Annonceringsbetingelser. Boligforeningen Ringgården

Transkript

1 Annonceringsbetingelser Boligforeningen Ringgården

2 Indhold 1 Den ordregivende myndighed Opgaven Opgavens omfang Opgavens delelementer Option Antal kvalificerede Kontraktperioden Kontrakten Udbudsbetingelser Udbudsprocedure Udvælgelseskriterier Den juridiske person Betingelser for at deltage Ansøgers finansielle og økonomiske egnethed Ansøgers tekniske egnethed Objektive kriterier for valg af kvalificerede ansøgere Tildeling Tildelingskriterium Praktiske oplysninger Krav til tilbud Afgivelse af tilbud Vedståelse Alternative bud Forbehold Annullation Honorar Annonceringens forløb, herunder tildeling af kontrakt Spørgsmål og svar, herunder tidsfrist Tidsplan for udbudsforretningen BILAG... 8 Side 2 af 9

3 1 Den ordregivende myndighed Boligforeningen Ringgården 8210 Aarhus V (i det følgende også kaldet "Ordregiver") Tilbudsprocessen varetages i samarbejde omfang af Ordregivers repræsentant Progressive A/S. Tilbudsmaterialet skal rekvireres ved anvendelse af og eventuelle spørgsmål rettes til følgende adresse: udbud@bf-ringgaarden.dk 2 Opgaven Tilbuddet omfatter migrering og drift af boligforeningens it platform. De tekniske krav til systemet er fastsat i Kravspecifikationen (Bilag 2.2 og 3). Udbudsmaterialet indeholder en nærmere specifikation af det eksisterende it-system, der er omfattet af dette udbud, herunder de krav Ordregiver stiller i forbindelse med den udbudte opgave. 2.1 Beskrivelse af opgaven Boligforeningen Ringgården ønsker at lade driften af det nuværende it-setup overgå til en fremtidig leverandør. Boligforeningen Ringgården forventer en kvalitet der opfylder dagens standard hvorfor det i den forbindelse vil være naturligt, at Ordregiver ser på forbedringsmuligheder i forhold til nuværende løsning. Udbuddet omfatter drift af Boligforeningen Ringgårdens nuværende it-systemer og etableres uden for Boligforeningen Ringgårdens nuværende servere. Udbuddet tilbydes på en tre årig kontrakt og Tilbudsgivers løsning skal indeholdes inden for tærskelværdien før et EU-udbud. Udbudsmaterialet er delvis baseret på Digitaliseringsstyrelsens K01 kontraktskabelon. Boligforeningen Ringgården har foretaget en vurdering om kvantitative fordele og ulemper versus outsourcing af it-driften og det er besluttet, at Boligforeningen Ringgården vil gøre brug af en outsourcet løsning. Boligforeningen Ringgården ønsker en fuld outsourcing af it-driften, uanset placering af hardware/software i systemlandskabet. Analysen er ikke til rådighed for Ordregiver. Den udbudte opgave er en hostingopgave, hvor tilbudsgiver skal hjemtage og drifte Boligforeningen Ringgårdens it-systemer. 2.2 Opgavens omfang Boligforeningen Ringgården ønsker en outsourcing udbyder der, som ene ansvarlig, i både etablerings- og migreringsfasen samt kan stå for den samlede drift og vedligehold af det udbudte systemlandskab, software, servere samt håndtering af såvel licenser til drift. Vedligehold af fagapplikationer er ikke en direkte del af denne aftale, men Ordregiver skal tilbyde nødvendig bistand i forbindelse med udbedring af fejl til leverandørerne af fagapplikationerne samt drift af fagsystemerne, herunder installere og teste ved opgraderinger mm. 2.3 Opgavens delelementer Opgaven vedrører følgende delelementer i forbindelse med Boligforeningen Ringgårdens it-infrastruktur. Etablering af ny hardware infrastruktur o Serverkapacitet samt switches, routere, krydsfelt med mere som opfylder de krav til oppetid, fleksibilitet og performancekrav som er beskrevet i materialet og vedlagte bilag. Side 3 af 9

