Regneark LibreOffice. Kom mere i dybden et øvelses- og inspirationshæfte. Version: September 2013

Transkript

1 Regneark LibreOffice Kom mere i dybden et øvelses- og inspirationshæfte Version: September 2013

2

3 Indholdsfortegnelse Dette materiale...5 Inspiration...5 Frysning af rækker og kolonner...6 Frys en række...6 Frys en kolonne...7 Frys en række og kolonne...7 Ophæv Frys...7 Opdel vinduet...8 Fjern opdeling...8 Indsætte kolonner og rækker...9 Indsæt kolonne(r)...9 Indsæt række(r)...9 Arbejd med faner...9 Opret nyt ark...10 Navngiv ark...10 Farver og ark...10 Beskyttelse mod pilfingre...11 Lås op igen...12 Ikke Frantz Jäger...12 Vi arbejder med celler...12 Fang din celle...12 Fyld tal på celler...13 Formater dine celler talformat...13 Få regnearket til ikke at tolke dine celle-input...14 Funktioner...15 SUM-funktionen en genvej...15 Se din funktion...15 Funktioner fra cellex til celley...16 Funktionsguiden...17 Funktioner konkrete eksempler på anvendelse...18 DAGE...18 IDAG...18 ROMERTAL...18 Arabertal...18 De 4 regnearter...19 Afrund...19 AFRUND.GULV...19 AFRUND.LOFT...20 ER.LIGE/ER.ULIGE...20 HELTAL...20 ER.LIGE og ER.ULIGE...20 KVROD...21 Side [3] af [48]

4 PI...21 POTENS...21 RUND.NED/RUND.OP...21 SLUMP...21 SLUMPMELLEM...22 TÆL.HVIS...22 MIDDEL...22 Logiske funktioner...23 HVIS - SÅ...23 OG...23 Formater dit regneark...24 Formater data - valuta...24 Formater data dato...25 Formater tekst - linjebrud...25 Formater tekst ombrydning...26 Betinget formatering...27 Detektiven en funktionshjælp...28 Sortering...28 Autofilter...29 Referencer i regnearket...30 Fast reference...30 Reference til andre ark...31 Diagrammer...32 Opret dit diagram...32 Rediger diagram...33 Indsæt etiketter...34 Formater akser...35 Farver, baggrund m.m...35 Tendenslinjer...36 Forskellige akser (sekundære akser)...37 Brug diagrammer i f.eks. tekstbehandling...40 Udskriv, indstil og PDF...41 Tilpas bredde/højde eller antal sider...41 Adskil sider i regnearket...42 Der er hjælp at hente...43 Afrunding...44 Side [4] af [48]

5 Dette materiale Dette materiale sigter mod et bedre kendskab til de muligheder, der ligger i regnearket i LibreOffice-pakken. Der er tale om en række beskrevne øvelser, der på forskellig vis udnytter nogle af mulighederne det kunne være: Formatering af celler decimaler, type input, tusindskilletegn etc. Formelguiden hvordan kan denne anvendes Konkrete funktioner, f.eks. hvis-så... Detektiv, hvad er det? Sortering Tilpasning af udskrifter PDF-eksport Oprettelse og formatering af diagrammer Anvendelse af diagrammer i andre programmer Tendenslinjer Faste referencer $$ Runde op/ned (mafrund) Vise resultat med XX decimaler (afrund) Konverter (f.eks. valuta) Kvadratrod Slump (tilfældigt udfald mellem værdier)... Materialet er tænkt som oplæg til selvstudie eller som del af oplæg + hands on. I materialet er bl.a. anvendt oplæg til folkeskolens afgangsprøver fra ministeriet. Til materialet hører et regneark med øvelsesdata samt et øvelseshæfte! God fornøjelse :) Inspiration Dette materiale er inspireret af LibreOffice Calc Regneark fra Magenta (C) FIF Du kan hente hjælp og vejledning under [Hjælp] i selve regnearket. Side [5] af [48]

