Sygefravær og den svære samtale Virksomhedsnetværk Cabi. Birgitte Poulsen, seniorkonsulent

Transkript

1 Sygefravær og den svære samtale Virksomhedsnetværk Cabi Birgitte Poulsen, seniorkonsulent

2 HD i Organisation & Ledelse Proceskonsulent ISS Facility Services Handelshøjskolen i Århus Birgitte Poulsen Sygefravær forebyggelse, fastholdelse og den svære samtale Samspil virksomheder og jobcentre Virksomhedskultur og organisationsudvikling Seniorkonsulent og HR-ansvarlig Mail: bpo@cabiweb.dk Mobilnr Side 2

3 Dagens program Fra privat til fælles anliggende Love og regler virksomhedsrettet Samtaler Fastholdelsesplan Mulighedserklæring Delvis syg eller rask Jobcentret som samarbejdspartner Den svære samtale Tips og tricks praksisnære huskelister til når du skal afholde en effektfuld samtale med en medarbejder, hvor der er noget på spil. Øvelser og læring Side 3

4 Kort og godt hvem er vi? Navn Funktion Jeg er optaget af. Det skal jeg have med hjem! Side 4

5 At definere sygefraværet Sygefravær er fravær fra arbejde, der er begrundet i sygdom, men der er ingen præcis definition af, hvad sygdom er, og ingen entydig sammenhæng mellem sygdom og fravær. Når du skriver sygefravær på Google er der hits! Side 5

6 Sygefraværet i Danmark Ca sygemelder sig hver dag Ca. 5 % af arbejdsstyrken er sygemeldt Det koster samfundet mere end 37 milliarder om året, bare i løn og sygedagpenge Sygefraværet er meget forskelligt fra virksomhed til virksomhed, brancher og ansættelsesforhold Og en ting er helt sikkert sygefravær smitter! Side 6

7 Sygefraværet i Danmark Kvinder har højere sygefravær end mænd (for alle sektorer mellem 40 og 50 % højere) 78 % af de ansatte i kommuner og region er kvinder. 43 % i staten er kvinder 37 % af de privatansatte er kvinder De årige har det højeste sygefravær registreret i sygedagpengesystemet Egen sygdom (ikke medtaget ansatte i fleksjob, barsel og barns sygdom). Kilde: Danmarks Statistik (2013-tal) Side 7

8 Sygefravær en farlig cocktail Hver 4. der er sygemeldt i mere end 3 måneder, kommer ikke tilbage til sin arbejdsplads. Hver 5. der er sygemeldt i over et år, forbliver sat udenfor arbejdsmarkedet på en førtidspension. I Danmark er vi rigtig dårlige til at fastholde medarbejdere med helbredsproblemer på arbejdsmarkedet! Side 8

9 Paradigmeskiftet Vi er gået fra, at lederen viste omsorg ved at sige god bedring, kom nu hjem under dynen, og vi ses, når du er rask Til at vi kan ikke tillade os, ikke at tage et medansvar! Omsorg ved sygdom er at holde i gang, skabe fællesskab om at vende fraværet til nærvær og sikre at medarbejderen ikke lades i stikken. Dialog og fastholdelse er i højsædet. Respekten for mennesket er at gøre noget ikke for men sammen. Side 9

10 Sygefravær er IKKE en privatsag - hvad vi taler om er ikke uvæsentligt Sygdom er personligt og handler om, hvad vi fejler Sygefraværet er et fælles anliggende og har konsekvenser for flere end den, der er syg Side 10

11 Det er faktisk simpelt! Forretning Højere trivsel FLERE VARME HÆNDER Produktivitet Kundetilfredshed Side 11

12 12 Love og regler omkring sygefravær

13 Sygefraværet er blevet dyrere for virksomhederne Arbejdsgiverperioden for egenbetaling af en medarbejders sygefravær, er ændret fra 21 dage til 4 uger og 2 kalenderdage. Trådte i kraft den 1. januar 2012 Side 13

14 Sygesamtalen - et lovkrav Krav om at arbejdsgiver inden udgangen af 4. sygeuge afholder samtale med medarbejderen Fokus på tilbagevenden til arbejdet - fastholdelse Skal primært ske personligt, men kan ske over telefonen Skal ikke holdes med medarbejdere i opsagt stilling, hvis fratræden sker indenfor 8 uger Gulerodsmodel, der bygger på frivillighed (- konsekvens) Trådte i kraft den 4. januar 2010 Side 14