4 Migrering af applikationer og data o Klient- og serverapplikationer med tilhørende data, for eksempel EG Bolig WEB, således de kommer til at virke i det nye driftsmiljø. Boligforeningen Ringgården ønsker at licenser til basissoftware er en del af tilbuddet, indregnet som en del af det faste månedlige driftsvederlag. Ordregiver kan antage, at Boligforeningen Ringgården allerede ejer, eller selv vil anskaffe de nødvendige applikationslicenser uden om dette tilbud, således der i driftsydelsen kun skal indregnes den månedlige drift. Migreringsomkostninger skal medtages som en initialomkostning. Drift o Servicelevel som opfylder dagens standard med krav som beskrevet i Driftsaftalen. 2.4 Option Tilbudsgiver kan - som en option - afgive særskilt tilbud på metode for så vidt angår etablering af Ordregivers SQL server, således denne etableres umiddelbart efter kontraktindgåelse og efterfølgende indgår i den samlede drift. Ordregiver forventer ikke yderligere omkostninger i forbindelse med optionen. Optionen vil indgå i Ordregivers evaluering af tilbuddene. 3 Antal kvalificerede Der vil blive kvalificeret 3 ansøgere til præsentation af tilbud, såfremt der er tilstrækkeligt antal ansøgere. 4 Kontraktperioden Kontrakten forventes at kunne træde i kraft 1. november 2013 og løber til 31. oktober 2016 uden mulighed for forlængelse. 5 Kontrakten Kontrakten vil være delt i to særskilte kontrakter. En driftskontrakt og en leverancekonkrakt baseret på en tillempet K01. 6 Udbudsbetingelser 6.1 Udbudsprocedure Udbudsforretningen gennemføres som annoncering. Ved modtagelse af tilbud foretages en vurdering af den enkelte ansøgers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet med egnethedsvurderingen er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem ansøgere, som er egnede til at varetage den udbudte opgave. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de oplysninger, der efterspørges i afsnittet Udvælgelseskriterier. 6.2 Udvælgelseskriterier Den juridiske person Ansøger skal klart og entydigt i tilbuddet angive, hvilken juridisk person, der er ansøger og dermed ansvarlig over for Ordregiver. Side 4 af 9

5 Hvis ansøgningen afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige ansøgere, skal de juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som Ordregiver med bindende virkning kan indgå aftale med. Deltagerne hæfter solidarisk. Såfremt et konsortium får tildelt kontrakten, skal hvert medlem af konsortiet afgive skriftlig erklæring om solidarisk hæftelse for kontraktens opfyldelse. I det omfang ansøger er et konsortium, skal de nedenfor angivne erklæringer og oplysninger under Betingelser for at deltage, Ansøgers finansielle og økonomiske egnethed opfyldes og afleveres for samtlige konsortiedeltagere Betingelser for at deltage Ordregiver vil foretage en bedømmelse af tilbudsgivers egnethed til at opfylde den udbudte kontrakt. Egnethedsbedømmelsen vil omfatte tilbudsgivers egne forhold, økonomisk egnethed og teknisk egnethed. Ansøger kan udelukkes fra deltagelse på grund af egne forhold. Ordregiver har pligt til at udelukke virksomheder, der er dømt for én af de former for kriminalitet, der er nævnt i udbudsdirektivets art 45, stk. 1 og stk. 2: En strafbar handling Overtrædelse af forbuddet med aktiv bestikkelse i offentlig tjeneste eller hverv Overtrædelse af forbuddet mod UU-svig Overtrædelse af forbuddet med hvidvaskning af penge Ansøger skal underskrive en tro og love erklæring på, at ansøger ikke har ubetalt, forfalsen gælde til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger jf. LBK nr. 336 af 13/05/1997 om begrænsning af skyldners muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger Ansøgers finansielle og økonomiske egnethed Ansøger skal vedlægge oplysninger om ansøgers balance, omsætning samt soliditets- og overskudsgrad. Ansøger skal vedlægge dokumentation for de afgivne tal. Dette kan enten ske ved vedlæggelse af de seneste to revisorpåtegnede årsrapporter. Boligforeningen Ringgården stiller ingen mindstekrav til den finansielle eller økonomiske formåen, men oplysningerne vil blive taget i betragtning i forbindelse med kvalifikationen af ansøgerne Ansøgers tekniske egnethed Det har afgørende betydning for Boligforeningen Ringgården, at ansøger har den fornødne faglige og tekniske formåen til at udføre opgaven for Boligforeningen Ringgården. Som dokumentation for ansøgers faglige og tekniske formåen skal ansøger oplyse om og kort beskrive mindst en relevant reference. Boligforeningen Ringgården vil lægge vægt på positive referencer, og forbeholder sig i den forbindelse ret til at kontakte den eller de pågældende kunder. Det vil være en fordel, såfremt den eller de pågældende kunders systemer har skullet håndtere løsninger for en boligforening. Antallet, indholdet og oplysningerne i øvrigt vil samtidig blive taget i betragtning i forbindelse med kvalifikationen af ansøgerne Objektive kriterier for valg af kvalificerede ansøgere Den ordregivende myndighed vil lægge vægt på nedenstående kriterier i forbindelse med vurderingen af ansøgers egnethed som tilbudsgiver. Ansøgers væsentligste tilsvarende ydelser Ansøgers relevante kompetencer i forhold til at kunne udføre kontrakten Side 5 af 9

