistrering. Da er det bare ikke salg, men omkostninger, vi registrerer, og der kommer ikke nogen egentlig faktura ud af det, for vi skal jo ikke sende en faktura til den leverandør, som har solgt os noget. Men det bogføringsmæssige, der sker, er det samme. 75

76 10. Brug af debitor- og kreditorkartoteker (reskontro) Når en faktura bliver betalt af en kunde, viser det sig også flere steder: 1. På kundens kontokort med (eventuel) angivelse af, hvilken faktura der er betalt. 2. På samlekontoen, hvor saldoen vil falde, da vi nu har færre penge til gode hos vores kunder. 3. Som bogført postering på banken eller i kassen eller hvor pengene nu er landet, da kunden betalte. Selvom det godt kan lade sig gøre at bogføre et beløb direkte på debitor- eller kreditorsamlekontoen, så må det stærkt frarådes! Hele ideen med at bruge kunde- og leverandørkartoteket går tabt, hvis ikke man er 100 % sikker på, at det, som står på kundens konto, er korrekt. Med et grundigt bogført og afstemt kundekartotek, vil du til enhver tid kunne sende en kunde en fakturakopi eller et kontoudtog, hvis der er noget, kunden er i tvivl om. Og tilsvarende for en leverandør. Fakturering til kunder e-conomic har en række hjælpefunktioner, herunder videoer på deres hjemmeside, som meget fint viser, hvordan man skal gribe opgaven an, når man skal lave sin første faktura. Herunder kan du se de ting, som skal løses og være klar, før din første faktura fra økonomisystemet ligger i din kundes indboks. Vi bruger en af e-conomics standardopsætninger. Derfor er mange ting på plads, for eksempel er der lavet et fakturadesign og en kundegruppe, for alle kunder skal være i en gruppe. Du kan lave flere, hvis du synes. Men for et hurtigt resultat, kan du benytte standardopsætningen, og inden du kan gå i gang med at fakturere, skal du: 76

77 1. oprette en nummerserie for dine fakturaer 2. oprette en vare eller ydelse 3. oprette en kunde (debitor). Fakturanummerserie: I e-conomic er nummerserien for fakturaer som standard angivet til at begynde med nr. 1. For at undgå forvirring og sammenfald mellem de forskellige nummerserier for f.eks. rykkere, ordrer, bogføringsbilag mv. kan du vælge at begynde med et højt nummer som f.eks Oprettelsen foregår i Alle indstillinger, som du finder i topmenuen. Her vælger du Kategorier og enheder og klikker på Nummerserier. Der er allerede nogle nummerserier oprettet, og du vælger Fakturanummer. Yderst til højre på linjen er der et lille ikon med en blyant, som du aktiverer. Herefter kommer der en dialogboks frem. Det er her, du vælger fakturanummer: 77

78 10. Brug af debitor- og kreditorkartoteker (reskontro) Vælg dit næste fakturanummer, og tryk på Gem - så er du der. Du kan altid ændre en fakturanummerserie til en højere nummerserie, men ikke til en lavere. Varer eller ydelser For at kunne skrive en faktura skal du som minimum oprette en vare eller en ydelse. Du behøver til gengæld kun at lave en enkelt til at starte med så kan resten redigeres på plads, når du udsteder fakturaen. Det foregår under Salg i topmenuen, og du skal finde venstremenupunktet Varer. 78

79 Du vælger Ny vare, og der kommer en dialogboks frem, hvor felterne skal udfyldes: Nr.: Her indtastes varen/ydelsens nummer. Har du flere eller oven i købet mange varer, du skal oprette, så tænk dig godt om, så du får valgt numre, der passer, fra starten. Varegruppe: Alle varer skal knyttes til en varegruppe. En varegruppe har to funktioner. Dels henviser den til en salgskonto i kontoplanen, dels genereres der en omsætningsstatistik for de varer/ydelser, der indgår i den pågældende varegruppe. I standardopsætningen er der som udgangspunkt oprettet 4 varegrupper, men enhver kan oprette flere efter behov. Bemærk: Det er varegruppen, som styrer, hvilken konto salget bliver bogført på. Derfor kan man i opsætningen vælge en konto både for salg i Danmark, EU, uden for EU og i Danmark men momsfrit. Hvis dine indtægter skal fordeles på flere konti, skal du derfor bruge flere varegrupper. 79

80 10. Brug af debitor- og kreditorkartoteker (reskontro) Navn: Her skriver du varens navn, og det kan ændres i fakturaen. De tre ovennævnte felter er obligatoriske, resten er ikke nødvendige, men ofte vil det være hensigtsmæssigt også at have varens pris med: Salgspris: Det er prisen uden moms, du skal indtaste her. Også prisen kan ændres senere, hvis du bare opretter en enkelt vare for at komme i gang med noget her-og-nu-fakturering. Når du har udfyldt de nødvendige felter, klikker du på Gem. Vær opmærksom på, at e-conomic giver mulighed for at importere varer fra en fil, så hvis du i forvejen har alle dine varer i for eksempel et regneark, kan det måske svare sig for dig at lære importfunktionen at kende. Find et link på Kunder (debitorer) Oprettelsen af kunder sker også under Salg, og du vælger Kunder i venstremenuen. Herefter klikker du på Ny kunde, og der kommer en dialogboks frem, hvor du skal være opmærksom på, at der er mere end et faneblad: 80

81 Felterne udfyldes, og de felter, som er markeret med *, er obligatoriske. Nummeret er valgfrit - nogle bruger telefonnummer eller CVR-nummer. Gruppen skal også vælges, selvom der i standardopsætningen kun er oprettet en enkelt debitorgruppe, som knytter sig til kontoen 5600 i kontoplanen. De øvrige er praktiske at have, for eksempel er det her, du skal skrive kundens adresse, hvis fakturaen skal sendes direkte fra e-conomic til kunden. Husk også at vælge betalingsbetingelser der er som standard en række at vælge imellem, og det er muligt at oprette sine egne, hvis ikke e-conomics standardbetalingsbetingelser passer til virksomheden. Felterne i fanebladet Øvrigt er indstillet til almindelig dansk fakturering. Ligesom med varerne, kan man importere kundedatabaser til e-conomic og dermed undgå at skulle indtaste mange kunder. Faktura Der er en række krav til fakturaen. De fremgår af momsbekendtgørelsen, se bilag 2. e-conomics standardfaktura opfylder kravene, så medmindre du vil have logo på fakturaen eller ændre udseendet i øvrigt, er der ingen grund til at ændre i opsætningen af fakturaen. Når du har oprettet din fakturanummerserie, en vare og en kunde, er du klar til at fakturere. Fakturering Du skal være i Salg og venstremenupunktet Fakturaer. Her vælger du Ny faktura. 81

