HovedMEDudvalget i Skanderborg Kommune - Den årlige arbejdsmiljødrøftelse 10. november 2015 Den årlige arbejdsmiljødrøftelse 10.

Transkript

1 Den årlige arbejdsmiljødrøftelse 10. november 2015 Side 1 af 12

2 Indholdsfortegnelse Indledning p Status på indsatsområder 2015 p Sygefravær p Ulykkesforebyggelse p Mobning og chikane, og forbedring af Psykisk arbejdsmiljø p APV p Kilder til indsats 2016 p Forslag til arbejdsmiljøindsatser 2016 p Opfølgning på 3-i-1 p Krænkende adfærd p Sygefravær p Fysisk APV p Sundhed i fællesskab p MED-Organisationens uddannelsesplan p. 12 Side 2 af 12

3 HovedMEDudvalgets indsatsområder Status på 2015 og perspektiver for 2016 Indledning HovedMEDudvalget i Skanderborg Kommune skal i forbindelse med den årlige arbejdsmiljødrøftelse sætte retning på arbejdsmiljøindsatsen for det kommende år. Dette sker i form af en række indsatser for at udvikle og sikre et godt arbejdsmiljø på kommunens arbejdspladser. Forslag til temaer i 2016 vil tage afsæt i 3-i-1 målingen (Mobning og krænkende adfærd) og rummer desuden den fysiske APV, ligesom den løbende indsats for at forebygge og nedbringe sygefraværet vil være et prioriteret indsatsområde Indsatserne præsenteres i afsnittet Indsatser 2016, med henblik på en drøftelse i HovedMEDudvalget. HovedMEDudvalgets indsatsområder bliver nedenfor præsenteret som 1. Status på indsatser i Kilder til indsatser i Forslag til indsatser i MED-organisations uddannelsestilbud 2016 Side 3 af 12

4 Afsnit 1 - Status på indsatsområder for 2015 HovedMEDudvalget drøftede og godkendte 4 indsatsområder for 2015 på møde d. 25. november De fire indsatsområder var: 1. Sygefravær 2. Arbejdsulykker 3. Mobning og Chikane 4. APV I nærværende afsnit præsenteres de enkelte områder og deres status pr. 1.november 2015: Nedenstående 4 indsatsområder og forslag til handlinger blev drøftet på HovedMEDudvalgets møde 25. november Sygefravær (indsatsområdet blev drøftet på HovedMEDudvalgets møde 25. november 2014) Skanderborg Kommunes HovedMEDudvalg godkendte i juni 2013, at der blev iværksat en målrettet indsats for at nedbringe sygefraværet. Indsatsen blev besluttet på baggrund af, at sygefraværsniveauet var højt i forhold til sammenlignelige kommuner, samt fordi et reduceret sygefravær kan få en positiv effekt på trivsel, effektivitet og økonomi. Fraværsindsatsen i 2015 bliver en videreførelse af HMU s beslutning fra maj 2013, herunder med fokus på operationalisering af kontraktmålene om nedbringelse af fraværet. Direktionen har besluttet, at kontraktmålet fortsætter i I løbet af november måned vil HR følge op på kontraktmål for 2014 og samtidig fastsætte kontraktmål for 2015 i samarbejde med ledere. Der skal fortsat være fokus på nedbringelse af sygefraværet med udgangspunkt i 3 centrale elementer: fraværsovervågning i TARGIT / fraværsudredning i samarbejde med HR s fastholdelseskonsulent /fraværsopfølgning 2 gange om året Særlig indsats overfor arbejdspladser med højt fravær Erhvervspsykologisk bistand til medarbejdere En bred vifte af relevante, for sygefraværshåndtering, konsulentydelser fra HR afdelingen til rådighed for ledere/arbejdspladser. Status på indsatsområdet pr. 1. november 2015 Dialog og vidensdeling; Det er vores tilgang til sygefraværsopfølgning. Der blev lavet en aftale om dialogbaseret opfølgning på sygefraværshåndtering med kontraktholdere. Aftalen betyder, at fastholdelseskonsulenten en gang i kvartalet deltager i ledermøder, hvor opfølgning på sygefravær er et fast punkt på dagsorden. Fastholdelseskonsulenten vil på mødet fremlægge rapport fra TARGIT med aktuelle sygefraværsdata, herunder, hvordan fraværet ser ud fordelt på varighed, faggrupper, benchmarking af sygefraværet og fraværstendens - stigende/faldende. Side 4 af 12

