Anette Sand. Bogen om bogføring for begyndere

Transkript

1 Anette Sand Bogen om bogføring for begyndere

2 Bogen om bogføring for begyndere af Anette Sand Regnskabsskolen A/S 2014 Udgivet af Regnskabsskolen Wesselsgade København N Tlf Forsideillustration: Anatoli Styf/iStock Layout: Emil Grønkær Svendsen Tryk: Scandinavian Book A/S 1. udgave, 1. oplag Denne bog er udgivet som trykt bog og som e-bog. ISBN (trykt): ISBN (e-bog): Gengivelse af denne bog eller dele heraf er ikke tilladt uden skriftlig tilladelse fra Regnskabsskolen A/S ifølge gældende dansk lov om ophavsret.bogen er udtryk for forfatterens fortolkning af gældende love og praksis. Der tages forbehold for fejl, mangler og udeladelser. Det understreges, at bogen er ment som inspiration til erhvervsdrivende og ikke kan sidestilles med konkret rådgivning udført af revisorer eller andre rådgivere. Forfatter og/eller udgiver kan på ingen måde gøres erstatningsansvarlig for de informationer, som findes i bogen uanset om disse informationer mod forventning skulle være ukorrekte. Forfatter og/ eller udgiver kan derfor ikke pålægges ansvar for skader eller tab, der direkte eller indirekte er pådraget på grundlag af de informationer, som findes heri. 2

3 0. Alt det, du ved Hvorfor skal vi bogføre? Bogholderiets begreber... 9 Kontoplan og kontonumre...9 Resultatopgørelse Balance Aktiver Passiver Finans, reskontro, debitorer og kreditorer Bilag og bilagsnumre Kontering Kontospecifikation/kontokort Kassekladde Bogføring Postering Afstemning Drift og status Bogføringskreds Økonomisystem Det dobbelte bogholderis fortryllende principper...21 Konteringsopgaver:...28 Løsninger på konteringsopgaverne: Kontoplanen...32 Inden du starter en bogføringskreds Kontering med og uden moms...37 Bogføring med almindelige momskoder Andre momskoder...39 Individuelle momskoder splitmoms Åbningsbalance og efterposteringer...42 Åbningsbalance Ingen åbningsbalance Enkel åbningsbalance...43 Åbningsbalance med debitor- og kreditorkartotek...46 Åbningsbalance midt i et regnskabsår...47 Øredifferencer...48 Efterposteringer

4 7. Overvejelser i bogholderiet og eksempler på bogføring...51 Flerbenede posteringer (fordeling på flere konti samme bilag) Varekøb/vareforbrug Elregninger...54 Lønsedler...56 Byttehandel...60 Mellemregninger Personligt ejede virksomheder: Selskaber:...64 Ukendte poster/analysekonto...65 Rettelse og ompostering Kvalitet i bogholderiet Bruttoprincippet...68 Konteringsvejledning...68 Bilagenes beskaffenhed...69 Detaljeringsgraden Afstemning af likvide konti Rapporter...76 Kontokort Saldobalance Afsluttende bemærkninger...78 Bilag 1: Kontoplan/Standardkontoplan for enkeltmandsvirksomhed med løn

5 0. Alt det, du ved Hvis du har købt denne bog, fordi du skal bogføre for allerførste gang, kan opgaven måske virke lidt overvældende. For når vi taler om bogføring med det dobbelte bogholderi, er der en række handlinger, som er nye og det gælder også i forhold til de ting man gør, når man arbejder med økonomi for eksempel budgetter i et regneark. Der er en helt ny termologi, som du vil komme til at bruge. Og dog er du alligevel godt forberedt. Alene det, at du har taget fat i en bog om emnet viser, at du er på rette spor: Selv om de forskellige regnskabsprogrammer og økonomisystemer gør, hvad de kan for at forklare arbejdsgange og features, er forståelsen af de grundlæggende principper i det dobbelte bogholderi vigtig for at kunne overskue bogføringen. Formålet med denne bog er, at forklare, hvad det dobbelte bogholderi går ud på give en introduktion til de begreber, som bruges i bogføringen og kommunikationen omkring bogføringen vise eksempler på, hvordan konkrete bilag bliver bogført pege på rutiner og handlinger, som kan medvirke til at sikre kvaliteten i bogføringen og forhåbentlig vise, at det ikke er så svært endda. 5

6 1. Hvorfor skal vi bogføre? 1. Hvorfor skal vi bogføre? Alle erhvervsdrivende virksomheder skal bogføre. Det står i bogføringsloven. Men selv om det ikke stod nogen steder, ville alle eller næsten alle virksomheder nok alligevel føre en eller anden form for regnskab for at holde øje med beholdningerne, indtjeningen og overskuddet. At bogføre vil sige at registrere virksomhedens økonomiske transaktioner, sådan at man kan holde rede på indtægter og omkostninger, beholdninger, tilgodehavender og gæld. Der er frit valg for, hvordan man vil bogføre: Det kan foregå med papir og kuglepen eller i et økonomisystem på computeren. Dog skal bogføringen opfylde nogle krav om, at der skal være et kontrol- og et transaktionsspor. Herudover må man ikke rette i materialet, uden at rettelsen tydeligt fremgår. Der er sådan set ikke noget krav om, at vi bruger det dobbelte bogholderi, som er langt det mest udbredte bogføringssystem, og som også er emnet i denne bog. Men det dobbelte bogholderi er det bedste system, fordi der er en række indbyggede kontrolforanstaltninger, som hjælper bogholderen med at holde styr på alle beholdningerne uden at skulle bruge det halve af tiden på at tjekke sig selv. At materialet ikke må korrigeres, uden at rettelsen tydeligt fremgår, har den betydning, at alle it-baserede bogføringsprogrammer er opbygget uden en slettefunktion: Når først en registrering er bogført, kan den ikke fjernes igen og erstattes af en anden. Rettelser vil derfor altid være synlige. Du kan i kapitel 11 læse mere om rettelser i bogføringen. Pointen er her, at rettelsen registreres, men at den oprindelige indtastning ikke bliver slettet. Derfor er simple regneark, som for eksempel hjemmegjorte bogføringssystemer i Excel, ikke 6

7 velegnede. De giver ingen form for sikkerhed for, at der ikke er foretaget udokumenterede rettelser i materialet. Selv om at der er helt specifikke krav til bogføringen for at den kan leve op til kravene i bogføringsloven, er der også mange beslutninger, som overlades til hver enkelt virksomhed. For eksempel hvor detaljeret bogføringen skal være: Hvis du har en virksomhed, som køber og sælger varer i Danmark, er det frit op til dig at bestemme, om du vil have en enkelt konto altså linje i regnskabet som viser varekøbet, eller om du vil have mange, sådan at du kan dele dine varekøb op i forskellige grupper. Bogføringslovgivningen lægger op til, at hver virksomhed selv skal tilrettelægge de daglige rutiner under hensyn til virksomhedens art og omfang, hvilket blandt andet vil sige, at der er forskellige krav til forskellige virksomheder. Nogle af disse krav kan du læse mere om i de kommende kapitler, og ellers kan information findes i bogføringsloven, som du kan finde på retsinformation.dk. Når der nu skal bogføres alligevel, er det vigtigt for virksomhederne at tilrettelægge arbejdet sådan, at det også giver mest muligt udbytte for virksomheden. Det er ikke kun for at leve op til forskellige lovkrav, at arbejdet bliver udført. Hvis det tilrettelægges fornuftigt, så kan bogføringen give virksomheden korrekte tal til momsangivelsen periodiske rapporter om virksomhedens resultat og status overblik over, hvilke kunder der skylder virksomheden penge og hvor mange kreditorer virksomheden har - altså værdifuld information til likviditetsberegningerne 7

8 1. Hvorfor skal vi bogføre? et godt grundlag for udarbejdelse af årsregnskab/årsrapport. Selv om bogholderifunktionen hovedsageligt handler om at beskrive ting, som allerede er foregået, er det dog en central funktion i mange virksomheder. Ikke sjældent er det bogholderen, som først bliver opmærksom på krisesignaler eller udviklingstendenser, som virksomhedens ledelse bør rette sit fokus mod. At regnskabet er retvisende ikke bare ved årsafslutningen, men også i løbet af året er derfor både vigtigt og nødvendigt for de virksomheder, som ønsker den bedst mulige information at styre økonomi og aktiviteter ud fra. 8

9 2. Bogholderiets begreber Når du taler med andre om bogholderi og regnskab, vil du støde ind i nogle ord og udtryk, som er en del af det almene fagsprog i arbejdet med bogføring, uden at der egentlig er tale om beskrivelse af bogføring og det dobbelte bogholderi. Jeg bruger de ord også her i bogen, og de mest almindelige bliver præsenteret her i kapitlet. Udtrykkene debet og kredit, som er meget centrale og væsentlige, når man bogfører, er ikke med i dette kapitel. Til gengæld handler kapitel 3 om det dobbelte bogholderis principper, herunder især debet og kredit. Kontoplan og kontonumre Kontoplanen er en liste over de linjer (konti), som man kan registrere sine omkostninger, indtægter og andre økonomiske bevægelser på i bogføringen. Kontoplanen er som regel opbygget sådan, at hver konto har et kontonummer og det er dette kontonummer, der bruges, når man taster i sit økonomisystem. Kontoplanerne i Danmark er bygget sådan op, at vi har indtægterne øverst, herefter omkostningerne. Nedenunder kommer så virksomhedens aktiver og passiver, altså balancen. Læs mere om balancen i afsnittet Balace i dette kapitel. Lad os forestille os en lille bitte personligt ejet virksomhed, som ikke laver andet end at købe og sælge bananer. Hvis vi lige i øjeblikket ser bort fra momsen, kunne kontoplanen se sådan ud: 9

10 2. Bogholderiets begreber Kontonummer: 10 Kontonavn: 1 Salg af bananer 2 Køb af bananer 3 Andre omkostninger 4 Kontantkasse 5 Egenkapital Det vil altså sige, at der er 5 konti i denne kontoplan. Hver konto har et kontonummer. Hvis bananhandleren har solgt bananer for 15 kr., vil det altså være konto 1, han skal registrere salget på. Hvis pengene er lagt i kassen, skal beløbet også registreres på konto 4. I rigtige virksomheder kan man dog ikke klare sig med 5 konti. Der skal mange flere til, og kontonumrene er som regel mere end et enkelt ciffer, men det kommer jeg nærmere ind på senere. Der er meget vide rammer for, hvordan man må bygge sin kontoplan op i Danmark. Og det vil sige, at stort set hvert eneste økonomisystem og mange af revisorerne har deres helt egen standardkontoplan, som de foretrækker at bruge. Herudover vil de fleste virksomheder lave ændringer og tilpasninger i kontoplanen, sådan at den matcher virksomhedens behov. Det, som er vigtigt, er rækkefølgen i kontiene og at man har alle de konti med, som er relevante for den pågældende virksomhed. Du kan læse mere i kapitel 4 om den kontoplan, vi bruger her i bogen. Resultatopgørelse I hovedtræk kan man sige, at et virksomhedsregnskab er bygget op i to halvdele: Resultatopgørelsen og balancen. Resultatopgørelsen opgør, som ordet mere end antyder, regnskabets resultat. Det betyder, at alt, som påvirker virksomhedens resultat (bundlinje, overskud/underskud), skal med i resultatopgørelsen. Hvis vi tager eksemplet med bananhandleren fra før, så vil konto 1, 2 og 3 være en del af resultatopgørelsen: Det er salget og de omkostninger, der

11 er forbundet med at drive virksomheden, altså varekøbet og øvrige omkostninger, der sammlt giver resultatet. Derimod fortæller kassebeholdningen og egenkapitalen ikke i sig selv noget om, hvorvidt virksomheden giver overskud eller underskud. De er derfor ikke en del af resultatopgørelsen. Når et regnskab er bogført, kan man få vist en resultatopgørelse. Den gælder for en periode. For eksempel kan vi få en resultatopgørelse, som viser resultatet for januar måned, 1. kvartal eller hele regnskabsåret. Det kommer an på, hvad vi skal bruge resultatopgørelsen til. Hvis vi har hentet en resultatopgørelse for 1. kvartal, viser den vores indtægter og omkostninger for 1. kvartal. Vi kan så se, om der er et foreløbigt underskud eller overskud og vi kan også aflæse omsætningens størrelse og hvilke omkostninger, vi har haft. Balance Balancen er den del af regnskabet, som beskriver, hvad virksomheden ejer (aktiver), og hvordan virksomheden er finansieret (passiver). Læs mere om aktiver og passiver i de kommende to afsnit i dette kapitel. I bananhandlerens lille kontoplan fra afsnittet Kontoplan og kontonumre er konto 4 og 5 balancekonti: De handler ikke om, hvad virksomheden har af indtægter og omkostninger, men om, hvad virksomheden ejer (kassebeholdningen) og hvordan virksomheden er finansieret (egenkapital). Balancen giver et øjebliksbillede på en bestemt dato. Det vil sige, at en balance udskrives pr. en bestemt dato, for eksempel xx. I balancen kan man på den ene side læse, hvad virksomheden ejer pr. denne dato og til hvilken værdi det er med i regnskabet (aktiver). På den anden sidekan vi se, hvordan virksomhedens aktiver er finansieret (passiver). Aktiverne og passiverne er altid lige store, når man ser på et afsluttet regnskab. Hvis du sidder med et regnskab lige nu og ikke kan se, at aktiverne og passiverne er lige store, så skyldes 11

12 2. Bogholderiets begreber det formentlig, at resultatet (bundlinjen fra resultatopgørelsen) ikke er kommet med ned i passiverne, som det skal. Læg resultatet til egenkapitalen så skulle aktiver og passiver gerne være lige store. Aktiver Aktiver er virksomhedens værdier. I bilag 1 til årsregnskabsloven er aktiverne defineret som Ressourcer, som er under virksomhedens kontrol som et resultat af tidligere begivenheder, og hvorfra fremtidige økonomiske fordele forventes at tilflyde virksomheden. Det vil sige, at aktiver er noget, som virksomheden ejer eller kan disponere over og som man forventer at kunne tjene penge på. Rent praktisk taler vi om aktiver i forskellige grupper, hvoraf de fleste virksomheder har: Anlægsaktiver, både immaterielle og materielle. F.eks. kan immaterielle aktiver være goodwill, patenter og rettigheder, mens materielle anlægsaktiver kan være bygninger, biler, maskiner og lokaleindretning. Omsætningsaktiver, som kan være varelager, tilgodehavender og likvide konti, for eksempel bankkonti og kontantkasse. I bogholderiet er aktiverne listet op i en bestemt rækkefølge, som (mere eller mindre præcist) følger de skemaer, som følger med årsregnskabslovens bilag 2. Aktiver er derimod ikke småting, som bliver købt og forbrugt løbende: Kuglepenne, papir og printerpatroner til kontorets eget 12

