Benchmarkingaf Facilities Management

Transkript

1 Benchmarkingaf Facilities Management DFM Benchmarking medlemsmøde 18. marts 2010

2 Agenda FM trends FM Benchmarking Afrunding og spørgsmål 2

3 Nogle af de største udfordringer vores kunder har lige nu Strategi Koncept Hvordan ser vores forretning ud i dag? Hvad har vi i dag af m 2, services, serviceniveauer, leverandører, aftaler mv.? Hvad er vores fremtidige behov? Hvor mange sites, hvor skal de placeres, hvilke lokaler og hvilke services? Skal vi eje eller leje bygninger? Skal vi producere selv eller købe/outsource services? Hvilken grad af centralisering, standardisering kan og skal vi have? Hvordan får vi følgende elementer til at hænge sammen? Funktionsbeskrivelser Opfølgningsmodel og KPIer Intern og ekstern prismodel Værktøjer og templates Bestiller- og driftsorganisation Roller og ansvar Bestillerprocesser og outsourcingprocesser Forum af beslutningstagere 3

4 De vigtigste spørgsmål og behov vores klienter har i forhold til FM funktionen (1/2) Værdi til kernevirksomheden Hvad kan vi gøre yderligere for at understøtte virksomhedens strategi? Hvordan kan vi måle og følge op på vores værdi for kernevirksomheden? Hvordan kan vi komme væk fra at blive opfattet som et omkostningscenter til en værdiskabendefunktion? Omkostningsreduktion og -effektivitet Hvordan kan vi sænke omkostningerne og øge serviceniveauerne på samme tid? Hvordan kan vi vise at vi er omkostningseffektive? Hvilke serviceniveauer har andre virksomheder? Bæredygtighed Hvad kan vi gøre for at blive endnu mere miljøvenlige? Hvordan kan vi sænke energiomkostningerne? Hvordan måler og følger vi op på bæredygtighed? Kilde: Ernst & Youngs interne FM studie

5 De vigtigste spørgsmål og behov vores klienter har i forhold til FM funktionen (2/2) Fleksibilitet Hvordan kan vi få FM omkostningerne til at følge hurtigere med, når vi skalerer antal ansatte og m2 op og ned? Vi vil kunne ændre serviceniveauer og antallet af services på en hurtig og enkel måde Innovation og nye løsninger Vi vil have en proaktiv leverandør og en professionel intern FM organisation som kommer med gode og konkrete forbedringsforslag Hvad er det sidste nye i markedet for netop denne service? Vi vil have automatisering og understøttende IT-systemer Harmonisering Store centraliserings-og standardiseringsprojekter med færre leverandører Hvor langt kan vi standardisere serviceniveauer mellem enheder, sites og lande? Vi følger op på FM i hele virksomheden Kilde: Ernst & Youngs interne FM studie

6 Gad vide hvor det ender? 6

7 Er brugernes behov kendte og optimeres efter de rigtige KPIer? 7

8 Et lysende CO2 aftryk 8

9 Agenda FM trends FM Benchmarking Afrunding og spørgsmål 9

10 Deltagere ifacilities Management Benchmarkingprogrammet

11 Målsætninger er, at FM benchmarking aktiviteter skal give følgende Indikation af performance i forhold til best practice Identificering af forbedringsområder Gode ideer til bedre løsninger Kendskab til globale og danske FM trends og strategier Information om passende serviceniveauer Øget kendskab til FM-markedet Kontakter og netværk indenfor FM-branchen Information om mulige løsningsmodeller 11

12 Over året gennemføres fem events inden for programmet Kick off Sitebesøg Benchmarkrapport Benchlearning & videndeling Head of FM Round table Formål Form Februar Opstart af programmet. Rammerne for årets program og processer fastligges i fællesskab (definitioner, nøgletal mm.) Heldagsworkshop hos Ernst & Young med repræsentanter fra hver organisation Marts -April Juni September Ernst & Young besøger samtlige deltagere på deres sitesfor at sikre fælles retningslinjer for dataindsamlingen Heldagsworkshop hos hver deltager med organisationens procesansvarlige Ernst & Young præsenterer resultatet af benchmarking analysen. Konklusioner, trends og anbefalinger gennemgås. Heldagsworkshop hos Ernst & Young med repræsentanter fra hver organisation Videndeling og erfaringsudveksling i grupper med fokus på deltagernes forskellige arbejdsmetoder og løsninger Heldagsworkshop og rundvisning hos en organisation, som har vist interessante tiltag. November Roundtable med fokus på strategiske udfordringer for de FM ansvarlige. Eksterne talere, diskussion af trends, løsninger mm. Fælles nordisk event over to dage 12

