Bilag 1 Områdernes bemyndigelse til at foretage dispositioner

Transkript

1 Bilag 1 Områdernes bemyndigelse til at foretage dispositioner Hovedprincip De dispositionsberettigede kan kun indgå aftaler inden for det af koncerndirektionen godkendte årsbudget og dermed det af koncerndirektionen godkendte budget for den dispositionsberettigede, ligesom aftaler kun kan indgås af de dispositionsberettigede indenfor de af koncerndirektionen godkendte planer. Indgåelse af aftaler, der beløbseller tidsmæssigt rækker ud over det af koncerndirektionen godkendte årsbudget eller som ikke er indeholdt i planer, som koncerndirektionen tidligere har godkendt, kan således alene indgås af koncerndirektionen. Dispositioner, der kun kan foretages af koncerndirektionen, underskrives af mindst to medlemmer af koncerndirektionen eller af et medlem af koncerndirektionen sammen med enten en direktør, der ikke er medlem af koncerndirektionen, eller en områdechef. Dispositioner til og med bemyndigelsesgrænsen for direktører, der ikke er medlem af koncerndirektionen, samt områdechefer kan underskrives af den dispositionsberettigede. Strategiske samarbejdsaftaler Strategiske samarbejdsaftaler/alliancer skal altid forelægges koncerndirektionen til godkendelse. Løn- og personaleforhold Aftaler vedr. løn- og personaleforhold, der skønnes at afvige fra hvad der er sædvanligt for virksomheden, skal forinden indgåelse godkendes af HR-direktøren. Aftaler, der indgås for at sikre fastholdelse af særligt kritiske nøglepersoner, skal godkendes af HR-direktøren. Forelæggelse af aktstykker Alle nye projekter med en samlet udgift på 60 mio. kr. og derover, der relaterer sig til anlæg eller fornyelse, herunder rådighedspuljerne, skal forelægges Finansudvalget. Disse aktstykker skal forinden forelæggelse for Finansudvalget forelægges koncerndirektionen til godkendelse. Der henvises endvidere til proces om aktstykkeprocessen i virksomhedens kvalitetsledelsessystem Tracé. Forelæggelser for koncerndirektionen vedr. indkøb Forelæggelse af dispositioner/aftaler vedr. indkøb til godkendelse i koncerndirektionen skal ske, når kontraktværdien ligger over bemyndigelsesgrænserne for direktører, der ikke er medlem af koncerndirektionen, samt områdechefer, i henhold til de relevante procesbeskrivelser i virksomhedens kvalitetsledelsessystem Tracé, samt under overholdelse af nedenstående retningslinjer. Bemyndigelsesgrænserne fremgår af forretningsordenens bilag 2. Følgende indkøbsdispositioner skal forelægges: Direktionssekretariatet Telefon Telefax Journalnr. Amerika Plads København Ø Direkte kja@bane.dk Notat Side 1(10)

