Contract Management Hvordan gør vi?

Transkript

1 Contract Management Hvordan gør vi? IKA Tænketank 3. oktober 2018 Pernille Stege Geil

2 Agenda Fra reaktiv til proaktiv kontraktstyring Kontrakten Organisationen Håndbøgerne Optimering af kontrakten Spørgsmål 2

3 Artikler og publikationer Konferencer og events Pernille Stege Geil, Expert Director, Udbud & Contract Management Mob: Hvordan kommer din organisation i gang med god og værdiskabende IT Contract Management Styr (efter) dine kontrakter og få en bedre bundlinje Godt i gang: Sådan får du en bedre start på din kontrakt IT Contract Management tid til at høste gevisnterne Kontraktstyring - gevinst på bundlinjen og forudsætning for styring (Kronik i Danske Kommuner) Dynamisk indkøbssystem den oversete indkøbsform og et godt alternativ til rammeaftaler Medskribent på Devoteams Contract Management markedsanalyse 2018 Devoteam kom godt i gang med IT Contract Management Kundeevent - Projektlederens rolle i kontraktstyring Insight Events Contract Management Konference september 2017 Implementering af kontrakter KL Contract management systemunderstøttelse ESDH ECM konference 2018 Contract Management systemunderstøttelse og Data Science SKAT Erfaringer: CSC (nu DXC) ATP Flere større kunder fra min tid i Devoteam 3

4 Contract Management Hvad ligger der i betegnelsen Tværfaglig disciplin Rolle Fokus på kontraktog kommercielle interesser Proces 4 Spænder mellem jura, økonomisk teori og kontraktgenstanden Lovpligtig i visse lande Optimal udbytte og nyttemaksimering af kontrakten

5 Fra reaktiv til proaktiv - Kontrakten

6 Hvordan styrer vi leverandøren/kontrakten Indblik og overblik over kritiske elementer i kontrakten Leverandørstyringsværktøjet som et hjælpeværktøj til at sikre, at kunden modtager leverancer i henhold til de kontraktmæssige forpligtelser og krav der er angivet i kontrakten med leverandøren (herunder også kundens forpligtelser). Leverandørstyringsværktøjet hjælper ligeledes med at sikre at fakturering er i overensstemmelse med de aftalte vederlag og at kontrakten til stadighed lever op til de servicemål og andre KPI'er der er fastsat kontraktuelt. Eksempel i Excel Ændringshåndtering 6

7 Overblik Eksempel på kontraktoverblik Kontraktoverblik Excel ark Udvalgte metadata Kontrakthenvisning Kontrakttekst Ansvarlig (kunde/leverandør) Leveringsdato Hyppighed Status 7

8 Overblik Eksempel på kontraktopfølgning Kontraktopfølgning Excel med yderligere metadata Forankring Opfølgning Rapportering og statistik Sammenhæng til kontraktens livscyklus 8

9 DATABASE STRUCTURED CONTACTS Oprydning og systematisering 1 5 MANAGEMENT Commitment 2 4 Contract Management Function Allokering af ressourcer 6 3 9

10 Synlighed Lad være med at gemme kontrakten væk Del den med relevante interessenter Overvejelser Arkiv eller system Systemanskaffelse Egenudviklet Standard evt. med tilpasninger Integreret med øvrige systemer Rapporter og statistikker Kontraktgenerator 10

11 Fra reaktiv til proaktiv - Organisationen

12 Sammenhæng MODENHED CONTRACT MANAGEMENT ORGANISATION/ ROLLER SYSTEM 12

13 Anskaffelsesfasen Kontraktstyringsfasen Roller og interessenter Eksempler (afhænger af kontraktgenstanden) Ledelse Ledelse Styregruppe Kontraktansvarlig Forretningen (end user) Controller (styregruppe) Kontraktansvarlig Forretningen (afdeling?) Businesspartner Controller/økonomiansvarlig Kommunikationsafdelingen Sikkerhed Sourcing manager Teknisk ansvarlig Teknisk arkitekt Jura Sikkerhed Forhandlingsteam Projektledelse Testorganisation Jura Øvrige? Øvrige? 13

14 Hvad er CMs rolle? Og hvad er de andres? Sikre at en kontrakt og leverance holdes inden for de fastsatte rammer Hvem har det økonomiske ansvar Hvem har det kontraktuelle ansvar Hvem har leveranceansvaret Osv. 14

