Systematisk og tydelig opfølgning. Brug ekstra ressourcer lokalt efter behov. Find inspiration lokalt. 3 gode råd til FA12 vedr.

Transkript

1 3 gode råd til FA12 vedr. opfølgning på APV Systematisk og tydelig opfølgning APV'en er et øjebliksbillede, så inddrag medarbejderne i at kvalificere resultatet, og hvad der er vigtigt at følge op på Formuler handlingsplaner med klare mål, der kan sættes hak ved, når de er nået. Udnævn ansvarlige. Sæt dato på, hvornår der evalueres og følges op Husk at binde sløjfe på arbejdet, dvs. gør status (fx hvert ½ år), sig højt hvad der er nået, og hvad der evt. er opgivet. Lad medarbejderne komme med input til justeringer Lederne er rollemodeller, så gå foran med et godt eksempel: Sig højt hvilke udfordringer du ser og prioriterer, og fortæl hvornår/hvordan du har "taget din egen medicin" Brug ekstra ressourcer lokalt efter behov Enhederne har ofte brug for forskellig opfølgning. Pas derfor på med store tværgående projekter for alle, hvis problemerne er lokale Sørg i stedet for konsulentbistand (intern eller ekstern), der hvor en måling er rød det signalerer, at ledelsen tager trivsel alvorligt og ønsker at gøre noget ved problemerne Medarbejderne forventer opmærksomhed og opfølgning fra deres vicedirektør i de enheder, hvor målingen er rød. Tænk derfor over, hvordan du som vicedirektør kan vise din deltagelse i det lokale, og hvordan du kan understøtte lokal forandring i samarbejde med den lokale leder Find inspiration lokalt Brug de værktøjer vi har på KUnet, fx om GRUS og håndtering af stress og mobning Del de gode eksempler og værktøjer på ledermøder lær af hinandens fejl og succeser Spørg din medarbejderrepræsentant for inspiration eller et godt råd

2 HR & Organisation Møder i HRO Lisbeth Møller HR&O Sted og dato Dias 1

3 HR & Organisation Fællesmøder i HRO - formål Sted og dato Dias 2 - Faglig videndeling på tværs af sektionerne - Præsentation af aktiviteter andre steder i KUorganisationen, fx ved korte indlæg Forandringer på uddannelsesområdet og hvordan dette håndteres på KU v/anni Søborg, US Krisehåndtering v/tommy Sillemann, CAS Navision Implementering, Morten Plannthin, ØKO KU s organisation v/john Martinsen, REKSEK KU set fra SKT, herunder ønsker / forventninger til HR v/ institutadministrator Ursula Baumgarten, SKT F&I, ESOF konferencen og Erhvervsportalen v/anna Haldrup og Ditte Thøgersen - Orientering fra ledelsen, tilbagemelding fra vigtige møder - Status for større projekter, bl.a. Trivsels og tilfredshedsmålingen Stillingsstruktur tenure track LUKU forløb i HRO ledelsen LR 80 Højbergrapporten - studiefremdriftsreformen - Vigtigt at mødes og have lejlighed til social kontakt - understøtte fælles HRO identitet Fejringer

4 HR & Organisation Fællesmøder i HR - rammer/struktur - Møderne holdes normalt hver 14. dag normalt fredage kl Lisbeth og den øvrige ledergruppe deltager i videst mulig omfang - Planlægningsgruppe udarbejder program der udsendes senest dagen før mødet; gerne før - Morgenmadsservering går på skift mellem grupperne - Jævnlig evaluering Sted og dato Dias 3

5 HR & Organisation Øvrige HRO møder Alle sektioner holder egne møder - De nærmere rammer for form / indhold / hyppighed drøftes i sektionen Årligt HRO seminar program udarbejdes af planlægningsgruppe Møder i sektionslederkredsen - 1:1 med jævne intervaller - Sektionsledermøder hver 14. dag løbende status - Kvartalsvise projektstatusmøder - Kommende strategiske indsatser hver ½ år Sted og dato Dias 4

6 Samarbejde i HR søjlen FA HR Udvalget SAMF, JUR, TEO SUND SCI HUM HR netværk ØKO IT US KOM sekretariatsarb.

7 TRIVSEL OG BALANCE I FA Seminar, den 23. maj 2014 Antonino Castrone Koncern-økonomi Dias 1

8 Hvad er trivsel? Ordbogen siger: 1.a være i sund og god fysisk vækst; udvikle sig godt 1.b udfolde sig; være i god udvikling Trivsel er udvikling, vækst, udfoldelse X Trivsel er ikke kun svarene på: hvornår skal vi spise? hvornår skal vi sove? hvornår skal vi hjem? Dias 2

