PRINCE2 med tusind ord. Andy Murray, PRINCE2 (2009) lead author og direktør for Outperform UK Ltd. AXELOS.com. The Stationery Office 2011

Transkript

1 PRINCE2 med tusind ord Andy Murray, PRINCE2 (2009) lead author og direktør for Outperform UK Ltd AXELOS.com White Paper September 2011

2 Indhold 1 Hvad er PRINCE2? 3 2 Fordele ved PRINCE2 3 3 Principper 4 4 Temaer 4 5 Processer 5 6 Projektmiljøet 6 Referencer 7 Om forfatteren 7 Anerkendelser 7 Varemærker og erklæringer 7

3 PRINCE2 med tusind ord 3 1 Hvad er PRINCE2? PRINCE2 er en ikke-proprietær metode, som anvendes i et stort omfang i mere end 150 lande over hele verden, og hvis anvendelse stiger hver dag. Metoden er af mange anset for at være den førende inden for projektledelse, og mere end 20,000 organisationer drager allerede nytte af dens nytænkende og betroede tilgang. Dette kan i meget høj grad tilskrives det faktum, at PRINCE2 er helt igennem generisk: den kan anvendes på et hvilket som helst projekt uanset størrelse, type, organisation, geografi eller kultur. PRINCE2 består af et sæt principper, et sæt temaer, en proceslivscyklus og vejledning mht., hvordan man kan tilpasse metoden til projektets miljø (se Figur 1). PRINCE2 giver dig en procesmodel til håndtering af et projekt. Denne består af et sæt aktiviteter, som er nødvendige for at kunne lede, styre og levere et projekt. 2 Fordele ved PRINCE2 PRINCE2 giver dig følgende fordele: PRINCE2 kan anvendes på enhver projekttype Den giver dig fælles ordforråd og fælles tilgang PRINCE2 integreres nemt med branchespecifikke modeller Den fokus, der er på produkter, gør det klart for alle parter, hvad det er, projektet vil levere iht. aftalte kvalitetsstandarder PRINCE2 er baseret på afvigelsesstyring, hvilket sikrer effektivt og økonomisk brug af ledelsens tid Det sikrer fokus på projektets levedygtighed Der er mange akkrediterede undervisnings- og konsulentorganisationer i hele verden, som kan levere eksperthjælp til PRINCE2-projekter eller til organisationer, der har planer om at indføre PRINCE2 Den sørger for at projektansvar fastlægges, så alle forstår, hvad der forventes af dem, og hvad de kan forvente af andre. PROJEKTMILJØ Fremdrift Business Case Organisation Ændringer PRINCE2-PROCESSER Risiko Planlægning Kvalitet PRINCE2-TEMAER PRINCE2-PRINCIPPER Figur 1 PRINCE2 s struktur

