Er du helt sikker på, at I har Contract Management?

Transkript

1 Er du helt sikker på, at I har Contract Management? Contract Management er stadig en misforstået og overset disciplin i en lang række private virksomheder og offentlige organisationer. Brugt rigtigt kan Contract Management imidlertid være et helt centralt redskab i arbejdet med nedbringelse af IT-omkostninger og risikominimering i IT-projekter. I en dansk koncern står man foran en udvidelse af en eksisterende applikationsdriftskontrakt. I den forbindelse har man samtidig planer om at foretage en benchmarking af en eksisterende kontrakt mod markedsprisen. Som en del af Contract Management-indsatsen har man sørget for, at alle kontrakterne er blevet samlet i et fælles arkiv. Alle i virksomheden er enige om, at der er blevet leveret stabil drift hvert år under kontrakten, og at prisen har holdt sig inden for budgettet. Som en del af benchmark-arbejdet bliver kontrakterne gennemgået og sammenlignet med faktureringen gennem kontraktens levetid. I det arbejde står det klart, at der ikke har været fulgt op på kontrakten i takt med ændringer i virksomhedens behov og indkøb over årene, og at der reelt er en markant diskrepans mellem kontraktens tekst og det, der rent faktisk bliver leveret. Virksomheden betaler for ting, man ikke får. Oven i det har kontrakten ikke været prisprøvet i en femårig periode, så ud over overfakturering for ydelser, der ikke bliver leveret, er der også overprissætning i forhold til markedspriserne. Tilsammen beløber det sig til 24 millioner DKK årligt. 14 millioner DKK årligt er overfaktureret, og 10 millioner DKK er overprissat i forhold til markedspriser. Spørgsmålet er, hvordan det kan lade sig gøre, men i denne case var der ingen kontrolmekanismer eller alarmklokker, der ringede, så længe kontrakten holdt sig inden for budgettet. En implementeret Contract Management-funktion i virksomheden ville have fanget problemerne, og casen er et eksempel på, at Contract Management forbliver en af de oversete discipliner, virksomheder og offentlige organisationer med fordel kan implementere for at holde udgifterne til IT nede. 1

2 5 grunde til, at I tror, I har Contract Management, men muligvis ikke har det. I har samlet jeres kontrakter ét sted, ført dem i et regneark og har styr på, hvornår de udløber. Det er så absolut en start, men hvor dine kontrakter ligger, siger intet om indholdet. Er I sikre på, at kontraktgrundlaget er opdateret? Har I husket at følge op på, om kontrakterne er blevet justeret i forhold til markedets prissætning og forretningsbehov? Hvis du arbejder i en offentlig virksomhed, er I da opmærksomme på, at en stor del af det, der er købt ind på de oprindelige kontrakter, med stor sandsynlighed ikke er det, I reelt køber i dag, hvis I for eksempel forsøger at købe ekstra af en ydelse? Markedets produkter/ydelser udvikler sig ofte og i en sådan grad, at produktbeskrivelserne i den oprindelige kontrakt er forældede, og I risikerer at købe ulovligt ind. I har en økonomifunktion, der godkender fakturaer og betaler dem. Spørgsmålet, I skal stille her, er, om der også bliver udført kontrol i samarbejde med forretningen, så der kontinuerligt er sammenhæng mellem fakturaen, vilkårene og kontrakten? Som den indledende case viser, kan der sagtens forekomme diskrepans. I har en juridisk funktion, der indgår og står for det med kontrakterne. Det vil de typisk gøre med juridiske briller på. Spørgsmålet er, om de varetager, hvordan en given kontrakt har understøttet forretningen og skal understøtte den i fremtiden og hvordan kontrakten skal styres i tiden fremover? I har indkøbt et Contract Management-system. Som de fleste andre administrative systemer er Contract Managementsystemer gode til understøttelse, men løser i sig selv ganske sjældent hele opgaven. I har ansat en Contract Manager. Rollen alene gør det ikke. Der skal tilføres implementerede processer og mandat på tværs af virksomheden, før Contract Management bliver effektivt. Contract Management-hjulet Mange forsøg på Contract Management fejler, fordi Contract Management ikke er tænkt ind fra starten, og med starten menes, før kontrakten underskrives. Fuldt implementeret Contract Management sikrer en balance mellem behov, ydelse og omkostning samt skaber et overblik over den aktuelle risiko. I denne artikel introducerer vi de nødvendige elementer og faser i Contract Management. Hvilket er: Behovsafdækning Kontraktindgåelse Registrering Kontraktopfølgning Økonomisk opfølgning Leverandøranalyser Rapportering Terminering/genforhandling 2