13 brug og som købes ind efter behov, er ikke aktiver, men hører til som løbende omkostninger i resultatopgørelsen. De samlede aktiver viser noget om, hvor mange penge, der er investeret for at drive den pågældende virksomhed. Passiver Passiverne er virksomhedens gæld til enten ejeren/ejerne eller andre. En virksomheds aktiver kan være finansieret på forskellige måder, og hvordan virksomheden er finansieret, fortæller noget om, hvor solid den er. Passiverne kan deles op i to hovedgrupper: Egenkapital (ejernes eget indskud plus virksomhedens resultat minus hævninger) Fremmedkapital (gæld til andre end ejerne, f.eks. bankgæld, kreditorer og skyldig moms) Finans, reskontro, debitorer og kreditorer Udtrykket reskontro dækker over den bog, hvori en virksomhed styrer de økonomiske mellemværender med sine forretningsforbindelser. Siden bogholderiet er flyttet fra faktiske bøger til computere, er ordet stort set afskaffet i daglig brug, men reskontroen er det samme som virksomhedens samlede debitor- og kreditorkartotek. Debitorer er dem, som virksomheden har penge til gode hos. Der er i de fleste tilfælde tale om kunder, som har fået en vare eller ydelse leveret og modtaget en faktura. I den periode, der går, fra fakturaen er udstedt til kunden betaler, er kunden en del af virksomhedens debitormasse. Kreditorer er dem, som virksomheden skylder penge. Leverandører af varer og ydelser, som ikke får kontant betaling, men sender en 13

14 2. Bogholderiets begreber faktura med et betalingstidspunkt efter faktureringsdatoen, er en del af virksomhedens kreditormasse. Alt, hvad der ikke bogføres som reskontro, er en del af finansbogføringen. Finansbogføring foregår ved, at man bogfører på de konti, der er i kontoplanen. Det vil sige, at registrering af en kundes indbetaling ikke er finansbogføring, hvis virksomheden har et debitorkartotek, hvor hver kunde har en konto. Nogle virksomheder vælger at holde al deres bogføring i finansen, for eksempel hvis der er tale om en butik med kontantkøb og -salg, og der derfor ikke er nogen fordel ved at have en reskontro. Bilag og bilagsnumre For at regnskabet kan leve op til bogføringslovens krav, skal der foreligge bilagsmateriale bag hver bogføringslinje. Bilag er skriftlig dokumentation for, hvorfor vi har bogført et beløb i bogholderiet. Når det gælder bilagsmateriale, skal du altid bruge det bedst mulige materiale, du kan skaffe. Og det vil som hovedregel sige originalfakturaer. Der er nogle transaktioner, hvor man ikke får en egentlig faktura, f.eks. renter på bankkontoen. Da bruges bankens kontoudtog som bilag. Eksterne bilag er bedre end interne bilag. Altså bilag, du har fået fra den du har handlet med, vægter tungere end bilag, som virksomheden selv har produceret. Men hvis der foretages en handling, som ikke medfører at du får udleveret et eksternt bilag, skal der laves et internt bilag, så der ikke senere bliver tvivl om, hvad bogføringen egentlig vedrører. Eksempler på interne bilag kan være: Opgørelse af varer, som ejeren udtager til privatforbrug, og varer, som skal registreres, fordi de er blevet for gamle og smides ud (og derfor ikke længere er på lager). 14

15 Du skal være opmærksom på, at hvis virksomheden er momsregistreret, må man ikke afløfte (fradrage) momsen, hvis den ikke fremgår af bilaget. Derfor er kontoudtog fra en leverandør ikke tilstrækkeligt momsbeløbet fremgår nemlig ikke. Der skal rigtige fakturaer til. Bilagene skal nummereres og nummeret skal fremgå både af bogføringen i økonomisystemet og af selve bilaget. Bilagsnumre skrives på bilagene, som regel i øverste højre hjørne, og det samme nummer skrives under Bilag, når man bogfører. På den måde kan man altid finde tilbage til det relevante bilag. Bilagene skal opbevares i nummerorden, og det må gerne ske elektronisk, så længe der ikke bliver problemer med udskrivning i klartekst, og du er sikker på at have så mange backups, at materialet ikke forsvinder. De fleste vælger dog at opbevare bilagene i ringbind, hvor bilagsnummeret står på bilaget, og hvor bilagene ligger i nummerrækkefølge med det laveste nummer bagerst i mappen. Kontering At kontere et bilag vil sige, at man beslutter, på hvilken konto eller konti i kontoplanen man vil placere omkostningen eller indtægten. I større bogholderier er det almindeligt, at konteringen og bogføringen er delt op mellem flere personer, sådan at det ikke er den person, som bogfører bilagene, der også konterer dem. I så fald er det almindeligt at skrive kontonummeret på bilaget. Nogle har endda et konteringsstempel til formålet. Hvis man ikke har et stempel, kan man skrive kontonummeret med D foran, hvis der er tale om en postering i debet, og K foran, hvis det er noget, der skal stå i kredit. I små bogholderier er det ofte den samme person, som konterer og bogfører bilagene. Det er ikke alle, som skriver konteringen på 15

16 2. Bogholderiets begreber bilaget nogle gør, andre springer over. Der er ikke egentlig noget forkert i ikke at skrive konteringen på bilaget, men hvis man gør det, giver det et ekstra overblik, når man (eller måske revisoren) senere bladrer i materialet. Kontospecifikation/kontokort En kontospecifikation eller et kontokort er en visning af, hvilke beløb, der er bogført på en konto i en bestemt periode. Hvis vi ser på bananhandleren fra afsnittet Kontoplan og kontonumre i marts måned, har han bogført omkostninger på konto 2 køb af bananer, altså brugt penge på køb af varer til videresalg. Det kan for eksempel se sådan ud (og vi ignorerer stadig momsen): Dato Bilag Tekst Omkostning/Debet Indtægt/Kredit Saldo xx Overført xx 25 Bananer fra Leverandør xx 29 Bananer fra Leverandør xx 32 Bananer fra Leverandør xx 33 Retur Leverandør xx 36 Bananer fra Leverandør xx 37 Bananer fra Leverandør På kontokortet kan vi se, at indtil den 1. marts 20xx havde bananhandleren i alt brugt kr. på køb af bananer. Den 1.3. købte han for yderligere kr. Det kan vi se på bilag 25, hvis vi slår op i bilagsmappen. Hermed har den samlede omkostning til og med 1.3. været kr. det fremgår af saldoen yderst til højre på kontokortet. Den 9.3. er der bogført et beløb i indtægtssiden på 200 kr. Det er penge, som bananhandleren har fået retur fra sin leverandør. Enten har han afleveret bananer tilbage, eller også har han fået pengene 16

17 retur, fordi bananerne ikke levede op til forventningerne. Så falder saldoen tilsvarende med 200 kr. Kontokortene eller kontospecifikationerne er altså detaljerede oversigter over, hvad der er bogført på hver enkelt konto i regnskabet i en bestemt periode. Det er kontiene i bogføringen, som danner grundlag for alle rapporter og udtræk. Kassekladde Kassekladden er et sted, hvor man taster sine bilag ind. Alle relevante oplysninger om bilaget skrives her. Det kan for eksempel være dato, bilagsnummer, tekst, beløbets størrelse, samt hvilken konto det skal stå på, og hvis der er tale om en betaling hvor pengene er taget fra, altså om det er en udbetaling fra banken eller kassen. Som det fremgår af navnet, er der tale om en kladde: Så længe bilaget kan ses i kassekladden, er det ikke rigtig bogført, og det vil sige, at man kan rette i tekst eller tal, eller man kan helt slette bilaget. Vi kommer til at beskæftige os meget med kassekladden i denne bog Bogføring Udtrykket bogføring bruges i daglig tale meget bredt om at arbejde med bogholderiet. Så når folk siger, at de bogfører, kan det godt være, at de i virkeligheden konterer eller afstemmer. Hvis vi skal være helt præcise, kan man sige at bogføring er, når man omdanner noget fra en kladde (for eksempel i kassekladden) til en linje i bogholderiet, som så ikke længere kan slettes. Når først et bilag er bogført, kan det ikke fjernes igen uden spor. I gamle dage, altså dengang bogføring rent faktisk betød at føre noget ind i bøger, foregik der en hel del mellemregninger i kladdebøger, og først når alting stemte, og bogholderen var sikker på at det var korrekt, blev det ført ind i for eksempel hovedbogen. Nu kan man 17

18 2. Bogholderiets begreber sige, at alting er kladder, indtil vi trykker på bogfør. Men ligesom for de gamle bogholdere gælder det, at vi ikke trykker på bogfør, før vi er sikre på at det, vi er ved at bogføre, er korrekt, netop fordi det ikke kan fjernes igen. Laver vi en fejl, skal den rettes ved at bogføre flere linjer, som ophæver fejlen. Det kan du læse mere om i kapitel 11, hvor fejlrettelser har fået et afsnit for sig selv. Postering Når vi taler om en postering, mener vi en bogført linje. Der er altså tale om enhver registrering på en konto i regnskabet. Et bogholderis størrelse kan måles i antal posteringer, som er en mere præcis beskrivelse end antal bilag. Afstemning Afstemning er en arbejdsopgave i bogholderiet, som går ud på at kontrollere, at alt er bogført korrekt. Der er nogle konti, som afstemmes hyppigere end andre, og hvor meget tid der går med afstemning, afhænger af hvor hensigtsmæssigt bogholderiet er tilrettelagt og hvor stort regnskabet er. Afstemning af kassen, bankkontoen og andre likvide konti er fast rutine i alle regnskaber. Det vil sige, at når vi er færdige med at bogføre for en periode, for eksempel april måned, kontrolleres bogholderiet. Herved sikrer vi, at det beløb, der ligger som kontanter i kassen, er det samme beløb, som det vi kan aflæse i bogføringen. Hvis det ikke er tilfældet, skal det hele nærlæses og fejlen findes. I kapitel 13 kan du læse mere om bankafstemning. Drift og status De to udtryk, som jeg tidligere har beskrevet: resultatopgørelse og balance, dækker over de to dele af virksomhedens regnskab. De viser dels virksomhedens indtægter og omkostninger (resultatopgørelsen), dels virksomhedens aktiver og hvordan de er finansieret, altså passiverne. Aktiverne og passiverne udgør balancen. 18

19 I bogholderiet taler vi om bogføring i henholdsvis drift og status. Driften er de konti, som vedrører virksomhedens resultat. Så når vi siger, at et bilag skal bogføres i driften, mener vi som hovedregel, at det skal bogføres på en konto i resultatopgørelsen. Når vi derimod taler om, at noget skal bogføres i status, er der tale om balancen. I kontoplanen bliver hver konto markeret som enten en driftskonto eller en statuskonto, når den bliver oprettet. Man kan godt lave en driftskonto og placere den i balancen. Det får ingen betydning i det daglige, men til gengæld kan det give vrøvl ved årsafslutningen af regnskabet, hvis man ikke er opmærksom på det. Så der skal være en rigtig god forklaring, hvis man opretter driftskonti i balancen eller en statuskonto oppe i den del af kontoplanen, som viser virksomhedens drift eller resultatopgørelse. Bogføringskreds En bogføringskreds er en komplet kontoplan, der kan bogføres i, og hvor der er balance. Udtrykket bogføringskreds bruges, når man for eksempel taler om et regnskab, som er sammensat af flere måske et koncernregnskab. Hvis koncernregnskabet består af et moderselskab og 3 dattervirksomheder, er det almindeligt, at man har fire bogføringskredse: En for hver af dattervirksomhederne og en for moderselskabet, som samtidig også er dér, hvor man samler hele koncernregnskabet ved årsafslutningen. Når vi taler om et større projekt i en eksisterende organisation, kan vi diskutere, om projektet skal have sin egen bogføringskreds eller integreres i den større organisations regnskab. Som hovedregel har små og mellemstore virksomheder kun en enkelt bogføringskreds. 19

20 2. Bogholderiets begreber Økonomisystem Et økonomisystem er et stykke software, som man kan bruge til at bogføre i. Alt efter hvilket økonomisystem, der er tale om, kan man også udføre andre opgaver, som vedrører virksomhedens økonomi. Det gælder for eksempel fakturering, budgettering og udskrivning af økonomiske rapporter i økonomisystemet. Der findes mange økonomisystemer at vælge imellem og det er ikke til at sige noget om, hvilket der er det bedste. Det afhænger af mange ting: Størrelsen på virksomheden, herunder om der skal være adgang for flere brugere, er et væsentligt parameter. Men også spørgsmål om funktionalitet, kan være afgørende: Skal der være lagerstyring i økonomisystemet, er der brug for projektstyring, tidsregistrering, integration til netbutik? Almindeligt brugte økonomisystemer i mindre virksomheder er for eksempel e-conomic, SummaSummarum, Dinero, Saldi og C5 men der er mange andre. Tendensen er, at flere vælger webbaserede programmer, hvor man betaler et beløb månedligt for brugen frem for at købe og installere et program på sin egen computer. Andre almindeligt brugte ord for økonomisystem er bogføringsprogram og regnskabsprogram. 20

21 3. Det dobbelte bogholderis fortryllende principper Det dobbelte bogholderi er en gammel opgørelsesmetode, men den har kun været brugt sporadisk i virksomhederne i Danmark indtil godt op i det 20. århundrede. Imidlertid er der rigtig mange fordele ved at føre sit regnskab i det dobbelte bogholderi, og med de moderne it-baserede økonomisystemer er arbejdet også gjort så tilgængeligt, at alle eller næsten alle nu bogfører med det dobbelte bogholderi. Enhver konto har en debetside og en kreditside. Det vil sige, at når vi bogfører en postering på en konto, sker det enten i debet eller i kredit. Debet: Vi øger beholdningen. Kredit: Vi mindsker beholdningen. Samtidig er det et krav i det dobbelte bogholderi, at der altid er balance. Det vil sige, at hver gang vi debiterer noget et sted i regnskabet, skal vi kreditere et tilsvarende beløb samtidig. Alle økonomisystemer er bygget sådan op, at der laves en balancekontrol altså om der er lige meget i debet og kredit for eksempel når man bogfører i kassekladden. Hvis der ikke er lige meget i debet- og kreditsiden, nægter systemet at udføre ordren bogfør. Der er altså to sider af samme sag: En debetside og en kreditside. Det tager vi lige et par eksempler på. Vi bruger bananhandleren fra kapitel 2 igen. Bananhandlerens kontoplan kan du se i kapitel 2, i afsnittet Kontoplan og kontonumre. 21