4 4 PRINCE2 med tusind ord 3 Principper PRINCE2-principperne er de vejledende regler for god projektstyringspraksis, som et projekt bør følge, hvis det anvender PRINCE2. Disse baserer sig på erfaringer, både gode og dårlige, som har påvirket projekteters succes. Principperne sørger for en ramme for god praksis for de personer, der er involveret i et projekt hvorved det sikres, at metoden ikke anvendes på en overdreven måde eller bare af navn, men anvendes på en måde, der er tilstrækkelig til at bidrage til projektets succes. Princip Fortsat forretningsbegrundelse Tage ved lære af erfaringer Fastlagte roller og ansvar Faseopdeling Afvigelsesstyring Fokus på produkter Tilpasning tilprojektmiljøet Definition Et PRINCE2-projekt har fortsat forretningsbegrundelse PRINCE2-projektorganisationer tager ved lære af tidligere erfaringer (erfaringer opsøges, registreres og anvendes gennem hele projektforløbet) Et PRINCE2-projekt har fastlagte roller og ansvar i en organisationsstruktur,der inddrager forretnings-,brugerog leverandørinteresser Et PRINCE2-projekt planlægges, overvåges og styres faseopdelt Et PRINCE2-projekt har fastlagte tolerancer for hver af projektets målsætninger for at etablere grænser for den uddelegerede myndighed Et PRINCE2-projekt fokuserer på at definere og levere produkter med særlig fokus på deres kvalitetskrav Anvendelsen af PRINCE2 skal tilpasses projektets miljø, størrelse, kompleksitet, betydning, formåen og risici 4 Temaer PRINCE2-temaerne er de aspekter af projektledelse, som skal håndteres løbende under hele projektets livscyklus (dvs. Ikke kun én gang). De fungerer som vejledning i, hvordan processsen bør udføres. Der er f.eks. adskillige processer i PRINCE2, som involverer det at udarbejde eller godkende planer og en uddybende forklaring til dette kan findes i temaet planlægning. Sættet med PRINCE2-temaer beskriver: Hvordan der etableres baselines for udbytte, risiko, omfang, kvalitet, omkostninger og tid (i temaerne Business Case, kvalitet og planlægning) Hvordan projektorganisationen overvåger og kontrollerer arbejdet, efterhånden som projektet skrider frem (i temaerne fremskridt, kvalitet, ændringer og risiko). Temaet organisation understøtter de andre temaer med en struktur, der fastsætter roller og ansvarsområder med tydelige veje for delegering og eskalering.

5 PRINCE2 med tusind ord 5 Tema Business Case Organisation Kvalitet Planer Risiko Ændringer Fremdrift Spørgsmål besvaret af temaet Hvorfor? Hvem? Hvad? Hvordan? Hvor meget? Hvornår? Hvad nu hvis? Hvad er konsekvensen? Hvor er vinu? Hvor er vi på vej hen? Skal vi fortsætte? Præ-projekt Initieringsfase Efterfølgende leveringsfase(r) Sidste leveringsfase Ledelse Start af et Projekt Ledelse af et Projekt Styring Ledelse af en Faseovergang Initiering af et Projekt Styring af en Fase Ledelse af en Faseovergang Afslutning af et Projekt Styring af en Fase Levering Styring af Produktleverancer Styring af Produktleverancer Figur 2 PRINCE2-procesmodel 5 Processer PRINCE2 giver dig en procesmodel til håndtering af et projekt. Denne består af et sæt aktiviteter, som er nødvendige for at kunne lede, styre og levere et projekt. Start af et Projekt: Dækker de aktiviteter før selve projektet, der er nødvendige for at starte projektet og for at få commitment fra virksomheds- eller programledelsen mht. Investering i projektinitiering ved at svare på spørgsmålet: Har vi et levedygtigt projekt, som er umagen værd? Ledelse af et Projekt: Beskriver Styregruppens aktiviteter mht. at udøve overordnet projektstyring. Aktiviteterne fokuserer på den beslutningstagning, der er nødvendig for, at Styregruppemedlemmerne kan påtage sig ansvaret for projektets succes, samtidigt med at den daglige ledelse af projektet uddelegeres til Projektlederen. Initiering af et Projekt: Beskriver de aktiviteter, som Projektlederen er ansvarlig for at gennemføre, for at give projektet et solidt grundlag. Alle PRINCE2-projekter har en initieringsfase. Den vigtigste leverance fra dette stadie er Projektinitieringsdokumentationen, hvilket inkluderer en overordnet Projektplan og definerer baselines for de seks aspekter af projekt gennemførelse, som er tid, omkostning, kvalitet, omfang, risiko og udbytte. Ledelse af en Faseovergang: Beskriver de aktiviteter, som Projektlederen skal foretage for at give Styregruppen tilstrækkelig information til at den kan vurdere resultatet af den aktuelle fase, godkende den næste Faseplan, vurdere den opdaterede Projektplan, fastslå om projektet fortsat har forretningsbegrundelse, samt at risici er acceptable.

