Bilag 1: Opfølgning på medarbejderrepræsentanternes Top 3 over hvad der optager dem i klinikken, marts Status på udfordringen

Transkript

1 Dato: Punktet Medarbejdernes top 3 Bilag 1: Opfølgning på medarbejderrepræsentanternes Top 3 over hvad der optager dem i klinikken, marts 2019 Punkter der februar 2019 vurderes afsluttet angives med farvemarkering: Punkter der februar 2019 fortsat er i proces angives med farvemarkering: 1) Overskuelighed og intuition i forhold til anvendelsen samt uddannelse (eksempler og udsagn) Svært skabe overblik over den enkelte patient i resuméet, da forside på SP er opdelt i (for) mange rubrikker med diverse oplysninger. Den individuelle sygepleje "drukner" dokumentation består af data, men der er problemstillinger, som kræver individuelle løsninger, og som ikke muligt at dokumentere ved hjælp af standard svar (fx bandagering af stomi, planlægning af udskrivning af palliativ patienter, samtaler og opfølgning på samtaler mv.) Status på udfordringen Udfordringen med at overskue selve brugergrænsefladen for Sundhedsplatformen er velkendt. Der er stor mulighed for at tilpasse brugergrænsefladen til den enkelte brugers primære behov og arbejdsopgaver. Anbefalingen er dog, at det vil være hensigtsmæssigt at have en vis rutine i SP inden man begynder at personliggøre brugergrænsefladen. Superbrugerne undervises i hvordan man tilpasser brugergrænsefladen og de tilskyndes at videreformidle mulighederne til kollegaer. Nogle afdelinger har valgt at gennemføre lokal afdelings tilpasning af brugergrænsefladen for netop at opnå en fælles brugergrænseflade og

2 Besværligt for lægesekretæren at skaffe sig et overblik over patientens kontakter. Svært at gennemskue om det der gøres er korrekt, eller om det der foretages kan give problemer senere hen for ens egen faggruppe eller en anden. Det samme kan dokumenteres på mange måder. Metoden til at genfinde dokumentationen kan afhænge af hvordan der er dokumenteret det giver usikkerhed om al relevant information er genfundet. Sundhedsplatformen kan mange ting og der kan bruges meget tid på dokumentation, men det er svært at afgrænse hvad der er relevant at dokumentere og hvad der ikke er. Hele brugergrænsefladen er ikke-intuitiv. Det gør det svært at lære SP, men i særdeleshed er det en udfordring at bruge SP til funktioner man bruger sjældent. Generelt er det opfattelsen, at det virker som om SP prøver at bide over mere end det er muligt og systemet bliver derfor stort og tungt med langsommelige arbejdsgange og uforståelige fejlmeddelelser, der kræver fejlfinding i lang tid, fordi det ikke er muligt at fortsætte før fejlen er løst. Samtidig medfører systemet at det lægelige arbejde skal gentænkes fordi arbejdet skal tilpasses systemet, og ikke omvendt. Det er opfattelsen, at genopfrisknings kurser for superbrugere ikke fungerer efter hensigten og er ressourcekrævende (3 dage pr. måned). derigennem styrke den interne hjælp brugerne imellem. Der findes vejledninger (tipsheets) som beskriver dette. Der har fra sygehusledelserne været efterspørgsel på en anden form for undervisning for både superbrugere og nyansatte, bl.a. har det været et stærkt ønske at få undervisningen flyttet tættere på klinikken. I Region Sjælland er der nedsat projekt Nyt Uddannelses Koncept (NUK) som pr. 1.juli idriftsætter et nyt uddannelseskoncept. Projektgruppen omkring NUK består af repræsentanter fra Region Sjælland sygehuse og Superbrugersupport. Fremadrettet består uddannelse for nyansatte af 2 dele: 1 dags klasseundervisning for sygeplejersker og læger og 3 dages undervisning for lægesekretærer. Sidemandsoplæring ved lokal superbruger ud fra et fastlagt pensum. Uddannelse blev behandlet som tema på mødet i den politiske styregruppe for Sundhedsplatformen den 10. september Der er stillet spørgsmål vedr. testmiljøer i forbindelse med undervisning Det nye uddannelseskoncept er taget i brug. Udfordringen vurderes løst i den oprindelige sammenhæng, men forhold omkring bedre overskuelighed og uddannelse er fortsat et væsentligt element i den fortsatte udvikling. 2) Medicinmodul og blodprøver (eksempler og udsagn) Status på udfordringen Det er overordentligt svært at få et godt overblik over den enkelte patients medicin, hvis vedkommende får en større mængde forskellige præparater. Ordination af medicin er en unødig langsommelig og omstændig proces, ligesom det kan være svært at ændre medicin til forskellige patient-kontakter. Indlagt medicin er, : I erkendelsen af at medicineringsdelen i SP har været udfordret på forskellige fronter er projekt SP Medicinering iværksat. Projektet blev initieret primo januar 2018 med sitevisits bl.a. i Region Sjælland af EPIC. Projektet leverer løbende ændringer i medicineringsdelen i SP. Ændringerne omhandler både Sundhedsdatastyrelsen Fælles Medicin Kort (FMK) ændringer samt Medicineringsændringer. En del større ønsker til ændringer kræver ny udvikling hos EPIC og leveringen af disse sker med EPIC 2018