82 10. Brug af debitor- og kreditorkartoteker (reskontro) Det første, du gør, er at trykke på Tilføj kunde. Så ser skærmbilledet sådan ud: Vær opmærksom på ikonet med en blyant i en cirkel (markeret ved betalingsbetingelserne). Det er information, som allerede er knyttet til kunden, men som kan ændres for hver enkelt faktura. Du opretter en fakturalinje ved at klikke på Ny fakturalinje til venstre i billedet. Der skal du vælge en vare og kan frit redigere i tekst og pris. Du kan også skrive antal på, og der er mulighed for at notere en %-rabat. Når du er færdig med at lave din linje, kan du gemme, eller du kan gemme og lave en ny med det samme, hvis fakturaen skal indeholde flere linjer. Undervejs i processen kan du hele tiden se, hvordan fakturaen vil se ud, når kunden modtager den, i Vis faktura. Tjek de første par gange, så du er sikker på, at det, du sender ud til kunden, er korrekt. Når din faktura er klar, vælger du Bogfør og send faktura, og så dirigerer e-conomic dig gennem processen med at bogføre fakturaen og sende den direkte til kunden. Der er en standardmail, som følger med fakturaen ud, og den kan du tilpasse, som du ønsker og skifte tekst undervejs. 82

83 De færdige fakturaer ligger i Arkiv i venstremenuen. Du kan sortere ved at søge på bestemte kriterier, eller se alle ved at klikke på OK, mens alle søgefelterne er tomme. Du kan også tjekke, om fakturaen er blevet afsendt pr. , i Sendt i venstremenuen. Når en faktura er bogført, vil salget være registreret i finansen på den salgskonto, du har valgt. Samtidig vil kundens kontokort blive opdateret, så det fremgår, hvilket beløb virksomheden har til gode. Dette beløb vil også vise sig i finanskontoplanen på debitorsamlekontoen, i e-conomic konto Kreditnota Virksomheden udsteder en kreditnota som dokumentation for, at nogen har noget til gode. En kreditnota er altså det modsatte af en faktura. Oftest bruges kreditnotaer i forbindelse med salget. Måske har en kunde leveret det købte tilbage, fordi det var et fejlkøb, og skal have sine penge retur. Men kreditnotaer kan også bruges som afregningsbilag i andre sammenhænge. Hvis virksomheden for eksempel skal afregne en freelancesælger for antal solgte eksemplarer, og det er virksomheden, som opgør det endelige antal, er det ikke nødvendigt, at sælgeren udsteder en faktura efter at have indhentet oplysninger. Virksomheden i dette tilfælde køberen kan udstede en kreditnota og herefter sende pengene som aftalt. Interne kreditnotaer forekommer også. Det er kreditnotaer, som ikke sendes til kunden. Hvis du for eksempel har lavet en fejl i en faktura og bogført den, men endnu ikke sendt fakturaen til kunden, kan du nå at annullere den: Du laver en kreditnota som er nøjagtig magen til den forkerte faktura, og dermed er fejlfakturaen ophævet i regnskabet. Herefter kan du lave en ny, korrekt faktura. Dog vil både 83

84 10. Brug af debitor- og kreditorkartoteker (reskontro) fejlfaktura og kreditnota fremgå af kundens kontokort, men siden de ophæver hinanden, giver det ikke noget problem. I e-conomic kan man lave en kreditnota på to forskellige måder: Enten er fremgangsmåden præcis, som når man laver en faktura så følg vejledningen ovenfor. Eller også kan kreditnotaen laves på baggrund af en allerede udstedt faktura: Find den pågældende faktura i Arkiv (venstremenuen), eventuelt ved at bruge søgefunktionen, og klik på Find og vend : Herefter kommer du ind til fakturaformularen og kan rette i priser, antal, eller hvad der måtte være brug for. Selvom der står faktura, er det en kreditnota, der bliver lavet, fordi der er minus foran beløbet. Kreditorfaktura/leverandørfaktura Opgaven med at oprette en faktura fra en leverandør minder meget om at oprette en faktura til en kunde. Dog er det ikke nødvendigt med helt så mange oplysninger indtastet, da bogføringen ikke munder ud i et bilag, som skal sendes til nogen. Det hele foregår i Regnskab, og inden bogføringen i kreditormodulet kan starte, skal leverandøren oprettes: 84

85 Dialogboksen udfyldes med de nødvendige oplysninger (*-markerede). Dog skal du være meget opmærksom på også at få momszonen rigtigt på plads for eventuelle udenlandske leverandører, da det er den eneste måde at arbejde på, hvis du skal bruge e-conomic til at få leveret en korrekt og helt færdig momsangivelse fra. Når leverandøren er oprettet, kan kreditorfakturaerne blive registreret. Vi er stadig i Regnskab, men skal op at finde en kassekladde og vælge Ny postering : 85

86 10. Brug af debitor- og kreditorkartoteker (reskontro) Da der nu er tale om et kreditorbilag, skal Type være Lev.fakt... (Leverandørfaktura). Bilagsnummeret vil e-conomic selv foreslå, og du kan i Indstillinger selv bestemme, hvor nummerserien skal starte. (Måske kan det være en god idé at vælge en nummerserie med et højt starttal for ikke at risikere, at finansbilagene og kreditorbilagene bliver blandet sammen.) Fakturanr. udfyldes med leverandørens fakturanummer (eller en del af det, hvis der er tale om et meget langt fakturanummer, som visse, større leverandører har for vane), og det kan senere bruges til at genfinde posteringen, når fakturaen bliver betalt og derfor skal udlignes. Som standard vil Debet/Kredit være indstillet til kredit, og det er også korrekt, hvis du er ved at bogføre noget, virksomheden har købt, fordi Modkonto på næste linje så vil komme i debet, og vi debiterer jo den konto, som skal belastes. I Modkonto vælger du den konto fra finanskontoplanen, som skal belastes med købet. Er det kontorartikler, der er tale om, vil det for eksempel være konto 3600 og så vil e-conomic automatisk fore- 86

87 slå den korrekte momskode i feltet efter. Skriv en fornuftig tekst i Tekst, og indtast betalingsdatoen. Så er du klar til at gemme, og posteringen vil vise sig i kassekladden. En kreditorpostering, klar til bogføring, for en regning kan for eksempel se sådan ud: Det lille ikon yderst til venstre viser, at der er tale om en kreditorfaktura, så det er let at få et overblik over typen, selv i kassekladder med mange blandede posteringer. I Modkonto kan du se, hvilken konto fra finanskontoplanen, der er debiteret, og i Konto, hvilket leverandørnummer der er krediteret. Når kassekladden bliver bogført, vil kontoen for kontorartikler i finansen blive påvirket. Og den indgående moms, fordi vi har momskoden I25 på. Samtidig vil der blive posteret på leverandørens konto, og det kommer til at fremgå, at vi skylder leverandøren 332,85 kr. Det vil også vise sig i finansen på samlekontoen (konto 6800). Registrering af betalinger Når fakturaer og leverandørernes regninger er registreret, vil de på et tidspunkt blive betalt og så vil betalingen typisk fremgå af virksomhedens bankkontoudtog. Bogføringsmæssigt skal der nu foregå en udligning. Det vil sige, at det skal registreres i bogholderiet, at fakturaen ikke længere står åben, men er lukket, i og med at betaling har fundet sted. 87

