A. Investeringsforvaltning, finansiel administrativ forvaltning, arealforvaltning: 3,0 mio. kr. B. Driftsforvaltning: 4,75 mio. kr.

Transkript

1 Vedrørende: Økonomi - udfoldet Sagsnavn: Ejendomsservice Sagsnummer: A Skrevet af: Martin Toft/Rikke Hylleberg Clausen rikke.hylleberg.clausen@randers.dk Forvaltning: Sekretariat Dato: Sendes til: Byrådet Hvor kommer besparelsen på 11 mio. kr. i den tilpassede model (model C) fra? Det økonomiske potentiale i den tilpassede model ved en ejendomscentermodel ligger på samlet set 11 mio. kr. De 11 mio. kr. fordeler sig på nedenstående områder og delområder, som er behandlet i detaljen efterfølgende: A. Investeringsforvaltning, finansiel administrativ forvaltning, arealforvaltning: 3,0 mio. kr. B. Driftsforvaltning: 4,75 mio. kr. Vedligehold af arealer 1,5 mio. kr. Bygninger udvendig 1,25 mio. kr. Tekniske installationer og energi 2,0 mio. kr. Bygninger indvendig (besparelse på institutionernes egne budgetter) 0,75 mio. kr. C. Serviceforvaltning: 3,25 mio. kr. Vagt og sikring 1,0 mio. kr. Rengøring 2,25 mio. kr. Samspillet og vidensdelingen mellem teknisk servicepersonale og administrativt personale en meget vigtig brik for, at lykkedes med opgaven. I stort set alle de nedenstående indsatser er råderet over den decentrale bygningsøkonomi og/eller det tekniske servicepersonale derfor en forudsætning for at høste potentialet. A. Investeringsforvaltning, finansiel administrativ forvaltning, arealforvaltning: 3,0 mio. kr. Indsatserne under investeringsforvaltning, finansiel administrativ forvaltning og arealforvaltning er tæt forbundne og er derfor beskrevet samlet, ligesom det vurderede økonomiske potentiale dækker området samlet set. Indsatserne går ud på at reducere antallet af kommunale kvadratmeter og eksterne lejemål, at forvalte bygningsporteføljen mere strategisk, samt at sikre bedre lejeaftaler på 1

2 eksterne lejemål og det kræver et målrettet arbejde hermed fra personer, der tænker på tværs af siloerne og som har et tæt samarbejde med de udførende, som kender til overskydende/manglende m2. Ved at arbejde målrettet med at etablere et overblik over den samlede bygningsmasse (kommunale bygninger og eksterne lejemål) og brugen af dem, vil det være muligt at reducere antallet af kvadratmeter i de kommunale bygninger og i de eksterne lejemål. Hvis der også etableres et samlet overblik over bygningernes totale driftsøkonomi (indvendigt og udvendigt vedligehold, vedligehold af udenomsarealer samt energiforbrug) og vedligeholdelsesniveau, vil det endvidere blive muligt at foretage en præcis vurdering af, hvilke bygninger, det kan betale sig at beholde og vedligeholde/ forbedre, og hvilke, det vil være bedre at skille sig af med. For at opnå dette overblik over bygningens samlede økonomi er det nødvendigt at have råderetten over økonomien og det udførende personale, der knytter sig til bygningen, så man ved, hvor mange kroner og timer, der lægges i bygningsvedligeholdelsen på de forskellige bygninger. Ellers kan der i sammenlignelige bygninger være lagt vidt forskellige økonomiske og personalemæssige ressourcer, og bygningens driftsomkostninger bliver uklare. Gennem et systematisk arbejde med kontrakterne for eksterne lejemål og med at sikre ensartede kontraktforhold kan der sikres bedre lejeaftaler end vi har i dag. Inden kontrakterne indgås, skal markedsprisen for tilsvarende bygninger tjekkes, bygningernes stand skal tjekkes, og så skal vi desuden sikre os, at vi ikke forpligter os på mere vedligeholdelse end nødvendigt. For at sikre de bedst mulige lejeaftaler vil det være nødvendigt, at både de juridiske, bygningsfaglige og forretningsmæssige aspekter af lejeaftalen vurderes. Besparelserne ved at arbejde systematisk med en bedre udnyttelse af bygningsmassen og optimere lejeaftalerne høstes på nedenstående områder: Reduceret husleje til eksterne lejemål (færre lejemål og bedre lejeaftaler) Indtægter ved salg af overflødige bygninger Færre udgifter til energi og vedligeholdelse (færre kvadratmeter at vedligeholde, at det er de mest rentable bygninger, vi beholder) Færre udgifter til vedligeholdelse af eksterne lejemål (Vi forpligter os ikke til at vedligeholde mere end nødvendigt) Eksempler fra Randers Kommune: Der er set eksempler på, at der lejes bygninger i én forvaltning, mens der i andre forvaltninger er bygninger, der står helt eller delvist tomme i geografiske områder, der kunne opfylde behovet hos den forvaltning, der mangler bygninger. 2

