Uanmeldt tilsynsrapport 2014 Plejecenteret Kildehaven Kildehaven Viborg

Transkript

1 Disposition: 1. Konklusion og opmærksomhedspunkter, side 1 2. Formalia, side 2 3. Indledning, side 3 - herunder beskrivelse af plejecentret 4. Resume af anbefalinger og opfølgning på sidste tilsyn, side 4 5. Organisatoriske forhold, side 4 6. Beboertrivsel/tilfredshed, side 5 7. Observationsperiode, side 6 8. Den generelle faglige indsats, side 6 - herunder magtanvendelsesområdet 9. Medicinhåndtering, side 8 - herunder utilsigtede hændelser 10. Beboernes økonomi, side Tema: Tavshedspligt, side Dokumentation, side Medarbejderforhold, side 11 - herunder den faglige udvikling 14. Tilbudsportalen, side De fysiske rammer, side 13 - herunder sundheds og sikkerhedsmæssige forhold 1. Konklusion herunder vurdering, sammenfattende indtryk af tilbuddet Tilsynsenhed i Job & velfærd, Viborg kommune anvender fem graduerede vurderingsterminologier i den samlede bedømmelse af tilbudene. De fem graduerede vurderingsterminologier er: Meget tilfredsstillende, Tilfredsstillende, Neutral, Mindre tilfredsstillende og Ikke tilfredsstillende. Det samlede indtryk af tilsynet på Kildehaven er neutralt. Denne tilsynsrapport er en konklusion på interviewene, indtrykkene under besøget samt gennemgang af det skriftlige dokumentationsmateriale. Tilsynsrapporten giver et øjebliksbillede af tilbuddet i det tidsrum, hvor den tilsynsførende effektuerede tilsynet. Tilsynets samlede indtryk af det pædagogiske, pleje- og omsorgsmæssige arbejde og den generelle faglige indsats er, at Kildehaven på flere områder er et velfungerende plejecenter, men aktuelt er der arbejdsmiljømæssige elementer, der har påvirket tilsynets samlede oplevelse. Beboerne giver som udgangspunkt udtryk for, at være glade for at bo på Kildehaven, men flere beboere påpeger og oplever, at medarbejderne har meget travlt og at det kan have indflydelse på den brugeroplevede kvalitet. De beboere tilsynet samtalte med fortalte, at de fik den pleje og omsorg de havde behov for og alle beboere fremhævede samstemmende, den gode forplejning de får på Kildehaven. Medarbejderne beskriver arbejdsmiljøet på stedet som værende belastet af stor travlhed i en grad, så de føler det nødvendigt, at gå på kompromis med den kvalitet de gerne vil yde beboere i forhold til den pædagogiske, pleje og omsorgsmæssige indsats. Medarbejdernes oplevelser er italesat overfor ledelsen og tilsynet får indtryk af, at leder har været lydhør og har iværksat flere initiativer i bestræbelserne på, at imødekomme og bedre forholdene for medarbejderne. 1

2 Ledelsesmæssigt er der generelt stor opmærksomhed på medarbejdernes arbejdsmiljø og tilsynet bemærker og anerkender den ledelsesmæssige tilgang og håndtering, der er til og af de oplyste oplevelser fra medarbejdernes side. Leder var forud for tilsynets orientering bekendt med medarbejdernes oplevelser, hvilket for tilsynet vurderes værende et udtryk for, at der på trods af medarbejdernes oplevelser, er et velfungerende samarbejde og forhold ledelsen og medarbejderne imellem. I tilsynets samlede vurdering af medarbejdernes arbejdsmiljømæssige oplevelser indgår det faktum, at den aktuelle sommerferieperiode med afløsere, formentlig har haft indflydelse på og forstærket medarbejdernes oplevelse. Uagtet dette bør det sikres, at der fremadrettet iværksættes initiativer med henblik på, at få afdækket og kortlagt hvilke faktorer, der har indflydelse på medarbejdernes oplevelser og hvor man samtidig forholder sig til, hvilken ramme Kildehaven er underlagt, herunder det politiske fastlagte serviceniveau. Det er tilsynets oplevelse, at der er nuancer i den arbejdsmiljømæssige belastning i de tre afsnit og vil lade det være op til en ledelsesmæssig beslutning, at vurdere i hvilken grad, alle tre afsnit skal inddrages samt i hvilket omfang. Dokumentationsområdet bør fortsat være et prioriteret indsatsområde for at sikre, at den skriftelige dokumentation er retningsgivende for indsatsen hos beboerne. I forhold til videreudvikling ser tilsynet følgende opmærksomhedspunkter/har følgende påbud og fremkommer derfor med følgende kommentar og anbefalinger: Tilsynet anbefaler at tilbuddet efter den seneste opdatering / version af portalen, gennemgår oplysningerne på Tilbudsportalen. Tilsynet anbefaler at Databasen for håndbøger fortsat udgør et indsatsområde i forhold til, at medarbejderne anvender platformen som et fagligt redskab. Tilsynet anbefaler at man forholder sig til de ernæringsmæssige konsekvenser, der kan være forbunden med, at beboernes måltider indtages indenfor forholdsvis kort tid, herunder om en ændring i tilrettelæggelsen af indsatserne, kunne indgå som en mulig løsning. Tilsynet anbefaler at der i forhold til de afdækkede forhold omkring arbejdsmiljøet, tages kontakt til Arbejdsmiljøkonsulent i Sundhed & Omsorg Mikael Rolle eller HR afdelingen med henblik på den fremadrettede indsats for at sikre fastholdelse og udvikling af gode standarder i ydelser og opgaveløsninger samt en grundlæggende faglig kvalitet i tilbuddet dette set både i forhold