EU-Udbud 2014/S Levering af ortopædisk fodtøj, ortopædiske fodindlæg, ortopædisk tilretning af fodtøj og reparation af ortopædisk fodtøj

Transkript

1 EU-Udbud 2014/S Levering af ortopædisk fodtøj, ortopædiske fodindlæg, ortopædisk tilretning af fodtøj og reparation af ortopædisk fodtøj til Jysk Fællesindkøb Spørgsmål/Svar Spørgsmål nr. Spørgsmål Svar 1 Skal det forstås således, at der skal gives ET samlet tilbud, gældende til ALLE kommuner under Jysk Fællesindkøb (JYFI), og at der ikke kan afgives tilbud på enkelte kommuner? 2 Udbudsbetingelser, pkt Udbudsmaterialet Der henvises til bilag 8 Aktindsigt, men bilaget findes ikke i materialet. Vil udbyder gøre dette bilag tilgængeligt på hjemmesiden? JA, sådan skal det forstås. Jysk Fællesindkøb ønsker én og samme leverandør til alle kommuner under Jysk Fællesindkøb Det er en klar forglemmelse fra Ordregivers side, som vi beklager, og som vi straks har rettet op på ved at gøre bilaget tilgængeligt på hjemmesiden 3 Mindstekrav, generelle betingelser nr. 1I Der anføres, at der sammen med borgerens ansøgning fremsendes en specifikation på det ansøgte i form af afkrydsning på specielt skema, udformet efter bilag 1 tilbudsliste. Det vil være mange sider, der hver gang skal fremsendes sammen med ansøgningen. Kan det accepteres, at der på ansøgningen noteres positionsnummer og produktbeskrivelse, som svarer til de i tilbudslisten anførte? Nej, det kan ikke accepteres. Mængden af ansøgninger inden for det udbudte produktområde er ret massiv, hvorfor Ordregiver ønsker en standardiseret metode i forbindelse med alle ansøgninger om tilskud. Afkrydsningen ønskes dels i forbindelse med priskontrol i forhold til aftalepriser, dels til fastsættelse af tilskudspris ved ansøgning fra andre leverandører end Ordregivers kommende aftaleleverandør, men også i statistisk øjemed. Den omtalte afkrydsning vil være en administrativt let håndterbar løsning for Ordregivers visitationer samt sikre det mest pålidelige og et statistisk anvendeligt resultat i forhold til målsætningen.

2 4 Kravspecifikation, Nr. 2 Produkt/Kvalitet Udbyder anfører følgende i nr. 2A og 2B: Tilbudsgiver garanterer, at det tilbudte fodtøj er af en kvalitet, så det som udgangspunkt har en holdbarhed på minimum 18 mdr. samt Tilbudsgiver garanterer, at de tilbudte fodindlæg er af en kvalitet, så de som udgangspunkt har en holdbarhed på minimum 1 år. Udbyder bedes venligst bekræfte, at den ovenfor anførte holdbarhed er betinget af, at være ved almindeligt daglig brug samt at fodtøjet vedligeholdes efter tilbudsgivers foreskrevne brugervejledninger. 5 Kravspecifikation, Nr. 3 Sortiment Udbyder anfører følgende i nr. 3B: Alt ortopædisk fodtøj skal som standard - og uden merpris - kunne leveres i farverne sort, brun, beige og hvid. For særligt fabriksfremstillet (FF-) fodtøj til børn skal endvidere kunne leveres i farverne rød og blå uden merpris. Udbyder bedes venligst genoverveje ovenstående krav, da det ellers vil have en MEGET begrænsende faktor i forhold til borgerens valg af fodtøj. I forhold til både semiortopædisk fodtøj og fabriksfremstillet fodtøj, opererer vi, ligesom resten af branchen, med de største fabrikater i Europa og er Ordregiver agter at udarbejde disse afkrydsningsskemaer, opdelt efter produkt-/ydelsestype, således at de bliver let anvendelige for leverandørerne, og at det som udgangspunkt kun bliver nødvendigt for leverandøren at medsende en enkelt afkrydsningsside sammen med ansøgningen. Ordregiver bekræfter, at de anførte holdbarhedsperioder følger almindeligt brug med normalt vedligehold af fodtøjet fra borgerens side. Ordregiver anerkender, at der kan være omstændigheder og/eller deformiteter hos den enkelte borger, der kan forkorte den generelle holdbarhedsperiode. Ansøges der om udskiftning af fodtøj og fodindlæg med kortere interval end forventeligt, vil Ordregiver forbeholde sig retten til at udrede årsagen hertil og vurdere ny bevilling herudfra. Ordregiver har indsat mindstekravene om de anførte farver for at kunne tilgodese det borgersegment, der ønsker et konservativt farvevalg frem for et moderigtigt og trend-sat farvevalg. Ordregiver kan acceptere, at sortimentet i de i mindstekravet omtalte farver (som Ordregiver anser for klassiske basisfarver ) i perioder er indskrænket, men Ordregiver kan ikke acceptere, at borgeren slet ikke har tilgang til klassiske basisfarver og dermed kan blive nødtvunget til at vælge en modefarve, pågældende ikke bryder sig om. Borgeren kan iht. det frie hjælpemiddelvalg frit vælge mellem de tilgængelige farver og modeller hos Tilbudsgiver. Ved det