3 Der er eksempler på, at der indgås eksterne lejeaftaler på bygningsmæssigt dårlige, energitunge midlertidige pavilloner til flere hundrede tusinde kroner årligt, som lejes i en længere årrække til en samlet pris, der overstiger, hvad det ville koste at købe eller bygge nyt. Der er også set eksempler på, at manglende viden om vigtigheden af dokumentationen for en bygnings tilstand i forbindelse med indgåelse af lejemål forårsager uforholdsmæssigt høje renoveringsomkostninger på de lejede bygninger, når lejemålet udløber. Der er set eksempler på lejekontrakter vedrørende eksterne lejemål, hvor kommunen forpligter sig til at vedligeholde bygningen udvendigt, til at aflevere bygningen i langt bedre stand end den er modtaget, eller hvor huslejen langt overstiger markedsprisen. Eksempler fra Kolding Kommuner: I Kolding Kommune arbejder man også målrettet med en bedre arealudnyttelse. Her har man et mål om over en årrække at opnå en årlig besparelse på 4,5 mio. kr. B. Driftsforvaltning: 4,75 mio. kr. På driftsforvaltning er det vurderet, at der er en mulig økonomisk besparelse på samlet set 4,75 mio. kr. Indsatserne vedrørende driftsforvaltning omfatter vedligehold af arealer, udvendigt bygningsvedligehold, tekniske installationer og energi samt indvendigt bygningsvedligehold. Vedligehold af arealer 1,5 mio. kr. Besparelserne vedrørende vedligehold af arealer findes i en samlet styring af opgaveløsning og udbud, samt i en bedre udnyttelse af materiel. Ved at samle styringen af opgaveløsningen vedrørende vedligehold af udenomsarealer vil det være muligt at udnytte medarbejderressourcerne bedre på tværs af organisationen. Desuden kan man arbejde bevidst med at standardisere opgaverne og tydeligt definere på hvilke arealer, græsset fx skal klippes ofte og på hvilke det skal klippes mindre ofte. Ved at samle styringen af eventuelle udbud vedrørende vedligehold af udenomsarealer, vil det være muligt at udbyde opgaverne samlet og dermed opnå lavere priser på vedligehold, hvilket kræver målrettet arbejde af administrative medarbejdere i en ejendomsadministration, der tænker på tværs af organisationen og som samarbejder med de udførende medarbejdere, der har lokalkendskab. Udbuddene kan således målrettes og tilpasses lokale forhold. Ved at samle opgaven omkring vedligehold af udenomsarealer på tværs af forvaltninger, bliver det muligt at etablere et samlet overblik over både behovet for materiel til løsning af opgaven og mængden af eksisterende materiel i organisationen. Det bliver derfor muligt at opnå en bedre 3

