Driftsaftale Synscenter Refsnæs

Transkript

1 Driftsaftale Synscenter Refsnæs

2 Indholdsfortegnelse 1. AFTALENS OMFANG INDLEDNING CENTRALE TEMAER I BUDGET 2016 MED RELEVANS FOR SOCIALOMRÅDET TILBUDDETS ORGANISERING KORT BESKRIVELSE AF TILBUDDET MÅLGRUPPE GENERELLE INDSATSOMRÅDER ØKONOMI FORTSAT FOKUS PÅ ENHEDSOMKOSTNINGER, BALANCE OG STYRING KVALITETSARBEJDET SYGEFRAVÆR, APV OG LEDELSESEVALUERING MÅL OG SPECIFIKKE INDSATSER FOR IMPLEMENTERING AF STRATEGI FORSKNING VELFÆRDSTEKNOLOGI OG DIGITALE LØSNINGER ARBEJDSMILJØ STATUS, KOMMUNIKATION OG EVALUERING AF DET SAMLEDE STRATEGIARBEJDE DRIFTSOPGAVER I RELATION TIL STRATEGIARBEJDET INDSATSOMRÅDER, DER ER AFTALT MED DET ENKELTE TILBUD, HERUNDER ØNSKER OM BISTAND FRA SOCIALAFDELINGEN IMPLEMENTERING AF NY VISION UDVIKLING AF EFTERSKOLE OG STU UDVIKLING AF IDV BESTILLINGER OG NYE YDELSER BYGNINGSMASSE KAPACITET OG ØKONOMI SAMARBEJDE MED SOCIALSTYRELSEN/VISO/KAS MARKEDSKOMMUNIKATION GENERELT LØBENDE OPFØLGNING PÅ DRIFTSAFTALEN... 20

3 1. Aftalens omfang 1.1. Indledning Driftsaftalerne mellem de enkelte tilbud på social- og specialundervisningsområdet og socialdirektøren vedrører mål, aktiviteter og budget i perioden fra 1. januar 2016 til 31. december Driftsaftalerne er en overbygning på de almindelige relationer mellem socialdirektøren og tilbuddene, og er et omdrejningspunkt for bl.a. dialogen mellem direktøren og tilbuddenes forstandere. Der henvises til regionens kompetenceregler, virksomheds- og ledelsesgrundlag m.m. Det regionale socialområde virker i hovedsagen på entreprenørvilkår. Det betyder, at Socialområdet har de opgaver, der efterspørges af kommunerne. Helt overordnet er målet for Socialområdet dermed at udvikle tilbud, der i indhold og pris svarer til kommunernes efterspørgsel. De sociale tilbud skal være attraktive for kommunerne både i og uden for Region Sjælland og dermed bidrage erhvervsfremmende til regionens udvikling. Driftsaftalerne skal overordnet fastholde visionen og de fælles mål for Region Sjællands indsats på Socialområdet. Med aftalerne tilkendegives og præciseres, i hvilken retning og ånd de enkelte tilbud skal arbejde, ligesom der opsættes mål for aktiviteten og den forventede service. Driftsaftalerne har til formål at: Synliggøre de krav og forventninger socialdirektøren stiller til de enkelte tilbud Synliggøre og præcisere roller, opgaver og ansvar Synliggøre mål for udviklingsretningen Synliggøre de midler, som Regionsrådet stiller til rådighed for opgaveløsningen. I driftsaftalerne for 2016 vil der fortsat være fokus på arbejdet med implementering af den af Regionsrådet i 2012 vedtagne Strategi for det regionale socialområde Centrale temaer i budget 2016 med relevans for Socialområdet Budgetaftalen for 2016 er ramme for driftsaftalen. Med budgetaftalen har Regionsrådet til hensigt at skabe grobund for en videreførelse og styrkelse af en række initiativer, bl.a. indenfor Økonomi i balance Udvikling Kvalitet Endvidere fremhæves betydningen af et fortsat arbejde med arbejdsmiljø- og tillidsunderstøttende initiativer. I budget 2016 er afsat 2 mio. kr. til forskning på Socialområdet. For nærmere uddybning af temaerne henvises til Vision og handlingsplan , Økonomiog handlingsplan , budgetaftale 2016 og budget Med særlig betydning for Socialområdet gælder endvidere, at rammeaftalen med kommunerne fastlægger en udvikling i taksterne på maksimal pris- og lønudvikling og med fokus på effektivitet. Hertil ændrer ny takstbekendtgørelse vilkår for drift på Socialområdet. Tidligere har alt underskud kunnet indregnes i taksten de efterfølgende år. Fremadrettet skal underskud på op til 5% dækkes af tilbuddene selv, idet kun underskud på over 5% kan indregnes i taksten. Ændringen understreger nødvendigheden af løbende ressourcetilpasning. 3

4 2. Tilbuddets organisering 2.1. Kort beskrivelse af tilbuddet Navn: Adresse: Leder: Synscenter Refsnæs Kystvejen 112, 4400 Kalundborg Centerleder Kenn Steen Andersen 2.2. Målgruppe Synscenter Refsnæs er det landsdækkende tilbud til børn og unge (0-25 år) med synshandicap. Synscenter Refsnæs inkluderer også børn og unge, derudover synshandicap har multiple funktionsnedsættelser. 3. Generelle indsatsområder 3.1. Økonomi fortsat fokus på enhedsomkostninger, balance og styring Socialområdet er i en udvikling, hvor flere tilbud oplever efterspørgsel efter andre pladser/ydelser end de takstfinansierede pladser, der traditionelt har domineret området. En stadig større del af omsætningen vedrører indtægtsdækket virksomhed, der etableres enten i form af et tillæg til en fast takst, som en aftalt enkeltydelse, eller ved opbygning af et tilbud helt fra grunden: En særforanstaltning. Der budgetteres ikke med indtægtsdækket virksomhed. Styringsforudsætningen for indtægtsdækket virksomhed er, at udgifter og indtægter går i nul. Parallelt med den stigende efterspørgsel efter særlige pladser udfordres betingelserne for at holde belægningen på de takstfinansierede pladser. Ved underbelægning på de takstfinansierede pladser må tilbuddene tilpasse økonomien til den lavere belægning. Tilsvarende må tilbuddene ressourcetilpasse i situationer med overbelægning. Økonomistyringsmodellen sætter rammen for ressourcetilpasning på det takstbelagte område. På Socialområdet er hovedreglen, at der i tilfælde af både mer-/mindrebelægning skal reguleres med 70 %. Med enkelte tilbud er aftalt en regulering på 100% (både i op- og nedadgående retning). 3 gange om året gennemføres budgetvurdering, som forelægges Regionsrådet Indsatser i 2016 Der pågår en løbende dialog mellem Synscenter Refsnæs og Socialafdelingen om at holde balance i økonomien. Dialogen har udgangspunkt i analyse af belægnings- og økonomirapporter, som Socialafdelingen formidler til tilbuddene Opfølgning i 2016 Synscenter Refsnæs har pr. 31. marts, 31. maj og 31. august 2016 efter konkret anmodning fra Socialafdelingen foretaget vurdering af det forventede regnskabsresultat. Ved afvigelser fra budget / budgetteret belægning, har Synscenter Refsnæs redegjort for initiativer, der er iværksat eller som vil blive iværksat for at genoprette balancen mellem udgifter og indtægter. Herudover er: Opfølgningen pr. 31. marts vurderet i sammenhæng med regnskabet for Opfølgningen pr. 31. maj vurderet i sammenhæng med budgetlægningen for Opfølgningen pr. 31. august vurderet i sammenhæng med en vurdering af det samlede resultat for

