Kontraktstyring og IT understøttelse

Transkript

1 Kontraktstyring og IT understøttelse sådan kombineres det i Region Hovedstaden SKI's årsdage 7. og 9. marts 2016 INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts

2 Troels Hjelm Hirshals Kontrakt- og Analysechef dk.linkedin.com/in/troelshjelmhirshals Udbudsforretninger og Contract Management Cross-border-udbud og nationale udbud Udbudskoncepter, evalueringsmodeller og kontraktkoncepter Analyse af indkøbs- og forretningsprocesser Processejer på kontraktstyring, varekatalog, stamdata og integrationer ved SAP implementering Forretnings- og organisationsudvikling af indkøb Kontraktportefølje management INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts

3 Kerneforretning og organisering - Hvilken forretning og organisering skal vi understøtte med vores kontrakter? INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts

4 Region Hovedstaden Kerneforretningen Aktivitetsnøgletal for Somatik og Psykiatri (2014) ambulante besøg indlæggelser operationer fødsler unikke patienter 24/7/365 INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts

5 Region Hovedstaden 6 - somatiske hospitalsenheder på 11 hovedadresser. 1 Psykiatrisk hospitalsenhed fordelt på flere hovedadresser 1 Central apotek (Nordens største) 2 Tværgående virksomheder 6 administrative centre Ca ansatte INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts

6 Vores rejse: - centrale beslutninger og milepæle Region Hovestaden fødes med beslutning om en central indkøbsenhed med ansvar for udbud og indkøb Beslutning om anskaffelse af et integreret Økonomi, indkøbsog logistiksystem og etablering af centralt regionslager og logistiksetup Beslutning om centralisering af ansvar for kontraktstyring, varekatalog samt rekvirent- og ordresupport Idriftsætning af 1. etape af SAP Økonomi-, indkøbs- og logistiksystem Beslutning om reorganisering af Indkøb i selvstændige funktionelle sektioner for Udbud og Contract Management INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts

7 Indkøb i tal (februar 2016) Ca. 100 udbudsforretninger årligt Kontraktportefølje på ca kontrakter Årlig kontraktomsætning på ca. 3.8 mia. Varekatalog på ca unikke varenumre Ca. 60 medarbejdere fordelt på 4 sektioner: UDBUD Anskaffelser Tjenesteydelser UDBUD Varer IT CONTRACT MANAGEMENT ANALYSE REKVIRENT- OG ORDRESUPPORT INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts

8 Målsætninger og Strategi Attraktive vilkår der afspejler Region Hovedstadens position som en af Nordens største indkøbere af bl.a. healthcareartikler.. Reducere transaktionsomkostninger i alle step af udbuds-, indkøbs og logistikprocesserne.. Høj udbuds- og aftaledækning.. Fællesregionale 2020 mål Koordinerede indsatser, bl.a.: Øge indkøb igennem SAP Tilbud på hylderne.. Standardisering gennem effektive rekvirerings- og logistikprocesser Øge anvendelse af standardprocesser Høj grad af systemunder-støttelse også af støtte-processer og workflow Datadrevet beslutningsgrundlag INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts

9 Er vi på rette vej? - Løbende månedlig opfølgning.. INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts

10 Hvordan? Systemunderstøttelse Udbud Contract Management Indkøbsprocesser procure-to-pay Logistik INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts

11 Systemunderstøttelse af udbud, kontraktstyring, indkøbs- og støtteprocesser Udbudsplanlægning i SharePoint Indkøbsanalyse vha. SAP BI/BW og SAS Udbudskoncepter (DocTools) Elektroniske udbud via CTM Kontraktkoncepter (DocTools) Kontraktstyring og varekatalog i SAP Procure-to-pay og logistik gennem SAP Integrationer Workflow Processtøtte INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts

12 Procure-To-Pay rekvirenter leveringssteder 1.8 mio. ordrelinjer faktura 1. Aftaleindgåel se 2. Rekvisition 3. Ordreafsendelse 4. Leverancemodtag else 5. Faktur amodta gelse 6. Bogføring 7. Betaling 8. Kreditnota - Kan vi bidrage til at reducere transaktionsomkostningerne, så er der gevinster at hente. INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts

13 Hovedprocesser og -komponenter i Region Hovedstadens SAP løsning Katalog Kontraktstyring Master Data Indkøbsportal ECC/ERP Finans / Lager Rekvirent Godkend indkøbskurv Leverandør INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts

14 Systemunderstøttelse af kontraktstyring - udvalgte elementer.. INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts

15 Systemunderstøttelse af væsentlige kontraktstyringsparametre KONTRAKT - TOP N E D A R V N I N G Terms Datostyring Forsyningsprofil Organisatorisk adgang KONTRAKT - POSITION Datostyring af tilgængelighed Styring af organisatorisk adgang Forsyningsprofil Prissæt / Matrix Datostyring af priser Prisskalaer UNSPSC => artskontering Stamdata INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts

16 Systemunderstøttelse af væsentlige kontraktstyringsparametre KONTRAKT - TOP Direkte afkaldsværdi Notifikationer på kontraktudløb og afkaldsværdi Kontrakten lever i SAP! KONTRAKT - POSITION Mål- og afkaldsmængde Mål- og afkaldsværdi Notifikationer CM aktion! INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts

17 Systemunderstøttelse af væsentlige kontraktstyringsparametre KONTRAKT - TOP Konditionel prisstyring Prisændringer pr. dato Minimumsordre-gebyr Hasteordre-gebyr og hasteordre-leveringstid Hjemmeleverings-gebyr Leveringsgebyr Systemunderstøttelse af den kommercielle virkelighed! Reduktion af transaktionsomkostninger: Pengene passer! INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts

18 Systemunderstøttelse af væsentlige kontraktstyringsparametre KONTRAKT - POSITION Datostyring af priser Pris-skalaer UNSPSC => artskontering Styring af priser på logistik-setup Skift af Forsyningsprofil PRIS-MATRIX Lager Cross- Direkte Konsignation Dock Palle Kasse Kasse Kasse - Æske Æske Æske Æske Kontrakten kan forhandles og gøres driftsklar i god tid..også på parametre der ikke nødvendigvis er i spil fra kontraktstart.. Kontrakten kan bære prissæt som understøtter Regionens logistik-setup.. Optimering af forsynings-setup kan afvejes og foretages løbende INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts

19 Hvem skal kunne se varerne? Jubii! Nordsjællands Hospital Øv! Bornholms Hospital Varekatalog Jubii! Rigshospitalet Afd. X Partnerroller i kontrakten kan styre, hvem der har adgang til varerne helt ned på afdelingsniveau! Rigshospitalet Afd. Y og Z Øv! INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts

20 Datostyring: Hvornår skal varen kunne ses og købes? Åben - købbar Åben Ikke købbar Indgående Lukket Startdato Vare A Slutdato Vare A Lukkedato Vare A INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts

21 Datostyring: Kontraktskift og Erstatningsvarer Åben - købbar Åben Ikke købbar Indgående / Lukket Startdato Vare A Startdato Slutdato Vare B & Vare A Lukkedato Vare A INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts

22 Rekvirering INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts

23 Rekvirering af varer og tjenester SAP varekatalog Forskellige alternativer er effektive til forskellige formål og under forskellige scenarier.. Indkøbs-skabelon Kontraktunderstøttelse.. Brik-rekvisition (scanning) Punch-Out til leverandørkatalog Rekvisition Tekst-rekvisition, limit ordre INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts

24 Rekvireringsprocessen Rekvisition Godkendelse Lager varer Indkøbsordre (I/O) crossdock crossdock Regionslager Ekstern leverandør Direkte Betaling Faktura Varemodtagelse Fakturamatch INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts

25 Rekvirent og ordresupport - af procure-to-pay processer INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts

26 Er vi på rette vej? - Løbende månedlig opfølgning.. INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts

27 Fritekstbestillinger - Hvorfor? INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts

28 Fritekst: Månedlig matchanalyse Proces ark, Matchanalyse SAP BW: Data på indkøbsordrer Periodisk udtræk pr. måned Kriterie: 2 eller flere gange Rekvirent og Ordresupport (ROS) Vare Vare Vare Varekatalog Optettes som NoContract vare KATKOM: Screening af varer Varer indlæses Varestamdata gennemgår varerne Afvisning Varen afvises Erstatning Vare A => Vare B Aftaleindgåelse Varen oprettes i SAP på kontrakt INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts

29 Fritekst: Er vi på rette vej? - Løbende månedlig opfølgning.. INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts

30 Logistikstrategi - effektivitet og standardisering INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts

31 Logistik-setup Leverandør af ikke lager varer Regionslager Hospital Afdeling Lagervare CrossDocking Direkte Konsignation Levering kan ske både til rampe og direkte til afdelingen afhængigt af leverandøren INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts

32 INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts

33 Depotstyring Brik/kanban bestilling INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts

34 * Brikvarestatistik INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts

35 Datakilder: Spend-, indkøbs- og complianceanalyse INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts

36 Datakilder til spend-, indkøbs- og complianceanalyse REFLE REFLEX X indkøbssystem indkøbs -system IO data Logistik data Hovedbeløb Linjedata IO fakturaer MDM MDM stamdata a Ikke implementeret SAP BW FI/IO fakturaer SRM kontrakt stamdata Snitflader SAS GLN / Organisation Kontrakter og varer UNSPSC Udbudskategorier Kategorisering: + UNSPSC + Branche INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts

37 Opsummering Mange koordinerede indsatser Systemunderstøttelse, Data, Centralisering af ansvar Organisatorisk setup Tværgående understøttelse af forretningen: indkøb, logistik og økonomiprocesser INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts

38 INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts