Udbudsbetingelser Annoncering af Kontrakt om forsikringsmæglerydelsen til Grønlands Selvstyre (udbuddet er Ikke omfattet af EU s Udbudsregler)

Transkript

1 Udbudsbetingelser Annoncering af Kontrakt om forsikringsmæglerydelsen til Grønlands Selvstyre (udbuddet er Ikke omfattet af EU s Udbudsregler) Side 1 af 10

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 OM UDBUDDET INDLEDNING... 3 KORT BESKRIVELSE AF KUNDEN... 3 ORDREGIVENDE MYNDIGHED... 3 ORDREGIVERS KONTAKTPERSON RAMMERNE FOR ANNONCERINGEN BESKRIVELSE AF KONTRAKTEN... 4 KONTRAKTINDGÅELSE OG ORDRETILDELING GENERELLE FORM- OG PROCEDUREKRAV TILBUDSGIVER ANSVAR... 4 ÅBENT UDBUD... 4 TILBUDSGIVERS KONTAKTPERSON... 4 TILBUDSFRIST... 4 SPROG... 4 HONORAR... 5 VEDSTÅELSESFRIST KRAV TIL TILBUDDETS OPBYGNING OG INDHOLD ANNONCERINGSMATERIALET... 5 FORBEHOLD... 5 SUPPLERENDE MATERIALE TIL TILBUDDET SPØRGSMÅL SPØRGSMÅL TIL ANNONCERINGSMATERIALET... 7 FRIST FOR SPØRGSMÅL TILBUDSEVALUERING VURDERING AF ANTAGELIGHED, FORSKRIFTSMÆSSIGHED OG KONDITIONSMÆSSIGHED... 7 VURDERING AF TILBUDSGIVERS EGNETHED... 7 FORHANDLING... 8 TILBUDSEVALUERING (TILDELINGSKRITERIUM)... 8 TEKNISK AFKLARING PRAKTISKE FORHOLD UNDERRETNING OM RESULTATET AF ORDREGIVERS TILBUDSEVALUERING... 9 TILBUDSGIVERS TAVSHEDSPLIGT... 9 FORTROLIGHED TIDSPLAN FOR ANNONCERINGEN Side 2 af 10

