VERSIONSBREV. LUDUS version Den 28. oktober J.nr.: 4004 V CSC Scandihealth A/S, P.O. Pedersens Vej 2, DK-8200 Århus N

Transkript

1 VERSIONSBREV LUDUS version Den 28. oktober 2010 J.nr.: 4004 V CSC Scandihealth A/S, P.O. Pedersens Vej 2, DK-8200 Århus N Tlf , fax , scandihealth@csc.com CVR-nr

2 Indholdsfortegnelse Leverancens omfang...3 Spiseseddel...4 Generelt...5 Sikkerhedsadministration (DBA)... 5 Kursist og underliggende funktioner... 5 System og underliggende funktioner... 6 Rapporter... 6 Almen voksenuddannelse...7 Kursist og underliggende funktioner... 7 Rapporter... 7 Danskuddannelsen...8 Kursist og underliggende funktioner... 8 Hold og underliggende funktioner... 9 System og underliggende funktioner Rapporter Gymnasiale uddannelser...11 Kursist og underliggende funktioner Hold og underliggende funktioner Lærer og underliggende funktioner Koder og underliggende funktioner System og underliggende funktioner Rapporter Tilkøbsfunktioner...15 Side 2 af 15

3 Leverancens omfang På vores hjemmeside finder du en vejledning i, hvordan du opdaterer. Adressen er: under menuen Løsninger Studieadministration LUDUS. Download LUDUS (databaseopdatering, programmel og rapporter) fra vores hjemmeside: Side 3 af 15

4 Spiseseddel 1. Husk der skal tages en sikkerhedskopi af databasen. Udfør databaseopdatering version Hvis I på din institution bruger LUDUS Web, skal LUDUS Web Servicen stoppes mens databasen opdateres. 2. Installer LUDUS programmel på alle arbejdsstationer. 3. Installer rapporter. 4. Dette punkt skal gennemføres af alle skoler, som udbyder gymnasiale uddannelser. Fagkoder med nedenstående kodefil skal opdateres. Vær opmærksom på at kodefilerne ligger sammen med LUDUS. Start LUDUS som DBA bruger og vælg System >> Opdater koder... Marker følgende kodefiler: Bekendtgørelser Gym fagkoder fra GIA tryk på >> og tryk på Opdater. Bekendtgørelse.kod FAGNIV.GYM Kodefilerne skal indlæses i forbindelse med opdateringen og indeholder nye bekendtgørelser til holdene og nye fagkoder til udvalgte gymnasiale bekendtgørelsesfag. Når koderne er opdateret skal du starte LUDUS som almindelig bruger og vælg Koder >> Fagkoder >> Ajourfør lokale fagkoder Markér Gym i venstre del af vinduet og tryk på >>. Hent efterfølgende XPRS koder via System >> XPRS >> Hent diverse koder. Hent dernæst uddannelsesmodellen via System >> XPRS >> Hent uddannelsesmodel. Nu er opdateringen færdig. Side 4 af 15

5 Generelt Sikkerhedsadministration (DBA) System >> Sikkerhedsprofiler >> Sikkerhed menuer : Hvis der var spærret for adgang til Udskift nøglefelter, kunne brugeren alligevel få adgang til at rette nøglefelter ved at bruge genvejstasten F2. Fejlen er nu rettet. Kursist og underliggende funktioner Kursist menuen >> Tilmeld til undervisning: Dette menupunkt er primært tiltænkt VUC. Det anbefales, at VUC'et fremover bruger funktionen Tilmeld til undervisning når der tilmeldes kursister til moduler, hold eller venteliste. Ved at klikke hen igennem guiden sikres det, at der oprettes/tilrettes kursistuddannelser. Hvis skolen vælger at bruge Tilmeld til undervisning behøver man fremadrettet ikke at masseoprette kursistuddannelser via Kursist menuen >> Opret kursistuddannelser... Det kræver dog at alle bruger denne metode. Inden man går i gang med at bruge Tilmeld til undervisning skal der køres Kursistmenuen >> Opret kuristuddannelser en sidste gang. Der er tilføjet en række faner i forhold til den nuværende og tidligere Tilmeld til undervisning... Der vil hurtigst muligt blive udgivet en Tips og Tricks til guiden. Følgende er rettet: Fanen Timekontrol: Rettet fejl som bevirkede at fanen indeholdt lektioner for moduler, som kursisten var udmeldt fra inden undervisningen startede. Fanen Udd./betaler: Ved tilmelding til AVU, FVU, OBU, HFE og STX enkeltfag blev tilskudsmærket (TMK) sat til UNDER. Nu gemmes enkeltfag med tilskudsmærket ENORD. Oplysningen Har betalt for undervisning kan nu gemmes med et Ja, Nej eller Ikke relevant. Fanen Venteliste: Nyt menupunkt Optag fra venteliste er nu at finde i Funktionermenuen. Derved er det også muligt at optage kursisten fra evt. ventelistefag. Fanen Journal: Rettet fejl som bevirkede, at det ikke var muligt at vælge en journaloplysning og rette/slette den. Side 5 af 15

