Udbudsbetingelser for offentligt EU-udbud af kontrakt om udførelse af tilsyn med virksomheder der syner pesticidsprøjter

Transkript

1 Udbudsbetingelser for offentligt EU-udbud af kontrakt om udførelse af tilsyn med virksomheder der syner pesticidsprøjter Udbudsbekendtgørelse nr. 2016/S Side 1/23

2 Indholdsfortegnelse 1. ORDREGIVER DE RETLIGE RAMMER UDARBEJDELSE AF TILBUD Udbudsmaterialet Vejledning til udarbejdelse af tilbud Indledning Tilbuddets indhold og disposition Alternative tilbud Personlige forhold Krav til økonomisk og teknisk kapacitet Forbehold og mindstekrav Disposition og udfyldelse af udbudsmaterialet Fortrolighed Forhandlingsforbud Formkrav til tilbuddet Frist for afgivelse af tilbuddet Adresse, antal eksemplarer mv Sprog Vedståelsesfrist Skriftlige spørgsmål ORDREGIVERS VURDERING AF TILBUD Åbning af tilbud Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål Tilbudsgivernes personlige forhold Tilbudsgivernes økonomiske og tekniske kapacitet Vurdering af forbehold Kriterier for vurdering af tilbud Evalueringsmodel Verificering af oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument TILDELING AF KONTRAKT TJEKLISTE OVERSIGT OVER TIDSFRISTER I UDBUDDET Side 2/23

3 1. ORDREGIVER Miljøstyrelsen Strandgade København K Danmark CVR. Nr Hjemmeside: Link til udbudsmaterialet: Kontaktperson: Specialkonsulent Anita Fjelsted adresse: anfje@mst.dk 2. DE RETLIGE RAMMER Dette udbud afholdes som et offentligt udbud efter reglerne i udbudsloven, jf. lov nr af 15/12/2015. Udbuddet består af en tilbudsfase: Tilbudsfasen omfatter følgende stadier og milepæle: 1) Udarbejdelse af tilbud - tilbudsgiver påbegynder udarbejdelsen af sit tilbud på baggrund af udbudsmaterialet og dette afsluttes med afgivelse af tilbud inden tilbudsfristens udløb, jf. punkt Tilbudsgiver har i denne periode mulighed for at deltage i et orienteringsmøde, jf. punkt 3.4, og mulighed for at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt ) Tilbudsgivers personlige forhold - efter åbning af tilbuddene vurderer ordregiver som det første, hvorvidt tilbudsgiver har fremsendt det fælles europæiske udbudsdokument, samt hvorvidt dokumentet indeholder forhold, der kan føre til, at tilbudsgiver udelukkes fra at deltage i udbuddet. 3) Tilbudsgivers økonomiske og tekniske kapacitet - ordregiver vurderer herefter, hvorvidt tilbudsgiver skal dokumentere, at tilbudsgiver opfylder de i punkt stillede krav til økonomisk og teknisk kapacitet. 4) Vurdering af tilbuddene - ordregiver påbegynder derefter vurderingen af tilbuddene i overensstemmelse med de i punkt 4.6 angivne tildelingskriterier. Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakt, skal ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument. 5) Tildeling af kontrakten - ordregiver træffer beslutning om tildeling af kontrakten, som ledsages af en underretning af samtlige tilbudsgivere om beslutningen. Kontrakten anses for indgået, når kontrakten er underskrevet. Kontrakten underskrives først efter udløbet af en standstill-periode. Efter kontraktens underskrift sen- Side 3/23

4 der ordregiver en bekendtgørelse om tildeling af ordre til offentliggørelse på TED, hvorved udbuddet afsluttes. Nedenfor gennemgås hvert af de nævnte stadier og milepæle i tilbudsfasen. 3. UDARBEJDELSE AF TILBUD 3.1 Udbudsmaterialet Til brug for tilbudsgivers udarbejdelse af tilbud har ordregiver udarbejdet udbudsmateriale. Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Udbudsbekendtgørelse 2016/S Nærværende udbudsbetingelser, som navnlig indeholder retningslinjer for udarbejdelse af tilbuddene, krav til tilbudsgivernes kapacitet, kriterier for vurdering af tilbuddene og information angående tildeling af kontrakten. Bilag til nærværende udbudsbetingelser: o Bilag 1: Skabelon til tilbudsbrev o Bilag 2: Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) o Bilag 3: Støtteerklæring Udkast til kontrakt, som indeholder de juridiske bestemmelser, der regulerer forholdet mellem kontraktparterne i kontraktens løbetid. Udkast til kontraktens bilag 1- Kravspecifikation, som indeholder detaljerede krav til de ydelser, der anskaffes, og som bliver en del af kontrakten efter udbuddets afslutning. Der er i Kravspecifikationen gjort plads til, at tilbudsgiver skal indarbejde sin besvarelse/sit tilbud i henhold til ordregivers krav direkte i dette dokument. Ved tilbudsgiverens besvarelse af bilag 1, Kravspecifikation, vil tilbudsgivers vedhæftede CV er, tidsplan o.l. indgå som underbilag til Kravspecifikationen. 3.2 Vejledning til udarbejdelse af tilbud Indledning Inden tilbudsgiver påbegynder udarbejdelsen af sit tilbud, anbefales det, at tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver bør være opmærksom på, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet er komplet og overholder de i udbudsbetingelserne fastsatte retningslinjer. I det følgende forklares, hvorledes tilbudsgiver bør udforme sit tilbud (punkt 3.2.2), samt hvilke formkrav, der gælder for tilbuddet (punkt 3.3). Side 4/23

