Bilag 5 Kravspecifikation UDKAST Kravspecifikation. Levering af ortopædisk fortøj mv. til visiterede borgere

Transkript

1 Bilag 5 Kravspecifikation UDKAST Kravspecifikation Levering af ortopædisk fortøj mv. til visiterede borgere

2 1. Levering af hjælpemidler til borgere Leverandøren skal levere ortopædisk fodtøj mv., som er anført i Leverandørens tilbudsliste, til borgere, som er ydet støtte til hjælpemidler i henhold til servicelovens 112.Tilbudsgiver skal ved enhver henvendelse fra en borger, der søger ortopædisk fodtøj, semiortopædisk fodtøj, FF-fodtøj, fodindlæg samt tilretning af eget fodtøj tage udgangspunkt i hjælpemiddelbekendtgørelsens ordlyd: Hjælp ydes til anskaffelse af det bedst egnede og billigste hjælpemiddel. Kommunen sender bevilling af støtte til borgeren. Bevillingen angiver, hvilken type fodtøj der er ydet støtte til. Leverandøren må ikke gå i gang med at udføre opgaven før der foreligger en bevilling fra den enkelte kommune. 2. Betjeningssteder (lokale) 2.1. Inden for en delaftales geografiske område skal leverandøren have minimum et betjeningssted. Leverandøren skal derudover som mindstekrav have ét betjeningssted, der i forhold til hver enkelt kommune i en delaftale er beliggende i én nabokommune. Kommuner, som deler kommunegrænse, er gensidigt nabokommuner. For delaftale Syd er dog gældende, at Leverandøren skal have et betjeningssted, indenfor Næstved Kommunes kommunegrænse Et betjeningssted skal være indrettet med et lukket prøverum og adgang til håndvask og et handicapvenligt toilet og i øvrigt opfylde de bestemmelser om adgangsforhold og tilgængelighed i det til enhver tid gældende bygningsreglement, for tiden Bygningsreglement 2015, som gælder for nybyggeri eller ombygning. Måltagning, afprøvning og udlevering Generelle krav til lokalet er, at der skal være let adgang for borgerne til at få foretaget måltagning, afprøvning og udlevering af fodtøj. Det skal bemærkes, at kommunerne ikke stiller værkstedsfaciliteter til rådighed, men alene udlåner et lokale til det beskrevne formål. I lokalet eller i nær tilknytning til lokalet, vil der være toilet og håndvask. Lokalet indeholder bord/stol og loftlampe. Leverandøren sørger selv for skiltning til lokalet efter aftale med bygningens administrator. Åbningstid: Leverandører, der ønsker at foretage måltagning/tilpasning og udlevering i kommunernes lokaler, skal have åbent for borgere mindst 1 arbejdsdag om ugen. I særlige tilfælde(bevilliget af sagsbehandleren i kommunen) skal måltagninger, tilretninger og leveringer kunne foregå på borgerens adresse, såfremt dette - på grund af helbredsmæssige årsager hos borgeren - er nødvendigt. 2

3 Hvis Leverandøren benytter egen forretningsadresse til måltagninger etc. skal det sikres, at forretningen/lokalet er tilgængelig for gangbesværede og kørestolsbrugere, ligesom den enkelte kommunes lokaler opfylder tilsvarende betingelser. Borgeren skal have mulighed for at bestille tid pr. tlf. på alle ugens hverdage inden for almindelig åbningstid Følgende kommuner stiller et lokale til rådighed: Næstved Greve Kalundborg Vordingborg Holbæk Odsherred Lejre Solrød Slagelse Guldborgsund Ringsted I ovennævnte kommuner er det den enkelte kommune der har ansvaret for at lokalet lever op til kravene hertil anført i nærværende udbudsmateriale. I disse kommuner skal Leverandøren benytte sig af lokalerne. I de kommuner der ikke stiller lokaler til rådighed er Leverandøren pligtig selv, at etablere et lokale der opfylder kravene anført i punkt 2.2 i nærværende dokument senest ved aftalestart. I de kommuner, hvor Leverandøren ved aftalestart har eget lokale, der lever op til de krav der er fastsat i nærværende udbud, har Leverandøren frit valg i forhold til, hvilket lokale Leverandøren ønsker, at benytte. Denne beslutning skal senest ved ikrafttræden af nærværende rammeaftale meddeles den enkelte kommune. Det aftales nærmere mellem borger og Leverandør, hvilken lokation og tidspunkt borgeren konsulterer Leverandøren. Følgende kommuner stiller IKKE lokale til rådighed: Sorø Roskilde Faxe Køge Stevns 3