6 Kursist menu >> Åbn inaktive kursister oversigt...: Ny funktion til at fremsøge kursister der ikke har været tilmeldt undervisning fx de sidste 5 år. Der anbefales at du læser hjælpen, så du udvælger på de rette datoer. Søgningen resulterer i en oversigt, som kan eksporteres og benyttes til videre bearbejdning. Oversigten indeholder følgende oplysninger: Kursistnr. eller kursistid hvis det er gemt CPR nummer Navn Adresse Postnummer og by Seneste undervisningsmodul som kursisten var aktiv på Udmeldingsdato fra modulet som kursisten gik på Udmeldingsårsag fra modulet som kursisten gik på System og underliggende funktioner System >> Brugerindstillinger: Fanen Skemakontrol eksamen hhv. Skemakontrol k. aktivitet er udvidet til også at tjekke for de flerfaglige prøver. Rapporter Realkompetencebevis [S]: Nytilrettet rapport til at udskrive de registrerede realkompetencer med. Ved udskrivning promptes der for hvem, der skal underskrive mv. Timepuljeforbrug fordelt på lærere [S]: Rapporten er rettet, så der ved valg af året 2010/2011 kun medtages forbrug for det valgte skoleår. Timepuljeforbrug fordelt på tillægskoder [S]: Rapporten er rettet, så der ved valg af året 2010/2011 kun medtages forbrug for det valgte skoleår. Side 6 af 15

7 Almen voksenuddannelse Kursist og underliggende funktioner Kursist >> Regnskab: Der er rettet en fejl i regnskabet. Før var det sådan, at hvis en kursist blev optaget på et forløb fx. Dansk modul F + E, og kursisten derefter blev meldt ud og ind på E modulet igen, så ville regnskabet for dette forløb vise 0 kr. Nu opkræves der det rigtige beløb, i ovenstående tilfælde 110 kr. Rapporter Karakterliste AVU [S]: Rapporten er ændret til alene at være censor, der skal underskrive karaktererne for de sproglige prøver i fagene dansk og dansk som andetsprog samt af prøven i læseforståelse i faget engelsk. Side 7 af 15

