Metodekvalitet og projektdynamik. PRINCE2 i den virkelige verden

Transkript

1 Metodekvalitet og projektdynamik en gordisk knude? PRINCE2 i den virkelige verden

2 Om taleren Senior Project Manager & Bid Manager: Claus G. Hemmingsen, Atea A/S Projektledelseserfaring: 15 år Ansættelser hos IBM Global network Getronics Adcore Netdesign Atea PRINCE2 Practitioner certified 2008 PRINCE update Væsentligste projekttyper: Infrastruktur

3 Oplæg Metodekvalitet og projektdynamik en gordisk knude? Danske organisationer og virksomheder har i de seneste år i stadig stigende grad taget PRINCE2 til sig som standarden for kompetent og professionel projektledelse. Men hvordan tilpasses projektorganisationen og PRINCE2 til hinanden så metodekvaliteten sikres mens dynamikken fastholdes? Claus adresserer dette med mulige værktøjsvalg samt eksempler fra bl.a COP15 infrastrukturprojektet.

4 Det store spørgsmål på alles læber: Den gordiske knude, I byen Gordion i Lilleasien fandtes en vogn, som ifølge sagnet havde tilhørt kong Gordios. Vognstangen var fæstnet til vognen med en kompliceret knude, og man sagde, at den, der løste knuden, ville blive Asiens hersker. Det lykkedes ikke for nogen, før Alexander den Store på sit felttog gennem Asien i 334 f.kr. indtog byen og huggede knuden over med sit sværd. Fra: Den Store Danske Encyklopædi Statisk metodeanvendelse kan være en begrænsning g Hvis et standardværktøj (Fingrene) ikke kan bringes til at løse det foreliggende problem (Knuden), kan tilpasning, eller andre værktøjer (sværdet) måske bringes til at løse problemer

5 Sat på spidsen Forudgående påstand kan tolkes således, at kvaliteten i et projekt stammer fra anvendelsen af metoden og ikke fra metoden i sig selv Fra: ukendt Det medfører principielt, at det er underordnet hvilken projekt- ledelsesmetode l d der finder anvendelse. Nøglekriteriet må være, at metodevalget understøtte såvel kundeorganisation som leverandørens leveranceapparat Fra: OGC gammelt diagram

6 Vores udgangspunkt passede ikke med vores omverden Stram styring PRINCE2 har i mange år været synonym med lineær projektledelse, med det formål, at sikre stram styring og leverancer inden for de aftalte mål. Kvalitet På den måde skabte man en indlejret e pseudokvalitet igennem overdreven kontrol Fra: guzer.com Lokale forhold og adaptivitet Ved alene at styre efter en metode som PRINCE2, tager man ikke højde for lokale forhold

7 PRINCE2 - nye vinde skaber gunstige forhold Fra: diary.dk PRINCE2 2009: Væsentlig øget fleksibilitet t til at gennemføre et kvalificeret projekt i henhold til retningslinierne. Kærkomment i forbindelse med særligt mindre projekter, og adresserer i væsentlig grad problemformuleringen for oplæget

8 Metodeanvendelse bygger på 7 principper Fra: prince2online.com PRINCE2 2009: Introduktion og fokus på principperne i medfører frihed under ansvar og stiller samtidig krav til projektorganisationen: Fortsat forretningsbegrundelse Tage ved lære af erfaring Fastlagte roller og ansvar Faseopdeling Afvigelsesstyring Fokus på produkter Tilpasning til projektmiljøet Hvis et projekt ikke følger disse principper, bliver det ikke ledet i overensstemmelse med PRINCE2 Fra Prince manualen

9 Klar kommunikation This page intentionally left blank Verdens mest læste side. Jeg håber det forgående budskab var kommuikeret klart. Vi skifter nu til eksempler

10 Hvordan fungerer PRINCE2 i praksis PRINCE2 principper udtrykker vores projektledelsesmæssige grundværdier: Hold styr på det væsentlige, og lær af dine fejl. PRINCE2 temaer repræsenterer vores fokus: Hvilke aspekter af projektlederrollen vægter væsentligst PRINCE2 Processer definerer vores metode Den korteste vej imellem to punkter er sjældent en ret linie

11 Eksempelsager Deployment Driftcenter

12 COP15 Logistik Et par tal forhåndsregistrerede badges 126 stats- t og regeringschefer teknikere møder måltider Budget > 1 mia.

13 COP15 Logistik IT opgaven bærbare computere mobiltelefoner 350 printere Trådløs internetopkobling km kabling Gør det grønt!