4 udnyttelse af materiellet, så der ikke er behov for så meget materiel. Samtidigt vil der kunne arbejdes med at sikre den lavest mulige anskaffelsespris på materiellet ved fx at indkøbe større partier og ved at sikre de bedst mulige lån ved anskaffelse af større maskiner. Det vil endvidere være muligt at indkøbe større og bedre maskinel, som kan bruges til løsningen af større opgaver. Besparelserne vedrørende vedligehold af arealer opnås på nedenstående områder: Opbygning af specialviden og materiel til opgaveløsningen Løsning af flere opgaver af den samme mængde medarbejdere, hvilket betyder færre udgifter til eksterne håndværkere og færre udgifter til skader som følge af mangelfuldt vedligehold Lavere priser på udenomsvedligehold i udbud Behov for en mindre mængde materiel og dermed færre samlede udgifter til materiel Bedre indkøbspriser på materiel Mindre tidsforbrug på opgaver, der kan løses med større og bedre maskiner Bygninger udvendig 1,25 mio. kr. Besparelserne vedrørende den udvendige bygningsvedligeholdelse findes gennem brug af egne faguddannede servicemedarbejdere til mindre opgaver. Ved at sikre, at alle bygninger serviceres i henhold til en fastlagt drifts- og vedligeholdelsesplan, kan vi begrænse mængden af dyre følgeskader blandt andet på bygninger, der i dag ikke har tilknyttet tekniske servicemedarbejdere. Endvidere vil man i mindre omfang kunne bruge egne eksisterende faguddannede medarbejderes overskydende tid til mindre opgaver, der i dag udføres af eksterne håndværkere og derved kan vi reducere udgifterne til disse. Besparelserne vedrørende udvendig bygningsvedligehold opnås på nedenstående områder: Bedre udnyttelse af teknisk servicepersonale ved at alle områder får gavn af denne specialviden Bedre ressourceudnyttelse ved at de tekniske servicemedarbejdere kan trække på hinanden i forbindelse med spidsbelastningsperioder henholdsvis overskydende tid Færre udgifter til håndværkere til mindre opgaver Færre udgifter til følgeskader som følge af mangelfuldt vedligehold Eksempel fra Randers: Der er eksempler på, at manglende, løbende vedligehold som fx rensning af tagrender har medført bygningsskader i form af fugtskader og medfølgende skimmelsvamp, der efterfølgende har kostet flere hundrede tusinde kroner at rette op på. 4

5 Tekniske installationer og energi 2,0 mio. kr. Besparelserne vedrørende tekniske installationer og energi findes gennem en bedre styring af installationer og energi, samt ved indgåelse af bedre servicekontrakter. Ved at installere Central Tilstandskontrol og -Styring (CTS) (varme-, ventilations- og energistyring) i alle bygninger og sikre, at de fungerer optimalt med mindst muligt energiforbrug, og ved at lave retningslinjer for energistyring og energioptimering på tværs af organisationen, kan vi reducere energiforbruget betydeligt. Ved at sammentænke og samle udbud af diverse bygningsrelaterede installationer (Adgangskontrol, Automatisk Brand Alarmeringsanlæg (ABA), Automatisk Indbruds Alarmanlæg (AIA), Central Tilstandskontrol og -Styring (CTS), samtaleanlæg, overvågningskameraer) og sikre, at systemerne kan integreres, kan vi reducere antallet af forskellige systemer og sikre bedre udbud. Desuden vil en harmonisering af diverse systemer på tværs af kommunens bygninger lette brugen, vedligeholdelsen og serviceringen af systemerne. Hvis vi får uddannet egne medarbejdere til at styre og vedligeholde de tekniske installationer, kan vi spare udgifter til eksterne installatører. Desuden kan vi eksempelvis reducere forbruget af vand, når vi sikrer, at fx vandhaner og toiletter ikke løber. Ved at lade bygningsfagligt personale være med til at vurdere og indgå kontrakterne på indkøb af og servicering af tekniske installationer Central Tilstandskontrol og -Styring (CTS), alarmer, elevatorer mm) kan vi sikre os nogle bedre og mere omfattende aftaler, så vi undgår de dyre efterregninger. Besparelserne vedrørende tekniske installationer og energi opnås på nedenstående områder: Færre udgifter til forbrug (el, vand og varme)( Vi indfører Central Tilstandskontrol og -Styring (CTS) i alle bygninger til styring af energiforbruget, vi har til alle bygninger tilknyttet tekniske servicemedarbejdere, der sikrer, at toiletter, vandhaner mv. ikke løber) Færre udgifter til servicering og fejlfinding af installationer og tekniske anlæg (vi samler udbud på servicering, vi har egne medarbejdere, der er uddannet til opgaven) Færre udgifter til tekniske installationer (vi køber anlæg, der indeholder alle funktioner, vi foretager samlede udbud) Eksempler fra Danmarks Tekniske Universitet: En vandhane som drypper, kan koste mellem kr. og kr. om året. Et toilet, der løber, kan koste mellem kr. og kr. om året. Ved at sænke temperaturen 1 grad celsius, kan man spare 7 % af energiforbruget. Ved at stoppe cirkulationspumpen om sommeren kan man spare 15 % af energiforbruget. Eksempel fra Randers Kommune: 5