5 På bagrund af aktuelle data fra TARGIT skal der være en uddybende og konstruktiv dialog med kontraktholdere om: deres anvendelse af fraværsdata fra TARGIT og deres eventuelle behov for nye digitale faciliteter. Fastholdelseskonsulenten samler eventuelle ønsker om forbedring af TARGIT med henblik på videreudvikling af systemet sammenhæng mellem fraværskultur og sygefravær dilemmaer og barrierer, som kan ligger i sygefraværshåndtering behov for forskellige former for konsulentbistand i de fraværssager, som kontraktholdere finder svære at håndtere. Det handler primært om sygefravær, som er relateret til det psykiske arbejdsmiljø, stress og depression anvendelse af en bred vifte af konsulentydelser fra HR afdelingen, som kan understøtte sygefraværsindsatsen og forebygge sygefraværet. Det er fx tilbud om coaching samt procesfacilitering omkring samarbejde og trivsel. Ofte efterspørger kontraktholdere konsulentbistand under overskrifter som Trivsel, Konflikthåndtering, Samarbejde og Det psykiske arbejdsmiljø. Det er de hovedemner, som forbindes med direkte eller afsmittende positiv effekt i forhold til sygefraværet. Der er allerede meget positive erfaringer med denne form for dialogmøde. Fastholdelseskonsulenten har deltaget i lederfora indenfor skoleområdet. Der er kommet mange positive tilbagemeldinger om denne form for dialog. På baggrund af disse møder er der kommet mange henvendelser om sparring og praktisk bistand. Både i forhold til konkrete fraværssager og forebyggende fraværsindsatser i forhold til hele personalegruppen. Fastholdelseskonsulenten overvåger data fra TARGIT og tager selv kontakt til de kontraktholdere, hvor udvikling af sygefraværet giver anledning til bekymring og tilbyder hjælp. Vi håber at kunne fortsætte med at tilbyde erhvervspsykologsamtaler. Vi oplever en stabil forespørgsel efter erhvervspsykologisk bistand, og der er meget positive tilbagemeldinger fra både ledere og medarbejdere, som har anvendt psykologtilbuddet. 2 - Ulykkesforebyggelse (indsatsområdet blev drøftet på HovedMEDudvalgets møde 25. november 2014) Indsatsen for en større bevidsthed om god sikkerhedskultur og forebyggelse af arbejdsulykker motiveres med data om udviklingen i antal anmeldte arbejdsulykker. Der vil fortsat være brug for en målrettet indsats for at støtte MED-organisationen i at gøre sit yderste for at minimere risikoen for at komme til skade i forbindelse med udførelsen af arbejdet. De samlede ulykkestal for 2013 viste, at der var sket en stigning i det samlede antal anmeldelser og ligeledes var der sket en lille stigning i antallet af ulykker med fravær i forhold til Ved Side 5 af 12