15 Hvad må man som leder spørge om? Forventet varighed? Hvilke funktioner i dit job kan du ikke udføre? Er der nogle andre funktioner du godt kan lave selvom du er syg? Er der noget her på arbejdspladsen der er skyld i dit sygefravær og kan vi lave noget om? Er der noget jeg/virksomheden kan støtte dig med for at få dig hurtigt tilbage i jobbet? Lovgivning: Lov om brug af helbredsoplysninger m.v. på arbejdsmarkedet se vejledning på Side 15

16 Fastholdelsesplan Hvis medarbejderen ikke kan vende tilbage indenfor 8 uger, kan medarbejderen anmode arbejdsgiver om at få lavet en plan. Kan laves ved 4-ugers-samtalen eller på et hvilket som helst andet tidspunkt i sygeforløbet Formålet er at drøfte og beskrive mulighederne for fastholdelse og hurtig tilbagevende i arbejdet evt. delvist Medarbejderen skal medbringe planen til opfølgningen i jobcentret, der så vidt muligt skal inddrage planen i sagsbehandlingen Trådte i kraft den 4. januar 2010 Side 16

17 Fastholdelsesplanens temaer Nuværende arbejdsfunktioner Begrænsninger i nuværende funktioner Muligheder for delvis tilbagevenden Tilpasning af arbejdspladsen/arbejdspladsindretning Ændrede funktioner/opgaver Særlige hensyn Særlige foranstaltninger/inddragelse af jobcentret Hvornår forventes tilbagevenden Underskrifter Side 17

18 Virksomheden bør tage stilling til Skriftlighed i planen Hvornår i forløbet vil det give mening at lave en plan Skal det skrives ind i vores sygefraværspolitik Hvad kan vi og vil vi i fastholdelse Hvordan og hvornår siger vi nej til at udarbejde en fastholdelsesplan Skal vi have lægen til at skønne det helbredsmæssige? Side 18

19 Overvejelser der er nødvendige Er der overhovedet tale om en medarbejder, du ønsker at fastholde? Er en fastholdelse på virksomheden den rette vej for begge parter? Hvordan kan en fyring blive et godt fundament til et nyt arbejdsliv? Hvordan er viljen til fastholdelse og forandring hos medarbejderen? Side 19

20 Mulighedserklæringen Den 5/ : Lægeerklæring om uarbejdsdygtighed afskaffes. Arbejdsgiver skal sammen med medarbejderen udfylde del 1 Hvilke arbejdsrelaterede funktionsnedsættelser er der? Hvilke jobfunktioner er påvirket? Hvilke jobfunktioner, sammen med øvrige tilpasninger, kan være aktuelle under sygdommen. Praktiserende læge og patient/medarbejder udfylder del 2 Skønnes arbejdsforholdende efter det anførte forsvarlige? Tilrådes fuldt eller delvist fravær Uddybende kommentarer til lægens vurderinger Varighed Side 20

21 Friattest m.m. Varighedserklæring afgives på lægens papir, arbejdsgivers ret i.f.h.t. funktionærer. Friattest afgives på lægens papir, lønmodtagers forfald er lovligt grundet sygdom Tro og love erklæringer fra lønmodtager kan stadig forlanges af arbejdsgiver Side 21

22 At være aktiv og syg Det skal altid afklares først om medarbejderen kan vende delvis tilbage på egen virksomhed for jobcentret er det et krav i deres sagsopfølgning! Virksomhedspraktik på egen arbejdsplads - eller på anden arbejdsplads - hvis en tilbagevenden til egen ikke er mulig. Derudover kan der iværksættes ikke-arbejdsplads-tilbud fra jobcentret, hvis det skønnes at være hurtigste vej tilbage til arbejdet. Der er pligt til deltagelse for at modtage sygedagpenge Side 22

23 Mentor - også i forhold til sygefraværet Sygemeldte, der skal vende tilbage eller indsluses på ny efter sygemelding, kan få mentorstøtte. Formål: fastholdelse eller opnåelse af beskæftigelse Individuel og konkret vurdering Som noget nyt behøver mentoren ikke at være ansat på virksomheden men kan evt. være udpeget fra jobcentret, hvis der er tale om mentorhjælp på forhånd af en tilbagevenden. Mentoren kan være det bindeled, der sikrer, at der følges op på en medarbejder, der vender tilbage efter langvarigt fravær. Der ydes fuld lønkompensation ved bevilling. Side 23