3 derfor 100 % styret af den mode, som disse fabrikater retter sig efter. Som moden er for tiden, så er kun en lille del af udvalget repræsenteret med hvide farver og kun en brøkdel af sortimentet indeholder alle farverne sort, brun, beige og hvid i forhold til det voksne segment. I forhold til børnefodtøjet er ligeledes få modeller repræsenteret med røde OG blå farver, hvorimod mange modeller kan fås i guld, sølv, grøn, lyserød, lyseblå osv. Udbyder bedes venligst ændrer kravet til, at tilbudsgivers sortiment skal indeholde ortopædisk fodtøj i moderigtige designs i flere farver og at disse sortimenter skal tilpasse sig efter den gældende sæson og den generelle trend på markedet. fastsatte krav udelukker Ordregiver således ikke borgeren fra at vælge anden farve end de klassiske basisfarver, men sikrer samtidigt borgeren muligheden for det konservative farvevalg, om end sortimentet heri kan være begrænset. Ved enhver ansøgning om fodtøj, hvor prisen overstiger de til udbuddet afgivne tilbudspriser, vil Ordregiver dog vurdere, hvorvidt borgeren kan få dækket den fulde pris iht. Servicelovens 112 eller selv skal betale prisdifferencen iht. det frie hjælpemiddelvalg. Ordregiver omformulerer imidlertid - som følge af spørgsmålet - sit mindstekrav i Bilag 2 Kravspecifikation, faneblad 2, position 3B til: Alt ortopædisk fodtøj skal som standard - og uden merpris - kunne leveres i klassiske basisfarver, som minimum i sort og i hvid (= knækket hvid eller beige). For særligt fabriksfremstillet (FF-) fodtøj til børn skal endvidere kunne leveres i rød (eller rødlig) farve og blå (eller blålig) eller grøn(eller grønlig) farve - uden merpris. Ny version af Bilag 2 Kravspecifikation (Version 2) vil som følge heraf blive publiceret på Ændringen vil fremstå med rød skrift. 6 Kravspecifikation, Nr. 4 Service Udbyder anfører følgende i Nr. 4Y: Borgeren i den enkelte kommune skal til enhver tid - og inden for den fastsatte responstid (jf. position 4 V) - kunne betjenes fra den til kommunen tilknyttede forretningsadresse, jf. position 4 O. Ordregiver kan acceptere, at der på forretningsadressen ad hoc holdes lukket på dage, hvor ingen borgere har bestilt konsultationstid. Men Tilbudsgiver må ikke have faste lukkedage, der indskrænker borgerens mulighed for at vælge Ordregiver ændrer på baggrund af det stillede spørgsmål mindstekravet i Bilag 2 Kravspecifikation, faneblad 2, position 4 Y til: Borgeren i den enkelte kommune skal til enhver tid tilbydes en konsultationstid inden for den fastsatte responstid (jf. position 4 V) og kunne betjenes fra den til kommunen tilknyttede forretningsadresse, jf. position 4 O. Ordregiver kan dog acceptere, at Tilbudsgiver på forretningsadresser, hvor der er tale om såkaldte satelitklinikker, ikke har åbent (bemanding) alle ugens