88 10. Brug af debitor- og kreditorkartoteker (reskontro) Registrering af, at en kunde har betalt, eller at vi har betalt en leverandør, vil vise sig 1. som en postering i finansbogholderiet på bankkontoen (eller en anden konto, hvis ikke beløbet er overført via virksomhedens bank) 2. som en postering på kundens eller leverandørens konto, hvor det registreres, at fakturaen nu er betalt, og at kontoen går i 0, hvis ikke der er andre udestående posteringer 3. som konsekvens af 2 eren også en ændring på enten debitorernes (kundernes) eller kreditorernes (leverandørernes) samlekonto i finansbogholderiet. Så er der nemlig styr på det hele og det sker ved en enkel, simpel bogføring i kassekladden. Endda usædvanlig enkel og simpel, fordi e-conomic hjælper meget: Vi indtaster/vælger bare fakturanummeret (eller kundenummeret, hvis ikke fakturanummeret lige er synligt) og får herefter en række felter udfyldt, så der bare er tilbage at vælge eventuel tekst samt Modkonto - altså hvor pengene er indbetalt til (eller fra, hvis der er tale om en leverandør). 88

89 Hvis der er tale om, at der bliver indbetalt et andet beløb end det, fakturaen lyder på, kan beløbet ændres, og kunden eller leverandørens kontokort vil stadig være korrekt. Det kan for eksempel ske ved en fejl, eller fordi kunden vælger at runde op til nærmeste hele krone. Uanset hvad årsagen er, er det vigtigt, at det er det faktisk betalte beløb, der bliver bogført ellers kommer bankkontoen ikke til at stemme. En eventuel difference vil herefter være synlig på kundens kontokort og kan eventuelt udlignes via en øredifferencekonto. Hvis der er bogført en faktura enten fra en kunde eller leverandør i en anden valuta end dansk (eller end den valuta, hele regnskabet føres i), er det vigtigt, at også betalingen bliver registreret i den samme valuta. Ellers bliver de enkelte leverandørers og kunders kontokort nærmest umulige at afstemme. 89

90 11. Overvejelser i bogholderiet og eksempler på bogføring 11. Overvejelser i bogholderiet og eksempler på bogføring De fleste af bilagene, der lander i bogholderiet, er relativt enkle at have med at gøre. Første gang bilagene bogføres, kræver det lidt ekstra tid, men efterhånden som de samme typer af bilag kommer igen og igen, bliver det meget lettere. Det kommer også til at gå hurtigere efterhånden, fordi den, som bogfører, lærer kontoplanen godt at kende, og måske oven i købet begynder at kunne nogle af kontiene udenad. Nogle bilag er mere komplicerede end andre og kræver et par ord med på vejen af den årsag. I dette kapitel vil du læse om overvejelser vedrørende bogføring af forskellige posteringer og se den konkrete kontering vedrørende bilag, som du kan møde i bogholderiet, og som nogle synes er vanskelige - indtil de lige har set hvordan. Flerbenede posteringer (fordeling på flere konti samme bilag) For mange af bilagene i kapitlet gælder, at det er mest praktisk at bruge den fordelingsnøgle, som det er muligt at vælge, når en ny linje tastes i kassekladden (find ikonet under Fordeling ). Når du klikker her, kommer der en dialogboks frem, som har den fordel, at et bilag kan fordeles på flere forskellige posteringslinjer, men kun med modkontoen indtastet en enkelt gang. Hvis vi forestiller os et køb på 225 kr. inklusive moms, hvor 100 kr. af beløbet er kontorartikler, og resten er småanskaffelser, kan det med fordel indtastes med fordeling. Der er frit valg: Beløbet kan enten indtastes med moms (praktisk til supermarkedsboner for eksempel) eller uden moms (hvilket er meget tidsbesparende ved 90

91 regninger, hvor alle beløb er oplyst uden moms typisk fakturaer og for eksempel regninger for indkøb i Metro). I skemaform ville bilaget se sådan ud: Kontonummer Kontonavn Debet Moms Kredit Moms 3600 Kontorartikler og tryksager 100 I Mindre anskaffelser 125 I Kassebeholdning 225 Fordelingsskabelonen ser sådan ud (hvor jeg har vist de to omkostningslinjer henholdsvis efter brutto- og nettoprincippet): Det er op til den enkelte, i hvor stort omfang man vil bruge fordelingsnøglen. Nogle synes, at det er lige så let at taste bilagene uden og det gør ingen forskel for det endelige resultat. Varekøb/vareforbrug Praksis for, hvordan køb af varer til videresalg bogføres, svinger fra virksomhed til virksomhed. 91

92 11. Overvejelser i bogholderiet og eksempler på bogføring Er der tale om en virksomhed, hvor varerne ikke er en væsentlig del af indtjeningen, men mere et supplement til for eksempel salg af timer, er det almindeligt, at de varer, som købes ind med henblik på videresalg, bogføres direkte i driften på en konto for vareforbrug, eller direkte omkostninger. Det er også tilfældet, hvis varer købes ind efter behov, for eksempel håndværkere, som ikke bestiller materialer, før ordren er i hus og arbejdet skal igangsættes. Virksomheder, som hovedsageligt skaber omsætningen ved salg af varer, kan også vælge at bogføre alt vareindkøb som en direkte omkostning i driften. Det giver dog visse problemer, fordi varelageret da ikke bliver ajourført, og det kan derfor være svært eller umuligt at gennemskue, hvordan virksomhedens dækningsbidrag og resultat egentlig er: Hvis varelageret bliver større, købes der flere varer ind, end der forbruges, men det modsatte vil fremgå af resultatopgørelsen. Bliver varelageret mindre, vil det se ud som om virksomheden har strålende resultater men i virkeligheden bliver der bare solgt ud af aktiverne. En virksomhed, som har et betydeligt vareforbrug og bogfører alt vareindkøb i driften, må derfor sikre sig på anden måde. Det kan for eksempel ske ved jævnlige varelageroptællinger, som danner grundlag for en regulering af vareforbruget og varelageret, så bogføringen viser et korrekt resultat og varelager for eksempel en gang månedligt. Det kan også forekomme, at en virksomhed bogfører hele sit vareindkøb i status, altså på kontoen for varelager (i e-conomic konto 5520). Så bliver resultatet lige så forkert, som hvis det hele ukritisk bogføres i driften, så også her må der jævnlige lageroptællinger og reguleringer til for at få et bare nogenlunde retvisende resultat i bogføringen. Såfremt vareforbruget er en virkelig væsentlig parameter for virksomheden, og omfanget af aktiviteterne er i en sådan størrelse, at det 92

93 ikke er meningsfuldt at lave månedlige varelageroptællinger og reguleringer, kan løsningen være at indføre lagerstyring i bogholderiet. Lagerstyring har både fordele og ulemper. I e-conomic er det et modul, der kan tilkøbes, men ikke en del af standardpakken, fordi der er mange virksomheder, som ikke har brug for den omfattende funktionalitet, lagermodulet tilfører. Det giver masser af rapporter og statistikker, men væsentligst er det, at man med lagerstyring får automatisk bogføring af vareforbruget - hver gang en salgsfaktura indeholder en vare, bliver den trukket fra lageret og bogført i driften løbende status over, hvor mange varer af hver type der er på lager. Forhold, som skal overvejes, inden lagerstyring implementeres, er, at bogføringen af fakturaer fra vareleverandører tager længere tid, da hver varelinje skal bogføres, ikke kun fakturabeløbet som helhed. e-conomic regner vareforbruget ud efter gennemsnitspriser for den enkelte vare, så hvis virksomheden arbejder med et andet prisprincip, skal der ske en ændring her. Elregninger Når jeg har medtaget elregninger i dette kapitel, selvom bogen ellers ikke handler om fradrag eller afgifter som sådan, er det fordi, du skal være opmærksom på, at elregninger behandles forskelligt i forskellige virksomheder. Eller rettere: Det er anvendelsen af elektriciteten, som bestemmer, hvordan regningen skal behandles bogføringsmæssigt. 93