24 Delvis syg eller rask Delvis rask = fra sygefravær mod arbejde Delvis syg = fra arbejde mod sygefravær Arbejdsgiver betaler løn for de timer, der arbejdes, og der søges sygedagpengerefusion for sygetimerne Eneste krav er, at der er min. fire timers sygefravær, ellers overgår man til fuld raskmelding Den mest effektive vej til varig fastholdelse Der starter ikke en ny arbejdsgiverperiode ved tilbagefald til fuld sygefravær Side 24

25 Jobcentret er din samarbejdspartner Forebyggelse af sygefravær Fastholdelsesmuligheder Sparring omkring medarbejderens rettigheder og pligter Viden om redskaber og lovgivning Samspil er væsentlig for din medarbejders vej igennem systemet Side 25

26 26 Ny sygedagpengereform

27 Her er Bent Her er Bent FØR REFORMEN Kunne stå uden forsørgelse Kunne miste sygedagpenge efter 52 uger Jobcentret skulle først tage fat i Bent efter 8 uger EFTER REFORMEN Vil altid have forsørgelse Skal have sygedagpenge vurderet efter 22 uger Kan få jobafklaringsforløb Fast-track så I hurtigt kan komme i samarbejde Side 27

28 Kan Bent få forlænget sine sygedagpenge? - og hvad med vores refusion? Medarbejderen skal ikke længere være døende. Sygedagpenge kan forlænges uden tidsbegrænsning, hvis det er livstruende, alvorlig sygdom. Side 28

29 Side 29

30 Betydning for din refusion Bent går nu fra sygedagpenge til et jobafklaringsforløb. Hans arbejdsgiver udbetaler løn og søger refusion og den nye refusion er nu en ny ydelse, der svarer til kontanthjælpen: Sygedagpengerefusion (max) Jobafklaringsforløb med ressourceforløbsydelse Ikke-forsørger kr kr Forsørger kr kr Side 30

31 Fast-track - for virksomheder der ønsker en ekstraordinær hurtig indsats kommunen skal påbegynde opfølgningen tidligere i forløbet, hvis virksomheden anmoder om det inden for de første fem uger af fraværet. Fast-track -ordningen gælder, hvor det forventes, at sygemeldingen vil vare i mere end 8 uger. Side 31 OBS: Den sygemeldte kan også selv anmode om et fast-track også hvis personen er ledig eller selvstændig erhvervsdrivende.

32 Fast-track - for virksomheder der ønsker en ekstraordinær hurtig indsats Den sygemeldte skal spørges om, hvorvidt den sygemeldte er enig i arbejdsgiverens oplysninger ved besvarelsen af de tre spørgsmål. Kommunen indkalder til første opfølgningssamtale, der som udgangspunkt skal afholdes senest to uger efter, at virksomheden har anmodet om Fasttrack. På baggrund af opfølgningssamtalen planlægger kommunen den tidlige indsats sammen med virksomheden og den sygemeldte. Side 32

33 Side 33 Kært barn har mange navne

34 En svær samtale er En samtale/dialog, hvor der er noget på spil for én eller flere af samtaleparterne. Hvor det går fra snak til samtale, hvor måden, udfaldet og alt det, der sker indimellem, har betydning. Side 34

35 At SAM-tale Samtale er udveksling af holdninger, følelser, tanker og synspunkter imellem to eller flere mennesker Samtale er udover kropssprog, betoning, øjenkontakt o.a. også vores sprog. Tænk over, at sarkasme, jokes og ironi ikke er givende for samtalen, når én part er sårbar. Side 35

36 Side 36

37 Side 37

38 Hvad oplever DU? Hvornår er det svært for dig? Hvornår og under hvilke rammer lykkes samtalen for dig, også når du har tænkt at det bliver svært? Hvilke max. tre udfordringer vil du have særligt fokus på at arbejde med i dag? (skriv det ned)? Side 38

39 39

40 Træningsrummet Det er i træningsrummet, det er okay at lave fejl, sige noget dumt og forsøge sig frem det er sådan vi lærer noget! Hvis du skal kunne blotte dine talenter her sammen med os, så skal vi have tillid, fortrolighed og stole på at det der sker her bliver her! Du kan kun lære ved at forsøge og ingen er verdensmestre i kommunikation, det bliver man aldrig! Side 40

41 En træningsmodel: Den varme stol Et samtaletræningsforløb hvor alle er aktive! Gennemspil en samtale Fokus på samtalens forløb Hvad sker der i samtalen? Hvor bliver det svært? Får lederen hørt medarbejderen og når målet? Side 41