6 Frysning af rækker og kolonner Der kan være mange grunde til at ville opdele sit regneark, så dele permanent er synligt. Et eksempel kunne være et regneark, hvor der i toppen sker en sammentælling af data. Når man ruller ned i regnearket, vil sammentælllingen rulle med med mindre man anvender muligheden for at fryse rækker og kolonner. Frys en række I eksemplet ønskes at Grand Total-rækken hele tiden er synlig, uanset hvor langt man ruller ned i regnearket: 1. Klik på rækken lige under det sted, der ønskes frosset (klik på række-hoved 4) 2. Vælg [Vindue] [Frys] Resultatet, når der er rullet lidt ned Side [6] af [48]

7 Frys en kolonne 1. Klik på den kolonne, der er umiddelbart til højre for den kolonne, du vil fryse. 2. Vælg [Vindue] [Frys] Frys en række og kolonne 1. Klik i cellen umiddelbart under den ønskede række og til højre for den ønskede kolonne Resultatet er et regneark, der til stadighed viser det ønskede område! Ophæv Frys Vælg blot [Vindue] [Frys], så er dit regneark tøet op! Side [7] af [48]

8 Opdel vinduet Udover frys -funktionen kan du også opdele vinduet. Det giver ydereligere muligheder for at visualisere og overskueliggøre dit regneark. Du kan simpelthen trykke og trække en delelinje i regnearket! Lodret Vandret Klik og hold som vist på illustrationen du kan nu lave en delelinje Klik og hold som vist på illustrationen du kan nu lave en delelinje Et eksempel bemærk at der nu er flere rullebjælker. Fjern opdeling Klik på [Vindue]- [Opdel] Side [8] af [48]

9 Indsætte kolonner og rækker Du vil i arbejdet med regneark helt sikkert få behov for at indsætte flere rækker og kolonner og det er heldigvis nemt! Indsæt kolonne(r) Marker den kolonnen, der skal skubbes til højre altså hvor du vil have indsat en ny kolonne før. Højreklik på kolonnens hoved (bogstav) og vælg [Indsæt kolonne] Fif: Du kan ved at holde ctrl-tasten ned vælge f.eks. 3 kolonner og på den måde få indsat 3 ekstra kolonner i ét hug! Indsæt række(r) Marker den række, der skal skubbes ned altså hvor du vil have indsat en ny række over. Højreklik på rækkens hoved (tal) og vælg [Indsæt række] Fif: Du kan ved at holde ctrl-tasten ned vælge f.eks. 3 rækker og på den måde få indsat 3 ekstra rækker i ét hug! Arbejd med faner I større regneark eller blot for at skille talmaterialet ad for overskuelighedens skyld vil det være en fordel at arbejde med flere ark, altså flere regneark i regnearket. Side [9] af [48]

10 Opret nyt ark Der er flere måder at indsætte ark og du kan altid flytte rundt på rækkefølgen ved simpelthen at trække og slippe. A Efter sidst ark ses et grønt +. Klik på krydset for at indsætte et nyt ark. B Du kan også højreklikke på et ark og vælge Indsæt ark... Navngiv ark Dobbeltklik på arket og giv det et passende navn. Farver og ark Du kan få en endnu tydeligere opdeling af ark ved at give dem farver. Højreklik og vælg Fanefarve Side [10] af [48]

11 Beskyttelse mod pilfingre Du kan låse celler eller hele ark, så de ikke kan rettes. Du kan f.eks. lave et færdigt regneark, hvor alene de redigerbare celler rent faktisk kan redigeres. 1. Start med at markere de celler, som brugeren må redigere, 2. Højreklik og vælg [Formater celler] 3. Vælg fanebladet Beskyttelse og vælg den ønskede beskyttelse 4. Nu skal du vælge at arket er beskyttet Side [11] af [48]

12 5. Angiv kode for oplåsning Lås op igen 1. Vælg [Funktioner] [Beskyt dokument] og enten [Ark] eller [Dokument] 2. Indtast kode og regnearket er låst op igen Ikke Frantz Jäger Låsning af et dokument er ikke skudsikker f.eks. kan brugeren vælge at gemme i et andet format eller lignende og dermed potentielt omgå låsningen. Men... Vi arbejder med celler Det er i cellerne, den egentlige magi sker her et par fif til det grundlæggende arbejde med celler! Fang din celle Et lille fif, når du skal markere og efterfølgende f.eks. trække og slippe en celle med indhold. 1. Venstreklik på cellen, hold musetasten, flyt ud af cellen og tilbage nu er cellen markeret! Klik og hold på cellen for at flytte etc. Celle kun valgt Celle markeret Side [12] af [48]

13 Fyld tal på celler Du kan meget nemt lave talrækker etc. i regnearket. Skriver du 1 i celle A1 og derefter trækker i det lille trækhåndtag, vil følgende blive resultatet: Skriver du 5 i A1 og 10 i A2, marker begge celler og trækker i trækhåndtaget, vil følgende blive resultatet: Bemærk at du (mens du trækker) i det lille gule felt får en forhåndsvisning af hvor langt du er nået! Formater dine celler talformat Marker den eller de celler, du vil formatere. Højreklik og vælg [Formater celler] Side [13] af [48]

14 Under fanebladet Tal kan en mængde ting indstilles! Prøv f.eks. at indstille dine celler til at blive vist med 2 decimaler! Få regnearket til ikke at tolke dine celle-input Regnearket vil som udgangspunkt tolke på dine input. Er en celle formateret til at vise datoer, vil et input blive tolket. Du kan sikre dine input ved at sætte et lille ' foran (sidder på *-tasten). Eksempel uden ' i en celle med datoformatering Eksempel med ' i en celle med datoformatering I begge tilfælde er tallet sat ind! Side [14] af [48]

15 Funktioner Regnearkets hjerne/hjerte er funktionerne altså at komme fra input til resultat. Funktioner kan indskrives manuelt, f.eks. vil =sum(a1+a2) returnere den samlede værdi af de 2 celler. Bemærk at = altid er startskud til en funktion og at tegnet fortæller, at noget skal behandles. Funktioner kan også anvendes via funktionsguiden, som hjælper dig med at oprette de relevante funktioner. SUM-funktionen en genvej En af de mest anvende funktioner er SUM, der adderer de valgte celler. Denne funktion ligger som standard på menulinjen., Placer cursor i cellen, hvor SUM skal anvendes og klik på knappen. Nu gætter regnearket på de ønskede celler. Accepter med et klik på Enter-tasten. Se din funktion Husk at du altid i menulinjen kan se den funktion, der er tilknyttet den markerede celle: Side [15] af [48]

16 Funktioner fra cellex til celley Når du arbejder med f.eks. SUM, kan du nemt udregne større mængder af tal. Du skal lære at skelne mellem ; og : i dine funktioner. Et eksempel =SUM(A1:A12) returnerer summen af A1, A2, A3, A4, A5, A6, A7, A8, A9, A10, A11, A12 =SUM(A1;A12) returnerer summen af A1 og A12 Du kan naturligvis også skrive anslaget til funktionen og derefter med musen markere det ønskede talmateriale: 1. I eksemplet: Skriv =SUM( 2. Udvælg herefter relevante celler med træk-og-slip 3. Afslut med et klik på [Enter] Du kan altid lige tjekke din funktion i funktionslinjen Side [16] af [48]

17 Funktionsguiden Har du brug for forklarende hjælp til funktionerne eller vil du blot have det fulde overblik er funktionsguiden klar! 1. Marker cellen, hvor din funktion skal være 2. Klik på Du får nu funktionsguiden frem Et eksempel på brugen (her: afrund til X antal decimaler) Forklaring Klik her for at Vælge celle i regnearket eller skriv selv Cellen i feltet til venstre Vælg antal decimaler Resultat af beregning Den færdige funktion/formel Side [17] af [48]

18 Funktioner konkrete eksempler på anvendelse I det følgende anvendes en række udvalgte funktioner i praksis. Funktionerne er her oplistet efter kategorierne i funktionsguiden! DAGE Beregner et antal dage mellem 2 datoer =DAGE(dato_2;dato_1) DAGE(" "; NU()) returnerer antal dage fra i dag og indtil 1. januar Tilsvarende kan med =MÅNEDER udregnes antal måneder i et interval Tilsvarende kan med =ÅR.INTERVAL udregnes antal år i et interval IDAG =IDAG() returnerer dagens dato jvnf. computerens indstillinger ROMERTAL Måske en gimmick, men alligevel anvendelig :) =ROMERTAL(216;1) Resultat Første tal er tallet, der ønskes omsat. Anden værdi er faktoren for simplificering af romertallet værdien kan være 1-4, jo større tal, jo højere værdi indsættes her! Arabertal Omregner fra romertal til arabertal Side [18] af [48]

19 De 4 regnearter Du kan naturligvis regne med de helt almindelige regnearter Addition Subtraktion Division Multiplikation + / * =(A1+B2*B3-C1)/4 Afrund Du kan afrunde et tal til et antal decimaler =AFRUND(B1;4) ;4 betyder i dette tilfælde, at der afrundes til 4 decimaler! Funktionen Med resultatet AFRUND.GULV Funktionen runder dit tal ned til nærmeste ønskede multiplum =AFRUND.GULV(37;10) I eksemplet rundes ned til nærmeste 10'er Side [19] af [48]

20 AFRUND.LOFT Funktionen runder dit tal op til nærmeste ønskede multiplum ER.LIGE/ER.ULIGE Her kan du med en funktion afgøre, om et tal er lige eller ej! =ER.LIGE(tal) Tal kan også være en celle-reference F.eks. vil =ER.LIGE(17) give resultatet FALSK =ER.ULIGE(tal) fungerer på samme måde, dog tjekkes om tallet er ulige HELTAL Runder et tal ned til nærmeste heltal =HELTAL(37,9999) returnerer værdien 37 ER.LIGE og ER.ULIGE Tjek om en værdi er et lige eller ulige tal Side [20] af [48]

21 KVROD Returnerer et tals kvadratrod PI =PI() indsætter værdien af π POTENS =POTENS(grundtal;potens) =POTENS(5;2) returnerer 25 RUND.NED/RUND.OP Bruges til at afrunde til et bestemt antal decimaler SLUMP =SLUMP() Returnerer et tilfældigt tal i intervallet 0-1 Side [21] af [48]

22 SLUMPMELLEM =SLUMPMELLEM(tal1;tal2) returnerer et tilfældigt tal i det afstukne interval FIF Klik på SHIFt-CTRL-F9 for at genberegne så kan du bruge SLUMPfunktionen til statistik! TÆL.HVIS Her kan du f.eks. tælle, hvor mange celler der repræsenterer en værdi over en hvis grænse. Her tælles i celle A11:A19 hvor mange celler der har en værdi over 3 FIF Hvis du vil have tjekket f.eks. større end eller lig med, kan dette også lade sig gøre: MIDDEL =MIDDEL(1;2;3;7) returnerer middelværdien = 3,25 Side [22] af [48]

23 Logiske funktioner Du kan få dit regneark til at vurdere celle-indhold og f.eks. markere, hvis et resultat er større end en hvis grænse. Her er nogle eksempler på logiske funktioner! HVIS - SÅ OG Du kan med =OG lave en større afhængighed i forhold til en sand-falsk-bedømmelse Side [23] af [48]

24 Formater dit regneark Når du arbejder med regneark, betyder det visuelle meget for overblik og dermed for anvendeligheden ikke mindst hvis du printer regnearket ud! Der kan skelnes mellem formatering af data (f.eks. tal, tekst, dato...) og visning af data (farver, skrifttype...). Formater data - valuta Hvis du i regnearket arbejder med valuta, kan du med held få vist data som sådan. 1. Marker dine data og klik på ikonet for valuta eller højreklik i det markerede område og vælg [Formater celler] resultatet kunne f.eks. være Side [24] af [48]

25 Formater data dato Oftest er det enkleste at formatere cellerne til datoformatet inden data tastes ind men det er ikke et must. 1. Marker de ønskede celler 2. Højreklik + [Formater celler...] eller CTRL+1 Vælg så det ønskede datoformat Formater tekst - linjebrud Du kan lave en celle med flere linjer tekst ved at klikke på ALTGR+ENTER i en celle så laves et linjebrud: Side [25] af [48]

26 Formater tekst ombrydning Du vil ofte opleve, at tekst fylder mere end påregnet. I praksis vil teksten løbe videre ind over øvrige celler, f.eks. Bemærk hvordan en lille pil indikerer, at der er mere tekst Marker cellerne og klik CTRL+1 (eller højreklik + [Formater celler...]) 2. Vælg enten [Ombryd tekst automatisk] eller [Formindsk til cellestørrelse] Her vist en automatisk ombrydning FIF Bemærk også de øvrige muligheder for at skråtstille teksten m.m. Side [26] af [48]