5 3.2.2 Tilbuddets indhold og disposition Alternative tilbud Tilbudsgiver har som angivet i udbudsbekendtgørelsen ikke adgang til at afgive alternativt tilbud. Tilbudsgiver kan alene afgive ét tilbud Personlige forhold (jf. udbudsbekendtgørelsens afsnit III.1.1.) Tilbudsgiver skal udfylde det fælleseuropæiske dokument (ESPD), Del II-IV samt Del VI og vedlægge det i tilbuddet som et foreløbigt bevis for at tilbudsgiveren ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde, jf. 148, stk. 1, nr.1-3 angående udelukkelse og de i udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2 og III.1.3 fastsatte minimumskrav til egnethed og udvælgelse. Følgende felter i ESPD skal udfyldes: Del II. Oplysninger om den økonomiske aktør: A. Identifikation (Generelle oplysninger, Deltagelsesform) B. Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter C. Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet D. Oplysning om underleverandør, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på. Del III. Udelukkelsesgrunde: A. Grunde vedr. straffedomme B. Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger C. Grunde, der vedr. insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet. Del IV. Udvælgelseskriterier: B. Økonomisk og finansiel formåen C. Teknisk og finansiel formåen. Del VI. Afsluttende bemærkninger. Ordregivere skal udelukke en tilbudsgiver fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis tilbudsgiveren er omfattet af de i udbudslovens 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde. Tilbudsgiveren skal anføre oplysningerne herom i det fælleseuropæiske udbudsdokument. Der gøres særligt opmærksom på, at visse af disse frivillige udelukkelsesgrunde i udbudsdirektivet er gjort obligatoriske i udbudsloven 136 (Udelukkelse pga. interessekonflikt, udelukkelse pga. konkurrencefordrejning som følge af forudgående inddragelse og udelukkelse pga. afgivelse af groft urigtige oplysninger, tilbageholdelse af oplysninger eller ikke at være i stand til at fremlægge den endelige dokumentation). Side 5/23

6 Ordregiver vil herudover udelukke tilbudsgivere fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis der er tale om følgende forhold, der er angivet i udbudslovens 137 stk.1, nr. 2, at tilbudsgiveren ikke er erklæret konkurs eller er under insolvens eller likvidationsbehandling. En økonomisk aktør, der deltager alene og ikke baserer sig på andre enheders kapacitet for at opfylde dokumentation for udelukkelse samt udvælgelseskriterierne, skal kun udfylde ét ESDP. En økonomiskaktør, der deltager alene, men baserer sig på en eller flere andre enheders kapacitet, skal sikre, at ordregivermodtager vedkommendes eget ESDP sammen med et separat ESDP med de relevante oplysninger for hver af de enheder, som denne baserer sig på. Når grupper af økonomiske aktører, herunder midlertidige sammenslutninger, deltager i udbudsproceduren sammen, skal der for hver af de deltagende økonomiske aktører udfyldes et særskilt ESDP med de oplysninger, der kræves i Del II-IV samt Del VI. Der henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens Vejledning til det fælles europæiske udbudsdokument om korrekt udfyldelse af formularen. Følgende dokumentation for personlige forhold skal fremlægges, når ordregiver anmoder herom: Som bevis for, at tilbudsgiver/den økonomiske aktør ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens 135 stk. 1 eller 3 samt 137 stk.1, nr.2 kan der forud for tildeling af kontrakten fremlægges 1) et uddrag fra det relevante register eller tilsvarende dokumentudstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed, der viser at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i 135, stk. 1. 2) Et certifikat udstedt af den kompetente myndighed i det pågældende land som bevis for, at tilbudsgiveren ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i de i 135 stk. 3 og 137 stk. 1,nr. 2 nævnte tilfælde. For så vidt angår danske tilbudsgivere, kan beviset bestå i en serviceattest, der udstedes af Erhvervsministeriet. Udsteder det pågældende land ikke de nævnte certifikater eller dokumenter, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der anvendes en erklæring på tro og love iht. udbudslovens 153 skt Krav til økonomisk og teknisk kapacitet Tilbudsgiver skal udfylde det fælles europæiske udbudsdokument. A. Økonomisk kapacitet (jf. udbudsbekendtgørelsens afsnit III.1.2) Følgende dokumentation for økonomisk kapacitet skal fremlægges, når ordregiver anmoder herom: Tilbudsgiver skal vedlægge det fælles europæiske udbudsdokument Side 6/23

7 (ESPD) med angivelse af følgende oplysninger: Del IV, afsnit B, nr. 1a) Den økonomiske aktørs samlede årsomsætning for det seneste disponible regnskabsår. Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakten, skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge eller henvise til database med dokumentation for de oplysninger, der er angivet ESPD Del IV, afsnit B, nr. 1a) Erklæring om eller årsregnskab med virksomhedens samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Som mindstekrav kræves en samlet årlig omsætning på mindst DKK 1 mio. i det seneste disponible regnskabsår. Såfremt tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som tilbudsgiverens og disse andre enheders samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår. B. Teknisk kapacitet (jf. udbudsbekendtgørelsens afsnit III.1.3): Tilbudsgiver skal vedlægge det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) med angivelse af følgende oplysninger i Del IV, afsnit C. nr. 1b), En liste med de betydeligste leverancer af lignende tjenesteydelser som den udbudte kontrakt, der er udført inden for de seneste 3 år, med angivelse af beløb og datoer og modtagere, såvel offentlige som private. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, skal fremlægge følgende dokumentation for de oplysninger, der er angivet i ESPD Del IV. afsnit C. nr. 1b), En liste med de betydeligste leverancer af lignende tjenesteydelser som den udbudte kontrakt, der er udført inden for de seneste 3 år, med angivelse af beløb, datoer og modtagere, såvel offentlige som private. Ordregivers mindstekrav til den økonomiske aktørs besvarelse af ESPD, Del IV, afsnit C nr. 1b er mindst 2 relevante referencer fra leverancer af lignende tjenesteydelser som den udbudte kontrakt. Side 7/23

8 Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal de deltagende virksomheder i sammenslutningen til sammen opfylde ordregivers mindstekrav om mindst 2 relevante referencer fra leverancer. C. Støtteerklæring Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders økonomiske og/eller tekniske kapacitet (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem tilbudsgiver og disse andre. Tilbudsgiver skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten ved at udfylde den vedlagte støtteerklæring for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i kontraktperioden. Derudover skal den eller de andre enheder, som tilbudsgiver støtter sig på afgive selvstændige versioner af det fælles europæiske udbudsdokument. I modsat fald har ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders økonomiske og/eller tekniske kapacitet Forbehold og mindstekrav Indenfor de nedenfor angivne rammer har tilbudsgiver mulighed for at tage forbehold over for de dele af udbudsmaterialet, der ikke er grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav. Såfremt tilbudsgiver har skullet udfylde/færdiggøre et eller flere bilag til kontrakten, og dette er sket i overensstemmelse med den vejledende tekst i bilagene, betragtes dette ikke som forbehold. Hvis tilbudsgiver tager forbehold over for udbudsmaterialet, bedes tilbudsgiver angive, hvad konsekvenserne af disse forbehold er, og hvilke konkrete bestemmelser eller kravformuleringer, tilbudsgiver vil erstatte. Herudover bedes tilbudsgiver anføre de enkelte forbehold i en separat oversigt i resuméet af tilbuddet, som bør indeholde alle tilbudsgivers forbehold og gerne med en begrundelse for hvert forbehold. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem tilbudsgivers forbehold i udbudsmaterialet og tilbudsgivers forbehold i den separate oversigt i resuméet, har førstnævnte forrang. Eventuelle forbehold vil blive tillagt betydning i tilbudsevalueringen inden for rammerne af de kvalitative underkriterier i punkt 4.6. Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav. Ved et forbehold overfor grundlæggende element i udbudsmaterialet forstås et forbehold, som kan medføre væsentlig fordrejning af konkurrencen, såfremt forbeholdet tillades. Flere forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet kan samlet set medføre, at forbeholdene må anses som grundlæggende. Side 8/23

9 Ved et mindstekrav forstås et ufravigeligt krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Der er i udbudsmaterialet angivet, hvilke krav der er mindstekrav, jf. punkt Tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav vil blive afvist som ikkekonditionsmæssige Disposition og udfyldelse af udbudsmaterialet Ved udarbejdelsen af tilbuddet bedes tilbudsgiver følge dispositionen med tilhørende anvisninger anført som litra A - F umiddelbart nedenfor. Hvis tilbudsgiver vælger at fravige dispositionen/anvisningerne, bør tilbudsgiver være særlig opmærksom på at kontrollere, at tilbuddet indeholder alle nødvendige oplysninger. A. Tilbudsbrev Tilbudsgiver bedes anvende skabelonen til tilbudsbrev, jf. bilag 1. Tilbudsbrevet bør udfyldes i overensstemmelse med den vejledende tekst i brevet. Af tilbudsbrevet bør det entydigt fremgå, hvilken virksomhed eller sammenslutning, der afgiver tilbuddet. Tilbudsgiver bedes i tilbudsbrevet angive en kontaktperson, e- mailadresse samt telefonnummer, hvortil ordregiver kan rette henvendelser i forbindelse med udbuddet. B. Resumé af tilbuddet Tilbudsbrevet bør indeholde et resumé af tilbuddet. Resuméet vil ikke indgå i den endelige kontrakt, men har alene til formål at give ordregiver et samlet overblik over tilbuddet. Resuméet bør indeholde en sammenfatning af tilbuddets vigtigste elementer og en samlet oversigt over tilbudsgivers eventuelle forbehold, jf. punkt Resuméet bør endvidere angive, hvilke dele af tilbuddet der så vidt muligt ønskes behandlet fortroligt og undtaget fra aktindsigt, jf. punkt C. Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) Tilbudsgiver skal udfylde og vedlægge det fælles europæiske udbudsdokument til foreløbige opfyldelse af ordregivers krav til dokumentation af udelukkelse samt økonomisk og teknisk kapacitet, jf. punkt og D. Udkast til kontrakt Ordregiver har udarbejdet et udkast til kontrakt. Tilbudsgiver skal ikke udfylde eller færdiggøre kontrakten. Kontrakten er endvidere i sin helhed mindstekrav. Dette betyder, at der ikke må tages forbehold over for kontrakten, jf. punkt Det skal særligt bemærkes, at kontraktrammen i maksimalt kan udgøre 1,4 mio. DKK eks. moms. Tilbud med et budget, der overstiger 1,4 mio. kr. Side 9/23