8 Danskuddannelsen Kursist og underliggende funktioner Kursist >> Undervisning >> Ventelister >> Optag: DU kursister kan ikke længere optages på et undervisningsmodul fra ventelisten uden gyldig henvisning. Kursist >> Henvisninger: Nye kursistkategorier er nu tilgængelige og teksten på de eksisterende kursistkategorier er rettet. Kursistkategorier som udgår pr. 30. september 2010 vises nu med teksten: Ugyldig kategori efter Som nævnt i mail af 20. oktober 2010 fra Integrationsministeriet vedr. nye henvisningskategorier, kan det præciseres, at i de tilfælde hvor en kursist har en gammel henvisningskategori, fordi henvisningen er sket før 1. oktober 2010, skal henvisningskategorien ikke skiftes til en ny henvisningskategori i LUDUS. Ved henvisninger, som er fundet sted den 1. oktober 2010 og senere, skal de nye henvisningskategorier anvendes i forbindelse med oprettelsen af kursisthenvisningen. For at kunne foretage korrekte indberetninger til Integrationsministeriet om aktivitet, skal du derfor oprette henvisninger med startdato: indtil 31. juli 2010 med kategorierne: A1, A2, I1, I2, K, R, S1, S2, U og Ø fra 1. august til 30. september 2010 med kategorierne: I1, I2, Ø, S2 (overgangskategori for D, I3, K2) K (overgangskategori for K1) og A1 (overgangskategori for A). fra 1. oktober 2010 med kategorierne: D, I1, I2, I3, K1, K2, A og Ø. Hvis du klikker på Vis knappen ved feltet Kategori, kan du udpege en henvisningskategori som er gældende fra 1. oktober Hvis du har brug for at oprette en henvisning med startdato før 1. oktober 2010 kan du taste koden for henvisningskategorien i feltet Kategori. Når henvisningen gemmes gives en advarsel om, at den angivne henvisningskategori er udgået. Nyt felt på vinduet til markering af Au pair. Markering kan kun gemmes, hvis kategorien er I3. Kursist >> Find kursistkategorier på henvisninger: Ny funktion som kan fremsøge henvisninger ud fra kursistkategorien og henvisningens startdato. Funktionen kan bl.a. anvendes til at fremsøge kursisthenvisninger, hvorpå der skal skiftes kategori. Du kan skifte henvisningskategorien på en, flere eller alle af de fremsøgte henvisninger på én gang, til en henvisningskategori du selv angiver. Side 8 af 15

9 På vinduet kan du angive den kategori, som du ønsker at fremsøge henvisninger for. Hvis du ikke angiver en kategori, søger du i alle henvisninger. Angiv det interval startdatoen på henvisningerne skal ligge i. Hvis det første datofelt ikke er udfyldt medtages alle henvisninger tilbage i tiden. Hvis det sidste datofelt ikke er udfyldt medtages alle henvisninger frem i tiden. Tryk på Anvend knappen for at udfylde listen. Over listen med henvisninger (øverste højre hjørne) finder du yderligere 3 knapper. A knappen anvendes til at markere alle henvisninger i listen. Trykker du igen fjernes alle markeringer. S knappen anvendes til at sorterer listen. Du kan trække i kolonneoverskrifterne med musen og flytte dem og på den måde ændre rækkefølgen. Når du så efterfølgende trykker på S, så sorteres listen. E knappen anvendes til at eksporterer listens indhold til en HTML eller CSV fil. Du bliver bedt om at vælge en folder, hvor filen skal placeres. HTML filer kan åbnes fra en browser og udskrives til en printer eller åbnes med f.eks. Excel. En CSV fil er en kommasepareret tekstfil, som kan åbnes fra Excel. Når du har markeret de kursister i listen, du ønsker at ændre kategori for, vælger du Funktioner >> Skift henvisningskategori. Du kan herefter angive den nye henvisningskategori. I listen vises bl.a. kolonnen Aktuelt modul. Hvis du ønsker en smallere kolonne, kan du ændre dine brugerindstillinger via System >> Brugerindstillinger >> fanebladet Generelt: sæt markering i Anvend synonym for fagkoder. Herved vil listen vise f.eks. DA1Mo4 i stedet for Danskuddannelse 1 modul 4. Kursist >> Dan betalingstilsagn: Todelt modultakst. Fejl rettet som bevirkede at andet betalingstilsagn af typen MSB2 (når kursisten har bestået modultest/prøve) blev dannet i den periode, hvor kursisten havde tilmeldingsdato. Betalingstilsagnet af typen MSB2 bliver nu dannet i den periode, hvor kursisten har en udmeldingsdato (og har bestået modultest/prøve). Hold og underliggende funktioner Hold: DU_ _Bekendtgørelse nr. 831 af 24. juni 2010 og 988 af 13. august 2010 om danskuddannelse til voksne udlændinge m.fl. kan nu vælges i feltet Bekendtg. Hold >> Undervisning >> Ventelister >> Optag: DU kursisten kan ikke længere optages på et undervisningsmodul fra ventelisten uden gyldig henvisning. Side 9 af 15