4 den ugedag, der passer borgeren bedst. Eventuelle dage, hvor klinikken er lukket, må ikke have negativ indflydelse på borgerens mulighed for at kunne kontakte leverandør alle ugens 5 arbejdsdage for bestilling af konsultationstid eller anmodning om råd og vejledning. Udbyder bedes venligst være opmærksom på, at man ved ovenstående krav omkring borgerens frie valg af konsultationsdag, tvinger tilbudsgiver til at allokere unødvendigt mange ressourcer til denne aftale. I princippet skal en lokation bemandes pga. én borger inkl. køretid frem og tilbage til afdelingen, da nogle kommuner, jf. det af udbyder oplyste forbrug, ikke kan mønstre nok borgere til at kunne have åben alle hverdage i ugen. Dette vil uden tvivl have væsentlig indflydelse på tilbudsgivers generelle serviceniveau, da markant færre borgere vil kunne blive serviceret i løbet af en arbejdsuge, grundet den meget transporttid. Udbyder anbefales at ændre kravet, så tilbudsgiver som minimum skal kunne tilbyde borger en betjeningsdag på de enkelte lokationer inden for den i position 4V fastsatte responstid. 7 Kravspecifikation, Nr. 5 Garanti og reklamation Udbyder anfører følgende i Nr. 5C og 5D: Garanti for udbedring af umiddelbart konstaterede fejl og mangler: Tilbudsgiver accepterer, at såfremt der inden for 2 uger* efter udlevering af " et færdigt produkt", jf. position 1 M, 1 N og 4 Ø, registreres fejl og/eller mangler ved fodtøjet/fodindlæggene, skal disse "straks" udbedres omkostningsfrit. Kan fejl/mangler ikke udbedres, skal dette konstateres inden for samme tidsfrist og nyt fodtøj/nye 5 arbejdsdage. Tilbudsgiver skal dog udvise fleksibilitet i forhold til åbningsdage, såfremt satelitklinikken normalt har ugentlig bemanding på faste(e) ugedag(e), og det ikke er muligt for en borger eks. på grund af erhverv - at møde op på denne/disse faste ugedage. Da skal det være muligt for Tilbudsgiver at afvige sine normale åbningsdage og indpasse sig efter borgeren. Eventuelle dage, hvor klinikken er lukket, må ikke have negativ indflydelse på borgerens mulighed for at kunne kontakte Tilbudsgiver alle ugens 5 arbejdsdage for bestilling af konsultationstid eller anmodning om råd og vejledning. Ny version af Bilag 2 Kravspecifikation (Version 2) vil som følge heraf blive publiceret på Ændringen vil fremstå med rød skrift. Ordregiver bekræfter, at de under position 5 C og 5 D i Bilag 2 Kravspecifikation, faneblad 2 Mindstekrav anførte bestemmelser om garantiperioder i forhold til fejl og mangler og gener som følge af forkert måltagning og/eller forkert fremstilling er forudsat opretholdt, med mindre der er tale om fejl og mangler og/eller gener ved det udleverede hjælpemiddel, der kan tilskrives fysiologiske forandringer hos borgeren i løbet af fremstillingsperioden. Afstår Tilbudsgiver (leverandøren) fra at effektuere udbedring,

