Fra intern service til ekstern leverandør - globale løsninger

Transkript

1 Fra intern service til ekstern leverandør - globale løsninger DFM præsentation Søren Andersen Facility Management Director Novozymes A/S 6. oktober 2011

2 2 Summary og anbefaling FM Deep Dive fra McKinsey er nu suppleret med en spend analyse: FM koster pt. x MDK og stiger mere fremover Et kvalitativt benchmark og workshop med 10 førende danske virksomheder inkluderer andres erfaringer med FM arbejdet Erfaringerne taler for en centralisering af både ansvar og budgetstruktur, dels for at spare penge, dels for at opnå en række andre væsentlige fordele På baggrund af spendanalyser, benchmark og workshop anbefales, at Novozymes øger centraliseringen af beslutnings- og budgetansvar omkring Facility Management i Novozymes

3 3 Hypotese om FM i Novozymes: FM skal understøtte NZ z ambitioner % medarbejdertilfredshed - 10% vækst - 75 mio tons CO2 reduktion

4 4 1. Økonomi FM omkostninger i Novozymes AGENDA 2. Hvad gør andre virksomheder med FM 3. FM erfaringer i Novozymes DK 4. FM anbefalinger / muligheder for Novozymes

5 5 FM erfaringer fra andre førende virksomheder FM Deep Dive øvelsen er gennemført med interview hos 10 danske virksomheder i samarbejde mellem FM DK og en proceskonsulent fra et management konsulent firma Der har været faglig og teoretisk udfordring af en DTU professor i Facility Management Sammenfatning og resultater har været præsenteret ved en workshop for de involverede virksomheder; professoren fra DTU samt proceskonsulenten fra konsulent firmaet

6 6 Varierende globalisering og fokus på FM hos andre danske virksomheder Høj Graden af ledelsesfokus mod FM Lav Direktionen drøfter indretning mv. en gang om måneden God adgang til ledelse af SR og Arealudvalg DK FM er organiseret i 3. led under direktionen ingen planer om global FM Der er ikke specielt fokus på FM i forhold til den overordnede koncernstrategi FM har løbende adgang til ledelsen. Også ansvarlig for Sverige Ingen ledelsesfokus på FM, så længe det virker Direktionen følger nøje med i globale bygningsaktiviteter Global Services under divisionsdirektør dækker globalt FM setup Faste møder om FM med direktionen hver sjette uge. Alt ansvar er globalt! Fire centrale FMenheder globalt. Ikke megen attention fra ledelsen Lokal ledelse ud fra corp. guidelines Udelukkende mod DK/HQ Geografisk fokus Også globalt

7 7 og vi har spurgt, om deres refleksioner i relation til centralisering af FM-arbejdet Man bør bygge FM-organisationen op om virksomhedens forretningssystemer og udviklingen af dem. Gå ud globalt og styr centralt, hvor der åbnes nye sites. Gå ikke i åben krig med eksisterende forretninger ude i verden fra dag et. Hvis man vil have bedre overblik på koncernniveau, så er det nødvendigt med 100 % opbakning fra topledelsen og udviklingen skal drives fra koncernen Man skal have styr på data og anvende FM-midlerne, hvor de gør mest nytte globalt. Topledelsen skal bakke 100% op om den globale FM-strategi. I en vækststrategi for FM skal man fokusere ind i de regioner, hvor man ved, at man vil vokse. Tænk forskellig strategi for Developed og Emerging Markets