9 Hvad er balance? A B C Medarbejder aktivitetsniveau Dias 3

10 Dilemma Det er individuelt -hvad der gør, at man trives -hvordan man skaber sin balance Konklusion En ledelses og organisations opgave er derfor ikke at skabe trivsel og balance men at sørge for vilkår og betingelser, så hver enkelt har mulighed for at trives og være i balance. Dias 4

11 Hvad har Koncern-økonomi gjort for skabe disse betingelser? Trivsel og balance sikres i hverdagen de særlige tiltag kan derfor alene støtte op og skabe fokus: 2008 Retningslinjer for god kommunikation (findes på ØKO KUnet) 2008 Halvdagsseminar med Center for Stress og Trivsel 2009 Formel flekstidsordning for afdelingen Afd.-møder om stress og trivsel bl.a. kollegers oplevelser med stress ½ døgns internat om bedre trivsel i ØKO analyse/seminar/tiltag ½ døgns internat om service, kommunikation, team building 2013 Mindfulness-projekt med ekstern leverandør (finansieret af SCK) 2013 Oprettet Kolleganetværk når hverdagen er svær ½ døgns internat om strategi kommunikation/brugerfokus/internt Dias 5

12 Dias 6 Koncern-økonomi

13 Skriftlig kommunikation Skriv venligt tænk over c.c. tænk over chef i c.c. sæt dig i modtagerens sted kort og klar overskrift kortfattet tekst forsigtig med forkortelser ikke for mange vedhæftninger saml evt. vedhæftninger i ét dokument - er tlf. bedre? Dias 7

14 Hvad har Koncern-økonomi gjort for skabe disse betingelser? Trivsel og balance sikres i hverdagen de særlige tiltag kan derfor alene støtte op og skabe fokus: 2008 Retningslinjer for god kommunikation (findes på ØKO KUnet) 2008 Halvdagsseminar med Center for Stress og Trivsel 2009 Formel flekstidsordning for afdelingen Afd.-møder om stress og trivsel bl.a. kollegers oplevelser med stress ½ døgns internat om bedre trivsel i ØKO analyse/seminar/tiltag ½ døgns internat om service, kommunikation, team building 2013 Mindfulness-projekt med ekstern leverandør, finansieret af SCK 2013 Oprettet Kolleganetværk når hverdagen er svær ½ døgns internat om strategi kommunikation/brugerfokus/internt Dias 8

15 Hvad har Koncern-økonomi gjort for skabe disse betingelser? Trivsel og balance sikres i hverdagen de særlige tiltag kan derfor alene støtte op og skabe fokus: 2008 Retningslinjer for god kommunikation (findes på ØKO KUnet) 2008 Halvdagsseminar med Center for Stress og Trivsel 2009 Formel flekstidsordning for afdelingen Afd.-møder om stress og trivsel bl.a. kollegers oplevelser med stress ½ døgns internat om bedre trivsel i ØKO analyse/seminar/tiltag ½ døgns internat om service, kommunikation, team building 2013 Mindfulness-projekt med ekstern leverandør (finansieret af SCK) 2013 Oprettet Kolleganetværk når hverdagen er svær ½ døgns internat om strategi kommunikation/brugerfokus/internt Dias 9

16 Flekstid for ØKO -Fix-tider -Udsving maksimalt ml. -10 og +37 timer -Gennemgås med leder hver måned Fordele: Fleksibilitet, fokus på opgaver og tid (prioriteringer) Ulemper: Manglende prioritering timer tilføres bare fleks Dvs.: Kræver god styring af alle Dias 10

17 Hvad har Koncern-økonomi gjort for skabe disse betingelser? Trivsel og balance sikres i hverdagen de særlige tiltag kan derfor alene støtte op og skabe fokus: 2008 Retningslinjer for god kommunikation (findes på ØKO KUnet) 2008 Halvdagsseminar med Center for Stress og Trivsel 2009 Formel flekstidsordning for afdelingen Afd-møder om stress og trivsel kollegers oplevelser med stress ½ døgns internat om bedre trivsel i ØKO analyse/seminar/tiltag ½ døgns internat om service, kommunikation, team building 2013 Mindfulness-projekt med ekstern leverandør (finansieret af SCK) 2013 Oprettet Kolleganetværk når hverdagen er svær ½ døgns internat om strategi kommunikation/brugerfokus/internt Dias 11