3 Spend: Afdækningen af hvad ydelserne koster i markedet. Er det en ydelse, man allerede har i virksomheden, skal der laves en opgørelse af, hvad virksomheden bruger i dag. Under spend er det samtidig værd at undersøge den forventede prisudvikling i fremtiden for den givne ydelse. Op og nedgraderinger: Strategien for meranskaffelse eller nedgraderinger i kontraktforløbet skal belyses her. Behovsafdækning Set i Contract Management sammenhæng er behovsafdækningsfasen et uvurderligt redskab til informationsindsamling, der kan understøtte styringen og arbejdet med kontrakten i hele kontraktens livsforløb. Ikke mindst så man kan pejle sig ind på, hvilke styringsmekanismer, der skal indskrives i kontrakten. Behovsafdækningen tager, som overskriften siger, udgangspunkt i det behov, forretningen har, og som leder til indgåelse af en kontrakt. Under behovsafdækningen skal følgende defineres: Scope: Hvad skal købes ind? Her er det centralt, at der bliver stillet kritiske spørgsmål om, hvordan man forventer, at behovet udvikler sig over tid. Markedet: Hvilke leverandører har vi på markedet i dag, der leverer den pågældende ydelse, og er der karakteristika ved leverandørerne, som indeholder særlige risikoelementer i forbindelse med kontraktindgåelse? For eksempel kan leverandøren have tæt på monopolstatus på ydelsen eller være helt ny på markedet og måske mindre solvent. Kontraktindgåelse I kontraktindgåelsesfasen skal man sikre, at de rigtige styringsmekanismer bliver arbejdet ind i kontrakten, og det skal afgøres, hvilke udgifter der er ved at arbejde relevante styringsmekanismer ind i kontrakten. Der skal ske en grundig gennemgang af, om eventuelle leverandørkrav opfyldes, og det skal sikres, at kravet er kompatibelt med det generelle IT-setup. I forhold til Contract Management er kontraktindgåelsesfasen tidspunktet, hvor man sikrer, at kontrakten understøtter forretningen og de forretningsmæssige behov nu og så vidt muligt også fremtiden. 3

4 frekvensen for opdateringen af registreringerne skal hver virksomhed selv fastlægge. det er vigtigt at undgå, at denne disciplin bliver afhængig af enkeltpersoners vurdering og egne prioriteringer, da det er centralt for Contract Management, at man bibeholder kontraktoverblikket, også det historiske, i hele kontraktens løbetid. Registrering Effektiv Contract Management kræver systemer og arbejdsgange, der sikrer den løbende registrering af al relevant information om kontrakten. Her er det vigtigt både at få informationer med fra det tidspunkt, hvor kontrakten indgås og om alle de hændelser, der følger. Ved indgåelsestidspunktet skal der registreres relevante skæringsdatoer, særlige vilkår samt kundens og leverandørens forpligtigelser. Løbende i kontraktens liv skal man registrere hver eneste ændring i elementer, der har enten: Økonomisk konsekvens Konsekvenser for risiko Kvalitetsmæssig konsekvens. Ligeledes løbende skal følgende registreres: Hver gang, der ændres i kontraktteksten. Notater på leverandørens performance både positivt og negativt. I takt med eventuelle udvidelser skal man til stadighed registrere det samlede økonomiske engagement med den pågældende leverandør og virksomhedens samlede kontraktportefølje hos leverandøren. De to sidste punkter er væsentlige arbejdsredskaber for kontinuerligt at kunne udarbejde en samlet risikovurdering. Kontraktopfølgning Kontraktopfølgningen understøttes af registreringerne. Kontraktopfølgning sker i en dialog mellem Contract Management-funktionen og forretningen. Det er her Contract Management skal gøre forretningen opmærksom på vigtige skæringsdatoer med mere, ligesom forretningen henvender sig den anden vej, eksempelvis hvis der er opstået en tvist. Kontraktopfølgning er en løbende proces, og det er et af de steder, hvor forskellen på Contract Management og almindelig leverandørstyring skal håndhæves organisatorisk. Den daglige drift er leverandørstyring, der ligger hos forretningen, hos systemejerne og projektlederne. Kontraktuelle, økonomiske eller konfliktspørgsmål bør derimod placeres i Contract Management-funktionen. Den opdeling tillader blandt andet, at systemejerne og projektlederne kan bevare en fornuftig dialog med leverandøren, selv i konfliktscenarier, da konfliktspørgsmål håndteres af andre personer. 4