10 eks. moms i anses for ikke konditionsmæssigt forbehold og vil blive afvist. E. Udkast til kontraktbilag Ordregiver har udarbejdet udkast til kontraktens bilag 1- Kravspecifikation. I bilagene kan det forekomme, at krav til ydelserne er udtrykt i form af en teknisk standard, eksempelvis en ISO-standard. Ordregiver har bestræbt sig på, at der til alle sådanne henvisninger er tilføjet "eller tilsvarende". Såfremt der enkelte steder alene måtte være henvist til en bestemt standard, skal enhver reference til sådanne tekniske standarder læses med tilføjelsen "eller tilsvarende". Tilbudsgiver skal udfylde eller færdiggøre følgende kontrakt bilag: Bilag 1, Kravspecifikation. I den vejledende tekst til bilag 1 er det forklaret, hvordan bilaget bør udfyldes eller færdiggøres af tilbudsgiveren. Derudover er det i den vejledende tekst til hvert bilag angivet, hvorvidt bestemte krav i bilaget er mindstekrav. Det skal særligt bemærkes, at kontraktrammen i maksimalt kan udgøre 1,4 mio. DKK eks. moms. Tilbud med et budget, der overstiger 1,4 mio. kr. eks. moms i anses for ikke konditionsmæssigt og vil blive afvist. Tilbudsgiver skal ved udfyldelsen/færdiggørelsen af bilagene så vidt muligt benytte formuleringer, der er egnet til at bære retlige forpligtelser, og ikke formuleringer, som eksempelvis "dette kunne tænkes at gå ud på, at ", "man kan også tænke sig, at " eller "sædvanligvis anvendes ", "vi har ofte med succes gjort ", "man kunne også forestille sig, at ", eller "det kunne eventuelt søges løst ved, at ". Hvis tilbudsgiver er i tvivl om udfyldelsen eller færdiggørelsen af bilagene eller i tilfælde af usikkerhed om, hvorvidt et forbehold vil medføre afvisning af tilbuddet, opfordres tilbudsgiver til at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt 3.5. Endvidere opfordres tilbudsgiver til at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt 3.5, hvis tilbudsgiver opfatter elementer i kontrakten og/eller kontraktens bilag som uacceptable eller klart uhensigtsmæssige. I sådanne spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver vil foreslå som erstatning. Ordregiver vil på baggrund af de modtagne henvendelser konkret tage stilling til, om de foreslåede ændringer til udbudsmaterialet vil blive indarbejdet. Ændringer vil under alle omstændigheder ikke blive foretaget, såfremt disse kan anses som væsentlige ændringer af det oprindelige udbudsmateriale, eller ændringerne kan medføre fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling. Eventuelle æn- Side 10/23

11 dringer vil samtidigt blive meddelt alle tilbudsgivere, der herefter vil afgive tilbud på ens vilkår. F. Evt. Støtteerklæring Hvis tilbudsgiver/den økonomiske aktør baserer sig på andre enheders formåen (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør) skal virksomheden godtgøre fuldt ud at kunne råde over de ressourcer til opfyldelse af kontrakten, f.eks. ved at fremlægge erklæring eller anden dokumentation for disse enheders juridiske forpligtelse til at stille ressourcer til rådighed i kontraktperioden. Skabelon for støtteerklæringen, jf. Bilag 2, skal anvendes. G. Øvrige oplysninger Her kan tilbudsgiver angive samtlige øvrige oplysninger, som tilbudsgiver ønsker at afgive, og som ikke hører under A - F ovenfor Fortrolighed Når tilbudsgiver udarbejder sit tilbud, bør tilbudsgiver være opmærksom på, at dokumenter i ordregivers udbud, herunder indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt hos myndigheder inden for den offentlige forvaltning. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud efter omstændighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om den virksomhed, der har afgivet et tilbud, har bedt om, at dele af tilbuddet behandles fortroligt og i den forbindelse har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet der skal behandles fortroligt. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som af forretningsmæssige hensyn ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiver derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen Forhandlingsforbud Ved udarbejdelsen af tilbuddet bør tilbudsgiver være opmærksom på, at ordregiver ikke kan forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Ordregiver vil således holde sig inden for de udbudsretlige rammer for forhandling, som bl.a. følger af udbudsdirektiverne. Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er udarbejdet således, at kontrakten vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og ordregiver. Side 11/23

12 Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. 3.3 Formkrav til tilbuddet Frist for afgivelse af tilbuddet Fristen for afgivelse af tilbud er Fredag, den 11. marts 2016, kl. 12:00. Det er særligt vigtigt, at tilbudsgiver overholder denne frist, da tilbud, som modtages efter dette tidspunkt, ikke vil blive taget i betragtning. Tilbudsgiver bør derfor afsætte tilstrækkelig tid til aflevering af tilbuddet inden for fristen Adresse, antal eksemplarer mv. Tilbuddet skal sendes til eller afleveres på følgende adresse: Miljøstyrelsen Strandgade København K Danmark Att. Specialkonsulent Anita Fjelsted Tilbud må ikke indsendes pr. . Tilbudsgiver bør endvidere være opmærksom på, at det er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet afleveres på den korrekte adresse inden for den i punkt nævnte frist. Tilbuddet bør indeholde tilbudsbrev, det fælles europæiske udbudsdokument, jf. punkt , resumé, de bilag, som skal udfyldes/færdiggøres af tilbudsgiver, jf. punkt , litra E, samt eventuelle øvrige oplysninger, jf. punkt , litra 0. Tilbuddet behøver således ikke at indeholde kontrakten og de bilag til kontrakten, som ikke skal udfyldes/færdiggøres af tilbudsgiver, jf. punkt litra E, idet disse anses for accepteret af tilbudsgiver. Ordregiver ser gerne, at tilbuddet afleveres i 2 papireksemplarer i en lukket forsendelse og mærket "Tilbud - Tilsyn med virksomheder, der syner pesticidsprøjter. Må ikke åbnes af poståbningen". I kuverten bedes tilbuddet endvidere vedlagt i elektronisk form på USB i pdf-format. Side 12/23