94 11. Overvejelser i bogholderiet og eksempler på bogføring Vi tager et eksempel på en elregning: Regningen lyder på i alt kr ,83. At der er noteret nederst, at de har gennemført beregningerne med flere decimaler end vist i denne opstilling, er meget betryggende, for der vil være et par ører i forskel hist og pist og det er helt normalt med elregninger. Er der tale om et liberalt erhverv (for eksempel konsulenter mv. kontorarbejdspladser ), er der som hovedregel momsfradrag på elregningen, men der kan ikke afløftes energiafgifter. Derfor bogføres bilaget helt almindeligt : Er der derimod tale om en virksomhed, hvor elektriciteten indgår i en produktionsproces eller lignende, returneres elafgiften samtidig med momsen, men det kræver, at den bliver bogført rigtigt, og det er vanskeligt, da der ikke er tale om hele, men kun en del af energiafgiften. 94

95 I skrivende stund kan virksomheden som hovedregel få godtgjort 100 % af elafgiften samt tillægsafgiften minus 2,10 øre pr. kwh, samt 100 % af energieffektiviseringsbidraget og 75 % af eldistributionsbidraget af et årligt elforbrug på under 15 mio. kwh. For den del af elforbruget, der ligger over 15 mio. kwh, kan virksomhederne også få godtgjort den sidste øre af eldistributionsbidraget. Kun få virksomheder kan få godtgjort en andel af energispareafgiften (tidligere betegnet CO2-afgiften ), og kun hvis de anvender elektricitet til tung proces (Kilde: PWC.dk). Der er særlige regler, hvis man bruger el til rumopvarmning. Altså: Det er kompliceret, og reglerne kan ændre sig, så er du det mindste i tvivl, må du kontakte SKAT, både hvad angår størrelsen af fradraget for elafgift men også hvordan den virksomhed, du bogfører for, er omfattet af reglerne. Hvis virksomheden må afløfte (fradrage) energiafgifter delvis, som ovenfor beskrevet, vil elregningen fra før ikke kunne bogføres så direkte med en konto og en modkonto så vil det nærmere se sådan ud i kassekladden: Selvom bogføringen er lidt mere vanskelig, kan det dog godt betale sig at gøre det, da der er tale om en betydelig besparelse på i dette eksempel 1.581,94 kr. for virksomheden. 95

96 11. Overvejelser i bogholderiet og eksempler på bogføring Lønsedler Løn er ikke bare løn. Derimod er bogføring af A-indkomst en af de enkeltbevægelser, som medfører det største antal linjer i kassekladden. Det er derfor vigtigt at holde tungen lige i munden og vælge ét princip for, hvordan man bogfører de mange poster. Formålet er, at lønbogholderiet skal stemme også i forhold til Skats e-indkomst, så der ingen tvivl er om, at alt er medtaget i regnskabet. Nedenstående bogføringsvejledning er en nem måde at bogføre en løn korrekt på, idet den medfører færrest mulige posteringer. Da udbetaling af løn og afregning af A-skat, ATP mv. sjældent sker samtidig, anvendes en række skyldig -konti, hvor beløbene står, indtil de rent fysisk betales (til SKAT mv). Princippet er: Løndel Debiteres på Krediteres på Bruttoløn inkl. lønmodtagerens ATP-bidrag Løn, A-indkomst Nettoløn (dvs. løn til udbetaling) Skyldig nettoløn eller direkte på bankkontoen, hvis pengene er udbetalt samme dato som bogføringen sker AM-bidrag Skyldig AM-bidrag A-Skat Skyldig A-Skat ATP, lønmodtager-andel Skyldig ATP ATP, arbejdsgiver-andel ATP-bidrag Skyldig ATP Når de skyldige beløb betales til lønmodtager, SKAT osv., krediteres den likvide konto (fx bank), og skyldig-kontiene debiteres. Man kan således hele tiden følge med i, om man har indberettet og betalt korrekt. 96

97 Hvis feriepenge anvises til feriekonto løbende, konteres beregnede feriepenge som følger: Bogføring af feriepenge Løndel Debiteres på Krediteres på Brutto feriepenge Feriepenge og SH Netto feriepenge, hensat til feriekonto Skyldig feriepenge og SH AM-bidrag Skyldig AM-bidrag A-Skat Skyldig A-skat Hvis der er flere poster, for eksempel udlæg, kilometergodtgørelse, pensionsordninger, nettolønsordninger, kantineordninger mv., kan det godt svare sig at gemme en fordelingsskabelon i e-conomic eller måske have et regneark, som kan bruges igen og igen, bare med rettelser i tallene. e-conomic har en samarbejdsaftale med Danløn og Dataløn, så hvis der er tale om bogføring af løn fra et af de to systemer, kan systemerne sættes op sådan, at lønbogføringen automatisk kommer på plads i en dertil indrettet kassekladde. Der er lidt arbejde første gang, men derefter går lønbogføringen virkelig let. Lønsedler bogføres normalt ikke pr. medarbejder, men for alle i en samlet gruppe eller eventuelt for et par grupper, hvis deres løn er adskilt, måske funktionærer i en gruppe og timelønnede i en anden. De fleste vil bogføre direkte efter et bogføringsbilag fra lønsystemet, som indeholder summerne for alle medarbejdere samlet. Et bogføringsbilag kan for eksempel se sådan ud (og her har jeg valgt et af de mere let-læselige bogføringsbilag fås i forskellige udgaver, alt efter hvilket lønsystem der er anvendt): 97

98 11. Overvejelser i bogholderiet og eksempler på bogføring Så er opgaven at kontere lønningerne korrekt. Det vil se sådan ud i kassekladden i e-conomic, hvis vi siger, at lønnen udbetales med det samme (og vi derfor bruger bankkontoen til nettolønnen): 98

99 Bemærk, at Fri telefon mv. står i kredit. Det skyldes, at beløbet netop ikke er penge, som bliver udbetalt til medarbejderen, men et beløb, medarbejderen bliver beskattet af. De 500 kr. er derfor også en del af linje 1: Løn april sådan at det for virksomheden ikke betyder noget (bliver bogført både i debet og i kredit), men indberetning og beskatning bliver korrekt. Er der tale om en enkelt lønseddel, kunne den måske se sådan ud: Medarbejderen her har den bogføringsmæssigt enklest mulige lønseddel. Der er ingen personalegoder, tillæg eller fradrag, og medarbejderen får ferie med løn, så der er heller ingen feriepenge at bogføre. Når man bogfører direkte efter en lønseddel, er næsten alle oplysninger tilgængelige det er bare at finde ud af, hvilke tal der skal stå hvor og da er de to skemaer om princippet i lønbogføring gode. Blandt andet fordi de husker os på, at der er en arbejdsgiverandel af ATP en, som også skal bogføres. Af det samlede ATP-bidrag beta- 99