6 udgangen af 3. kvartal 2014 er der foretaget en fremskrivning af tallene, således at der er fremkommet et kvalificeret estimat for Med fravær ,53 % ,47 % ,94 % ,04 % Uden fravær ,47 % ,53 % ,06 % ,96 % I alt Med fravær ,62 % ,34 % ,15 % ,33 % Uden fravær ,38 % ,66 % ,85 % ,67 % I alt Udviklingen giver anledning til at formode, at der sker en mere omfattende registrering af alle typer af arbejdsulykker og samtidig, at antallet af ulykker med fravær er faldende. Fra 1. januar 2015 er det foreslået, at INSUBIZ skal anvendes til registrering af alle type arbejdsulykker, nærvedulykker og risikoobservationer. Herunder skal ALLE hændelser/påvirkninger som ikke medfører gener/skader i større omfang registreres. Dette giver en væsentlig større retssikkerhed for den ansatte, samt en langt bedre mulighed for at anvende data til forebyggelse. For at understøtte denne indsats vil der blive udbudt særligt tilrettelagte seminarer for MEDorganisationen i registrering Arbejdsulykker og nærvedulykker, risikoanalyse, ulykkesanalyse og anmeldelse af ulykker og hændelser. Dette fremgår af forslag til uddannelsestilbud for MEDorganisationen i Status på indsatsområdet pr. 1. november 2015 INSUBIZ kan anvendes til registrering af alle typer arbejdsulykker, både med og uden fravær. I foråret 2015 blev der åbnet op for muligheden for at analysere hændelserne via et forebyggelsesskema (vedhæftet: forebyggelsesskema). Når skaden er anmeldt kommer en kvitteringsside op, her vises følgende tekst: Arbejdsmiljøgruppen drøfter og analyserer alle arbejdsulykken med henblik på at forebygge gentagelse. Analysen og evt. forebyggelsestiltag indskrives i forebyggelsesskema - er du klar til at gå videre med at udfylde skemaet nu? Du kan også vente til senere, og i så fald finder du skemaet klar til udfyldelse under Vis skader/arbejdsskader. Husk at vælge det rigtige skadenummer. Insubiz har nu gjort det muligt, at få åbnet op for et skema til krænkende handlinger (vedhæftet: Registreringsskema). Ved mange krænkelser er der brug for at vide mere om hændelsen for at kunne forebygge. Her kan du uddybe det skete, hvilke forhold og årsager der var gældende hvordan det påvirkede den udsatte og hvad der videre er foretaget som opfølgning. Vil du udfylde skemaet nu? Du kan også vente til senere, og i så fald finder du skemaet klar til udfyldelse under Vis skader/arbejdsskader. Husk at vælge det rigtige skadenummer. Side 6 af 12

7 Hvis alle anvender disse skemaer, vil alt omkring arbejdsskader og hændelser, som i sig selv ikke udløser en egentlig arbejdsskade, være registreret på arbejdspladsen, den enkelte medarbejder og arbejdsskade/hændelse. Vi ser af og til robuste medarbejdere, som pludselig knækker ved en tilsyneladende bagatelagtig hændelse. Det viser sig ofte, at der er sammenhæng til tidligere hændelser; antal hændelser og belastningsgrad den ansatte har været udsat for. Formålet med at registrere alt i Insubiz er at sikre større retssikkerhed for den ansatte i form af dokumentation, i arbejdsmiljøarbejdet vil data kunne anvendes til forebyggelse og som dokumentation. De planlagte seminarer om anmeldelse og registrering blev aflyst, da der i det tidlige forår opstod uklarhed om regelgrundlaget på området, samtidig med at vejledninger om registreringer blev forsinket fra Arbejdstilsynets side. 3 Mobning og Chikane og forbedring af psykisk arbejdsmiljø (indsatsområdet blev drøftet på HovedMEDudvalgets møde 25. november 2014) I 2015 gennemføres på ny en trivselsmåling, som en del af 3-i-1 målingen. Resultatet af denne måling vil bl.a. danne grundlag for mere målrettede indsatser overfor mobning og chikane og forbedring af psykisk arbejdsmiljø i Lokal-MEDudvalgene Trivselsmålingen i 2013 viste, at der forekom mobning og chikane adfærd imellem medarbejdere og ledere/medarbejdere. Problemet var begrænset, men forekom dog på en række arbejdspladser. Det kan være svært, at opnå et komplet overblik over omfanget af mobning og chikane. Forskningen på området viser, at det ofte er langt mere udbredt end det fremgår af forskellige medarbejderundersøgelser (APV, Trivselsmålinger, tilfredshedsmålinger etc). Samtidig er mobning og chikane et af de mere komplekse problemer at tage fat på og behandle. Der er udbudt et seminar om mobning og chikane for MED-organisationen i Herefter vil indsatser som udspringer af 3-i-1 målingen være en del af forebyggelsen af mobning og chikane. Status på indsatsområdet pr. 1. november 2015 De planlagte seminarer om mobning og chikane er gennemført planmæssigt. Der blev udbudt 4 seminarer i foråret 2015 under titlen Nej til Mobning med i alt 100 tilmeldte. HR-afdelingen har foretaget en analyse af gennemgående temaer i 3-i-1 målingen og har tillige gjort status på konkrete indsatser og projekter på arbejdspladserne. Side 7 af 12