10 System og underliggende funktioner System >> Københavns Kommune (DU) >> Udtræk (kun skolerne): Udtrækket er udvidet, så der udtrækkes alle betalingstilsagn på henvisninger, som medtages i udtrækket. I forbindelse med udtrækket beregnes feltet fremmøde på de betalingstilsagn, der udtrækkes. Dette er en specialudvikling til Københavns Kommune. System >> Københavns Kommune (DU) >> Indlæs (kun forvaltningen): Indlæsningen er udvidet til at omfatte betalingstilsagn. Dette er en specialudvikling til Københavns Kommune. System >> Københavns Kommune (DU) >> Betalingstilsagn: Ny funktion til Københavns Kommune, som udtrækker betalingstilsagn. Dette er en specialudvikling til Københavns Kommune. Rapporter DU LUDUS Web Detaljeret fravær med fraværsårsag [S]: Ny rapport som viser kursisters fravær pr. dag i en måned, med fraværsårsag fra LUDUS Web. Side 10 af 15

11 Gymnasiale uddannelser Kursist og underliggende funktioner Kursist >> Uddannelse >> Skoleperioder: ændring af startdato i skoleperiode forsagede Query fejl. Fejlen er nu rettet. Hold og underliggende funktioner Hold >> Åben >> Eksamensmoduloversigt: Rediger eksamensmoduler kunne ikke gemme kopiering af lærer til eksaminator. Fejlen er nu rettet. Hold >> Åben flerfaglig eksamen >> Søg: Tidligere var det muligt at søge på prøvetypen f.eks. Almen studieforberedelse og rette lokaler, men hvis et eksamensprojekt var føjet til samme kæde blev lokalet ikke ændret for disse eksamensprojektet. Søgningen er derfor ændret til at søge på mundtlig eller skriftlig prøve i stedet for søgning på prøvetype. Nu vises kæder indeholdende både almen studieforberedelse og eksamensprojekter og derfor virker Eksamensdage >> Tildeling af lokaler på hele kæden. Hold menu >> Åben flerfaglig prøveoversigt >> Søg >>R (rediger): På vinduet Rediger flerfaglige prøver er hjælpen nu udvidet med uddybende forklaring på: NYT. Oversigten er udvidet til også at vise underfag og de dertilhørende lærere samt emne for den flerfaglige prøve, som kursisten har valgt på LUDUS Web. Bemærk kolonnerne med lærer og emnet er redigerbare. Tildel web off. dato og tid: For at tildele en dato og klokkeslæt for offentliggørelse i LUDUS Web, markerer du de relevante flerfaglige prøver og vælger dette punkt. Tildel markering for web off. karakter: Tildeler markeringen for om de flerfaglige prøvers karakterer må offentliggøres i LUDUS Web. Fjern markering for web off. karakter: Fjerner markeringen for om de flerfaglige prøvers karakterer må offentliggøres i LUDUS Web. Side 11 af 15

12 Hold menu >> Åbn flerfaglig kædning : Genvejen til at oprette kæde (ctrl+o) virker nu igen. Funktioner >> Automatisk kædning: Nyt punkt til at ajourfører eksaminator. Prøverne kædes således at de har samme censurfag, censor, prøve, eksamensdato (kan være tom), institutionskode og terminkode. Prøver der allerede har kædenummer ændres ikke. Funktioner >> Ajourfør eksaminator: NYT funktion der kopier lærerne fra underfagene over i eksaminatorfeltet. Kun muligt hvis der er et censurfag. Funktionen overskriver den evt. eksaminator, der står i forvejen. Kan med fordel benytte til kommende termin på SSO hhv SRP. Hold menu >> Åbn flerfaglig prøveoversigt: Oversigten er udvidet med til også at vise kursisternes id. Hold menuen >> Åbn årskarakteroversigt: Ny funktion til at fremsøge undervisningsmoduler der afsluttes med årskarakterer. Fra den fremsøgte oversigt vælges R knappen. Listen åbnes i redigertilstand, hvor web offentliggørelses dato tid kan angives ud for de ønskede undervisningsmoduler. Du kan vælge at markere enkelte eller alle undervisningsmoduler i listen og via Funktioner vælge Tildel web off. dato og tid. Oplysninger der gemmes på de enkelte undervisningsmoduler, benyttes af LUDUS Web til at offentliggøre årskarakterer i kursistens protokol på det angivne tidspunkt. Hold: I feltet Bekendtgørelse er det nu også muligt at vælge de bekendtgørelser som er trådt I kraft den 01. august Bekendtgørelserne ændres manuelt på vinduet Hold. For at du kan vælge nedenstående bekendtgørelser skal der være opdateret koder, som beskrevet i Spisesedlens punkt 3. Gym stx bekendtgørelse af den 23. juni 2010 Gym hf bekendtgørelse af den 22. juni 2010 Gym hf enkeltfagsbekendtgørelse af den 22. juni 2010 Gym hhx bekendtgørelse af den 23. juni 2010 Gym htx bekendtgørelse af den 23. juni 2010 Gym valgfagsbekendtgørelse af den 23. juni 2010 Gym GS bekendtgørelsen af den 07. juli 2010 Side 12 af 15