100 11. Overvejelser i bogholderiet og eksempler på bogføring ler medarbejderen en tredjedel og arbejdsgiveren to tredjedele. Så lønsedlen herover vil se sådan ud, når den ligger klar til bogføring i kassekladden: Både i dette eksempel og i eksemplet før har jeg skrevet tekster, som siger noget om, hvilken konto der bogføres på. Det er kun, fordi bilagene er lavet som illustration. I virkelighedens verden ville jeg skrive Løn april eller noget tilsvarende på alle linjer. Dels fordi det er hurtigere (e-conomic foreslår selv, at man gentager tekst, så længe et bilag ikke er i balance og derfor klar til bogføring), dels fordi det giver mere mening, hvis vi senere skal ind på et kontokort og lede efter noget: På kontoen for ATP har vi ikke brug for teksten ATP - det giver sig selv. Men det kan være en nyttig oplysning at vide, hvilken periode den aktuelle postering vedrører. Byttehandel Der forekommer megen byttehandel: Grafikeren laver et sæt nye visitkort til fotografen mod at få taget et billede til sin egen hjemmeside, revisoren hjælper med at sætte et lønsystem i gang hos håndværkeren, som så til gengæld hjælper med at få skilte op på kontorets facade. 100

101 Byttehandler kan være både fornuftige og lovlige, men det kræver, at de bliver synliggjort: Bytteriet skal dokumenteres og bogføres. Så er der nemlig tale om en vare eller ydelse, som købes eller sælges og at betalingen foregår ikke med kontanter, men med en modydelse. Der skal beregnes moms, præcis som hvis der var tale om et kontant køb eller salg. Hvis der er tale om, at to momspligtige virksomheder bytter varer eller ydelser, som man ville kunne løfte momsen af, hvis de blev købt, vil bytteriet blive momsneutralt. Lad os tage eksemplet med revisoren og håndværkeren. De er blevet enige om, at deres ydelser nogenlunde matcher hinanden prismæssigt og har en værdi af kr. inkl. moms. Så vil posteringerne se sådan ud i håndværkerens regnskab: Konto Debet Moms Kredit Moms Assistance til lønsystem I25 Skilte, facade U25 Og hos revisoren: Konto Debet Moms Kredit Moms Assistance til lønsystem U25 Skilte, facade 3430* 1000 I25 * Kontoen 3430 vedrører lokalerne og vedligeholdelse. Man kunne argumentere, at facadepyntning ikke er en vedligeholdelsesomkostning, og derfor skulle omkostningen måske placeres under noget med reklame og synlighed. På den måde kan man alt efter synsvinklen og argumentationen placere en omkostning flere forskellige steder i finansregnskabet korrekt. 101

102 11. Overvejelser i bogholderiet og eksempler på bogføring Som det fremgår, er der ingen modkonto her. Eller, hvis der bogføres direkte i finansen, er kontoen 1010 og modkontoen 3430 eller omvendt. Pointen er: 1. Byttehandelen er registreret 2. Indtægt og omkostning er placeret rigtigt. Så længe der er tale om to erhvervsdrivende, som bytter varer eller ydelser, som relaterer sig til virksomhedernes drift, er det derfor ret enkelt. Men hvis nu en frisør melder sig ind i byttehandelen? Så har vi en anden situation, fordi frisørens ydelser næppe vil være fradragsberettiget i det skattemæssige regnskab. I så fald vil den, som modtager ydelser fra frisøren skulle beskattes af den værdi, han eller hun leverer (ved at bogføre på en salgskonto) mens den ydelse, som udgør betalingen, ikke er fradragsberettiget og skal bogføres som hævet privat. Se nedenfor angående mellemregninger. Mellemregninger En mellemregningskonto er en konto i finansbogholderiet, som bruges til at holde styr på, hvad virksomhedens ejere, medarbejdere eller tæt tilknyttede virksomheder, for eksempel et holdingselskab, har til gode eller skylder virksomheden. Mest almindeligt er det, at det er ejeren af virksomheden, som har en mellemregningskonto eller oven i købet flere. For andre medarbejdere er det mere almindeligt, at udlæg mv. afregnes med det samme. Der er forskel på, hvordan mellemregningen med ejeren skal håndteres, i en personligt ejet virksomhed og i et selskab. 102

103 Personligt ejede virksomheder Personligt ejede virksomheder er enkeltmandsvirksomheder og interessentskaber. I denne virksomhedstype er mellemregningerne en del af egenkapitalen: Det, som virksomhedens ejer eller ejere hæver i løn, er en del af det forventede overskud, og hver hævning påvirker egenkapitalen, som bliver mindre. I den standardkontoplan, vi arbejder med her i bogen, er der faktisk fem mellemregningskonti med ejeren: 6120 Årets indskud, kontant Balance 0, Årets hævninger, kontant Balance 0, Årets hævninger, øvrige Balance 0, Mellemregning Balance 0, Betalte B-skatter Balance 0,00 Disse fem konti dækker tilsammen alle mulighederne, og hvordan de bruges, er lidt forskelligt fra virksomhed til virksomhed. Men det vil være almindeligt at adskille de egentlige hævninger for eksempel en månedlig overførsel til ejerens private bankkonto fra løbende udlæg og refusion af småudgifter. Nogle bruger bare en enkelt konto til det hele, men hvis der er tale om beskatning efter virksomhedsordningen, er der nogle krav til dokumentationen, som er meget lettere at løfte, hvis hævninger, indskud og småudgifter adskilles fra hinanden. Betalte B-skatter er også en del af det beløb, ejeren hæver, selvom pengene ikke lander på ejerens private bankkonto, men går til at dække den skat, der ikke bliver indeholdt som kildeskat, når man er selvstændig erhvervsdrivende. Hvis der er tale om et interessentskab, er det meget vigtigt, at hver enkelt interessent har sin egen mellemregningskonto i egenkapitalen for at undgå, at der bliver usikkerhed om, hvem der har hævet hvor meget, eller hvem der har lagt ud for hvad. 103

104 11. Overvejelser i bogholderiet og eksempler på bogføring I bogføringen behandles mellemregningskontoen på samme måde som kassen og bank: Når ejeren har lagt ud for kontorartikler for 100 kr., bogføres det sådan: Konto Debet Moms Kredit Moms Kontorartikler I25 Mellemregning Når det passer ejeren (eller når der er penge i banken), kan ejeren vælge at overføre den saldo, han eller hun har stående på mellemregningen, sådan at den går i 0. Lad os sige, at ejeren inklusive det ovennævnte udlæg har kr. til gode i virksomheden og vælger at hæve dem fra virksomhedens bankkonto. Det udløser følgende bogføring: Konto Debet Moms Kredit Moms Udligning af mellemregning Hævet i bank Mange virksomhedsejere har et Dankort eller kreditkort til firmaets bankkonto såvel som til deres private. Det kan være svært at kende forskel, og derfor vælger nogle at betale de private indkøb med firmaets midler. I personligt ejede virksomheder er det helt lovligt, men regnskabsmæssigt er det noget rod: Der skal bogføres flere linjer i regnskabet, og jo større sammenblanding, der er mellem det private og erhvervsmæssige, jo mere usikkerhed bliver der om kvaliteten i bogholderiet. Det er en meget (gentager: meget) bedre løsning at overføre beløb til sin private bankkonto en gang om måneden, præcis som hvis man fik løn, og så holde virksomhedens bankkonto fri for alle de private småhævninger. 104