3 ned på det enkelte præparat, forskellig fra medicin patienten får under ambulant kontakt. Derfor kan patientens vanlige medicin skulle ordineres af 3-4 forskellige omgange under et dagkirurgisk forløb på måske bare 8 timer. Ved hver ændring af medicin er der risiko for at der sniger sig en fejl ind. Dette kan også medføre, at samme medicin gives i for stor dosis i løbet af dagen fordi det for sygeplejerskerne kan være overordentligt svært at få et godt overblik over når medicinen ændres så mange gange over et så kort tidsinterval. Integrationen med FMK er stadig tung og med uforståelige fejlmeldinger og deraf evt. stop der kun lader sig løse efter en større indsats. Tidsforbruget til administration af medicin er forøget. Eksempel: For 4 patienter, som hver får mellem 8-12 forskellige præparater er noteret et tidsforbrug på 50 min alene til ophældning, hvorefter medicinen skal udleveres. opgraderingen. Styregruppen er bemandet med repræsentanter fra begge regioner ligesom projektgruppen består af faglige eksperter fra begge regioner. Der er god fremdrift i samlet analyse af området og der er allerede leveret bedre overblik, herunder at Tilføjelse af substitutionspræparater og generel oprydning i medicin rapporten administration og Bestillinger og Ordinationer kan nu ses 60 dage tilbage. Arbejdsgangen i relation til præindlæggelser f.eks. i dagkirurgisk afsnit kan være kompliceret og afhængig af mange forskellige aktører og samarbejdsaftaler. Der er udarbejdet en del Tipsheets (vejledninger) for området, men dette løser ikke alle udfordringer for området. Det vil kræve en dybere arbejdsgangsanalyse : Der sker løbende forbedringer på Medicineringsmodulet. Der er på Regionens intranet publiceret en udførlig oversigt over forbedringer fordelt på faggruppe. (Link for ansatte: --Forbedringer-på-vej_Sundhedsplatformen.aspx) Eksempel på forbedringer for læge og sygeplejersker vedlagt som bilag 1.1. Der vil dog være forbedringer for begge faggrupper som først kan leveres med SP2018 opgraderingen februar 2019, da de kræver særlig udvikling af leverandøren EPIC eller er en del af selve 2018 versionen af Sundhedsplatformen. Ny referencegruppe En netop nedsat referencegruppe med læger og sygeplejersker skal komme med input til design af medicineringsmodulet og i samarbejde med medicineringsprojektet udarbejde en prioriteret liste over yderligere forbedringer. Indsatsen munder ud i en bestilling til Epic på forbedringer, der forventes leveret i andet halvår af 2019.

4 Systemet med Roveren (håndscanneren) burde 0-stilles hver dag, så man undgår gammel/overflødig data. Den opfattes som tung at bære på og har små taster : Det er aftalt i Governancen for SP, at Medicineringsprojektet fortsætter i 2019, da der stadig er ønskede forbedringer til Medicineringsmodulet. Det aktuelle punkt vurderes løst, idet der løbende forsat vil komme forbedringer til Medicineringsmodulet. Disse annonceres via officielle kanaler Roveren er ikke databærende og der er ikke noget belæg for at anbefale en konsekvent 0-stilling hver dag. Vi ved dog at App en til Laboratoriemodulet BCC (DRain) kan overtage skanneren og nødvendiggøre at lukke både DRain appen og Roverappen ned og logge ind igen. Der er fejlsøgt på området, og der er startet en sag for udbedring, hvor EPIC er involveret i løsningen Udfordringen omkring nedlukning af DRain app 0g R0ver app er løst i samarbejde med leverandørerne. Punktet vurderes afsluttet Roveren er en Iphone SE i et cover, og opfattelsen af at Roveren har små taster er en kendt problemstilling. Der er for nuværende ikke planer om at udskifte modellen på Roveren, men test af ny model igangsættes fra IT Systemforvaltning. Udskiftning af selve rovermodellen til fx en Iphone8 vil ikke ændre på selve vægten da der ikke er de store forskelle mellem Iphone SE og Iphone8 og selve coveret til roveren også vejer Der pågår test af Iphone 8 med tilhørende cover i samarbejde med Brystkirurgisk afdeling, Ringsted Sygehus. Testen løber frem til december Test af en stor Rover med iphone 8 er udvidet til og med d. 22. februar De foreløbige tilbagemeldinger er at Sygeplejerskerne på Brystkirurgisk afdeling i Ringsted er meget glade for den større skærm men de synes samtidig at den nye enhed er for tung. Efter testens afslutning indsamles de sidste tilbagemeldinger og drages en konklusion. Roveren er målrettet sygeplejerskens arbejdsgang og personalet er glade for de muligheder Roveren giver for dokumentation ved patienten.