til indsatsen hos beboerne, men også i forhold til medarbejdernes oplevelse af arbejdsmiljøet. Tilsynet påbyder at de Sundhedsfaglige vejledninger for dokumentationsområdet overholdes og efterleves herunder: - at kladdeversioner gøres permanente efter en uge. - at handleplaner benyttes som et fælles arbejdsredskab hvor i alle oplysninger i forbindelse med et nærmere defineret indsatsområde / problem samles i forhold til, at fastholde kontinuiteten, sikre kvaliteten i problemløsningen og give et samlet overblik over problemområdet. - at døgnrytmeplaner revideres ved ændringer og minimum én gang årligt. Tilsynet påbyder at samtlige utilsigtede hændelser indberettes til DPSD. 2. Formalia Deltagere i tilsynet: Ledelsen: Centerleder Sussi Hald Medarbejderrepræsentanter: Tilsynet samtalte med flere medarbejdere fra alle tre afsnit. Samtalerne foregik mens medarbejderne fra de enkelte afsnit var samlet. Medarbejdernes identitet er tilsynet bekendt. Beboere: Tre beboere deltog i egentlig samtale. Beboernes identitet er tilsynet bekendt. Derudover samtalte tilsynet under ophold i fællesarealer med flere beboere. 2

3 Pårørende: Tilsynet samtalte med en pårørende. Uanmeldt tilsynsrapport 2014 Beboerne er tilfældigt udvalgt. Medarbejderne er udvalgt efter hvem, der var på arbejde og havde mulighed for at gå fra. Den pårørende tilsynet samtalte med, var tilfældigt på besøg da vedkommende ønskede samtale med centerleder. Tilsynet er udført af: Tilsynsenheden i Job & Velfærd, Viborg Kommune ved tilsynsførende Marianne Villekold. Program for uanmeldt tilsyn d. 13. august 2014: Kl Ankomst og planlægning af tilsynet. Kl Observationsperiode i de almene afsnit og i cafeområdet, herunder samtale/samvær med beboere fra begge almene afsnit. Kl Observationsperiode i demensafsnittene, herunder samtale med medarbejdere. Kl Interview med medarbejdere fra Rosenhaven. Kl Interview med medarbejdere fra Tulipanhaven. Kl Samtale med pårørende. Kl Afrunding af tilsynet med centerleder, herunder aftale om nyt tidspunkt for interview med centerleder. D. 14. august 2014: Kl Interview med centerleder. 3. Indledning Det uanmeldte tilsyn blev primært gennemført d. 13. august 2014 i tidsrummet fra kl Interview med centerleder blev effekturet den efterfølgende dag. Tilsynet var forud for ankomst til tilbuddet bekendt med, at plejecenterets ledelse var optaget af mødeaktivitet andet sted og først ville fremmøde omkring middagstid. Tilsynet indledes med, at den tilsynsførende orienterede medarbejderne i alle tre afsnit om tilsynets ankomst samt formålet med besøget og hvordan det skal foregå. Ved tilsynsbesøget blev der foretaget dialogbaserede interview med ledelsen, medarbejdere og et udvalgt antal beboere i forhold til tilbuddets størrelse. Dokumentationen blev gennemgået hos de beboere tilsynet samtalte med. Dialogen kombineres med observationsperioder med henblik på indsamling af data, som er nødvendige for at målet med tilsynet kan opnås. Tilsynsrapporten er en konklusion på interviewene, indtrykkene under besøget samt gennemgang af det skriftlige dokumentationsmateriale. Rapporten har været i høring ved tilbuddet til gennemlæsning og kommentering og eventuelle faktuelle fejl er blevet tilrettet. Viborg kommune ønsker at offentliggøre tilsynsrapporten på Kommunens hjemmeside samt på Tilbudsportalen. Overordnet beskrivelse af plejecentret, herunder den fysiske beliggenhed er beliggende i den østlige del af Viborg by. Området, hvor plejecenteret er beliggende, er en blanding af parcelhuse og blokbyggeri. Kildehavens pleje - og demensboliger er et etplansbyggeri fra år 2001, der er omgivet af en stor have med stisystemer. Kildehaven ligger for enden af lukket vej. 3

4 Kildehaven rummer 40 plejeboliger, seks plejeboliger til ægtepar og 14 demensboliger. Boligerne til ægtepar ligger i umiddelbar tilknytning til plejecentret. Alle plejeboliger er indrettet med stue, soveværelse, køkken og bad. Boligerne til ægtepar, er indrettet med et ekstra værelse. Alle lejlighederne har desuden udgang til egen lille terrasse. Demensboligerne er et-rumsboliger med toilet, bad og et lille køkken. Til demensafsnittet er der en fælles lukket have. Plejecentret er opdelt i to plejegrupper Rosenhaven og Tulipanhaven med henholdsvis 26 og 20 beboere. Derudover er der demensafsnittene Kildebo og Lærkebo med 14 pladser, hvoraf de to er midlertidige pladser. De enkelte afsnit er indrettet med møbler, så beboerne har mulighed for, at opholde sig i eget afsnit og dermed have socialt samvær med medbeboere fra eget afsnit. Demensafsnittet har en kat og en besøgshund der kommer ugentlig i afsnittene. Udenfor er der et fuglebur. I centerdelen af Kildehaven, er der fællesfaciliteter / værksteder, hvor aktiviteter for områdets ældre og Kildehavens beboere finder sted. I centerdelen er der desuden en pejse - og tv stue, som kan benyttes til socialt samvær beboerne på tværs af afsnittene. Derudover forefindes træningsfaciliteter og to dagscentre for personer med demenssygdom også i centerdelen. Det juridiske grundlag udgøres af Lov om almene