8 8 X, Y og Z er længst fremme med et globalt FM setup. Hvad har de gjort? Drivkraften for den udprægede centralisering af FM-opgaverne i x har været at opnå transparens og ensartethed. Den centrale FM-enhed udarbejder specifikke standardiserede business cases ved ethvert FM projekt. Ikke kun for at påvise tilbagebetalingstid, men snarere for at vise, at der er styr på, hvad pengene bruges til x har kun outsourcet en begrænset del af FMopgaverne både i HQ og globalt. Man oplever mulighed for bedre styring ved at beholde opgaverne inhouse. Der er på koncernniveau fastlagt en strategi omkring Global Services, der bygger på tre søjler 1. Full Coverage i Global Service, dvs. alle funktioner, der kan varetages globalt, skal kunne løses ift. decentrale behov. 2. Default Buy - som udgangspunkt skal alle ikkeforretningskritiske FMfunktioner outsources 3. Cost to Serve Når forretningens omsætning stiger med 100%, må det kun føre til 10% stigning i FM-udgifter Der er udarbejdet en samlet analyse af, hvordan det globale samarbejde fungerer internt mellem de enkelte led i organisationen. Analysen er forankret i direktionen og det er på den baggrund, at den globale FM-enhed Corporate Services blev etableret for et par år siden Det globale budgetansvar for opførelse, vedligeholdelse og drift af bygninger er placeret centralt hos Corporate Services og enhederne derunder. Der er etableret et centralt styret Shared Service Center, der står for fordeling af kvm. og detailstyring af flytninger.

9 9 Facility Management hos NZ i Danmark er gradvist blevet centraliseret Juni Risk Management (Brand og Security) 2011 Bygherre / Projektleder for R&D (1CDE) Scope Januar 2010 Bygningsansvar HQ Okt SMART Services Site og Service (1022) (Budgetansvar overgår til FM) 2009 Forvaltningsøkonomi fra NN (Budgetansvar overgår til FM) RENT (Budgetansvar overgår til FM) Maj 2007 FM etableres med fokus på R&D brandslukning, compliance og dokumentation Juni CHASE Tid

10 10 I dag har vi en skarp definition af vores FMindsats hos NZ i Danmark For hver af de enkelte aktiviteter skelner vi aktivt mellem, om det er den enkelte berørte afdeling eller den centrale FM-enhed, der specificerer og/eller betaler for ydelsen

11 11 Økonomiske resultater via FM centralisering CHASE 2005 ca. xxx MDK til intern leverandør, svingende kvalitet og manglende transparens og fleksibilitet 2011 under yy MDK med bedre kvalitet og dokumentation Medarbejdere: Fra til = 333 flere Zymere! SMART FM i DK Decentralt vedligehold centraliseres og sparer ca. 30% FM DK leverer i år xi SMART besparelser Outsourcing af FM på en mindre site til Johnson Controls Realiserede besparelser 2-3 % større end målsætningen på ca. X % af den identificerede baseline Glade brugere, slipper for at fokuser på FM driften

12 12 Overordnet ser vi tre mulige scenarier for en fremtidig organisering af FM i Novozymes 1. Fortsætte som i dag 2. Bevare et decentralt setup, men stille kompetencer til rådighed globalt 3. Etablere en central global FMenhed Central styring af FM i DK/HQ Decentral beslutningsstruktur og budget udenfor DK Centralt kompetencecenter Decentral beslutningsstruktur og budget udenfor DK Centraliseret global beslutningsstruktur og budget

13 13 Ved øget centralisering af vores FM-arbejde kan vi udover forventede besparelser opnå

14 14 Key points fra virksomhederne på vejen mod en central global FM organisation Mål og visioner for FM globalt de næste 3-5 år Start med at etablere en ansvars- og budgetstruktur for organiseringen af FM. Organisationen skal på plads, før man begynder at ændre tingene Topledelsen skal bakke 100% op og løbende følge udviklingen. Det kan f.eks. ske ved at 1-2 direktører mødes med FM 6-8 gange om året og afstemmer retning og forventninger Når implementeringen starter, skal det ske step by step frem for at starte for meget op på en gang

15 Forslag til fremtidig global FM organisering ExM (Direktionen) Global FM ansvarlig FM Kompetence Center Projekter, Best Practice og dokumentation "Global Footprint" / FTE prognoser Standarder, SLA- og KPI opfølgning mv. FM Americas Regional FM ansvarlig FM Asia Regional FM ansvarlig FM Europe Regional FM ansvarlig Produktion Forskning Adm Lokal FM ansvarlig med egen FM organisation deltager i lokal ledergruppe, men rapporterer til Global FM. På lokationer uden egen FM organisation udpeges en FM kontaktperson, der løbende indhenter bistand og sikrer lokal implementering af globale standarder fra den regionale/globale FM organisation

16 16 Spørgsmål eller Kommentarer?