18 Hvad har Koncern-økonomi gjort for skabe disse betingelser? Trivsel og balance sikres i hverdagen de særlige tiltag kan derfor alene støtte op og skabe fokus: 2008 Retningslinjer for god kommunikation (findes på ØKO KUnet) 2008 Halvdagsseminar med Center for Stress og Trivsel 2009 Formel flekstidsordning for afdelingen Afd.-møder om stress og trivsel kollegers oplevelser med stress ½ døgns internat om bedre trivsel i ØKO analyse/seminar/tiltag ½ døgns internat om service, kommunikation, team building 2013 Mindfulness-projekt med ekstern leverandør (finansieret af SCK) 2013 Oprettet Kolleganetværk når hverdagen er svær ½ døgns internat om strategi kommunikation/brugerfokus/internt Dias 12

19 Seminar om trivsel, 2012 Tiltag Ledelsen siger, hvad den vil gøre og gør, hvad den siger Lokale spilleregler/adfærdskodeks for stresshåndtering (hvordan skal vi som kolleger og stressramte opføre os i tilfælde af stress hvem kan man gå til, hvad gør man osv.) Aftaler om storrumsadfærd (telefon, småmøder mv.) Stillerum/aflastningsrum Sektionslederne som gode forbilleder Teambuilding Point Niveau 138 Ledelsen 128 Gruppen 119 Gruppen 118 Organisationen/afdelingen 104 Ledelsen 81 Gruppen Mulighed for personlig coaching hos ekstern konsulent (eller Prescriba som er et eksisterende tilbud) Hver nyansat får udpeget en erfaren kollega som mentor En månedlig samtale med nærmeste chef faglig og personlig status herunder forventningsafstemning 76 Individuelt 72 Organisationen/afdelingen 65 Ledelsen Sociale aktiviteter (gå i byen, biffen mv.) 63 Gruppen Hjemmearbejdspladser med internet (til flere med relevant behov) 59 Organisationen/afdelingen Styr på tiden-kurser 57 Individuelt Gruppeudviklingssamtaler (MUS for hele gruppen på en gang (GRUS) 56 Gruppen Udarbejdelse af fælles værdigrundlag for ØKO som kan definere retning og god stil 55 Organisationen/afdelingen Årsplaner for trivsel defineret af ledelse og medarbejdere i fællesskab 51 Organisationen/afdelingen Kurser i håndtering af arbejds/fritids-balancen 47 Individuelt Ikke-forstyrres-skilte til storrum 43 Gruppen 360 grader - medarbejdere 43 Gruppen Frokostmøder for f.eks. 10 ansatte og sektionslederne 33 Ledelsen Åbent hus hos Antonino hver xxxdag kl kom og få en snak 23 Ledelsen Trivselstavler i hver sektion hvor hver medarbejder dagligt eller ugentligt kan sætte en grøn, gul eller rød markering for, hvordan dagen eller ugen har været Mindfulness-kurser (åndedrætsmeditation) Gå-tur-med-en-kop-kaffe-møder med Antonino og 10 ansatte 19 Organisationen/afdelingen 14 Individuelt 8 Ledelsen Dias 13

20 seminar om trivsel, 2012 De 6 guldkorn Belønning/anerkendelse (manglende anerkendelse fører til mistrivsel og måske stress) 92 Indflydelse (manglende indflydelse på vores opgaver og arbejdssituation kan være stress-skabende) 80 Mening (manglende mening med opgaveløsningen skaber mistrivsel, som kan være stress-skabende) 61 Krav (både for store og for små krav tilindsats skaber mistrivsel og måske stress) 59 Social støtte (hvis vi er gode til at støtte hinanden vælter vi ikke så let) 52 Forudsigelighed (manglende forudsigelighed i hverdagen skaber usikkerhed og kan derefter skabe stress) påbegyndte indsatser om: -Adfærd i storrum -Principper for håndtering af stress -Synliggørelse og brug af stress-værktøjer på KUnet -Fælles forståelse for god trivsel -Krisenetværk (kolleganetværk) -Ledelses- og sektionsnyhedsbreve -Fælles frokoster med afd.-ledelse (2013) (Hmm: Indsatserne i sig selv ressourcekrævende) Dias 14

24 Kolleganetværk Dias 18

25 Kolleganetværk Dias 19

26 Hvad har Koncern-økonomi gjort for skabe disse betingelser? Trivsel og balance sikres i hverdagen de særlige tiltag kan derfor alene støtte op og skabe fokus: 2008 Retningslinjer for god kommunikation (findes på ØKO KUnet) 2008 Halvdagsseminar med Center for Stress og Trivsel 2009 Formel flekstidsordning for afdelingen Afd.-møder om stress og trivsel kollegers oplevelser med stress ½ døgns internat om bedre trivsel i ØKO analyse/seminar/tiltag ½ døgns internat om service, kommunikation, team building 2013 Mindfulness-projekt med ekstern leverandør (finansieret af SCK) 2013 Oprettet Kolleganetværk når hverdagen er svær ½ døgns internat om strategi kommun./brugerfokus/internt Dias 20