boliger (ABL) 5 stk.2 og 105 stk Resume af anbefalinger/opmærksomhedspunkter fra sidste års tilsynsbesøg samt opfølgning på disse o Tilsynet påbyder tilbuddet at Tilbudsportalen opdateres. Enkelte oplysninger om tilbuddet er ikke blevet opdateret og svarer derfor ikke til de faktiske forhold i tilbuddet, hvilket ikke er i overensstemmelse med Bekendtgørelse nr af 16. december Tilsynet kan konstatere, at de oplysninger der forefindes på Tilbudsportalen, som er indberettet indtil 31. december 2013, svarer overens med de faktiske forhold. De samlede oplysninger efter overgangen til den nye version er endnu ikke gennemgået. o Tilsynet anbefaler en skærpet opmærksomhed på implementeringen og anvendelsen af Databasen for Håndbøger. Anvendelse af Databasen vil fortsat være et opmærksomhedspunkt ved dette års tilsyn. o I forhold til dokumentationsområdet fremkommer tilsynet med følgende påbud: - Ikke aktuelle handleplaner og døgnrytmeplaner gøres passive. - Sundhedsfaglige status og døgnrytmeplaner udarbejdes på alle beboere i plejeboliger og revideres efter behov eller som minimum hvert halve år. - Ovenstående dokumenter oprettes som kladde, men skal inden en uge gøres permanent jf. gældende retningslinjer for dokumentationsområdet i Viborg kommune. Tilsynet kan ved dette års tilsynet konstatere, at dokumentationsområdet fortsat bør være et indsatsområde. Uddybende oplysninger som rapportens konklusion er baseret på: 5. Organisatoriske forhold Ledelsen udgøres af en Centerleder og en Strategisk leder for samtlige plejecentre i Viborg Kommune. 4

5 Antallet af teamkoordinatorer i Kildehaven er siden sidste tilsyn ændret fra daværende tre til to teamkoordinatorer, en for de almene afsnit og en for demensafsnittet. Teamkoordinatoren i de almene afsnit varetager primært koordinatoropgaver og indgår kun i de plejemæssige opgaver hos beboerne ved spidsbelastninger. Teamkoordinatoren i demensafsnittet har to ugentlige dage til koordinatoropgaver og indgår derudover i de pleje- og omsorgsmæssige opgaver hos beboerne. Teamkoordinatoren i demensafsnittet varetager desuden opgaven som fagkoordinator på demensområdet. Medarbejderne i Kildehaven er opdelt i tre overordnede teams. Et team i hvert af de to afsnit i de almene plejeboliger Rosenhaven og Tulipanhaven og et team i demensafsnittet, der består af Kildebo og Lærkebo. Aften og nattevagterne har derudover deres eget team. Centersygeplejerskefunktionen varetages af to sygeplejersker, der har delt afsnittene mellem sig, så den ene sygeplejerske primært har afsnittet Rosenhaven og den anden primært afsnittet Tulipanhaven samt demensafsnittet. Der har indtil pr. 1. april 2014 været ansat en administrativ medarbejder i Kildehaven, som plejecentret og hjemmehjælpsgruppen har fælles om. Denne funktion er opsagt og de opgaver vedkommende varetog, er forblevet delt. Leder oplyser at ændringen har indgået som en del af de økonomiske prioriteringer. Som et nyt tiltag, er der siden sidste tilsyn, ansat en medarbejder på 30 timer ugentlig, der varetager rengøring af beboernes lejligheder i det almene afsnit. Formålet har været at fritage plejepersonalet fra dele af de praktiske opgaver hos beboerne. Kildehaven har i perioder været økonomisk belastet af tomme boliger. Dette har haft konsekvenser for plejecenteret, hvorfor det har været nødvendigt med flere tiltag for at afhjælpe den økonomiske situation, herunder ændringer i antallet af fremmødte i de enkelte vagter. På tilsynstidspunktet er der, grundet flere dødsfald, fem ledige lejligheder. Tre af boligerne er dog udlejet og der afventes svar på en enkelt. Den sidste af de fem boliger, er dagsordensat til fordeling på det næstkommende boligmøde. Det er leders oplevelse, at det kan være en udfordring, at få fremlejet boligerne og oplyser at der aktuelt, er seks borgere på venteliste til demensboligerne og fire til de almene plejeboliger. 6. Beboertrivsel/tilfredshed Beboerne blev informeret om tilsynets formål, samt rammerne for afrapportering herunder, at denne foregår anonymt. De beboere tilsynets samtalte med, var overordnet tilfredse med forholdene på plejecentret. En af beboerne fremhævede særligt den følelse af tryghed, der var forbunden med at bo i Kildehaven. Beboerne fortalte at de havde en fast kontaktperson men, at der kom flere forskellige medarbejdere hos dem. De oplevede generelt medarbejderne som værende søde og imødekommende og fortalte, at de blev behandlet med respekt og udtrykte tilfredshed med omgangstonen på stedet. En af beboerne oplevede medarbejderne, som værende meget fortravlet. Vedkommende udtrykte bekymring for de beboere, der måtte være afhængig af omfattende pleje og omsorg. Den pågældende beboer havde oplevelsen af, at det kunne være svært for medarbejderne, at imødekomme disse beboers behov grundet deres travlhed. 5