6 Der er i forbindelse med udbud og indkøb af alarmer set eksempler på store, dyre efterregninger på serviceringen af systemet, fordi man ikke i udbuddet har sikret, at alle forhold har været medregnet. Bygninger indvendig (besparelse på institutionernes egne budgetter 1 ) 0,75 mio. kr. Besparelsespotentialerne vedrørende det indvendige bygningsvedligehold findes på brug af egne faguddannede servicemedarbejdere til mindre opgaver samt ved styret indkøb (samlede udbud). Ved at tilknytte tekniske servicemedarbejdere til alle bygninger kan vi løse mindre håndværksmæssige opgaver internt i eget hus. Desuden vil det kunne reducere antallet og størrelsen af følgeskader som følge af mangelfuldt vedligehold på bygningerne. Ved at lave fælles servicestandarder for sammenlignelige områder vil det være muligt at sikre, at det er den vigtigste og mest relevante vedligeholdelse, der udføres. Hvis vi samler indkøb af udbud af mindre håndværksmæssige opgaver på tværs af organisationen i stedet for blot at ringe til den sædvanlige håndværker, vil vi kunne nedbringe prisen på håndværksydelserne. Hvis vi sikrer, at bygningsfaglige vurderinger tages i betragtning i forbindelse med indkøbsaftaler på bygningsområdet, vil vi kunne forebygge dyre følgeskader som følge af forkert indkøbte materialer. Samtidig vil vi opnå en økonomisk gevinst ved at sikre faglig sparring med eksterne håndværkere om opgaveløsningen. Besparelserne vedrørende indvendigt vedligehold opnås på nedenstående områder: Færre udgifter til følgeskader som følge af mangelfuldt vedligehold eller brug af forkerte materialer Lavere udgifter til håndværksopgaver, der købes eksternt (bedre udbud) Færre udgifter til løsning af mindre håndværksopgaver på bygningerne Eksempel fra Randers Kommune: Der er eksempler på indkøbsaftaler på gulvvaskprodukter, der ødelægger de gulve, de bruges på, med udskiftning af gulve til mange tusinde kr. til følge. Besparelsen på bygninger indvendigt er ikke medregnet i potentialet, da besparelsen tilfalder de decentrale enheder. 1 Ejendomsadministrationen overtager opgaven uden at få noget nævneværdigt budget med. Kun de 9,60 kr. pr. kvadratmeter, der er afsat til akut vedligehold. Det betyder, at de decentrale enheder oplever en besparelse: De slipper for udgifter til en opgave, de tidligere har haft, men ikke længere har. Når Ejendomsadministrationen løser opgaven billigere, slipper Ejendomsadministrationen billigere fra at overtage opgaven end ellers, men i og med at der ikke overføres noget budget, kan man ikke høste en decideret besparelse fra Ejendomsadministrationens budget. 6