4 3. Medarbejdere mv En borger skal klinisk betjenes af skomagermester eller anden medarbejder der opfylder nedenstående minimumskrav En skomagermester er en a) Autoriseret bandagist, med erfaring med ortopædisk fodtøj b) skomagermester uddannet efter FOH's tidligere regler, eller c) anden medarbejder(f.eks. aut. Bandagist, fysio- eller fodterapeut), der har fulgt en klinisk arbejdende skomagermester i mindst to år og har deltaget i fodanatomi, -patologi og biodynamik svarende til niveauet på fodterapeutskolen. Følgende uddannelses og erfaringsmæssige minimumskrav stilles til medarbejdere der udfører: HS: - Skomagermester uddannet efter FOH's tidligere regler - Anden medarbejder (f.eks. aut. Bandagist, fysio- eller fodterapeut), der har fulgt en klinisk arbejdende skomagermester i mindst to år og har deltaget i fodanatomi, - patologi og biodynamik svarende til niveauet på fodterapeutskolen Semi, FF og indlæg: - Skomagermester uddannet efter FOH's tidligere regler - Autoriseret bandagist, fysio- eller fodterapeut - anden medarbejder, der har fulgt en klinisk arbejdende skomagermester i mindst to år og har deltaget i fodanatomi, -patologi og biodynamik svarende til niveauet på fodterapeutskolen 3.3. Efter anmodning fra en kommunen skal leverandøren straks dokumentere, at dennes medarbejdere på et betjeningssted er uddannede På det enkelte betjeningssted skal der virke mindst én skomagermester eller det højere antal skomagermestre, som tilbudsgiver eventuelt har angivet i tilbuddet for det pågældende betjeningssted. 4

5 3.5. Leverandøren skal opretholde et fagligt miljø på det enkelte betjeningssted og have mulighed for at trække på anden kapacitet i forbindelse med sygdom som nærmere anført i Leverandørens tilbud. 4. Leveringstid mv. Efter kommunen har sendt en bevilling til en borger, og borgeren har henvendt sig til Leverandøren, skal Leverandøren tilbyde en tid for en konsultation inden for 10 arbejdsdage. Den tilbudte tid skal være på en hverdag, og inden for tidsrummet fra kl til kl og på betjeningsstedet. Betjeningstidspunkt - og sted aftales nærmere mellem borgeren og Leverandøren Der gælder følgende mindstekrav til Leverandørens leveringstider regnet fra tidspunktet for borgerens bestilling, dog tidligst fra tidspunktet for underretning om bevilling: a) For individuelt ortopædisk fodtøj ny patient: Højest 75 arbejdsdage b) For individuelt ortopædisk fodtøj efterfølgende: Højest 50 arbejdsdage c) For semiortopædisk fodtøj: Højest 35 arbejdsdage d) For fabriksfremstillet fodtøj: Højest 30 arbejdsdage e) For fodindlæg: Højest 30 arbejdsdage f) For tilretninger og reparationer: Højest 30 arbejdsdage 4.2. Mindstekravet til fristen for kontrol vedrørende førstegangsbrugere er én måned regnet fra levering. Den tilbudte tid for kontrol skal være på en hverdag og inden for tidsrummet fra kl til kl og på betjeningssted aftalt mellem Leverandør og borger Mindstekravene til leveringstid jf. ovenstående antal arbejdsdage og frist for kontrol, skal overholdes af Leverandøren. 5