22 3. Det dobbelte bogholderis fortryllende principper Eksempel: Bananhandleren køber for kr. bananer. For at kunne bogføre bilaget, skal der være følgende oplysninger til stede: 1. Der skal være et bilag, hvor vi kan se datoen for transaktionen (dette er kun nødvendigt, fordi vi arbejder ud fra den tankegang, at det også skal være et lovligt og dermed dokumenteret bogholderi. Rent praktisk kan man godt bogføre uden at se på bilaget). 2. Vi skal vide, hvad der er købt (i dette tilfælde bananer). 3. Vi skal vide, hvordan bananerne er betalt: Er det med penge fra kassen, er det fra firmaets bankkonto (sådan en har bananhandleren ikke), har ejeren selv lagt ud? Eller er bananerne måske slet ikke betalt, så vi skylder pengene til leverandøren? I dette tilfælde siger vi, at bananerne er købt den xx. Det er bananhandleren selv, der har været ude for at hente bananerne, og han har betalt med kontanter fra kassen. For at finde ud af, hvad der skal i debet og kredit, skal vi spørge os selv: Hvad bliver der mere af? Det, som der bliver mere af, skal stå i debet. Og hvad bliver der mindre af? Det skal stå i kredit. Når bananhandleren køber bananer, ejer virksomheden flere bananer. Derfor skal konto 2 Køb af bananer debiteres. Samtidig bli- 22

23 ver der færre kontanter i kassen. Når kassebeholdningen mindskes skal den krediteres. Bogføring pr xx: Kontonummer Kontonavn Debet Kredit 2 Køb af bananer Og samtidig skal vi registrere, hvor pengene kom fra: Kontonummer Kontonavn Debet Kredit 4 Kontantkasse Da vi her bogfører på papir, må vi selv lave kontrollen: Vi tæller sammen, hvor meget der er i debet- og kreditkolonnen: Der er kr. i begge, og derfor er det en gyldig postering, som kan bogføres. For at kunne bogføre med det dobbelte bogholderi skal der altid være balance. Det vil sige, at der skal posteres lige meget i debetsiden og kreditsiden. Hvis man bogfører i hånden, kan der ske en fejl, men ved bogføring i et it-baseret økonomisystem vil der være hjælp at hente, da økonomisystemerne nægter at bogføre en kassekladde, hvor der ikke er balance mellem debet og kredit. Nu har bananhandleren købt for kr. bananer. Dem vil han gerne sælge. Stadig med kontoplanen fra kapitlet Kontoplan og kontonumre og uden at vi tager hensyn til momsen: Eksempel: Bananhandleren sælger bananer for kr. For at kunne bogføre salget skal der være følgende oplysninger til stede: 23

24 3. Det dobbelte bogholderis fortryllende principper 1. Der skal være et bilag, hvor vi kan se datoen for salget. Der kan være tale om en kasseopgørelse, sådan at beløbet faktisk består af flere små salg, som tælles sammen sidst på dagen. 2. Vi skal vide, hvad der er solgt (i dette tilfælde bananer). 3. Vi skal vide, hvordan bananerne er betalt: Har kunderne betalt kontant til kassen? Eller har de fået en faktura til senere betaling? Eller har kunderne betalt kontant og ejeren taget pengene med hjem til privatforbrug? I dette tilfælde siger vi, at bananerne er købt den xx. Bananhandleren har solgt bananerne og lagt pengene i kassen. For at finde ud af, hvad der skal i debet og kredit, skal vi spørge os selv: Hvad bliver der mere af? Det, som der bliver mere af, skal stå i debet. Og hvad bliver der mindre af? Det skal stå i kredit. Når bananhandleren sælger bananer, ejer virksomheden færre bananer, end de gjorde før. Derfor skal konto 1 Salg af bananer krediteres. Samtidig bliver der flere kontanter i kassen. Når kassebeholdningen øges, skal den debiteres. Bogføring pr xx: Kontonummer Kontonavn Debet Kredit 1 Salg af bananer

25 Og samtidig skal vi registrere, hvor pengene landede: Kontonummer Kontonavn Debet Kredit 4 Kontantkasse Ligesom i eksemplet før tæller vi sammen: Der er lige meget i debet og kredit, så posteringerne balancerer, og vi kan bogføre salget. I det dobbelte bogholderi handler det om at holde styr på sine beholdninger. For logisk tænkende mennesker kan det virke urimeligt, at salget skal i kredit. For der bliver jo netop ikke mindre af det samlede salg, når vi sælger noget mere. Men det dobbelte bogholderi understøtter styring af beholdninger mere end noget som helt andet (herunder resultat), og derfor skal vi tænke sådan: Når vi sælger bananer, stiger vores beholdning af penge, og samtidig falder vores beholdning af varer. Altså skal bankkontoen eller kassen debiteres (beholdningen øges), mens vores salgskonto skal krediteres (beholdningen af varer mindskes). Tilsvarende, hvis vi lever af at sælge tid: Hver gang vi sælger en times arbejde, har vi en time mindre at disponere over selv, så vores tid-til-salg-konto (altså salgskontoen vedrørende timearbejde) krediteres. Når vi taler om virksomhedens egenkapital, så er den i forhold til virksomhedens bogføring en gæld (til ejerne). Derfor passer det godt, at når gælden bliver større eller beholdningen mindre, skal der krediteres. 25

26 3. Det dobbelte bogholderis fortryllende principper Hvis vi ser på det samlede regnskab, altså både resultatopgørelsen og balancen, ser det sådan ud: Debet: Omkostninger Aktiver Kredit: Indtægter Passiver Hovedreglen er, at omkostninger (udgifter) og aktiver posteres i debet mens indtægter og passiver posteres i kredit. Så hvis vi har en bananhandler, som har solgt varer for kr. og han har købt varerne for kr., alt sammen gennem kontanthandel, ser hans samlede regnskab for de to transaktioner sådan ud: Debet Køb af bananer kr. Aktiver Kontantkasse kr. Kredit Salg af bananer kr. Passiver Der er altså lige meget i debet og kredit, så regnskabet stemmer. På konto 1 og 2, altså salg og køb af bananer, er der kun en enkelt postering, men på kontantkassen, konto 4, er der to posteringer, som tilsammen giver kr. Hvis vi ser på kontoen Kontantkasse, ser den sådan ud, hvis der lå kr. i kassen fra starten: Dato Bilag Tekst Omkostning/Debet Indtægt/Kredit Saldo xx Overført xx xx Kontantkøb af bananer xx xx Salg af bananer

27 Ved køb af bananer den 28.3 falder beholdningen af penge i kassen. Derfor kredit. Dagen efter sælger vi bananerne, og så stiger beholdningen af kontanter i kassen debet. Bogføring for en virksomhed med det dobbelte bogholderi handler altså om at identificere økonomiske transaktioner, som virksomheden har foretaget, og få dem placeret på de rigtige konti og i den rigtige side det vil sige i debet eller kredit. Formålet er at kunne dokumentere og redegøre for virksomhedens resultat, hvordan man er kommet frem til det, samt virksomhedens status eller balance: Hvilke aktiver virksomheden ejer, og hvordan aktiverne er finansieret altså passiverne. Det fine er, at eftersom man slet ikke kan komme til at bogføre uden at have lige meget posteret i debet- og kreditsiden, vil der altid være en balance i bogholderiet som helhed. Eller sagt på en anden måde: Der kan ikke forsvinde værdier, uden at vi kan redegøre for, hvor de er forsvundet hen. Der er styr på beholdningerne. Det vanskelige er at få placeret de forskellige posteringer korrekt i debet og kredit. Så her kommer bananhandlerens kontoplan igen. Eftersom der her kun er 5 konti at vælge imellem, er det svære ikke valg af konto, men derimod debet-kredit-gymnastikken, som vi koncentrerer os om i de nedenstående eksempler. Bananhandlerens kontoplan: Kontonummer: Kontonavn: 1 Salg af bananer 2 Køb af bananer 3 Andre omkostninger 4 Kontantkasse 5 Egenkapital 27

28 3. Det dobbelte bogholderis fortryllende principper Konteringsopgaver (løsningerne kommer nedenfor): Vi tager en række af bananhandlerens bilag. For hvert bilag skal du beslutte, hvilke to konti det vedrører, og hvordan der skal konteres i debet og kredit. Spørg dig selv: Hvad bliver der mere af (debet), og hvad bliver der mindre af (kredit)? Opgave 1: Der er købt bananer for kr. Bananhandleren havde ikke kassen med og lagde ud ved at betale med sit private Dankort. Opgave 2: Bananhandleren køber kontorartikler for 300 kr. Pengene tages fra kassen. Opgave 3: Der sælges bananer for kr. Beløbet lægges i kassen. Opgave 4: Bananhandleren tager kr. i kassen til privatforbrug. Opgave 5: Bananhandleren leverer for 200 kr. af de købte kontorartikler tilbage, fordi det var et fejlkøb. Han får 200 kr. kontant, som han bruger til private indkøb. Løsninger på konteringsopgaverne: Løsning 1: Vi starter med, hvad der bliver mere af: Bananer. Det vil sige banankøbet skal i debet. Bagefter ser vi på, hvad der bliver mindre af. Der bliver mindre af egenkapitalen. Hvis pengene var taget af kontantkassen, var det den, der var blevet mindre af. Men nu er beløbet lagt ud af ejeren privat og så er det egenkapitalen, der bliver påvirket. 28

29 Debet: Konto 2, køb af bananer Kredit: Konto 5, egenkapital Løsning 2: Kontorartiklerne på bananhandlerens kontoplan rubriceres som Andre omkostninger. Derfor skal konto 3 debiteres: Der bliver mere af andre ting end bananer. Samtidig bliver der en lavere beholdning i kontantkassen. Debet: Konto 3, andre omkostninger Kredit: Konto 4, kontantkasse Løsning 3: Som vi så tidligere i dette kapitel, skal indtægter krediteres, fordi der bliver færre af den vare, som er til salg, når vi får solgt noget. Samtidig bliver der flere kontanter i kassen. Debet: Konto 4, kontantkasse Kredit: Konto 1, salg af bananer Løsning 4: Denne transaktion er interessant, fordi der ikke er tale om køb eller salg. Det er en transaktion, som kun påvirker balancen, ikke resultatopgørelsen. Når ejeren tager kontanter i kassen, bliver kontantbeholdningen mindre, så kontantkassen skal krediteres. Debiteringen skal ske på den konto, som vedrører ejerens private hævninger, i dette tilfælde egenkapitalen. Debet: Konto 5, egenkapital Kredit: Konto 4, kontantkasse 29

30 3. Det dobbelte bogholderis fortryllende principper Løsning 5: Returvarer skal bogføres præcis som alle andre transaktioner: Der skal ske en beskrivelse af, hvad der er sket. I dette tilfælde er der blevet færre kontorartikler i virksomheden så andre omkostninger skal krediteres. Til gengæld er der ikke kommet flere penge i kassen, fordi ejeren har taget dem ud til privatforbrug. Så det er egenkapitalen, der skal debiteres. Debet: Konto 5, egenkapital Kredit: Konto 3, andre omkostninger Den samlede bogføring af disse fem transaktioner, kan se sådan ud: Dato Bilag Tekst Konto Debet Kredit xx.xx.xxxx x1 Køb af bananer xx.xx.xxxx x1 Køb af bananer xx.xx.xxxx x2 Kontorartikler xx.xx.xxxx x2 Kontorartikler xx.xx.xxxx x3 Salg af bananer xx.xx.xxxx x3 Salg af bananer xx.xx.xxxx x4 Hævet til privatforbrug xx.xx.xxxx x4 Hævet til privatforbrug xx.xx.xxxx x5 Kontorartikler retur xx.xx.xxxx x5 Kontorartikler retur Kontrol Som det fremgår, er der 10 bogføringslinjer, men kun 5 bilagsnumre. Det skyldes, at vi skal forholde os til virkeligheden: Et bilag = et bilagsnummer, men to posteringer. I de fleste økonomisystemer er det praktiske arbejde reduceret, sådan at de to linjer pr. bilag ikke skal skrives to gange. Det sker ved hjælp af en modkonto, hvor man i en og samme bogføringslinje angiver hvilken konto, som et 30

31 bilag skal bogføres på i debet eller kredit og så samtidig kan vælge, hvilken konto det skal udlignes på. Altså hvilken konto der skal bogføres i modsatte side på. Det dobbelte bogholderi kræver for en erhvervsdrivende virksomhed at der findes en kontoplan, som beskriver virksomhedens indtægter, omkostninger, aktiver og passiver der posteres både i debet og kredit for hvert bilag der er balance i bogføringen mellem beløb i debetog kreditsiden pr. dato og pr. bilag. Med det dobbelte bogholderi får vi høj sikkerhed for, at der er styr på beholdningerne mulighed for at spore alle transaktioner tilbage til den relevante dokumentation rapporter til brug for økonomistyringen, herunder momsangivelsen og udarbejdelse af årsregnskab/årsrapport. I de kommende kapitler skal vi se på, hvordan det ser ud i en rigtig virksomhed. For bananhandlerens kontoplan holder desværre ikke i praksis: Der skal mere til i den virkelige verden. 31

32 4. Kontoplanen 4. Kontoplanen Kontoplanen er virksomhedens skelet, som man bygger al bogføringen op på. Men i modsætning til et virkeligt skelet, kan kontoplanen knopskyde. Det er almindeligt, at man starter med en relativt beskeden kontoplan, og efterhånden som virksomheden udvikler sig, og/ eller der bliver behov for at måle på særlige aktiviteter, vil kontoplanen vokse. Det vil sige, at selv om mange virksomheder starter med den samme standardkontoplan, vil de i løbet af nogen tid have ændret og tilpasset kontoplanen, sådan at den afspejler virksomhedens aktiviteter og behov. Grundlæggende er (stort set) alle danske kontoplaner bygget ens op. Kontoplanerne indeholder virksomhedens resultatopgørelse (indtægter og omkostninger) og balance (aktiver og passiver) i denne rækkefølge: Resultatopgørelse: Indtægter Omkostninger Balance: Aktiver Passiver Selv om grundopbygningen er ens, er der alligevel forskelle. Det som nævnt almindeligt, at virksomheden udbygger eller omformer kontoplanen, men der forskel på, hvilke konti man har brug for i et selskab (for eksempel IVS, ApS eller A/S) eller en personligt ejet virksomhed, altså et enkeltmandsfirma eller et interessentskab (I/S). Den største forskel på kontoplanerne er, at hvis der er tale om en personligt ejet virksomhed, vil eventuelle mellemregninger med eje- 32