5 fodindlæg fremstilles/udleveres inden for 3 uger herefter uden omkostninger for borgeren eller for Ordregiver. Ved konstatering af fejl og mangler efter den ovenfor anførte tidsfrist på 2 uger* henvises til købelovens bestemmelser, jf. position 5 A. * Indlæggelse eller andre omstændigheder kan bevirke, at ibrugtagning ikke sker umiddelbart efter udlevering. Såfremt borgeren kan dokumentere dette over for Tilbudsgiver, forlænges den angivne frist på 2 uger tilsvarende. tilretning eller ombytning efter garantibestemmelserne med begrundelse i fysiologiske forandringer hos borgeren, skal Tilbudsgiver i hvert tilfælde redegøre for og i videst muligt omfang dokumentere den fysiologiske forandring hos borgeren, ligesom Ordregiver vil forbeholde sig retten til at indhente lægelig dokumentation for den fysiologiske forandring, hvis det skønnes nødvendigt og er muligt, før der eventuelt gives ny bevilling til tilretning eller nyfremstilling. samt Tilpasningsgaranti: Tilbudsgiver garanterer omkostningsfrit at tilrette eller ombytte fodtøj og/eller fodindlæg, hvis borgeren eller fagpersoner inden for 3 uger* efter udlevering af " et færdigt produkt", jf. position 1 M, 1 N og 4 Ø, opdager, at dette er nødvendigt på grund af gener, forårsaget af forkert måltagning og/eller forkert fremstilling. Tilretning/ombytning skal i så fald ske inden for - 2 uger fra de omhandlede ortopædiske fodindlæg er tilbageleveret til Tilbudsgiver - 4 uger fra det omhandlede ortopædiske fodtøj er tilbageleveret til Tilbudsgiver * Indlæggelse eller andre omstændigheder kan bevirke, at ibrugtagning ikke sker umiddelbart efter udlevering. Såfremt borgeren kan dokumentere dette over for Tilbudsgiver, forlænges den angivne frist på 3 uger tilsvarende. Udbyder bedes venligst bekræfte, at tilpasningsgarantien frafalder såfremt borgeren i måltagnings- eller i fremstillingsperioden har gennemgået fysiske forandringer der gør, at det færdige produkt ikke længere passer. Udbyder bedes bekræfte, at der i disse tilfælde kan søges om tilretninger af fodtøjet og i enkelte tilfælde helt nyt fodtøj, såfremt den enkelte leverandør vurderer dette.

6 8 Bilag 1 Tilbudsliste, position 215 Udbyder anfører følgende: Arbejdsfodtøj i henhold til EN ISO 20344/20345 Udbyder bedes være opmærksom på, at der ved fodtøj i henhold til EN ISO 20344/20345 er tale om CE mærket Sikkerhedsfodtøj og IKKE arbejdsfodtøj. Der vil således være væsentlig forskel på definitionen af Arbejdsfodtøj og Sikkerhedsfodtøj jvnf. EN ISO 20344/ Dette indebærer også, at tænkes der i udskiftning af standardindlæg med individuelt fremstillede indlæg har det den konsekvens, at CE-mærkningen (fra den oprindelige producent) ikke længere er gyldig. Indlægssåler betragtes nemlig i denne sammenhæng, som en fundamental del af fodtøjet. Ydermere er det tilbudsgivers opfattelse at størstedelen af arbejdsfodtøj rekvireres via det lokale jobcenter og derfor ikke hører ind under 112. Udbyder bedes derfor overveje denne position, da den nemt kan blive brugt i forhold til strategisk prissætning, da flertallet af ansøgerne kommer via det lokale jobcenter. Såfremt udbyder ønsker at fastholde denne position på tilbudslisten, bedes udbyder venligst redegøre for, hvad der præcis menes med denne position, så det fremstår ens for alle tilbudsgivere. Ordregiver har på baggrund af det stillede spørgsmål gransket eksisterende lovgivning på området. Det viser sig nødvendigt at få defineret og sondret mellem begreberne arbejdsfodtøj og sikkerhedsfodtøj. Arbejdsfodtøj betragtes af Ordregivers visitationer som ordinært ortopædisk fodtøj, der dog af borger udelukkende anvendes til arbejdsbrug, og som på den baggrund kan være udsat for ekstra slitage. Der kan derfor være behov for hyppigere reparationer eller hyppigere udskiftning. Bevilling af arbejdsfodtøj bevilges på lige fod med andre skotyper (eks. vinterstøvler, sandaler, indesko mm.) I forhold til sikkerhedsfodtøj er der tale om lovpligtigt værnemiddel iht. Arbejdsmiljølovgivningen til anvendelse i forbindelse med et specifikt arbejde, hvor anvendelse af værnemidler er påkrævet. I vejledningen til Servicelovens 112 står bl.a. følgende: Afgrænsning i forhold til hjælpemidler efter serviceloven Stk. 76. Hjælpemidlet ydes efter lov om en aktiv beskæftigelsesindsats, hvis hjælpemidlet er direkte arbejdsrelateret. Derimod kan der ikke efter denne lov ydes støtte til hjælpemidler til brug i forbindelse med transport til og fra arbejde. Hjælp ydes efter servicelovens 112 og 113, hvis hjælpemidlet eller forbrugsgodet er en forudsætning for, at borgeren overhovedet kan være i erhverv. Det fremgår således af servicelovens 112 og 113, at der kan ydes hjælpemidler eller forbrugsgoder, der er nødvendige for, at borgeren kan udøve et erhverv. Alene ovenstående indikerer, at ortopædisk værnefodtøj ikke skal bevilges iht. Servicelovens 112.