14 Hvor leverer Atea deployment projektet? BC har m^2 Der er opført tre temporære bygninger

15 COP15

16 Region Sjælland

17 Lidt baggrundsinformation Etablering af et nyt primært TIER2 driftscenter for Region Sjælland Etableres komplet fra grunden, bl.a i de tidligere køkkenfaciliteter på Ringsted sygehus Leveringstid: 35 3,5 måned d( (om vinteren) Opstart 7. januar. 6. januar satte frosten ind

18 Fortsat forretningsbegrundelse Givet relevans Begge de to refererede projekter har været underlagt ydre omstændigheder, der har medført, at der reelt ikke har været mulighed for at terminere projektet, eller for den sags skyld ændre målsætningen væsentligt. Fra: prince2online.com PRINCE2 Principper: Fortsat forretningsbegrundelse Tage ved lære af erfaring Fastlagte roller og ansvar Faseopdeling Afvigelsesstyring Fokus på produkter Tilpasning til projektmiljøet Ændringer har vi altid Det usagt, har der naturligvis været behov for løbende ændringer i business case, planer, PID mv., for dermed at være i stand til at kunne honorere ændrede forventninger. COP15 Målsætning 0 fejl i hele leverancen Tid og Økonomi er låst

19 Tage ved lære af erfaring Lokalkendskab letter samarbejdet En af de faktorer der gjorde det muligt for Atea at operere smidigt i COP15 var vares i forvejen store kendskab til BC og UM bl.a grundet vores engagement i EU formandskabet i Fra: prince2online.com PRINCE2 Principper: Fortsat forretningsbegrundelse Tage ved lære af erfaring Fastlagte roller og ansvar Faseopdeling Afvigelsesstyring Fokus på produkter Tilpasning til projektmiljøet Vidensopsamling Atea har systematiseret vores erfaringer fra 2002, ligesom vores erfaringer fra COP15 er opsamlet med henblik på eventuelt fremtidige lignende arbejder.

20 Tage ved lære af erfaring Fra: prince2online.com PRINCE2 Principper: Fortsat forretningsbegrundelse Tage ved lære af erfaring Fastlagte roller og ansvar Faseopdeling Afvigelsesstyring Fokus på produkter Tilpasning til projektmiljøet Hvad kan vi gøre bedre Hvorfor fejrer vi ikke succes? Når vi skal være i samme båd i ½ år burde vi investere i kick-off der giver fælles fodslaw. Ensartet projektkontrakt til alle. Brug de eksisterende adm. systemer til registrering. i Teknik: Test en færdig løsning inden den porteres til lokation FAT vs. SAT Lever noget vi har prøvet før Men OK.. Det var et T/M projekt Alt dokumentation på Engelsk

21 Gør det klart hvad du forventer og andre kan forvente af dig Fra: prince2online.com PRINCE2 Principper: Fortsat forretningsbegrundelse Tage ved lære af erfaring Fastlagte roller og ansvar Faseopdeling Afvigelsesstyring Fokus på produkter Tilpasning til projektmiljøet Sikring af struktur Med en projektorganisation som den under COP15, var det umuligt at sikre, at alle er bekendt med alles roller. Det er som sådan heller ikke det vigtigste. t Det er det derimod, d at alle er bekendt med egne roller og ansvar: Uddybende rollebeskrivelser Fra Atea forelå der under COP15 14 udtømmende rollebeskrivelser. Ref ex konsulenter

22 Hvornår gør vi hvad? Fra: prince2online.com PRINCE2 Principper: Fortsat forretningsbegrundelse Tage ved lære af erfaring Fastlagte roller og ansvar Faseopdeling Afvigelsesstyring Fokus på produkter Tilpasning til projektmiljøet

23 Næææh Nu hoppede den igen?!? Fra: prince2online.com PRINCE2 Principper: Fortsat forretningsbegrundelse Tage ved lære af erfaring Fastlagte roller og ansvar Faseopdeling Afvigelsesstyring Fokus på produkter Tilpasning til projektmiljøet Ensartet på tværs af organisationen Under selve konferencen honorerede Atea +210 ændringsforespørgsler under hensyntagen til såvel egen som andre leverandøreres afhængigheder. h Det kræver én standardiseret di t tilgang, uagtet projektledelsesmetode. Accepter ændringer, de kommer alligevel Alene deployment planerne lå ved konferencestart i version 56. Ref std ændringsdokument # 137

24 Klare forventninger og en matchende leverance Produktnedbrydning Et fantastisk værktøj, der er eminent til illustration af leverancers omfang og afhængigheder. Fra: prince2online.com PRINCE2 Principper: Fortsat forretningsbegrundelse Tage ved lære af erfaring Fastlagte roller og ansvar Faseopdeling Afvigelsesstyring Fokus på produkter Tilpasning til projektmiljøet men, ingen roser uden torne Vær opmærksom på, at en lang række af de ressourcer, som tilknyttes projekter i dag tænker i henhold til WBS. Det kræver uddannelse, coaching, justeringer mv. og senest ved projektstart.

25 Klare forventninger og en matchende leverance Tilgængelighed Bare rolig Det er til at forstår, når man kan se det Fra: prince2online.com PRINCE2 Principper: Fortsat forretningsbegrundelse Tage ved lære af erfaring Fastlagte roller og ansvar Faseopdeling Afvigelsesstyring Fokus på produkter Tilpasning til projektmiljøet

26 Klare forventninger og en matchende leverance Fra: prince2online.com PRINCE2 Principper: Fortsat forretningsbegrundelse Tage ved lære af erfaring Fastlagte roller og ansvar Faseopdeling Afvigelsesstyring Fokus på produkter Tilpasning til projektmiljøet Hvad enten det er A eller B Om der er tale om politiske forhold, vinter i ringsted, eller 35+ leverandøreres individuelle forhold og tilgang til projektledelse så husk, at tilpasse din anvendelse af PRINCE2 til de lokale forhold. Undlad derimod at tilpasse metoden og genovervej dine tilpasninger ved hver faseovergang