6 En anden beboer fortalte, at vedkommende ved anvendelse af nødkald, i flere tilfælde har måttet vente i over 30 minutter på, at en medarbejder ankom til lejligheden og beboeren dermed kunne få den pleje og omsorg der var nødvendig. I forhold til aktivitetsniveauet fremhævede beboerne de arrangementer, der blev dem tilbudt. Det værende sig både i forhold til større fælles aktiviteter som Pølsefest og mindre tilbud som en køretur om aftenen. De beboere tilsynet samtalte med, gav alle udtryk for stor tilfredshed med maden og med den måde måltiderne foregår på, herunder rammerne og stemningen under måltiderne. Beboerne udtrykte desuden samstemmende stor tilfredshed egen bolig og med fællesfaciliteterne der indbyder til beboernes omgang med hinanden og dermed understøtter muligheden for socialt samvær beboerne imellem. 7. Observationsperiode Under tilsynet i Kildehaven, havde den tilsynsførende ophold / observationsperiode i begge de almene afsnit og i demensafsnittet, herunder også under morgenbuffeten i cafeområdet. Ved morgenbuffeten var nogle af beboerne fra Rosenhaven og Tulipanhaven samlet og der var en hyggelig stemning ved bordet. Beboerne var indbyrdes gode til at hjælpe hinanden og hos de beboere, der måtte have behov for yderligere støtte, var medarbejderne opmærksomme på at tilbyde deres indsats. Tilsynet får generelt indtryk af, at der er en god og behagelig stemning i Kildehaven, hvor mange udover beboerne færdes i centerdelen da der her foregår mange aktiviteter også for borgere der ikke er bosiddende på plejecenteret. 8. Den generelle faglige indsats Der foregår ingen visitering fra myndighedens side og beboerne har dermed ingen myndighedsafgørelse på den leverede indsats. Samtlige beboere har fået fremsendt en orienteringsskrivelse fra myndighedsafdelingen med oplysninger om, hvordan ydelsestildelingen foregår samt orientering om klagemuligheder. Forud for indflytning til Kildehaven er det leder, der varetager fremvisning af lejligheden til den kommende beboer og dennes pårørende. Indsatsen hos den enkelte beboer afgøres på baggrund af en faglig vurdering og med udgangspunkt i Viborg Kommunes kvalitetsstandard. Hver beboer tildeles ved indflytning to kontaktpersoner i det hver beboer er tildelt både en social og sundhedsassistent og en social og sundhedshjælper. Kontaktpersonerne har en række fastlagte opgaver hos beboeren. To tre uger efter indflytning afholdes der en indflytningssamtale og leder oplyser, at hun prioriterer deltagelse i disse samtaler. Leders formål med deltagelsen er, at der allerede ved indflytningen, kan ske en forventningsafstemning til serviceniveauet og samtidig gennem dialogen med de pårørende, at skabe en positiv kontakt, der fordrer det fremadrettede samarbejde. Udover leder deltager beboerens kontaktperson og eventuelt centersygeplejersken afhængig af den sygeplejefaglige kompleksitet. 6

7 Indsatsen hos beboerne fremgår af en døgnrytmeplan, som er gældende som dokumentation, for de ydelser beboeren modtager. Indsatsen og dokumentationen revideres løbende på baggrund af det aktuelle funktionsniveau hos beboeren. I dagligdagen tilrettelægges indsatsen hos beboerne på baggrund af kørelister for de sygeplejefaglige opgavers vedkommende og ugeplaner for de øvrige faste ydelser i forhold til personlig pleje og praktisk bistand. Planerne over de faste ydelser som bad og praktiske opgaver, indgår som et redskab til at sikre en vis systematik og struktur i opgaveløsningen samt for at sikre dokumentation for levering af ydelserne. Ved fordelingen af arbejdsopgaver om morgenen, tages der udgangspunkt i og hensyn til kontaktpersonsprincippet. I forhold til den pædagogiske, pleje og omsorgsmæssige praksis, er der i indsatsen hos beboerne dermed fokus på deres selvbestemmelse og medindflydelse. Tilsynet får indtryk af, at der er fleksibilitet i opgaveløsningen hos beboerne, hvor medarbejderne forsøger at tage udgangspunkt i den enkelte beboers ønsker og aktuelle behov. Beboerne har f.eks. mulighed for at vælge at indtage deres måltider i fællesskab eller i egen bolig. I forhold til den ernæringsmæssige indsats, kan de beboere der måtte ønske det, indtage deres morgenmad i en buffet i den centralbeliggende cafe. De beboere, der ikke har overskud til eller ønsker at indtage deres morgenmad i cafeen, får morgenmaden serveret i egen bolig. Om middagen er beboerne i de to almene afsnit adskilt, så beboerne fra Rosenhaven ligeledes opholder sig i cafeen til middag, mens beboerne fra Tulipanhaven indtager deres middagsmad i eget afsnit. Om aftenen foregår bespisning for alle beboeres vedkommende samlet i cafeområdet. Der har tidligere været måltidsværter om aftenen, men for at bedre de generelle rammer og vilkår om aftenen, er måltidsværten erstattet af en opnormering i antallet af faste medarbejdere fra fire til fem personer. Det indgår i de fremadrettede planer for Kildehaven, at plejecenteret skal overgå til tillempet Leve-bo miljø i løbet af efteråret. Der vil i den forbindelse skulle ske nogle ombygningsmæssige ændringer for, at kunne imødekomme de krav, der stilles i den forbindelse da måltiderne ville skulle foregå i de enkelte afsnit, hvor der i dag ikke forefindes de nødvendige køkken og serveringsfaciliteter. De indledende møder med boligselskabet er påbegyndt. Beboerne i demensafsnittet