13 Benchmarking er et kraftfuldt værktøj til forbedringer Styrker Giver en objektiv sammenligning af virksomheders omkostnings-og serviceniveauer og modus operandi Identifikation af best practice Adgang til ekstern data Dialog med kollegaer i branchen Krav Tydeligt rammeværktøj for at kunne sammenligne æbler med æbler Åbenhed med information man giver og får information Høj kvalitet af inddata Forståelse for processer under analysearbejde Kommunikation af resultater Involvering af organisationen En intern proces for forbedringsarbejde 13

14 Hvordan defineres Best Practice inden for FM? 14

15 Best Practice defineres i Ernst & Young s FM Benchmarking program såledesud fra dette BTI Serviceniveau Best Practice Omkostning Point per del 15

16 Datakvalitet er afgørende for at kunne analysere og identificere best practice Før dataindsamling Under dataindsamling Efter dataindsamling Deltagernefår de rette værktøjertil at samle det rigtigedata ind Sitebesøgog helpdeskfor at støtteopom dataindsamlingen Kontrolmed henblik på at sikrekvalitet i det indleverededatagrundlag Arbejdet med at sikre kvaliteten af det indsamlede data foregårsåvel før og under som efter selve deltagernes dataindsamling. 16

17 Ejendomsomkostninger (2/7) Omkostningshierarki og oplæg til kontoplan Totale omkostninger Arter Specifikationer 1.1 Planlagt (forebyggende) vedligehold og løbende service Udendørs arealer Bygninger udvendigt Bygninger indvendigt Tekniske installationer/anlæg 1.2 Genopretning Udendørs arealer Bygninger udvendigt Bygninger indvendigt Tekniske installationer/anlæg 1.3 Afhjælpende vedligehold og løbende små-reparationer Udendørs arealer Bygninger udvendigt Bygninger indvendigt Tekniske installationer/anlæg 1 Ejendomsomkostninger 1.4 Forsyning og affald Varme El Vand Afløb / spildevand Affald / renovation 1.5 Skatter/afgifter og forsikring Ejendomsskatter og -afgifter Bygningsforsikring 1.6 Kapitalomkostninger Afskrivninger af investeringer Renter Alternativomkostninger 1.7 Husleje 17

18 Effektivitetsanalyser bør tage højde for flere faktorer Omkostninger Brugertilfredshed Kostnad/ försändelse Max 17,0 Kostnad/ årsanvändare Max Facilities Management hur upplever du servicen? Hur nöjd är du med den service du får av... Mycket missnöjd Mycket nöjd 1.Receptionen 2.Lokalvården 3.Telefonväxeln Hur nöjd är du med felanmälan och beställningsmöjligheterna? 5 0 Medel 4,5 BP 2,3 Min 1, Medel Min/BP 405 Kommentarer: Serviceniveauer Processer Servicenivå hög Post delas ut till personens rum Extern post delas ut minst två gånger dagligen Extern post delas ut senast kl09.00 på morgonen Post hämtas minst två gånger dagligen Sista tillfälle att lämna post för att hanteras samma dag är senare än kl16.00 Internpost delas ut två gånger dagligen Servicenivå mellan Post delas ut till postfack på avdelning Extern post delas ut dagligen Extern post delas ut senare än kl på morgonen Post hämtas dagligen Sista tillfälle att lämna post för att hanteras samma dag är tidigare än kl Internpost delas ut dagligen Servicenivå låg Post delas endast ut till en central hämtningsplats Extern post delas ut ut högst en gång om dagen Extern post delas ut ut senare än kl kl09.00 på morgonen Post hämtas högst en gång om dagen Sista tillfälle att lämna post för att hanteras samma dag är tidigare än kl kl16.00 Internpost delas ut dagen efter 11% 89% Multiskillar Multiskillar inte 21% 32% 47% Outsourcing Outtasking In-house 37% 63% Mäter nyckeltal Mäter ej nyckeltal 16% 26% 58% 1 posttur 2 postturer Fler än 2 postturer 18

19 Hvad er der galt med dette billede? 19

20 Hvis man ikke arbejder struktureret og hårdt står det stille 20

21 Agenda FM trends FM Benchmarking Afrunding og spørgsmål 21

22

23 Tak for i dag!