33 ren være en del af gruppen egenkapital. Det vil sige, at når ejeren hæver løn til sig selv, betaler B-skat, lægger ud for virksomheden eller bruger virksomhedens midler til at betale for private regninger, påvirkes virksomhedens egenkapital. I et selskab er det ikke tilfældet: Da ligger mellemregninger med ejerene uden for egenkapitalen. Typisk vil ejeren få størstedelen af sine udbetalinger som almindelig løn, hvor der afregnes A-skat mv., og eventuelt også årligt et udbytte af anparter eller aktier. Men det foregår efter en vedtagelse på generalforsamlingen, ikke som løbende hævninger. Kontoplanen, som vi bruger i resten af bogen, kan du finde som bilag 1 sidst i bogen. Du kan også hente den på Det er en kontoplan, som vi har lånt fra økonomisystemet e-conomic, men det kunne være en hvilken som helst kontoplan. Hvis du senere i bogen vil prøve at bogføre de bilag, jeg bruger som eksempel, i et andet økonomisystem, kan det være en god idé at lave en oversættelse af kontoplanen. Det vil sige et ark, hvor man matcher den gamle (vores) kontoplan med den nye (din egen). Du kan finde et ark til formålet på Inden du starter en bogføringskreds Når du har valgt bogføringssystem, er den første opgave at gennemgå den valgte kontoplan for at se, om den lever op til dine krav, eller om den skal rettes til. Hvis du har valgt den rigtige virksomhedsform, altså en selskabskontoplan til selskaber eller en personligt-ejetvirksomhedskontoplan til en enkeltmandsvirksomhed, kan du gå ud fra, at alle de formelle krav er opfyldt. Det, som du skal koncentrere dig om, er, om kontoplanen opfylder virksomhedens behov for information, hverken mere eller mindre. 33

34 4. Kontoplanen Det handler om detaljeringsgraden. Hvor detaljeret kontoplanen skal være, afhænger helt af virksomhedstype og -størrelse samt ledelsens behov. For eksempel kan man forestille sig, at man i en lille virksomhed har en enkelt konto i kontoplanen, som vedrører telefoni. Mens man i en større virksomhed har brug for at få målt på, hvor stor en omkostning medarbejdernes mobiltelefoner udgør, hvor meget der går til omstillingsanlæg og fastnettelefoni, og hvor meget virksomhedens egne mobiltelefoner koster. De fleste virksomheder måler deres økonomiske resultat op mod et budget. Derfor er det en hensigtsmæssig måde at gå til kontoplanen på: Hvis kontoplanen ser ud, som den gør nu, kan vi så lave en budgetopfølgning uden at skulle helt ned på bilagsniveau eller skal vi først lave en masse ekstra beregninger? Hvis vi tager bilag 1 igen: Standardkontoplanen og vi ser på indtægterne, som står øverst, kan vi se, at kontonummer er reserveret til omsætningen (indtægterne). Foreløbig er der brugt ni kontonumre i intervallet Men kun de seks af dem kan man bogføre på, nemlig konto De resterende er overskrifter og sammentællinger. Eksempel: Forestil dig en håndværkervirksomhed, som har tre teams. Hvert team har sit eget område, f.eks. Storkøbenhavn, Sjælland og Fyn. Virksomheden sælger både varer og arbejdstimer til private og offentlige kunder og har både store kontrakter og løbende små opgaver. Hvordan skal indtægtskontiene så se ud? Hvor ligger fokus fra ledelsens side? Hvis spørgsmålet er, hvor godt de tre teams klarer sig, skal indtægterne måske fordeles sådan: 34

35 1010 Salg af timer, Storkøbenhavn 1012 Salg af timer, Sjælland 1014 Salg af timer, Fyn 1018 Salg af materialer/varer Det kan også være, at hvert team skal have sin egen konto for varesalg? Eller kan man forestille sig, at ledelsen har fuldstændig styr på, hvor meget hvert team omsætter for i de forskellige områder, men man er mere interesseret i hurtigt at få et overblik over kunderne? I så fald kunne kontoplanen se sådan ud: 1010 Salg af timer, offentlige institutioner 1012 Salg af timer, offentlige institutioner kontrakter 1014 Salg af timer, private 1018 Salg af materialer/varer Der er ingen rigtig eller forkert måde at gøre det på. Eller rettere: For hver virksomhed skal vi tage stilling til, hvilke målepunkter, der er så væsentlige, at de skal afspejle sig i selve regnskabets skelet, nemlig kontoplanen. Det er muligt at slette konti, tilføje nye konti eller ændre i eksisterende konti i kontoplanen. Hvis du vælger det sidste, skal du være opmærksom på, at du muligvis også skal ændre momskoden, hvis du ændrer teksten og dermed giver kontoen en anden anvendelse end i standardkontoplanen læs mere om momskoder i kapitel 5. Når du laver nye konti, så sørg for at lave luft mellem dem. I det ovenstående eksempel har jeg givet salgskontiene numrene 1010, 1012, 1014 og Så vil vi senere kunne tilføje f.eks. et nyt team 35

36 4. Kontoplanen (1016 Salg af timer, Midtjylland) eller en ny aktivitet, uden at hele kontoplanen skal laves om. De linjer i kontoplanen, som bruges til overskrifter og sammentællinger, kan man som nævnt ikke bogføre på. Men de er gode at have, fordi de skaber overblik, så det er let at finde rundt i kontoplanen i den daglige bogføring, og de er med til at sørge for nogle gode, overskuelige rapporter, som er lette at arbejde videre med i økonomistyringen. Når du tilretter kontoplanen, skal du huske, at kontoplanen skal afspejle virksomhedens budget, så der kan foretages en budgetopfølgning en høj detaljeringsgrad giver mulighed for specifikke målinger, men besværliggør den daglige bogføring konti kan tilføjes på et senere tidspunkt, men man kan ikke slette en konto, der allerede er bogført på heller ikke selv om saldoen er 0. 36

37 5. Kontering med og uden moms I det daglige er en af de største fordele ved at bogføre i et økonomisystem, at vi løbende har styr på, hvor meget vi skylder i moms: Når et bilag bliver korrekt registreret med momskoder, er momsdelen samtidig på plads, så når dagen for momsangivelse og -afregning kommer, er det bare at hive en rapport ud. Langt størstedelen af virksomhederne i Danmark er registreret for moms, men nogle er momsfritaget, og de skal som hovedregel betale lønsumsafgift i stedet. Hvis du arbejder med en momsfritaget virksomhed, er det vigtigt, at alle konti i kontoplanen får fjernet momskoderne, ellers bliver dit resultat forkert. Bogføring med almindelige momskoder Vi ved, at der altid er en debet- og en kreditside i enhver postering. Som vi tidligere har set, skal der bogføres lige meget i debet og kredit, når vi arbejder i det dobbelte bogholderi. I nogle regnskabsprogrammer eller økonomisystemer er koden for salgsmoms eller udgående moms: U25, i andre er koden S25 eller noget helt andet. Koden for købsmoms eller indgående moms er I25 eller K25. Når der står I25 i kontoplanen, betyder det, at der vil blive beregnet almindelig 25 % moms af de beløb, der bliver bogført på denne konto, og beløbet vil blive afsat på en momskonto nederst i passiverne, hvor det vil stå og vente på den kommende momsafregning. Undersøg, hvad momskoderne kaldes i det økonomisystem, du skal bogføre i. Hvis vi tager en simpel transaktion, som for eksempel Køb af kuglepenne for 100 kr., hvor pengene er taget kontant, vil bogføringen i 37

38 5. Kontering med og uden moms en momsfri virksomhed se sådan ud (når vi bruger standardkontoplanen, se bilag 1): Konto Kontonummer Debet Kredit Kassebeholdning Kontorartikler (Fordi beholdningen af kontorartikler øges, det vil sige, at konto 3600 skal debiteres, og kassebeholdningen mindskes, og derfor skal konto 5810 krediteres.) Er der til gengæld tale om et køb, hvor købsmomsen kan afløftes, er indtastningen den samme i stort set alle økonomisystemer, som kan håndtere momsen automatisk. Men den faktiske bogføring vil se sådan ud: Konto Kontonummer Debet Kredit Kassebeholdning Kontorartikler og tryksager Indgående (købs) moms Det vil sige, at vi rent faktisk har købt kuglepenne for 80 kr., mens de 20 kr. (svarende til 25 % af 80 kr.) er indgående moms, som vi vil få retur i forbindelse med den næste momsafregning. De 20 kr. bliver posteret på indgående moms, og det er en af de konti, der skal bruges i forbindelse med momsangivelsen. Der er en tilsvarende konto til salgsmoms, udgående moms i kontoplanen. Den bliver brugt, når vi foretager et salg og skal afregne moms. Vi har et almindeligt momset salg på kr. Pengene er betalt kontant i kassen. Virksomheden har dermed ikke tjent kr., for i beløbet er indeholdt 25 % salgsmoms, eller indgående moms. 38

39 Momsen udgør 240 kr., og resten, de 960 kr., lander i virksomhedens resultatopgørelse som en indtægt. Momsbeløbet skal hensættes i status på kontoen indgående moms og afregnes til SKAT ved en kommende momsafregning. Det ser sådan ud: Konto Kontonummer Debet Kredit Salg af varer/ydelser m/moms Udgående (salg) moms Kassebeholdning Fordelen ved at bogføre i et økonomisystem løbende og ikke kun i forbindelse med virksomhedens årsrapport eller skattemæssige regnskab, er, at hele momsberegningen bliver ordnet automatisk: I kassekladden taster vi bare beløbet ind, som er indbetalt eller hævet, og når vi så vælger en konto med den korrekte momskode på, vil momsen automatisk blive udregnet og hensat på de momskonti, der er oprettet til formålet. Andre momskoder For de virksomheder, som køber og sælger varer eller ydelser i Danmark, er der stort set kun brug for de to momskoder U25 og I25. Herudover vil der være en række konti i regnskabet, som ikke har nogen momskode på. Enten fordi det er omkostninger, hvor der ikke er moms at løfte af (f.eks. lønninger, forsikringer og porto) eller fordi der måske nok er moms på et køb, men det kan ikke afløftes i momsafregningen (f.eks. bespisning af og gaver til personalet). Der er dog nogle enkelte omkostninger, som er momsbelagte, men hvor momsen kun delvist kan medtages i momsafregningen. Det drejer sig om hotelovernatninger og repræsentation. Derfor skal du undersøge, hvilke momskoder, der som standard er oprettet i det regnskabsprogram, du vil bruge. 39

40 5. Kontering med og uden moms Individuelle momskoder splitmoms Nogle virksomheder har både momsede og momsfritagede aktiviteter. Det kan for eksempel være en (momsfritaget) fysioterapeut, som også sælger produkter eller en it-konsulent, som også sælger foredrag. For den type virksomheder gælder det, at man kan løfte momsen af på helt almindelige vilkår for de omkostninger, som er forbundet med de momsede aktiviteter. De omkostninger, som er forbundet med de momsfritagede aktiviteter, kan man ikke løfte momsen af. Men de omkostninger, som ikke er knyttet specifikt til enten den momsede eller momsfritagede del af forretningen, kan man delvis løfte momsen af. Hvis vi forestiller os en virksomhed, hvor halvdelen af omsætningen er momspligtig og den anden halvdel er momsfritaget, skal der laves en særlig momskode vedrørende alle fællesudgifterne (f.eks. administration, telefon og måske husleje), som afspejler forholdet mellem de to typer aktiviteter. I dette tilfælde vil halvdelen af momsen kunne løftes af. I disse bogføringskredse, må man lave sine egne, manuelle momskoder. I det omfang, at virksomheden handler med udlandet, er der nogle gange og andre gange ikke en moms, der skal afregnes. Men under alle omstændigheder kræver SKAT, at handelen bliver indberettet, og det kan vi også bruge momssystemet i de fleste regnskabsprogrammer til. 40

41 Når du går i gang med at bogføre for en momsregistreret virksomhed, skal du være opmærksom på, at hvis du ændrer en kontos anvendelse i kontoplanen, skal du tjekke, om det stadig er den korrekte momskode, der er knyttet til kontoen der kan være flere konti til den samme type indkøb, hvis der købes ind både i Danmark og i andre lande. 41

42 6. Åbningsbalance og efterposteringer 6. Åbningsbalance og efterposteringer Åbningsbalance er saldi, som skal ind i regnskabet, når vi starter en bogføringskreds for at gøre bogholderiet klar til den løbende bogføring. Den opgave skal kun løses en enkelt gang pr. virksomhed, med mindre der skiftes økonomisystem undervejs. Efterposteringer er reguleringer i et færdigbogført regnskab og det er typisk korrektioner, man får fra en revisor, som har revideret regnskabet og som har nogle tilføjelser eller ændringer. For nogle virksomheder er bogføring af efterposteringer en årligt tilbagevendende arbejdsopgave. Både åbningsbalancen og efterposteringerne ligger lidt ved siden af eller uden for den almindelige, løbende bogføring, men nævnes alligevel her, fordi det er praktisk at kende til begreberne. Åbningsbalance Udtrykket åbningsbalance dækker over de posteringer, som vi skal foretage for at beskrive balancen ved virksomhedens etablering. Udtrykket bruges blandt bogholdere også om den balance, som skal indtastes ved etablering af en ny bogføringskreds, for eksempel ved skift af økonomisystem. Dette kapitel handler derfor om den bogføring, som ligger tidsmæssigt og strukturelt før den daglige, løbende bogføring og som har til formål at skaffe et korrekt udgangspunkt for bogholderiet. Ingen åbningsbalance I nogle helt nye virksomheder er der slet ingen åbningsbalance. Det vil typisk være en enkeltmandsvirksomhed, et interessentskab eller en forening, hvor aktiviteterne starter, uden at der er nogen værdier (aktiver), og derfor heller ingen egenkapital eller gæld (passiver). I så fald kan man forestille sig, at bogholderiet alene startes op ved, 42

43 at de første driftsbilag bogføres. Måske faktureres en kunde, og/ eller ejeren lægger penge ud for indkøb af varer, kontorartikler eller tilsvarende. Enkel åbningsbalance I forbindelse med start af et selskab, hvor der er en anparts- eller aktiekapital, vil der altid være en åbningsbalance. Ofte består den blot af registrering af selskabets kapital (passiverne, kredit), og hvor pengene er placeret, for eksempel selskabets bankkonto (aktiverne, debet). Så kommer der typisk nogle andre posteringer, som ligger samtidig eller stort set samtidig: honorar til hjælp med stiftelse af selskabet. Men den slags er ikke en del af åbningsbalancen det er en efterfølgende postering. Er der tale om åbning af en bogføringskreds for en virksomhed, som allerede er i drift, sker det ofte, men ikke altid, i forbindelse med åbning af et nyt regnskabsår. I så fald består åbningsbalancen af det afsluttede regnskabs balance, fordi det danner grundlaget for bogføring i det kommende regnskabsår. 43