2 Udbudsstrategien for projektet skal forelægges til godkendelse, forinden udbudsforretning/indkøb kan igangsættes. Beslutningen om tildeling af kontrakt skal forelægges til godkendelse, forinden meddelelse herom kan offentliggøres. Kontraktunderskrift vedr. kontrakter, der skal underskrives af koncerndirektionen Forelæggelser for koncerndirektionen skal ske ved anvendelse af indstillingsnotatet i forretningsordenens bilag 3. Indstillingsnotatet skal fremsendes til Direktionssekretariatet. Bemyndigelsesgrænse ved udvidelser af eller ændringer til eksisterende kontrakt Aftaler om kontraktudvidelser over bemyndigelsesgrænsen for direktører, der ikke er medlem af koncerndirektionen, samt områdechefer, jf. bilag 2, skal forelægges koncerndirektionen til godkendelse. Aftaler om kontraktudvidelser under bemyndigelsesgrænsen for direktører, der ikke er medlem af koncerndirektionen, samt områdechefer, jf. bilag 2, kan indgås i henhold til de for områderne gældende regler under forudsætning af, at den samlede værdi af den eksisterende kontrakt, kontraktudvidelsen, samt eventuelle tidligere indgåede kontraktudvidelser ligger indenfor det aftalte budget for det område eller det projekt, kontrakten vedrører. Hvis den oprindelige kontrakt blev underskrevet af koncerndirektionen, skal området, der indgår aftalen om kontraktudvidelse, orientere koncerndirektionen om indgåelsen af aftalen om kontraktudvidelse. Området orienterer herom i et bilag til managementrapporten til førstkommende direktørgruppemøde efter indgåelse af aftalen om kontraktudvidelse. Der skal kort orienteres om udvidelsesaftalens indhold, summen på udvidelsesaftalen, samt totalsummen på den oprindelige kontrakt og udvidelsesaftalen, herunder eventuelt tidligere indgåede udvidelsesaftaler. Er der tale om en udvidelsesaftale i forbindelse med udførelsen af et anlægs-, fornyelses- eller vedligeholdelsesprojekt, oplyses det endvidere, om totalsummen kan holdes indenfor projektets budget / aktstykke. Udnyttelse af optioner og rammeaftaler Udnyttelse af optioner og indkøb under rammeaftaler skal forelægges koncerndirektionen, hvis værdien af optionen/aftalen om udnyttelse af en rammeaftale overstiger bemyndigelsesgrænserne, jf. bilag 2. Bemyndigelsesgrænserne gælder ikke ved indgåelse af aftaler om intern handel i virksomheden. Side 2(10)

3 Bilag 2 Bemyndigelsesgrænser Hvor ikke andet fremgår af individuelle delegerede bemyndigelser gælder følgende bemyndigelsesgrænser, uanset om igangsættelse af et projekt tidligere er blevet godkendt af koncerndirektionen: Disposition 1 Køb af varer og tjenesteydelser 2 Salg af varer og tjenesteydelser for virksomheden 3 Køb af anlægsog byggearbejder 4 Salg af fast ejendom 5 Udlejning af fast ejendom 6 Salg af andre materielle og immaterielle anlægsaktiver 7 Leje- og leasingaftaler 8 Anlæggelse og anke af rets- og voldgiftssager og indgåelse af forlig vedr. samme Bemyndigelsesgrænse for direktører, der ikke er medlem af koncerndirektionen, samt områdechefer Bemyndigelsesgrænse for sektionschefer / projektchefer Bemyndigelsesgrænse for projektledere / vedligeholdelsesledere Bemærkninger 10 mio. kr. 5 mio. kr. 1 mio. kr. Grænsen relaterer sig til den samlede værdi i kontraktens løbetid. 5 mio. kr. 1 mio. kr. 0 kr. Ved nye forretningsområder, skal koncerndirektionen godkende dispositioner over 5 mio. kr. 20 mio. kr. 10 mio. kr. 5 mio. kr. Grænsen relaterer sig til den samlede værdi i kontraktens løbetid. 3 mio. kr. 0 kr. 0 kr. Regler om salg af statens ejendom skal følges. 10 mio. kr. 5 mio. kr. 0 kr. Grænsen relaterer sig til den samlede værdi i kontraktens løbetid. Udlejning af ejendomme skal følge proces i Tracé. 10 mio. kr. 5 mio. kr. 0 kr. Ved salg af anlægsaktiver, der tilsammen udgør en helhed eller fungerer samlet, er det den samlede bogførte værdi eller samlede salgspris, der skal lægges til grund. Salg af anlægsaktiver skal godkendes af den områdechef, der forvalter aktivet, efter forudgående aftale med økonomiafdelingen. Salg af brugt materiel og inventar skal ske ved offentlig auktion, medmindre det skønnes, at der ved salg på anden måde kan opnås et større provenu. 10 mio. kr. 5 mio. kr. 0 kr. Indlejning af ejendomme skal følge proces i Tracé. Kun leasingaftaler om operationel leasing, jf. Finansministeriets budgetvejledning, kan indgås. 10 mio. kr 5 mio. kr. 0 kr. Grænsen relaterer sig til værdien af sagsgenstanden Alle beløb baseres på forpligtelsens samlede værdi. Bemyndigelsesgrænserne gælder også ved hensigtserklæringer eller lignende forhåndstilsagn. Side 3(10)

