Facility Management. Ernst & Young Benchmarking Program

Transkript

1 Facility Management Ernst & Young Benchmarking Program 1

2 Agenda Facility Management i TDC Organisering Nøgletal Genudbud Erfaringer med E & Y benchmarking program Ledelsesrapportering Løbende optimering Opsamling - Kompetenceudvikling & Netværk 2

3 Facility Management organisationsdiagram Facility Management Allan Holst Jensen Ejendoms udvikling Byg & Vedligehold Facility Service Ejendomsadministration Biladministration Allan Holst Jensen Martin Kristensen Omø Erland Vendelboe Nielsen Steen Kamp Simonsen Steen Kamp Simonsen Strategisk plan for Space management Ekstern udlejning Energioptimering Salg af grunde og ejendomme Indgåelse og afvikling af lejeaftaler Ejendomsudvikling og optimering Håndtering af skattesager Vendor styring af Norden og Aberdeen Styring af ombygninger Udarbejdelse af udbudsmateriale Bygningseftersyn Brandeftersyn Tegningsudarbejdelse Etablering af teknikhuse Bygningsvedligehold Plania tlf. Udfører projektledelse, bygningsvedligehold for TDP og Norden Vendor- og driftsstyring renhold, kantine, post, vicevært, reception, videokonference glatføre, affaldshåndtering, stigeeftersyn og brandsluknings materiel, sikring & vagt Væsentligste leverandører er ISS, Forene Service, Securitas, Marius Pedersen, Berendsen og Falck Driver NetDesign receptioner Adm. aftale Norden Ejendomsregnskab til lejere Fakturering af lejere Kontakt til lejere og udlejere og myndigheder Fakturering af masteleje for Wholesale Adm. af mobilsites End-to-end fakturabehandling Administrations af biler Kontraktstyring Store leverandører er Nordania, Autolease, Statoil, Shell, Citröen Salg af biler Bilpolitik Genbrug af biler Konkurrenceudsættelse af personbiler Facillity Management 3

4 Overvejelser om udbud, strategi og kontrakt Overvejelser nyt udbud Right Sizing sikring af at det er de rigtige produtker Serviceniiveauer der indkøbes Samarbejde - Styrkelse af samarbejdsrelation. Mindre fokus bagud og mere fokus fremad KPI - nye KPI er der sikre at der trækkes på fælles hammel f.eks. måling på brugertilfredshed Gennemsigtighed og fleksibilitet - Nytænkning i tilrettelæggelse af service områderne : økonomisk gennemsigtighed, valgfrihed i service ydelser, fleksibilitet i service leverancer, sikring af skarp og konkurrencedygtig prissætning Funktionsudbud vi har outsourcet områderne og dermed også kompetence derfor giv handlefrihed til den med kompetencen Konsolidering -yderligere konsolidering af FS - korrekt og fuldstændig definition af Scope, spend m.v. udfra tesen Forøget samarbejde kan skabe potentiale for yderligere besparelser hos TDC Udbuds strategi Bredest muligt scope i indledende fase udbud bygges op på basis af et matrix skema: Geografisk fuldt dækkende løsning for samlet scope Scope opdelt i og vurderet på geografi Geografisk fuldt dækkende løsning for scope opdelt efter ydelser Scope opdelt efter ydelser og vurderet på geografi Dele af scope der kan bundles med andre eksisterende kontrakter Ny kontrakt Pris og skalerbarhed - attraktiv prissætning samt fuld fleksibel og skalerbar aftale Ny samarbejdsmodel to the next level sætte sig ind i kundens sted med fokus på værdiskabelse Branchestandarder -indføjet branchestandarder til sikring af passende og rettidige serviceleverancer Gennemsigtighed fleksible vilkår og kriterier ved opsigelse / ophævelse af serviceydelser bl.a. transparens i prissætning ved op og ned skalering hhv. ved nye ydelser. Indsamling af fuldstændigt datagrundlag KPI - brugertilfredshed på kantine og renholdsydelser, med targetniveau højere end senest målt niveau Bod - brugertilfredshed er koblet til en præstations- og aflønningsreduktionsmodel Monday, January 14,

5 Benchmark aktivt inddraget i Genudbud Benchmark medvirkede til at påvise uhensigsmæssigheder ved traditionel udbuds praksis Funktionslignende princip For at sikre maksimal anvendelse af benchmark learnings, blev E&Y aktivt inddraget i udarbejdelsen af basis udbudsmateriale. Indført INSTA NYT KONTRAKT SET-UP UDBUDSREFERENCE Genudbud RESULTATER KONKURRENCE TILGANG Inddraget egne resultater i dialogen med udbyderne. Herunder er de konkrete learnings blevet præsenteret med ønsket om at udbyderne aktivt deltog med forslag til handlinger der kunne medfører markante forbedringer af de elementer TDC ønskede forbedret. Kendskab til markedet og trends i markedet Hvad har virket andre steder Referencer på andre leverandører Facillity Management 5

6 Agenda Facility Management i TDC Organisering Nøgletal Genudbud Erfaringer med E & Y benchmarking program Ledelsesrapportering Løbende optimering Opsamling - Kompetenceudvikling & Netværk 6

7 Ledelsesrapportering via 3 niveauer Dashboard Handlingsplaner Resultat Learnings Procesanalyse Procesforklaring Forudsætning Benchmark Rapport Facillity Management 7

8 Best Practice for rengøring hvad gør TDC? Kontrakt Lave omkostninger baseret på et effektiv kontraktgrundlag Kontrakt på funktionslignende vilkår (tilnærmet) Fuld fleksibilitet og skalerbarhed Udnyttelse af stordrift Right sizing Indført koncept rent på en gang større administrative ejendomme. Kun ugentlig rengøring af kontorer, gangarealer og kopi-/printer rum Fortsat daglig rengøring af mødelokaler, toiletter og tekøkkener Rengøring efter INSTA Leverandør opfølgning Egen kontrol hos leverandør Input fra fokus grupper Besøgsplaner Klageopfølgning Space management Konstant fokus på optimering af Space Management (SM) politikken. Herunder fokus på opsigelse af bl.a. FS ydelser som følge af SM aktivitet. Konstant udfordring af basisforretningens behov for og anvendelse af bygningsmassen 8

9 Anvendes aktivt som led i FM kompetenceudvikling & Netværk Netværk på Strategisk niveau Netværk på Taktisk niveau Netværk på Operationel niveau Projekter Handlingsplaner Kompetence udvikling i FM organisation i TDC Bilateral kontakt ERFA deltagelse 9