13 3.3.3 Sprog Tilbuddet skal være på dansk Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristens udløb. 3.4 Orienteringsmøde Ordregiver inviterer alle tilbudsgivere til orienteringsmøde om udbuddet. Mødet vil blive afholdt tirsdag, den 9. februar 2016 kl. 9:30-12:00 på følgende adresse: Miljøstyrelsen Strandgade København K Att. Anita Fjelsted På mødet vil ordregiver forklare baggrunden for udbuddet samt formålet med den udbudte kontrakt. Ordregiver vil også give en mere generel orientering om udbudsmaterialets opbygning, samt hvordan tilbudsgiverne skal forholde sig til udbudsmaterialet. Desuden vil systemet SYS blive præsenteret for deltagerne. Af hensyn til den praktiske planlægning af mødet bedes tilbudsgiver senest fredag den 5. februar 2016 meddele, hvorvidt tilbudsgiver agter at deltage i orienteringsmødet med oplysning om forventet deltagerantal. Ordregiver tager forbehold for at reducere antallet af repræsentanter pr. tilbudsgiver. Tilbudsgiver kan stille spørgsmål under orienteringsmødet. Såfremt spørgsmålet efter ordregivers vurdering ikke egner sig til besvarelse på mødet, herunder hvis en besvarelse vurderes at kræve nærmere overvejelser hos ordregiver, kan ordregiver dog henvise tilbudsgiver til stille spørgsmålet skriftligt. Ordregiver vil udarbejde et kort referat fra orienteringsmødet, som alle tilbudsgivere efterfølgende vil få adgang til, idet denne offentliggøres via hjemmesiden for udbuddet, se Skriftlige spørgsmål Tilbudsgiver kan stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet. Det bemærkes i den forbindelse, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet er komplet og udformet i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsmaterialet. Derfor er det ofte hensigtsmæssigt, at tilbudsgiver benytter sig af muligheden for at stille spørgsmål. Spørgsmålene skal være på dansk og skal stilles skriftligt, gerne pr. til følgende adresse: anfje@mst.dk. Side 13/23

14 Tilbudsgivernes skriftlige spørgsmål og ordregivers besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive offentliggjort på: Ordregiver ser gerne, at spørgsmålene stilles senest den fredag den 26. februar Ordregiver vil besvare spørgsmål senest fredag den 4. marts Spørgsmål, som er modtaget efter den 4. marts 2016, kan ikke forventes besvaret. 4. ORDREGIVERS VURDERING AF TILBUD 4.1 Åbning af tilbud Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. 4.2 Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål Efter tilbuddene er åbnet, vil ordregiver som det første skridt vurdere, hvorvidt tilbuddene opfylder de formelle krav i udbudsmaterialet. Ordregiver forbeholder sig muligheden for at anvende fremgangsmåden i udbudslovens 159, stk. 5 & 6, hvis tilbuddet ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav. Uanset anvendelsen af ordet "skal" i udbudsmaterialet forbeholder ordregiver sig endvidere retten til at indhente yderligere oplysninger inden for rammerne svarende til 159 i udbudsloven. Ordregiver er imidlertid ikke forpligtet til at indhente yderligere oplysninger eller dokumentation fra tilbudsgiverne. Endelig forbeholder ordregiver sig ret til at afklare eventuelle uklarheder i tilbuddene inden for rammerne af de gældende udbudsregler. 4.3 Tilbudsgivernes personlige forhold Ordregiver vurderer, hvorvidt det fælles europæiske udbudsdokument indeholder oplysninger om forhold, som kan føre til, at tilbudsgiver udelukkes fra deltagelse i udbuddet. Ordregiver kan bede tilbudsgiver om at dokumentere oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument. 4.4 Tilbudsgivernes økonomiske og tekniske kapacitet Derefter vurderer ordregiver, hvorvidt det fælles europæiske udbudsdokument indeholder de i punkt krævede oplysninger for økonomisk og teknisk kapacitet, samt hvorvidt tilbudsgiver opfylder de i punkt opstillede mindstekrav. Ordregiver kan bede tilbudsgiver om at dokumentere oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument. Vurderingen af tilbudsgivers økonomiske og tekniske kapacitet vedrører tilbudsgivers egnethed til at kunne opfylde kontrakten. Vurderingen vedrører således ikke det afgivne tilbud. Såfremt tilbudsgiver ikke opfylder de i punkt stillede krav til økono- Side 14/23