indtager deres måltider i de to afsnit her og fungerer allerede på nuværende tidspunkt som tillempet leve-bo miljø. Der skal i Viborg Kommune iværksattes et projekt med fokus på hverdagsrehabilitering, navngivet Det gode hverdagsliv, hvor der vil være fokus på beboernes mestring og inddragelse af deres ressourcer i indsatsen. Der vil dermed være et systematisk fokus på den enkelte beboers rehabiliteringspotentiale. Kildehaven forventer at skulle indgå i projektet i efteråret, så det kan kombineret med omdannelse af det almene afsnit til tillempet Leve bo miljø. Medarbejderne forsøger allerede i dag at have fokus på inddragelse af beboernes ressourcer i indsatsen, men oplyser, at det kan være en udfordring med den rehabiliterende indsats da beboerne ofte ikke er indstillet på eller har været vant til inddragelse af deres ressourcer i indsatasen i det omfang, som den rehabiliterende tankegang lægger op til. Viborg Kommune er blevet bevilget en andel af finansministeriets pulje til løft på ældreområdet (Ældrepuljen) i forhold til styrkelse af aktivitets- og omsorgsniveauet på plejecentrene i ydertimerne. Det er optil 7

8 det enkelte plejecenter, at ansætte medarbejdere i forhold til hvilke opgaver, man ønsker og anser som værende relevante for det pågældende sted. Der er tale om ansættelse af faglært personale med enten en sundhedsfaglig eller pædagogisk baggrund. I Kildehaven er der ansat to medarbejdere på hver 32 timer ugentlig, der skal fordeles ligeligt mellem de tre afsnit. Den ene medarbejder har en uddannelsesmæssig baggrund som social og sundhedshjælper og køkkenassistent og den anden er uddannet både pædagog og social og sundhedsassistent. De pågældende medarbejdere har fået forholdsvis frie rammer til, at vurdere hvilke aktiviteter, der skal iværksættes, men ledelsesmæssig er det meddelt, at der skal være fokus på samarbejdet med de frivillige hjælpere og på det gode hverdagsliv, herunder den rehabiliterende indsats. Arbejdstiden er i tidsrummet fra kl Stillingerne er tidsbegrænsede fra april 2014 og indtil udgangen af 2014 med mulighed for ny aftale i I forhold til aktivitetstilbuddene for beboerne, er der et samarbejde med den kommunale aktivitetsafdeling og derudover har frivillige hjælpere arrangementer, som kreative aktiviteter og gåture med beboerne. Der er en løbende ledelsesmæssig opmærksomhed på, at tiltrække flere frivillige kræfter til stedet. Som en fast ugentlig aktivitet, har plejecenteret bl.a. indgået en aftale med to dagplejere, som kommer med børnene to timer ugentlig. har et Bruger / pårørenderåd med repræsentanter fra både beboere, pårørende, medarbejdere og ledelsens side. Reglerne om magtanvendelse overholdes, herunder registrering og indberetning. Det er fagkoordinatoren i demensafsnittet der er opdateret på gældende lovgivning og kan bidrage med sin viden i hele huset. Tilsynet kan konstatere, at der ikke er indberettet og registeret magtanvendelser fra Kildehaven siden sidste tilsyn. Medarbejderne oplyser at de i tilgangen til beboerne, inddrager socialpædagogiske tiltag og er fleksible og kreative i opgaveløsningen. Kildehaven har indgået i projekt Plejehjemslæger, hvor en af byens praktiserende læger, har været tilknyttet plejecenteret og aflagt fast ugentlig besøg på stedet. Mange af beboerne har valgt at skiftet læge til den pågældende. Projektet har været et toårigt pilotprojekt under Social- og Integrationsministeriet samt Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse og udløb pr. 1. september Der er dog indgået aftale med den praktiserende læge om, at vedkommende fortsat vil komme på ugentlig besøg i Kildehaven. Både leder og medarbejdere oplyser at de har været glade for projektet og oplevet dette som kvalitetsforbedrende. Både medarbejdere og leder oplyser, at der generelt er et godt samarbejde med de pårørende og at der ikke indkommer mange klager. I tilfælde af utilfredshed, er det leder der varetager dialogen med de involverede og leder oplyser, at henvendelser ofte er baseret på misforståelser og derfor ofte hurtig kan løses og dermed ikke giver anledning til egentlige klager. 9. Medicinhåndtering, herunder UHT Medicinhåndteringen på tilbuddet foregår både via dosispakket medicin fra apoteket og medicin doseret i doseringsæsker af personalet. Der forefindes generelle instrukser og procedurer for medicinhåndtering. De lovmæssige retningslinjer for medicinhåndtering og medicinadministration, herunder dosispakket medicin følges. Gennemgang af hvorvidt medicinæsker og bokse er relevant mærket og om medicinskemaet er udfyldt efter gældende retningslinjer, er ikke indgået i dette tilsyn. Sundhedsstyrelsens Embedslægetilsyn afspejler dette. 8