105 Selskaber I selskaberne er mellemregning med ejeren ikke placeret som en del af egenkapitalen, men under anden gæld, det vil sige længere nede i balancen. Det skyldes, at selskabet er en selvstændig juridisk enhed. Der er ikke på samme måde sammenhæng mellem selskabets og ejerens økonomi. For eksempel har ejeren og selskabet hver sit skatteregnskab, hvor de to ting er samlet for de personligt ejede virksomheder. Der er kun to måder, ejeren af et selskab kan få penge ud til sig selv på: Enten som løn beregnet og afregnet korrekt med A-skat, AM-bidrag og det hele, eller som udlodning af udbytte. Ejeren kan altså ikke lovligt gå og hæve ubeskattede midler fra virksomhedens konto. Heller ikke selvom det er hensigten at betale pengene tilbage inden regnskabsårets afslutning. Den slags kaldes ulovligt anpartshaverlån og udløser bemærkninger i årsrapporten. Derfor skal vi regnskabsmæssigt behandle ejeren som en hvilken som helst anden forretningsforbindelse, når det gælder løbende udlæg mv., dog med den væsentlige note, at mellemregningskontoen ikke må gå i debet: Virksomheden må ikke have penge til gode hos anpartshaveren, men gerne omvendt. Ukendte poster/analysekonto Det kan hænde, at vi i bogholderiet møder et bilag, som vi ganske enkelt ikke ved, hvordan vi skal bogføre. Eller måske oftere: At der findes en postering på for eksempel virksomhedens bankkontoudtog, som ikke er dokumenteret med et bilag, og som vi derfor ikke kan bogføre. For ikke at standse hele bogføringsprocessen, kan ukendte poster og ting, som skal undersøges eller dokumenteres nærmere, midlertidigt 105

106 11. Overvejelser i bogholderiet og eksempler på bogføring placeres på en ventekonto. Den hedder i e-conomic konto 9900 Analyse/fejlkonto. Analysekontoen er ikke en skraldespand: Posteringer, som bogføres her, forsvinder ikke, men dukker med 100 % s sikkerhed op igen på et senere tidspunkt, så hvis kontoen bruges, skal den også jævnligt afstemmes eller sagt på en anden måde: Saldoen på kontoen skal gå i 0 ved at alle problemer bliver løst så hurtigt som muligt, og under ingen omstændigheder må der overføres en saldo på denne konto til et efterfølgende regnskabsår. Rettelse og ompostering Der vil forekomme fejl. Enten regulære tastefejl eller konteringsfejl, hvor nogen beslutter sig om vedrørende placering af en omkostning eller noget tilsvarende. Det er som bekendt ikke muligt at slette en allerede bogført linje. Så længe posteringerne ligger i kassekladden, kan de rettes eller slettes, men bogført er bogført. Derfor vil fejl kun kunne rettes ved at lave en bogføring, som ophæver den tidligere. Lad os sige, at vi har købt kontorartikler for 100 kr. inklusive moms og betalt med kassen, men ved en fejl er kommet til at taste 1000 kr. ind i stedet for de 100 kr. Så ser bogføringen sådan ud: Konto Debet Moms Kredit Moms Køb af kontorartikler I25 Hævet fra kassen I dette tilfælde kan vi vælge at bogføre 900 kr. i kredit på konto 3600 og modpostere i kassen. Resultatet vil være, at der i debet står = 100 kr., hvilket er korrekt. Men det er ikke den bedste måde at gøre det på, for hvis vi på et senere tidspunkt skal lede efter bilaget, vil det være svært at finde det, fordi der ikke noget sted i 106

107 bogholderiet står de 100 kr., som bilaget faktisk handler om. Det er derfor bedre at ophæve fejlposteringerne helt og lave ny. Du skal bruge samme dato samme bilagsnummer samme tekst (evt. med en supplerende bemærkning om, at det er en rettelse) samme kontonummer samme momskode samme modkonto som det oprindelige bilag, men bogføringen skal ske i modsatte side. Herefter skal det bogføres korrekt. Fejlen ovenfor rettes derfor sådan: Konto Debet Moms Kredit Moms Køb af kontorartikler (korrektion) I25 Hævet fra kassen (korrektion) Køb af kontorartikler (korrekt beløb) I25 Hævet fra kassen (korrekt beløb) Hvis der er tale om en ompostering, altså en flytning mellem to konti i regnskabet, og begge konti har samme momskode (eller ingen momskode), er det hverken nødvendigt at have momskoden eller en eventuel modkonto med i omposteringen. Lige som med fejlrettelser bruger vi ved omposteringer alle de samme oplysninger: Dato, bilagsnummer osv. Omp. er en alminde- 107

108 11. Overvejelser i bogholderiet og eksempler på bogføring lig brugt forkortelse for ompostering, som kan tilføjes den tekstlinje, det vedrører. Forestil dig, at virksomheden har fået trykt reklamekuglepenne. De er i første omgang blevet posteret på kontorartikler, men de hører hjemme under reklame. Ompostering af et beløb fra kontorartikler til reklameomkostning: Konto Debet Moms Kredit Moms Reklamekuglepenne, omp Reklamekuglepenne, omp Her er hverken momskoder (det ville være I25 med samme beløb i både debet og kredit og momsen er blevet bogført, da bilaget oprindeligt blev registreret) eller modkonto. I nogle tilfælde er der tale om at flytte beløb mellem momsede og ikke-momsede konti, og da er det meget vigtigt at beholde momskoderne i omposteringerne. Momsafregning Efterhånden som der bliver bogført bilag med momskoder, vil de momskonti, som findes i passiverne, blive fyldt med posteringer helt automatisk. Når en momsperiode for eksempel et kvartal eller et halvår er afsluttet, gøres momsen op, og det har e-conomic en særlig rapport til, som du kan læse om i kapitel 14. Momsen indberettes herefter, og på en given dato vil momstilsvaret, altså det beløb, der skal betales i moms, blive hævet på virksomhedens Nemkonto. Eller i tilfælde af en negativ momsangivelse: Blive indsat på virksomhedens Nemkonto. Det er der ikke så mange ben i spørgsmålet er, hvad der skal ske bogføringsmæssigt. 108

109 Inden for bogholderi er der to trosretninger: Man kan vælge den grundige eller den lette vej. Den lette vej Den simple måde at styre momsen på er bare at bogføre momsbetalingen på kontoen for betalt moms den dag, pengene bliver hævet (eller indsat). Kontoen har i e-conomics standardkontoplan nummer Fordelen ved at bogføre på denne måde er ud over at det er enkelt at man (læs: revisor) uden videre kan aflæse det samlede beløb i udgående og indgående moms for hele året, og det er et tal, revisoren har brug for. Ulempen er, at det ikke er til at se direkte i balancen, hvor stor den aktuelle skyldige udgående moms og tilgodehavende indgående moms er. Den grundige vej Mange bogholdere vælger at bogføre momsafregningen på den måde, at de beløb, der bliver indberettet til SKAT, og som dermed danner grundlag for, hvad der betales i moms, flyttes væk fra kontiene for henholdsvis indgående og udgående moms og placeres på kontoen for betalt moms. Dermed nulstilles momskontiene, og det vil være tydeligt, når der bliver bogført efter momsperiodens udløb, hvor meget der løbende bliver registreret på de forskellige momskonti. Fordelen er overblik herunder at et eventuelt beløb, som er blevet bogført i en periode, der ellers allerede er afregnet moms for, bliver synligt og kommer med i den kommende momsangivelse. Ulempen er, at de samlede momssaldi ikke kommer til at fremgå af balancen. Og så at det er en lille smule men ikke meget besværligt. 109