3 1 Om Udbuddet 1.1 Indledning Nærværende udbudsbetingelser vedrører udbud af Kontrakt om forsikringsmæglerydelsen til Grønlands Selvstyre. Grønland er ikke medlem af EU og udbuddet er således ikke omfattet af EU s udbudsregler. Grønlands Selvstyre har igennem hele udbudsprocessen tilknyttet en ekstern rådgiver fra firmaet RISK MAP A/S, der vil fungere som Grønlands Selvstyres faglige og tekniske rådgiver i forbindelse med nærværende proces. Som følge af karakteren af den faglige og tekniske rådgivning, som RISK MAP A/S yder overfor Grønlands Selvstyre som led i annonceringen, er selskabet afskåret fra selv at deltage i udbudsforretningen som tilbudsgiver. 1.2 Kort beskrivelse af kunden Grønland er verdens største ø og ligger placeret på den nordlige halvkugle. En stor del af Grønland er beliggende nord for polarcirklen, og den geografiske placering influerer i meget høj grad på grønlandske forhold både i relation til menneskelige, fysiske og ikke mindst logistiske forhold. Samtidig er der stor afstand både mellem nord/syd og mellem øst/vest og dermed forskellige betingelser for beboelse i de enkelte egne af Grønland. Størstedelen af Grønland er dækket af indlandsis, og de demografiske forhold giver en konstant indflydelse på udviklingen af det grønlandske samfund. Dermed er den særegne grønlandske natur under pres ikke mindst i forbindelse med global forurening og opvarmning. Det gælder også havet omkring Grønland. Ydermere gør en lang række forhold sig gældende fx sociale, jobrelaterede, sundhedsmæssige og etniske forhold, som har indflydelse på den grønlandske hverdag. Grønland fik såkaldt Hjemmestyre i I 2009 blev dette ændret til egentligt Selvstyre (under Rigsfællesskabet), og det generelle demokratiske grundlag for Selvstyret er et folkevalgt parlament, som vælges for 4 år ad gangen. Der dannes regering efter flertallet, og administrationen i Grønland er bygget op som i Danmark med landsstyremedlemmer (ministre) og departementer (10). Forsikringsområdet hører under Departementet for Kommuner, Bygder, Yderdistrikter, Infrastruktur og Boliger. Selvstyret varetager i dag selv de fleste ressortområder bortset fra forsvarsområdet, udenrigsforhold og retsvæsen. Grønland er ikke medlem af EU. Under Selvstyret ligger en række selvstændige/nettostyrede enheder; Grønlands Luftfartsvæsen (Mittarfeqarfiit), Grønlands Energiforsyning (Nukissiorfiit), Grønlands Forundersøgelse (Asiaq) og Grønlands Radio (Kalaallit Nunaata Radioa). Grønlands Selvstyre beskæftiger i dag ca medarbejdere og har repræsentation i Danmark, Washington og Bruxelles samt indkvartering, patienthotel og supplerende toldfunktion i Danmark. 1.3 Ordregivende myndighed Ordregivende myndighed under dette udbud er: Grønlands Selvstyre Departementet for Kommuner, Bygder, Yderdistrikter, Infrastruktur og Boliger Postboks Nuuk, Grønland Departementet for Kommuner, Bygder, Yderdistrikter, Infrastruktur og Boliger er på vegne af den ordregivende myndighed ansvarlig for annonceringens tilrettelæggelse og gennemførelse. Side 3 af 10

4 I det følgende omtales Grønlands Selvstyre som Ordregiver. 1.4 Ordregivers kontaktperson Alle spørgsmål og henvendelser til Ordregiver i forbindelse med dette udbud skal ske direkte til Ole Petersen med cc. modtager til Ane Marie Sakariasen, Grønlands Selvstyre i udbudsfasen. Ole Petersen Risk Management Specialist Tlf.: op@oprin.dk cc: Ane Marie Sakariasen Chefkonsulent Grønlands Selvstyre Tel.: amsa@nanoq.gl 2 RAMMERNE FOR ANNONCERINGEN 2.1 Beskrivelse af kontrakten Ordregivers ønsker at indgå en ny kontrakt på området for de kommende 3 år med opstart d. 1. april Kontraktindgåelse og ordretildeling Ordregiver har til hensigt at indgå kontrakt med den leverandør der på baggrund af tildelingskriteriet i punkt 6.4 afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud. 3 GENERELLE FORM- OG PROCEDUREKRAV 3.1 Tilbudsgiver ansvar Tilbudsgiver har ansvaret for, at tilbud afgives i overensstemmelse med de skitserede vilkår, der fremgår af nærværende annonceringsbetingelser. Ordregiver er berettiget til at se bort fra et tilbud, hvis det enten ikke overholder forskrifterne i disse annonceringsbetingelser eller efter omstændighederne må erklæres for u konditionsmæssigt eller uantageligt. 3.2 Åbent udbud Annonceringen gennemføres som et åbent udbud 3.3 Tilbudsgivers kontaktperson Med mindre at tilbudsgiver skriftligt orienterer ordregiver om ændringer vil ordregiver kommunikerer direkte til den person hos tilbudsgiver som fremsender et tilbud på opgaven 3.4 Tilbudsfrist Tilbud skal sendes elektronisk til Grønlands Selvstyre og RISK MAP A/S iht. pkt senest d kl dansk tid 3.5 Sprog Tilbud skal afleveres på dansk og den endelige kontrakt vil blive indgået på dansk. Side 4 af 10