5 3.2. Kvalitetsarbejdet De overordnede formål med kvalitetsarbejdet er at sikre rammer for en fortsat kvalitetsudvikling, at skabe gode rammer for faglige miljøer for læring og udvikling, samt at sikre borgere og offentlighed en indsigt i kvaliteten i regionernes sociale botilbud. Socialområdet følger den kadence i arbejdet med kvalitetsmodellen, der besluttes i den nationale styregruppe. I 2016 arbejder Synscenter Refsnæs med 10 nationale standarder: Indflydelse på eget liv Kommunikation Individuelle planer Magtanvendelse Medicinhåndtering Utilsigtede hændelser Faglige tilgange, metoder og resultater Fysisk og mental sundhed og trivsel Forebyggelse af overgreb Kompetenceudvikling Og 2 regionale standarder: Risikovurdering Bruger- og pårørendeinddragelse på det kollektive niveau I arbejdet med kvalitetsmodellen skal alle sociale botilbud eksternt evalueres. Socialafdelingen giver Synscenter Refsnæs besked, når det nationale sekretariat har besluttet, hvornår Synscenter Refsnæs skal ekstern evalueres igen. Synscenter Refsnæs inddrager resultaterne fra den eksterne evaluering i arbejdet med kvalitetsudvikling. I Region Sjælland er kvalitetsarbejdet tilrettelagt, så de enkelte tilbud, med udgangspunkt i de fælles regionale standarder, udarbejder egne retningsgivende dokumenter. Det er en tilrettelæggelse, som på den ene side giver det enkelte tilbud stor frihed til at beskrive egen praksis, men på den anden side ikke får skabt den udveksling af ideer og erfaringer på tværs af tilbud, som i de regioner, hvor der arbejdes med regionale retningsgivende dokumenter, der definerer en fællesregional opfattelse af best practice. Med det formål, også i Region Sjælland at skabe et rum for udveksling af ideer og erfaringer på tværs af tilbud, arbejdes der i 2016 med udvikling af en metode, hvor der (trin 3) gennemføres tværgående aktiviteter fx læringsseminarer som opfølgning på kvalitetsovervågning. Styregruppen for kvalitet planlægger de tværgående aktiviteter og har fokus på, at det er relevant for Socialområdets forskellige målgrupper. I 2016 udvikles og afprøves metoder som opfølgning på kvalitetsovervågning af minimum standarden Faglige tilgange, metoder og resultater. Konkret betyder det, at identificere centrale udfordringer for det samlede socialområde på baggrund i kvalitetsovervågningen og at gøre disse udfordringer til genstand for fx et fælles læringsseminar eller virksomhedsbesøg i mindre målestok mhp. at blive inspireret af hinanden på fagligheden. Ved at sætte fokus på Faglige tilgange, metoder og resultater kobles strategiens mål om at udbygge arbejdet i den danske kvalitetsmodel sammen med det formål yderligere at evidensbasere arbejdet. 5

6 Indsatser i 2016 Synscenter Refsnæs gennemfører kvalitetsovervågning i 2016 i henhold til materiale og tidsplan der meldes ud. Synscenter Refsnæs følger op på kvalitetsovervågningen og sigter mod en god proces for arbejdet med Kvalitetsmodellen og en tilfredsstillende ekstern evaluering. Som led i kvalitetsarbejdet gennemføres der løbende tilfredshedsundersøgelser. Den nationale styregruppe har endnu ikke besluttet, hvilke tilfredshedsundersøgelser, der skal gennemføres i Socialafdelingen giver Synscenter Refsnæs besked, når det er besluttet, hvilke tilfredshedsundersøgelser der skal gennemføres og hvordan tilfredshedsundersøgelserne skal gennemføres. Synscenter Refsnæs inddrager resultaterne fra tilfredshedsundersøgelsen(r) i arbejdet med kvalitetsudvikling. Synscenter Refsnæs ledelse er ansvarlig for at relevante kvalitetsressourcepersoner deltager i regionale aktiviteter for alle tilbud i Region Sjælland, og at læring implementeres på tilbuddet efterfølgende. Socialafdeling udarbejder årsplan for kvalitetsmodellen, når den nationale styregruppe har besluttet, hvilke elementer der skal arbejdes med, og det nationale sekretariat har lavet tidsplan for Socialafdelingen står løbende til rådighed for sparring og vurderer behovet for fælles aktiviteter fx læringsseminarer Opfølgning i 2016 Pr. 31. december 2016 har tilbuddet fulgt kadencen i arbejdet med kvalitetsmodellen, der er besluttet og som meldes ud i årsplanen for kvalitetsmodellen Pr. 31. december har tilbuddet sendt referater og opfølgningsplaner ind til Socialafdelingen i henhold til årsplanen for kvalitetsmodellen. Pr. 31. december 2016 har relevante medarbejdere deltaget i de fælles aktiviteter fx læringsseminarer, der afholdes i 2016 som del af at udvikle arbejdet på trin 3 i Region Sjælland. Status ved dialogmøderne i 2. og 4. kvartal Sygefravær, APV og ledelsesevaluering Synscenter Refsnæs skal i 2016 nedbringe sygefraværet til 5,63%, øge svarprocent for APV til 60% og øge svarprocent for ledelsesevaluering til 60% Indsatser i 2016 Sygefravær Synscenter Refsnæs arbejder efter de personalepolitiske principper for nedbringelse af sygefravær Fra fravær til nærvær samt følger Region Sjællands vejledning for håndtering af sygefravær, omsorgssamtaler og fleksible aftaler. Ultimo 2015 er der iværksat nye tiltag, som forventes at medvirke til nedbringelse af sygefraværet i 2016: Sygemelding til nærmeste leder på alle områder på Synscenter Refsnæs med fokus på omsorg for medarbejderen og dialog om, hvordan medarbejderen hurtigst muligt kan vende tilbage på arbejde. Kursus for skoleområdets afdelingsleder og AMIR Den gode omsorgssamtale d Særlig indsats for skoleområdet, da området har et højt sygefravær, som påvirker den samlede fraværsprocent. 6