27 Betinget formatering Med en lille smule nørderi kan du formatere celler automatisk, så f.eks. store tal automatisk vises med en farvet baggrund. Det kræver et par trin: 1. Du skal lave en typografi til formålet klik på F11 (eller [Formater] [Typografi] 2. Højreklik og vælg [Ny] 3. Giv din typografi et navn og tilpas via fanebladene teksttype, baggrund etc. 4. Marker nu de celler, der skal have en betinget formatering og klik [Formater] [Betinget formatering], klik på [Tilføj] i det nye vindue 5. Sæt din betingelse og vælg den rigtige typografi Et resultat af ovenstående kunne være Side [27] af [48]

28 Detektiven en funktionshjælp Når du arbejder med regnearket, kan det være godt at få overblik over de celler, der beregnes. Det kan detektiven hjælpe med! 1. Klik på cellen med den ønskede funktion 2. Klik SHIFT+F7 (eller [Funktioner] [Detektiv]) Du får nu et visuelt billeder af funktionen og dens celler! FIF Gå via samme vej for at fjerne spor igen! Sortering Du kan med held sortere større datamængder f.eks. navnelister, tal efter størrelse eller Start med at markere alle data, der skal sorteres inkl. kolonneoverskrifter 2. Vælg [Data] [Sorter] Vælg nu sorteringsnøgler f.eks. først efter navn. Ofte er det nok med en sorteringsnøgle, men har man et væld af data kommer de øvrige også snart i spil! Side [28] af [48]

29 Et eksempel på sortering til venstre datasættet råt, til højre sorteret efter fornavn Autofilter Vil du gerne kunne arbejde mere dynamisk med sortering, kan autofilter være en hjælp. 1. Marker alle relevante data inkl. overskrifter 2. Vælg [Data] [Filter] [Autofilter] Nu har du pull-down-menuer i hver kolonne: Disse kan hjælpe med at vise de data, du gerne vil se! Side [29] af [48]

30 Referencer i regnearket Hver gang du laver en funktion, refererer du til celler i regnearket. Fast reference Du kan i flere tilfælde have brug for at lave en fast reference, så der altid henvises til samme celle. Et eksempel: Her har du brug for at der i B4 laves en beregning svarende til funktionen =A4*B1 I B5 er funktionen næsten den samme, nemlig =A5*B1 Hvis du skriver formlen ind i B4 og derefter trækker den ned gennem kolonnen, går noget galt: Regnearket gætter på, at du vil ændre begge celle-referencer, så funktionen i B5 hedder =A5*B2 i stedet for =A5*B1 Du har brug for en fast reference :) 1. Indtast funktionen i B4 som =$B$1*A1 2. Du kan nu trække formlen ned over kolonnen og det virker! $-tegnet giver en fast reference Side [30] af [48]

31 Reference til andre ark Du kan referere til en celle på et andet ark ved at skrive = arknavn.celle Et eksempel kunne være et større regneark, hvor alle resultater samles på et ark for sig. Her vil det være nødvendigt at pege på celler i andre ark. Du kan enten skrive referencen eller du kan klikke dig frem til den! 1. Stil dig i den celle, der skal referere til en celle på et andet ark 2. Skriv = 3. Med musen klikkes på det ønskede ark og på den ønskede celle 4. Klik på [Enter] 5. Regnearket hopper selv tilbage til arkert med din funktion og du kan arbejde videre Side [31] af [48]

32 Diagrammer Et stærkt værktøj er muligheden for at oprette diagrammer, der visualiserer dine data. Opret dit diagram 1. Marker de data, du ønsker at inddrage tag gerne overskrifterne med FIF Med CTRL-tasten og musen kan du plukke data, såfremt du f.eks. kun vil have nogle af data i arket visualiseret 2. Klik på ikonet for diagram - så startes guiden Bemærk at dit diagram visualiseres øjeblikkeligt! Side [32] af [48]

33 Der er 4 trin i oprettelsen men du kan til enhver tid klikke [Udfør] og dermed få diagrammet, som det ser ud lige nu! Rediger diagram Du kan ændre diagrammet f.eks. sætte etiketter (dataværdier på) på. 1. Dobbeltklik på dit diagram 2. Du får nu en menulinje, du kan vælge at bruge Du kan nemt manøvrere mellem de forskellige elementer i diagrammet Side [33] af [48]