6 5. Krav til fremstilling og kvalitet 5.1. Individuelt fremstillet ortopædisk fodtøj skal fremstilles ved, at patientens fod opmåles og der tages belastningsaftryk (pedografaftryk, blåaftryk, skanning el.lign.) for at se belastningspunkter og fejlstillinger på foden. Der skal fremstilles en individuel læst på baggrund af mål, aftryk og evt. en gipsafstøbning. Fodtøj og grundindlæg skal fremstilles over læsten, og undervejs foretages afprøvninger på patienten, for at sikre at læsten og det valgte indlæg korrigerer korrekt. Prøvningerne skal foretages som plastprøve og/eller prøvning af det delvist færdige fodtøj. Hvis patienten tidligere har fået fodtøj efter samme læst, kan afprøvningerne undervejs eventuelt udelades. På denne måde skal fodtøjet få en unik pasform konstrueret til en stabil styring af fodens knoglestruktur. Alle dele af fodtøjet skal individuelt tilpasses den enkelte borger, dvs. produceret over personlig læst med individuelt overlæder. Det skal være muligt at korrigere foden og benlængden til den optimale gangafvikling samt sikre den nødvendige stabilitet for at holde foden Semiortopædisk fodtøj er fabriksfremstillet over en standard læst med standard overlæder. Foden skal måles eller prøves i prøvesko for at finde den bedst passende standardlæst. Fodtøjet kan produceres i forskellige størrelser, vidder, med ekstra volumen m.m. Derved er der større hensynstagen til fodens form end ved fabriksfremstillet fodtøj. Semiortopædisk fodtøj kan anvendes til fødder, hvor der ikke er alt for store foddeformiteter eller komplikationer. Det kræver dog oftest at standardindlægget erstattes af et individuelt tilpasset indlæg til støtte og evt. korrektion af foden. Fodtøjets sål kan tilgodese god afviklingsfunktion. Mindre ortopædiske tilretninger kan evt. foretages i eller udenpå fodtøjet Fabriksfremstillet fodtøj (FF-fodtøj) er fremstillet på fabrik over en standardlæst i serieproduktion med standardoverlæder. Fodtøjet kan være specielt beregnet til ømme og sarte fødder fx med ekstra volumen. Fodtøjet er velegnet til løse indlæg og til ortopædiske tilretning på sålen (fx udvendige forhøjelser, gænger). Semi-ortopædisk fodtøj fremstilles på fabrik ud fra læster, der ikke er individuelt tilpassede, men som bedst rammer de mål, som foden har. Der bliver således taget mål af foden, og den bedst egnede standardlæst vælges. Fodtøjet har et standardindlæg. FF-fodtøj er fabriksfremstillet fodtøj med korrektioner indbygget. Fx gængesål, specielt blødt læder til sarte gigt- og diabetesfødder. FF-fodtøj har et standardindlæg. FF-fodtøj er ikke fodtøj, der forhandles i almindelig handel/netforretninger. 6

7 5.4. Fodindlæg til aflastning og korrigering af svær foddeformitet skal være et individuelt ortopædisk fremstillet indlæg. Indlægget skal fremstilles efter en klinisk undersøgelse og anamnese samt en fod holdt i korrigeret stilling, måltaget 3-dimensionelt ved f.eks. skanning, skumaftryk, gipsafstøbning og tilsvarende. Indlægget skal fremstilles 100 % efter de 3-dimensionelle data fra måltagningen Alle leverancer til en borger skal være håndværksmæssigt veludført i overensstemmelse med den højeste faglige standard i branchen og i øvrigt af prima kvalitet med hensyn til materialer, pasform, komfort, design, ydeevne og behov for vedligeholdelse For førstegangsbrugere af håndsyet (individuelt ortopædisk fodtøj) og semiortopædisk fodtøj skal Leverandøren foretage mindst én kontrol senest én måned efter levering Leverandøren skal sikre kvaliteten af fremstillet fodtøj ved de foranstaltninger, som Leverandøren har beskrevet i tilbuddet. Leverandøren skal løbene dokumentere sine kvalitetssikringsaktiviteter. Efter anmodning fra en kommune skal Leverandøren forevise denne dokumentation 6. Dokumentation 6.1. Ved tilbudsafgivelse skal tilbudsgiver dokumentere, at det medicinske direktiv er overholdt. Dokumentationen skal omfatte a) Overensstemmelseserklæring b) Dokumentation for produktets design, fremstilling og ydeevne c) Risikovurdering d) Klinisk evaluering e) Kvalitetssikring af fremstillingen med henblik på at garantere, at produktet er i overensstemmelse med produktdokumentationen f) Procedure for håndtering af utilsigtede hændelser 6.2. I dokumentationen til en kommune skal eventuelle personfølsomme oplysninger være overstreget eller på anden måde fjernet. Såfremt oplysningerne sendes til kommunen f.eks. via E-Boks eller sikkermail er det dog ikke nødvendigt, at fjerne CPR-nr. 7. Egenbetaling 7.1. Leverandøren skal direkte hos borgeren opkræve egenbetalingen i henhold til servicelovens 112, stk. 5, nr. 2, samt betaling for enhver ydelse, som borgeren har bestilt udover bevillingen. 8. Forretningsgang ved borger hos skomager Såfremt en borger henvender sig til en skomager med f.eks. ondt i foden og ønsker indlæg til sko, så skal skomageren allerede der bedømme, om borger er berettiget til tilskud eller ej. 7

