Forandring, udvikling og helhed. Facilities Management i Rambøll. Afdeling 1064 Facilities Management, januar 2013

Transkript

1 Forandring, udvikling og helhed Facilities Management i Rambøll Afdeling 1064 Facilities Management, januar

2 01. Baggrund 02. FM strategi 03. Sourcingmodel 04. Proces funktionsudbud 05. Projektorganisation 06. Implementering 2

3 FRA TO TIL MERE END MEDARBEJDERE Rambøll blev grundlagt i 1945 som Rambøll & Hannemann i København. De to stiftere B.J. Rambøll og J.G. Hannemann designede i de tidligste år bl.a. sendemaster i Danmark og Norge. Siden er forretningsområderne udvidet til at omfatte stort set alle ingeniørdiscipliner samt management og it. 3

4 DEN BEDSTE ARBEJDSPLADS I BRANCHEN Vi skal være kendt for at være den mest attraktive arbejdsplads i branchen. Vores medarbejdere skal opleve høj trivsel og stor medarbejdertilfredshed, og vi vil fastholde og tiltrække de bedste kompetencer. 4

5 OMRÅDER Nord, Århus Aalborg Holstebro Herning Skive Silkeborg Esbjerg Kolding Haderslev Aabenraa Vejle Fredericia Tønder Sønderborg Syd, Esbjerg Viborg Århus Horsens Odense Slagelse Svendborg Hillerød Ørestad Køge Næstved Øst, Ørestad 5

6 01. Baggrund 02. FM strategi 03. Sourcingmodel 04. Proces funktionsudbud 05. Projektorganisation 06. Implementering 6

7 PROCES FOR UDVIKLING AF FM STRATEGI Forventninger og mål Portefølje analyse Services i scope FM Strategi forstudier Ressource analyse Kommunikation Markedsundersøgelse It systemer og værktøjer Strategisk implementering Strategisk løsning Udbudsproces Opstilling af mulige løsninger Ressource planlægning Indkøb og kontrakter Valg af strategi Evaluering af mulige løsninger 7

8 UDBUDSSTRATEGISK AFKLARING Ydelserne Baseline hvordan er forholdene i dag? Eksisterende materiale? Grænser for funktionsudbud? Opfølgningsmodeller Udbudskonstruktion Fleksibilitet i budmuligheder (geografi og fagområder) Incitamenter Forretningsmodel Marked Hvordan undgås at være markedsforstyrrende Lokale leverandører Hvad kan/vil markedet? Betydning af markedstest Organisering Brugerinddragelse? Styringsmodel Intern organisering Sourcing 8

9 UDBUDSPAKKER - OPTIMERING Faste udgifter: Arealudnyttelse Energioptimering Organisationstilpasning Variable udgifter Soft services Renhold Kantinedrift Post Vagt/sikkerhed Variable udgifter Hard services Lovpligtige eftersyn Bygningsvedligehold Tekniske servicekontrakter Terræn vedligehold Indkøb Biler og parkering Planteservice Inventar Affaldshåndtering Flytteservice 9

10 01. Baggrund 02. FM strategi 03. Sourcingmodel 04. Proces funktionsudbud 05. Projektorganisation 06. Implementering 10

11 FACILITY MANAGEMENT - ORGANISATION PR Business Support Bo Pedersen Facility Management Vacant Serviceledelse Julie Simoni Driftsledelse Simon Pinnau Reception og Call Center, RHO Karen Kjærsgaard Kantine, Århus Jesper Christensen Kantine, Esbjerg Rie Hansen Drift, Øst Catalin Mircea Drift, nord Ole Juhl Drift, syd Carsten Wiberg 11

12 STYRINGSMODEL 12

13 ORGANISATIONSMODEL BS FM BS FM Funktionschef Service desk Stab Region øst Site manager Region syd Site manager Region nord Site manager Hard Soft Hard Soft Hard Soft services services services services services services 13

14 01. Baggrund 02. FM strategi 03. Sourcingmodel 04. Proces funktionsudbud 05. Projektorganisation 06. Implementering 14

15 Bilag 1 Bilag 2 Bilag n UDBUDSMODEL Udbudsstrategisk afklaring Udbudsproces Udbudsbetingelser Kontrakt Kontraktsbilag Eksempler på bilag (ejendomsservice): Bilag 1 Kravspecifikation Bilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse Bilag 3 Samarbejdsorganisation Bilag 4 Tidsplan Bilag 5 Lokaler, udstyr og inventar mv. Bilag 6 Medarbejderforhold Bilag 7 Priser og afregning Bilag 8 Kundens medvirken Bilag 9 Konkurrencebetingelser Tildeling Kontraktopfølgning 15

16 OVERVEJELSER OM EN DIALOGBASERET PROCES En traditionel proces stiller store krav til kravspecifikationen og kontraktudformning det er umuligt at beskrive alle krav, så der skal efterfølgende ske en tilpasning af serviceniveau og pris. Et alternativ er en dialogbaseret proces (top-down outsourcing proces), hvor der udvælges 2-3 tilbudsgivere som på baggrund af en due dilligence analyse og forhandling afgiver et bindende tilbud. Tilbuddet skal på baggrund af en prismodel redegøre for: Faste omkostninger Variable omkostninger baseret på f.eks. m 2, antal brugere, tilpasning af service m.v. Forslag til besparelser både up front og som løbende forbedringer i kontraktperioden. Incitament til at finde besparelser uden for den indgåede kontrakt 16