15 Eksempel på proces Hovedaktiviteter Kontraktopstart Kontrakt i DB Overdragelse Etabler organisation Etabler styregruppe Identificer obligations Leverancestyring Følg op på forpligtelser Følg op på milepæle Sikre modtagelse af rapporter Sikre modtagelse af erklæringer. Ændringshåndtering Modtage ændringsanmo dninger Sikre inddragelse af interessenter Undersøge kontrakten Dialog med leverandøren. Fakturakontrol Dialog med økonomi Sikre leverance har fundet sted Kontrollere beløb op mod kontrakten. Kontraktexit Følge op på udløbsdato Sikre overdragelse fra leverandør Sikre rettigheder Opsige kontrakt. 15

16 Eksempel på proces (Leverandør) Kontraktstyring inkl. ændringshåndtering i JIF-accounten visuelt overblik over intern proces Kunde Anmodning om tilbud (kontrakt eller ændring) Accept af tilbud/godkend. af aftale/æa Tilbagesendelse af underskreven aftale Godkendelse af leverance Betaling Proces-ejer (tilbudsansvarlig) Beskrivelse og estimering m.v. Fremsendelse af tilbud (aftale/æa) til Kunden Skanning af underskreven aftale/æa Allokering af ressourcer Udførelse af aftale/ ÆA Skanning og Fordeling til SMO CSC s SMOfunktion Registrering Oprettelse af proj.nr. & eteskode Fakturering Lukning af aftale/æa (log) Ledelse & reviews DR & godkend. af tilbud (aftale/æa) Underskrift af aftale Business Support Arkivering af godkendelse i e-kontraktarkiv Arkivering af aftale/æa i e- arkiv Arkivering af leverancegodk endelse i e- arkiv Contract Management (kontraktarkiv) Arkivering af aftale/æa i fysisk arkiv Arkivering af leverancegodk endelse i fysisk arkiv 16

17 Det længere perspektiv Rollebeskrivelse Procesbeskrivelse Implementering i organisationen Ledelsesforankring Værktøj 17

18 Fra reaktiv til proaktiv - Håndbøgerne

19 Hvad indeholder en CM håndbog typisk Introduktion til Contract Management Modenhed Organisering i organisationen Metoder Roller CM Processer Forandringsledelse Fremadrettede aktiviteter CM Governance Etc. 19

20 Udbudshåndbogen En udbudshåndbog kan være limen mellem udbud og kontraktstyring Den typiske brændende platform Udbudsprocessen er baseret på tavs viden Medarbejdere starter forfra hver gang Viden forsvinder, når medarbejder får nyt job Økonomien eskalerer Genudbud af kontrakter nås ikke Udbudshåndbogen Interne manual for indkøb af it med tilhørende skabeloner, procedurebeskrivelser og vejledninger Udvikling af kontraktparadigmer, som kan benyttes som standard Håndbogen kan dække forskellige typer af indkøb, som bruges ofte af kunden (fx EU-udbud, statens forpligtende rammeaftaler, SKI-indkøb ) Håndbogen er et levende dokument. Opdateres løbende med erfaring fra de gennemførte udbud. Gevinster Højere kvalitet og effektivitet i udbuddene Væsentlige økonomiske besparelser på ekstern bistand og interne tid Kompetenceudvikling i organisationen og ejerskab til udbudsviden Mindre risiko for klagesager Ensartede arbejdsgange i it (fx proces for ændringsanmodning, test Fundamentalt ændret tilgang: ikke længere forfra hver gang, men dokumenteret proces Det perfekte udgangspunkt for god kontraktstyring. 20

21 Optimering af kontrakten

22 Anskaffelse og kontraktstyring Anskaffelse Kontraktstyring 22

23 Kontrakten Det større perspektiv Flere kontrakter med samme leverandør Godkendelsesproces Flere kontrakter med samme ydelse Årshjul Betingelser (opsigelsesvilkår, faktureringsbestemmelser m.v.) Sammenhæng til forretningen Standardisering af vilkår 04 23

24 24 Spørgsmål?

25 Back-up slides

26 Contract Management Maturity Model En anerkendt model til at afklare en organisations modenhed og anvende som køreplan til forbedring af sin kontraktstyringsproces Niveau 5 Niveau 4 Niveau 3 Niveau 2 Niveau 1 Delvist anerkendt Ledelsen forstår værdien Få processer og anvendes adhoc CM-rollen har ikke noget ansvar Processer og standarder anvendes kun på kritiske kontrakter Processer anvendes ikke på tværs i organisationen Ingen krav om anvendelse af cm processer Processer og standarder fuldt ud implementeret i organisationen Processer er dokumenteret Senior mgt er involveret i beslutninger og godkendelse af strategier Processer og standarder integreret med øvrige processer i organisationen (økonomi, program management) Andre roller i organisationen deltager og tager ansvar, herunder også slut-brugeren af kontrakten Der måles periodisk på forskelle dele af cm processen Systematisk anvendelse af KPI er til måling af CM processen Løbende procesforbedring Lessons-learned og best practices program 26