7 Det fremgår endvidere af vejledningen til Servicelovens 112: Dækning af udgifter til tekniske hjælpemidler eller perso nlige værnemidler Stk. 84. Efter arbejdsmiljølovgivningen er arbejdsgiveren forpligtet til at stille egnede tekniske hjælpemidler og nødvendige personlige værnemidler til rådighed for arbejdstagerne. Dette gælder både borgere med og uden handicap. Den ekstra omkostning, der påføres arbejdsgiveren, hvis der er tale om en borger med handicap, kan kommunalbestyrelsen påtage sig for at fremme borgeren med handicaps mulighed for at komme ind på og/eller blive fastholdt på arbejdsmarkedet. Dette har f.eks. fundet sted i forbindelse med betaling af værnefodtøj...og Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats 100 Borgere der er eller skal i ordinær ansættelse Stk. 73. Med henblik på at fremme, at borgere opnår eller fastholder ordinær ansættelse, kan der ydes hjælpemidler i form af arbejdsredskaber og mindre arbejdspladsindretninger. På baggrund heraf konkluderer Ordregiver, at bevilling og betaling af ortopædisk værnefodtøj, som er et direkte arbejdsrelateret hjælpemiddel, skal ske efter 100 i Lov om Aktiv beskæftigelsesindsats og ikke som et personligt hjælpemiddel efter Servicelovens 112. Ansøgning herom skal indgives til kommunernes jobcentre. Ovenstående fortolkning er drøftet med og verificeret ved telefonsamtale med den rådgivende instans for rekruttering til arbejdsmarkedet Specialfunktionen Job & Handicap (se På baggrund af ovenstående udgår positionerne 125 og 215 af nærværende udbudsmateriales Bilag 1 Tilbudsliste, idet

8 bevillinger iht. Lov om aktiv beskæftigelse er dette udbud uvedkommende. Redigeret Bilag 1 Tilbudsliste vil blive publiceret på som Version 2. 9 Bilag 1 Tilbudsliste, kolonne F og G På den måde som udbyder har valgt at fremsætte vægtningerne på de forskellige varegrupper i tilbudslisten, oplever tilbudsgiver, ved en simpel gennemregning, at vægtningerne for de enkelte varegrupper vil fremstå meget anderledes end det på s. 5 fremsatte forbrug. Eksempelvis fremstår ortopædiske fodindlæg med en samlet vægtning på 25% i både forbrugsoversigten og i tilbudslisten, men ender ved en simpel gennemregning med udgangspunkt i de generelle markedspriser, på en vægtning der ligger langt under halvdelen. Tilbudsgiver frygter, at der på baggrund af den fremsatte vægtning vil være en kraftigt øget risiko for strategisk prissætning, der hverken vil komme borgere, udbyder eller branchen til gunst. Ordregiver er bevidst om de problemstillinger, der kan opstå imellem angivne vægtninger i en tilbudsliste og oplyst estimeret forbrug. Det skal derfor understreges, at det er vægtningerne i tilbudslisten som den er udformet i Bilag 1 Tilbudsliste, der vil ligge til grund for prisevalueringen, og som er udtryk for ordregivers ønske til evaluering. Konsekvenser for den enkelte tilbudsgiver skulle gerne fremgå tydeligt af den udarbejdede tilbudsliste i forbindelse med prissætning. Ordregiver fastholder derfor vægtningerne som angivet. Det skal samtidig pointeres, at Ordregiver ikke er bundet af de angivne mængder eller vægtninger, ligesom der kan være store udsving fra kommune til kommune. Derudover er enhver bevilling underlagt reglerne om frit valg, og Ordregiver kan derfor heller ikke garantere en vis omsætning inden for de enkelte positionsnumre. Enhver tilbudsgiver, som måtte spekulere i sin prissætning, bedes tage højde for dette. Udbyder bedes venligst bekræfte, at fremsatte vægtninger er forkerte og efterfølgende ændre dem, så de kommer til at fremstå svarende til det på side 5 anførte forbrug.