15 misk og teknisk kapacitet, vil tilbudsgiver blive afvist og ordregiver vil ikke foretage en vurdering af tilbudsgivers tilbud. Såfremt tilbudsgiver opfylder de i punkt angivne mindstekrav, vil ordregive vurdere tilbuddet som anført nedenfor i punkt 4.5 og Vurdering af forbehold Herefter vil ordregiver foretage en vurdering af, hvorvidt tilbuddene indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav, jf. punkt , som medfører, at et tilbud skal afvises som ikke-konditionsmæssigt. 4.6 Kriterier for vurdering af tilbud Ordregiver vil herefter vurdere tilbuddene på grundlag af tildelingskriteriet "bedste forhold mellem pris og kvalitet". Ordregiver vil i den forbindelse lægge følgende underkriterier til grund: A. Opgaveløsning (samlet vægtning 47 %) B. Projektstyring og faglige kompetencer (samlet vægtning 38%) C. Pris (samlet vægtning 15%). I skemaet er underkriterierne nedbrudt på delkriterier, og ordregivers vurdering af tilbudsgivers besvarelse af hver af de angivne krav i Bilag 1, Kravspecifikationen er angivet med deres individuelle vægtning, som følger: Underkriterie, vægtning Delkriteriernes vægtning, herunder de enkelte kravs vægtning i % A. Opgaveløsning 47% A.1. Det fysiske 26% 1.1 Tilsyn med synsvirksomhedernes 13% tilsyn testudstyr og medarbejderes kompetencer 1.2 Kontrol med synsvirksomhedens gennemførelse af syn med sprøjter 13% A.2. Det administrative 8% 2.1 Tilsynsvirksomhedens 7% tilsyn kontrol af synsrapporter fra synsvirksomhederne 2.2 Tilsynsvirksomhedens 1% anbefalinger ved evaluering af klager A.3. Øvrige 14% 3.1 Tilsynsvirksomhedens 2% faglige opgaver support til synsvirksomhedernes brug af IT-systemet SYS 3.2 Tilsynsvirksomhedens 2% teknisk-faglige rådgivning af synsvirksomheder Side 15/23

16 3.3 Tilsynsvirksomhedens 2% årlige rapport med henblik på videnopsamling 3.4 Tilsynsvirksomhedens 2% bistand til Miljøstyrelsen ved analyser 3.5 Tilsynsvirksomhedens 2% faglige bistand til vejledninger og lovgivning 3.6 Tilsynsvirksomhedens 2% faglige bistand til uddannelser 3.7 Tilsynsvirksomhedens 2% opstart på opgaven samt deres løbende planlægning og evaluering af arbejdsprogram B. Projektstyring 38% B.1. Arbejdsprogram og tidsplan 7% og faglige kvalifikationer B.2. Oplysning om projektstyring og metode 6 B.3. Medarbejdernes kvalifikationer, kompetencer og 25% erfaring samt fordeling af medarbejdere på opgaver C. Pris 15% C. 1. Maksimalt timebudget for løsning af opgaver i kontraktperioden 1% C. 2. Timepris for de tilbudte medarbejdere i kontraktens løbetid 14% Miljøstyrelsens uddybning ved vurdering af leverandørens tilbud til underkriteriet A, Opgaveløsning: Miljøstyrelsens vurdering: Generelt: Til brug for tilbudsevalueringen vil der blive lagt vægt på, om tilbudsgiver i sit tilbud har dokumenteret forståelse af den udbudte opgave og hvordan tilbudsgiver foreslår den praktiske gennemførelse og planlægning af de enkelte elementer i udbuddet, som er beskrevet i kravspecifikationen. Der vil blive lagt vægt på, at alle delopgaver der indgår i kravspecifikationen kan leveres. Krav A.1 Det fysiske tilsyn.: Der vil blive lagt vægt på hvor mange synsvirksomheder, der kan føres fysisk tilsyn med indenfor den givne økonomiske ramme og indenfor kontraktperioden fra kontraktens underskrift (forventet) ca. 20. april 2016 frem til 31. december Endvidere vil der blive lagt vægt på hvordan der følges op på fysiske tilsyn fx i tilfælde af, at der er behov for at der i synsvirksomheder er behov for justeringer i deres praktiske gennemførelse af Side 16/23

17 syn eller behov for justering/reparation af deres testudstyr. Og ikke mindst vil der blive lagt vægt på, at tilbudsgivers forslag til løsning af opgaven, vil kunne bidrage til, at der sker et ensartet og korrekt syn af sprøjter i hele landet. Krav A. 2.- Det administrative tilsyn: Der vil blive lagt vægt på både omfanget af det planlagte administrative tilsyn via synsrapporter IT-systemet SYS, samt hvordan virksomheder og synsrapporter udvælges til at blive udtaget til administrativt tilsyn. Det vil sige, at der lægges vægt på, at tilbudsgiver har beskrevet effektive og relevante udvælgelsesmetoder og procedurer, der kan medvirke til sikre, at der sker et ensartet og korrekt syn af sprøjter på landets mange synsvirksomheder. Der lægges vægt på, at der foreligger en beskrivelse af hvordan det administrative tilsyn systematiseres og hvordan der følges op på potentielle problemer, der er identificeret. Der vil endvidere blive lagt vægt på, at leverandøren har beskrevet et godt forslag til håndtering af en eventuel klage fra en sprøjteejer over et gennemført syn af en sprøjte. Krav A.3. Øvrig faglig bistand Det vil blive lagt vægt på, at tilbudsgiver har dokumenteret forståelse for den udbudte opgave og der vil blive foretaget en vurdering af tilbudsgivers forslag til løsning af den praktiske gennemførelse og planlægning af de beskrevne opgaver. Der vil blive lagt vægt på, at tilbudsgiver inden for almindelig arbejdstid altid stiller sig til rådighed for serviceorienteret og faglig velkvalificeret rådgivning og support af synsvirksomheder og Miljøstyrelsen. Endvidere at det i tilbuddet beskrives, hvordan tilbudsgiver vil sikre, at der foretages en systematiseret opsamling af viden/erfaringer fra de rådgivende opgaver og bidrage til, at denne viden videreformidles til alle relevante parter. Miljøstyrelsens uddybning ved vurdering af leverandørens tilbud til underkriteriet B, Projektstyring og faglige kvalifikationer: Leverancer der skal indgå i tilbuddet: Krav B. 1. Tilbuddet skal indeholde et detaljeret beskrevet arbejdsprogram og en tidsplan for kontraktperioden , idet det er afgørende for Miljøstyrelsen, at dette materiale viser, hvornår tilbudsgiver planlægger at gennemføre det fysiske tilsyn, det administrative tilsyn og så vidt det er muligt også de øvrige opgaver i udbuddet. Side 17/23