4 Bilag 3 Indstillingsnotat ved forelæggelser for koncerndirektionen vedr. indkøb Del I: Stamoplysninger Projekt: Projektnummer Kort beskrivelse af projektet Økonomi (finansieringskilde) Kryds af herunder. Driftskontoen Produktions del af driftskontoen Anlægskontoen (konto 02) Fornyelses- og vedligeholdelseskontoen (konto 05) Signalprogrammet (konto 08) Ny bane København Ringsted (konto 09) Ringsted Femern banen (udgifts- og indtægtsføres på driftskontoen) Rammetidsplan for det samlede projekt/faseopdeling Ansvarlig direktør/områdechef Projektchef Projektleder Journalnr. Angiv kontraktens journalnr. i BanJo Angiv kontraktens omkostningsbærer Angiv SAP-nr. Evt. særlige bemærkninger Side 4(10)

5 Del II: Forelæggelse af Udbudsstrategi Er udbudsstrategien Ny strategi, der ikke tidligere har været forelagt? Delstrategi under tidligere forelagt strategi? Delstrategi under strategi, der ikke tidligere har været forelagt? Hvis tidligere forelagt angives tidspunkt for forelæggelsen Hvilke ydelser skal indkøbes Konsulentbistand Ressourceperson Teknisk rådgivning og bistand i forbindelse med bygge- og anlægsarbejder Bygge- og anlægsarbejder Totalentreprise Materialer / varer Investeringer (f.eks. nyt materiel eller maskiner) Andet: Hvordan ser markedet for disse ydelser ud? Forventet kontraktværdi for de enkelte ydelser, inkl. optioner og vedligeholdelsesaftaler. Hvilke udbudsregler er gældende for de enkelte ydelser? Evt. særlige bemærkninger vedr. forretningsmæssige/politiske overvejelser Kort beskrivelse af udbudsstrategien hovedindhold Herunder følger eksempler på de emner, der bør nævnes i beskrivelsen: EU-udbud/udbud efter tilbudsloven eller anden form for konkurrenceudsættelse Kriterier for udvælgelse af leverandører til at afgive tilbud Offentligt udbud/begrænset udbud/udbud efter forhandling/underhåndsbud, udbud i henhold til kvalifikationsordning etc. Ved forhandling en plan for forhandlingsforløb/forventet udbytte Tildelingskriterium: a) Laveste pris eller b) økonomisk mest fordelagtige Ved b) Delkriterier samt vægtning Summarisk tidsplan for udbudsforretningerne som bilag Der er indhentet rådgivning og sparring fra juridisk sagsbehandler, jf. Banedanmarks kvalitetsledelsessystem Hvis nej, hvorfor ikke? Side 5(10)

6 Indstilling Det indstilles at den forelagte udbudsstrategi tiltrædes samt at udbudsforretning/tilbudsindhentning kan igangsættes Dato: Budget og resultatansvarlig Direktør/områdechef Tiltrædelse af indstilling Det tiltrædes, at udbudsforretning/tilbudsindhentning kan igangsættes på baggrund af den forelagte strategi. Dato: Adm. Direktør Medlem af koncerndirektion/dir./omr.chef Side 6(10)

7 Del III: Forelæggelse af tildelingsbeslutning Beskriv ydelsen, der har været i udbud Konsulentbistand Ressourceperson Teknisk rådgivning og bistand i forbindelse med bygge- og anlægsarbejder Bygge- og anlægsarbejder Totalentreprise Materialer / varer Investeringer (f.eks. nyt materiel eller maskiner) Andet: Hvilken udbudsform blev anvendt? Kryds af herunder og vedlæg indstillingsnotat vedr. udbudsstrategi. EU-udbud, begrænset EU-udbud, offentlig EU-udbud med forhandling med forudgående offentliggørelse EU-udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse DK-udbud, begrænset DK-udbud, offentlig DK-udbud med forhandling Udbud i henhold til kvalifikationsordning Mini-udbud under en rammeaftale Andet: Var der mulighed for afgivelse af kontrolbud? Hvilket tildelingskriterium blev anvendt i forbindelse med udbuddet? Laveste pris Økonomisk mest fordelagtige tilbud Delkriterier inkl. vægtning: Er udbudsstrategien fulgt? Hvis nej, hvorfor ikke? Side 7(10)