44 6. Åbningsbalance og efterposteringer Det kan for eksempel se sådan ud: Konto Debet Kredit Indretning af lejede lokaler Driftmidler, anlæg Deposita lejede lokaler Varelager Paypal Bank Kasse 500 Egenkapital primo Overskud 20xx Skyldig revisor Skyldig moms Balancesum Bemærk, at der er en kolonne til kontonummeret. Her skriver vi det nye kontonummer fra den nye kontoplan det er nemlig sjældent, at de forskellige poster står i præcis den samme rækkefølge som i den gamle kontoplan, og endnu mere usandsynligt, at kontiene har det samme nummer. Derfor skal der bruges lidt tid på at oversætte kontonumrene fra den gamle til den nye kontoplan. Der vil også ofte være konti fra den gamle kontoplan, som ikke findes i den nye. I dette eksempel har virksomheden en konto hos Paypal, hvilket ikke er en af standardkontiene i vores kontoplan fra bilag 1. Derfor skal der oprettes en ny konto til formålet. Den skal ligge sammen med de øvrige omsætningsaktiver - jeg vil foreslå konto Sammentællingen i bunden er blot med for at vise, at der er lige meget i debet og kredit og at bilaget derfor kan bogføres. 44

45 Hermed kommer vores bilag til åbningsbalancen til at se sådan ud: Åbningsbalance primo 20xx Konto Debet Kredit Indretning af lejede lokaler Driftmidler, anlæg Deposita lejede lokaler Varelager Paypal Bank Kasse Egenkapital primo Overskud 20xx Skyldig revisor Skyldig moms Balancesum Bemærk, at Egenkapital primo og Overskud 20xx er kommet på den samme konto. Det skyldes, at den del af overskuddet fra tidligere år, som ikke er hævet, bliver en del af egenkapitalen. Det er lidt forskelligt fra økonomisystem til økonomisystem, hvordan man som standard har valgt at organisere egenkapitalen og der er naturligvis også forskel på, hvordan det ser ud i et selskab og i en personligt ejet virksomhed. Der er ikke noget til hinder for, at du vælger at have flere konti i gruppen for egenkapital og dermed kan udspecificere beløbene mere. Inden vi trykker på Bogfør, skal kassekladden skimmes igennem. I det ovennævnte eksempel er der ikke momskoder på nogen af kontiene men bogfører vi for eksempel på en konto for depositum med moms, og momskoden derfor viser sig i kassekladden, skal den fjernes, ellers får vi lavet en stor momsfejl, idet momsen bliver beregnet og bogført en ekstra gang. 45

46 6. Åbningsbalance og efterposteringer Åbningsbalance med debitor- og kreditorkartotek Når der er tale om en åbningsbalance for en virksomhed, som har handel med andre, altså har kunder og leverandører eller i bogholderisprog debitorer og kreditorer - vil der som regel være nogle af disse, som virksomheden har penge til gode hos eller skylder penge. Hvis der i åbningsbalancen er beløb på kontoen for debitorer eller kreditorer, skal de udspecificeres. Lad os sige, at vi har en åbningsbalance, hvor der i omsætningsaktiverne står en saldo ud for debitorer/kunder på kr ,75. Det vil være nærliggende at taste dette beløb ind på konto 5600 på præcis samme måde, som vi indtaster de øvrige linjer fra åbningsbalancen, som du kan se i eksemplet på de foregående sider. Men det er bare ikke nok: Hvis bogføringen skal være korrekt og afstemmelig, skal vi redegøre for præcis, hvad de ,75 kr. består af. Altså en specificeret liste over, hvorfor det netop er det tal, som vi taster ind i vores åbningsbalance. Det kan give god mening at oprette kunderne i økonomisystemet og få bogført saldoen på deres debitorkonto med det samme. Men specifikationen i forbindelse med åbningsbalancen kan for eksempel se sådan ud: 46

47 Til gode hos kunder, debitorer: Konto ,75 Specifikation: Institutionene Gulerødderne ,00 Tegnestuen 9.375,00 Vanløse Bio ,75 Her er der i åbningsbalancen gjort klar til, at der kan skrives et kontonummer ud for hver enkelt kunde, som skylder virksomheden penge. En tilsvarende øvelse skal udføres for leverandørerne: Har virksomheden en saldo vedrørende gæld til kreditorer, skal den som regel udspecificeres. Både for debitorer og kreditorer kan der være enkelte undtagelser, hvor man ikke udspecificerer gælden til leverandørerne og tilgodehavenderne fra kunderne. I meget små virksomheder, hvor der er ganske få regninger og fakturaer, som ikke er betalt, kan der være truffet beslutning om ikke at bruge debitor- og kreditorkartotek, altså at undlade at bogføre reskontroen, men kun have en finansbogføring. Åbningsbalance midt i et regnskabsår Når vi åbner en bogføringskreds midt i et regnskabsår, er det som regel, fordi det er blevet besluttet at skifte fra et økonomisystem til et andet. Hvis der er tale om, at vi åbner en bogføringskreds, fordi der aldrig har været bogført før, så er der tale om en almindelig åbning og opdatering af bogføringen frem til dags dato. Der vil da som regel være tale om en almindelig åbning med balanceposterne, som du har kunnet læse om tidligere i dette kapitel. 47

48 6. Åbningsbalance og efterposteringer Ved skift af økonomisystem midt i et regnskabsår er det ikke tilstrækkeligt med en åbningsbalance, som omfatter virksomhedens aktiver og passiver. Vi skal også have driftskontiene eller resultatopgørelsen med. Ellers kan det ikke lade sig gøre at aflæse virksomhedens økonomiske resultater, herunder samlet omsætning og resultat, uden at skulle ind i både det gamle og det nye økonomisystem. Hvis skiftet oven i købet sker midt i en momsperiode, vil også momsafregningen blive lettere, hvis åbningsbalancen kommer ordentligt på plads med både drift og status (resultatopgørelse og balance). Der er altså tale om en større operation og bogholderen gør bedst i at tjekke og dobbelttjekke, at alt stemmer så godt som muligt før, under og efter indtastningen. Hvis skiftet sker sådan, at vi for eksempel skal bruge det nye økonomisystem pr. 1. oktober, vil det være fornuftigt at indtaste åbningsbalancen for perioden frem til da pr. 30. september, sådan at åbningsbalancen har sin helt egen dato som ligger forud for den egentlige bogføringsperiode. Det er vigtigt at huske at undertrykke alle momskoder i kassekladden, når alle saldiene fra resultatopgørelsen indtastes. Ellers vil momsen blive meget forkert, fordi der jo allerede er beregnet moms, da de oprindelige bilag blev ført. Øredifferencer Hvis åbningsbalancen bliver leveret fra en revisor, eller hvis du selv har dannet den ud fra et afsluttet årsregnskab eller en årsrapport, er der en stor sandsynlighed for, at der opstår øredifferencer: I årsrapporterne (og hos SKAT) regner man i hele kroner, og det vil sige, at du måske har tastet en saldo på banken ind, som er afrundet til nærmeste hele krone. Men når du kommer til den daglige bogføring 48

49 viser det sig, at bankbeholdningen faktisk ikke er i hele kroner, men at der også er et ørebeløb. Det kan godt svare sig at regulere banksaldoen, så den stemmer på øre: Så bliver den lettere at holde øje med og afstemme i den løbende bogføring. En eventuel øredifference kan føres på en differencekonto, for eksempel # Kassedifferencer m.v., som i bogens kontoplan har nummer Efterposteringer I nogle regnskaber møder vi aldrig efterposteringer. Det kan være regnskaber i personligt ejede virksomheder, hvor virksomheden selv står for bogføring, momsregning og selvangivelse, og hvor der laves et korrekt skattemæssigt resultat i bogføringen internt. Eller det kan være i selskaber, hvor den som bogfører virkelig har tjek på tingene og blandt andet er inde i alle reglerne om selskabsskat. Men i rigtig mange virksomheder foregår den endelige årsafslutning hos revisoren. Hvis vi taler om en virksomhed med et regnskabsår, som følger kalenderåret, afleverer bogholderiet typisk det bogførte materiale til revisoren i løbet af januar, hvorefter revisoren går i gang med sit arbejde, som kan være revision, regnskabsmæssig gennemgang eller forskellige typer assistance efter aftale. Når revisoren er færdig med regnskabet, vil der typisk være et antal posteringer, som skal bogføres ind i regnskabet. Det kan være korrektioner, hvis der for eksempel i løbet af året er lavet en fejl, som påvirker det skattemæssige resultat eller momsangivelsen. Eller det kan være afskrivninger eller hensættelser, som revisoren har aftalt med ledelsen. 49

50 6. Åbningsbalance og efterposteringer Materialet er et ark, som er udfyldt med tekst kontonummer beløb i debet beløb i kredit altså et bogføringsbilag, som er klar til at taste. Datoen for indtastningen vil normalt være den sidste dag i regnskabsåret, for eksempel for en virksomhed, hvor regnskabsåret følger kalenderåret også selv om at bogføringen måske først sker i februar eller marts året efter. Det er ikke altid, at revisorens tekstlinjer i efterposteringerne er pædagogiske og selvforklarende. Men hvis du har ansvaret for et bogholderi, bør du ikke taste linjer ind i regnskabet, som du ikke kan forstå. Det er helt rimeligt at ringe til revisoren og få gennemgået linjernes indhold i telefonen, hvis du ikke kan gennemskue, hvad det drejer sig om, hvorfor de er med, eller hvad konsekvensen er. Især i det første og andet regnskabsår er det almindeligt, at der skal oprettes nye konti i kontoplanen i forbindelse med indtastning af efterposteringer: Det kan være konti til skyldig selskabsskat eller et skatteaktiv. Og som regel er der også en post, hvor revisoren afsætter et skyldigt honorar til ham (hende) selv, så omkostningen er medtaget i det regnskab, som arbejdet vedrører, selv om at regningen fra revisoren først lander i regnskabet nogle måneder henne i året efter. 50

51 7. Overvejelser i bogholderiet og eksempler på bogføring De fleste af bilagene, der lander i bogholderiet, er relativt enkle at have med at gøre. Første gang bilagene bogføres, kræver det lidt ekstra tid, men efterhånden som de samme typer af bilag kommer igen og igen, bliver det meget lettere. Det kommer også til at gå hurtigere efterhånden, fordi den, som bogfører, lærer kontoplanen godt at kende og måske oven i købet begynder at kunne nogle af kontiene udenad. Nogle bilag er mere komplicerede end andre og kræver et par ord med på vejen af den årsag. I dette kapitel vil du læse om overvejelser vedrørende bogføring af forskellige posteringer og se den konkrete kontering vedrørende bilag, som du kan møde i bogholderiet og som nogle synes er vanskelige - indtil de lige har set hvordan. Flerbenede posteringer (fordeling på flere konti samme bilag) For mange af bilagene i kapitlet gælder det, at det er mest praktisk at bruge den fordelingsnøgle, som man kan vælge, når en ny linje tastes i kassekladden (find ikonet under Fordeling ). Når du klikker her, kommer der en dialogboks frem, hvor et bilag kan fordeles på flere forskellige posteringslinjer, men kun med modkontoen indtastet en enkelt gang. Hvis vi forestiller os et køb på 225 kr. inklusive moms, hvor 100 kr. af beløbet er kontorartikler og resten er småanskaffelser, kan det med fordel indtastes med fordeling. Der er frit valg: Beløbet kan enten indtastes med moms (praktisk til supermarkedsboner for eksempel) eller uden moms (hvilket er meget tidsbesparende ved regninger, 51

52 7. Overvejelser i bogholderiet og eksempler på bogføring hvor alle beløb er oplyst uden moms typisk fakturaer og fx. regninger for indkøb i Metro). I skemaform ville bilaget se sådan ud: Kontonummer Kontonavn Debet Moms Kredit Moms 3600 Kontorartikler og tryksager 100 I Mindre anskaffelser 125 I Kassebeholdning 225 Varekøb/vareforbrug Praksis for, hvordan køb af varer til videresalg bogføres, svinger fra virksomhed til virksomhed. Er der tale om en virksomhed, hvor varerne ikke er en væsentlig del af indtjeningen, men mere et supplement til for eksempel salg af timer, er det almindeligt, at varer købt med henblik på videresalg bogføres direkte i driften på en konto for vareforbrug eller direkte omkostninger. Det er også tilfældet, hvis varer købes ind efter behov. Det gælder for eksempel håndværkere, som ikke bestiller materialer, før ordren er i hus og arbejdet skal igangsættes. Virksomheder, som hovedsageligt skaber omsætningen ved salg af varer, kan også vælge at bogføre alt vareindkøb som en direkte omkostning i driften. Det giver dog visse problemer, fordi varelageret da ikke bliver ajourført, og det kan derfor være svært eller umuligt at gennemskue, hvordan virksomhedens dækningsbidrag og resultat egentlig er: Hvis varelageret bliver større, købes der flere varer ind, end der forbruges, men det modsatte vil fremgå af resultatopgørelsen. Bliver varelageret mindre, vil det se ud som om virksomheden har strålende resultater men i virkeligheden bliver der bare solgt ud af aktiverne. 52

53 En virksomhed, som har et betydeligt vareforbrug og bogfører alt vareindkøb i driften, må derfor sikre sig på anden måde. Det kan for eksempel ske ved jævnlige varelageroptællinger, som danner grundlag for en regulering af vareforbruget og varelageret, så bogføringen viser et korrekt resultat og varelager for eksempel en gang månedligt. Det kan også forekomme, at en virksomhed bogfører hele sit vare-indkøb i status, altså på kontoen for varelager (i vores kontoplan: konto 5520). Her bliver resultatet lige så forkert, som hvis det hele ukritisk bogføres i driften, så også her må der jævnlige lageroptællinger og reguleringer til for at få et bare nogenlunde retvisende resultat i bogføringen. Såfremt vareforbruget er en virkelig væsentlig parameter for virksomheden, og omfanget af aktiviteterne er i en sådan størrelse, at det ikke er meningsfuldt at lave månedlige varelageroptællinger og reguleringer, kan løsningen være at indføre lagerstyring i bogholderiet. Lagerstyring har både fordele og ulemper. Med lagerstyring får man automatisk bogføring af vareforbruget - hver gang en salgsfaktura indeholder en vare, bliver den trukket fra lageret og bogført i driften løbende status over, hvor mange varer af hver type, der er på lager. Forhold, som skal overvejes, inden lagerstyring implementeres, er, at bogføringen af fakturaer fra vareleverandører tager længere tid, da hver varelinje skal bogføres, ikke kun fakturabeløbet som helhed både for køb og salg 53

54 7. Overvejelser i bogholderiet og eksempler på bogføring økonomisystemerne regner typisk vareforbruget ud efter gennemsnitspriser for den enkelte vare, nogle har dog forskellige valgmuligheder, så der skal beregnes tid til opsætning, afprøvning og kalkulationer i forbindelse med implementeringen Elregninger Når jeg har medtaget elregninger i dette kapitel, selv om bogen ellers ikke handler om fradrag eller afgifter som sådan, er det fordi du skal være opmærksom på, at elregninger behandles forskelligt i forskellige virksomheder. Eller rettere: Det er anvendelsen af elektriciteten, som bestemmer, hvordan regningen skal behandles bogføringsmæssigt. Vi tager et eksempel på en elregning: 54 Regningen lyder på i alt kr ,83. At der er noteret nederst, at de har gennemført beregningerne med flere decimaler end vist i denne opstilling, er meget betryggende, for der vil være et par ører i forskel hist og pist og det er helt normalt med elregninger.

55 Er der tale om et liberalt erhverv (for eksempel konsulenter mv. - kontorarbejdspladser ), er der som hovedregel momsfradrag på elregningen, men der kan ikke afløftes energiafgifter. Derfor bogføres bilaget helt almindeligt : Dato Bilag Tekst Beløb Debet Kredit Moms A conto el 3.725, I A conto el 3.725, Er der derimod tale om en virksomhed, hvor elektriciteten indgår i en produktionsproces eller lignende, returneres elafgiften samtidig med momsen. Men det kræver, at den bliver bogført rigtigt og det er vanskeligt, da der ikke er tale om hele energiafgiften, men kun en del af den. I skrivende stund kan virksomheden som hovedregel få godtgjort 100 % af energiafgiften samt tillægsafgiften minus 2,10 øre pr. kwh, samt 100 % af energieffektiviseringsbidraget og 75 % af eldistributionsbidraget af et årligt elforbrug på under 15 mio. kwh. For den del af elforbruget, der ligger over 15 mio. kwh, kan virksomhederne også få godtgjort den sidste øre af eldistributionsbidraget. Kun få virksomheder kan få godtgjort en andel af energispareafgiften (tidligere betegnet CO2-afgiften ), og kun hvis de anvender elektricitet til tung proces (Kilde: PWC.dk). Der er særlige regler, hvis man bruger el til rumopvarmning. Altså: Det er kompliceret, og reglerne kan ændre sig, så er du det mindste i tvivl, må du kontakte SKAT. Og det gælder både vedrørende størrelsen af fradraget for elafgift, men også hvordan den virksomhed, du bogfører for, er omfattet af reglerne. Hvis virksomheden må afløfte (fradrage) energiafgifter delvis, som ovenfor beskrevet, vil elregningen fra før ikke kunne 55

56 7. Overvejelser i bogholderiet og eksempler på bogføring bogføres så direkte med en konto og en modkonto så vil det nærmere se sådan ud i kassekladden: Dato Bilag Tekst Debet Kredit Konto Elafgift 1.581, Moms af el 745, El 1.398, Betalt el 3.725, Selv om at bogføringen er lidt mere vanskelig, kan det dog godt betale sig at gøre det, da der er tale om en betydelig besparelse i dette eksempel på 1.581,94 kr. for virksomheden. Lønsedler Løn er ikke bare løn. Derimod er bogføring af A-indkomst en af de enkeltbevægelser, som medfører det største antal linjer i kassekladden. Det er derfor vigtigt at holde tungen lige i munden og vælge ét princip for, hvordan man bogfører de mange poster. Formålet er, at lønbogholderiet skal stemme også i forhold til SKATs e-indkomst, så der ikke opstår tvivl om, at alt er medtaget i regnskabet. Nedenstående bogføringsvejledning er en nem måde at bogføre en løn korrekt på, idet den medfører færrest mulige posteringer. Da udbetaling af løn og afregning af A-skat, ATP, mv. sjældent sker samtidig, anvendes en række skyldig -konti, hvor beløbene står, indtil de rent fysisk betales (til SKAT mv.). 56

57 Princippet er: Løndel Debiteres på Krediteres på Bruttoløn inkl. lønmodtagerens ATP-bidrag Løn, A-indkomst Nettoløn (dvs. løn til udbetaling) Skyldig nettoløn eller direkte på bankkontoen, hvis pengene er udbetalt samme dato som bogføringen sker AM-bidrag A-Skat ATP, lønmodtager-andel Skyldig AM-bidrag Skyldig A-Skat Skyldig ATP ATP, arbejdsgiver-andel ATP-bidrag Skyldig ATP Når de skyldige beløb betales til lønmodtager, SKAT, osv., krediteres den likvide konto (f.eks. bank), og skyldig-kontiene debiteres. Man kan således hele tiden følge med i, om man har indberettet og betalt korrekt. Hvis feriepenge anvises til feriekonto løbende, konteres beregnede feriepenge som følger: Bogføring af feriepenge Løndel Debiteres på Krediteres på Brutto feriepenge Feriepenge og SH Netto feriepenge, hensat til feriekonto AM-bidrag A-Skat Lønsedler bogføres normalt ikke pr. medarbejder, men for alle i en samlet gruppe eller eventuelt for et par grupper, hvis deres løn er adskilt. Det kan være funktionærer i en gruppe og timelønnede i en anden. De fleste vil bogføre direkte efter et bogføringsbilag fra lønsystemet, som indeholder summerne for alle medarbejdere samlet. Et bogføringsbilag kan for eksempel se sådan ud (og her har jeg valgt Skyldig feriepenge og SH Skyldig AM-bidrag Skyldig A-skat 57

58 7. Overvejelser i bogholderiet og eksempler på bogføring et af de mere let-læselige bogføringsbilag fås i forskellige udgaver, alt efter hvilket lønsystem der er anvendt): Så er opgaven at kontere lønningerne korrekt. Det kan se sådan ud: Dato Bilag Tekst Debet Kredit Konto Løn april , Feriepenge 8.756, Fri telefon mv. -500, Medarbejder-ATP 510, Virksomhed-ATP 1.020, Nettoløn til udbetaling , AM-bidrag , A-skat , Skyldig ATP , Beskattede feriepenge, hensat Bemærk, at Fri telefon mv. står i kredit. Det skyldes, at beløbet netop ikke er penge, som bliver udbetalt til medarbejderen, men et beløb, medarbejderen bliver beskattet af. De 500 kr. er derfor også en del af linje 1: Løn april sådan at det for virksomheden ikke betyder noget (bliver bogført både i debet og i kredit), men indberetning og beskatning bliver korrekt ,

59 Er det tale om en enkelt lønseddel, kunne den måske se sådan ud: Medarbejderen her har den bogføringsmæssigt enklest mulige lønseddel. Der er ingen personalegoder, tillæg eller fradrag, og medarbejderen får ferie med løn, så der er heller ingen feriepenge at bogføre. Når man bogfører direkte efter en lønseddel, er næsten alle oplysninger tilgængelige det er bare at finde ud af, hvilke tal der skal stå hvor og da er de to skemaer om princippet i lønbogføring gode. Blandt andet fordi de husker os på, at der er en arbejdsgiverandel af ATP en, som også skal bogføres. Af det samlede ATP-bidrag betaler medarbejderen en tredjedel og arbejdsgiveren to tredjedele. Så lønsedlen herover vil se sådan ud, når den ligger klar til bogføring: 59

60 7. Overvejelser i bogholderiet og eksempler på bogføring Dato Bilag Tekst Debet Kredit Konto Bruttoløn , Arbejdsgiver ATP 180, Skyldig ATP -270, Skyldig AM-bidrag , Skyldig A-skat , Nettoløn til lønmodtager , Både i dette eksempel og i eksemplet før har jeg skrevet tekster, som siger noget om, hvilken konto der bogføres på. Det er kun, fordi bilagene er lavet som illustration. I virkelighedens verden ville jeg skrive Løn marts eller noget tilsvarende på alle linjer, fordi det giver mere mening, hvis vi senere skal ind på et kontokort og lede efter noget: På kontoen for ATP har vi ikke brug for teksten ATP - det giver sig selv. Men det kan være en nyttig oplysning at vide, hvilken periode den aktuelle postering vedrører. Byttehandel Der forekommer megen byttehandel: Grafikeren laver et sæt nye visitkort til fotografen mod at få taget et billede til sin egen hjemmeside, revisoren hjælper med at sætte et lønsystem i gang hos håndværkeren, som så til gengæld hjælper med at få skilte op på kontorets facade. Byttehandler kan være både fornuftige og lovlige, men det kræver, at de bliver synliggjort: Bytteriet skal dokumenteres og bogføres. Så er der nemlig tale om en vare eller ydelse, som købes eller sælges og at betalingen ikke foregår med kontanter, men med en modydelse. Der skal beregnes moms, præcis som hvis der var tale om et kontant køb eller salg. Hvis der er tale om, at to momspligtige virksomheder bytter varer eller ydelser, som man ville kunne løfte momsen af, hvis de blev købt, vil bytteriet blive momsneutralt. 60

61 Lad os tage eksemplet med revisoren og håndværkeren. De er blevet enige om, at deres ydelser nogenlunde matcher hinanden prismæssigt og har en værdi af kr. inkl. moms. Så vil posteringerne se sådan ud i håndværkerens regnskab: Konto Debet Moms Kredit Moms Assistance til lønsystem I25 Skilte, facade U25 Og hos revisoren: Konto Debet Moms Kredit Moms Assistance til lønsystem U25 Skilte, facade 3430* 1000 I25 Som det fremgår, er der ingen modkonto her. Eller, hvis der bogføres * direkte i finansen, er kontoen 1010 og modkontoen 3430 eller omvendt. Pointen er: 1. Byttehandelen er registreret. 2. Indtægt og omkostning er placeret rigtigt. Så længe der er tale om to erhvervsdrivende, som bytter varer eller ydelser, som relaterer sig til virksomhedernes drift, er det derfor ret enkelt. Men hvis nu en frisør melder sig ind i byttehandelen? Så har vi en anden situation, fordi frisørens ydelser vil næppe være fradragsberettiget i det skattemæssige regnskab. I så fald vil den, som modtager ydelser fra frisøren skulle beskattes af den værdi, som han * Kontoen 3430 vedrører lokalerne og vedligeholdelse. Man kunne argumentere, at facadepyntning ikke er en vedligeholdelsesomkostning, og derfor skulle omkostningen måske placeres under noget med reklame og synlighed. På den måde kan man alt efter synsvinklen og argumentationen placere en omkostning flere forskellige steder i finansregnskabet korrekt. 61

62 7. Overvejelser i bogholderiet og eksempler på bogføring eller hun leverer (ved at bogføre på en salgskonto), mens den ydelse, som udgør betalingen, ikke er fradragsberettiget og skal bogføres som hævet privat. Se nedenfor angående mellemregninger. Mellemregninger En mellemregningskonto er en konto i finansbogholderiet, som bruges til at holde styr på, hvad virksomhedens ejere, medarbejdere eller tæt tilknyttede virksomheder, for eksempel et holdingselskab, har til gode eller skylder virksomheden. Mest almindeligt er det, at det er ejeren af virksomheden, som har en mellemregningskonto eller oven i købet flere. For andre medarbejdere er det mere almindeligt, at udlæg mv. afregnes med det samme. Der er forskel på, hvordan mellemregningen med ejeren skal håndteres i en personligt ejet virksomhed og i et selskab. Personligt ejede virksomheder: Personligt ejede virksomheder er enkeltmandsvirksomheder og interessentskaber. I denne virksomhedstype er mellemregningerne en del af egenkapitalen: Det, som virksomhedens ejer eller ejere hæver i løn, er en del af det forventede overskud, og hver hævning påvirker egenkapitalen, som bliver mindre. I den standardkontoplan, som vi arbejder med her i bogen (bilag 1), er der faktisk fem mellemregningskonti med ejeren: 6120 Årets indskud, kontant Balance 6130 Årets hævninger, kontant Balance 6131 Årets hævninger, øvrige Balance 6135 Mellemregning Balance 6138 Betalte B-skatter Balance Disse fem konti dækker tilsammen alle mulighederne og hvordan de bruges, er lidt forskelligt fra virksomhed til virksomhed. Men det vil 62

63 være almindeligt at adskille de egentlige hævninger for eksempel en månedlig overførsel til ejerens private bankkonto fra løbende udlæg og refusion af småudgifter. Nogle bruger bare en enkelt konto til det hele, men hvis der er tale om beskatning efter virksomhedsordningen, er der nogle krav til dokumentationen, som er meget lettere at løfte, hvis hævninger, indskud og småudgifter adskilles fra hinanden. Betalte B-skatter er også en del af det beløb, som ejeren hæver, selv om at pengene ikke lander på ejerens private bankkonto, men går til at dække den skat, der ikke bliver indeholdt som kildeskat, når man er selvstændig erhvervsdrivende. Hvis der er tale om et interessentskab, er det meget vigtigt, at hver enkelt interessent har sin egen mellemregningskonto i egenkapitalen for at undgå usikkerhed om, hvem der har hævet hvor meget, eller hvem der har lagt ud for hvad. I bogføringen behandles mellemregningskontoen på samme måde som kassen og bank: Når ejeren har lagt ud for kontorartikler for 100 kr., bogføres det sådan: Konto Debet Moms Kredit Moms Kontorartikler I25 Mellemregning Når det passer ejeren (eller når der er penge i banken), kan ejeren vælge at overføre den saldo, han eller hun har stående på mellemregningen, sådan at den går i 0. Lad os sige, at ejeren inklusive det ovennævnte udlæg har kr. til gode i virksomheden og vælger at hæve dem fra virksomhedens bankkonto. Det udløser følgende bogføring: Konto Debet Moms Kredit Moms Udligning af mellemregning Hævet i bank