8 4 - APV - revision af principper, metoder og redskaber Optimeringen af den fysiske APV vil være en fortsættelse af de planer, HMU drøftede og godkendte i forbindelse med den årlige drøftelse HovedMEDudvalget har nedsat en arbejdsgruppe, som har til opgave, at undersøge organisationens behov for et nyt APV-system. HR-afdelingen vil udbyde uddannelsesforløb til MED-organisation om APV, hvor vægten vil blive lagt på: Mere lokalt forankret APV Diversitet i kortlægningsmetoder Mere uddannelse i APV-processer og gode handlingsplaner Arbejdsmiljørunderinger Status på indsatsområdet pr. 1. november 2015 HovedMEDudvalget har den 18. maj 2015 godkendt nye principper for APV i Skanderborg Kommune. HovedMEDudvalgets arbejdsgruppe er pr. 1. november 2015 i gang med udvælgelsen af et kommende APV-system. Der har været udbudt uddannelse i den gode APV-proces, men dette er ikke blevet gennemført på grund af for få tilmeldinger Afsnit 2 - Kilder Forslag til indsatsområderne for 2016 tager afsæt i en række forskellige kilder: Regeringens arbejdsmiljøstrategi 2020, hvor de primære temaer er; alvorlige ulykker; psykisk arbejdsmiljø og overbelastning af muskel og skelet. Direktionens idé og Arbejdsgrundlags pkt. 11 Implementering af Sundhedspolitikken ; Personaledata om arbejdsmiljø og sygefravær giver datagrundlaget for forslag til i-1 : Trivselsmåling/Psykisk Arbejdsmiljø/Lederevaluering. Videreførelse af indsatser fra 2015 er derudover grundlag for forslagene til indsatsområder i 2016 Side 8 af 12

9 Afsnit 3 Forslag til Arbejdsmiljøindsatser 2016 Forslag om indsatser i 2016 er dels en videreførelse af indsatser fra 2015, dels indsatser som tager afsæt i 3-i 1 målingen 1. Opfølgning på arbejdet med 3-i-1 3-i-1 målingen gav en række indikationer på mulige forbedringer af trivsel og psykisk arbejdsmiljø. De primære temaer til forbedring er: Mobning Fysiske og psykiske forhold på arbejdspladsen som årsag til fravær Balancen imellem opgavekrav og ressourcer 3-i-1 målingen viste, at håndtering af mobning på arbejdspladsen opleves som overvejende negativt. Mobning er en kompleks arbejdsmiljøudfordring; Selvom arbejdsmiljøorganisationen har haft tilbud om uddannelse i forebyggelse og håndtering af mobning, er det løbende et emne som kræver opmærksomhed. Arbejdsmiljøforskningen og praksiserfaring viser, at et øget fokus på kerneopgaven som grundlag for bedre trivsel på arbejdspladsen og dermed et vigtigt forebyggende element i forhold til blandt andet mobning. Besvarelsesprocenten for 3-i-1 målingen var 71 % svarende til 3553 medarbejdere. Af disse havde 9 % angivet, at de havde meldt sig syge på grund af fysiske forhold på arbejdspladsen og 7 % på grund af psykiske forhold på arbejdspladsen. Procentuelt kan disse tal umiddelbart forekomme lave. Men i nominelle tal svarer det til, at over 300 blev syge af det fysiske arbejdsmiljø og 234 blev syge af det psykiske arbejdsmiljø Balancen imellem opgavekrav og ressourcer udgør også et forbedringspotentiale. Her scorede respondenterne i 3-i-1 målingen de laveste gennemsnit i hele kommunen; eller sagt med andre ord oplevede mange, at der ofte var for lidt tid til at udføre de definerede arbejdsopgaver. Derudover oplevede mange, at de ikke kunne udføre deres arbejdsopgaver effektivt inden for de givne rammer. Der vil blive udarbejdet uddannelsestilbud til MED-organisationen, med fokus på hvordan man kan blive bedre til at samles om Kernopgaven og dermed øge den fælles trivsel på arbejdspladsen godt i forhold til mobning. Uddannelserne vil blive i regi af den Supplerende arbejdsmiljøuddannelse. De to temaer Fysiske og psykiske forhold på arbejdspladsen som årsag til fravær og Balancen imellem opgavekrav og ressourcer vil blive undersøgt nærmere via en mere detaljeret granskning af data for temaerne, med henblik på at definere målrettede indsatser. Side 9 af 12