17 MINDRE RESSOURCEKRÆVENDE PROCES En top-down proces er hurtigere og mindre ressourcekrævende Top-down outsourcing proces FM strategi / forstudie GO/ NO GO! Due-diligence analyse Kontrakt forhandling Integration Drift Bottom-up udbudsproces RFI RFQ Leverandørudvælgelse Leverandørforhandlinger Integration Drift 17

18 Bottom-up scenarie Top-down scenarie PRISSÆTNING EFTER DIALOG Minimerer risici for begge parter idet tilbuddet er på åben bog princippet og tilbudspris = endelig pris Top-down processen sikrer: Nuværende omkostninger Variable ydelser i baseline Direkte (A) besparelser Tilbudspris = endelig pris (Forkert) sammenligningsgrundlag Åben bog princippet Lave udbudsomkostninger Kort procestid hurtig realisering af besparelser Lav risiko Høj kvalitet af tilbud tilbuds pris = endelig pris Tilbudspris Opgaver ikke beskrevet i udbud Justering af serviceniveau Endelig pris 18

19 TILDELINGSKRITERIER 19

20 TIDSPLAN 20

21 01. Baggrund 02. FM strategi 03. Sourcingmodel 04. Proces funktionsudbud 05. Projektorganisation 06. Implementering 21

22 PROJEKTORGANISATION Projektleder krsb Sekretariat og validering hebc, sio Jura udbudsteknisk bistand lars Soft services jles, sisp, alyj Hard services shh, pfj, alyj Markedsundesøgelse pfj, alyj 22

23 01. Baggrund 02. FM strategi 03. Sourcingmodel 04. Proces funktionsudbud 05. Projektorganisation 06. Implementering 23

24 FM S ANSVAR / MISSION. RAMBØLL s kontorer 4 Q Overordnet ledelse af FM på tværs af landet. Leje og drift af 19 lokationer knap m ansatte i DK Projekter på lokationer. kantiner, receptioner, omstilling, events, rejser, AMU og HUSU samt indkøb. 106 biler - heraf 70 puljebiler. Printshops. Budget 2012 : 285 MDKK. 108 ansatte /tilknyttede Svarede til 66 FTE s. FM understøtter målrettet Rambølls strategi. Pt. arbejdes med FM kontrakt processer, budgetkontrol,indkøbsstyring, professionalisering af stab mv. Målet er at levere stadig bedre og billigere support til forretningen og derigennem bidrage aktivt til en forbedret bundlinie og øget konkurrenceevne. 24

25 Kantine, Århus Jesper Christensen Kantine, RHO Meyer. Kantine, Esbjerg Rie Hansen Printshops Øst /Vest Receptioner /call centre Karen I Kjærsgaard Drift, Øst Simon Pinnau Drift, nord Ole Juhl Drift, syd Carsten Wiberg FM GOVERNANCE & ORGANISATION 2012 BUSINESS SUPPORT Bo Pedersen FACILITY MANAGEMENT BOARD Bo Pedersen, BS Bjarne Rasmussen, RDK,Danny Stentoft, RDK, Lars Krogh, ROG, Peter Heymann, RE/RTELE Henrik Rosenberg Seiding, RMC, Kim Bergholt, RGr Business Controller: Simon Oliver-Jørgensen HR Business Partner: Line Slott Hart-Hansen HR coordinator: Jytte Eskesen Facility management Johnny Jacobsen Rie Thye Helene Christiansen Sarah Kofoed Julie Simoni Kantiner / Process udvikling. Julie Simoni FM Service Karsten Koch Jensen FM Drift Simon Pinnau Kristina Schackinger Karin Thurøe Lene Poulsen Vibeke Budd 25

26 IMPLEMENTERINGENS FORLØB Udbudsproces fase 1 med 6 bydende 4 Q Fase 2 med due diligence og forhandling med 2 bydende i 1 Q Kommunikation med ledelse og medarbejdere om outscourcingen. Ny organisation implementeret. Medarbejdertilfredshed øget 4,0 til 4,1. Succesfuld implementering af outsourcingskontrakt for FM Drift til ISS i 2-4Q ( Besparelse + 10 % ift. baseline ) Reduktion af leverandørkontrakter fra ca. 200 til < 90. Udrulning af FM servicedesk.opstart af space mgt. database via ISS hostet softwarepakke fra MCS ( MyMCS) i 3-4Q. Drift af kantiner med høj brugertilfredshed i 2012 ( % ). Drift, projekter og administration på alle lokationer. Brugertilfredshed fastholdt = 3,7 i

27 ERFARINGER FRA FORLØBET. Top down proces har virket godt for os. En god analyse og et godt udbudsmateriale er essentielt. Partnerskab etableret med ISS og er grundlaget for succes i implementering og samarbejde. Funktionsudbud. Udbudsmateriale og SLA er afstemmes pas på uklarheder. Overvej min. krav og norm for leveret kvalitet. Overdragelse af medarbejdere. Sørg for en stramt styret åben proces med involvering af HR fra egen og leverandørs organisation. Uddannelse af egen organisation - deres opgaver og fokus skal ændres. Overdragelse af services fra tidligere leverandører skal følges tæt og justeringer foretages hurtigt. 27

28 SPØRGSMÅL? 28