FM outsourcing i omskiftelige tider

Transkript

1 FM outsourcing i omskiftelige tider Case: GN Store Nord DFM Konference 2010

2 Agenda FM anno 2010 hvilke faktorer er vigtige i omskiftelige tider? Case: GN Store Nord hvilke erfaringer har GN gjort sig med outsourcing af FM i forbindelse med et større turn-around? DFM Konference

3 Coor Service Management Førende nordiske IFM-aktør solid nordisk kundebase Årlig omsætning på DKK 4,5 mia. Cirka 4000 medarbejdere Antal kunder Idag har vi ~200 kunder Östergötland County Council Gävleborg County Council Kilde: Coor Kilde: Coor Note: 1) Baseret på alle kundekontrakter med årlig omsætning større end SEK 0,5m høj vækst i omsætningen dækker hele IFM produktporteføljen MILLIONER EURO Arbejdspladsservice Ejendomsservice Produktionsservice Kilde: Coor DFM Konference

4 FM markedet anno 2010 er ved 'at vågne' igen og fokus bør være på besparelser og fleksibilitet Virksomheder som outsourcer FM bør sikre sig at løsningen bliver optimal ved at 1 spille med åbne kort og designe en proces og kontrakt hvor risikoen minimeres for begge parter og kunden opnår den bedste pris 2 indgå en kontrakt som er fleksibel hvor prisen nemt kan justeres når virksomheden ændrer sig 3 vælge en samarbejdspartner, der kontinuerligt udvikler servicen og giver besparelser til kunden DFM Konference

5 En top-down proces er hurtigere og mindre ressourcekrævende. 1 Top-down outsourcing proces FM strategi / Forstudie GO/ NO GO! Due-diligence analyse Kontrakt forhandling Integration Drift Bottom-up udbudsproces RFI RFQ Leverandørforhandlinger Leverandørudvælgelse Integration Drift DFM Konference

6 .samt minimerer risici for begge parter idet tilbudet er på prior practice og tilbudspris = endelig pris Top down scenarie Bottom up scenarie Nuværende omkostninger Tilbuds pris Variable ydelser i baseline Opgaver ikke beskrevet i udbud Direkte (A) besparelser (Forkert) sammenligningsgrundlag Justering af serviceniveau Tilbudspris = endelig pris Endelig pris Top down processen sikrer: Prior practice Lave udbudsomkostninger Kort procestid hurtig realisering af besparelser Lav risiko Høj kvalitet i tilbud Endelig pris = endelig pris DFM Konference

7 En fleksibel kontrakt og prismodel sikrer pristransparens og konsekvens af volumenændringer 2 F1 F2 F3 F4 Fleksibel omkostning per funktion (eksempelvis catering, rengø ring m.v.) Pris per funktion opdeles iht. "cost- drivere" i "faste omkostninger", pris/kvm og pris/servicebruger F1 F2 F3 F4 α Faste omkostninger β Omkostninger afhængig areal af areal (m2) (m2) d Omkostninger afhængig brugere af servicebrugere α β d α β d α β d Tag højde for ændringer: Indehold + / - 20 % i prismodellen Forvarsle kendte kommende ændringer i volumen i tilbudsfasen DFM Konference

8 Besparelser bør ske både up-front og løbende gennem kontinuerlig udvikling af servicen 3 Serviceomkostninger tilpasses gennem effektivitet og tilpasning af serviceniveauet Besparelserne kan opdeles i 3 kategorier A A Effektivitet Den samme service for lavere omkostning Effektivitet Enhedspris Serviceomkostninger B Tilpasning af niveau B Tilpasning af niveau Nedsat forbrug eller reduceret serviceniveau Serviceforbrug C Besparelser uden for scope Besparelser på services uden for den indgåede kontrakt DFM Konference

9 Case: GN Store Nord - Outsourcing af FM i et turn-around DFM Konference

10 GN Store Nord stod overfor en større omstrukturering outsourcing af FM var blot ét af tiltagene Artikel i Børsen. 17. august 2009 GN Store Nord aktikurs (Jan '09 - Jan'10) 'Vi er positivt overraskede over besparelsespotentialet i restruktureringsprogrammet og venter at se effekterne rulle sig fuldt ud i de kommende kvartaler' Morten Imsgard, Analytiker i Sydbank 'Vi er nu på vej ind i den afsluttende implementering af GNs ambitiøse turnaroundprogram, og betydelige omkostninger er allerede blevet taget ud af forretningen' Aktie kursen er steget med 150% det seneste år Mogens Elsberg, Adm. Direktør DFM Konference

11 GN valgte en kort proces med høj grad af åbenhed og involvering af top-ledelsen 0. Pre-kvalificering/ Forstudie GO/ NOGO 1. Due Diligence- 2. Forhandling 3. Integration Drift Timing September 2008 December 2009 Januar 2009 Mid-Feb Marts Nøgleaktiviteter Udarbejde FM strategi Udvælge leverandører Leverandører analyserer potentiale Vælge leverandør for DD Involvere nøglemedarbejdere Gennemføre due diligence analyse Detaljere samarbejdsvilkår Detaljere kommercielle vilkår Overføre personale Overføre leverandørkontrakter Integration til leverandørs systemer etc Sikre at leverance er iht. "prior practice Diskutere besparelsesforslag med leverandør Lessons learned Den korte proces gjorde at vi holdt momentum og undgik for meget 'støj' i organisationen Tidlig involvering af nøglemedarbejdere sikrede kvalitet i business casen (due diligence) Klar kommunikation til medarbejdere reducerede usikkerhed Høj grad af involvering fra top-ledelsen sikrede forretningsorienteret beslutningsproces DFM Konference

12 Processen var god og resultaterne er tydelige 'Det har været en rigtig god proces hvor vi har haft en meget åben dialog med vores FM partner som ikke blot har hjulpet med at spare penge men også med at gøre tingene anderledes' Vi kan allerede se resultaterne af at have skiftet strategi på FM området. Bl.a. har vi opnået besparelser på kantineområdet på 25% - og stadig fået mad på samme niveau.' Mikkel Danvold, Director Investor Relations & Communications DFM Konference

13 Betragtninger omkring valg af og samarbejde med leverandør Klar grænsedragning og kontaktpunkter Kendskab til kontrakten KONTRAKT Kontrakt chef Service Manager FM ansvarlig Lokal kontaktperson Kontrakt Abonnement Projekt Lokale medarb. Lokal servicebrugere Prisliste Seamless integration og trappevise besparelser Åbenhed omkring fortjeneste GN Kantine GN Ejendom DRIFT Coor GN site DFM Konference

14 Spørgsmål DFM Konference