7 C. Serviceforvaltning 3,25 mio. kr. På serviceforvaltning er der en samlet besparelse på 3,25 mio. kr. Besparelsespotentialerne vedrørende serviceforvaltning findes på vagt og sikring, samt på rengøring. Vagt og sikring 1 mio. kr. Besparelserne vedrørende vagt og sikring findes gennem en samlet intern styring af vagt og sikring, samt ved at sikre bygningerne bedre. Ved at oprette en samlet vægterordning med medarbejdere, der systematisk runderer bygningerne og kan kaldes ud akut ved skader og indbrud, og som håndværksmæssigt er klædt på til at afdække bygningerne mest hensigtsmæssigt, kan man udnytte medarbejderressourcerne bedre og nedbringe udgifterne til vagt og vagtudkald. Gennem et målrettet arbejde ude i de decentrale enheder med at sikre bygningerne mod bygningsskader og indbrud samt dokumentere denne sikring, kan man opnå en bedre forsikringsordning med en lavere præmie. Desuden kan man reducere antallet af og størrelsen på skaderne og indbruddene. Besparelserne vedrørende vagt og sikring opnås på nedenstående områder: Lavere forsikringspræmie Færre udgifter til udbedring af bygningsskader og selvforsikring ved indbrud Lavere udgifter til indkøb og servicering af Automatisk Brand Alarmeringsanlæg (ABA), Automatisk Indbruds Alarmanlæg (AIA), låse og andet sikkerhedsudstyr Færre udgifter til vagt- og vægterordninger (egne medarbejdere fremfor vagtselskaber) Færre udgifter til følgeskader i forbindelse med ikke-håndværksmæssig afdækning ved skader Eksempel fra Randers Kommune: Der er set eksempler på, at man ikke på institutionsniveau har fulgt forsikringskontorets opfordringer om at installere vigtigt sikringsudstyr i lokaler, som på grund af det dyre inventar burde være ekstra sikret. Dette har medført udgifter på flere hundrede tusinde kroner til forsikringsskader, fordi det dyre inventar er blevet stjålet i forbindelse med indbrud. Eksempler fra Aalborg og Silkeborg Kommuner: I Aalborg Kommune, hvor man dels har arbejdet målrettet med at sikre bygningerne mod skader og indbrud, dels har oprettet et internt vægterkorps, der systematisk runderer kommunens bygninger, har man opnået en besparelse på 7,5 mio. kr. på forsikringspræmien. Desuden har man nedbragt prisen på tyverialarmer fra et abonnement på kr. årligt til en engangsinvestering på kr. og et abonnement på kr. årligt. Og prisen pr. udkald er nedbragt fra 1800 kr. pr. udkald til 600 7

8 kr. pr. udkald. Randers Kommunes bygningsforsikring er anderledes opbygget, og selve forsikringspræmien udgør kun 3,2 mio. kr., så en besparelse i den ovennævnte størrelsesorden på selve forsikringspræmien er naturligvis ikke mulig her. I Silkeborg Kommune har man opnået en besparelse på kr. årligt gennem hjemtagelse af vægteropgaven. Rengøring 2,25 mio. kr. Besparelsespotentialerne på rengøringsområdet ligger i en samlet intern styring af opgaveløsningen samt i en samlet styring af nuværende og fremtidige udbud. Ved at samle den interne styring af rengøringen, vil det være muligt at udnytte medarbejderressourcerne bedre på tværs af organisationen. I nogle bygninger er der størst behov for rengøring om sommeren i andre om vinteren. Hvis medarbejderne samles i én organisation kan ressourcerne udnyttes bedre. Desuden kan man arbejde bevidst med at standardisere opgaverne, så det er de vigtigste og mest relevante opgaver, der løses først. Ved en samlet styring og genudbud af allerede udbudte rengøringsopgaver, vil det være muligt at udbyde opgaverne samlet og dermed opnå lavere priser på rengøring. Besparelserne vedrørende rengøring opnås på nedenstående områder: Lavere udgifter til vikarer Løsning af flere nødvendige rengøringsopgaver af den samme mængde medarbejdere Lavere priser på rengøring i udbud 8