5 3.6 Honorar Tilbudsgiver modtager intet honorar i forbindelse med deltagelse i dette udbud, herunder heller ikke honorar for udarbejdelse af tilbud, evt. deltagelse i møder mv. 3.7 Vedståelsesfrist Tilbud er bindende i 6 måneder efter tilbudsfristens udløb. 4 KRAV TIL TILBUDDETS OPBYGNING OG INDHOLD 4.1 Annonceringsmaterialet Ordregiver stiller annonceringsmaterialet samt øvrige relevante dokumenter i relation til nærværende annoncering til rådighed gennem Erhvervsportalen Business Greenland ( Alternativt kan materialet sendes direkte til Tilbudsgiver på dennes skriftlige opfordring. Det samlede annonceringsmateriale består af følgende dokumenter: Dokument Nærværende Udbudsbetingelser Bilag A Tro og love erklæring Bilag B - Nøgletalsformular Bilag C - Referenceliste Dokumenter der skal udfyldes og indgå i Tilbuddet (markeret med X) X X X Kontrakt Bilag 1 - Ydelsesbeskrivelse Bilag 2 - Risiko og Programbeskrivelse Bilag 3 - Priser Bilag 4 - Kvalitet og kvalitetssikring QA dokument (anvendes til at stille spørgsmål og modtage svar igennem udbudsprocessen) X X Tilbudsgiver skal tage stilling til det samlede materiale, herunder dokumenter som ikke skal udfyldes af Tilbudsgiveren. Derudover har Tilbudsgiver mulighed for at inkludere følgende i sit tilbud: 4.2 Forbeholdsliste Se skema i pkt Supplerende materiale Forbehold (Intet udkast fra Ordregiver) Ordregiver er berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold af ikke-bagatelagtig karakter. Såfremt Ordregiver accepterer et tilbud, der indeholder forbehold af ikke-bagatelagtig karakter, vil Ordregiver prissætte Side 5 af 10

6 forbeholdet i forbindelse med evalueringen. Kan forbeholdet ikke prissættes, vil Ordregiver afvise tilbuddet. Tilbudsgiver skal derfor være opmærksom på, at tilbud med forbehold løber en betydelig risiko for at blive afvist. Ordregiver er endvidere forpligtet til at se bort fra tilbud, som indeholder forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Afvigelser fra eller forbehold for nedenstående vil altid blive betragtet som forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet og medfører, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning: Nærværende annonceringsbetingelser Kontrakten Bilag 1-4 eller hvor det på anden måde er angivet, at der er tale om ufravigelig krav Tilbud der indeholder forbehold for grundlæggende elementer afvises således uden evaluering af Ordregiver. Såfremt Tilbudsgiver identificerer elementer i annonceringsmaterialet, som gør, at Tilbudsgiver ikke ser sig i stand til at afgive tilbud uden forbehold, opfordres Tilbudsgiver til at stille spørgsmål til materialet iht. proceduren herfor, jf. punkt 5. Såfremt Tilbudsgiver ikke udtrykkeligt, specifikt og klart tager forbehold overfor Ordregivers annonceringsmateriale, lægges det til grund, at Tilbudsgiver har accepteret dette Systematik ved forbehold Ønsker Tilbudsgiver at tage forbehold for elementer i annonceringsmaterialet, der ikke er omfattet af ovenstående oplistning, skal disse anføres på en separat forbeholdsliste i overensstemmelse med nedenstående retningslinjer. Forbeholdslisten skal indeholde informationer, som angivet i tabellen nedenfor. Dokument Afsnit i dokument Tilbudsgivers forbehold Tilbudsgivers ændringsforslag. Angivelse af hvilket dokument forbeholdet vedrører Angivelse af det afsnit som forbeholdet vedrører. Kort og præcis redegørelse for forbeholdet Eventuelt forslag til tekstændring eller løsning. Der må ikke ændres i teksten i forbindelse med tilbudsafgivelsen (bortset fra punkter der skal udfyldes af Tilbudsgiver, og som er angivet som sådan). Forslag til alternative formuleringer skal anføres som forbehold på forbeholdslisten. Tilbudsgivers salgs- og leveringsbetingelser samt standardforbehold Såfremt Tilbudsgiver inkluderer egne salgs- og leveringsbetingelser og/eller brancheforeningers standardforbehold eller lign. i tilbuddet, vil disse ikke blive betragtet som forbehold af Ordregiver, men derimod blive bortfortolket. Ønsker Tilbudsgiver betingelser i Kontrakten ændret, skal der tages forbehold, som beskrevet ovenfor, såfremt der er mulighed herfor jf. oplistningen i punkt Supplerende materiale til tilbuddet Hvis Tilbudsgiver har behov for at inkludere yderligere materiale, kan dette vedlægges som supplement til tilbuddet. Det skal tydeligt fremgå, at der er tale om supplerende materiale. Side 6 af 10