18 Krav B.2. Tilbuddet skal angive en beskrivelse af hvordan tilbudsgiver vil forestå projektorganisering, projektstyring og koordinering af den udbudte opgave. Det skal fremgå, hvem der skal forestå projektstyringen hos tilbudsgiver. Det er ikke afgørende for Miljøstyrelsen hvorvidt projektstyring varetages af en person, der også varetager løsning af de faglige opgaver eller ej. Krav B.3. Det er afgørende, at alt personale, der indgår i den tilbudte bemanding, besidder de rette kvalifikationer, kompetencer og erfaring for varetagelse af det udbudte projekt. Til vurdering af den anførte bemanding skal der vedlægges CV for hver medarbejder. Et CV skal indeholde følgende: o Uddannelsesbaggrund o Tidligere relevante ansættelsesforhold og funktioner. o Relevante erfaring og udførte projekter. Det skal endvidere af tilbuddet tydeligt fremgå, hvilke af de opgaver, der er oplistet i kravspecifikationen, de involverede medarbejdere får ansvaret for. Tilbudsgiver skal redegøre for, at den valgte organisering af opgaveløsningen vil medvirke til at sikre, at leverancerne i projektet lever op til beskrivelsen i kravspecifikationen. Tilbuddet skal indeholde en specifik beskrivelse af hvordan kvaliteten af den samlede opgave sikres og dokumenteres. Miljøstyrelsens vurdering: B.1.: Ved vurdering af tilbuddet, lægges der vægt på hvorvidt det vurderes, at tidsplaner og arbejdsprogram kan overholdes, herunder at arbejds- og tidsplan for opgaverne er realistisk. B.2.: Der vil blive lagt særlig vægt på projektlederens kvalifikationer, herunder erfaringer med projektledelse fra lignende projekter med henblik på at sandsynliggøre en sikker projektstyring. B.3.: I vurderingen af personalets kvalifikationer, vil der blive lagt vægt på, at bemandingen af projektet samlet set besidder: o indgående kendskab til pesticidsprøjter, o indgående kendskab til den branche, der skal føres tilsyn med, o erfaring i at føre tilsyn med virksomheder, o gode evner for skriftlig og mundtlig formidling på dansk, o evne til at kunne arbejde systematisk, o erfaring med og har flair for it-systemer, o den fornødne faglige og praktiske bredde og fleksibilitet til at kunne løse alle delelementer i opgaven, o evne til at være serviceorienteret overfor de virksomheder, der skal føres tilsyn med og overfor Miljøstyrelsen. Side 18/23

19 o evne til at have godt blik for hvordan hele systemet for syn af sprøjter i Danmark kan optimeres og i samarbejde med Miljøstyrelsen kan bidrage til en sådan optimering. o erfaring i projektledelse Der vil endvidere blive lagt vægt på, at tilbuddet dokumenterer, at der som minimum indgår to faglige personer til løsning af opgaverne med henblik på at mindske sårbarhed i forbindelse med sygdom, udskiftning af personale mv. Personerne der indgår i opgaven behøver ikke at indgå med lige stor vægt. Miljøstyrelsens uddybning ved vurdering af leverandørens tilbud til underkriteriet C, Pris: Leverancer der skal indgå i tilbuddet: C.1. Tilbuddet skal indeholde et timebudget (det vil sige en angivelse af det samlede antal timer til den samlede opgaveløsning), jf. kravet om angivelse af timer i Kravspecifikationens A.1.1- A.3.7. C.2. Endvidere skal der angives en timepris. Timeprisen skal dække alle omkostninger i forbindelse med Projektets udførelse eksklusive moms. Prisen skal indeholde transportomkostninger, omkostninger til rejser, hotelophold, kontorhold, testudstyr samt alle øvrige omkostninger forbundet med løsning af kontraktens opgaver. Prisen er ens for alle medarbejdere der indgår i løsningen af opgaven. Den angivne timesats indgår i de økonomiske beregninger af de årlige budgetter/arbejdsprogrammer lige som disse timesatser indgår i de økonomiske beregninger af det årlige budget og arbejdsprogram for opgaver der hører under muligheden for forlængelse af kontrakten for hhv og Miljøstyrelsens vurdering: C.1. Det laveste tilbudte timebudget (inden for det maksimale loft) for kontraktperioden får den højeste score. Det maksimale budget beregnes på baggrund af det samlede angivne timebudget angivet for hvert af kravene nr. A A.3.7 ganget med den angivne timepris for medarbejdere i krav nr.c.2. Bemærk! at der er et maksimalt budget til opgaven på 1,4 mio. kr. eks. moms for kontraktperioden Tilbud med et timebudget for kontraktperioden , der overstiger 1,4 mio. kr. eks. moms skal afvises som ukonditionsmæssige og vil ikke indgå i vurderingen af tilbud. C.2. Prisen vurderes efter den gennemsnitlige timepris for alle medarbejdere (dvs. vederlaget afregnes alene på baggrund af een Side 19/23