9 Medicinhåndteringen på tilbuddet foregår både via dosispakket medicin fra apoteket og medicin doseret i doseringsæsker af personalet eller i en kombination af de to administrationsordninger. Der forefindes generelle instrukser og procedurer for medicinhåndtering. De lovmæssige retningslinjer for medicinhåndtering og medicinadministration, herunder dosispakket medicin følges. Gennemgang af hvorvidt medicinæsker og bokse er relevant mærket og om medicinskemaet er udfyldt efter gældende retningslinjer, er ikke indgået i dette tilsyn. Sundhedsstyrelsens Embedslægetilsyn afspejler dette. Kildehaven seneste tilsyn fra embedslægen var i maj 2014 og stedet har på baggrund at tilsynsrapporten herfra, udarbejdet en handleplan for det videre arbejde på området. Næste tilsyn fra Sundhedsstyrelsen er varslet til 1. kvartal Utilsigtede hændelser indrapporteres til DPSD (Dansk Patient Sikkerheds Database) efter gældende regler. Tilsynet får oplyst, at der primært er tale om medicinhændelser, herunder i særlig grad medicinforglemmelser og at der er sket en stigning i hændelserne. Medarbejderne tilskriver stigningen den travlhed de oplever. Medarbejderne erkender, at det ikke er alle hændelser, der bliver indberettet da dokumentationsområdet er et område, der i den travle hverdag nedprioriteres til fordel for direkte pleje og omsorgsmæssige opgaver hos beboerne. Tilsynet får indtryk af, at der sker en systematisk opfølgning på hændelserne på f.eks. teammøder med henblik på, at sikre læringen heraf. 10. Beboernes økonomi Medarbejderne har ingen administration med beboernes økonomi. Denne varetages via banken, værge eller af pårørende. Medarbejdernes omgang med beboernes økonomi kan dreje sig om f.eks. at være behjælpelig med, at finde kontanter frem sammen med beboeren. De nye retningslinjer i forhold til digitalisering, herunder digital post, giver ingen umiddelbare udfordringer for medarbejderne i Kildehaven, da der enten er pårørende eller værge til at varetage opgaven. Der er politisk godkendt et frikommuneforsøg, der giver beboerne mulighed for at benytte sig af en række tilkøbsydelser. Forvaltningen har modtaget godkendelse af taksterne fra ministeriets side og beboerne har fået udleveret pjece med informationsmateriale om muligheden. Aktuelt har leder ikke modtaget nogen henvendelser fra beboere eller pårørende, der ønsker at benytte sig af muligheden. Frikommuneforsøget er som udgangspunkt muligt i en periode fra medio marts til udgangen af 2015, men der pågår aktuelt politiske drøftelser om, hvorvidt perioden skal forlænges. 11. Tema: Tavshedspligt En beboer på et plejecenter har ret til, at kræve fortrolighed med hensyn til de oplysninger personalet får i forbindelse med udførelsen af deres erhverv, om beboerens helbredsforhold, øvrige rent private forhold og andre fortrolige oplysninger. Dette krav på fortrolighed, modsvares af personalets tavshedspligt. Tavshedspligten betyder bl.a. at personalet ikke må videregive oplysninger til uvedkommende. Under tilsynet drøftes temaet med medarbejderne, herunder hvordan man som medarbejder håndtere forespørgsler fra en beboer om en medbeboer. En anden drøftelse gik på en opmærksomhed på hvilke samtaler, der foregår i det åbne rum som f.eks. i fællesarealerne, hvor der kan være beboere og/eller pårørende tilstede. 9

10 Tilsynet får indtryk af, at medarbejderne i Kildehaven generelt er opmærksomme på deres tavshedspligt, men at det samtidig er et tema, det kan være relevant indimellem at få drøftet da det i dagligdagen med jævne mellemrum, kan være forbunden med udfordringer. 12. Dokumentation Tilsynet har gennemgået dokumentationen i det elektroniske system Rambøll Care hos tre beboere, en fra hvert af de to almene afsnit og en fra demensafsnittet. Hos ingen af de beboere, hvor tilsynet gennemgik dokumentationen, foreligger en myndighedsafgørelse på den indsats der leveres. Samtlige beboere har som alternativ løsning, som tidligere nævnt, fået fremsendt en orienteringsskrivelse vedr. ydelsestildeling og klagemuligheder Der foreligger en døgnrytmeplan for alle tre beboere. Døgnrytmeplanen er en individuel plejeplan med informationer om den samlede pleje - omsorgsindsats gældende for hele døgnet. Den skal tage udgangspunkt i beboerens ressourcer, behov, vaner og ønsker. En af døgnrytmeplanerne er ikke opdateret indenfor tidsrammen og hos en anden beboer er det tilsynets vurdering, at der er sket væsentlige ændringer i funktionsniveauet hos den pågældende beboer, som døgnrytmeplanen ikke afspejler. I to af døgnrytmeplanerne vurderes det, at der kan gives en kvalificeret pleje ud fra døgnrytmeplanerne da beboernes behov for pleje og omsorg er velbeskrevet og den daglige tilrettelæggelse af plejeopgaverne fremgår. Det vurderes desuden, at der er sammenhæng mellem plejeopgaver og det aktuelle behov hos beboerne. Der foreligger en Sundhedsfaglig status på beboerne. En sundhedsfaglig status på beboerne, indeholder en aktuel sundhedsbeskrivelse af beboernes aktuelle fysiske psykiske sociale samt sundhedstilstand. Problem - / indsatsområderne er udarbejdet ud fra sundhedsstyrelsens sygeplejefaglige optegnelser. Som det var gældende i forhold til døgnrytmeplanerne, er en af de sundhedsfaglige status, ikke opdateret i forhold til gældende retningslinjer. De pågældende dokumenter, der ikke er opdaterede, foreligger i øvrigt som kladdeversioner udover den tilladte periode på en uge, som fremgår af de sundhedsfaglige