6 Ansøgers økonomiske situation i forhold til at kunne udføre kontrakten 7 Tildeling 7.1 Tildelingskriterium Tildeling af aftalen vil ske på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige tilbud baseret på følgende underkriterier med de angivne procentsatser (vægte): Delkriterium Vægtning i procent Kvalitet 60 % Pris 40 % Ad underkriteriet "kvalitet" Underkriteriet "kvalitet" vil blive vurderet på baggrund af den løsningsbeskrivelse, der skal udarbejdes af tilbudsgiver som en del af tilbuddet, og som skal angives i kolonnen for hvert krav i Kravspecifikation (Bilag 3) afsnit II. Vurderingen foretages af tilbudsgiverens besvarelse i lyset af de forhold, der er beskrevet i kravskemaets kolonne 4 (se Kravspecifikationen (Bilag 2.2 og 3)). Tilbudsgiver skal være særligt opmærksom på, at løsningsbeskrivelsen skal være i overensstemmelse med de mindstekrav, der følger af udbudsmaterialet i øvrigt. Tilbudsgiver opfordres således til at sætte sig nøje ind i udbudsmaterialet. Ad underkriteriet "pris" Underkriteriet "pris" vil blive vurderet i form af den samlede tilbudssum, som opgøres på grundlag af de tilbudspriser, som tilbudsgiveren skal angive i Tilbudsskemaets afsnit I. Ved opgørelsen af den samlede tilbudssum vil Ordregiver operere med følgende beregningsmæssige antagelser: (i) at driftsperioden for Boligadministrationssystemet bliver 36 måneder, (ii) at Ordregiver vil komme til at aftage 50 konsulenttimer fra Leverandøren til løsning af ad hoc opgaver. Det bemærkes, at Ordregiver ikke er forpligtet til at aftage nævnte antal teknikerkonsulenttimer, idet disse alene udgør en beregningsmæssig antagelse. På baggrund af disse beregningsmæssige antagelser vil den samlede tilbudssum til brug for sammenligningen mellem tilbuddene blive opgjort som summen af følgende elementer: (i) Overtagelsesvederlaget for it-drift (ii) 36 gange det månedlige Vedligeholdelsesvederlag for driften; (iii) 50 gange Timeprisen for konsulenttimer, og (iv) (såfremt tilbudsgiveren byder ind med en løsning, der kræver betaling af løbende månedlige licensafgifter) 36 gange de månedlige løbende licensafgifter. Optionen vil indgå i Ordregivers evaluering af tilbuddene. 8 Praktiske oplysninger Ved afgivelse af tilbud skal tilbudsgiver overholde minimumskrav samt besvare de generelle ønsker. Minimumskrav Side 6 af 9