13 Lærer og underliggende funktioner Lærer menuen >> Åbn læreroversigt: Der er tilføjet ny R knap. I vinduet Rediger lærere kan enkelte eller alle lærere markeres og via Funktioner vælges Opret lærerfriholdelser. Herfra kan der oprettes samme lærerfriholdelse til de markerede lærere. De oprettede friholdelser vises efterfølgende i listen. Dermed er det muligt hurtigt og nemt at registrere hvilke dage i fx vintereksamensperioden lærerne skal friholdes. Koder og underliggende funktioner Koder >> Fagkoder: Med versionen følger nye fagkoder. På de nye fagkoder skal der registeres evt. Synonym, Timer, Rettesats, oplysninger i gruppen Prøveformer og evt. Deltagerbetaling. Vha. rapporten Fagregister HF [S] kan du udskrive en oversigt med de nye fagkoder. Rapporten udskrives med følgende parameter: Tabel Felt Operator Parameter Lokalfag Fagkode Ligner????T Lokalfag Fagkode Ligner????U Lokalfag Fagkode Ligner????V Når oplysningerne er registreret, mangler du at ændre fagkoden på de undervisningsmoduler, som undervises efter nye bekendtgørelser/lærerplaner for de fag som står på udskriften. Fagkoden udskifter du på det enkelte undervisningsmodul via Hold >> Undervisningsmodul >> Udskift nøglefelter. System og underliggende funktioner Hent kursister fra brobygning.net: Der er udviklet et nyt vindue og en ny web service til hurtigt og nemt at hente brobygningskursister hos Brobygning.net. At der benyttes en ny web service, betyder at den enkelte bruger af Brobygning.net skal taste brugeroplysninger fra brobygning.net i LUDUS. Brugeroplysningerne tastes på det nye faneblad Brobygning.net i System >> Brugerindstillinger. Når brugeroplysningerne er tastet henter du hold og kursister direkte hos Brobygning.net fra det nye vindue. Side 13 af 15

14 Når holdene og kursisterne er importeret indlæser og opretter du kursisterne ved at vælge et brobygningshold, så vises holdets kursister. Ved hver kursist står der en CØSAformålskode, en version og et speciale. Disse oplysninger samt tælleperioder taster du i gruppen med Opret kursistuddannelse, skole og tælleperioder. Du udfylder i øvrigt oplysningerne i denne gruppe og gruppen Hold, som du normalt gør. Når du vælger Opret oprettes kursister med de valgte oplysninger. Kursisterne forsvinder fra oversigten. Tilbage kan der stå kursister med et andet speciale. Disse kursister fortsætter du med at indlæse/oprette som nævnt ovenfor. Rapporter STX Studieretningsprojekt forside[s]: Forsiden er nu rettet, så der ikke længere kommer en fejlmeddelelse. Side 14 af 15

15 Tilkøbsfunktioner System >> Udtræk >> BOSS: Mobilnumre: Der er lavet en ændring i udtrækket til BOSS, der gør at telefonnumre fra feltet Tlf, alt (på LUDUS kursistbilledet) føres over i BOSS's mobiltelefonnummer felt, hvis der ikke er et telefonnummer i feltet Tlf, mobil (på LUDUS kursistbilledet). Side 15 af 15