vejledninger for dokumentationsområdet. Medarbejderne er introduceret til og anvender handleplaner i dokumentationen. Handleplaner skal indeholde en beskrivelse af en aktuel problemstilling, mål for indsatsen, herunder forventet resultat, planlagt indsats for at nå målet, samt evaluering af den udførte indsats. Handleplaner skal løbende evalueres og tilrettes, og når problemet anses for løst, skal handleplanen gøres inaktiv. Handleplaner oprettes når der er grundlag for et fremadrettet øget faglig fokus af et specifikt indsatsområde/problemområde. Der er handleplaner for flere relevante indsatsområder. Det ses at handleplanerne bruges fremadrettet da de indeholder mål, handlinger og evalueringer. De eksisterende handleplaner vurderes værende aktuelle og at der er sammenhæng mellem status, handleplaner og indsatsområder. Tilsynet bemærker, at der er oprettet flere handleplaner indenfor samme problemområde. Det vil være hensigtsmæssigt, at samle samtlige oplysninger vedr. et defineret indsatsområde i samme handleplan. Samtykke: Plejecenteret har en fast rutine med henblik på at vurdere, om beboerne selv er i stand til, at varetage deres helbredsmæssige interesser. Dette fremgår af den sundhedsfaglige status, om det er beboeren 10

11 selv eller en pårørende/ værge, der giver informeret samtykke til behandling. Det blev oplyst, at der altid blev indhentet informeret samtykke til behandling. Der er ved tilsynet observeret, at samtykkereglerne anvendes og dokumenteres. 13. Medarbejder og medarbejderforhold Antallet af medarbejdere der varetager de pleje og omsorgsmæssige opgaver hos beboerne, udgøres på tilsynstidspunktet af cirka 44 fastansatte. Dertil kommer et antal faste timeafløsere og vikarer. Der er 17 medarbejdere, der har en uddannelsesmæssig baggrund som social og sundhedsassistent, 23 medarbejdere er social og sundhedshjælpere af uddannelse og fire er uddannet sygehjælpere. Herudover er der ansat to husassistenter, der udelukkende varetager rengørings- og køkkenopgaver. Antallet af fremmødte udgøres i dagvagt oftest, for de to almene afsnits vedkommende, af fire faste personer i Tulipanhaven, fem i Rosenhaven samt husassistenten, der går på tværs af de to afsnit. Hertil kommer eventuelle elever, studerende og praktikanter m.m. I demensafsnittet fremmøder typisk fire faste medarbejdere samt husassistenten. I aftenvagten møder fem personer i de almene afsnit, hvor en har reduceret arbejdstid fra kl I demensafsnittet fremmøder tre personer, hvor en person også har reduceret arbejdstid fra kl Nattevagten udgøres af to personer i hele Kildehaven, hvor den ene har base i demensafsnittet. I forhold til medarbejderne oplevelse af balance mellem arbejdsopgaver og tilstedeværende ressourcer, føler medarbejderne sig meget pressede, hvilket påvirker arbejdsmiljøet. Leder har været inddraget i drøftelser omkring prioriteringer kan og skal opgaver og flere medarbejdere oplever leder, som lyttende og handlekraftig, men oplever samtidig et ledelsesmæssigt fokus på den økonomiske ramme. Det er medarbejdernes oplevelse, at overholdelse af den økonomiske ramme, har nogle konsekvenser i indsatsen hos beboerne, som de efterhånden, kan have svært ved at acceptere. De oplever ikke der er de nødvendige ressourcer til, at tilbyde beboerne den nærhed og individuelle kontakt, som de gerne ville kunne. De føler sig ofte nødsaget til, at gå på kompromis med den indsats de yder beboerne og fortæller at de kan have svært ved, at stå inde for den faglige kvalitet. De fortæller at det psykisk er opslidende for dem og dermed påvirker dem i deres virke, ligesom de oplever, at beboerne kan være utilfredse med den indsats de kan levere. Medarbejderne fortæller at mange af deres nuværende beboere, er meget plejekrævende og taget i betragtning, at de aktuelt har ledige boliger, kan de være yderligere bekymret for deres arbejdsmiljø, når samtlige boliger igen er udlejet og nye beboere flyttet ind. Medarbejderne nævner eksempler fra deres hverdag, hvor de nogle dage først er færdige med morgenplejen kl. 11 med den konsekvens, at beboernes morgen og middagsmåltider, indtages med korte mellemrum. Derudover fortæller de om tilfælde, hvor de ved plejekrævende beboere, kan være nødsaget til at varetage pleje alene selvom den udarbejdede APV tilskriver, at der skal være to medarbejdere til at varetage plejen. I demensafsnittet fortæller medarbejderne, at den individuelle tid (Ø tid), de før kunne tilbyde beboerne, er blevet væsentlige svære at realisere. Rent kollegialt oplever medarbejderne gode forhold, hvor medarbejderne er omsorgsfulde og hjælpsomme overfor hinanden og hvor omgangstonen beskrives som værende humoristisk. Det er medarbejdernes oplevelse, at der er et højt sygefravær og de beskriver en hverdag, hvor der næsten dagligt er en sygemelding. Da leder og den tilsynsførende efterfølgende gennemgår sygefraværs- 11