7 APV og ledelsesevaluering Svarprocenten for APV 1 og ledelsesevaluering skal i 2016 forbedres. Ved sidste APV i 2014 var svarprocenten 40,5 % for det samlede Socialområde. Ved sidste ledelsesevaluering i 2014 var svarprocenten 55,5 % for det samlede Socialområde, mens den gennemsnitlige svarprocent for Region Sjælland var 62,2 %. Svarprocenten skal i 2016 forøges, så Socialområdet kommer på niveau med Region Sjælland, så der er et mere validt arbejdsgrundlag til at arbejde videre med resultaterne. Det skal indgå i vurdering af svarprocenter på Socialområdet, at andelen af vikarer og begivenhedsansatte, som forventelig ikke deltager i besvarelse udgør ca. 30 % Opfølgning i 2016 Pr. 31.marts, 31.maj og 31.august 2016 gøres som led i budgetopfølgningen status for arbejdet med nedbringelse af sygefraværet. Svarprocenten for APV er 60 % i Svarprocenten for ledelsesevaluering er 60 % i Status vedr. forbedring af sygefravær, APV og ledelsesevaluering ved dialogmøderne 2. og 4. kvartal Ifølge MED-aftalen har de selvejende institutioner metodefrihed i forhold til gennemførelse af APV. 7

8 4. Mål og specifikke indsatser for implementering af strategi 2016 Regionsrådet har i august 2012 fastlagt Strategi for det regionale socialområde. Strategien har seks fokusområder, der hver især sætter mål for Socialområdets udvikling fra 2013 til Der er i de sidste år etableret en projektorganisation, hvor tilbuddene på Socialområdet bidrager til løsning af de udviklingsopgaver, der aftales i tilbuddenes driftsaftaler mellem den enkelte forstander og direktøren er sidste år til at implementere strategien, og det betyder, at der i de forgangne år er iværksat forskellige tiltag, til opfyldelse af strategiens mål. I 2016 vil der være fokus på: Udviklingsopgaver De fleste mål i strategien er der arbejdet med i de tidligere år. Enkelte mål er endnu ikke fuldt ud dækket, og for de mål bliver der igangsat udviklingsopgaver i Implementering Der igangsættes således færre nye udviklingsopgaver, så flere ressourcer kan allokeres til implementeringsaktiviteter. Derudover er der tænkt i arbejdsformer, som understøtter implementering og skaber rum for, at de erfaringer som tilbuddene høster hver især, kan indgå i tværgående vidensdeling. Anvendelse af etablerede mødefora Ved tilrettelæggelse af udviklingsopgavers løsning er der tænkt i anvendelse af etablerede mødefora og grupper på Socialområdet, herunder styregruppe for kvalitet, arbejdsmiljønetværk og forstandermøde. Overgang til drift Projekter, der har løst de udviklingsopgaver, de var sat i verden for, overgår til drift. I det omfang driften involverer et løbende samarbejde på tværs af tilbud, etableres en driftsorganisation, der i lighed med projekter refererer til styregruppen. Der er aftalt, at Synscenter Refsnæs i 2016 arbejder med implementering af strategien som beskrevet i nedenstående Forskning Det er et mål i strategien at skabe rammer for forskning, så den metodeudvikling, der foregår i de enkelte sociale tilbud, kan medvirke til evidensbasering af det sociale arbejde på Socialområdet. Dette mål har i forbindelse med udbud af de to igangværende forskningsprojekter resulteret i krav om, at forskningens resultater skal spredes til det samlede Socialområde. I de to igangværende forskningsprojekter har forskerne beskrevet strategier til spredning af forskningsresultater. I dialog med forskerne skal disse strategier udvikles til en organisatorisk ramme. Forskningsprojektet fra RUC er foreløbigt berammet til 1 år. Efter første år skal der foregå en bedømmelse af forskningsaktiviteter for et evt. andet år. I 2015 påbegyndes dialogen med forskerne for at aftale, hvordan regionens tilbud i efteråret skal præsenteres for de foreløbige resultater; jf. den aftalte tidsplan. Det planlægges af den arbejdsgruppe, der deltog i udbuddet. I 2016 skal gennemføres aktiviteter til spredning af forskningens resultater, der sikrer læring på det samlede Socialområde. Endvidere skal der arbejdes med udbud af nye projekter. I 2016 etableres en arbejdsgruppe med deltagelse både af tilbud, der er med i de igangværende forskningsprojekter og tilbud, der ikke har deltaget i de igangsatte forskningsprojekter. 8