5 Sideløbende er der en del efterspørgsel på at lægerne får samme muligheder for f.eks. billeddokumentation via Haiko/Canto som er tablet-værktøjet til lægegruppen. Der er dog ikke p.t. iværksat projekter omkring udbredelse af Haiko/Canto i hverken Region Hovedstaden eller Region Sjælland Region Sjælland har initieret et pilotprojekt til afprøvning af IPAD Mini. Projektet holder kickoff d. 3.okober Piloten vil ikke rette sig mod CANTO da dette vil kræve en del byg i SP, hvilket der ikke er ressourcer til i ipad mini piloten på NSR uden Canto er afsluttet. Resultatet foreligger endnu ikke. Sideløbende med dette projekt pågår NNIT (EPIC s danske samarbejdspartner) og EPIC med en teknisk test af HAIKO/CANTO løsningen i begge regioner Ift. teknisk test af Canto løsningen blev det besluttet at vi i forlængelse af ipad mini piloten på NSR valgte at teste Canto 2015 versionen med de samme brugere der havde testet ipad versionen af Canto, idet det krævede et minimum af tilretning. Piloten blev afsluttet den 24. januar 2019 lige før Frozen zone ift. SP2018/LPR3. Der var en enkelt bruger der benyttede Canto meget mens resten var så som så. Der er udsendt spørgeskema elektronisk til brugerne om deres brug af Canto. Resultat afventer. Blodprøvebestillingerne i SP er vanskelige. Måden er blevet revideret mange gange, så det er vanskeligt at følge med og være opdateret Det er korrekt at man ikke kan efterbestille på en blodprøverekvisition hvis den er frigivet fra SP Der pågår forbedringstiltag på outpatient delen i SP ift. at få løst problemstillingen med patienter der møder forgæves op fordi der ikke foreligger en rekvisition i BCC (Laboratoriesystemet), samt at der ofte benyttes andre rekvisitioner ift. hvad klinikerne mener de har bestilt. Indtil frigivelsen til SP er det muligt at efterbestille på samme rekvisition. Der sker så en teknisk samling af rekvisitionens indhold af SP som leverer én samlet rekvisition retur til Laboratoriesystemet BCC til effektuering Der er for nuværende ikke planlagt ændringer til arbejdsgangene vedr. blodprøvebestilling. Punktet vurderes afsluttet.

6 Problematisk man ikke kan tilføje en blodprøve til blodprøvebestillingen, hvis de er signerede. Cytostatika/kemoterapi på onkologiske og hæmatologiske afdelinger i SP. Navigatorerne til patologirekvirering er overordentlig besværlig I forhold til cytostatika og det hæmatologiske område er der nedsat et helt særskilt fokusområde som håndterer både anvendelsesoptimering og udvikling indenfor området. Der er nedsat en styregruppe med vicedirektør Beth Lilja som styregruppeformand Det særlige fokusområde nedsat for det hæmatologiske område har afsluttet sit arbejde efteråret Punktet vurderes afsluttet Der er forskellige metoder til rekvirering af Patologiprøver afhængig af om det er en ambulant kontakt, indlæggelse eller i forbindelse med operation. I forbindelse med operation har man en navigator for oprettelse af rekvisitionen, og en navigator for afsendelse af rekvisitionen. Dette kan godt give nogle udfordringer. Det er indmeldt til SP Drift Road Map at man ønsker at optimere/redesigne bestillingen af rekvisitioner på Patologi området Optimering/re-design er ikke for nuværende prioriteret i SP Road Map. Der udover er der følgende aktiviteter: Der er oprettet Forum for SP Laboratoriespecialerne. I dette forum deltager faglige eksperter og udvalgte tværgående klinikere således er der repræsentanter fra Patologi afdelingen, Region Sjælland. På dette forum prioriteres de indberettede sager, som omhandler laboratoriespecialerne. For Patologiområdet er der prioriteret de sager som omhandler problemstilling på rækkefølgende af indgående patologiprøver denne er i igangværende, og afsluttet er således optimering af Patologisvar i InBasket Aktuelt ligger der ikke nogle ændringsønsker til ændring af navigatoren Patologi i Optime modulet. Punktet vurderes afsluttet. En anden problemstilling ved rekvireringen er, at klinikerne ikke bliver gjort opmærksomme på, hvis rekvisitionen ikke er endeligt fuldført og dermed ikke afsendt. Den 11. september 2018 er der således frigivet en