10 2. Krænkende adfærd udarbejdelse og implementering af nye retningslinjer HovedMEDudvalget har løbende til opgave at justere og revidere retningslinjer på arbejdsmiljøområdet, således at de er i overensstemmelse med den seneste tekniske og metodiske viden på området. HovedMEDudvalget vedtog i juni 2011 Retningslinjer om forebyggelse af vold, trusler, mobning og chikane og disse er senere blevet suppleret med en vejledning om hvordan man forholder sig til Chikane på digitale medier. Ligeledes er der sket ændringer i lovgivningen på området. Desuden viste 3-i-1 målingen, at håndtering af vold og trusler skal forbedres, idet en forkert håndtering har alvorlige konsekvenser. 6-7 % af respondenterne havde en negativ oplevelse af håndtering af vold og trusler. Dette giver anledning en revision af Retningslinjer om forebyggelse af vold, trusler, mobning og chikane under overskriften Forebyggelse og håndtering af krænkende adfærd. HovedMEDudvalget vil på første møde i 2016 få forelagt udkast til retningslinjer og vejledning til Forebyggelse og håndtering af krænkende adfærd (herefter kaldet Krænkende adfærd ) med henblik på godkendelse. Herefter vil Krænkende adfærd blive implementeret på alle arbejdspladser i form af informationsmateriale og uddannelsestilbud til MED-organisationen. Alle arbejdspladser forventes at udarbejde lokalt tilpassede retningslinjer på baggrund af den overordnede retningslinje. 3. Sygefravær - videreførelse Indsatsen for en løbende reduktion af sygefraværet fortsættes i Nedbringelse af sygefraværet har været et udviklingsmål i 2014 og 2015 med 2 årlige opfølgninger med afrapportering til direktionen. Sygefraværet i Skanderborg Kommune er faldet markant (22 %) siden kommunesammenlægningen i Sygefraværet udgør 4,9 % og er fortsat under det kommunale landsgennemsnit på 5,3 % i Sygefraværet er dog stagneret i de sidste tre år, og derfor skal der fortsat være stor opmærksomhed på det, og der skal arbejdes med at nedbringe sygefraværet yderligere. Sygefraværsindsatsen vil fremover fokusere på dialog og videndeling og anvendelse af konkrete værktøjer. Med indsatsområdet Nedbringelse af sygefravær forventer vi, at der sættes udviklingsmål for følgende temaer: 5.1 Dialog og videndeling 5.2 Konkrete værktøjer Dialog og videndeling Fremadrettet lægges der vægt på en dialogbaseret opfølgning på sygefraværshåndtering med kontraktholderne. Fastholdelseskonsulenten deltager en gang i kvartalet i ledermøder, hvor opfølgning på sygefravær er et fast punkt på dagsorden. Side 10 af 12

