Borgerservice - etablering af afdelinger i Egebjerg og Gudme.

Transkript

1 Borgerservice - etablering af afdelinger i Egebjerg og Gudme. Sammenlægningsudvalget traf den 20. marts 2006 beslutning om, at der skulle etableres Borgerservice i den nye Svendborg Kommune som indstillet af den tværgående arbejdsgruppe for etablering af Borgerservice i december Det blevet besluttet, at Borgerservice blev organiseret som èn administrativ enhed, og at der skulle etableres afdelinger i nuværende Gudme og Egebjerg kommuner. Uddrag af beslutningsprotokol fra 20. marts Borgerservice: Den politiske forankring af borgerservice afklares efterfølgende i forbindelse med vedtagelsen af styrelsesvedtægten. Der oprettes en borgerservice som indstillet med afdelinger i Gudme og Egebjerg. Indstilling. Nedenfor er foretaget en kort beskrivelse og afvejning af fordele og ulemper ved forskellige filialløsninger. Det anbefales at der etableres et pilotprojekt hvor der afprøves en filialløsning i samarbejde med de lokale biblioteker i Gudme og Egebjerg, med mulighed for at kunne understøtte lokalcenterideen på sigt. Af praktiske grunde påtænkes modellen for Egebjerg filialen etableret på Vester Skerninge eller Stenstrup bibliotek, hvorimod filialen i Gudme i første omgang påtænkes etableret på det nuværende rådhus, men med et tæt samarbejde med biblioteket. Åbningstiderne vil i Egebjerg være bibliotekets, hvorimod åbningstiderne i Gudme forventes fastlagt ud fra hensyn til de nuværende åbningstider i såvel bibliotek som administration. Erfaringer fra flere andre kommuner viser samtidig at sammenkoblingen mellem borgerservice og bibliotek samtidig er med til at understøtte de lokale bibliotekers bæredygtighed, idet borgerservice trækker flere lånere til biblioteket. Der opnås en synergieffekt mellem bibliotekernes forpligtigelse til offentlige information (biblioteksloven) og Borgerservice i nærområdet. I det omfang lokalcenter ideen viser sig at være bæredygtig, vil der kunne opnås betydelige fordele i forhold til at understøtte lokalområderne i Den nye kommune. Et velfungerende lokalcenter kan eksempelvis betyde øget og bredere besøgstal i filialen. Samtidig må det forventes at et lokalcenter vil få stor gavn af at være en del af borgerfilialen med fast personale og administrative faciliteter i forhold til kontakten med kommunen.

2 De Borgerserviceopgaver der vil kunne løses i filialerne vil i udgangspunktet være: Vejviserfunktion Skema- og blanketudlevering Hjælp til selvbetjeningsløsninger Informationssøgning Råd og vejledning om den offentlige forvaltning Generel oplysning om borgerens rettigheder Efterhånden som Filialerne udvikles forventes der en udvidelse af opgaverne, således at de mest efterspurgte serviceydelser også kan leveres fra filialerne. Uanset valg af filialmodel vil det dog ikke være muligt at levere de samme ydelser i filialerne som i hovedafdelingen i Svendborg. Uagtet at der er skabt løsninger i flere kommuner, hvor man kobler biblioteket med borgerservice er det konkrete indhold forskelligt fra kommune til kommune. Det anbefales derfor filialerne iværksættes som forsøgsprojekt, som evalueres efter 1 år, således at der i praksis bliver mulighed for at afprøve modellen i forhold til konkret opgavesammensætning, samarbejdsflader med biblioteket, åbningstider og naturligvis lokalcenter ideen. Det skal yderligere bemærkes at hverken hovedafdelingen i Svendborg eller filialerne vil være i normal drift fra 1. januar Dette beror på den aktuelle situation vedrørende flytning/ombygning, it og behovet for eventuelt at skulle varsle medarbejdere til at arbejde i filialerne. Sagsfremstilling. Ved den foreløbige organisering af Borgerservice er afdelingen p.t. normeret til ca. 72 fuldtidsstillinger. Borgerservice varetager hele opgaveløsninger af egne opgaver, delopgaver for sektorområderne og såkaldte vejviserfunktioner for andre offentlige myndigheder. Det er forudsat at medarbejdere på skift arbejder i filialerne, rådhusbutikken i Svendborg og det administrative bagland i Svendborg. Dette for at sikre helhedssyn i forhold til borgerbetjeningen samt at give medarbejderne så brede kompetencer som muligt i forhold til opgaveløsningen. Det er endvidere sådan at langt de fleste henvendelser til de nuværende Gudme og Egebjerg kommuner sker pr telefon, brev og mail og ikke ved personligt fremmøde.