7 Kravspecifikationen indeholder minimumskrav, som er ufravigelige, og som tilbudsgiver ikke kan tage forbehold for. Ved afgivelse af tilbud indestår tilbudsgiver for overholdelse af disse minimumskrav. Ordretildeling kan ikke finde sted på baggrund af tilbud, der ikke opfylder alle minimumskrav (Bilag 3). Ønsker Kravspecifikationen indeholder nogle generelle ønsker, som Ordregiver tillægger vægt ved evaluering af de indkomne løsningsforslag i overensstemmelse med den ovenfor angivne vægtning (Bilag 3). 9 Krav til tilbud 9.1 Afgivelse af tilbud Tilbuddet skal være på dansk og al korrespondance skriftligt som mundtligt skal i hele aftaleperioden være på dansk. Tilbuddet skal være skriftligt og skal være Ordregiver i hænde senest den 16. august 2013 kl på følgende adresse: Boligforeningen Ringgården Dybedalen 1A 8210 Aarhus V Att.: Økonomi- og administrationschef Mikkel Ø. Kristensen Tilbuddets emballering skal tydeligt være mærket med Annoncering af kontrakt om it-migrering og drift må ikke åbnes. Tilbuddet skal fremsendes/afleveres skriftligt i 3 papireksemplarer samt i 1 eksemplar i elektronisk form på USB-stik. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det elektroniske tilbud gælder det skriftlige tilbud (papirudgaven). Tilbuddet skal opfylde samtlige krav i det samlede Tilbudsmateriale, dvs., at alle forhold og krav i Tilbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Tilbud modtaget efter tilbudsfristen, et andet sted eller i en anden form end angivet vil ikke være at betragte som rettidigt indkommet og vil derfor blive afvist. 9.2 Vedståelse Tilbudsgiver er forpligtet til at vedstå sit tilbud i 4 måneder at regne fra tilbudsfristens udløb. 9.3 Alternative bud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 9.4 Forbehold Et tilbudsforbehold dvs. en reservation i tilbuddet vil føre til, at Ordregiver afviser tilbuddet. Tilbudsgiverne opfordres derfor til at søge eventuelle uklarheder mv. opklaret ved at stille spørgsmål. Side 7 af 9

8 10 Annullation Ordregiver forbeholder sig ret til, indtil udbudsforretningen er afsluttet med endelig indgåelse af kontrakt, at annullere udbuddet og herefter eventuelt gennemføre nyt udbud, såfremt der foreligger en saglig begrundelse for at annullere. En eventuel annullation vil blive udsendt ansøgerne indeholdende årsagen til annullationen. 11 Honorar Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af materialet. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret. 12 Annonceringens forløb, herunder tildeling af kontrakt 12.1 Spørgsmål og svar, herunder tidsfrist Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende annonceringen skal være skriftlige og rettes til Ordregiver repræsentant via følgende Alle spørgsmål, der fremsendes senest 10 dage før tilbudsfristens udløb, kan påregnes besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil ikke blive besvaret. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt pr. mail. Spørgsmål, svar og eventuelle rettelser vil i anonymiseret form. Det er ansøgers ansvar, at spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade er modtaget, idet ansvar for eventuelt mangelfuld ansøgning som følge af manglende rettelsesblade alene påhviler ansøger. 13 Tidsplan for udbudsforretningen Gennemførelsen af nærværende udbud forventes at ske efter følgende tidsplan: Ønsket dato for spørgsmål Frist for modtagelse af tilbud 06. august august 2013, kl. 10:00 Underretning om afgørelse Uge 35 i 2013 Eventuelle forhandlinger med den valgte tilbudsgiver Uge 35 i BILAG Bilag 1: Bilag 2: Bilag 3: Bilag 4: Bilag 5: Bilag 6: Bilag 7: Aftaleudkast drift, med underbilag Aftaleudkast, med underbilag Kravspecifikation Ordregivers eksisterende løsning og fremtid behov/krav til ny løsning Oversigt over programmel Svartidsskema Tilbudsskema Side 8 af 9

9 Bilag 8: Tro og love erklæring Side 9 af 9