110 11. Overvejelser i bogholderiet og eksempler på bogføring Bogføring med nulstilling af momskonti Dato: Den sidste dag i momsperioden. Dette er meget vigtigt, også selvom bogføringen ikke foregår på selve dagen. Vi tager en virksomheds momsafregning. De har indbetalt i alt kr., og beløbet fordeler sig sådan: Hvis man regner efter, stemmer opgørelsen fra e-conomic ikke. Der er en krone i difference, og det skyldes, at der er ørebeløb i bogføringen men ikke i momsopgørelsen. Den ørefejl vil vise sig, når vi skal bogføre momsen som nedenfor. Øredifferencer kan forekomme i rapporterne men er ret sjældne. For at bogføre momsen korrekt skal posteringen ske i den modsatte side af den almindelige bogføring. Så reduceres momskontiene med det beløb, der allerede er indberettet og betalt. Salgsmomskontoen skal altså debiteres, købsmomskontoen krediteres. Differencen skal ned på afregningskontoen. 110

111 Bogføringen af den ovennævnte momsangivelse vil se sådan ud: Konto Debet Moms Kredit Moms Afregnet udgående moms (salgsmoms) Afregnet indgående moms (købsmoms) Afventer overførsel på Betalt moms Når momsen bliver betalt, vil betalingen skulle bogføres, sådan at kontoen for betalt moms udlignes: Konto Debet Moms Kredit Moms Betalt moms Hævet fra bank til moms Altså kommer det til at se ud, som om du har betalt en krone for meget i moms. Men det vil regulere sig hen ad vejen, der er også et ørebeløb, som bliver medtaget næste gang. Om du vælger den lette eller den grundige metode er op til dig. Men når du først har valgt, så hold fast i det samme system hele regnskabsåret, for det skaber forvirring, hvis du skifter mellem de to sådan lidt tilfældigt fra gang til gang. Læs mere om indberetning og bogføring af moms i kapitel

112 12. Kvalitet i bogholderiet 12. Kvalitet i bogholderiet Et fejlfyldt bogholderi kan være værre end slet ingen bogføring: Virksomhedens ledelse skal kunne træffe beslutninger på alle planer, baseret på oplysninger fra bogholderiet og de nøgletal, som kan beregnes ud fra regnskabet. Derfor må vi i bogholderiet gøre os umage for at sikre, at kvaliteten er i orden: At bogføringen afspejler virkeligheden. Det handler blandt andet om at tjekke sig selv: Når bogføringen for en periode er færdig, læses bogføringen igennem for at undersøge, om der er åbenlyse fejl. Allerede inden vi trykker på Bogfør, kan vi udføre den mest grundlæggende kontrol: Stemmer de likvide konti? Det er sådan set alfa og omega det første og sidste sted, vi kan kontrollere vores arbejde med bogføring. Derfor har afstemning af de likvide konti fået sit helt eget kapitel 13. Men der er også andre faktorer, som har indflydelse på, om man kan tale om god kvalitet i bogholderiet: Bruttoprincippet Som beskrevet under afsnittet om byttehandler i kapitel 11, er det vigtigt at vise virksomhedens økonomiske aktiviteter i bogføringen, også selvom to transaktioner som for eksempel en byttehandel udligner hinanden. Det kaldes bruttoprincippet. Så genveje og forenklinger i bogføringen må ikke gå ud over muligheden for at se for eksempel den samlede omsætning, også selvom betalingen for en del af omsætningen foregår i naturalier. Konteringsvejledning De fleste virksomheder kan med fordel lave en konteringsvejledning, som kort fortalt er et dokument, hvor beslutninger om kontering skrives ned. Formålet er dels at dokumentere de valg, virksomheden har truffet, dels at sikre, at der er konsistens i bogføringen. 112

113 Konteringsvejledningen kan indeholde alle de emner, som ikke giver sig selv, for eksempel: Hvornår skal et indkøb af for eksempel et møbel bogføres som et anlægsaktiv, og i hvilke tilfælde afskriver man møblet med det samme? Bliver regninger for internetforbindelse, køb af domæner og telefoni bogført på samme konto og hvis ikke: Hvordan er reglen? Skal produktfoldere placeres under reklame eller under kontorhold og tryksager? Der er mange korrekte måder at bogføre på, men hvis bogføringen skal være af god kvalitet, skal man vælge et princip og fortsætte med det hele regnskabsåret. Bilagenes beskaffenhed Det er ofte muligt at bogføre uden at have bilaget i hånden. Men hvis vi skal opfylde kravene i bogføringsloven, er det nødvendigt, at man kan følge en postering tilbage til det oprindelige bilag. Ind imellem vil det dog ske, at et bilag mangler og ikke kan findes igen. Sker det i et enkelt eller meget få tilfælde, vil det være forsvarligt at lave et erstatningsbilag, som beskriver, hvad der er købt, og hvorfor bilaget mangler. Men da man faktisk ikke må søge moms retur vedrørende bilag, som ikke viser, hvor stort momsbeløbet er, vil det være bedst helt at undgå manglende bilag. Sløseri for eksempel at ejeren ikke husker at samle bilagene sammen, og bogføringen derfor sker ud fra bankkontudtoget og 113

114 12. Kvalitet i bogholderiet bogholderes bedste gæt er ikke acceptabelt. Og materialet kan blive underkendt af SKAT, hvis virksomheden bliver udtaget til kontrol. I bogholderiet handler det derfor om at skaffe det bedst mulige bilagsmateriale til enhver postering: En faktura er bedre end et kontoudtog fra leverandøren. Et kontoudtog fra leverandøren er bedre end en postering på virksomhedens bank. En postering på virksomhedens bank er bedre end en blå seddel fra ejeren. En Dankortkvittering er ikke det samme som et bilag: At der er hævet 240 kr. hos bageren er ikke dokumentation for, hvad der er købt. Der kunne være købt for 40 kr. og hævet 200 kr. over beløbet. For at være et gyldigt bilag, skal det fremgå, hvad der er købt, hvornår og hvor der er købt ind, og om der er indeholdt moms i beløbet. Supermarkedernes kassestrimler er udmærkede de har alle oplysninger med. 114

115 Detaljeringsgraden Man kan diskutere, hvor detaljeret bogføringen skal være. En høj detaljeringsgrad giver mange bogføringslinjer, hvilket på den ene side giver muligheder for at analysere enkeltdele af regnskabet. På den anden side kan en unødig høj detaljeringsgrad skabe uoverskuelighed. En lav detaljeringsgrad forenkler bogføringen. Men man kan også forenkle så meget, at bogføringen ikke længere giver et præcist billede af virksomhedens økonomi. Også her kan sjuskeri komme ind i billedet. For eksempel er det almindeligt i lejede erhvervslokaler, at huslejen reguleres en gang årligt. I forbindelse med denne huslejeregulering vil der ofte også være en regulering af depositum, sådan at depositummet hele tiden udgør for eksempel tre eller seks måneders husleje. Hvis man i bogføringen uden at skele til, hvad der faktisk er opgjort i fakturaen, bogfører hele fakturaen på huslejekontoen, vil depositummet ikke være korrekt, og man vil få en del af depositummet registreret som husleje og dermed som en fradragsberettiget omkostning, selvom depositum netop ikke er en fradragsberettiget omkostning. En flerbenet postering, som for eksempel denne faktura, kan bogføres på flere måder. 115