7 Supplerende materiale vil ikke indgå i evalueringen af tilbud. 5 SPØRGSMÅL 5.1 Spørgsmål til annonceringsmaterialet Tilbudsgiver har mulighed for at stille afklarende spørgsmål til annonceringsmaterialet ved anvendelse af det til annonceringsmaterialet vedhæftede QA dokument. Alle spørgsmål skal stilles skriftligt og starte med en entydig reference til, hvilket eller hvilke afsnit i materialet, som spørgsmålet vedrører. Formuleringen af spørgsmål til Ordregivers annonceringsmateriale skal iagttage følgende struktur og spørgsmål anføres i den rækkefølge som bilagene er nummereret: Kontrakt eller bilag nr. Afsnit i kontrakt eller bilag Spørgsmål Angivelse af hvilket dokument spørgsmålet vedrører Angivelse af det afsnit som spørgsmålet vedrører. Kort og præcis formulering af spørgsmålet Alle spørgsmål skal stilles direkte til udbuddets kontaktpersoner jf. pkt. 1.3 Skriftlige spørgsmål og svar vil blive sendt til alle Tilbudsgivere i anonymiseret form. Rettelser og berigtigelser til annonceringsmaterialet Såfremt Ordregiver har rettelser eller berigtigelser til udbudsmaterialet, vil det tilrettede udbudsmateriale blive sendt direkte til de enkelte Tilbudsgivere. 5.2 Frist for spørgsmål Ordregiver vil forsøge at besvare alle spørgsmål der stilles inden d TILBUDSEVALUERING 6.1 Vurdering af antagelighed, forskriftsmæssighed og konditionsmæssighed Ordregiver vil indledningsvis vurdere tilbuddenes antagelighed, forskriftmæssighed og konditionsmæssighed. Tilbud der af den ene eller den anden grund må betragtes som uantagelige, ikke-forskriftsmæssige og/eller u konditionsmæssige, vil blive afvist uden yderligere evaluering. Ordregiver forbeholder sig ret til at afvise Tilbud uden yderligere evaluering såfremt: - dokumentation for tilbudsgivernes egnethed til brug for Ordregivers udvælgelse (Bilag A-C) ikke er medsendt - form- og procedurekravene i punkt 3 ikke er overholdt, - kravene til tilbuddets opbygning i punkt 4 ikke er overholdt, - der er taget forbehold for grundlæggende elementer, jf. punkt 4.2, I evalueringen vil Ordregiver betragte manglende besvarelse som om disse ikke er opfyldt. 6.2 Vurdering af Tilbudsgivers egnethed Inden tilbuddene evalueres, foretager Ordregiver en vurdering af Tilbudsgivernes generelle egnethed på baggrund af Bilag A-C. Side 7 af 10