9 Synscenter Refsnæs deltager i arbejdsgruppen vedr. forskning. Indsats: Formidling er afgørende for, at det enkelte tilbud kan vurdere relevansen af de gennemførte forskningsprojekter. Arbejdsgruppen skal for hvert af de gennemførte forskningsprojekter vurdere, hvordan viden og læring bedst formidles til det samlede Socialområde. Dernæst skal arbejdsgruppen videreføre arbejdet med spredning af viden/resultater fra de to igangværende forskningsprojekter, herunder viden om, hvordan man på tilbuddene mest frugtbart kan indgå i samarbejde med eksterne forskningsmiljøer. Endelig skal arbejdsgruppen medvirke ved udbud af den næste runde af forskningsprojekter. Arbejdsgruppen opgaver: Tilrettelægge aktiviteter, der sikrer at viden og læring fra de gennemførte forskningsprojekter formidles til det samlede Socialområde. Der skal være fokus både på forskningens resultater og på tilbuddenes samarbejdet med forskerne. Evaluere den samlede proces med de igangværende forskningsprojekter fra det indledende arbejde, hvor ideer til forskning blev drøftet, over udbud, og til udvælgelsen af forskningsprojekterne. Bistå de enkelte tilbud med at tydeliggøre ideer til forskning og medvirke ved udbud af nye forskningsprojekter. Opfølgning Pr. 31. marts 2016 er der gennemført evaluering af tilbuddenes erfaringer af sidste udbudsproces fra det indledende arbejde til forskningsprojekterne blev valgt. Pr. 31. marts 2016 er der gennemført en foreløbig evaluering af de deltagende tilbuds erfaringer med samarbejdende forskningsmiljøer. Pr. 31. maj er der i samarbejde med forskerne aftalt en plan for, hvordan resultater af forskningen kan l formidles på det samlede Socialområde. Pr. 31. august 2016 er udbudsmateriale til nye forskningsprojekter udarbejdet. Pr. 31. december 2016 er der gennemført spredningsaktiviteter der sikrer læring af de gennemførte forskningsprojekter. Alle tilbud, der har deltaget i forskningsaktiviteter i 2015/2016 er forpligtet til at: Bidrage til regionale spredningsaktiviteter. Bidrage med erfaringer fra samarbejdet med forskerne. Alle tilbud er i 2016 forpligtet til at: Deltage i spredningsaktiviteter, der iværksættes for at dele viden og læring på tværs inden for Socialområdet. Bidrage til regional erfaringsudveksling om hvordan viden og læring spredes på tilbuddet. Vurdere forskningsresultaternes anvendelighed og implementere relevant viden i eget tilbud. Overveje ideer til næste runde af forskning og gå i dialog med arbejdsgruppen herom. Ledelsen gør status for arbejde i relation til forskning på dialogmøderne med Socialområdets ledelse. 9

10 4.2. Velfærdsteknologi og digitale løsninger Det er et mål i strategien, at hvert enkelt tilbud i relation til den målgruppe de betjener, afsøger relevante muligheder inden for velfærdsteknologi og digitale løsninger. Det er ligeledes et mål, at Socialområdet kommer i kontakt med vidensmiljøer, der står for udvikling af velfærdsteknologiske løsninger. I 2015 blev der igangsat et projekt, der udarbejdede en retningslinje for, hvordan den enkelte borger kan screenes i forhold til anvendelse af social IT. Der blev endvidere etableret et netværk, der arbejder med implementering i de enkelte tilbud. Netværksgruppens medlemmer deltager i 2015 i et diplomforløb om velfærdsteknologi og teknologisk dannelse 2, som er tilrettelagt i samarbejde med UCSJ (University College Sjælland). I forløbet indgår en temadag for ledere og netværksgruppe, der følger op på, hvordan indholdet af diplomforløbet kan anvendes i praksis. Temadagen afholdes den 14. januar Temadagen er dermed også udgangspunkt for videreførelse af Projekt Velfærdsteknologi og digitale løsninger under en arbejdsform, hvor hvert enkelt tilbud forpligter sig på et konkret implementeringsprojekt. På temadagen præsenteres en model for implementering af velfærdsteknologi og teknologisk dannelse, herunder: Hvordan lederen understøtter nye tiltag inden for velfærdsteknologi Hvordan nye tiltag fastholdes i en travl hverdag Udvælgelse af et eller flere temaer med henblik på implementering Udarbejdelse af plan for implementering af resultater i praksis Synscenter Refsnæs deltager fortsat i det allerede etablerede netværk for velfærdsteknologi og digitale løsninger. Indsats: Den fremtidige indsats i forhold til velfærdsteknologi og digitale løsninger er forankret på tilbuddene og centreret omkring netværksgruppen. Henholdsvis forår/efterår tilrettelægger konsulenter fra Socialafdelingen læringsseminarer for netværksgruppen, hvor de enkelte tilbud deler erfaringer med de implementeringsprojekter, der er igangsat i forlængelse af temadagen d. 14. januar Netværket: Laver opfølgning på implementering af retningslinjen på eget tilbud Bidrager til regional erfaringsudveksling om velfærdsteknologi og teknologisk dannelse på tværs af Socialområdet Arbejder med implementeringsprojekt og implementering af fælles viden i eget tilbud Opfølgning Pr. 31. marts 2016 har Synscenter Refsnæs besluttet, hvilket konkret implementeringsprojekt de forpligtiger sig til at arbejde med i Begrebet Teknologisk dannelse betegner det at være i stand til at håndtere, bruge, få adgang til og forstå teknologier. Teknologier er redskaber, der kan forme behov, relationer, fællesskaber og kompetencer. Teknologiske redskaber kan bruges i det faglige arbejde for at understøtte eksisterende praksis og muliggøre ny praksis. Teknologier er også teknikker og metoder, der kan knyttes til borgere med forskellige interesser og perspektiver. Det spiller i denne sammenhæng sammen med begreberne for velfærd, forstået ved en forhandling om, hvilken service det offentlige skal tilbyde. Begrebet skaber forestillinger og idealer om det gode liv, herunder fællesskabets opgaver, for at sikre borgernes lige adgang til ydelser og til deres pligter for fællesskabet. Velfærd, teknologisk dannelse og velfærd kan samlet set betegnes som velfærdsteknologisk dannelse. 10