116 12. Kvalitet i bogholderiet Vi kan se, at der er købt både kaffe, rengøringsartikler, kabler, en printer og en køleboks. Nogle ville måske vælge at bogføre det hele på Diverse med moms (en konto, som ikke eksisterer i e-conomics standardkontoplan, men som nogle opretter). Det vil dog være en meget lav detaljeringsgrad og spørgsmålet er, om det er korrekt blandt andet fordi der måske ikke kan afløftes moms af kaffen: Hvis den bliver drukket af personalet, er der ikke momsfradrag. Nogle ville måske vælge at taste bilaget sådan: Her er der tale om en genvej for bogholderen, som har skrevet direkte af fra bilaget uden at tage hensyn til brugbarheden, altså en (for) høj detaljeringsgrad. Vi kan ikke umiddelbart se, hvor mange penge der er brugt på at købe for eksempel rengøringsartikler, og der er unødigt mange posteringslinjer. Det havde været mere elegant kun at have en enkelt linje vedrørende rengøringsartiklerne og en enkelt vedrørende småanskaffelser. 116

117 Det er et spørgsmål om stil og smag. Men i så fald vil kassekladden inden bogføring se sådan ud: Så når vi taler om detaljeringsgraden i bogholderiet, skal der findes en gylden middelvej: Ikke for meget, ikke for lidt. Kriterierne går på, at alt væsentligt skal med, regnskabet skal blive moms- og skattemæssigt korrekt, og vi skal ikke drukne brugerne af bogføringen i unødig information. 117

118 13. Afstemning af likvide konti 13. Afstemning af likvide konti Når vi taler om likvide konti, er det navnlig virksomhedens konti i pengeinstitutter, som der er bevægelser på dagligt eller ofte, der er i fokus. I nogle bogholderier stemmer bankkontoen altid. Det skyldes, at selvom man ikke må bogføre efter bankkontoudtoget, forstået på den måde, at man ignorerer bilagsmaterialet, så kan det sagtens lade sig gøre at bogføre ud fra bankkontoudtoget, sådan at man bogfører sine bilag i samme rækkefølge som posteringerne i banken, og derfor hele tiden kan følge med i, om saldoen stemmer. I det daglige arbejde i Regnskabsskolens bogholderi er det sjældent, at bogholderne indtaster bankposteringer. I langt de fleste tilfælde er det både hurtigst og sikrest at importere dem. Bankimporten er enkel at bruge, når man lige har prøvet et par gange, og på kan du både finde link til e-conomics vejledning og et par filer, du kan øve dig på i dit regnskab: Indholdet i kassekladden kan bare slettes efterfølgende. I e-conomic kan du følge med i saldoen i toppen af kassekladden. 118

119 For hver kassekladde kan man vælge tre beholdningskonti, som bliver vist. Tallene, som vises, er de saldi, der vil være posteret på kontiene, når kassekladden bliver bogført, og det vil derfor ændre sig, efterhånden som indtastningen i kassekladden skrider frem. Du kan vælge, hvilke tre konti du vil have vist, i Alle indstillinger under Regnskab og Kassekladde: Succeskriteriet er, at banken (og de øvrige likvide konti) stemmer præcist. Det vil sige, at den saldo, som vises på bankens kontoudtog, svarer præcist til den saldo, der vises i bogholderiet på en given dato. Hvis ikke banken stemmer, må den gennemgås linje for linje. Formålet er at finde ud af, hvad der mangler at blive bogført, for at skabe overensstemmelse mellem bankens noteringer og bogholderiets posteringer. 119

120 13. Afstemning af likvide konti Almindelige fejl kan være: et beløb er ikke blevet bogført, måske fordi bilaget mangler der er påløbet renter og gebyrer, som er blevet overset et beløb er blevet bogført to gange et beløb er blevet bogført i den forkerte side, det vil sige krediteret, hvor det skulle debiteres, eller omvendt. Er bankdifferencen lille, kan det måske falde en fortravlet bogholder ind, at beløbet er ubetydeligt, og hun (han) overvejer at lave en saldoafstemning. En saldoafstemning er en afstemning, hvor man ikke går ned i hver posteringslinje, men alene kikker på slutsaldoen og regulerer den. Det lyder besnærende, men det er ikke vejen frem! En bankdifference på for eksempel 100 kr. kan meget let bestå af mere end én fejl eller mange. Der kan være tale om en omkostning på kr. og en indbetaling på kr. Så selvom saldodifferencen er lille, kan den dække over flere og større fejl og mangler så der er ingen vej udenom: Banken skal afstemmes. Heldigvis er der hjælp at hente. e-conomic har en bankafstemningsfunktion, som du finder i Regnskab. Du klikker derefter på Bank ude til venstre og til sidst på Bankafstemning. Her kan man indlæse bankposteringerne fra netbanken og matche dem op mod det allerede bogførte. e-conomic sorterer så alt det, som ser ud til at stemme, fra, og vi får en liste ud over differencer. Funktionen er meget velegnet også til større afstemninger, hvor der måske er tale om tusindvis af linjer. Du skal være opmærksom på, at første gang du benytter bankafstemningen, så skal du indtaste primosaldoen. 120

121 Først vælger du den periode, du vil bankafstemme og derefter vælger du den konto, der skal afstemmes. Primosaldoen skal være den samme i både venstre side også kaldet systemsiden og i højre side, der i daglig tale går under navnet banksiden. Du peger på pilen, skriver beløbet i det felt, der dukker op og trykker enter : Så skal der afstemmes bank. Posteringerne på beholdningskontoen ser du til venstre. Du skal nu importere den bankfil, der skal afstemmes. Den skal som minimum indeholde Dato og Beløb. Du kan med fordel også importere en kolonne med en posteringstekst. Når du har importeret bankfilen, vælger du igen en periode og trykker derefter på Afstem automatisk : 121

122 13. Afstemning af likvide konti Nu dukker følgende pop up-vindue op: Du kan her sikre dig, at posteringen bliver afstemt automatisk, selv om der er forskellige datoer for posteringen på beholdningskontoen og posteringen på den importerede bankfil. Derudover kan du sørge for, at eventuelle flerbenede posteringer i kassekladden bliver afstemt automatisk, selv om de kun figurerer med en enkelt linje i bankfilen. Og omvendt. Du kan sikre dig automatisk afstemning, hvis flere posteringslinjer i bankfilen er samlet til én linje i kassekladden. Herefter trykker du Udfør. Alle posteringslinjer, der matcher, er nu afstemt. De resterende posteringslinjer skal nu afstemmes manuelt. De fremkommer ved, at du klikker på ikonet øverst til højre i linjen over posteringslinjerne. De skal være sorteret på samme måde typisk efter dato eller beløb - i både systemsiden og i banksiden. 122