7 opdatering, hvor det er blevet mere synligt for klinikerne at se om rekvisitioner oprettet under operation er sendt Den ovenfornævnte opdatering er frigivet til SP produktionsmiljø og det er nu tydeligt for brugeren at rekvisitionen er sendt. Punktet vurderes afsluttet. I Koncern IT er der en aftale med Patologiafdelingen om at oprette en HelpDesk sag på de rekvisitioner, som ikke er sendt ud af SP, og dermed ikke modtaget i Patologisystemet. Der er en formodning om at årsagen til disse fejl er, at klinikerne er udfordret på oprettelse af rekvisitionerne. Der oprettes en sag, så vi kan få et overblik over, hvor ofte det er tilfældet at der sker fejl, og om det fejlen er på baggrund af at klinikeren er udfordret på selve rekvisitions workflowet. Vi bruger disse sager til at analysere hvor i rekvisitions delen fejlen opstår vi kontakter den pågældende kliniker pr. mail og opfordrer til at kontakte Systemforvalter i Koncern It, Region Sjælland, hvis der opleves særlige udfordringer med Patologi rekvisitionerne Antallet af sager, der er oprettet som følge af bruger fejl i oprettelse af Patologi rekvisitioner er markant faldet. Aktuelt har vi ikke haft en sag siden november Punktet vurderes afsluttet. 3) Arbejdsgange, produktivitet, opgaveglidning og patientflow (eksempler og udsagn) Der er med SP opfattelsen at der sker en glidning af opgaver fra sekretærerne til lægerne. Når opgaver flytter fra en faggruppe til en anden medfører det uvægerligt at den modtagne faggruppe får mere at lave. SP medfører betydeligt øget arbejde med sekretær-opgaver hos den enkelte læge. Dette medfører nedsat produktivitet hos den enkelte læge som pga. det øgede arbejdspres ikke kan nå at se så mange patienter som tidligere, men desværre også nedsat arbejdsglæde hos både læger og sekretærer. Status på udfordringen Et af sundhedsplatformens kernepunkter er registrering direkte ved kilden (patienten). Dette sker af patientsikkerhedsmæssige årsager og for at mindske fejl ved overlevering af patientoplysninger til 2. part. F.eks fra læge til sekretær eller læge til sygeplejerske. Dermed gør man også op med arbejdsgange, som har eksisteret i mange år i sundhedsvæsenet, hvilket naturligt har medført en stor forandringsproces hos den enkelte bruger. Både funktionalitet og arbejdsgange er således ændrede for brugeren, og en sådan grundlæggende ændring tager tid at kunne efterleve Punktet vurderes afsluttet.

8 Superbrugerne tages ud af afdelingens drift til uddannelse, samtidig med at afdelingen skal opretholde sin normale produktion På samme måde som med sekretærerne omend i mindre omfang er det opfattelsen, at der er sket en opgaveglidning fra sygeplejerskerne til lægerne. Sammenholdt med lægemangel i Region Sjælland og forskellen i timeløn mellem læger og sekretærer er opgaveglidningen mod lægen uønskeligt ud fra mange parametre. Patientflow kan forsinkes af, at lægen selv skal skrive journal. Det giver udfordringer ift. tidstro data, fx hvis patienten er udskrevet, men lægen ikke er færdig med at skrive journal. Man kan ikke være flere inde på samme patient samtidigt. Dette bremser for medicinsk fast track, hvor lægesekretæren hjælper med skrivning, så patienterne kan komme hurtigere igennem Akutafdelingen. Region Sjælland har fokus på at der kan være uhensigtsmæssigheder i måden systemet er bygget op på, og som dermed kan medvirke til at besværliggøre arbejdsgange. Derfor er der også initieret tiltag i form af specialeoptimeringsprojekter på tværs af de 2 regioner. Her gennemgås det enkelte speciale for, sammen med de faglige eksperter fra de forskellige specialer, at afdække, hvorvidt der er uhensigtsmæssigheder i den måde systemet oprindeligt er konfigureret på og sikre en tilretning. Specialeoptimeringsprojekterne er igangsat fra uge 21, Specialerne vil fra 2. kvartal 2018 og frem løbende blive involveret i dette forbedringsarbejde Der arbejdes løbende med projekter og temaer besluttet i SP governance herunder specialeoptimering som sikrer forbedringstiltag til SP. Punktet vurderes afsluttet Det er korrekt at udvalgte funktionaliteter i SP er blokeret for flere brugeres samtidig anvendelse på den samme patient. Disse konfigurationer er sket efter guides fra patientsikkerhedsorganisationerne, og står således ikke umiddelbart til at blive ændret. Punktet vurderes afsluttet. Bilag 1.1 Eksempler

9 Forbedringer for læger Forbedringer for sygeplejersker