11 Pr. 31. december er retningslinjen for teknologiscreening revideret på baggrund af en kvalitetsovervågning af retningslinjen Pr. 31. december 2016 har Synscenter Refsnæs implementeret det udvalgte implementeringsprojekt. Alle tilbud er i 2016 forpligtet til at: Deltage i netværk for velfærdsteknologi og teknologisk dannelse Afdække den enkelte borgers behov og muligheder i forhold til anvendelse af social it i henhold til retningslinje for teknologiscreening Medvirke ved kvalitetsovervågning af retningslinje Arbejde med det konkrete implementeringsprojekt, der besluttes på baggrund af temadagen den 14. januar 2016 Deltage i læringsseminarer i Socialområdet vedr. implementeringsprojekterne Ledelsen gør status for arbejde i relation til velfærdsteknologi og digitale løsninger på dialogmøderne med Socialområdets ledelse Arbejdsmiljø Det er et mål i strategien at skabe klarhed og forståelse for de ændrede vilkår, der gælder for løsning af opgaver på Socialområdet. Klarhed og forståelse for de ændrede vilkår er en forudsætning for at fastholde og udvikle et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø. I 2016 igangsættes et arbejdsmiljøprojekt, hvis mål er at sikre et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø med fokus på nærværsfremmende initiativer på arbejdspladsen. Som afledt effekt sigter arbejdsmiljøprojektet mod at nedbringe sygefraværet. Sygefravær er omkostningsfuldt både for det enkelte tilbuds drift og økonomi, for den sygemeldte selv og for de kollegaer, der må tage over og løse opgaverne. Arbejdsmiljøprojektet tager udgangspunkt i det arbejdsmiljøarbejde / de arbejdsmiljøprojekter, der allerede finder sted på tilbuddene. Gennem projektet etableres en fælles overbygning på det igangværende arbejdsmiljøarbejde / de igangværende projekter, og der skabes rum for tværgående læring og erfaringsudveksling. Læringsrummet struktureres af en række fælles læringsspørgsmål, som de enkelte tilbud med udgangspunkt i deres projekter, skal bidrage til besvarelse af. Arbejdet i projektet gennemføres i en form, hvor konsulenter fra Socialafdelingen går i dialog med de enkelte tilbud om udvikling af deres arbejdsmiljøarbejde og bidrager til, at tilbuddene kan bringe deres erfaringer i spil i et fælles læringsrum. Konsulenternes opgaver aftales konkret med de enkelte tilbud. Det fælles læringsrum kan antage forskellige former. Der kan fx etableres bilateralt samarbejde mellem to eller flere tilbud evt. suppleret af besøg, hvor der gensidigt skabes indblik i, hvordan arbejdsmiljøarbejdet praktiseres. Overordnet består læringsrummet af fælles læringsseminarer med deltagelse af trioer fra alle tilbud. Ved et startseminar primo 2016 sættes en faglige ramme for årets arbejde gennem formulering af fælles arbejdsspørgsmål. Startseminariet tager udgangspunkt i faglige oplæg om tilbuddenes arbejdsmiljøarbejde. Oplæggene har fokus på de nærværsfremmende faktorer, der bidrager positivt til det psykiske arbejdsmiljø og adresserer de udfordringer, der indgår i tilbuddenes arbejdsmiljøredegørelser. Socialafdelingen tilrettelægger arbejdet i det fælles læringsrum med bistand fra Koncern HR og i samarbejde med en mindre gruppe forstandere, der udpeges af styregruppen for implementering af 11

12 strategi på Socialområdet. Arbejdsgruppen tilrettelægger samarbejdet i det fælles læringsrum med fokus på erfaringsudveksling, gensidig feedback og formidling af resultater. Synscenter Refsnæs deltager ikke i mindre arbejdsgruppe, der tilrettelægger det fælles læringsrum. Synscenter Refsnæs arbejder med projektaktiviteter, der kan bidrage til besvarelse af de fælles læringsspørgsmål. Indsats 2016: Som overbygning på de enkelte tilbuds forskellige arbejdsmiljøprojekter etableres et fælles læringsrum, der skaber rum for tværgående læring og erfaringsudveksling. Det fælles læringsrum åbnes i et startseminar med formulering af fælles arbejdsspørgsmål for det samlede Socialområde, samt de aktiviteter, der planlægges af arbejdsgruppe med deltagelse af Socialafdelingen, Koncern HR og udpegede forstandere. Synscenter Refsnæs igangsætter/viderefører projekt, der bidrager til besvarelse af de fælles læringsspørgsmål. Opfølgning Pr. 29. februar 2016 er startseminar gennemført og fælles læringsspørgsmål for årets arbejdsmiljøarbejde formuleret. Pr.31.marts 2016 har Synscenter Refsnæs beskrevet de projektaktiviteter, der hos dem kan bidrage til besvarelse af de fælles læringsspørgsmål. Pr. 31. marts 2016 har Synscenter Refsnæs indgået aftale med Socialafdelingen om de konsulentydelser, som Synscenter Refsnæs har brug for at trække på. Pr. 31. august 2016 er gennemført projektaktiviteter til gensidig sparring og erfaringsudveksling mellem tilbuddene. Pr. 31. december 2016 er sket en samlet formidling af erfaringer med arbejdsmiljøarbejdet i 2016 (overblik over, hvordan de enkelte tilbud har bidraget til besvarelse af de fælles læringsspørgsmål) Alle tilbud er i 2016 forpligtet til at: Bidrage til fælles læring og erfaringsudveksling på Socialområdet ved deltagelse i de fælles projektaktiviteter Beskrive de projektaktiviteter i eget tilbud, der vurderes at kunne bidrage til besvarelse af de fælles læringsspørgsmål Indgå aftale om de opgaver, der i sammenhæng med arbejdsmiljøprojekterne skal løses af konsulenter fra Socialafdelingen. Tilbudsledelsen gør status for arbejde i relation til arbejdsmiljø på dialogmøderne med Socialområdets ledelse Status, kommunikation og evaluering af det samlede strategiarbejde 2016 er det sidste af de fire år, der er afsat til implementering af strategien. I efteråret 2015 udarbejdes der en sammenfatning af de aktiviteter, der har bidraget til implementering af strategi, og planlægning af en evaluering af strategiarbejdet påbegyndes. Socialafdelingen planlægger evalueringen i samarbejde med en ekstern person, der har kendskab til evaluering. Selve evalueringen af strategiarbejdet påbegyndes i