8 Budget for indkøb af ydelsen/bygherreoverslag inkl. Optioner og vedligeholdelsesaftaler Kr. Hvem var inviteret til at afgive tilbud på opgaven? Hvem afgav tilbud? Kort beskrivelse af licitationsresultatet/resultatet af evalueringen Hvem har gennemført evalueringen Dato for forventet kontraktunderskrift Der er indhentet rådgivning og sparring fra juridisk sagsbehandler, jf. Banedanmarks kvalitetsledelsessystem Hvis nej, hvorfor ikke? Indstilling På baggrund af den gennemførte udbudsforretning indstilles, at leverandør tildeles ordren, og at meddelelse om tildeling af ordre kan offentliggøres. Dato: Budget og resultatansvarlig Direktør/områdechef Tiltrædelse af indstilling Det tiltrædes, at overstående leverandør tildeles ordren, og at der kan offentliggøres meddelelse om tildeling af ordren. Dato: Adm. Direktør Medlem af koncerndirektion/dir./omr.chef Side 8(10)

9 Del IV: Forelæggelse af kontrakt til underskrift Angiv titlen på kontrakten og navnene på de kontraherende parter Der er tale om Ny kontrakt Tillæg til eksisterende kontrakt Hvad indebærer tillæg til eksisterende kontrakt? Ændring af økonomi Ændring af tid med økonomiske konskevenser Kun tekniske ændringer uden ændring af tid og økonomi Kun ændring af tid uden økonomiske konsekvenser Er der tale om ændring af økonomi eller ændring af tid med økonomiske konsekvenser, beskrives konsekvenserne af disse ændringer herunder eller i et separat notat. Udnyttelse af option Udnyttelse af rammeaftale Eneretsaftale Angiv den samlede kontraktsum/kontraktsværdi Sæt kryds hvor relevant og anfør de relevante summer samt samlet kontraktsum. Sum på hovedkontrakt / oprindelig kontrakt: Sum på tillæg til eksisterende kontrakt: Eventuel tiltrådt option: Samlet kontraktsum: Hvilke(t) budgetår dækker kontrakten? Anfør budgetår I hvilken periode løber kontrakten? Anfør periode Indeholder kontrakten en effektivisering? Kryds af herunder, og redegør for om kontrakten indebærer en billiggørelse eller fordyrelse i forhold til eventuelle nuværende kontrakter på samme område eller om samme emne.. Angiv anslået effektivisering: kr., kontrakten medfører en fordyrelse på anslået kr. Kan kontrakten holdes indenfor det budget, der er tildelt området? Kryds af herunder.. Beskriv hvorfor: kr. kr. kr. kr. Indebærer kontrakten at Banedanmark påtager sig et ansvar i forhold til virk- Side 9(10)

10 somhedens sikkerhedsorganisation? Kryds af herunder. Hvis ja, skal den person, der har dette ansvar i henhold til sikkerhedsorganisationen, underskrive indstillingen nederst på siden. Udmøntes ydelsen som led i f.eks. fornyelsesplan, vedligeholdelsesplan etc.? Kryds af herunder og angiv ved ja, hvilken plan der er tale om. : Der er indhentet rådgivning og sparring fra juridisk sagsbehandler, jf. Banedanmarks kvalitetsledelsessystem Hvis nej, hvorfor ikke? Den budgetansvarlige for kontrakten indestår med sin underskrift for disponeringsgodkendelsen, jf. regnskabsinstruksen og releasetabellen. Hvis der ovenfor er svaret ja på, at Banedanmark med denne kontrakt påtager sig et ansvar i forhold til virksomhedens sikkerhedsorganisation, skal den person, der har dette ansvar i henhold til sikkerhedsorganisationen, underskrive indstillingen på linien Sikkerhedsansvarlig og står hermed inde for det sikkerhedsmæssige indhold i kontrakten. Adm. direktør Områdedirektør/Områdechef Økonomidirektør Budget- og resultatansvarlig Sikkerhedsansvarlig (underskrives, hvis der ovenfor er svaret ja på, at Banedanmark med denne kontrakt påtager sig et ansvar i forhold til virksomhedens sikkerhedsorganisation) Side 10(10)