3 Herunder er der beskrevet fordele og ulemper ved alternative organiseringer i filialerne i Gudme og Egebjerg. Model 1: Den brede model Denne model er populært sagt en kopi af den centrale borgerservice i Svendborg. Modellen indebærer således at der kan løses de samme opgaver (bilag 1)i filialerne som i Svendborg, indenfor de samme åbningstider. Modellen er derfor borger- og brugervenlig. Der er imidlertid flere ulemper ved denne model: Modellen er pladskrævende, idet den kræver forholdsvis mange medarbejdere til at dække alle opgaver/specialer i hver filial. Det skønnes at der skal være 6 8 heltids medarbejdere i hver filial. I praksis vil der skulle bruges flere, da en stor del af medarbejderne i Borgerservice er deltidsansatte. I en stor del af åbningstiden vil disse medarbejderes kompetencer ikke blive efterspurgt af borgere der besøger filialerne, hvorimod de vil mangle i Svendborg Hvis behovet skal dækkes der. Konsekvensen er således økonomisk dyr løsning, med en ubalance mellem personalets fordeling og borgernes behov. aktuelt vil borgerservice skulle administrere en stor mængde papirsager, da digitaliseringen ikke er fuldt gennemført. Dette indebærer i praksis at sagerne vil skulle sendes mellem filialer og rådhusbutik alt efter hvor og hvorfor borgeren henvender sig. Konsekvensen heraf er spildtid for såvel borgere som personale. Hertil kommer at der er visse fagområder, som ikke kan håndteres i filialerne. Som eksempel herpå kan nævnes Kontanthjælp som forudsætter kontakt med jobcentret inden der kan ske udbetaling. Jobcentret er lokaliseret i Svendborg. Endelig skal det nævnes at alene rådhuset i Gudme aktuelt vil kunne rumme det antal medarbejder som denne løsning forudsætter. Der vil i princippet ikke være etableringsomkostninger forbundet med denne model, idet inventar og it allerede forefindes. Det vurderes at modellen vil kunne medføre en del transportomkostninger, da arbejdstilrettelæggelsen i Borgerservice bygger på rotationsprincippet, således at der ikke er medarbejdere der fast arbejder i filialerne.

4 Model 2: De mest efterspurgte ydelsers model Erfaringer fra kommuner, som har etableret borgerservice i dag samt fra Landforeningen af Kommunale Servicebutikker viser, at de mest efterspurgte ydelser fra borgeren blandt andet er: Råd og vejledning om den offentlige forvaltning Skema- og blanketudlevering Folkeregister Brevstemmeafgivning Sygesikring anmeldelse af læge/gruppeskift, EU-blanketter, udstedelse af sygesikringsbevis. Skat personlige henvendelser vedr. forskudsskat. Råd og vejledning vedr. borgerens egne muligheder for ændring af skat. Udlevering af informationsmateriale og blanketter. Modtagelse af selvangivelser og forskudsskemaer. Ansøgning om boligstøtte Modtagelse af ændringer ved folke- og førtidspension Ansøgning om helbredstillæg Ansøgning om varmetillæg. Ansøgning om børnetilskud/børnefamilieydelse Anmeldelse af skadedyr/rotter Til- og afmelding af dagrenovation Salg af lokalplaner, ekstra sække, attester o.s.v. Billedlegitimation Modellen kan selvsagt imødekommet den generelle borgerservice og lettere personrelateret sagsbehandling. Samtidig har modellen dog den ulempe, at der i vil blive henvist borgere til den centrale borgerservice i Svendborg. Det tidligere beskrevne problem i forhold til papirarkivet, vil også gøre sig gældende i forhold til denne model, og vil derfor også her medføre en langsommere og dermed dårligere service af den enkelte borger. Dette problem vil naturligvis formindskes på længere sigt i takt med at sagerne digitaliseres. Modellen indebærer at man følger de samme åbningstider som den centrale borgerservice i Svendborg. Modellen forudsætter væsentligt færre medarbejdere end den brede model, og det vurderes at den vil kunne varetages fra de nuværende rådhuse i Gudme og Egebjerg. Der skønnes at være brug for 3 4 medarbejdere i hver filial. På grund af deltidsansættelser vil det i praksis være flere medarbejdere hvorfor denne model også medfører risiko for faglig udtynding i Svendborg.