13 Derudover igangsættes et kommunikationsarbejde der har to mål: 1) At gøre den viden, der findes blandt de ca. 100 medarbejdere, der har deltaget i diverse projekter og netværk i forbindelse med strategiarbejdet, til fælles viden for samtlige ansatte i Socialområdet. 2) At udvikle en eksternrettet markedskommunikation. Der udarbejdes en plan for, hvordan kommunikationen skal tilrettelægges og hvilke kommunikationsprodukter det omfatter. Indsats Ansvar for sammenfatning af aktiviteter, kommunikation og evaluering ligger hos konsulenter i Socialafdelingen. Styregruppen giver sparring til kommunikationsplan og evalueringsdesign. I første halvår af 2016 gennemføres evaluering af strategiarbejdet. Evalueringen udføres med blik for ressourceforbrug hos informanterne og en del af evalueringen vil derfor blive gennemført ved brug af spørgeskema. Opfølgning Pr. 31. januar 2016 godkender styregruppen designet for evaluering. Pr. 31. maj 2016 er alle evalueringsaktiviteter gennemført. Pr. 31. juli 2016 er evalueringsrapport udarbejdet. Pr. 31. december 2016 er der kommunikeret til relevante målgrupper. Der arbejdes med udgangspunkt i den kommunikationsplan, der er godkendt af Socialområdets ledelse i Alle tilbud er i 2016 forpligtet til at: Deltage i kommunikationsaktiviteter i henhold til plan for kommunikation. Deltage i evalueringen af strategiarbejdet Driftsopgaver i relation til strategiarbejdet I 2016 er tidligere gennemførte projekter overgået til drift under en form, hvor samarbejde på tværs af tilbud videreføres i netværksgrupper eller lignende, og fortsat følges i styregruppen for implementering af strategien. Socialafdelingen varetager den igangsættende og koordinerende funktion Medicinhåndtering I 2015 er der arbejdet med implementering af det retningsgivende dokument for medicinhåndtering. I denne sammenhæng er der gennemført kvalitetsovervågning på medicinhåndtering på samtlige tilbud, der drives efter servicelovens 67, 107, 108 og 110. På baggrund af resultaterne fra de gennemførte kvalitetsovervågninger, er der iværksat kvalitetsforbedringer ift. medicinhåndtering. I 2016 fortsætter arbejdet med kvalitetsforbedringer på baggrund af kvalitetsovervågningen. Sideløbende arbejder deltagere i netværket videre med fortsat implementering på eget tilbud og medvirker til gensidig erfaringsudveksling samt udvikling på tværs af det samlede socialområde. Synscenter Refsnæs deltager fortsat i det allerede etablerede netværk for medicinhåndtering. 13

14 Indsats: Netværket: Fortsætter arbejdet med de kvalitetsforbedringer, der er besluttet på baggrund af kvalitetsovervågningens resultater i Arbejder (deltagerne i netværket hver især) med at foretage relevante ændringer på baggrund af resultaterne fra kvalitetsovervågningen i eget tilbud, herunder at foretage afledte revideringer i det retningsgivende dokuments lokale tilføjelser og implementere disse. Tilrettelægger kvalitetsovervågning. Deltager i gennemførelse af aktiviteter efter aftale. Opfølgning: Pr. 31. marts 2016 er det besluttet, hvordan og hvornår der skal gennemføres kvalitetsovervågning på tilbuddene. Pr. 31. december 2016 er sammenfatningen af kvalitetsovervågningens resultater udarbejdet og formidlet. Alle tilbud er i 2016 forpligtet til at: Deltage i netværket for medicinhåndtering. Anvende det regionale retningsgivende dokument for medicinhåndtering. Ledelsen gør status for arbejde i relation til medicinhåndtering på dialogmøderne med Socialområdets ledelse Særlige tilbud Det er mål i strategien at byde ind på løsning af opgaver over for borgere med helt særlige behov. Siden 2013 er der arbejdet med udvikling af know-how til etablering af særlige tilbud, herunder en værktøjskasse med diverse redskaber, som tilbuddene skal anvende, når en kommune henvender sig og anmoder om en opgaveløsning i form af et særligt tilbud. Indsats: Tilbud, der etablerer særlige tilbud, er forpligtet til at anvende redskaberne i værktøjskassen til etablering af særlige tilbud. Udvikling af tværregional viden og redskaberne i værkstøjskassen er forankret i Socialafdelingen. I det omfang Socialafdelingen vurderer, at det er hensigtsmæssigt inviteres Synscenter Refsnæs til deltagelse i regionale aktiviteter, fx audit. Opfølgning Opfølgning foregår på tværs af det samlede socialområde. Tilbud, der etablerer særlige tilbud i 2016 er forpligtet til at: Varetage de driftsmæssige opgaver, herunder anvende redskaberne i værktøjskasse til etablering af særlige tilbud Serviceinformation Det er et mål i strategien, at de sammenhængende beskrivelser, der findes af indholdet i de sociale tilbud, i videst muligt omfang skal tydeliggøre referencen til det faglige fundament, tilbuddene bygger deres praksis på. Beskrivelser af indholdet af de enkelte tilbud skal beskrives i et sprog, der har reference til anerkendte socialfaglige begreber. 14