34 Indsæt etiketter Visuelt kan det være fint ikke at have eksakte tal i diagrammet udover akseinddelinger. Det kan dog også være en fordel at hvert element er markeret med sin præcise værdi. 1. Højreklik på diagrammet vælg [Indsæt dataetiketter] Side [34] af [48]

35 Formater akser Du kan også højreklikke på akserne og formatere disse Farver, baggrund m.m. Du kan på helt samme måde som vist tidligere dvs. ved at højreklikke på elementer i diagrammet ændre farver, skrifttyper etc. Et eksempel (mere eksperimenterende end kønt!) Side [35] af [48]

36 Tendenslinjer Regnearket kan hjælpe dig med at tegne tendenslinjer i diagrammet dog kun i 2D! Her er et datasæt vist helt enkelt: Du kan nemt indsætte en tendenslinje! 1. Marker diagrammet Side [36] af [48]

37 Forskellige akser (sekundære akser) Her er muligheden for at sammenligne data i datasættet visuelt. Et eksempel kunne være følgende datasæt illustreret med diagramtypen Søjle og kurve og med følgende indstilling: Resultatet er en forholdsvis ubrugelig grafisk fremstilling Marker nu diagrammet og vælg [Indsæt/slet akser] Side [37] af [48]

38 Det er nu muligt at indsætte en ekstra Y-akse Nu skal den ekstra Y-akse formateres det kan gøres på flere måder, bl.a. via drop-downmenuen Indstil f.eks. som vist her: Tilbage er at knytte de rigtige data til den sekundære Y-akse! Side [38] af [48]

39 Vælg nu at dataserien Antal PC visualiseres via den sekundære Y-akse I eksemplet er også formateret lidt i fanebladet Streg... Side [39] af [48]

40 Brug diagrammer i f.eks. tekstbehandling Når data er behandlet og illustreret, kan det være smart at bruge diagrammet i en rapport eller lignende. 1. Klik på diagrammet 2. Højreklik og [Kopier] 3. Åbn tekstbehandling og CTRL+V (eller [Rediger]-[Indsæt]) 4. Her er et eksempel i tekstbehandling bemærk at det er muligt at redigere diagrammet direkte i tekstbehandlingen! Side [40] af [48]

41 Udskriv, indstil og PDF Mange oplever, at det at udskrive et regneark volder problemer tallene bliver spredt over flere sider etc. For at styre udskriften (og PDF-eksporten), er der flere muligheder. Tilpas bredde/højde eller antal sider 1. [Filer] [Vis udskrift] 2. Vælg [Formater side] 3. Vælg fanebladet [Ark] og tilpas nu siden Side [41] af [48]

42 F.eks. Du får nu et overblik over udskriften og kan her direkte eksportere til PDF eller printe! Du kan altid eksportere dit regneark til PDF og det vil ofte være et godt format, når andre skal se dine tal etc. Adskil sider i regnearket Du kan også fysisk opdele dit ark, så du har overblik over, hvad der bliver printet på de forskellige sider. I praksis indsætter du et sideskift med udgangspunkt i enten rækker eller kolonner: Side [42] af [48]

43 På den måde kan du opdele dit regneark følgende er et eksempel, hvor der er indsat både række- og kolonneskift! De blå linjer marker de indsatte skift. Når du udskriver/pdf'er, vil sideopdelingen slå igennem. Funktionen kan ikke anvendes sammen med sideskalering m.m. som vist ovenfor. Der er hjælp at hente Det kan være en stor hjælp at bruge funktionsguiden, der fortæller en del om anvendelsen af de forskellige funktioner og finesser. Men, måske vil man gerne læse lidt mere om funktionerne, og der er heldigvis også hjælp at hente på dette område, udover den i LibreOffice indbyggede af slagsen! På nettet findes en stor hjælpesektion udi LibreOffice og altså ikke kun til regnearksdelen. Her er mangt og meget beskrevet, nogle gange med eksempler! Side [43] af [48]

44 Et eksempel på et opslag Afrunding Med dette materiale og tilhørende øvelser + regneark er du kommet vidt omkring i regnearkets verden. God fornøjelse med regnearket i det daglige! Side [44] af [48]

45 NOTER

46 NOTER

47 NOTER

48