11 På møderne fremlægges rapport fra TARGIT med aktuelle sygefraværsdata, herunder hvordan fraværet ser ud fordelt på varighed, faggrupper, benchmarking af sygefraværet og fraværstendenser - stigende/faldende. På bagrund af aktuelle data fra TARGIT vil der være en uddybende og konstruktiv dialog med kontraktholderne med afsæt i følgende temaer: Videndeling om håndtering af sygefravær og fokus på de gode historier Sammenhæng mellem fraværskultur og sygefravær Dilemmaer og barrierer, som kan ligge i sygefraværshåndtering Behov for forskellige former for konsulentbistand i de sygefraværssager, som kontraktholdere finder svært at håndtere. Det handler primært om sygefravær, som er relateret til det psykiske arbejdsmiljø, stress og depression Anvendelse af en bred vifte af konsulentydelser fra HR afdelingen, som kan understøtte sygefraværsindsats og forebygge sygefravær Lokal anvendelse af fraværsdata fra TARGIT og eventuelle behov for nye digitale faciliteter. Konkrete værktøjer Fokus på anvendelse af modellen på arbejdspladserne standard for opfølgning på sygemeldinger. Fortsætte pilotprojektet i 2016 med ekstern psykologbistand til afklaring af særlige vanskelige sygefraværssager relateret til depression, stress og lignende. Lokal opfølgning på 3i1 undersøgelsen med fokus på at udvikle arbejdsmiljøet og trivslen på arbejdspladserne. Anvendelse af sygefraværsdata fra TARGIT både lokalt og centralt. Fastholdelseskonsulenten overvåger data fra TARGIT og tager kontakt til kontraktholdere, hvor udvikling af sygefravær giver anledning til bekymring og tilbyder hjælp. 4. Fysisk APV implementering af nyt elektronisk APV-system Medarbejderne i Skanderborg Kommune har i 2015 deltaget i 3-i-1 målingen (Trivsel-Psykisk arbejdsmiljø og Ledelsesevaluering). I forlængelse af 3-i-1 målingen har HovedMEDudvalget godkendt nye principper for gennemførelse af APV og har samtidig givet grønt lys til, at udvælge og implementere et nyt APV-system til afløsning af AM-online. De nye principper indebærer blandt andet, at der skal gennemføres en samlet fysisk APV hvert 3. år i Skanderborg Kommune; hvor den første APV skal være gennemført inden udgangen af HovedMEDudvalgets APV-gruppe udvælger et nyt system og dette implementeres i første halvdel af 2016 med henblik på, at alle arbejdspladser har gennemført APV med udgangen af Sundhed i Fællesskab Med afsæt i Direktionens indsats og Arbejdsgrundlags pkt. 11 og den angivne retning (pkt Sundhedsplan 2016) vil MED-organisationen blive indbudt til en temadag om Sundhed i Fællesskab som et led i byrådets ønske om et bredt engagement i udmøntningen af sundhedspolitikken. SundhedsfremmeCentret og HR-arbejdsmiljø udbyder i fællesskab en temadag Sundhed i Fællesskab til MED-organisationen med henblik på at alle MEDudvalg bliver støttet i deres kendskab til- og arbejde med sundhedspolitikken. Side 11 af 12

12 Afsnit 4 MED-organisationens uddannelsestilbud i 2016 MED-organisationen (MED-udvalg og Arbejdsmiljøgrupper) i Skanderborg Kommune skal være bedst muligt uddannet til at varetage deres opgave. HR-Afdelingen udbyder derfor en række uddannelsesmuligheder til MED-organisationen. Dette være sig lovpligtige såvel som aftalebestemte uddannelser. Desuden udbydes en række temadage og seminarer med afsæt i HMU s indsatsområder og/eller som en del af styrkelsen af MED-organisationen kompetencer. MED-organisationens uddannelsestilbud 2016 Den lovpligtige Arbejdsmiljøuddannelse for Arbejdsmiljøgrupperne Den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse varer 3 dage og er obligatorisk for alle nye medlemmer af arbejdsmiljøgrupperne. Uddannelsen skal være gennemført senest 3 måneder efter man er indtrådt i en arbejdsmiljøgruppe. Kursusnummer Lokation Dato Arbejdsmiljøkursus 20 Bakkedraget 8-9. marts + 6. april Arbejdsmiljøkursus 21 Bakkedraget 7-8. juni juni Arbejdsmiljøkursus 22 Bakkedraget 6-7. september september Arbejdsmiljøkursus 23 Bakkedraget november december MED uddannelsen 2016 HovedMEDUdvalget vedtog den 29. januar 2013 at MED uddannelsen ændres fra 1 dag + 2 halve temadage til 2 hele undervisningsdage. Et af formålene med at udvide uddannelsen, er at inddrage mere arbejdsmiljø viden for kommende MED udvalgs medlemmer. Nye leder- og medarbejderrepræsentanter i MED-udvalg deltager på Skanderborg Kommunes MED-uddannelse indenfor det første kvartal efter valg/tiltrædelse. MED uddannelsen Servicecenter Ry januar 2016 MED uddannelsen Servicecenter Ry 3-4. maj 2016 Temadage for MED-organisationen 2016 Sundhed i Fællesskab Supplerende uddannelsestilbud for arbejdsmiljøorganisationen i 2016 (seminar 25 deltagere) Krænkende adfærd Fysisk APV - Proces, teknik, metoder, inddrag fravær Side 12 af 12