12 statistikken, ses et korttidssygefraværet på cirka 4,5 %. Leder oplyser at der har været meget sygefravær hos eleverne og det formentlig er dette fravær, medarbejderne henviser til. Som et nyt tiltag afholdes der i det almene afsnit vagtplanlægningsmøder, hvor medarbejderne inddrages i udarbejdelse af tjenestetidsplanlægningen. I demensafsnittet varetages vagtplanlægningen af teamkoordinator. Af andre ændringer siden sidste tilsyn, er at medarbejdernes organisering i det almene afsnit, er ændret forstået på den måde, at de fortsat er opdelt i to team, men hvor de tidligere hjalp hinanden meget på tværs af teamene, fungerer de nu i højere grad som to selvstændige teams. Medarbejderne oplyser at de er glade for denne ændring i teamopdelingen og oplever, at det har givet mere ro i hverdagen. Faglig udvikling Nyt personale (inkl. afløsere og vikarer) oplæres og introduceres i forhold til plejen og dokumentationsdelen. Der er udarbejdet et introduktionsprogram / tjekliste for at sikre optimal introduktion og nye medarbejdere indgår i en introduktionsperiode. Der arbejdes med kontinuerlig opgaveglidning og uddelegering og det er medarbejdernes oplevelse, at de får den nødvendige oplæring til, at varetage opgaverne hos beboerne. Medarbejderne oplever, at der er tilfredsstillende rammer og muligheder for intern vidensdeling og erfaringsudveksling. Der er fastlagte møder til dette formål i form af teammøder hver 6. uge. Derudover er der mulighed for, at drøfte aktuelle problemstillinger på ugentlige møder, hvor også centersygeplejerske og leder deltager. Af øvrig mødeaktivitet for medarbejderne, afholdes sygeplejerske / assistentmøder. Fælles personalemøder afholdes når der måtte være behov herfor. I forhold til rammer og mulighed for faglig udvikling, herunder kursus - og efteruddannelsesaktiviteter, indgår det som et fast punkt til de årlige medarbejderudviklingssamtaler. Det er ikke lederens oplevelse, at der har været den store efterspørgsel på kompetenceudvikling. Leder oplyser, at næstkommende fælles kursusaktivitet formentlig vil omhandle ændringer i forbindelse med overgangen til tillempet leve bo miljø. Projektet omkring plejehjemslæger har dog afstedkommet undervisning fra den praktiserende læge, der har været tilknyttet projektet, som f.eks. undervisning omhandlende medicin m.m. og har på den måde, bidraget med generel rådgivning og vejledning og dermed til den faglige udvikling hos medarbejderne. Leder oplyser at samtlige medarbejdere har været inviteret til MUS samtale indenfor det seneste år. Som noget nyt, vil tilbud om medarbejderudviklingssamtale foregå den måned, hvor medarbejderen har fødselsdag. Viborg Kommune (forvaltningen Sundhed og Omsorg) har samlet relevante retningslinjer, instrukser og vejledninger i en elektronisk database Databasen for Håndbøger. Sidste år fik tilsynet ikke indtryk af, at databasen indgik som et fagligt redskab hos medarbejderne og at kendskabet hertil var sparsomt, hvilket også er oplevelse ved dette års tilsyn. Som et nyt tiltag fremsendes der fra central side, læsekvitteringer til medarbejderne i forbindelse med ændringer i portalen. Medarbejderne modtager disse kvitteringer, men erkender at det ikke afstedkommer adgang til basen. Centersygeplejerskerne oplyser at de anvender databasen. 14. Tilbudsportalen er at finde på Tilbudsportalen. 12

13 Tilbudsportalen har pr. 1. januar 2014, lanceret en ny hjemmeside. Indberetningerne fra 2013 bliver vist på Tilbudsportalens søgefunktion, indtil der forelægger en ny godkendt indberetning i den nye indberetningsstruktur. En del af oplysningerne fra 2013 indberetningerne er overførte til den nye indberetning, men dette er ikke gældende for alle. Af oplysninger der skal indtastes på ny kan nævnes: målgrupper, antal pladser, fordeling af ansattes timer samt indsatser - herunder ydelser, indsatsens målgrupper, indsatsens metoder, indsatsens faglige tilgang og indsatsens takster. Tilbuddet opfordres derfor til at gennemgå og opdaterer oplysningerne på portalen. Flere oplysninger om tilbuddet fremstår efter opdateringen af den nye version af portalen ikke som før, hvorfor tilbuddet opfordres til at gennemgå og opdaterer oplysningerne på portalen. 15. Fysiske rammer De fysiske rammer. Udendørs rammer, beskrivelse af beboerarealer/boliger, service / fællesarealer, planlagte/ønskede ændringer Der er adgang til udendørsfaciliteter (have og terrasser) og disse vurderes værende handicapvenlige. Der er indkøbsmuligheder i nærmiljøet og adgang til offentlige transportmidler. Der er i de fælles indendørsarealer for beboerne fælles opholds arealer, som giver mulighed for at samles til aktiviteter, spisning m.m. Der er i de fysiske rammer taget hensyn til beboere med særlige behov, herunder gangbesværede og demente. De fysiske rammer vurderes generelt at være egnede i forhold til målgruppen. I fællesarealer for medarbejderne forefindes rum, hvor der er mulighed for at afholde møder. Der er mulighed for håndhygiejne, tilgængelighed af flydende sæbe, engangshåndklæder, håndsprit m.m. Rengøringsstandard af fællesarealerne vurderes at være tilfredsstillende. I forhold til fødevarehåndtering/levnedsmiddelkontrol er Kildehaven registreret hos Fødevareregionen og har fået tildelt en Elite smiley. 13