8 FUS ønsker, at gøre sagsbehandlingen mere smidig og såfremt borgeren ikke er berettiget til tilskud, skal de respektive afdelinger hos FUS ikke behandle ansøgningen, indhente lægepapirer og give et skriftligt afslag. Skomageren skal ikke være sagsbehandler men (almindelige lidelse som) ligtorne, nedgroet negle, alm platfod, skæv storetå osv. kan stoppes allerede hos skomageren. Vurderer skomageren, at borger f.eks. har en svær foddeformitet så kan borgeren sende en ansøgning via skomageren til de enkelte kommuner. Borgers behov skal stå beskrevet i ansøgningen. Den enkelte kommune behandler derefter ansøgningen og speciallægepapirerne og laver en vurdering, det er altså ikke skomagerens vurdering der er afgørende, men kommunen der træffer den endelige afgørelse. Leverandøren er pligtig, at foretage tilpasninger og mindre justeringer af fodtøjet, som en del af den tilbudte pris. Opstår der uenigheder mellem borger og leverandør er Leverandøren pligtig straks at kontakte kommunen med henblik på, at søge en uenighed bilagt. 9. Ansøgninger - prisoverslag Når leverandøren udfylder ansøgninger/prisoverslag skal de indeholde en angivelse af type af fodtøj herunder sko/støvle/sandal og oplysninger om mærke på semiortopædisk og FF fodtøj. Såfremt kommunen har behov for en faglig begrundelse for valg af produkt, skal leverandøren kunne oplyse dette. 10. Journalnotat Leverandøren skal udarbejde en faglig vurdering / Journalnotat efter undersøgelse af borgeren. Notatet skal fremsendes til kommunen. Kommunen udarbejder en bevilling ud fra en samlet vurdering af notatet og den speciellæge-faglige erklæring. Det er et krav ved afprøvning af hjælpemidler, at bandagist/ortopædisk håndskomager foretager en konkret individuel vurdering. Bandagist/ortopædisk håndskomager skal udfærdige en beskrivelse med vurdering af valg af hjælpemiddel. I beskrivelsen skal det fremgå, hvilke andre hjælpemidler der er afprøvet, før endeligt valg af hjælpemiddel er besluttet. Bandagist/ortopædisk håndskomager er forpligtet til, at føre journal på hver enkelt borger der er tilknyttet forretningen til brug for kommunens sagsbehandling. Journalen skal udleveres til kommunen ved kommunes ønske herom. 8

9 11. Kundeservice - support Leverandøren skal stille personlig faglig rådgivning / support til rådighed for kommunerne. Rådgivning / support skal være tilgængelig og omfatte alle årets 12 måneder, dog tillades det, at Leverandøren holder i alt to ugers ferielukning i perioden 1.juli til 15. august, og være på sproget dansk. Rådgivningen skal f.eks. indeholde support og vejledning vedrørende, hjælpemiddels funktion, koordinering, fakturaindhold mv. Listen vedrørende rådgivning og support er ikke udtømmende. 12. Bevilling Kommunerne vil på bevillingerne påføre, hvilke oplysningerne der skal fremgå af den efterfølgende fremsendte faktura. 9