8 6.2.1 Tilbudsgivers finansielle, økonomiske og tekniske kapacitet Tilbudsgivers økonomiske og finansielle kapacitet vurderes på baggrund af Bilag B Nøgletal og den tekniske kapacitet på baggrund af Bilag C Referenceliste. 6.3 Forhandling Efter en indledende vurdering af tilbuddene kan der gennemføres forhandlinger med de Tilbudsgivere, som har afgivet tilbud, der er antagelige, konditionsmæssige og forskriftsmæssige. Efter endte forhandlinger fremsender Tilbudsgivere reviderede tilbud, indeholdende forhandlingsresultatet, til Ordregiver. De reviderede tilbud vil være genstand for den endelige evaluering som beskrevet nedenfor. Eventuelle forhandlinger vil finde sted påden Grønlandske Repræsentation i København enten d. 16. eller 17 marts Tilbudsgiver modtager ikke honorar for deltagelse i forhandlingerne. 6.4 Tilbudsevaluering (tildelingskriterium) Konditionsmæssige, forskriftsmæssige og antagelige tilbud fra egnede Tilbudsgivere vil blive gjort til genstand for Ordregivers evaluering Underkriterier Det mest fordelagtige tilbud vil blive identificeret ved anvendelse af nedenstående underkriterier, hvor vægtningen af hvert underkriterium er angivet. Underkriterier Vægtning Timepriser jf. bilag 3 30 % Kvalitet og kvalitetssikring - Bilag 4 pkt samt - Det generelle indtryk ved præsentations og forhandlingsmøde 70 % Hvert tilbud tildeles et antal point mellem 0 og 10 alt efter, i hvor høj grad tilbuddet opfylder kravene knyttet til de enkelte underkriterier. Pointtal afgives med én decimal og udregninger, herunder af de vægtede pointtal, foretages med to decimaler. Det vindende tilbud er det, som samlet set opnår den højeste pointkarakter. Pris model for evaluering og pointgivning for underkriteriet Pris vil først blive endeligt fastlagt, når spredningen i priserne på de indkomne tilbud er kendt. Ordregiver vil herefter sikre, at den valgte evaluerings- og pointmodel er egnet til at afspejle forskellene i priserne på de indkomne tilbud Unormalt lave tilbud Ordregiver har ret men ikke pligt til at afvise tilbud, som er unormalt lave. Vurderingen af om et tilbud er unormalt lavt, vil ske på baggrund af sammenligning til de øvrige priser afgivet samt markedskendskab. Før et tilbud eventuelt afvises som unormalt lavt, vil Ordregiver skriftligt anmode den pågældende Tilbudsgiver om yderligere oplysninger om tilbuddets sammensætning og vil herefter undersøge tilbuddets sammensætning under hensyntagen til de begrundelser, der er givet. Side 8 af 10