5 Samlet set er der således tale om end billigere, men også dårlig løsning både i forhold til helhed i opgaveløsningen samt i forhold til at bringe borgeren i Centrum. Der vil i princippet ikke være etableringsomkostninger forbundet med denne model, idet inventar og it allerede forefindes. Det vurderes at modellen vil kunne medføre en del transportomkostninger, da arbejdstilrettelæggelsen i Borgerservice bygger på rotationsprincippet, således at der ikke er medarbejdere der fast arbejder i filialerne. Model 3: Biblioteksmodel. Ved denne model kombineres biblioteksfilialerne med borgerservicefilialerne. Fysisk indrettes borgerservicefilialer sammen med bibliotekerne og derved kan opnås en synergieffekt mellem bibliotekernes forpligtigelse til offentlige information (biblioteksloven) og Borgerservice i nærområdet. Endvidere forventes modellen at kunne udvides således at den også understøtter lokalcenterideen ved at der skabes mulighed for at understøtte nærmiljø og foreningsliv med mødelokaler, it, informationssøgning mm. Modellen er, for så vidt angår samspillet mellem borgerservice og bibliotek, afprøvet i flere nuværende kommuner i landet og flere steder påtænkes den indført. Der er dog samtidig ikke mange erfaringer med at koble lokalcenterideen med de to øvrige funktioner. Erfaringerne med denne model er, at den opgaveprofil der er velegnet til denne model som udgangspunkt er: Vejviserfunktion Skema- og blanketudlevering Hjælp til selvbetjeningsløsninger Informationssøgning Råd og vejledning om den offentlige forvaltning Generel oplysning om borgerens rettigheder Betragtet med borgeroptik er ulempen ved denne model, at den ikke på kort sigt kan imødekomme personrelateret sagsbehandling og forespørgsler, som kræver høj faglig ekspertise. På sigt forventes modellen at kunne udvides således at den kommer til at ligne modellen for de mest efterspurgte services i takt med at kompetencerne

6 videreudvikles og der etableres elektronisk sags og dokumenthåndtering. Samtidig har modellen dog den ulempe, at der i vil blive henvist borgere til den centrale borgerservice i Svendborg. Koblingen mellem Borgerservice, bibliotek og lokalcenter giver en række fordele for lokalområderne, som samlet set opvejer ulempen ved ovenstående. Endelig skal det bemærkes, at modellen forudsætter en lav bemanding fra borgerservice, hvilket er med til at sikre den økonomiske bæredygtighed. Der skønnes som udgangspunkt at være brug for 1 2 medarbejder pr. filial. Som for de to andre modellers vedkommende, vil der også her i praksis blive tale om flere medarbejdere på grund af deltidsansættelser. Etableringen af borgerservice på biblioteket i Vester Skerninge forventes at udgøre ca kr. Der forventes ikke etableringsudgifter i forhold til Gudme rådhus. Det vurderes at modellen vil kunne medføre en del transportomkostninger, da arbejdstilrettelæggelsen i Borgerservice bygger på rotationsprincippet, således at der ikke er medarbejdere der fast arbejder i filialerne.