64 7. Overvejelser i bogholderiet og eksempler på bogføring Mange virksomhedsejere har et Dankort eller kreditkort til firmaets bankkonto såvel som til deres private. Det kan være svært at kende forskel, og derfor vælger nogle at betale de private indkøb med firmaets midler. I personligt ejede virksomheder er det helt lovligt, men regnskabsmæssigt er det noget rod: Der skal bogføres flere linjer i regnskabet og jo større sammenblanding, der er mellem det private og erhvervsmæssige, jo mere usikkerhed bliver der om kvaliteten i bogholderiet. Det er en meget (gentager: meget) bedre løsning at overføre beløb til sin private bankkonto en gang om måneden, præcis som hvis man fik løn, og så holde virksomhedens bankkonto fri for alle de private småhævninger. Selskaber: I selskaberne er mellemregning med ejeren ikke placeret som en del af egenkapitalen, men under anden gæld, det vil sige længere nede i balancen. Det skyldes, at selskabet er en selvstændig juridisk enhed. Der er ikke på samme måde sammenhæng mellem selskabets og ejerens økonomi. For eksempel har ejeren og selskabet hver sit skatteregnskab, hvor de to ting er samlet for de personligt ejede virksomheder. Der er kun to måder, ejeren af et selskab kan få penge ud til sig selv på: Enten som løn beregnet og afregnet korrekt med A-skat, AM-bidrag og det hele, eller som udlodning af udbytte. Ejeren kan altså ikke lovligt gå og hæve ubeskattede midler fra virksomhedens konto. Heller ikke selv om at det er hensigten at betale pengene tilbage inden regnskabsårets afslutning. Den slags kaldes ulovligt anpartshaverlån og udløser bemærkninger i årsrapporten. Derfor skal vi regnskabsmæssigt behandle ejeren som en hvilken som helst anden forretningsforbindelse, når det gælder løbende udlæg mv. Dog er der den væsentlige note, at mellemregningskontoen ikke må 64

65 gå i debet: Virksomheden må ikke have penge til gode hos anpartshaveren, men gerne omvendt. Ukendte poster/analysekonto Det kan hænde, at vi i bogholderiet møder et bilag, som vi ganske enkelt ikke ved, hvordan vi skal bogføre. Eller måske oftere: At der findes en postering på for eksempel virksomhedens bankkontoudtog, som ikke er dokumenteret med et bilag og som vi derfor ikke kan bogføre. For ikke at standse hele bogføringsprocessen kan ukendte poster og ting, som skal undersøges eller dokumenteres nærmere, midlertidigt placeres på en ventekonto. Den hedder i bogens standardkontoplan konto 9900 Analyse/fejlkonto. Analysekontoen er ikke en skraldespand: Posteringer, som bogføres her, forsvinder ikke, men dukker med 100 % s sikkerhed op igen på et senere tidspunkt. Så hvis kontoen bruges, skal den også jævnligt afstemmes eller sagt på en anden måde: Saldoen på kontoen skal gå i 0 ved at alle problemer bliver løst så hurtigt som muligt, og under ingen omstændigheder må der overføres en saldo på denne konto til et efterfølgende regnskabsår. Rettelse og ompostering Der vil forekomme fejl. Enten regulære tastefejl eller konteringsfejl, hvor nogen ændrer mening vedrørende placering af en omkostning eller noget tilsvarende. Det er som bekendt ikke muligt at slette en allerede bogført linje. Så længe posteringerne ligger i kassekladden, kan de rettes eller slettes, men bogført er bogført. Derfor vil fejl kun kunne rettes ved at lave en bogføring, som ophæver den tidligere. 65

66 7. Overvejelser i bogholderiet og eksempler på bogføring Lad os sige, at vi har købt kontorartikler for 100 kr. inklusive moms og betalt med kassen, men ved en fejl er kommet til at taste 1000 kr. ind i stedet for de 100 kr. Så ser bogføringen sådan ud: Konto Debet Moms Kredit Moms Køb af kontorartikler I25 Hævet fra kassen I dette tilfælde kan vi vælge at bogføre 900 kr. i kredit på konto 3600 og modpostere i kassen. Resultatet vil være, at der i debet står = 100 kr., hvilket er korrekt. Men det er ikke den bedste måde at gøre det på. Hvis vi på et senere tidspunkt skal lede efter bilaget, vil det være svært at finde det, fordi der ikke noget sted i bogholderiet står de 100 kr., som bilaget faktisk handler om. Det er derfor bedre at ophæve fejlposteringerne helt og lave ny. Du skal bruge samme dato samme bilagsnummer samme tekst (evt. med en supplerende bemærkning om, at det er en rettelse) samme kontonummer samme momskode samme modkonto som det oprindelige bilag, men bogføringen skal ske i modsatte side. Herefter skal det bogføres korrekt. Fejlen ovenfor rettes derfor sådan: 66

67 Konto Debet Moms Kredit Moms Køb af kontorartikler (korrektion) I25 Hævet fra kassen (korrektion) Køb af kontorartikler (korrekt beløb) I25 Hævet fra kassen (korrekt beløb) Hvis der er tale om en ompostering, altså en flytning mellem to konti i regnskabet, og begge konti har samme momskode (eller ingen momskode), er det hverken nødvendigt at have momskoden eller en eventuel modkonto med i omposteringen. Lige som med fejlrettelser bruger vi ved omposteringer alle de samme oplysninger: Dato, bilagsnummer osv. Omp. er en almindelig brugt forkortelse for ompostering, som kan tilføjes den tekstlinje, det vedrører. Forestil dig, at virksomheden har fået trykt reklamekuglepenne. De er i første omgang blevet posteret på kontorartikler, men de hører hjemme under reklame. Ompostering af et beløb fra kontorartikler til reklameomkostning: Konto Debet Moms Kredit Moms Reklamekuglepenne, omp Reklamekuglepenne, omp Her er hverken momskoder (det ville være I25 med samme beløb i både debet og kredit og momsen er blevet bogført, da bilaget oprindeligt blev registreret) eller modkonto. I nogle tilfælde er der tale om at flytte beløb mellem momsede og ikke-momsede konti, og da er det meget vigtigt at beholde momskoderne i omposteringerne. 67

68 8. Kvalitet i bogholderiet 8. Kvalitet i bogholderiet Et fejlfyldt bogholderi kan være værre end slet ingen bogføring: Virksomhedens ledelse skal kunne træffe beslutninger på alle planer, baseret på oplysninger fra bogholderiet og de nøgletal, som kan beregnes ud fra regnskabet. Derfor må vi i bogholderiet gøre os umage for at sikre, at kvaliteten er i orden: At bogføringen afspejler virkeligheden. Det handler blandt andet om at tjekke sig selv: Når bogføringen for en periode er færdig, læses bogføringen igennem for at undersøge, om der er åbenlyse fejl. Allerede inden vi trykker på Bogfør, kan vi udføre den mest grundlæggende kontrol: Stemmer de likvide konti? Det er sådan set alfa og omega det første og sidste sted, hvor vi kan kontrollere vores arbejde med bogføring. Derfor har afstemning af de likvide konti fået sit helt eget kapitel 13. Men der er også andre faktorer, som har indflydelse på, om man kan tale om god kvalitet i bogholderiet. Bruttoprincippet Som beskrevet under afsnittet om byttehandler i kapitel 7, er det vigtigt at vise virksomhedens økonomiske aktiviteter i bogføringen, også selv om to transaktioner som for eksempel en byttehandel udligner hinanden. Det kaldes bruttoprincippet. Så genveje og forenklinger i bogføringen må ikke gå ud over muligheden for at se for eksempel den samlede omsætning, også selv om betalingen for en del af omsætningen foregår i naturalier. Konteringsvejledning De fleste virksomheder kan med fordel lave en konteringsvejledning, som kort fortalt er et dokument, hvor beslutninger om kontering skrives ned. Formålet er dels at dokumentere de valg, som virksomheden har truffet, dels at sikre, at der er konsistens i bogføringen. 68

69 Konteringsvejledningen kan indeholde alle de emner, som ikke giver sig selv, for eksempel: Hvornår skal et indkøb af for eksempel et møbel bogføres som et anlægsaktiv, og i hvilke tilfælde afskriver man møblet med det samme? Bliver regninger for internetforbindelse, køb af domæner og telefoni bogført på samme konto og hvis ikke: Hvordan er reglen? Skal produktfoldere placeres under reklame eller under kontorhold og tryksager? Der er mange korrekte måder at bogføre på, men hvis bogføringen skal være af god kvalitet, skal man vælge et princip og fortsætte med det hele regnskabsåret. Bilagenes beskaffenhed Det er ofte muligt at bogføre uden at have bilaget i hånden. Men hvis vi skal opfylde kravene i bogføringsloven, er det nødvendigt, at man kan følge en postering tilbage til det oprindelige bilag. Ind imellem vil det dog ske, at et bilag mangler og ikke kan findes igen. Sker det i et enkelt eller meget få tilfælde, vil det være forsvarligt at lave et erstatningsbilag, som beskriver, hvad der er købt, og hvorfor bilaget mangler. Men da man faktisk ikke må søge moms retur vedrørende bilag, som ikke viser, hvor stort momsbeløbet er, vil det være bedst helt at undgå manglende bilag. Sløseri for eksempel at ejeren ikke husker at samle bilagene sammen, og bogføringen derfor sker ud fra bankkontudtoget og 69

70 8. Kvalitet i bogholderiet bogholderes bedste gæt er ikke acceptabelt. Og materialet kan blive underkendt af SKAT, hvis virksomheden bliver udtaget til kontrol. I bogholderiet handler det derfor om at skaffe det bedst mulige bilagsmateriale til enhver postering: En faktura er bedre end et kontoudtog fra leverandøren. Et kontoudtog fra leverandøren er bedre end en postering på virksomhedens bank. En postering på virksomhedens bank er bedre end en blå seddel fra ejeren. En Dankortkvittering er ikke det samme som et bilag: At der er hævet 240 kr. hos bageren er ikke dokumentation for, hvad der er købt. Der kunne være købt for 40 kr. og hævet 200 kr. over beløbet. For at være et gyldigt bilag, skal det fremgå, hvad der er købt, hvornår og hvor der er købt ind, og om der er indeholdt moms i beløbet. Supermarkedernes kassestrimler er udmærkede de har alle oplysninger med. Detaljeringsgraden Man kan diskutere, hvor detaljeret bogføringen skal være. En høj detaljeringsgrad giver mange bogføringslinjer, hvilket på den ene side giver muligheder for at analysere enkeltdele af regnskabet. På den anden side kan en unødig høj detaljeringsgrad skabe uoverskuelighed. En lav detaljeringsgrad forenkler bogføringen. Men man kan også forenkle så meget, at bogføringen ikke længere giver et præcist billede af virksomhedens økonomi. Også her kan sjuskeri komme ind i billedet. For eksempel er det almindeligt i lejede erhvervslokaler, at huslejen reguleres en gang årligt. I forbindelse med denne huslejeregulering vil der ofte også være en regulering af depositum, sådan at depositummet hele tiden udgør for eksempel tre eller seks måneders husleje. Hvis man i bogføringen uden at skele til, hvad der faktisk er 70

71 opgjort i fakturaen, bogfører hele fakturaen på huslejekontoen, vil depositummet ikke være korrekt, og man vil få en del af depositummet registreret som husleje og dermed som en fradragsberettiget omkostning, selv om at depositum netop ikke er en fradragsberettiget omkostning. En flerbenet postering, som for eksempel denne faktura, kan bogføres på flere måder. Vi kan se, at der er købt både kaffe, rengøringsartikler, kabler, en printer og en køleboks. Nogle ville måske vælge at bogføre det hele på Diverse med moms. Det vil dog være en meget lav deltaljeringsgrad og spørgsmålet er, om det er korrekt blandt andet fordi der måske ikke kan afløftes moms af kaffen: Hvis den bliver drukket af personalet, er der ikke momsfradrag. 71

72 8. Kvalitet i bogholderiet Nogle ville vælge at taste bilaget sådan: Dato bilag Tekst Debet Kredit Konto Moms Metro , Nescafe Guld 138, Toilet papir 150, I Plastposer 139, I Moppe gam 194, I Moppeskaft 53, I Spand til rengøring Printer HP C , I25 648, I Printerkabel 14, I Køleboks 79, I25 Her er der tale om en genvej for bogholderen, som har skrevet direkte af fra bilaget uden at tage hensyn til brugbarheden, altså en (for) høj detaljeringsgrad. Vi kan ikke umiddelbart se, hvor mange penge der er brugt på at købe for eksempel rengøringsartikler, og der er unødigt mange posteringslinjer. Det havde været mere elegant kun at have en enkelt linje vedrørende rengøringsartiklerne og en enkelt vedrørende småanskaffelser. Det er et spørgsmål om stil og smag. Men i så fald vil kassekladden inden bogføring se sådan ud: Dato bilag Tekst Debet Kredit Konto Moms Metro , Nescafe Guld 138, Rengøringsaktikler Metro 640, I Printer HP C Køleboks 743, I25 72

73 Så når vi taler om detaljeringsgraden i bogholderiet, skal der findes en gylden middelvej: Ikke for meget, ikke for lidt. Kriterierne går på, at alt væsentligt skal med. Regnskabet skal blive moms- og skattemæssigt korrekt og vi skal ikke drukne brugerne af bogføringen i unødig information. 73

74 9. Afstemning af likvide konti 9. Afstemning af likvide konti Når vi taler om likvide konti, er det navnlig virksomhedens konti i pengeinstitutter, som der er bevægelser på dagligt eller ofte, der er i fokus. I nogle bogholderier stemmer bankkontoen altid. Det skyldes, at selv om man ikke må bogføre efter bankkontoudtoget, forstået på den måde, at man ignorerer bilagsmaterialet, så kan det sagtens lade sig gøre ved at bogføre sine bilag i samme rækkefølge som posteringerne i banken, og derfor hele tiden kan følge med i, om saldoen stemmer. Succeskriteriet er, at banken (og de øvrige likvide konti) stemmer præcist. Det vil sige, at den saldo, som vises på bankens kontoudtog, svarer præcist til den saldo, der vises i bogholderiet på en given dato. Hvis ikke banken stemmer, må den gennemgås linje for linje. Formålet er at finde ud af, hvad der mangler at blive bogført for at skabe overensstemmelse mellem bankens noteringer og bogholderiets posteringer. Almindelige fejl kan være: 74 et beløb er ikke blevet bogført, måske fordi bilaget mangler der er påløbet renter og gebyrer, som er blevet overset et beløb er blevet bogført to gange et beløb er blevet bogført i den forkerte side, det vil sige krediteret, hvor det skulle debiteres, eller omvendt. Er bankdifferencen lille, kan det måske falde en fortravlet bogholder ind, at beløbet er ubetydeligt, og hun (han) overvejer at lave en

75 saldoafstemning. En saldoafstemning er en afstemning, hvor man ikke går ned i hver posteringslinje, men alene kikker på slutsaldoen og regulerer den. Det lyder besnærende, men det er ikke vejen frem! En bankdifference på for eksempel 100 kr. kan meget let bestå af mere end én fejl eller mange. Der kan være tale om en omkostning på kr. og en indbetaling på kr. Så selv om at saldodifferencen er lille, kan den dække over flere og større fejl og mangler så der er ingen vej udenom: Banken skal afstemmes. Det er muligt at kontrollere, om bankkonti stemmer, fordi vi har en netbank eller et kontoudtog fra banken at stemme op mod. Når det gælder kassen, foregår kontrollen ved, at kassen fysisk tælles op og bilagene bogføres. Hvis der er en difference, skal den bogføres på en konto for kassedifferencer. I bogens kontoplan er det konto Findes der store/hyppige kassedifferencer, er det ikke et bogholderimæssigt problem, men et problem for virksomheden i det hele taget: Der skal være styr på kontanterne. 75

76 10. Rapporter 10. Rapporter Resultatet af alle anstrengelserne viser sig, når vi begynder at udskrive rapporter fra økonomisystemet. De måske vigtigste rapporter er for mange virksomheder saldobalancen og kontokortet. Kontokort Et kontokort er en specifikation af, hvad der er bogført på en finanskonto i en periode. Nogle kalder kontokortene for kontospecifikationer det er det samme. Et kontokort kan udskrives for hver konto i regnskabet enten for en kortere periode eller hele regnskabsåret. Kontokortene er anvendelige, når konti skal stemmes af. I de mange tilfælde, hvor revisor bruger sit eget system i forbindelse med en revision eller andre arbejdsopgaver for virksomheden, er det almindeligt, at han (hun) starter med en pdf eller fil, som indeholder alle konti for hele regnskabsperioden. Saldobalance Saldobalancen er den mest fyldestgørende rapport om en virksomheds økonomi, når vi ser bort fra årsregnskab/årsrapport. Saldobalancen kaldes af nogle Resultatopgørelse og balance, og det er netop, hvad saldobalancen indeholder: En saldo for hver konto i resultatopgørelsen og balancen stillet op sådan, at det er let at overskue virksomhedens økonomi. Saldobalancen er en af de rapporter, som ledelsen i virksomheder, der ikke selv bogfører, studerer med interesse, når bogføringen er ajour hver måned eller hvert kvartal. Hvis der så er nogle tal i saldobalancen, som vækker interesse, beder ledelsen måske om yderligere specifikation i form af et kontokort. 76

77 Saldobalancerne udgør også ofte grundlaget for den månedlige eller kvartalsvise budgetopfølgning, som de fleste virksomheder foretager: I saldobalancen ser man de realiserede tal og disse sammenholdes så med det budgetterede for at se, om virksomhedens aktiviteter følger planen eller om der er noget, som udvikler sig på en uventet måde. 77

78 11. Afsluttende bemærkninger 11. Afsluttende bemærkninger Når vi bogfører med det dobbelte bogholderi, er kontoplanen skelettet, som alting er bygget op på. Bilagsmaterialet er føden til bogføringen. Den fås i god eller dårlig kvalitet, og den omhyggelige bogholder sikrer sig det bedst mulige grundlag at arbejde videre på. Den daglige bogføring er musklerne, og de kan være stramme eller slappe store eller små alt efter, hvor meget bogholderen gør ud af debet-kredit-gymnastikken. Rapporterne er øjebliksbilleder. Enten af dele eller af helheden og enten for en periode eller på en bestemt dato. Hovedreglerne for bogføring med det dobbelte bogholderi er: Omkostninger bogføres i debet Indtægter bogføres i kredit Aktiver bogføres i debet Passiver bogføres i kredit Debet og kredit skal stemme for hvert enkelt bilag Når først bogføringskredsen er etableret, kører rutinen. Som bogholder skal du sørge for: Fremskaffelse af det nødvendige materiale (bilag, kontoudtog fra bank, kasserapporter og andet relevant materiale). 2. Kontering af bilagene beslutte, hvilke kontonumre hver indtægt og omkostning skal bogføres på i regnskabet, og fastslå, hvilken konto der skal debiteres, og hvilken der skal krediteres.

79 3. Indtastning eller indlæsning af materialet i økonomisystemet. 4. Undersøgelse af om bogføringen stemmer at der er lige meget i debet og kredit. Og eventuelt gennemføre andre kontroller for at sikre rigtigheden, herunder tjekke, at banken stemmer. 5. Bogføring. 6. Udskrivning af eventuelle rapporter til brug for den videre økonomistyring. Hvor hyppigt øvelsen udføres, afhænger helt af, hvilken virksomhed der er tale om. I store og mellemstore virksomheder bogføres dagligt og ofte af flere personer, som har hvert sit ansvarsområde. I små virksomheder sker bogføringen ikke nødvendigvis dagligt. I helt nystartede virksomheder med ganske få bilag er regnskabet så let at overskue, at bogføring måske kun foretages månedligt eller kvartalsvis. Målet er et retvisende regnskab, som afspejler virksomhedens indtægter og omkostninger, og dermed viser, om der er et positivt eller negativt resultat, og hvor man samtidig kan se bevægelserne i og status på aktiverne og passiverne. Et pålideligt bogholderi er et stærkt beslutningsgrundlag det kan svare sig at gøre det ordentligt. God arbejdslyst! Anette Sand

80 Bilag 1 Kontoplan/Standardkontoplan for enkeltmandsvirksomhed med løn Nr. Navn Type Moms Sumfra 1000 RESULTATOPGØRELSE Overskrift 1001 Omsætning Overskrift 1010 Salg af varer/ydelser m/moms Drift U Salg af varer til udland Drift Abr 1021 Salg af ydelser til udland Drift Abr 1025 Salg af varer til EU Drift UEUV 1026 Salg af ydelser til EU Drift UY Salg til kunder u/moms Drift 1099 Omsætning i alt Sumfra Direkte omkostninger Overskrift 1310 Direkte omkostninger m/moms Drift I Direkte omkostninger varer u/moms indenfor EU Drift IV Direkte omkostninger ydelser u/moms indenfor EU Drift IY Direkte omkostninger varer u/moms 3. lande Drift IV Direkte omkostninger ydelser u/moms 3. lande Drift IY Lønninger, afsluttede projekter (projekt) Drift 1327 Omkostninger, afsluttede projekter (projekt) Drift 1330 Vareforbrug (lagermodul) Drift 1399 Direkte omkostninger i alt Sumfra Dækningsbidrag Sumfra Lønninger Overskrift 2210 Lønninger Drift 2211 Feriepenge & SH Drift 2212 Sygedagpenge mv. Drift 2213 B-honorar Drift 2214 Personalegoder og multimedier Drift 2215 Pensioner, arbejdsgiver Drift 2222 AER (Samlet betaling) Drift 2223 ATP Drift 2224 DA-barsel Drift 2230 KM-penge Drift 2241 Personaleudgifter Drift 2242 Projektførte lønninger (projekt) Drift 2280 Feriepengeforpligtelse, reg. Drift 2299 Lønninger i alt Sumfra

81 2500 Kapacitetsomkostninger Overskrift 2700 Salgs- og rejseomkostninger Overskrift 2750 Restaurationsbesøg Drift REP 2754 Gaver og blomster Drift 2770 Rejseudgifter Drift 2800 Annoncer og reklame Drift I Fragt m/moms Drift I Salgs- og rejseomkostninger i alt Sumfra Autodrift - personbiler Overskrift 3110 Brændstof Drift 3120 Bilforsikring Drift 3130 Vægtafgift Drift 3140 Reparation/vedligeholdelse Drift 3199 Autodrift - personbiler i alt Sumfra Lokaleomkostninger Overskrift 3410 Husleje m/moms Drift I Husleje u/moms Drift 3420 El, vand og gas Drift I Vedligeholdelse og rengøring Drift I Forsikringer (lokale) Drift 3499 Lokaleomkostninger i alt Sumfra Administrationsomkostninger Overskrift 3600 Kontorartikler og tryksager Drift I Avishold Drift 3604 Edb-udgifter / software Drift I Rep./vedligeholdelse af inventar Drift I Mindre anskaffelser Drift I Telefon Drift I Internetforbindelse Drift I Porto og gebyrer Drift 3640 Revisor Drift I Advokat Drift I Forsikringer Drift 3660 Faglitteratur m/moms Drift I Faglitteratur u/moms Drift 3662 Kontingenter m/moms Drift I Kontingenter u/moms Drift 3664 Web-hotel og domænenavne Drift I Leje/leasing af driftsmidler Drift I Tab på kunder Drift 81

82 3770 Kassedifferencer mv. Drift 3780 Ej fradragsberettigede omkostninger Drift 3799 Administrationsomkostninger i alt Sumfra Resultat før afskrivninger Sumfra Afskrivninger Overskrift 3910 Afskrivning, indretning lejede lokaler Drift 3940 Afskrivning, driftsmidler og inventar Drift 3950 Afskrivning, edb Drift 3999 Afskrivninger i alt Sumfra Resultat før renter Sumfra Renteindtægter Overskrift 4310 Renteindtægt, bank Drift 4360 Renteindtægt, kunder Drift 4365 Rykkergebyr, kunder Drift 4380 Valutakursdifference, kunder gevinst Drift 4381 Valutakursdifference, leverandører gevinst Drift 4399 Renteindtægter i alt Sumfra Renteudgifter Overskrift 4410 Renteudgift, bank Drift 4450 Låneomkostninger Drift 4460 Renteudgift, leverandører Drift 4465 Renteudgift, Told & Skat Drift 4480 Valutakursdifference, kunder tab Drift 4481 Valutakursdifference, leverandører tab Drift 4499 Renteudgifter i alt Sumfra Resultat før ekstraordinære poster Sumfra Ekstraordinære poster Overskrift 4610 Ekstraordinære indtægter m/moms Drift U Ekstraordinære indtægter u/moms Drift 4630 Ekstraordinære udgifter m/moms Drift I Ekstraordinære udgifter u/moms Drift 4699 Ekstraordinære poster i alt Sumfra PERIODENS RESULTAT Sumfra

83 5000 AKTIVER Overskrift Start 5010 Anlægsaktiver Overskrift 5110 Indretning af lejede lokaler Overskrift 5111 Indretning, anskaffelse primo Balance 5112 Indretning, årets tilgang Balance I Indretning, årets afgang Balance 5116 Indretning, afskrivning primo Balance 5117 Indretning, årets afskrivninger Balance 5119 Indretning af lejede lokaler i alt Sumfra Driftsmidler & inventar Overskrift 5221 Driftsmidler, anskaffelse primo Balance 5222 Driftsmidler, årets tilgang Balance I Driftsmidler, årets afgang Balance 5226 Driftsmidler, afskrivning primo Balance 5227 Driftsmidler, årets afskrivninger Balance 5229 Driftsmidler & inventar i alt Sumfra Edb-anlæg Overskrift 5231 Edb-anlæg, anskaffelse primo Balance 5232 Edb-anlæg, årets tilgang Balance I Edb-anlæg, årets afgang Balance 5236 Edb-anlæg, afskrivning primo Balance 5237 Edb-anlæg, årets afskrivninger Balance 5239 Edb-anlæg i alt Sumfra Huslejedepositum m/moms Balance I Huslejedepositum u/moms Balance 5322 Leasingdepositum Balance I Anlægsaktiver i alt Sumfra Omsætningsaktiver Overskrift 5520 Varelager Balance 5600 Kunder Balance 5650 Andre tilgodehavender Balance 5654 Igangværende arbejder - aktiviteter (projekt) Balance 5655 Igangværende arbejder - omkostninger (projekt) Balance 5660 Forudbetalte poster Balance 5665 Personaletilgodehavender Balance 5810 Kassebeholdning Balance 5820 Bankkonto Balance 5980 Omsætningsaktiver i alt Sumfra AKTIVER I ALT Sumfra

84 6000 PASSIVER Overskrift Start 6100 EGENKAPITAL Overskrift 6110 Kapitalkonto, primo Balance 6112 Periodens resultat Suminterval Hævninger, netto: Overskrift 6120 Årets indskud, kontant Balance 6130 Årets hævninger, kontant Balance 6131 Årets hævninger, øvrige Balance 6135 Mellemregning Balance 6137 Nettohævet før B-skatter mv. Sumfra Betalte B-skatter Balance 6150 Hævet netto i alt Sumfra EGENKAPITAL I ALT Suminterval 6600 GÆLD Overskrift 6750 Kassekredit Balance 6800 Leverandører Balance 6830 Skyldige omkostninger Balance 6835 Skyldige medarbejderudlæg Balance 6900 Moms og afgifter Overskrift 6901 Skyldig moms, primo Balance 6902 Udgående (salg) moms Balance 6903 Indgående (køb) moms Balance 6906 Erhvervelsesmoms/byggeydelse (køb i udland) Balance 6907 Erhvervelsesmoms/byggeydelse (modkonto) Balance 6910 Olieafgift Balance 6911 Elafgift Balance 6914 CO2-afgift Balance 6917 Betalt moms Balance 6918 Moms og afgifter i alt Sumfra Anden gæld Overskrift 6920 Skyldig A-skat Balance 6921 Skyldig ATP Balance 6922 Skyldig pension Balance 6923 Skyldige feriepenge & SH Balance 6924 Skyldig DA-barsel Balance 6930 Skyldig AM-bidrag Balance 6940 Skyldige lønninger Balance 6945 Andre skyldige løn poster Balance 6946 Hensat feriepengeforpligtelse Balance 6999 Anden gæld i alt Sumfra

85 7999 GÆLD I ALT Sumfra PASSIVER I ALT Suminterval 9900 Analyse/fejlkonto Balance 9990 Nulkontrol Sumfra

86

87

88

89 At bogføre vil sige at registrere virksomhedens økonomiske transaktioner, sådan at man kan holde rede på indtægter og omkostninger, beholdninger, tilgodehavender og gæld. Er du nystartet iværksætter, eller sidder du af andre grunde og skal bogføre for første gang, så kan det måske virke overvældende. Der er nye ord, systemer og regler, der skal læres, og en masse spørgsmål melder sig: Hvornår skal noget i debet, og hvornår skal det i kredit? Hvad er gyldigt som bilag, og hvordan skal de nummereres? Hvad er aktiver og passiver? Hvad er en kassekladde? Hvordan retter man, hvis man har bogført noget forkert? Hvad er en resultatopgørelse og en balance? Hvordan bogfører man løn? Du lærer at tilrettelægge bogføringsarbejdet fornuftigt, så du nemt får beregnet de korrekte tal til momsangivelsen, kan trække rapporter, får overblik over debitorer og kreditorer - og har et godt grundlag for at udarbejde årsregnskabet. ISBN (e-bog):