20 samlet timepris uanset hvilke medarbejdere, der udfører opgaven). Den laveste tilbudte gennemsnitlige timepris får den højeste score. 4.7 Evalueringsmodel Miljøstyrelsen foretager en tilbudsevaluering på grundlag af en pointskala fra 0-5, som følger: 5 Bedst mulige opfyldelse af kriteriet 4 God/meget tilfredsstillende opfyldelses af kriteriet 3 Middel/tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 2 Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 1 Utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet 0 Konditionsmæssigt tilbud, der alene opfylder ufravigelige mindstekrav (MK). 4.8 Verificering af oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakt, skal ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakt til, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument, jf. udbudslovens 159, stk. 2. Dokumentationen vedrører de i punkt og punkt stillede krav til tilbudsgivernes personlige forhold, samt økonomisk og teknisk formåen. 5. TILDELING AF KONTRAKT Når ordregiver har vurderet, hvilket tilbud, der er det tilbud med bedste forhold mellem pris og kvalitet på baggrund af de i punkt 4.6 anførte kriterier, træffer ordregiver beslutning om tildeling af kontrakten. Ordregiver underretter herefter samtidig samtlige tilbudsgivere om denne beslutning. Underretningen af de tilbudsgivere, der ikke tildeles kontrakten, vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, herunder for de relative fordele og ulemper ved det vindende tilbud, samt hvornår standstill-perioden udløber. Ordregiver er ikke forpligtet til at tildele kontrakten og forbeholder sig adgangen til at aflyse udbudsforretningen. Uanset om kontrakten tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen, jf. punkt Underretningen af tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen medfører ikke, at kontrakten er indgået. Kontrakten anses først for indgået, når kontrakten er underskrevet. Kontrakten kan først underskrives efter udløbet af standstill-perioden. Denne periode skal mindst være 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har Side 20/23

21 afsendt underretning, hvis underretning er sket ad elektronisk vej, og mindst 15 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har afsendt underretning, hvis underretning er sket pr. brev. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling af kontrakt. Ordregiver er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiver. Efter kontrakten er underskrevet vil ordregiver sende en bekendtgørelse om tildeling af ordre til offentliggørelse på TED. Herved afsluttes udbuddet. Side 21/23

22 6. TJEKLISTE Ordregiver har udarbejdet tjeklisten nedenfor med henblik på at hjælpe tilbudsgiverne med at sikre, at tilbuddet er komplet. Tjeklisten indeholder forhold, som erfaringsmæssigt ofte overses af tilbudsgiverne. Det skal dog på ny understreges, at det alene er tilbudsgivers ansvar at afgive et tilbud, som er i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsbetingelserne. Forhold Tilbudsbrev, hvoraf entydigt fremgår, hvilken virksomhed eller sammenslutning der har afgivet tilbuddet. Tilbudsbrevet skal indeholde et resumé af tilbuddet med oversigt over eventuelle forbehold og med angivelse af, hvilke dele af tilbuddet der så vidt muligt ønskes behandlet fortroligt og undtaget fra aktindsigt. Henvisning Punkt , litra A og B Det fælles europæiske udbudsdokument Punkt Evt. støtteerklæring Punkt , litra F Kontraktbilag 1, Kravspecifikationen i udfyldt/færdiggjort stand Punkt , litra E Opfyldelse af alle mindstekrav Punkt Tilbudsmaterialet i det anviste antal eksemplarer og form Punkt Mærkning af forsendelsen som anvist og korrekt adressering Punkt Rettidig afsendelse med henblik på overholdelse af den angivne tilbudsfrist Punkt Side 22/23

23 7. OVERSIGT OVER TIDSFRISTER I UDBUDDET Dato og klokkeslet Tirsdag den 26. januar 2016 Tirsdag den 9. februar kl Fredag den 26. februar 2016 Fredag den 4. marts 2016 Fredag den 11. marts 2016 kl. 12:00 Aktivitet Miljøstyrelsens fremsendelse af bekendtgørelsen til annoncering i EU-tidende/TED Orienteringsmøde hos Miljøstyrelsen, herunder forevisning af IT systemet SYS. Frist for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet Frist for at besvare spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Fredag den 18. marts 2016 (forventet) Fredag den 1. april 2016 (forventet) Miljøstyrelsens meddelelse til tilbudsgiverne om Miljøstyrelsen har fundet, at tilbuddet fra den vindende tilbudsgiver er det økonomisk mest fordelagtige afspejlet i tildelingskriteriet bedste forhold mellem kvalitet og pris. Den vindende tilbudsgivers frist til at få serviceattest og fremlægge dokumentation med henblik på ordregivers verifikation. Onsdag den 6. april 2016 (forventet) Tirsdag den 19. april 2016 (forventet) Onsdag den 20. april 2016 (forventet) Hvis dokumentation godkendes af ordregiver, meddeler Miljøstyrelsen deltagerne, at kontrakten agtes tildelt den vindende tilbudsgiver, og afslagsbreve udsendes til de fravalgte deltagere med angivelse af, hvornår stand still periode udløber. Stand still periode udløber. Kontrakten underskrives med den vindende tilbudsgiver. Side 23/23