MØDETIDSPUNKT MØDESTED MEDLEMMER :00. Herlev Hospital, Herlev Ringvej 75, opgang 57, 3. etage - mødelokale C i J2

Transkript

1 BESLUTNINGER Politisk følgegruppe MØDETIDSPUNKT :00 MØDESTED Herlev Hospital, Herlev Ringvej 75, opgang 57, 3. etage - mødelokale C i J2 MEDLEMMER Randi Mondorf Formand Deltog Henrik Thorup Medlem Fravær Annette Randløv Medlem Fravær Torben Kjær Medlem Afbud Martin Baden Medlem Deltog Özkan Kocak Medlem Afbud Side 1 af 9

2 INDHOLDSLISTE 1. Status for arbejdet med ibrugtagning af Den Regionale Sterilcentral og Nyt Hospital Herlev 2. Status for SDCC 3. Status for delprojekterne på Nyt Hospital Herlev 4. Status for sterilcentralen på Herlev Hospital 5. Fortroligt - Økonomi på SDCC, Sterilcentralen og Nyt Hospital Herlev 6. Kommende møder/mødesager Side 2 af 9

3 1. STATUS FOR ARBEJDET MED IBRUGTAGNING AF DEN REGIONALE STERILCENTRAL OG NYT HOSPITAL HERLEV Projektleder Lars Kjær Buhl orienterer om og giver en status for ibrugtagning af sterilcentralen. Der er nedsat et Drift- og implementeringsprojekt til at klargøre begge sterilcentraler - Regional sterilcentral og godsterminal, Rigshospitalet og Regional sterilcentral, Herlev - til drift samt støtte for implementeringsaktiviteterne på hospitalerne. Drift- og implementeringsprojektet er forankret under Servicecenteret, Rigshospitalet. Sterilcentralerne er samlet i en fælles organisation - Den Regionale Sterilcentral, som ligeledes er forankret under Servicecentret, Rigshospitalet. Projektleder Susanne Dam Hoffmann orienterer om og giver en status for ibrugtagning af Nyt Hospital Herlev. Ibrugtagningsopgaven omfatter optimering af patientforløb, arbejdsgange, evt. nye organiseringer, træning og oplæring af personale i brugen af de nye rammer samt flytteopgaven. Sterilcentral Projektleder Lars Buhl orienterede med om status for processerne med at sikre idriftssættelse af Sterilcentral på Rigshospitalet efter sommerferien og Sterilcentral på Nyt Hospital Herlev fra januar Standardisering af instrumentbakker, sikring af grunddatabase og skabelse af overblik over monitoreringspunkter for regionens opgaver og instrumenternes brug er tilendebragt. Hertil kommer ombygning af eksisterende bygninger, hvor gamle operationsgange i forskelligt omfang ændres for at sikre funktionalitet. Samlet er det sikret, at hospitalerne bliver klar til at overgå til leverance fra Den Regionale Sterilcentral. For at sikre gennemførelse af dette projekt, da har en stor og bredt funderet organisation med deltagelse af mange faggrupper, været udgangspunktet. I instrumentstandardiseringen og den ensartede registrering indeholder bl.a. mere end forskellige instrumenttyper, så registreringsarbejdet har været meget omfattende. Nye instrumentbakker har været afprøvet og har også været i udbud. Indkøb sker i takt med implementering på hospitalerne. Processen betyder også ny organisering af de 150 fusionerede medarbejdere. Her vil der være fokus på en tryg overgang fra nuværende job til nyt job og nye arbejdsgange gennem kompetence- og kulturudvikling. Dette sker ved individuelle uddannelsesplaner opdelt i uddannelsesmoduler. Ledere, tillidsmænd og medarbejdere er inddraget i disse processer, og der har været positiv feed back. Ibrugtagning af Nyt Hospital Herlev Projektleder Susanne Dam Hoffmann orienterede om status og videre fremdrift med ibrugtagningen. Bygningerne overtages i 4. kvartal Herefter foretages klargøring af bygningerne og efterfølgende indflytning og test af IT-systemer og medico-teknisk udstyr. Ligeledes vil der være træning af nye arbejdsgange og ny teknik for berørte medarbejdergrupper. Det forventes, at de første patienter kan tage bygningerne i brug i 3. kvartal Processen forud for ibrugtagning er sket i en række forskellige koordinerede og ledelsesmæssigt styrede spor, hvor der også er inddraget erfaringer fra Rigshospitalet. En lang række medarbejdere og de nyansatte flyttekoordinatorer, er involveret i arbejdet i disse udviklingsspor, hvor der også er fokus på kulturudvikling i organisationen. Der er indgået flytterådgivningsaftale med Health Care Relocation (HCR), som har stor erfaring med sådanne opgaver, og der har allerede været gode resultater af dette samarbejde. Side 3 af 9