6 6 PRINCE2 med tusind ord Styring af en Fase: Beskriver, hvordan Projektlederen håndterer projektets udførelses-/leveringsaktivitet i løbet af en fase og rapporterer fremdrift og undtagelser til Projektledelsen. Styring af Produktleverancer: Omhandler Teamlederens rolle i overvågningen af det detaljerede arbejde med at producer projektets produkter og sørge for det nødvendige link mellem Projektlederen og de teams, der udfører arbejdet på projektet. Afslutning af et Projekt: Beskriver de afsluttende aktiviteter hen mod slutningen af den sidste fase i projektet. Projektlederen er ansvarlig for den proces, som sørger for en ordenlig afslutning, inkl. en eventuel projektgodkendelse og krav til overdragelse. 6 Projektmiljøet Det er et PRINCE2-princip, at metoden skal tilpasses til det enkelte projekt og dets omgivelser. Tilpasning refererer til de tiltag, der skal udføres for at anvende metoden korrekt i forbindelse med et individuelt projekt, hvorved det sikres, at mængden af styring, planlægning og kontrol er hensigtsmæssig hverken for belastende for et lille projekt eller for uformel for et stort eller komplekst projekt. Tilpasning af PRINCE2 på tværs af en organisation kaldes indlejring. Indlejring (udføres af organisationen for at indføre PRINCE2) Fokus på: Procesansvar Regler/vejledning for skalering (f.eks. score card ) Standarder (skabeloner,definitioner) Undervisning og udvikling Integration med forretningsgange Værktøjer Processikring. Tilpasning (udføres af projektledelsen for at tilpasse metoden til et specifikt projekt og dets omstændigheder) Fokus på: Tilpasning af temaer (via strategier og styringselementer) Indførselaf bestemt terminologi/sprogbrug Tilpasning af Produktbeskrivelser til ledelsesprodukterne Tilpasning af PRINCE2-rollebeskrivelserne Tilpasning af processerne,så de er i overensstemmelse med ovenstående.

7 PRINCE2 med tusind ord 7 Referencer PRINCE2 Projektledelse med succes, TSO, 2009 udgaven. Directing Successful Projects with PRINCE2, TSO, 2009 udgaven The Executive Guide to Directing Projects: Within a PRINCE2 and MSP environment, TSO, Om forfatteren Andy Murray er chartered director og registreret konsulent inden for PRINCE2. Han har arbejdet med projekter og programmer i mere end 15 år. Andy var en tidlig pioneer inden for PRINCE2 (i 1997), og han har hjulpet organisationer i utallige lande med at implementere og opnå værdi gennem PRINCE2 lige siden. Andy er medforfatter til PRINCE2 Modenhedsmodel-guiden, og i april 2007 blev han udnævnt til lead author for opdateringen af PRINCE2. Han var tidligere medlem af eksekutivkomiteen for Best Practice User Group, og i 2008 modtog han en særlig fortjenestespris for individuelt bidrag til best practice metoder. I 2010 var Andy på listen i Daily Telegraph s årlige projektledelsesreview som en af de mest indflydelsesrige personer inden for projektledelse. Anerkendelser Produceret af TSO og offentliggjort på Vores White Paper serie bør ikke opfattes som nogen form for rådgivning, og der tages ikke ansvar for nogen tab, der skyldes brug af dens indhold. Mens der gores alle bestræbelser på at sikre oplysningernes nøjagtighed og pålidelighed, kan TSO ikke holdes ansvarlige for fejl, udeladelser eller unøjagtigheder. Indhold, diagrammer, logoer og omslag er korrekte på trykningstidspunktet, men kan være omfattet af ændring uden varsel. Copyright TSO. Genbrug af denne hvidbog er kun tilladt i overensstemmelse med tilladelse vilkår på En kopi af disse vilkår kan gives efter ansøgning til AXELOS på Licensing@AXELOS.com Varemærker og erklæringer The AXELOS logoet er et Varemærke tilhørende AXELOS Limited. The AXELOS swirl-logoet er et Varemærke tilhørende AXELOS Limited. MSP er et Registreret Varemærke tilhørende AXELOS Limited. PRINCE2 er et Registreret Varemærke tilhørende AXELOS Limited.