15 Siden 2013 er der arbejdet med at skabe overblik over den faglige specialviden, der findes i tilbuddene. I forlængelse heraf er der arbejdet med udvikling af tilbuddenes serviceinformation på Tilbudsportalen, i servicedeklarationen og på tilbuddenes hjemmesider. Indsats Den fremtidige indsats i forhold til serviceinformation er forankret på tilbuddene, der er forpligtet til at serviceinformationen på tilbuddets hjemmeside og på Tilbudsportalen er opdateret og arbejder med serviceinformation i henhold til retningslinje for serviceinformation. Opfølgning Pr. 31. januar 2016 er tilbuddets serviceinformation på Tilbudsportalen, i servicedeklarationen og tilbuddets hjemmeside opdateret og overensstemmende og i overensstemmelse med retningslinjen Kvalitetsvurdering Kvalitetsvurdering af Synscenter Refsnæs skal sikre, at indsats og drift er i overensstemmelse med gældende lovgivning og regionale retningslinjer og bidrager til den løbende udvikling. Når kvalitetsvurderingen for 2015 er gennemført og evalueret, bliver det besluttet i styregruppen for kvalitet, hvilken metode, der skal anvendes i forbindelse med gennemførsel af kvalitetsvurderingen i Indsats: Alle tilbud får gennemført regional kvalitetsvurdering i 2016 i henhold til materiale og tidsplan, der meldes ud, når kvalitetsvurderingen for 2015 er evalueret. Opfølgning Pr. 15. december 2016 er Synscenter Refsnæs kvalitetsvurderet. Alle tilbud er forpligtiget til at: Deltage i kvalitetsvurderingen for Dokumentationsprojektet Fra efteråret 2014 er der arbejdet med implementering af de fælles retningslinjer for dokumentation på enkeltsagsniveau og Indikator-modulet i Bosted. I 2015 blev påbegyndt indsamling af data om resultatopfyldelse for den enkelt borger bl.a. ved at det ved stikprøver blev vurderet om der for 80 % af borgerne var koblet indikatorer til de mål, der blev arbejdet med. Derudover blev der kvalitetsovervåget om det bl.a. blev dokumenteret, at borgerne har en individuel plan 3 måneder efter indskrivning, og at de mål, der arbejdes med, er formuleret af - eller søgt afstemt med kommunen. Arbejdet blev overvåget med stikprøver. I 2016 er målet systematisk at indsamle data om resultatopfyldelse, så det ved årets udgang første gang bliver muligt at foretage et samlet dataudtræk for resultatopfyldelse i de sociale tilbud bliver dermed baseline for fremadrettet at kunne sammenligne resultatopfyldelse fra det ene år til det andet. Socialafdelingen laver udtræk vedr. baseline. Resultatopfyldelse måles på henholdsvis VUM og ICS indikatorer både på tilbuds- og på afdelingsniveau. Synscenter Refsnæs deltager fortsat i det allerede etablerede netværk for dokumentation. Indsatser: Netværket: Udvikler opsætning i Bosted efter beslutning i styregruppen bl.a. på baggrund af kvalitetsovervågninger gennemført i 2015 og krav fra de nye og reviderede standarder. Der nedsættes arbejdsgrupper til udviklingsarbejdet. 15

16 Tilrettelægger kvalitetsovervågning på tilbuddene. Kvalitetsovervågningen skal være gennemført pr. 31. maj og 31. august Som led i kvalitetsovervågningen skal det som minimum godtgøres, at: o 95 % af borgerne er koblet en indikator på de mål, der arbejdes med. o 95 % af borgerne er koblet en indikator på de delmål, der arbejdes med. o alle borgere har en individuel plan 3 måneder efter indskrivning. o de mål, der arbejdes med i den individuelle plan, er formuleret af eller søgt afstemt med kommunen. o der for alle borgere, hvor det er relevant, er fremsendt status til kommunen indenfor det sidste år. (ikke relevant er fx når borgeren er flyttet ind inden fornyligt eller andet er specifikt aftalt). Drøfter udtræk vedr. resultatdokumentation. Arbejder med implementering af fælles viden i eget tilbud. Opfølgning Pr. 31. marts 2016 er det besluttet, hvordan og hvornår, der skal gennemføres kvalitetsovervågning på tilbuddene. Pr. 31. maj og 31. august 2016 er der gennemført kvalitetsovervågning som besluttet. Pr. 30. september 2016 er Bosted udviklet som besluttet i styregruppen. Pr. 31. december 2016 er data til resultatdokumentation genereret i Bosted. Alle tilbud er i 2016 forpligtet til at: Arbejde med dokumentation på eget tilbud Medvirke til gensidig erfaringsudveksling og udvikling på tværs af det samlede Socialområde. Ledelsen varetager de driftsmæssige opgaver. Ledelsen gør status for arbejde i relation til dokumentation på dialogmøderne med Socialområdets ledelse. 16

17 5. Indsatsområder, der er aftalt med det enkelte tilbud, herunder ønsker om bistand fra Socialafdelingen 5.1. Implementering af ny vision Endelig formulering af ny vision Vision 2018 afventede modning i 2015, dvs. den rette timing i forhold til afklaring vedr. udmelding fra Socialstyrelsen og afklaring vedr. strategi for bygningsmassen. Ultimo 2015 er afklaringen kommet nærmere, og det betyder at en ny vision i 2016 kan formuleres endeligt til videre proces mhp. forelæggelse, iværksættelse og implementering Indsatser i 2016 Centerledelsens endelige oplæg til ny vision forelægges MED-udvalget på MED-udvalgsmødet i marts Fællesmøde for alle medarbejdere ultimo 2. kvartal 2016 med det formål at konkretisere og operationalisere den nye vision. Der arbejdes konkret med implementering af visionen i de enkelte områder fra 3. kvartal MED-udvalget samler op på arbejdet med implementering af visionen på MED-udvalgsmødet december Opfølgning i 2016 Status på dialogmøderne i 2. og 4. kvartal Udvikling af Efterskole og STU Beslutningsoplæg dateret vedrørende fremtidig bygningsmasse på Synscenter Refsnæs er godkendt. Forløbet er projektorganiseret med styregruppe, brugergruppe og projektgruppe og afleveringsforretning forventes at foregå d således at bygningerne kan tages i brug til skoleåret 2016/2017. Regionsrådet er bygherre, virksomhedsområdet ansvarlig for bevillingen, som bygherrefunktion, og KU Byg, i form af Nanna Thorup, varetager rollen som intern bygherrerådgiver. Formålet med renovering af bygning 8+7 er at samle STU elever (Botilbud 1) samt efterskoleelever i bygningen, således at der opnås et velfungerende ungemiljø, stordriftsfordele samt en centrering af Synscenter Refsnæs udnyttede bygningsområde. Bygninger i yderområderne af Synscenter Refsnæs sælges fra. Vi har i 2015 oplevet en tilgang til STU, dels fra efterskolen dels af eksterne elever. I 2. halvår af 2015 samt 1. halvår af 2016 vil vi sætte ind med en massiv markedsføringskampagne for at optimere tilgangen af elever på såvel efterskole, STU/Botilbud 1. Markedskommunikationen bliver dels udmøntet ved deltagelse i eksterne arrangementer i Landsforeningen af Forældre til Blinde og Svagsynede (LFBS). Arrangementer, der afholdes på Synscenter Refsnæs i form af møde med skolekonsulenter fra hele landet samt indlæg vedr. STU og Efterskolen ved relevante kurser i Specialrådgivningen samt invitationer til Åbent Hus og korte praktikophold direkte til målgrupperne og fagprofessionelle. Derudover er udvikling og distribution af materiale til målgrupperne og fagprofessionelle i form af produktark og informationsfoldere iværksat. Efterskole og STU tilbud udvikles målrettet med henblik på relevant understøttelse af de unges behov. Således påbegynder 2 pædagoger en uddannelse som Ungecoach i starten af 2016 og en pædagog er i gang med en IT diplom uddannelse i brug af sociale medier. Tilbuddene udvikles 17