4 2. STATUS FOR SDCC Projektleder Anette Madsen giver en status på projektet, herunder overordnet tidsplan samt status for licitation og forhandlinger. Region Hovedstaden og Novo Nordisk Fonden besluttede i efteråret 2015 at samarbejde om et markant løft af diabetesindsatsen. Det blev nyt Steno Diabetes Center, der bliver etableret ved Herlev Hospital. Den nye bygning bliver på ca m² brutto. Hertil kommer tilhørende parkeringskælder på m². Afleveringen af byggeriet er planlagt til ultimo december 2020, tre måneder senere end oprindeligt planlagt. Herefter vil der være en periode på to til fire måneder, hvor byggeriet skal indreguleres og personalet skal tage huset i brug inden den første patient kan flytte ind. Projektet har indgået kontrakt med entreprise Byggegrube i september 2018 og betinget entreprisekontrakt med råhus og landskab i december De øvrige kontrakter forventes indgået primo Projektleder Anette Madsen orienterede om igangværende arbejde, udbud og forhandlinger. Her indgik orientering om projektændringer fra projektforslag til udførelsesprojekt. Byggegruben forventes færdig i 1. kvartal 2019, hvorefter byggeriet af råhuset igangsættes. Arbejde med installationer i råhuset forventes igangsat i 3. kvartal 2019, og lukning og aptering forventes igangsat i 4. kvartal Landskabsarbejder gennemføres i 3. og 4. kvartal Når alle kontrakter er indgået og der er et samlet overblik, da vil projektledelsen drage omsorg for, at følgegruppen orienteres om hvem der er indgået kontrakter med om udførsel af de enkelte entrepriser. SDCC får opstillet en Broccoli ved hovedindgangen, som en del af den samlede kunstneriske udsmykning på matriklen, udført af Superflex. Der er derudover indgået aftaler med 4 kunstnere om at udføre hver et værk over hver af de 4 store trapper i bygningen. Kunstnerne er Frederik Tyden, Emma Sheridan, Zunino Ignestam Studio og Tommy Støckel. Side 4 af 9

5 3. STATUS FOR DELPROJEKTERNE PÅ NYT HOSPITAL HERLEV Projektdirektør Connie Barfod giver en status på delprojekterne, herunder fremdrift og overordnet tidsplan. Delprojekt A - Akuthus og kvindebarn Som følge af de aktuelle problemstillinger i udførslen blev der den 1. oktober 2018 udsendt en revideret arbejdstidsplan (procesplan) til entreprenørerne. Den nye arbejdstidsplan betyder, at afleveringstidspunktet blev rykket med ca. 6 måneder, svarende til uge 50 i På baggrund af den forlængede tidsplan og breve udsendt til entreprenører den 5. november 2018 om nye sanktionsbærende terminer, skal der afholdes separate møder med alle entreprenører med henblik på indgåelse af aftaler om økonomiske krav relateret til den ændrede tidsplan. De største udfordringer, der bremser fremdriften på byggepladsen lige nu og presser den nye tidsplan fra 1. oktober, er ændringer i lodrette føringsveje til installationer især mellem basen og den runde bygning. Desuden har syn og skøn sagen på støbte gulve i forbindelsesgangene og den nordlige øst/vest gang forsinket støbearbejdet og dermed de efterfølgende arbejder. Koordinering af montage af udstyr bl.a. hængesøjler og undersøgelseslamper i forhold til placering af installationer har også vist sig mere tidskrævende end først antaget. Den endelige dato for indflytning ligger ikke fast, men efter aflevering, pågår mangelgennemgang, rengøring, test og indkøring af systemer, installation af udstyr, træning af personale og indflytning. Erfaringerne fra andre lignende projekter er, at der skal afsættes minimum 6 måneder til disse opgaver. Ud fra HCR s anbefalinger (Health Care Relocations, som er rådgivere på indflytningen) forventes ibrugtagning at ske efter sommerferien 2020, dvs. i september måned. Fagforbundet Blik og Rør har rejst en sag om manglende dokumentation for aflønning af mandskab hos en entreprenørs underentreprenør. Entreprenøren har fremsendt redegørelse fra brancheorganisationen med dokumentation for, at der er udbetalt løn til de pågældende medarbejdere svarende til danske overenskomster på det pågældende arbejdsområde. Endnu en sag er anmeldt vedr. ansatte hos lukningsentreprenøren, hvor undersøgelse er i gang. Delprojekt B - Tilbygning og ombygning af servicebygningen Ombygningsarbejderne er færdige og der er afholdt indvielse af Klinisk Mikrobiologisk Afdeling (KMA) den 4. december Der udføres fortsat de sidste udbedringer af mangler. Gulvarbejder udføres i vest tunnelen, som en forberedelse til AGV-kørsel fra varemodtagelse til nyt hospital. Gibotech er i gang med montage af kran til AGV-ere, som også klargøres til at kunne betjenes manuelt. Manuel betjening var ikke en del af det oprindelige projekt. I tilbygningen sker stadig udbedring af fejl på CTS, som bl.a. styrer ventilation i lokalerne, i samarbejde med driftsafdelingen og leverandør af CTS. Delprojekt C - IT, medico, apparatur og inventar Detailplanlægning af CIMT leverancer og løst inventar til DPA er i gang og koordineres med den reviderede tidsplan for DPA. Der er udfordringer med koordinering af levering og montering af forberedende konstruktioner til loftmonteret medicoudstyr. Detaljeret udstyrsliste for alle rum i DPA bliver gennemgået og kvalitetssikret i samarbejde med CIMTmedico og berørte afdelinger. Gennemgang af især inventarlisten, men også medico og IT-anskaffelser pågår fortsat med henblik på besparelser og prioritering af anskaffelser og frigørelse af yderligere råderum til byggeri. Side 5 af 9