9 Kvalitet og kvalitetssikring Med henblik på evaluering af underkriteriet Kvalitet og kvalitetssikring skal Tilbudsgiver som en del af sit tilbud i bilag 4 under pkt redegøre for den kvalitet som leveres og de kontroller der sikrer at kvaliteten efterleves og fastholdes i hele Kontraktperioden. Tilbudsgiver bør i sin beskrivelse redegøre for eventuelle IT systemer, politikker, standarder, procedurer mv. der understøtter, at Kundens mindstekrav i bilag 1 og Kontrakten leveres i den rette kvalitet. En overbevisende beskrivelse af hvordan et højt kvalitetsniveau og kvalitetssikring sikres i hele Kontraktperioden vil blive tillagt positiv vægt. Med overbevisende beskrivelse menes eksempelvis at Tilbudsgiver kan redegøre for interne værktøjer der fx tilsikrer veldokumenterede fornyelses- og udbudsprocesser, procedurer og kontroller for fx. kvalitetssikring og godkendelse af modtagne fakturaer og policer samt interne værktøjer der understøtter opsamling og vedligeholdelse af skadesstatistikker og rette præmieniveau for Ordregiver. Ligeledes fx. interne procedurer der sikrer håndtering af Ordregiver i tilfælde af sygdom, ferieperioder samt evt. efteruddannelse af Tilbudsgivers personale mv. Det er endvidere vigtigt at tilbudsgiver demonstrerer rette kompetencer der kan understøtter Ordregivers risikostyring, opbygning af interne kompetencer, beslutninger om selvforsikring og relaterede støtte til strategiske beslutninger på risikostyringsområdet i øvrigt. Tilbudsgivers forventning til Kundens fremtidige præmieniveau er udeladt i dette udbud idet at Ordregiver samlede forsikringsprogrammer var genstand for udbud med virkning pr. 01 januar Tilbudsgiver bør dog tydeligt fremhæve Tilbudsgivers erfaring med præmierater og placering for sammenlignelige kommuner eller virksomhed. 6.5 Teknisk afklaring Såfremt Ordregiver i forbindelse med tilbudsevalueringen har behov for præcisering af et afgivet tilbud eller ønsker supplerende oplysninger hertil, vil Ordregiver gennemføre teknisk afklaring med den eller de relevante tilbudsgivere. De tekniske afklaringer sker med det formål at forstå indholdet af de modtagne tilbud og afklare og præcisere eventuelle uklarheder i tilbuddene. Ordregiver forventer at gennemføre tekniske afklaringer i uge 9 og 10 jf. tidsplanen nedenfor i punkt 8. 7 PRAKTISKE FORHOLD 7.1 Underretning om resultatet af Ordregivers tilbudsevaluering Alle deltagere i annonceringen vil samtidig og skriftligt blive orienteret om resultatet af Ordregivers tilbudsevaluering. Underretningen til den vindende Tilbudsgiver om, at dennes tilbud er identificeret som det vindende tilbud, er en erklæring om, at Ordregiver har til hensigt at tildele og dermed indgå aftale med den pågældende leverandør. Der er ingen kontrakt eller løfte herom, før Kontrakten er underskrevet af begge parter. Ordregiver anser ikke udbuddet for afsluttet, før Kontrakten er underskrevet. 7.2 Tilbudsgivers tavshedspligt Enhver Tilbudsgiver og dennes personale er, uanset det endelige resultat af annonceringen, underlagt tavshedspligt i forhold til alle oplysninger, som de måtte blive bekendt med som led i deltagelsen i nærværende udbud, og som efter deres karakter eller forholdene i øvrigt er at anse som fortrolige. Side 9 af 10

10 Tilsvarende tavshedspligt er underlagt enhver anden person, der gennem en tilknytning til Tilbudsgiver er involveret i arbejdet med anmodning om deltagelse og/eller tilbudsafgivning. Tilbudsgiver er, uanset det endelige resultat af annonceringen, forpligtet til at sikre, at Tilbudsgivers ansatte og andre personer, som gennem tilknytning til Tilbudsgiver, er involveret i udbuddet kender til og overholder de forpligtelser, som følger af tavshedspligten. Tavshedspligten består også efter udbuddet er afsluttet. 7.3 Fortrolighed Ordregiver vil i videst mulig udstrækning sikre fortroligheden af alle oplysninger i Tilbudsgivers tilbud, som angår Tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet kan dog fraviges i den udstrækning, lovgivningen forpligter Ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. Oplysninger som Tilbudsgiver selv anser for særligt konkurrencefølsomme, bedes tydeligt markeret i tilbuddet, hvorefter Ordregiver vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives. 8 TIDSPLAN FOR ANNONCERINGEN Nedenstående tidsplan omfatter planlagte tidspunkter for annonceringens væsentligste milepæle. November December Januar Februar Marts Deadline \ Uge Annoncering af udbud QA periode Budfrist Vurdering af inkomne tilbud Præsentation og forhandling Kontraktindgåelse Fysisk møde eller tele konf. / materiale gennemgang = Med Venlig Hilsen Ane Marie Sakariasen Siunnersortit pisortaat Side 10 af 10