5 At have styr på netop den økonomiske opfølgning er et af de områder, der bør udvikle sig til en selvstændig sport i Contract Management-funktionen. Det er et af de områder, der ofte kan være med til at retfærdiggøre og finansiere professionaliseringen af Contract Management i en organisation. Økonomisk opfølgning Den indledende case i denne artikel er et klassisk eksempel på, hvor store konsekvenserne kan blive, hvis den økonomiske opfølgning halter i Contract Management-sammenhæng. Contract Management-funktionen skal sikre, at enhver faktura kontrolleres op imod kontrakten. Dette skal ske hver måned, og her skal man blandt andet kontrollere, om der er foretaget tilkøb siden sidste måned. Eller om der er noget, der før var inkluderet i en fast pris, som nu er overført til timebaseret afregning? I den økonomiske opfølgning er det helt centralt, at de styringsmekanismer, der handler om granulering af ydelsesbeskrivelserne i både kontrakt og fakturering, bliver benyttet i alle kontrakter, da det ellers er tæt på umuligt for Contract Management-funktionen at danne sig et overblik. Ligeledes er dialogen mellem Contract Management og forretningen central i den økonomiske opfølgning. Uden meldinger fra forretningen om, hvornår der foretages ændringer eksempelvis i afregningsformen besværliggøres styringsmulighederne for Contract Management-funktionen. Månedlige opfølgninger i en organisation med mange kontrakter kan lyde omfattende, men her er det vigtigt at opsætte systemer, der fokuserer på afvigelser fra det forventede. Leverandøranalyser Contract Management-funktionens løbende leveran- døranalyser er et stærkt værktøj for virksomhedens øverste ledelse i den løbende risikovurdering. Hvor dyrt er det at have en given leverandør? Hvad koster det os eksempelvis i tid brugt på at løse tvister? Hvordan er leverandørens leverancestabilitet? Hvilke andre leverandører er der på samme marked? Leverandøranalysen indeholder som minimum følgende beskrivelse for de to eller tre primære leverandører på et givent område: Det samlede engagement Leveringssikkerhed Evnen til samarbejde Rette tid, rette kvalitet? Proaktivitet påtager leverandørens leverance- og projektansvarlige sig reelt den rolle? Risikobillede Bod hvor tit går de i bod 5

6 Aktuelle tvister Benchmark hvordan ligger leverandøren prismæssigt? Rapportering Rapporteringselementet er todelt. Det er for det første et internt styringsredskab for Contract Management. Her opstilles mål for Contract Management-funktionen. Hvad er det, man vil måles på internt? Eksempelvis besparelser hentet gennem Contract Management? Og hvilke gevinster har vi høstet for virksomheden i rapporteringsperioden dette kunne være i form af højere kvalitet eller minimeret risiko? Den anden del er foreslåede aktiviteter til resten af forretningen. Er der for eksempel besparelser at hente ved sammenlægning af kontrakter, kan det anbefales at overgå til andre typer af kontrakter på et givent område? Terminering/Genforhandling I sidste del af kontraktens levetid skal der tages stilling til, hvorvidt kontrakten med den pågældende leverandør skal termineres, eller om virksomheden skal ud i en genforhandling. Her er det selvsagt vigtigt at bruge de oplysninger, Contract Management-funktionen har opsamlet i kontraktforløbet, til at forbedre den næste kontrakt. Store potentialer tabes hver dag på gulvet, når kontrakter ikke håndhæves korrekt. Især på IT-området, hvor ydelser og services er komplekse, er det afgørende aktivt at udnytte styringsredskaberne i kontrakterne for at sikre fundamentet for levering i rette tid, kvalitet og inden for aftalt økonomi. Er du helt sikker på, at I har Contract Management? I samarbejde med Quarterly Analytics - all rights reserved. For yderligere information om Contract Management og hvordan FalckEldahl kan hælpe netop jer kontakt: Catrine Amalie Ekdahl, Partner cae@falckekdahl.dk 6