42 42 Side 42

43 Før samtalen - Tips og tricks! Målet for samtalen er desværre ofte både skjult for leder og medarbejder! Arbejd med at kende dit mål, så bliver samtalen lettere at styre, og du ender op med at få noget ud af den! Målet er dit stærkeste våben Side 43

44 Før samtalen - Tips og tricks! Hvis du ved, hvad du skal have svar på i samtalen så er der en større sandsynlighed for, at du får det? Side 44

45 Under samtalen Tips og tricks Åbne spørgsmål (HV-ordene uden hvorfor): Kan bruges til at skabe en god dialog og tillid til, at I får et fælles billede De åbne spørgsmål kan bruges til at danne billeder og fortælle historien Side 45

46 Under samtalen - Tips og tricks! Lyt mere end du taler det er trods alt dig som leder, der skal blive klogere af samtalen! Stil ét spørgsmål ad gangen og lyt til svaret det er den måde, du gør dig selv klogere på medarbejderens virkelighed Side 46

47 Når lederen afholder den svære samtale Sæt rammen for samtalen tydeligt op Læg mærke til al den kommunikation, der foregår Lyt mere end du taler Lyt til samtalen taler I om sygdom eller fravær? Hold øjenkontakt Vær oprigtig nysgerrig, ellers afbryd talestrømmen Gentag dit mål med samtalen Lav klare aftaler og rollefordelinger Side 47

48 Teknik og metode i samtalen Vend tilbage til de væsentligste dialoger Hørte du rigtigt, forstod du hvad der blev sagt? Vær reelt nysgerrig på situationen Du skal ikke lade som om, du er interesseret i at høre historien Spørg ind til det, du ikke forstår Side 48

49 Tips og tricks! PAUSEN er den vigtigste teknik i en samtale! Det er her, du tvinger medarbejderen til at reflektere og blive aktiv i samtalen. Pauser er kulturelt en stor udfordring for os i samtaler. Pauser skal nogen gange trækkes, til det bliver pinligt! Side 49

50 Tips og tricks! Sig ikke MEN, hvis du mener det, du siger brug i stedet ordet OG! At sige men imellem to sætninger gør, at den første devalueres. Du har altså ikke rigtig forstået medarbejderen, når du siger men! Side 50

51 Tips og tricks! JEG-sproget er et effektivt sprog at blive i, når der er noget på spil i en dialog. Når du bliver i et sprog omkring, hvad du ser, tænker, føler og mener, kan det ikke modsiges, og du bliver ikke opfattet anklagende, som et DU-sprog kan blive. Side 51

52 Tips og tricks! Skala-spørgsmål På en skala fra 1-10, hvor ondt har du så? Hvor tror du, at du skal være på skalaen for at være tilbage i jobbet? Hvordan kommer vi fra a til b? Lad os bruge linjen til at følge op på, hvordan det går Side 52

53 Tips og tricks! Refleksive spørgsmål: Hvad tror du, der ville ske, hvis du startede op stille og roligt på arbejdet i morgen? Hvad er det værste, der kan ske? Hvad ville være en succes, hvis du prøvede? Side 53

54 Tips og tricks! At flyttet svaret udenfor rummet: Kan bruges til at løsne det svære op, når det hele er meget tungt for den medarbejder, I har i stolen. Hvad nu hvis vi spurgte din mand, hvad ville han så svare? Side 54

55 Modstand er også kommunikation Gå med modstanden, hvis du hører den: Lad være med at negligere det, du hører, men sig, hvis du forstår, hvordan de har det, men gerne vil høre mere om, hvad de reelt tænker. Find ud af, om der er tale om angst for fremtiden og det ukendte, eller om det handler om, at medarbejderen ikke selv har erkendt situationen. Brug pauser som en teknik. Side 55

56 Sæt mål op for din læring! Sæt dig mål for, hvad du gerne vil fokusere på lige nu. Spørg dine samtalepartnere direkte, hvordan de oplevede samtalen, hvad de tænkte var forandret osv. Evaluer på, hvordan du synes, det forberedes hvad gør, at det går godt, og hvornår synes du, det er svært? Inddrag andre i dine læringsmål, og inviter dem til at være deltagende. Side 56

57 Feedback! Fik DU noget med hjem? Er der noget, der kunne have været mere af? Var der noget, der gav særligt mening for dig? RIS eller ROS alt modtages med glæde