6 Projektdirektør Connie Barfoed orienterede om, at nuværende udfordringer var kendte og omtalt i dagsordenteksten. Projektledelsen har i højere grad end tidligere forsøgt, at holde entreprenører og deres håndværkere adskilt. Samtidig har der været dialog med entreprenører om at arbejde for gensidig respekt og tolerance blandt håndværkerne. Forsinkelser skyldes primært forkert opsatte facader og behov for at hugge gulv op, jf. tidligere tvist, som nu er afklaret. Facadeudfordringen har også betydet, at gartner ikke kom i gang med de grønne tage til tiden. Projektledelsen har netop igangsat undersøgelse af slid på gulve ved vendepladser for AGV'ere. Her har Rigshospitalet oplevet problemer og derfor undersøges dette også på Herlev Hospital. Side 6 af 9

7 4. STATUS FOR STERILCENTRALEN PÅ HERLEV HOSPITAL Projektdirektør Connie Barfod giver en status på sterilcentralen, herunder fremdrift og overordnet tidsplan. Den tekniske aflevering af bygningen er afholdt den 30. november 2018, således at kun udskudte arbejder og indkøring og test af procesudstyr fortsætter frem til AB 92 aflevering fastsat til den 18. marts Installation af udstyrsleverandøren Gibotechs sterillager er tæt på at være afsluttet og Gibotechs egen installation af mekanisk udstyr pågår. Installation af procesudstyr er afsluttet bortset fra lavtemperatur autoklaver og endoskop vasker. Der pågår mangelgennemgang for installations- og kompletteringsentreprisen. Tilslutning af anlæg, bl.a. damp, sprinkler, PW, trykluft, mv. forløber planmæssigt. End-to-end testen er planlagt over 8-9 uger og forventes at foregå fra oktober 2019 og frem til december Slutdato for end-to-end test, som markerer overgangen fra byggeprojektet til drift- og implementeringsprojektet, herunder økonomisk ansvar er pt. aftalt til den 20. december Go-live dato er endnu ikke fastlagt, men forventes at ligge i 1. kvartal Projektdirektør Connie Barfod orienterede om status og henviste her til sagsfremstillignen til mødet, som blev taget til efterretning. Side 7 af 9

8 5. FORTROLIGT PUNKT UDTAGET Side 8 af 9

9 6. KOMMENDE MØDER/MØDESAGER Fælles politisk følgegruppemøde for sterilcentralerne på Herlev og Rigshospitalet er under planlægning og afholdes den 11. marts 2019 fra kl. 16:00-17:30. Temaet for møde bliver status for sterilcentraler samt arbejdet med drift og implementering. Næste politiske følgegruppemøde for Nyt Hospital Herlev forventes at være i løbet af 2. kvartal Hus for "Tro og Fordybelse" Aftaler om indvielse og første gudstjeneste falder på plads inden for kort tid. Følgegruppens formand, Karin Mondorf inviteres til at holde tale, ligesom også andre også er velkomne til at deltage. Nærmere information og invitation udsendes til alle følgegruppens medlemmer. Synlighed om byggeriet Projektledelsen er i dialog med Herlev Kommune om opsætning af banner med oplysning om visionerne for byggeriet på den store facade mod øst (ud mod Ring 3/motorvejen). Næste møde i følgegruppen Næste møde planlægges afholdt i maj eller primo juni måned. Side 9 af 9