18 ligeledes i dialog med de unge, forældre/pårørende og Social Tilsyn Øst som godkendende myndighed Indsatser i 2016 Projektering af byggeriet påbegyndes i slutningen af januar 2016 hvorefter byggepladsen etableres og nedrivning påbegyndes. Byggeriet søges gennemført så det kan ibrugtages i skoleåret 2016/2017. Markedsføringstiltag iht. udarbejdet markedsføringsstrategi for hhv. Efterskole og STU Kompetenceudvikling af medarbejdere målrettet de identificerede behov på Efterskole og STU Løbende dialog med brugerne, forældre/pårørende/lfbs og Social Tilsyn Øst ift. fortsat udvikling af tilbuddet Opfølgning i 2016 Status på dialogmøderne i 2. og 4. kvartal Udvikling af IDV bestillinger og nye ydelser Det Nye Refsnæs er fortsat i udvikling. I 2015 blev de underliggende dokumenter bestillingsmaterialet til IDV ydelser - evalueret og revideret. Dokumenterne blev omdøbt fra underliggende dokumenter til IDV bestillinger og blev revideret med fokus på flow og brugervenlighed og er i implementering. I tæt samarbejde med nøglemedarbejderne er der i 2015 udarbejdet nye produktark med særligt fokus på at understøtte markedskommunikationen på Efterskolen og STU og der er iværksat gennemgang af alle eksisterende produktark. Økonomidelen er systematiseret i bogholderiet og følges hele året, økonomiopgørelse udfærdiges inden udgangen af december 2015 og igen inden udgangen af december Indsatser i 2016 Der afholdes 2 møder med nøglemedarbejdere og tovholdere til opfølgning på fortsat monitorering af IDV bestillinger og nye ydelser. Det ene møde holdes i 1. kvartal 2016 og det andet møde i 3. kvartal. Økonomiopgørelse udfærdiges inden udgangen af december Opfølgning i 2016 Status på dialogmøderne i 2. og 4. kvartal Bygningsmasse kapacitet og økonomi Med samtlige nuværende bygninger i anvendelse pr. ultimo 2015 belaster bygningsudgifterne driften på Synscenter Refsnæs med ca. 15 %. Hensigten er at centrere de bygninger, som Synscenter Refsnæs har behov for at anvende, og dermed styrke Synscenter Refsnæs virksomhed og kerneområde. I forbindelse med centreringen kan 6 bygninger i yderområdet - Fjordhøj, Vest, Teknisk afdeling, gl. kapel og gl. centralkøkkenbygning samt forstanderbolig sættes til salg Indsatser i 2016 Jf. punkt 6.2 vedr. udvikling af Efterskole og STU, anlægssag renovering/ombygning af gl. skolebygning og materialeudstilling til ibrugtagning august

19 I efteråret 2016 udarbejdes økonomistatus vedr. centraliseret bygningsmasse ift. driftsudgifterne u de ikke anvendte bygninger Opfølgning i 2016 Status på dialogmøderne i 2. og 4. kvartal Samarbejde med Socialstyrelsen/VISO/KaS Der skal fortsat investeres i et godt samarbejde med Socialstyrelsen/VISO/KaS i form af dialog, relevant styring, registrering, koordinering og afrapportering mm. Der skal i dialog fortsat arbejdes i retning af en mere konkret afgrænsning ift. de realydelser, der knytter sig til Synscenter Refsnæs opgaveløsning inden for rammeaftalen (KaS), herunder snitfladeafgrænsning ift. den kommunale opgaveløsning. De af Socialstyrelsen udmeldte opmærksomhedspunkter som tillæg til rammeaftalen (KaS) skal omsættes til konkrete udviklingsindsatser i Specialrådgivningen og danne grundlag for vidensudviklingen i løbende dialog med VISO Indsatser i 2016 Registrering, rapportering samt regnskabsaflæggelse til VISO Løbende dialog med VISO og øvrige samarbejdspartnere under den centrale specialrådgivning ift. snitfladeafgrænsning ift. realydelser samt den kommunale opgaveløsning Systematisk opsamling og bearbejdning af aktuel viden om metoder, indsatser og målgrupperne med henblik på at få denne viden implementeret i Specialrådgivningen Der tages kontakt til forskningsmiljøer mhp. at afsøge muligheder for samarbejde om specifikke projekter/indsatser Markering af Synscenter Refsnæs som en konstruktiv, kompetent og attraktiv samarbejdspartner Opfølgning i 2016 Status på dialogmøderne i 2. og 4. kvartal Markedskommunikation generelt Synscenter Refsnæs skal styrke sin landsdækkende profil på det synsfaglige marked og målrette formidling af Synscenter Refsnæs tilbud og ydelser, så disse i højere grad når bredt ud til kommunale og regionale brugere i hele landet. Synscenter Refsnæs skal fremstå som en samarbejdspartner, der vil dialogen og er lydhøre over for brugernes behov Indsatser i 2016 Reorganisere markedskommunikationen i forhold til brugere, kunder og andre interessenter med konkrete indsatser, der vil øge Synscenter Refsnæs synlighed for brugerne Opsøge dialogen med samarbejdspartnere og bidrage med indlæg på bl.a. konferencer, netværksmøder, temadage, forældrekurser mm Opfølgning i 2016 Status på dialogmøderne i 2. og 4. kvartal

20 6. Løbende opfølgning på driftsaftalen Der følges op i form af: Økonomirapportering pr. 31. marts, 31. maj og 31. august 2016 Dialogmøde med Synscenter Refsnæs ultimo maj/primo juni 2016 Løbende samarbejde med Socialafdelingen Dialogmøde med Synscenter Refsnæs i november/december 2016, som skal ses i sammenhæng med driftsaftale Dato: _1._/ _12._/ _2015_ Dato: _3. / _12. / 2015 Michael Nørgaard Socialdirektør Kenn Steen Andersen Centerleder 20